EMPRESA DE ENERGIA ELECTRICA DEL Código A GOC.F0.1 O DEPARTAMENTO DEL GUAVlARE Fecha~de. NIT ).9 Aprobación

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1 EMPRESA DE ENERGIA ELECTRICA DEL A GOC.F0.1 O DEPARTAMENTO DEL GUAVlARE Fecha~de _,, Jff/j ~~ NIT ) E::NC::RGUAV~E: Página Página l de S COMUNICADO DE GER,ENCIA No. 05 (Julio 28 de 2016) "Por medio del cual se modifica y actualiza el Acto de Gerencia No. 54 del 14 de Julio de 2011, por medio del cual se crea el comité interno de archivo de la EMPRESA DE ENERGIA ELECTRICA DEL "ENERGUA VIARE S.A. ESP" CONSIDERANDO: Que la ley 80 de 1989 establece que la función del Archivo General de la Nación es promover la organización y fortalecimiento de los archivos de las enl:jdades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental. Que la ley 594 del 2000 Ley General de Archivos en su ámbito de aplicación comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley. En su artículo s0 literal a) define el Sistema General de Archivos como "un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre si, que posibilitan la homogenizadón y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos" Que en su artículo 5 literal b) de la Ley 594 de 2000 Integran al Sistema Nacional de Archivos, "el Archivo General de la Nación, los archlvos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización admfnistrativa, territorial y por servicios" Que en su artículo 6 la Ley 594 de 2000 establece que las entidades integrantes de! Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de aslstencia técnlca, ejecución, control, seguimiento y coordinación

2 EMPRESA DE ENERG A EL CTRICA DEL NIT 82Z.004"'681).9 Fecha de A GOC-F / COMUNICADO DE GERENCIA Página Página 2 de S Que el Decreto 1080 de 2015, Decreto Único Reglamentarlo del sector de cultura. En sus artículos , , y reglamenta la creación, conformación y funciones del comité interno de archivo. Que el artículo que las instancias en materia de aplicación de la política archivista en las entidades territoriales serán los comités internos de archivo... " Las entidades territoriales en los departamentos, distritos y municipios establecerán mediante acto administrativo, un Comité Interno de Archivo cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivfstlca y de gestlón documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias." Que el artículo decreto. conformación del comité interno de archivo del presente Que el artículo funciones del comité interno de archivo. Es pertinente señalar que el Decreto 2578 de 2012, Decreto 2609 de 2012, Decreto 1515 de 201, Decreto 2758 de 201, Decreto 1100 de 2014, Decreto 29 de 2.015, Decreto 10 de 2015, Decreto 106 de 2015, no se encuentran vigentes. Si bien la normatlvidad fue derogada, los textos sigue siendo los mismos, solo que ahora nos referirnos a un Decreto unificado. Que mediante acto No. 54 del 14 de Julio de 2011, se creó el comité de archivo de la EMPRESA DE ENERGIA ELECTRICA DEL "ENERGUAVIARE S.A. ESP" como grupo asesor de alta dirección como máxima autoridad para la adopción de planes y programas de gestión documental, y toma de decisiones en los proceso administrativos y técnicas de archivo. Que el Decreto 2578 de 1 de Diciembre de 2012, emanado del Ministerio de Cultura derogo en su totalidad el Decreto 4124 del 2004, sobre reglamentación del sistema Nacional de Archivos y el artículo 4 de acuerdo 12 de 1995, los cuales sustentaban el acto 54 del 14 de julio de 2011 sobre creación del comité de archivo de la EMPRESA DE ENERGIA ELECTRICA DEL DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE "ENERGUAVIARE S.A. ESP" Que en aplicación a la Ley 594 de 2000, y teniendo en cuenta las directrices del Decreto 2578 de 2012 y el Decreto 1080 de 2015 se hace necesario modificar y '""""...

3 EMPRESA DE ENERG A EL CTRICA DEL NIT ~9 Fecha do Pégina A-GDC-F Página de 5 actualizar el acto 54 del 14 de Julio de 2011 mediante el cual se creó el comité interno de archivo, reasignando los miembros y las funciones del comité interno de archivo de la EMPRESA DE ENERGIA ELECTRICA DEL DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE "ENERGUAVIARE S.A. ESP", y teniendo en cuenta que posteriormente a la creación del comité interno de archivo, la estructura organizadonal de la empresa fue modificada por la Junta Directiva de la empresa. Que en mérito de lo expuesto: RESUELVE: ARTICULO PRIMERO: Modificar el Acto de Gerencia No.54 de Julio 14 de 2011, por medio del cual se creó el comité interno de archivo de la EMPRESA DE ENERGIA ELECTRICA DEL "ENERGUAVIARE S.A. ESP" en sus artículos segundo, y tercero, los cuales quedaran de las siguiente manera: ARTICULO SEGUNDO: Conformación del Comité interno de Archivo: El comité de archivo de la EMPRESA DE ENERGIA ELECTRICA DEL DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE "ENERGUAVIARE S.A. ESP" será Integrado de la siguiente manera: l. 8 Gerente, o quien sea delegado, quien actuara como presidente. 2. El Director de Planeación. El subgerente Administrativo 4. El subgerente Financiero s. El subgerente Comercial y Mercadeo 6. La Secretaria General y Jurídica 7. El subgerente de Distribución 8. La profesional 2 de Sistema de Gestión de Calidad 9. La técnico 04 de Archivo, quien será la secretaria técnica del comité. PARAGRAFO: La asistencia de los miembros del comité Interno de archivo a las reuniones será obligatoria, cuando alguno de sus miembros no pueda asistir deberá comunicarlo por escrito, enviando a la secretaria técnica del comité de archivo, la correspondiente excusa con la indicación de las razones de su Inasistencia a más tardar el día hábil anterior a la respectiva reunión. En la correspondiente acta de la reunión, la secretaria técnica dejara cohstancia de la asistencia de los miembros y en caso de inasistencia lo señalara Indicando si se presentó en forma oportuna la excusa correspondiente R

4 . ~ E:N:::Rl:.AJA\ll lake: EMPRESA DE ENERGIA ELECTRICA DEL A GDC-F0-10 Fecha de NIT / Vers16n Página Página 4de 5 ARnCULO SEGUNDO: Funciones del comité interno de archivo: Las funciones del comité interno de archivo de la EMPRESA DE ENERGIA ELECTRICA DEL "ENERGUAVIARE S.A. ESP" quedaran de la siguiente manera: l. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la nonnativldad archlvfstica. 2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.. Aprobar tablas retención documental de la entidad y enviarlas Consejo Departamental o Distrítal de Archivos para su convalidación y al Archivo de la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro. 4. Llevar a estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivfstlca de la entidad, Incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de información en la gestión de documentos electrónicos de ronformidad con lo establecido en el de Procedimiento Administrativo y lo Contencioso Administrativo. 5. Aprobar programa gestión de documentos ñsicos y electrónicos presentados por el archivo de la respectiva Entidad. 6. Aprobar el plan aseguramiento documental con miras a proteger documentos contra diferentes riesgos. 7. Revisar e Interpretar la normativldad archivística que expida Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y los Archivos Generales Territoriales y adoptar las decisiones que permitan su Implementación al interior la respectiva entidad, respetando siempre principios archlvísticos. 8. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad. 9. Aprobar formas, formatos y formularías físicos y electrónicos que requiera la entidad para desarrollo de sus funciones y procesos. 10.Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico. 11. Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas. 12. Hacer seguimiento a la implementación de la tabla de retención documental, así como al Modelo Integrado de Planeacíón y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental. 1. Analizar las diferentes tipologías documentales, determinar sus valores, criterios de retención y descarte

5 EMPRE OE ENERG A EL CTR CA DEL NIT Feche <le A GOC-F0..1 O COMUNICADO OE GERENCIA P~ina Página 5 de 5 14.Aprobar las modificaciones o adiciones a la tabla de retención documental, acorde a los registros o documentos que puedan surgir de nuevos procesos o actividades. La alta dirección podrá asignar funciones adicionales, siempre que estas se relacionen con el desarrollo de la normatividad colombiana en materia de archivos y gestión documental. ARTICULO CUARTO: Convocatoria del comité interno de archivo: El comité deberá ser convocado por su presidente cada vez que las circunstancias lo requieran y como mínimo una vez cada tres () meses. De cada reunión del comité se levantara un acta suscrita por el presidente, la secretaria técnica del comité y los demás representantes cuyo original reposara en la secretaria técnica del comité interno de archivo. En las actas de la reunión del comité interno de archivo deberá indicarse, su número lugar y fecha y hora de la reunión, relación de los asistentes, así como la relación de los asuntos tratados y las decisiones adoptadas. ARTÍCULO QUINTO: El presente comunicado de gerencia deberá informarse a los miembros que conforman el comité interno de archivo de la EMPRESA DE ENERGIA ELECTRICA DEL ''ENERGUAVIARE S.A. ESP ARTICULO SEXTO: El presente comunicado de Gerencia rige a partir de su expedición Dado en San José del Guaviare (Guaviare) el 28 de Julio de Fl~... _,. t """"