Asamblea General Ordinaria del Condominio Chac Hal Al Acta de la Asamblea. 26 de enero de 2018

Transcripción

1 Asamblea General Ordinaria del Condominio Chac Hal Al 2018 Acta de la Asamblea 26 de enero de 2018 La Asamblea fue llamada al orden por Gary Olive, Presidente de la Junta Directiva de península de Chac Al HAL, A.C. a las 9:30, después de que se anunció la tercera llamada. 1. Lista de asistencia. La aasistencia fue verificada para cada régimen de condominio: Condominio Chac-Hal-Lal 47.77% presente, Condominio Chac Hal Al D 60.96% presente; Condominio Fátima Bahía 18.10% presente; Condominio Chac Hal Al H 44.16% presente; Condominio Chac Hal Al G 24.85% presente, en persona o por poder. Existen cinco regímenes independientes conformando condominio Chac Hal Al. Los presentes ya sea en persona o por poder constituyen quórum para cada régimen, bajo nuestros reglamentos. 2. Nombramiento, aceptación y protesta del Presidente, Secretario y escrutadores de la Asamblea. Un voto y se aprobó por unanimidad en todos los regímenes para designar este a Gary Olive, Presidente; Jerry Graves, Secretario; Jerry y Sheila Domo, escrutadores. Victor Cabral realizó la moción y Pat Wiley secundó para aprobar. 3. Declaración de que la Asamblea queda legalmente instalada. Con la asistencia y el quórum para cada régimen verificado y funcionarios legalmente designados, el Sr. Olive declaró la Asamblea legalmente instalada y comenzar los asuntos de la sesión. 4. Informe del administrador, así como la revisión, discusión y aprobación que corresponda, de ellos. La Gerente general Leticia Ruelas Canales presentó informe del administrador. El total gastos de operación fueron de 4,08% debajo del presupuesto anual de Los gastos básicos fueron superiores a lo presupuestado por 7.62% derivado del aumento de los precios de gas y electricidad, pero consumo anual seguía siendo similar al uso del año anterior. El proyecto de restauración de la playa está casi terminado y el costo será la cantidad presupuestada. La Gerente General dijo que la el área común de Chac Hal Al ha sido correctamente mantenida con gastos 2,86% sobre presupuesto. Eusebio Alvarado presentó el informe de mantenimiento, incluyendo fotografías de los proyectos. Gastos de reparación de madera estaban por debajo de presupuesto ya que muchos barandales de madera continúan cambiándose a concreto. Problemas de termitas en el edificio "B" y "C" se realizaron trabajos de fumigación. Prosiguen los esfuerzos para controlar las termitas durante este año. Un mantenimiento mayor a la piscina principal era necesario para eliminar las algas negras que se habían desarrollado a lo largo de la mayoría de las líneas de lechada. El Sr. Alvarado aconseja que lo que contribuye de manera importante a generar el problema de algas negras es que la gente no se ducha antes de entrar en la piscina, especialmente aquellos que habían estado nadando en el mar. Las mejoras en los jardines continúan con algunas de las plantes fueron donaciones procedentes del vivero de Roman Rivera. Se agregaron cuatro nuevas rejas de seguridad al lado de marina de nuestra propiedad. Victor Cabral realizó la moción y Pat Wiley la

2 secundó para aprobar los informes de mantenimiento y administración. Por votación unánime de los propietarios a través de todos los regímenes, se aprobaron los informes. 5. Informe del Comité de Vigilancia. El presidente Gary Olive leyó el informe del Comité de Vigilancia. John Bush promovió la moción para aceptar el informe. Hal Harper apoyó la moción. La votación para aceptarlo fue unánime en todos los cinco regímenes. 6. Ratificación del administrador o el nombramiento de un nuevo administrador del condominio. El Presidente Gary Olive explicó que Península de Chac Hal Al, A.C. es una asociación sin fines de lucro y es el administrador de nuestros regímenes de condominio. Leticia Canales Ruelas es la Gerente General de la asociación. El presidente explicó que los cinco miembros del Comité de vigilancia también son elegidos como la Junta Directiva de la Asociación Civil Península Chac Hal Al. Roman Rivera propuso a mantener y ratificar a Península Chac Hal Al, A.C. como administrador de los cinco regímenes y John Bush apoyó la moción. El voto para aprobar era unánime en todos los regímenes. 7. Ratificación de los miembros del Comité de vigilancia para ocupar sus posiciones o nombramiento de nuevos miembros. Presidente Gary Olive explicó que el Comité de vigilancia es elegido por nuestros regímenes de condominio para supervisar el desempeño de nuestro administrador. John Bush propuso aprobar para el 2018:Gary Olive como Presidente, Mark Friedman Secretario, Tedd Avey Tesorero y designar a Charlotte Graves y Víctor Cabral como nuevos miembros. Pat Wiley apoyó la moción. El voto para aprobar era unánime en todos los regímenes. 8. Análisis, revisión y aprobación de penalización contra los propietarios por violación del artículo 14, sección X de nuestro Reglamento sobre la obligación de instalar cortinas anticiclónicas. El Presidente Gary Olive dirigió la discusión acerca de imponer sanciones para los propietarios que están en violación del artículo 14, sección X, que prohíbe a los propietarios y, en general, todos los ocupantes del condominio mantener una unidad sin cortinas anticiclónicas en buen estado. El Consejo de administración inició los primeros pasos para la aplicación de este requisito en 2017, y todos los propietarios que estaban en violación recibieron avisos de nuestro Gerente General de instalar sus cortinas. El Sr. Olive refuerza la necesidad de tener cortinas anticiclónicas para la seguridad y la protección de las propiedades circundantes del condominio. Un Huracán que impulse agua en el interior de la unidad puede causar daños extensos a condominios que están debajo o al lado de los apartamentos por no tener las cortinas requeridas. El último huracán en 2005 ocasionó vidrios rotos de puertas corredizas de las terrazas que se esparcieron en los jardines y otras áreas comunes de Chac Hal Al por tener ventanas sin protección, lo cual es un riesgo para todos. Se discutió el uso de cristales anti-huracán para puertas de terraza y ventanas en lugar de cortinas resistentes al impacto del huracán. Se decidió que se necesitan más estudios sobre las especificaciones y requisitos de instalación aprobada de vidrio huracán antes de escribir una enmienda al artículo del reglamento.

3 El Sr. Olive afirmó que el abogado había informado que la pena máxima que podría imponerse por la asociación es 40 veces el salario mínimo diario salario, $4,70 USD por día por aproximadamente $188 USD. John Bush realizo la moción: 1.) A el propietario que no instale sus cortinas anticiclónicas se le enviará por parte del administrador una advertencia escrita por el administrador para cumplir con nuestro Reglamento e instalar cortinas anticiclónicas. El aviso deberá informar al propietario que dentro de los siguientes 60 días aportará pruebas de que han conseguido un contrato para la instalación de cortinas anticiclónicas. Dentro de los 60 días, el propietario deberá presentar evidencia escrita de haber firmado un contrato para la instalación de cortinas anticiclónicas u otras protecciones aprobadas por el Comité de vigilancia. Un propietario que no proporcione la evidencia escrita dentro de los 60 días deberá tener una penalización por el costo total de la instalación de las cortinas anticiclónicas de acuerdo con nuestro Reglamento. Además, si el propietario no presenta el escrito evidencia durante los 60 días, tendrá una penalización que irá incrementando después de los 60 días de la siguiente forma: a. durante los primeros 30 días después, la pena será de 20 veces el salario mínimo diario; b. de 31 a 60 días después, la pena será 30 veces el salario mínimo diario; y c. más de 60 días después, la pena será de 40 veces el salario mínimo diario. 2.) La instalación de las cortinas debe ser programada para ser completada antes del 15 de junio de La moción fue secundada por Victor Cabral. Había nueve condominios enumerados que no cumplen con el artículo 14 del reglamento del condominio A, B, C, E, F y J que representa a 2 de los cinco regímenes. La votación fue unánime a favor de la propuesta a través de los 2 regímenes. 9. Análisis, revisión y aprobación del presupuesto y los gastos para La Gerente general Leticia Ruelas Canales explicó todos los aspectos del proyecto de presupuesto a los dueños contenidos en el booklet de El tesorero Tedd Avey explicó que el presupuesto propuesto está a menos de 4% más que el año pasado. No hay ninguna cuota extraordinaria necesaria para el fondo de recuperación de desastres del huracán porque se ha alcanzado la cantidad requerida, incluidos los intereses que se acumularán durante La Junta está estudiando abrir una tercera cuenta bancaria para mantener los fondos de reserva en cuentas separadas que sean cubiertas dentro de límites seguros. Victor Cabral había movido que sea aprobado el presupuesto de 2018, que se presenta en el booklet de nuestro propietario de John Bush apoyó la moción. La moción fue aprobada por unanimidad en todos los cinco regímenes. Presidente Gary oliva pidió pasar el tema acerca de la Asociación de Colonos de punto 10 al punto 13. La Asamblea aprobó la modificación del orden del día. 10. Análisis, discusión y aprobación de la solicitud de C-004, John Bush, propietario, cambiar la fachada en el edificio C cerrando una porción de su terraza sujeto a la aprobación del Comité de vigilancia.

4 El Sr. Bush presentó su propuesta y fue un voto por papeleta cerrada. Después de la votación se registran, se anunció un empate. El Sr. Bush desafió a la votación y Warren Questo pidieron una nueva votación. La nueva votación iniciada por boleta cerrada pero fue interrumpido por nuestro asesor legal de la asociación, que había estado examinando la propuesta de C-004. El Asesor jurídico aconsejó según nuestros reglamentos y leyes del estado, un cambio de fachada a un edificio sólo puede ser aprobado por una Asamblea extraordinaria que requiere un quórum de 75% de los propietarios ya sea presentes o representados con poder. La Asamblea extraordinaria deberá aprobar la propuesta de al menos una mayoría de 51%, de acuerdo con nuestros reglamentos. No hubo ninguna consideración adicional de esta propuesta en esta Asamblea ordinaria. 11. Análisis, discusión y aprobación de la solicitud de condominios B-201/202, C-203/204, J- 004, Andy Beltran, contratista, cambiar la fachada de condominios sujetos a Comité de vigilancia Aprobación. Andy Beltran, contratista, no estuvo presente, así que los dos propietarios condominio presentaron sus proyectos. 1.) Condos C-203/204, propietario Richard Dorchak, presentó su plan para crear una puerta de entrada de las puertas de dos entrada a los dos apartamentos que posee. Después de revisar la propuesta, nuestro asesor jurídico aconsejó a la Asamblea que el proyecto requiere la utilizar área común y por lo tanto sería ilegal, bajo nuestros reglamentos. No hubo votación ni consideración de la propuesta. 2.) La solicitud de J-004 para cambiar la fachada mediante la adición de una ventana y sustituirla otra ventana más grande fue presentada por la propietario Debbie Moore. Se tomó una votación sobre la propuesta, pendiente de revisión por el asesor jurídico. La cifra fue de 22 votos a favor y 6 votos en conntra. El Asesor jurídico aconsejó entonces que la propuesta es para un cambio de fachada y, por los motivos anteriormente explicados, requiere de aprobación en una Asamblea extraordinaria. No hubo ningún examen de la propuesta. 3.) No hubo ninguna discusión o consideración de la propuesta de unidades B201/ Análisis, discusión y aprobación de la solicitud del propietario Warren Questo, para agregar mesas de concreto, bancos, y mejora del paisaje cerca de la piscina del edificio A sujeto a la aprobación del Comité de vigilancia. El Sr. Questo retiró su solicitud antes de la Asamblea, por lo que el artículo fue declarado discutible. No hubo ninguna otra consideración por la Asamblea. 13. Análisis, discusión y aprobación para el retiro de condominio Chac Hal Al, de la Asociación de Colonos. El debate sobre el retiro de la Asociación de Colonos fue conducido por presidente Gary Olive y el secretario Mark Friedman. Reiterados intentos de la dirección de Colonos que nuestros temas de seguridad y ruido han sido ignorados por los líderes de Colonos. Gary Olive dijo que la raíz de nuestros problemas surge de la falta de control por seguridad en la entrada principal de Puerto Aventuras. Joe Burns presentó una moción para autorizar a la Junta a retirar a Chac Hal de la Asociación de

5 Colonos y para determinar los términos, condiciones y tiempo de reingreso a la Asociación de Colonos. Katherine Gasser apoyó la moción. La votación para aceptar la propuesta fue casi unánime en todos los cinco regímenes, excepto por un propietario que se opuso. Joe Burns hace la moción de autorizar a la Junta para entrar en Chac Hal Al, en el nuevo de propietarios Pacto Aventuras Puerto, sujeto a discreción de la Junta en cuanto a los términos y condiciones de la membresía y que autoriza a la Junta a retirar Chac Hal de la Pacto de propietarios Puerto Aventuras cuando, a su discreción, la Junta Directiva lo juzgue conveniente, responsabilidades fiduciarias de la Junta. John Bush apoyó la moción. La votación para aceptar la propuesta fue unánime en todos los cinco regímenes. 14. Análisis, discusión y aprobación de cuotas extraordinarias para el año Basado sobre la aprobación de los propietarios del presupuesto de gastos del 2018 como se presentó, el presidente Gary Olive declaró que no habría cuotas extraordinarias para el año Asuntos generales. El presidente Gary Olive recomienda que un residente del edificio F, Cate Hauser, había utilizado en varias ocasiones comportamiento abusivo y amenazante en las interacciones con nuestro Gerente General en la oficina administrativa de Chac Hal Al. Afirmó que a pesar de reiteradas advertencias verbales y escritas se repitió el comportamiento. Él propuso una penalización de $200 USD contra el condominio F-204 por violación del artículo 14, apartados I y II de nuestro Reglamento que requiere paz, tranquilidad y estabilidad, y si en el futuro la Sra. Hauser insiste en entrar a la oficina y continuar con esta actitud con la Gerente General, se le penalizará con otros $200 usd por violación a esta prohibición. Karen Olive realizó la moción de aceptar esta propuesta, Hannah Friedman secundó la moción. El voto fue unánime por los cinco regímenes condominales. El tesorero Ted Avey mencionó que el Comité ha revisado unas propuestas de un proyecto para rehacer la entrada de Chac Hal Al para mejorar la funcionalidad, estética y seguridad. Dijo que el costo sería de entre 60 a 80,000 USD y que una cuota extraordinaria será necesaria para su realización en 2019 si es aprobada por los propietarios. Los propietarios mencionaron otros preocupaciones para ser consideradas, como las situaciones con el estacionamiento, problemas con las escaleras y unos barandales y mejorar las responsabilidades del personal de seguridad. 16. Cierre de la Asamblea. El presidente Gary Olive preguntó si había más temas para la asamblea No hubo ninguno. John Bush realizó la moción para cerrar la asamblea ordinaria Gloria Pardo secundó la moción. La moción fue aprobada por unanimidad por los cinco regímenes Jerry Patrick Graves Secretario de la Asamblea