POLÍTICAS PARA EL USO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN (T.I.C.)

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1 POLÍTICAS PARA EL USO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN (T.I.C.) 1. OBJETIVO DE ESTE DOCUMENTO OBJETIVO DE LAS POLÍTICAS OBJETIVO DE LA INFRAESTRUCTURA DE T.I.C. DE FEMPHA - FONDO DE EMPLEADOS COMPONENTES DE LA INFRAESTRUCTURA DE T.I.C. DE FEMPHA - FONDO DE EMPLEADOS CONFIGURACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA DE T.I.C TIPOS DE ESTACIONES DE TRABAJO POLÍTICAS DE USO DE T.I.C CUIDADO RECOMENDADO DE LOS EQUIPOS ASIGNADOS POR FEMPHA - FONDO DE EMPLEADOS MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS ASIGNADOS POR FEMPHA - FONDO DE EMPLEADOS SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN CORREO ELECTRÓNICO DE SOPORTE Objetivo de este Documento El presente documento establece las políticas que regulan el uso de las tecnologías de información y comunicación que pone a disposición de sus empleados. Todo empleado de que utilice un equipo o estación de trabajo propiedad de la empresa, o use un equipo propio al que previamente se le haya autorizado el acceso a la red de la empresa, está obligado a cumplir las políticas expuestas en este documento. actualizará estas políticas en la medida en que evolucionen la red y los sistemas telemáticos e informáticos de la empresa. 2. Objetivo de las Políticas Las políticas del presente documento tienen por objeto: Asegurar el buen uso de los activos que componen la plataforma de tecnologías de información y comunicación de. Garantizar la productividad de la información inmersa y generada en y a través de las T.I.C., de tal forma que esta infraestructura sea un medio de modernización, crecimiento y expansión de la empresa.

2 Facilitar a los empleados el cumplimiento de sus funciones, así como su crecimiento personal y profesional. Evitar que esta infraestructura pueda ser utilizada para perjudicar a cualquier miembro de la empresa. Proteger la inversión realizada y alcanzar su máxima productividad. 3. Objetivo de la Infraestructura de T.I.C. de FEMPHA - Fondo de Empleados La infraestructura de T.I.C. de la empresa tiene por objeto modernizar, impulsar, y potenciar la función de negocio de. Dado que las T.I.C. hacen parte de la columna vertebral de FEMPHA - Fondo de Empleados, esta infraestructura evoluciona dentro de un plan de desarrollo tecnológico enmarcada dentro de la misión empresarial y encaminada hacia el cumplimiento de la visión corporativa. 4. Componentes de la Infraestructura de T.I.C. de FEMPHA - Fondo de Empleados La infraestructura de T.I.C. comprende: Estaciones de trabajo provistas de sistemas operativos, herramientas, aplicaciones y software que les permite la conexión y acceso a los recursos de red. Dispositivos complementarios de entrada y salida de datos, tales como escáneres, impresoras, multifuncionales, entre otros. Equipos de comunicación de datos, cableado estructurado, dispositivos de acceso inalámbrico, switches, firewalls y enrutadores que permiten el flujo de información desde y hacia la red. Servidores, datos, correos electrónicos y aplicaciones que permiten ejecutar las funciones para las cuales ha sido diseñada y dispuesta la red. Bases de datos y otros repositorios de información y documentación administrativa, operativa y técnica de la empresa. Equipos y software de control de red que buscan evitar los ataques externos e internos a la información, el software y el hardware de la red y a la vez monitorean el cumplimiento de las políticas de uso de la red. Equipos de soporte de potencia eléctrica que protegen la red frente a irregularidades del suministro de potencia eléctrica (UPS s).

3 Equipos multimediales tales como proyectores (video beam), monitores y televisores que impulsan la difusión de la empresa. Equipos de comunicación telefónica tales como plantas y teléfonos análogos. 5. Configuración de la infraestructura de T.I.C. La selección de herramientas, aplicaciones y servicios, topología e infraestructura de la red y de las estaciones es determinada por el Área de Informática de, siguiendo las necesidades de la función de negocio de la empresa. El hardware de la red es un activo fijo de la empresa y el software ha sido licenciado por la empresa con arreglo a los términos convenidos con los proveedores y las disposiciones legales sobre propiedad intelectual. ha determinado, adquirido, instalado y probado una configuración adecuada de hardware y software en cada uno de los equipos que pone a disposición de los empleados. Las aplicaciones de los servidores de la red, las bases de datos y demás repositorios de archivos e información de la red corresponden al plan de tecnología de la empresa y tienen por objeto proveer servicios oportunos e información útil para desarrollar las funciones de cada cargo. Los recursos de navegación en Internet, correos electrónicos y similares, son determinados por y tienen por objeto facilitar la comunicación e interconexión de la empresa con los asociados, empresas proveedoras o de control, entre los servicios más importantes. ha estipulado las conexiones de red requeridas para aprovechar estos recursos y las herramientas de protección de la red frente a la posible intrusión de usuarios no autorizados o software maligno. 6. Tipos de Estaciones de Trabajo Existen dos categorías de estaciones de trabajo que se pueden conectar a la red para hacer uso de sus recursos: Equipos asignados por a sus empleados.

4 Equipos propiedad de los empleados o de otras personas a los que FEMPHA - Fondo de Empleados autorice tal conexión. La autorización a equipos de terceras personas para conectarse a las redes de se realiza a entera discreción de la empresa y obliga a sus propietarios a cumplir las políticas que les correspondan. Los equipos asignados por la empresa a sus empleados son de dos tipos: Equipos de escritorio para uso individual (puestos de trabajo individuales). Equipos portátiles para uso individual. Las políticas descritas en este documento normalmente aplican a todos los tipos de estaciones de trabajo, salvo que en el texto se especifique la exclusión de algún tipo en particular. 7. Políticas de Uso de T.I.C. Todo equipo de tecnología de información o comunicación asignado por, sea éste de uso compartido, individual, fijo o portátil, debe ser utilizado por el empleado, cotidiana y permanentemente, en el desarrollo de las funciones inherentes al cargo que desempeña en la organización. En el caso de equipos portátiles, el usuario que ha recibido el equipo puede utilizarlo dentro de la empresa o fuera de ella siguiendo estas mismas políticas. La utilización del equipo asignado por para asuntos personales no está prohibida, siempre y cuando se realice bajo la entera responsabilidad del usuario, y sin interferir o impedir el uso requerido por las funciones del empleado, los proyectos y demás necesidades de la empresa, y dentro de las restricciones y limitaciones que la red informática y telemática tiene, sea por razones técnicas o administrativas. Está prohibido el uso de los equipos por parte de personas ajenas a FEMPHA - Fondo de Empleados.

5 Los usuarios deben cumplir las normas legales vigentes en Colombia al utilizar una computadora asignada por la empresa. no es responsable legalmente cuando el equipo sea utilizado para fines diferentes al los establecidos en las funciones del empleado dentro de la organización. El empleado usuario no podrá instalar en el equipo hardware o software diferente de aquel que haya determinado y el Área de Informática haya instalado y entregado oficialmente. El equipo se entrega preparado para ser utilizado de acuerdo a la configuración y políticas de la red. El usuario no está autorizado para modificar la configuración de los equipos en cuanto al hardware, las conexiones de red y el software. Cuando el usuario requiera hardware o software adicional deberá solicitarlo por escrito al Área de Informática haciendo uso del correo de soporte corporativo. Si el hardware o software es aprobado, el Área de Informática será el encargado de realizar la instalación respectiva. Los medios de instalación que contienen el software original de cada paquete o aplicación, serán administrados y almacenados por el Área de Informática. Está prohibido que los usuarios de equipos tengan en su poder medios de instalación de software original o copias de estos medios. El uso de la cuenta de correo electrónico corporativo es de carácter obligatorio en razón a que es el medio de comunicación empresarial por excelencia y deberá revisarse diariamente. Adicionalmente se debe tener en cuenta que dada su característica de correo empresarial, su uso deberá estar regido para el mismo fin. 8. Cuidado Recomendado de los Equipos Asignados por FEMPHA - Fondo de Empleados Una vez entregado un equipo, este activo queda contabilizado bajo la responsabilidad del usuario. En el caso de equipos portátiles, el usuario asignado

6 es responsable, incluso cuando el equipo sea transportado y utilizado fuera de las instalaciones de la empresa. En caso de pérdida o daño del equipo asignado o de sus accesorios, el usuario es responsable del detrimento patrimonial que ello ocasione a FEMPHA - Fondo de Empleados o a terceros. El todos los casos, el usuario velará por el buen estado de los accesorios que le sean entregados con el equipo: teclado, ratón, baterías, discos, adaptadores de corriente, guayas de seguridad, etc. En todo momento, el empleado usuario deberá cuidar la limpieza, temperatura, humedad, potencia eléctrica y demás condiciones en que se utiliza el equipo. En caso de duda sobre si una determinada condición puede afectar el equipo, el usuario debe abstenerse de utilizarlo y consultar al Área de Informática. Las siguientes recomendaciones de seguridad física son de carácter obligatorio para todos los usuarios: Instale el computador sobre escritorios o muebles estables. Asegúrese de que mientras el equipo esté encendido, el aire fluya libremente por los orificios de ventilación, tanto de entrada como de salida, a fin de que el ventilador interno funcione correctamente. No coloque sobre el equipo documentos, carpetas, archivadores, o similares que puedan tapar estos orificios. Asegure la computadora portátil al escritorio haciendo uso del cable de seguridad (guaya) destinado para tal efecto. Proteja el equipo de la luz directa del sol. Ubique el monitor o pantalla de la computadora a una distancia prudente de sus ojos. Antes de conectar el equipo a la corriente, verifique que la energía eléctrica sea regulada a 110 voltios y con polo a tierra (switch color naranja). No conecte otros aparatos (grecas, cafeteras, hornos microondas, radios, máquinas de escribir, calculadoras, tajalápices, etc.) en la misma red eléctrica regulada (switch color naranja). Al terminar sus labores, apague el equipo y demás accesorios (monitor, impresora, escáner, etc.).

7 No ponga sobre la computadora objetos que puedan deslizarse hacia su interior (por ejemplo ganchos o clips). No coloque bebidas ni comidas cerca de la computadora. No fume cerca del equipo (el alquitrán se adhiere a las piezas y circuitos internos del equipo y las dañan seriamente). Mantenga libre de polvo las partes externas de los equipos. Cierre la tapa del equipo portátil cuando se retire del puesto de trabajo o si se va a realizar aseo o reparaciones en las áreas aledañas. No haga uso de fuerza excesiva con las teclas del equipo, ni golpee el ratón o demás accesorios. Cuando el equipo se torne lento en responder, no oprima repetidamente las teclas de comando o el clic del ratón. Si la demora es excesiva, solicite soporte al Área de Informática. En la impresora active siempre el ahorro de tinta o tonner, a menos que la calidad final del documento sea estrictamente alta. Los usuarios deben estar atentos a las notificaciones de las impresoras en el caso de alertas de bajo nivel de tinta o tonner. En tal caso, se debe informar inmediatamente al Área de Informática para que sea instalado el repuesto correspondiente. En caso de mal funcionamiento en los equipos, dé aviso inmediato al Área de Informática. Si necesita múltiples copias, imprima el original y solicite el servicio de fotocopiado. De ser posible, utilice papel reciclado, teniendo cuidado que este mismo no tenga objetos que afecten el buen funcionamiento de la impresora (Ejemplo: ganchos, clips, etc.). 9. Mantenimiento de los Equipos Asignados por FEMPHA - Fondo de Empleados, a través de su Área de Informática, controla la garantía de los equipos y dispositivos existentes en todos los departamentos y coordina su respectivo mantenimiento. Ninguna persona ajena al Área de Informática puede realizar el reemplazo de partes de los equipos.

8 El mantenimiento preventivo de equipos de cómputo se ajusta a un plan trazado por el Área de Informática y se realizará sin que se requiera solicitud del usuario. Para la ejecución de cualquier tarea correctiva el usuario deberá comunicarse con el Área de Informática a través de la cuenta de correo de soporte corporativo, informando detalladamente la falla presentada. 10. Seguridad de la Información La información es uno de los recursos más valiosos para cualquier organización y está expuesta a actos intencionales o accidentales que atentan contra su confidencialidad, su integridad, su validez y su propiedad intelectual. Los usuarios de T.I.C. de deberán conocer y practicar las medidas de protección diseñadas contra tales amenazas. Como medida de seguridad para la empresa, se han implantado restricciones y controles técnicos sobre el uso de los recursos de tecnologías de información y comunicación. La protección de una infraestructura de este tipo exige el monitoreo o seguimiento y registro de toda actividad que tenga lugar en ella. De tal forma, al utilizar los recursos de T.I.C. de, todos los usuarios aceptan el monitoreo de toda la actividad informática o de comunicaciones que tenga lugar en su sesión de trabajo. Las siguientes recomendaciones de protección son de carácter obligatorio para todos los empleados: Mantener la confidencialidad del nombre de usuario y clave de acceso a la red. Si el equipo es portátil, el empleado debe utilizar el nombre de usuario y clave en todo lugar donde use el equipo. Mantener la confidencialidad sobre la totalidad de claves asignadas para el manejo de T.I.C.: Clave de la cuenta de correo electrónico corporativo, nombre de usuario y claves de acceso a bases de datos, aplicaciones locales, red inalámbrica, etc. Al terminar su trabajo, cerrar su sesión y apagar los equipos. Guardar todos sus archivos de datos dentro de la carpeta destinada para cada usuario y/o departamento, puesto que el Área de Informática no se hace responsable por la información contenida en los discos duros locales. Esto no

9 implica que el Área de Informática pueda colaborar para la recuperación de dicha información. No participar en cadenas de correos electrónicos, pues este mecanismo es utilizado para recoger información que luego es aprovechada para atacar a los participantes o a usuarios contactos suyos, por diversos medios (correo Spam). No abrir archivos adjuntos recibidos por correo electrónico que provengan de remitentes desconocidos o no confiables. No instalar ningún tipo de programa o aplicación proveniente de Internet en los equipos. Seguir el protocolo de comunicación y correos electrónicos diseñado por. Informar de inmediato al Área de Informática cuando observe que en el computador asignado se producen comportamientos extraños como demora inusual en el inicio del sistema, comportamiento anómalo de aplicaciones, mensajes de alerta no solicitados, etc. No intentar violar o eludir los controles de seguridad de red establecidos por el Área de Informática, como la prohibición de acceso a determinadas carpetas en la red, a ciertos tipos de sitios de Internet, el uso de sistemas de comunicación instantánea persona a persona, entre otros. 11. Correo Electrónico de Soporte El correo electrónico de soporte para informes, consultas, sugerencias, entre otros, es: felipe.villamizar@fempha.com.co ó mauricio.pinilla@fempha.com.co