ASOCIACIÓN SOLIDARISTA DE EMPLEADOS DEL MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTE

Transcripción

1 INFORME DE LA FISCALIA ASOCIACIÓN SOLIDARISTA DEL MINISTERIOS DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES De conformidad con lo que establece el inciso a) del Artículo 27 de la ley de Asociaciones Solidaritas y de acuerdo con las facultades indicadas en los artículos 51,52, y 53 de la misma ley, así como lo dispuso en los Estatutos de la ASEMOPT, los firmantes, designados por la Asamblea General para cumplir las funciones de fiscalía, presentamos el informe anual correspondiente período ASPECTOS GENERALES. Vigencia Legal: Se verificó que la Asociación esté debidamente inscrita en el registro de Asociaciones Solidaritas del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, con lo cual se ratifica, al cierre de este período, que la ASEMOPT tiene debidamente inscritas sus actas de Asamblea General y su personería está vigente. Actas: Se revisó, igualmente que las actas tomadas en cada sesión de Junta Directiva, estuvieran debidamente foliadas, incluidas en los libros, firmadas por el Presidente y la Secretaría, luego de ser leídas y aprobadas por la Junta Directiva y que se encontraran al día; incluso, las tomadas por los vocales en su oportunidad, por cuanto la secretaría estaba ausente por razones justificadas. Seguimiento a los acuerdos de Junta Directiva: Esta fiscalía estuvo en todas las sesiones de Junta Directiva verificando el cumplimiento de todos los acuerdos que se tomaron. Sin embargo, hubo acuerdos que no fueron acatados de inmediato por la Administración. Por lo que fue necesario indicar de nuevo a la Administración el cumplimiento de los acuerdos tomados en las sesiones de Junta Directiva de ASEMOPT.

2 Sesiones: De acuerdo al control de asistencia llevado por esta Fiscalía, la Junta Directiva realizó un total de 28 sesiones, 12 ordinarias y 16 extraordinarias, con lo cual se cumple y supera lo establecido en el estatuto (Art.30). Asistencia a sesiones: Esta Junta Directiva en las primeras sesiones, tomó el acuerdo de hacer dos reuniones por mes conformadas por una ordinaria y otra extraordinaria. Tanto para las sesiones Ordinarias como para las Extraordinarias se contó con la asistencia de los miembros de Junta Directiva requeridos para completar quórum. Se dieron excepciones de asistencia de miembros de Junta Directiva a las sesiones debidamente justificadas por motivos de enfermedad, incapacidad, vacaciones, citas médicas y asuntos personales. Auditoría Externa: Esta fiscalía presentó la terna para la auditoría externa a la Junta Directiva para su escogencia y por recomendación en el acuerdo #434 del acta #111 del día 04 de mayo del 2016, se escogió el Despacho Luis Carlos Umaña Asociados & Sucesores por un monto de Se hizo una primer auditoria por un periodo de ocho meses terminado al 31 de mayo del 2016, (AUDITORIA EXTERNA DE AVANCE), cuyo informe fue recibido el 14 de julio de 2016, para lo cual se dio una opinión limpia. Posteriormente, en reunión del 09 de noviembre de 2016 se recibe el informe final del estudio de Auditoria del cierre del periodo fiscal 2016, determinando el mismo que no se encontraron elementos preocupantes dentro de ASEMOPT, por lo cual se da nuevamente, una opinión limpia al Dictamen del Auditor. DESEMPEÑO DE LA FISCALIA El Órgano fiscalizador del periodo cumplió con lo que a continuación se detalla, ya que por razones laborales y renuncia de uno de los miembros de la Fiscalía se vio afectado el cumplimiento de las labores a realizar.

3 Arqueos: Se efectuaron dos arqueos de caja, el primero al fondo de caja chica para gastos por un monto de , el cual se dividió en dos fondos de cada uno, los cuales están bajo responsabilidad de la Administradora de ASEMOPT, señora Priscilla Moreno, para pago de gastos varios y el otro asignado a la señorita Katherine Padilla, para gastos operativos. El fondo de gastos operativos da un resultado satisfactorio para esta Fiscalía. En cuanto al fondo de gastos de Caja Chica da como resultado un sobrante de , al consultar a la Administradora sobre el sobrante indica que se debe a alguna factura pendiente, respuesta que no satisface a esta Fiscalía. El segundo arqueo de caja se hace al fondo de créditos rápidos el cual es por un monto de , está bajo la responsabilidad de la Administradora. El resultado del arqueo no satisface a la Fiscalía, ya que el monto fue utilizado en su mayor parte, para la devolución del aporte a un grupo de ex-asociados que por error se incluyeron en las planillas octubre 2016, cuando lo correcto era devolverlo por medio de trasferencias o depósitos bancarios a las cuentas de los ex-asociados. De acuerdo a lo indicado por la Administradora esto se hizo vía excepción y por una única vez. En vista de lo anterior se acordó depositar al Banco el sobrante y cerrar el fondo temporalmente, ya que el otorgamiento de créditos rápidos está cerrado. Revisión de los estados financieros: Se revisan los Estados Financieros del período comprendido entre el 01 de octubre de 2015 al 30 de setiembre del 2016, con resultado satisfactorio para esta Fiscalía. Revisión de los créditos vistos por el Comité de Crédito: Seguidamente se detalla el resultado de la revisión realizada. Sesiones realizadas: 45 Casos vistos: 270 Aprobados: 224 Rechazados: 44

4 Trasladados Junta Directiva: 2 Monto: Aprobado: ,24 Se hizo una revisión resumida de los créditos Colocados a un período establecido, se solicitó un resumen de los créditos colocados en sus diferentes líneas siendo el resultado satisfactorio para la Fiscalía. CONTRATACIÓN DE PERSONAL: En esta Administración se dio la contratación de un Gerente y un Contador de Planta, con la finalidad de mejorar el servicio, mantener la contabilidad al día y contar con Estados Financieros mensuales que permiten analizar los resultados de ASEMOPT. AFILIACIONES/DESAFILIACIONES: A continuación, se detalla la cantidad de afiliaciones y desafiliaciones que se dieron en el periodo Afiliaciones: 363 Desafiliaciones: 123 Acuerdos relevantes y de mayor importancia tomados en Junta Directiva: Acuerdo # 434, contrato de la Auditoria Externa, aprobada en el Acta # 111 del 04 de mayo de Acuerdo # 449, aprobación la Asamblea Ordinaria en el Acta # 112 del 18 de mayo de 2016 Acuerdo # 462, se aumenta y aprueba el monto de la caja de crédito rápido a en el Acta #112 del 18 de mayo de Acuerdo # 465, se aprueba realizar rifas para el Día del Padre y la Madre en el Acta #112 del 18 de mayo de2016. Acuerdo # 466, se aprueba aumento de la provisión para rifas del Día del Padre y la Madre en el Acta #112 del 18 de mayo de2016. Acuerdo # 471, se aprueba viaje a Golfito en el Acta # 114 del 22 de junio de 2016.

5 Acuerdo # 472, se aprueba crédito por ,00 para compras a los asociados que viajen a Golfito en el Acta# 114, 22 de junio de Acuerdo # 481, se acuerda cierre del crédito personal Hipotecario en el Acta # 114 del 22 de junio de Acuerdo # 488, se acuerda cierre del crédito compra de deudas en el Acta #115 del 06 de Julio de Rifas del Día de la Madre y el Padre: Según Acta #112 se acordó repartir los 115 premios para rifa de celebración del Día del Padre y de la Madre, de forma proporcional acorde a la cantidad de asociados registrados hasta la fecha, los cuales suman 1726 y a cada zona, de tal manera que a San José le corresponden 68 premios, Alajuela 16 premios, Zona Brunca 6 premios, Limón 5 premios, Heredia 5 premios, Guanacaste 4 premios, Cartago 6 premios y Puntarenas 5 premios. Para verificar la legalidad del proceso las rifas se realizaron con la presencia del licenciado Cesar G. Azofeifa Anchia. Gastos de Asamblea: De acuerdo a los Estados Financieros al , el monto provisionado para la Asamblea es de , el cual presenta un incremento con respecto a la provisión del año anterior. RECOMENDACIONES 1) Continuar promocionando ASEMOPT a todos los funcionarios del MOPT, haciendo de su conocimiento los beneficios y ventajas que tendrán al ser asociados.

6 2) Hacer conciencia en los asociados de la responsabilidad y compromiso que asume con el beneficio y otorgamiento de un crédito de mantenerlo al día, evitando morosidad. 3) Se recomienda a la Administración acatar y cumplir con los Acuerdos tomados por Junta Directiva. Además, tener presente que todo acuerdo o decisión que se tome debe ser tomado por toda la Junta Directiva, no por un solo miembro. 4) Incentivar a los presentes en esta Asamblea para que participen en la conformación de los puestos vacantes en la Junta Directiva. 5) Se recomienda hacer un estudio, con la finalidad a futuro, de abrir una oficina en alguna de las sedes regionales. 6) Plaquear los activos que pertenezcan a ASEMOPT, para su debido control. 7) Crear procedimientos de control interno, administrativo y manuales de funciones de cada puesto y mantenerlos actualizados. Sra. Rosibel Álvarez Chavarría Oky María Pineda Estrada Fiscal N 1 Fiscal N 3