Código de Conducta de Proveedores de Microsoft

Transcripción

1 Código de Conducta de Proveedores de Microsoft Microsoft aspira a ser algo más que una buena empresa, aspira a ser una gran empresa. Lo que hará esto posible es el compromiso de Microsoft con su misión de permitir que las personas y empresas de todo el mundo desarrollen plenamente su potencial. Este objetivo no se logra únicamente con el desarrollo de innovadoras, sino que también debe estar presente nuestra aportación como empresa y como individuos, la forma en que se gestiona la empresa internamente, y la manera en que pensamos y trabajamos con nuestros clientes, administraciones públicas, proveedores y colectivos. El entorno global de los negocios está en constante evolución y nos exige cada vez más como compañía y como empleados. El mundo no sólo espera que ofrezcamos los mejores productos y servicios, sino también que nos comportemos ética y responsablemente. Es primordial que nuestra conducta esté guiada en todo momento por la integridad y el respeto a las leyes que rigen nuestras actividades empresariales en todo el mundo. Por ello, Microsoft ha elaborado el documento Microsoft Standards of Business Conduct ( que recoge el conjunto de normas a cumplir en la práctica empresarial por parte de todos sus empleados y directivos. Microsoft Standards of Business Conduct son una ampliación de los valores de Microsoft y reflejan nuestro compromiso con el comportamiento ético en la gestión empresarial y el respeto de la ley. Microsoft espera que sus proveedores ( Proveedores ) compartan y adopten el contenido y el espíritu de nuestro compromiso con la integridad. Somos conscientes de que los Proveedores son entidades independientes. Sin embargo, las prácticas y acciones de negocio de un proveedor pueden afectar y/o tener impacto sobre Microsoft. Por ello, Microsoft espera que todos sus Proveedores y sus empleados, agentes y subcontratistas (empleados, agentes y subcontratistas de los Proveedores se denominarán a partir de ahora Representantes ) cumplan el Código de Conducta de Proveedores de Microsoft mientras lleven a cabo actividades empresariales con y/o en nombre de Microsoft. Todos los Proveedores de Microsoft deberán formar a sus Representantes y asegurarse de que comprenden y cumplen el Código de Conducta de Proveedores de Microsoft. CUMPLIMIENTO DE LA LEY Todos los Proveedores de Microsoft y sus Representantes deberán cumplir todas las leyes aplicables en sus respectivos países cuando desarrollen su actividad empresarial con y/o en nombre de Microsoft. Además de las obligaciones específicas que se establecen en el contrato entre el Proveedor y Microsoft, todos los Proveedores de Microsoft deberán, sin limitaciones: Cumplir todos los controles aplicables a sus actividades comerciales, así como con todas las leyes y reglamentos aplicables en materia de exportaciones, reexportaciones e importaciones. Desarrollar su actividad empresarial respetando la legislación sobre libre competencia y competencia desleal vigente en los territorios en que desarrollen sus actividades. Cumplir todas las leyes medioambientales, en particular las relativas a materiales peligrosos, emisiones a la atmósfera, vertidos de desechos y aguas residuales, incluyendo las normas que regulan la fabricación, el transporte, el almacenamiento y el vertido en el medio ambiente de estos materiales. Ser honrados, directos y sinceros en las conversaciones con los representantes de organismos reguladores y funcionarios públicos. No participar en boicots internacionales que no hayan sido aprobados por el Gobierno de los Estados Unidos o por la legislación aplicable.

2 Anticorrupción: Microsoft prohíbe la corrupción de los funcionarios gubernamentales y el pago de sobornos o comisiones clandestinas de cualquier tipo, ya sea cuando se hacen negocios con funcionarios públicos o con personas del sector privado. Microsoft está comprometido con el respeto y el cumplimiento de los estándares de conducta establecidos en la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA) de EE. UU. y las leyes anticorrupción y antilavado de dinero de aquellos países en los que opera. El Proveedor y/o sus Representantes deben cumplir con todas las leyes anticorrupción y antilavado de dinero correspondientes, incluida la FCPA, además de las leyes que rigen el cabildeo, los obsequios y los pagos a funcionarios oficiales, las leyes sobre las contribuciones a campañas políticas y otros reglamentos relacionados. Ningún Proveedor y/o sus Representantes ofrecerán pagos ni objetos de valor (incluidos viajes, obsequios y gastos de hospitalidad, así como donaciones a organizaciones de caridad), ya sea directa o indirectamente, a funcionarios o empleados de cualquier gobierno, agencia gubernamental, partido político u organización pública internacional, o candidato a un cargo político, para (i) influir de manera inadecuada en cualquier acto o decisión de dicho funcionario, empleado o candidato a los fines de promover los intereses comerciales de Microsoft del modo que fuere, o (ii) promover de alguna otra forma inadecuada los intereses comerciales de Microsoft del modo que fuere. PRÁCTICAS DE NEGOCIO Los Proveedores de Microsoft y sus Representantes deberán desarrollar su actividad empresarial con integridad y de conformidad con las obligaciones que hayan asumido en sus respectivos contratos con Microsoft. Además de las obligaciones específicas que se establecenconsignen en dichos contratos, todos los Proveedores de Microsoft deberán, sin limitaciones: Registrar e informar de forma honrada y precisa de todos los datos de negocio pertinentes y cumplir con las leyes aplicables a su formalización y exactitud. Crear, mantener y deshacerse de registros de datos de la actividad de acuerdo con todos los requisitos legales y la normativa vigente. Proteger y hacer uso de forma responsable de los de los activos físicos e intangibles de Microsoft, incluyendo los edificios, existencias, consumibles y equipos, siempre que Microsoft haya autorizado previamente su utilización. Utilizar los sistemas y tecnologías de la información (incluido el correo electrónico) facilitados por Microsoft con fines relacionados exclusivamente con Microsoft. Queda estrictamente prohibida la utilización, por los Proveedores y sus Representantes, de los sistemas y tecnologías de la información facilitados por Microsoft con la finalidad de crear, acceder, almacenar, imprimir, pedir o enviar todo tipo de material intimidatorio, hostil, amenazante, grosero, con contenido sexual explícito, ofensivo o inadecuado, y/o enviar comunicaciones falsas, despectivas o maliciosas. Cumplir todos los requisitos exigidos por Microsoft relativos al mantenimiento de contraseñas, confidencialidad, seguridad y procedimientos de privacidad como condición para suministrar a Microsoft bienes o servicios u obtener acceso a la red corporativa interna de Microsoft así como a todos sus sistemas y edificios. Respetar los derechos de propiedad intelectual e industrial de Microsoft y otras personas, lo que incluye, entre otros derechos, los derechos de autor, marcas y secretos comerciales. Utilizar el software, hardware y los contenidos únicamente de acuerdo con sus respectivas licencias o condiciones de uso.

3 Comunicarse con la prensa en nombre de Microsoft sólo si el Proveedor y/o Representante(s) ha recibido una autorización escrita de Microsoft para hacerlo. No se recomienda entregar regalos a los empleados de Microsoft dado que incluso un obsequio bien intencionado podría considerarse un soborno en determinadas circunstancias, o crear conflictos de interés. No ofrezca ningún objeto de valor para obtener o mantener un beneficio o una ventaja inadecuados para quien otorga el obsequio, y tampoco ofrezca nada que podría en apariencia influir, comprometer el juicio u obligar al empleado de Microsoft. En caso de ofrecer un obsequio, una comida o un entretenimiento a los empleados de Microsoft, siempre use el buen juicio, la discreción y la moderación. El Proveedor y/o sus Representantes deben abstenerse de dar a los empleados de Microsoft un regalo, o conjunto de regalos, que supere el valor de 400 dólares en un año (o una suma inferior según las leyes vigentes) y jamás ofrecer sobornos, comisiones clandestinas, canjes por bienes o servicios, ni ningún otro incentivo a un empleado de Microsoft para obtener o conservar un negocio con la compañía. Antes de entregarle un obsequio a un empleado de Microsoft, el Proveedor y/o sus Representantes deben determinar primero si el obsequio está permitido de acuerdo con la política de la unidad comercial del empleado de Microsoft y del país, dado que las políticas comerciales de Microsoft y las regionales podrían prohibir totalmente los obsequios o restringir su valor a menos de 400 dólares. Los proveedores tienen prohibido entregar obsequios de cualquier valor a cualquier miembro del Grupo de Aprovisionamiento Global (GPG) o a sus representantes. Los obsequios y las atenciones ofrecidos o recibidos deberán estar de acuerdo con la legislación vigente, no deberán violar las respectivas políticas de quien los ofrece o recibe y deberán ser coherentes con los practicas y costumbres locales. Evitar la falta de decoro y/o conflictos de interés, tanto reales como aparentes. Los Proveedores y/o sus Representantes no deberán tratar directamente con ningún empleado de Microsoft cuyo cónyuge, compañero sentimental u otra persona con la que tenga una relación de parentesco tenga un importante interés económico en el Proveedor. También está prohibido intervenir durante la negociación del acuerdo con el Proveedor o llevar a cabo las obligaciones del Proveedor con un cónyuge, compañero sentimental u otro pariente que sea empleado de Microsoft. Evitar el tráfico o abuso de información privilegiada mediante la compra o venta de acciones de Microsoft o de otra empresa cuando se esté en posesión de información que no sea accesible para el público inversor y que podría influir en la decisión de un inversión respecto de la adquisición o venta de acciones. PRÁCTICAS DE CONTRATACIÓN Microsoft espera que sus Proveedores compartan su compromiso con los derechos humanos y la igualdad de oportunidades en el puesto de trabajo. Los Proveedores de Microsoft deberán desarrollar sus prácticas relativas a las relaciones laborales respetando todas las leyes aplicables. Todos los Proveedores de Microsoft deberán, sin limitación: Colaborar con Microsoft en su compromiso para evitar el acoso y la discriminación ilegal de trabajadores. Reconocemos y respetamos las diferencias culturales y, por ello, creemos que los Proveedores no deben desarrollar prácticas discriminatorias en sus procesos de contratación, retribución, formación, promoción, terminación de la relación laboral o jubilación por razón de raza, color, sexo, nacionalidad, religión, edad, discapacidad, identidad o expresión de género, estado civil, orientación sexual o condición militar. Garantizar un entorno laboral seguro y saludable, que cumpla con todas las leyes y prácticas sanitarias y de seguridad vigentes. Deberán adoptarse las medidas pertinentes para reducir y prevenir los riesgos laborales.

4 Prohibir el consumo, posesión, distribución y/o venta de drogas ilegales en las dependencias arrendadas o propiedad de Microsoft. Hacer uso únicamente de mano de obra voluntaria. Está prohibida la utilización de mano de obra forzada por parte de un Proveedor de Microsoft y/o sus subcontratistas, tanto en régimen de servidumbre o en cumplimiento de condenas penitenciarias. No se exigirá a los empleados la constitución de depósitos de dinero o de sus documentos de identidad con su empleador. Los empleados deben ser libres para abandonar la empresa de acuerdo con las leyes locales y nacionales sin sanción alguna. Respetar las leyes y regulaciones relativas a la edad laboral mínima y no utilizar mano de obra infantil. Los proveedores no podrán contratar a menores de 15 años, en edad de escolarización obligatoria o por debajo de la edad mínima para trabajar (se aplicará la más elevada de las dos). Microsoft sólo apoya el desarrollo de programas legítimos de aprendizaje para jóvenes con fines educativos y no colaboraremos con aquellos que abusen de estos sistemas. Los trabajadores con edad inferior a 18 años no podrán realizar tareas peligrosas y estarán exentos de turnos de noche, en consideración a sus necesidades educativas. No participar en malos tratos ni ejercer el castigo físico. Están expresamente prohibidas: la utilización de castigos físicos, las amenazas de maltrato físico, sexual, verbal o de otra índole, así como cualquier otra forma de intimidación. Pagar salarios dignos. Debe facilitarse a los trabajadores, de forma clara y por escrito, la información concerniente a sus condiciones salariales, antes de iniciar la relación laboral y en cualquier momento que sea necesario durante el período de empleo. No estarán permitidas ni las reducciones salariales como medida disciplinaria, ni cualquier otro tipo de reducción salarial no contemplado por la legislación nacional vigente sin que medie autorización expresa del trabajador. Cualquier medida disciplinaria debe ser registrada. El salario y las retribuciones extraordinarias de una semana de trabajo estándar deben cumplir como mínimo con la normativa legal del país. No podrán exigir a sus empleados que trabajen más horas diarias de las estipuladas por las leyes y reglamentos locales y nacionales. Asimismo, deberán garantizar que las horas extraordinarias sean voluntarias y retribuidas de acuerdo con las leyes y reglamentos locales y nacionales. Conservar los documentos y demás registros relativos a los empleados de acuerdo con las leyes y reglamentos locales y nacionales, y proporcionar en el debido plazo, por medio de nóminas o documentación similar, las condiciones que regulan el pago a los empleados. CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE CONDUCTA DE PROVEEDORES DE MICROSOFT Es responsabilidad del Proveedor asegurarse de que sus Representantes entienden y respetan el Código de Conducta de Proveedores de Microsoft, así como informar a su contacto de Microsoft (o a un miembro de la dirección de Microsoft) en caso de que un Proveedor infrinja el Código descrito en el presente documento. Se espera que los Proveedores de Microsoft supervisen ellos mismos si sus actuaciones son conformes al Código de Conducta de Proveedores de Microsoft. Además de otros derechos que pueda tener Microsoft en virtud del contrato específico con el Proveedor, Microsoft podrá solicitar la separación inmediata de cualquier Representante cuyo comportamiento sea ilegal o irrespetuoso con el descrito en el presente Código o en cualquier otra directiva de Microsoft. INFORMAR SOBRE COMPORTAMIENTOS DUDOSOS Y/O POSIBLES INFRACCIONES

5 Si usted desea informar acerca de un comportamiento dudoso o de una posible infracción del Código de Conducta de Proveedores, producido durante el tiempo en que un proveedor ha suministrado bienes o servicios a Microsoft, Microsoft pone a su disposición diferentes mecanismos para ayudarle. 1. Microsoft Business Conduct Line, en el número MSFT (6738) 2. Si llama desde fuera de los Estados Unidos, puede hacer una llamada a cobro revertido a Microsoft Business Conduct Line contactando con un operador internacional y solicitando llamar a cobro revertido al número Si usted es un Proveedor con acceso a la Intranet de Microsoft, puede enviar un mensaje de correo electrónico al Director de Cumplimiento al alias de Cumplimiento y Prácticas de Negocio : buscond@microsoft.com 4. Puede también enviar una carta al Director de Cumplimiento a la siguiente dirección: Director of Compliance at Microsoft Corporation, Law and Corporate Affaire, One Microsoft Way, Redmond, WA o enviar un fax de forma confidencial al número Microsoft no tolerará que se tomen ningún tipo de represalias contra una persona que, actuando de buena fe, haya pedido consejo o haya informado sobre un comportamiento dudoso o una posible infracción de este Código.