COLEGIO DE MEDICOS VETERINARIOS DE COSTA RICA REGLAMENTO PARA EL USO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO, PROGRAMAS INFORMÁTICOS Y ACCESORIOS

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1 COLEGIO DE MEDICOS VETERINARIOS DE COSTA RICA REGLAMENTO PARA EL USO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO, PROGRAMAS INFORMÁTICOS Y ACCESORIOS CAPITULO I. ATRIBUCIONES DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA DEL COLEGIO DE MÉDICOS VETERINARIOS DE COSTA RICA ARTÍCULO 1. Corresponde a la Dirección Ejecutiva Colegio de Médicos Veterinarios de Costa Rica: a) Proponer a la junta directiva las políticas informáticas que regirán la institución. La junta directiva autorizará o improbará dichas políticas y las modificará cuando lo considere conveniente. b) En coordinación con la contabilidad, llevar un control detallado de los equipos de cómputo y las licencias de software y su ubicación dentro de las oficinas del colegio, así como de las licencias de uso de software adquirido. c) En coordinación con la contabilidad, llevar un control detallado de los equipos de cómputo y su ubicación dentro de las oficinas del colegio, así como de las licencias de uso de software adquirido. d) Implementar un plan de seguridad para resguardar tanto los equipos portátiles como los estacionarios propiedad del colegio. Dicho plan deberá considerar al menos la política de seguridad, el sistema de administración de los usuarios de la red estableciendo los permisos y privilegios para las distintas estaciones de trabajo, esquemas de seguridad perimetral y el uso de antivirus y anti spam, las disposiciones de seguridad física a seguir en el uso de los equipos. e) Brindar el soporte respectivo para el uso de los programas informáticos que se utilicen en la institución siempre que hayan sido adquiridos e instalados de acuerdo con las normas previstas en este reglamento. f) Custodiar las licencias impresas de uso de software que indican la cantidad de usuarios autorizados, así como las licencias individuales. g) Definir de conformidad con las necesidades institucionales, en coordinación con la dirección ejecutiva, cual o cuales funcionarios requieren de acceso a internet y en qué condiciones. h) Coordinar la revisión técnica de los equipos de cómputo recibidos por los proveedores antes de ser distribuidos asegurándose su perfecto estado. 1

2 CAPÍTULO II. ADQUISICIÓN Y MANTENIMIENTO DEL EQUIPO DE CÓMPUTO Y PROGRAMAS INFORMÁTICOS ARTÍCULO 2. Para las ampliaciones, modificaciones o adquisición de equipo de cómputo, así como la actualización y compra de programas informáticos, la Dirección Ejecutiva deberá de asesorarse con personal especializado. El detalle de los programas informáticos será actualizado conforme se adquieren otros nuevos, lo cual se comunicará a las distintas oficinas. ARTÍCULO 3. En el caso de fallas técnicas del equipo de cómputo, la Dirección Ejecutiva solicitará un diagnóstico preliminar a los técnicos, con el objetivo de procurar la solución, o en su defecto, gestionar los trámites para su reparación. Los equipos de cómputo no podrán ser cambiados, abiertos o reparados por personas que no tengan la autorización de la Dirección Ejecutiva. Asimismo, sus componentes no podrán ser removidos por personal no autorizado por dicho departamento. CAPÍTULO III. USO DEL EQUIPO DE CÓMPUTO Y PROGRAMAS INFORMÁTICOS ARTÍCULO 4. Los equipos de cómputo asignados a las oficinas del Colegio de Médicos Veterinarios de Costa Rica se utilizarán exclusivamente para las labores propias de cada área u oficina. ARTÍCULO 5. La entrega, puesta en funcionamiento y cambio de equipo entre las diferentes oficinas de la institución la efectuará la oficina encargada, en coordinación con la Dirección Ejecutiva. Todo traslado interno requerirá el visto bueno de esa Dirección. Los equipos de cómputo no podrán ser trasladados a oficinas ajenas o fuera del Colegio de Médicos Veterinarios de Costa Rica, salvo autorización expresa de la dirección ejecutiva, la cual coordinará y comunicará al área de comunicación y capacitación. En el caso de equipo móvil el funcionario o directivo que lo solicite deberá de firmar la documentación que al efecto disponga la Dirección Ejecutiva, cuando quien ocupe utilizar el equipo sea el Director Ejecutivo la autorización la dará el Presidente de Junta Directiva o quien este designe para tal efecto. En el caso de video beam, cámaras fotográficas, grabadoras, equipos de audio, tablets, punteros ópticos, llaves mayas, discos duros externos y similares, se autoriza al funcionario del Colegio el traslado fuera de las instalaciones del Colegio, siempre que sea autorizado por la Dirección Ejecutiva, en estos casos el funcionario firmará la boleta de autorización en la que se responsabiliza por el equipo y por la información en el contenida. Para la entrega, la Dirección Ejecutiva determinará el estado en que se entrega el equipo y es el responsable de verificar, al momento de su devolución. La perdida, robo, hurto, extravío o similares, así 2

3 como cualquier daño al equipo o sus accesorios, cuando la misma sea imputable al funcionario responsable, conlleva responsabilidad del funcionario, de cubrir el costo de la reparación del daño o la compra de uno nuevo de las características del dañado o extraviado, en estos casos la Dirección Ejecutiva, mediante procedimiento administrativo que ella determinará y respetando el debido proceso, sentará las responsabilidades administrativas, laborales o de otra índole que correspondan. ARTÍCULO 6. Sólo podrán residir en el disco duro de cada computadora del Colegio de Médicos Veterinarios de Costa Rica, los programas informáticos instalados o autorizados por la Dirección Ejecutiva con la debida licencia. ARTÍCULO 7. El equipo de cómputo instalado en la institución no podrá ser utilizado en la reproducción de programas informáticos, sean estos, propiedad o no de la institución. ARTÍCULO 8. Será responsabilidad del usuario mantener un respaldo de la información propia de cada oficina que resida en el disco duro de la computadora que se le haya designado para ejecutar sus labores. Los archivos que se encuentren en el disco duro serán respaldados en disquetes o en cd, en cualquier otro medio que permita conservar la información. Los daños o atrasos ocasionados por la pérdida de información, serán responsabilidad absoluta del usuario responsable de custodiarla. Cuando el equipo sea compartido, el jefe de la oficina designará un responsable directo de mantener los respaldos de la información que lo amerite. ARTÍCULO 9. Los funcionarios de la institución por ningún motivo podrán instalar en los discos duros de las computadoras, programas informáticos no autorizados, tales como: juegos, procesadores de palabras, hojas de cálculo electrónico y graficadores y ningún material que atente contra la moral pública, entre otros. Tampoco podrán utilizarlos mediante disquetes u otros medios, salvo autorización expresa del jefe respectivo para un caso especial cuando así lo requiera el funcionario. Queda absolutamente prohibido copiar o en cualquier otra transferir, transmitir, traspasar, ya sea para uso personal o de terceros la información almacenada en los equipos. ARTÍCULO 10. El o los usuarios directos de un equipo de cómputo deben usarlo adecuadamente y brindarle el debido cuidado. Con este fin se tendrá en cuenta, entre otras cosas, lo siguiente: 3

4 a) Evitar la contaminación por virus informáticos en los equipos, para lo cual no se utilizarán disquetes de desconocida procedencia. En todo caso, es obligación del funcionario revisar previamente su estado, independientemente de donde provenga el disquete. b) No se deberán ingerir alimentos o bebidas mientras se esté utilizando el equipo de cómputo. ARTÍCULO 11. La Dirección Ejecutiva o quien esta designe, en cualquier momento, podrá inspeccionar los equipos y programas almacenados en los discos e informar a la coordinación el resultado obtenido. La junta directiva podrá solicitar una revisión técnica del equipo informático en las oficinas donde existan indicios de la utilización de programas utilizados sin la licencia correspondiente o contra lo dispuesto en este reglamento. En cualquier caso para lo dispuesto en este artículo el jefe o quien realice la inspección de los equipos deberá de realizar la diligencia en presencia del usuario y respetando los archivos y o comunicaciones personales. ARTÍCULO 12. La palabra clave o de acceso asignada a cada funcionario para uso de los recursos informáticos es de uso personal, por lo que no podrá ser compartida por los funcionarios. El funcionario titular de la clave será el único responsable por el uso que se les dé a los recursos informáticos accesados por medio de la palabra clave. ARTÍCULO 13. La red internet y el correo electrónico son de exclusiva utilización institucional. Es prohibido utilizar estas herramientas para asuntos de interés privado. Las actividades en línea serán controladas, a solicitud de la jefatura respectiva, cuando se tenga conocimiento de que un funcionario está desacatando esta disposición. ARTÍCULO 14. La Dirección Ejecutiva velará por el uso adecuado y el cuidado del equipo de cómputo que tienen asignado. Cuando se compruebe negligencia de su parte, será responsable conjuntamente con el usuario principal por el uso inadecuado del equipo. ARTÍCULO 15. La junta directiva podrá solicitar, en cualquier momento, una auditoria informática con el fin de verificar que los equipos de la institución de uso administrativo se utilizan exclusivamente en el cumplimiento de los fines que establece la ley del colper y el plan anual operativo aprobado en asamblea general. 4

5 ARTÍCULO 16. Cualquier infracción a este reglamento autoriza a la junta directiva y a la dirección ejecutiva para iniciar el respectivo procedimiento sancionatorio contra el funcionario responsable, de acuerdo con lo dispuesto en el código de trabajo. Rige a partir de su aprobación en el acta , sesión ordinaria de Junta Directiva N 1396 celebrada el lunes 22 de julio de