COMUNICADO. Comunicado No. 006 De: Dirección Ejecutiva Para: Comunidad Estudiantil Sedes Nacionales Asunto: Actualización - Políticas de devolución

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1 CÓDIGO: VERSIÓN: COMUNICADO F-C.C-01 2 Página: 1 de 5 Comunicado No. 006 De: Dirección Ejecutiva Para: Comunidad Estudiantil Sedes Nacionales Asunto: Actualización - Políticas de devolución CONDICIONES PREVIAS Excusas Válidas: 1.Imposibilidad Laboral por Traslado soportado con carta de la empresa empleadora o contratista, 2.Grave calamidad doméstica soportada, 3. Accidente o enfermedad grave justificada con certificado de incapacidad temporal superior a treinta (30) días hábiles emitido por la EPS correspondiente, 4. Incapacidad permanente, 5. Muerte accidental, 6. Prestación de servicio militar soportado. Incumplimiento en el Servicio: No apertura de grupos, Incumplimiento en la fecha programada para el inicio de clases e insatisfacción del servicio debidamente justificada y soportada. El estudiante que solicite devolución de dinero, deberá hacerlo por una carta dirigida a la Dirección ejecutiva, justificando ampliamente su solicitud. La solicitud pasará a estudio y CENSA determinará si el caso amerita la devolución total o parcial del dinero. Si el estudiante se retira sin dar previo aviso (sin formalizar del retiro en el proceso de admisiones y registro), el Centro de Sistemas de Antioquia presumirá, salvo prueba en contrario, el abandono del programa y perderá todos los beneficios de devolución. Se entenderá que hay abandono por la inasistencia injustificada a (12) doce horas continuas de clase. 1. Reembolso de la Cuota Inicial Programas por mensualidades: CASOS DE DEVOLUCIÓN Si existe una de las excusas válidas y/o incumplimiento en el servicio, se hará la devolución de un 100% del valor cancelado por concepto de Cuota Inicial, la cual para los programas por mensualidades, se cancela en una sola oportunidad. La solicitud de devolución deberá ser radicada en un plazo máximo de (30) treinta días calendarios, contados desde la fecha de matrícula en CENSA; con posterioridad a este término no se reconocerán reembolsos. No habrá lugar a la devolución del dinero cancelado por concepto de cuota inicial, en los casos donde el estudiante tenga asistencia a clase, no pruebe una excusa válida o no justifique incumplimiento en el servicio por parte de CENSA. 1

2 Procederá la devolución en los casos donde se pruebe la existencia de una excusa válida y en aquellos casos donde se presente incumplimiento en el servicio, siempre que no haya asistencia a clase por parte del estudiante, exceptuando el día de la inducción al programa, en los casos enunciados se hará la devolución de un 100% del valor cancelado por concepto de Cuota Inicial. En cualquier caso, la solicitud deberá radicarse en un plazo máximo de (30) treinta días calendarios, contados desde la fecha de matrícula de cada semestre al que pertenece el pago de la cuota inicial requerida; con posterioridad a este término no se reconocerán reembolsos. No habrá lugar a la devolución del dinero cancelado por concepto de cuota inicial, en los casos donde el estudiante tenga asistencia a clase, con excepción del día de la inducción, cuando no pruebe una excusa válida o no justifique incumplimiento en el servicio por parte de CENSA. 2. Reembolso de la Cuota mensual Con exclusión de las cuotas mensuales, que son canceladas por concepto de anticipo y que no corresponden al mes actual de estudio, hay lugar al reembolso de la cuota mensual, bajo las siguientes condiciones: Programas por mensualidades: Hay lugar al rembolso cuando se acredite la existencia de una excusa válida y/o incumplimiento en el servicio, siempre que no haya asistencia del estudiante a la unidad de aprendizaje cancelada. En las situaciones descritas hay lugar a la devolución de un 100% del valor que ha sido sufragado por concepto de cuota mensual, siempre y cuando la solicitud se radique en un plazo máximo de (8) ocho días calendario, contados desde la fecha de inicio de la unidad de aprendizaje cancelada. Con posterioridad a este término no se reconocerán rembolsos. No habrá lugar a la devolución del dinero cancelado por concepto de cuota mensual, en los casos donde el estudiante no sustente la existencia de una excusa válida, incumplimiento en el servicio por parte de CENSA, o tenga asistencia a la unidad de aprendizaje de la que se requiere el rembolso. Si existe una de las excusas validas y/o incumplimiento en el servicio, siempre que no tenga asistencia a las unidades de aprendizaje durante el mes cancelado, se procederá a la devolución de un 100% del valor cancelado por concepto de Cuota Mensual. En cualquier caso, la solicitud deberá radicarse en un plazo máximo de (8) ocho días calendarios, contados desde la fecha establecida para pago de la cuota mensual de acuerdo al calendario de pagos ( día 1º de cada mes); con posterioridad a este término no se reconocerán reembolsos. No habrá lugar a la devolución del dinero cancelado por concepto de cuota mensual, en los casos donde el estudiante no sustente la existencia de una excusa válida, incumplimiento en el servicio por parte de CENSA, o tenga asistencia a la unidad de aprendizaje de la que se requiere el rembolso. 3. Reembolso de la Cuota Complementaria 2

3 Si se acredita la existencia de una de las excusas validas y/o incumplimiento en el servicio, siempre que no haya asistencia al módulo complementario cancelado, se hará la devolución de un 100% del valor sufragado por concepto de cuota mensual complementaria. La solicitud deberá ser radicada en un plazo máximo de (8) ocho días calendarios, contados desde la fecha de inicio del módulo complementario debidamente pagado. Con posterioridad a este término no se reconocerán rembolsos. No habrá lugar a la devolución del dinero cancelado por concepto de cuota complementaria, en los casos donde el estudiante no sustente la existencia de una excusa válida, incumplimiento en el servicio por parte de CENSA, o tenga asistencia al módulo complementario cancelado. 4. Reembolso de la Cuota final En ningún caso habrá lugar a la devolución del dinero cancelado por concepto de cuota final si no hubo excusas validas y/o incumplimiento en el servicio por parte de CENSA. REEMBOLSOS EN DIPLOMADOS, CURSOS, EXPERTICIAS Reembolso de Cuota inicial en Diplomados, Cursos, Experticias: Si se acredita la existencia de una de las excusas validas y/o incumplimiento en el servicio, se hará la devolución de un 100% del valor cancelado por concepto de cuota inicial, siempre y cuando se solicite en un plazo máximo de ocho (8) días calendarios, contados desde la fecha de inscripción en CENSA. Con posterioridad a este término no se reconocerán rembolsos. En ningún caso habrá lugar a la devolución del dinero cancelado por concepto de cuota inicial si no se prueba la existencia de una excusa válida y/o incumplimiento en el servicio por parte de CENSA. Reembolso de Cuota mensual en Diplomados, Cursos, Experticias: Si existe una de las excusas validas e incumplimiento en el servicio y no hubo asistencia al modulo pagado, se devolverá un 100% del valor cancelado por concepto de cuota mensual, siempre y cuando se solicite en un plazo máximo de (8) ocho días calendarios, contados desde la fecha de inicio del módulo cancelado. Con posterioridad a este término no se reconocerán rembolsos. En ningún caso habrá lugar a la devolución del dinero cancelado por concepto de cuota mensual si no prueba la existencia de una excusa válida y/o incumplimiento en el servicio por parte de CENSA, o si hubo asistencia a la unidad de aprendizaje pagada. Reembolso de Cuotas mensuales pagadas anticipadamente, que no correspondan al mes actual de estudio, por consiguiente no debe tener registro de asistencia a clase: 3

4 Programas por mensualidades: Para el reembolso de las cuotas canceladas de forma anticipada, procederá la devolución de acuerdo al tiempo en el cual el estudiante radique su solicitud de devolución, contados desde la fecha de pago anticipado, o desde el último día de la unidad de aprendizaje si hay asistencia, de acuerdo al calendario académico, así: 1. Solicitud radicada entre 1 y 8 días calendarios, contados desde la fecha del pago anticipado, la devolución será del 100% 2. Solicitud radicada entre 9 y 15 días calendarios, contados desde la fecha del pago anticipado, la devolución será del 70% 3. Solicitud radicada entre 16 y 30 días calendarios, contados desde la fecha del pago anticipado, la devolución será del 50% 4. Solicitud radicada entre 30 y 60 días calendarios, contados desde la fecha del pago anticipado, la devolución será del 30% 5. Solicitud radicada después de 60 días calendarios, contados desde la fecha del pago anticipado, no hay devolución. Tiempo de solicitud después de la fecha del pago anticipado, de acuerdo al calendario de pagos (La cual es el día 1 de cada mes). Para el reembolso del pago realizado de forma anticipada en los programas semestrales, procederá la devolución de acuerdo al tiempo en el cual el estudiante radique su solicitud, contado desde la fecha de pago anticipado y de acuerdo al calendario de pagos que es el día 1º de cada mes, así: 1. Solicitud radicada entre 1 y 8 días calendarios después de la fecha del pago anticipado, la devolución será del 100% 2. Solicitud radicada entre 9 y 15 días calendarios después de la fecha del pago anticipado, la devolución será del 70% 3. Solicitud radicada entre 16 y 30 días calendarios después de la fecha del pago anticipado, la devolución será del 50% 4. Solicitud radicada entre 30 y 60 días calendarios después de la fecha del pago anticipado, la devolución será del 30% 5. Solicitud radicada después de 60 días calendarios después de la fecha del pago anticipado, no hay devolución. CONDICIONES ESPECIALES PARA TODOS LOS PROGRAMAS Para efectos de devolución, si el estudiante es menor de edad, en la solicitud debe quedar autorizado el acudiente a nombre del cual deberá emitirse el pago producto de la devolución. Si el acudiente es uno de sus padres debe anexar a su solicitud los siguientes documentos: Registros civil de nacimiento del menor donde conste el parentesco, y copia de la cédula del acudiente autorizado. 4

5 Si el estudiante ha pagado la cuota inicial o la cuota de matrícula utilizando cualquiera de las opciones de financiación que ofrece el Centro de Sistemas de Antioquia y se retira académicamente de la institución, deberá cancelar el saldo de la deuda que le quede pendiente después de hacer los ajustes contables del caso. Los valores cancelados por medio del auxilio de cesantías, se sujetan a las reglas de las políticas descritas de acuerdo a la escuela de procedencia. Cuando el estudiante solicite devolución soportada con excusa válida, debe devolver el carnet para que no le sea descontado su valor. Si el estudiante solicita la devolución del dinero por razones de traslado de sede, el dinero no será entregado al estudiante, en su lugar será consignado a la sede de traslado. Para los casos de Guías extraordinarias, cuando las devoluciones sean solicitadas por cambio de concepto de pago, generando un excedente a la institución, el estudiante deberá hacer el trámite de la cancelación del dinero restante para efectuar el cambio de concepto de pago. Cuando el estudiante no pueda realizar el trámite de devolución personalmente, deberá enviar carta de autorización con copia de la cédula del estudiante y de la persona autorizada. Las devoluciones sólo serán entregadas en los horarios establecidos, según citación telefónica. Las cartas aprobadas, tendrán vigencia de un mes a partir de la citación telefónica. DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA: El estudiante que, sin haber cancelado el valor correspondiente a la mensualidad o semestre, tenga asistencia a clase le será cargado el valor correspondiente del respectivo curso o guía, incluso en aquellos casos donde la asistencia sea parcial. Para este caso no se tendrán en cuenta las estipulaciones frente a excusas válidas a las que se refieren las devoluciones. 5