INFORME DE AUDITORIA INTERNA EVALUACION INDEPENDIENTE

Transcripción

1 INFORME DE AUDITORIA INTERNA EVALUACION INDEPENDIENTE 1. PROCESOS /AREA: Proceso Atención al Ciudadano y Formación al Ciudadano. 2. FECHA DE ELABORACION: La auditoria interna a los Procesos Atención al Ciudadano y Formación al Ciudadano se llevó a cabo en el periodo comprendido del 29 al 3 de Diciembre de 213 y comprende el consolidado de la vigencia fiscal 213, el cual corresponde al informe que en virtud de la ley 1474 de 211 se debe rendir en forma semestral. 3. DIRECTIVO RESPONSABLE DEL PROCESO: GLORIA TAMARA CASTIBLANCO, Directora Administrativo (E) Oficina de Participación Ciudadana. MISAEL ALLE NOVELY. Contraloría Aux. Sector Central. JULIO PEÑATE - Contraloría Aux. Sector Educación. CARMEN SALCEDO. Contraloría Aux. Sector Desarrollo Urbano OSIRIS ANTEQUERA Contraloría Aux. Sector Concesiones MIRNA JIMENEZ PEREZ. Contraloría Aux. Sector Salud 4. DESTINATARIO: Contralor Distrito de Barranquilla 5. OBJETIVO: Analizar, evaluar y medir la gestión desarrollada por la Oficina de Participación ciudadana de la entidad, así como realizar seguimiento a los diferentes requerimientos que quedaron en trámite durante la vigencia fiscal ALCANCE: Auditoria Interna de Cumplimiento, Seguimiento al Procesos Atención al Ciudadano y Formación al Ciudadano en el periodo comprendido del 1 Octubre al 3 Diciembre de METODOLOGIA: Como metodología de evaluación se procedió a la revisión de las diferentes carpetas contentivas de PETICIONES, DENUNCIAS, QUEJAS Y ACONPAÑAMIENTOS, que quedaron pendiente de tramite durante la

2 vigencia 212, así como las que han sido recepcionadas durante la vigencia CONCLUSIONES. Dando cumplimiento a la obligación legal de rendir informe semestral de la gestión que adelanta la oficina encargada de dar trámite a las quejas, sugerencias y reclamos, de conformidad al artículo 76 de la ley 1474 de 211 (ESTATUTO ANTICORRUPCION), el cual reza: En toda entidad pública, deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad. La oficina de control interno deberá vigilar que la atención se preste de acuerdo con las normas legales vigentes y rendirá a la administración de la entidad un informe semestral sobre el particular. En la página web principal de toda entidad pública deberá existir un link de quejas, sugerencias y reclamos de fácil acceso para que los ciudadanos realicen sus comentarios. Todas las entidades públicas deberán contar con un espacio en su página web principal para que los ciudadanos presenten quejas y denuncias de los actos de corrupción realizados por funcionarios de la entidad, y de los cuales tengan conocimiento, así como sugerencias que permitan realizar modificaciones a la manera como se presta el servicio público. (rayado y negrilla fuera de texto) RESULTADO DEL TRÁMITE DE LOS REQUERIMIENTOS PENDIENTES DE LA VIGENCIA 212. A corte 3 de Diciembre de 213, los requerimientos que quedaron pendientes de la vigencia 212, presentan el siguiente trámite: VIGENCIA 212 TRAMITE ACOMPAÑAMIENTOS DENUNCIAS 1 DERECHOS DE PETICION 1 QUEJA TOTAL 2 No. TIEMPO EN TRAMITE RAD PARTICIPACION INTERESADO AREA RESPONSABLE 1 7 Meses DP VEEDURIA PARQUE OLAYA - S. Desarrollo Urbano RICARDO OROZCO 3 1 Meses D JORGE VERGARA / CGR S. Centrales

3 NOTA: Al requerimiento DP , continúa en trámite ya que, no se han finalizado los arreglos, sin embargo se le han enviado avances al peticionario RICARDO OROZCO, lo cual ha conllevado a que el requerimiento siga En Trámite. TOTAL REQUERIMIENTO PENDIENTES A CORTE 3 de Diciembre de 213 REQUERIMIENTOS VIGENCIA 212 PENDIENTES Total requerimientos resueltos / Total requerimientos pendientes X1 1 / 2 X1= 5% Hay pendientes 2 requerimiento del 212. (Ver cuadro anterior)

4 8.2- TRAMITE DE REQUERIMIENTOS RECIBIDOS DURANTE LA VIGENCIA 213. Durante la actual vigencia el total de requerimientos recibidos es 14, de los cuales se han resuelto 11, quedando aún pendientes por resolver un total de 3. REQUERIMIENTOS TRAMITE RESUELTOS TOTAL ACOMPAÑAMIENTOS DENUNCIAS DERECHOS DE PETICION QUEJAS 4 4 TOTAL REQUERIMIENTOS La grafica ilustra el resultado alcanzado en el trámite de cada tipo de requerimiento GESTION POR AREAS 213. En el cuadro se reseña el número de requerimientos que actualmente se encuentran en trámite, los cuales se encuentran bajo la responsabilidad de la Oficina de Participación Ciudadana.

5 AREAS ACOMPAÑAMIENTOS DENUNCIAS PETICIONES QUEJAS TOTALES REQUERIMIENTOS PENDIENTES POR AREAS Participación Ciudadana Sector Central S. Desarrollo Urbano Sector Salud Sector Concesiones Sector Educación Total La grafica ilustra los requerimientos pendientes de la vigencia PROMEDIO ALCANZADO EN EL TRÁMITE REQUERIMIENTO PEDIENTES DE LA VIGENCIA 213 Requerimientos resueltos/ Total Requerimientos por Resolver X1 (117/23) x 1 = 83.6 %

6 La grafica ilustra los requerimientos recibidos y los resueltos durante la vigencia OBSERVACIONES: Se observa mayor compromiso, en la actualización de las carpetas y en la alimentación del software, aunque el servidor presento un daño y se ha atrasado el ingreso de la información. Los libros de registros de los requerimientos esta actualizado, respaldando así la información del software Disponibilidad de la información solicitada. Se destaca la gestión desarrollada en lo que corresponde al trámite global de la PQDA PLAN DE MEJORAMIENTO. OBSERVACIÓN Se procederá a actualizar el Software SIPAC, con respecto a la información registrada en los libros de Peticiones, Quejas, Acompañamientos y Denuncias. Se hará seguimiento a cada PETICION, QUEJA Y/O DENUNCIA, que se reciba en la entidad y que sea traslada a las diferentes áreas de trabajo en forma mensual. ACCIÓN PROPUESTA No. De peticiones, quejas y denuncias actualizadas /Total peticiones, quejas y denuncias por actualizar. PQD trasladadas a las que se les hace seguimiento./ Total PQD trasladadas AVANCE 14/14X1=1% 5/ 5 = 1 %

7 AVANCE: 1% FORMACIÓN AL CIUDADANO. A la fecha se han realizado las siguientes actividades de Formación al Ciudadano: Capacitaci ón Temas Específicos Modalidad de Capacitación y Duración Fortalecimiento J.A:C Presencial - 8 Jornada Medio Ambiente Presencial- 4 Fortalecimiento J.A.C. Presencial -8 Población Objetivo Juntas de Acción Comunal Estudiantes I.E.D. Dennis Herrera Villa Juntas de Acción Comunal Fecha Programada Marzo19 de 213 Mayo 3 de 213 Junio 5 de 213 Conferencia Política de Gestión de Activos Públicos Resolución Pacifica de Conflictos Régimen de Servicios Públicos Domiciliarios Presupuesto Público y Regalías Control Social a la Gestión Pública Nuevo Estatuto anticorrupción Reforma Contratación Estatal Formulación y Desarrollo de Proyectos Nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Presencial- 5 Presencial-8 Presencial 8 en General Junio 12 de 213 Junio 24 de 213 Junio 26 de 213 Julio 5 de 213 Agosto 13 de 214 Agosto 14 de 213 Agosto 15 de 213 Agosto 16 de 213 Septiembre 18 de 213

8 Gestión de Auditoria Ética Publica Presencial- 16 Septiembre 19 y 2 de 213 Noviembre 7 de REITERACION DE RECOMENDACIONES ESPECIAL: a.- Las áreas a las que se les traslade un requerimiento deben dar respuesta inmediata a los seguimientos que formule la Oficina de P. Ciudadana y/o Control Interno, además atenderán en forma especial las siguientes directrices consagradas en la resolución 427 de Tratándose de denuncias o quejas, una vez la dependencia competente haya generado la respuesta de fondo, enviará dos (2) días antes del vencimiento del término para responder la respectiva respuesta a la Oficina de Participación Ciudadana para que esta la remita al denunciante o quejoso, junto con la respectiva encuesta de satisfacción del cliente. En el evento, en el que luego de recibida la petición, denuncia o consulta por parte del área competente, se determine que debido a su complejidad dado el asunto que se tramita, se debe informar de inmediato a la Oficina de Participación Ciudadana sobre las causas que motivan la demora en la respuesta y el término en que se tendrá respuesta de fondo al requerimiento planteado, a fin de que esta a su vez lo informe al interesado. (inc. 4 y 5 artículo 19 Res. 427 de 212.). 2. PARÁGRAFO. En aquellos casos en que la petición requiera para su decisión o respuesta de fondo su incorporación a un proceso de auditoría, y esta no se encuentre programada en el respectivo Plan General de Auditoría, o estando programada no esté en curso o no sea la próxima a ejecutarse deberá, salvo eventos de fuerza mayor o caso fortuito, adelantarse una actuación especial por parte de la oficina competente o del grupo especializado designado por el Contralor Distrital con el fin de generar dicha respuesta. En todo caso, incorporada la petición a un proceso auditor, esta deberá ser tramitada en forma inmediata, sin necesidad de esperar la culminación de dicho proceso, y proceder a dar respuesta al interesado, en los términos previstos en esta resolución, informando de ello a la Oficina de Participación Ciudadana para lo de su competencia. Culminado el proceso auditor, se dejará evidencia en el informe final de la(s) peticiones fue objeto de tramite dentro del mismo, señalándose, la fecha en que se dio respuesta y los resultados obtenidos. (Parágrafo art.51 Res. 427 de 212.) OTRAS RECOMENDACIONES: 1.- Continuar seguimiento periódicamente a las diferentes PQDA y si no es respondido trasladar al responsable del proceso disciplinario. 2.- Resulta perentorio proceder a definir de fondo los requerimientos que datan de la vigencia 212.

9 3.- Para facilitar el control y la disponibilidad de la información sobre la PQDA, se recomienda continuar con el libro radicador al día, al igual que el software respectivo. 4.- Mantener el impulso permanente sobre los diferentes requerimientos en trámite a fin de minimizar su número al corte de 31 de Diciembre de Siendo la política del Autocontrol, mecanismo efectivo para controlar la gestión del área se hace necesario que cada funcionario a los que se les asigna el trámite de las diferentes PQDA mensualmente tenga disponible un resumen de la gestión desarrollada, ya que esta será evaluada periódicamente por la oficina de Control Interno. Cordialmente.