Reglamento de Régimen Interno Cluster Tic Galicia

Transcripción

1 Reglamento de Régimen Interno Cluster Tic Galicia 1. Definición del RRI 1. Este documento constituye el reglamento de régimen interno del Cluster Tic Galicia. 2. Se constituye con el objeto de precisar aspectos de la gobernanza y gestión diaria del Cluster no recogidos en los Estatutos 3. Este documento nunca estará en oposición a los Estatutos. En caso de conflicto, prevalecerán los Estatutos. 2. Regulación del régimen interno del COES 4. El COES es el máximo órgano inter-asambleas del Cluster 5. El COES se reúne al menos 4 veces al año. Las reuniones son convocadas por la gerencia con firma del presidente y deben ser convocadas con la menos 5 días de antelación y deben contar con orden del día específico. 6. La función del COES es establecer e impulsar la estrategia del Cluster TIC. 7. El Presidente o en quién delegue dirige la reunión y otorga los turnos de palabra. El Secretario o en quién delegue debe tomar acta de la reunión. 8. Las actas deben ser enviadas antes de que transcurran 10 días desde la fecha de celebración para ser aprobadas de forma online 9. Una vez aprobadas las actas serán publicadas por y web a todos los miembros del Cluster. 10. Es recomendable, aunque no obligatorio, que cada miembro del COES tenga una responsabilidad concreta. A modo de inventario no exhaustivo, se listan las siguientes responsabilidades que cada miembro puede asumir Responsable de Comunicación Externa del Cluster (Portavoz) Responsable de I+D Responsable de cada línea principal del plan estratégico vigente Responsable de fomento de la Internacionalización de las empresas del Cluster Responsable de Formación del Cluster Responsable de relaciones con Asociaciones/Clusteres TIC españoles Responsable de relaciones con Asociaciones TIC no miembros del Cluster Responsable de relaciones con Asociaciones o Clústeres no TIC (1 n) Responsable de relaciones con Cluster TICs de otros países Responsable de marketing interno del Cluster 1

2 11. Las responsabilidades en el COES serán definidas por el presidente, y se asignarán por un período renovable de 1 año, a discreción del Presidente. 12. Cada miembro del COES con una responsabilidad deberá efectuar al menos un informe anual de actividades. 13. El COES podrá delegar asuntos de gestión en el CODI. A modo de inventario no exhaustivo, se listan las siguientes responsabilidades que pueden ser delegadas en el Codi por acuerdo expreso del COES Gestión económica ordinaria Gestión de personal ordinaria Diseño y ejecución de acciones para desarrollar la estrategia aprobada en el COES Organización de eventos Gestión de las comunicaciones online Organización de Asambleas de cualquier índole. Admitir o denegar las solicitudes de incorporación de nuevos miembros y de readmisión, siempre y cuando no procedan de una expulsión. 14. El COES hará oficial en un acta las materias delegadas al CODI, que permanecerán de ese modo asignadas al CODI hasta que se altere la situación por el mismo procedimiento. 15. En caso de que, al momento de efectuar la votación para designar miembros del COES, no se hubiesen completado todas las cadidaturas, el COES elegido podrá invitar, mediante votación interna y en cualquier momento, a cualquier socio a formar parte del mismo 16. En caso de que un miembro del COES cause baja, se procederá del siguiente modo: A) se incorporarán al COES los miembros que se hubiesen presentado en la anterior elección, según el número de votos obtenidos 17. el Gerente del Cluster debe asistir al COES con voz pero sin voto y en ausencia del Secretario será quien levante el Acta de las reuniones 2

3 3. Regulación del régimen interno del CODI 18. La función del CODI es ejecutar las acciones encomendadas por el COES 19. El CODI se reúne al menos 10 veces al año. Las reuniones son convocadas por la gerencia con firma del presidente y deben ser convocadas con al menos 5 días de antelación y deben contar con orden del día específico. 20. El Presidente o en quién delegue dirige la reunión y otorga los turnos de palabra. El Secretario o en quién delegue debe tomar acta de la reunión. 21. Las actas deben ser enviadas antes de que transcurran 10 días desde la fecha de celebración para ser aprobadas de forma online 22. Una vez aprobadas las actas serán publicadas por y web a todos los miembros del Cluster. 23. En caso de que un miembro del CODI cause baja, se procederá del siguiente modo: A) se incorporarán al CODI los miembros del COEs pertenecientes a su mismo brupo, por invitación del presidente. En cso de que no hubiese suficientes, el presidente podrá invitar al CODI a cualquier miembro del COES. 3

4 4. Gestión de grupos de trabajo 24. Los grupos de trabajo son creados y cancelados por el Coes 25. Todos los grupos de trabajo deben tener, dentro del mes posterior a su creación, objetivos aprobados por el COES. Los objetivos pueden aprobarse por medios online. 26. Los objetivos de los grupos de trabajo deben renovarse anualmente. 27. Todos los grupos de trabajo deben presentar una evaluación anual del cumplimiento de sus objetivos al COES. 28. El CODI es el órgano de seguimiento de los grupos y podrá solicitar en cualquier momento un informe de evaluación de seguimiento de objetivos 29. La gerencia mantiene unos modelos oficiales de actas y convocatorias que todos los grupos de trabajo deben seguir para que las reuniones sean consideradas válidas 30. Todas las actas, convocatorias y documentos del grupo deben estar almacenadas en la web del cluster. 31. Cada grupo de trabajo elige a su Presidente-Coordinador en votación y debe renovarse anualmente. Salvo renuncia o pérdida de la condición de asociado, no existe la posibilidad de promover el cambio de Coordinador antes del período anual 32. El Presidente-Coordinador efectúa las convocatorias a través de la administración del Cluster, dirige las reuniones y levanta acta. 33. Las actas deben ser enviadas antes de que transcurran 10 días desde la fecha de celebración para ser aprobadas de forma online 34. Una vez aprobadas las actas serán publicadas por y web a todos los miembros del Cluster. 35. La gerencia mantiene unos formularios oficiales de solicitud de gasto y da cuenta de los mismos. 36. Cualquier grupo puede hacer una solicitud de gasto de cualquier tipo. La solicitud será tramitada por la gerencia hasta 1.000, por el CODI hasta y para gastos superiores deberá ser aprobado por el COES. En todo caso y para evitar que esto complique la gestión económica del presupuesto y tesorería del Cluster (desviaciones no previstas), cada Grupo deberá presentar previamente un presupuesto de gasto de funcionamiento para el año próximo, que será incluido en el presupuesto operativo anual del Cluster. 37. Los beneficios obtenidos a cambio de estos gastos podrán ser disfrutados por cualquier asociado al cluster. En caso de que los integrantes del grupo asuman el gasto por su cuenta, podrán limitar el acceso a esos beneficios a otros miembros. 38. El COES podrá asignar grupos de trabajo como apoyo de las responsabilidades de miembros del COES. 39. Grupos de trabajo especiales El COES podrá aprobar la creación de grupos especiales donde podrán incorporarse de forma estable entidades no pertenecientes al Cluster. 4

5 5. Convenios con entidades externas al Cluster 40. Motivación de convenios de alianzas: El Cluster debe tratar de integrar en su seno todos los agentes de la cadena de valor del sector. Si es necesario, esto podrá conseguirse a través de convenios específicos 41. El Cluster debe tratar de minimizar todos sus costes operativos mediante convenios con el resto de las asociaciones del sector. 42. El Cluster debe tratar de establecer colaboraciones estables con otros cluster similares, autonómicos, nacionales e internacionales. En especial, con el Cluster o Asociación que ostente la representación mayoritaria del sector TIC español. 43. El COES aprobará la propuesta de iniciar conversaciones con otras entidades y los convenios de alianzas finales propuestos para su aprobación. 6. Normas adicionales a Estatutos para asambleas ordinarias 44. Se limitan el número de delegaciones de voto por asociado a Normas adicionales a Estatutos para asambleas extraordinarias 45. Las candidaturas a cualquier cargo del Cluster deberán ser comunicadas por la Gerencia del Cluster a todos los miembros desde el momento en que sean recibidas en el registro del Cluster 46. Se limitan el número de delegaciones de voto por asociado a No se admitirán candidaturas a Presidente de personas/entidades que hayan ejercido ese cargo en los dos mandatos inmediatamente anteriores. 5

6 8. Responsabilidades generales del gerente del Cluster 48. El gerente es responsable de la correcta administración económica del Cluster, de proporcionar la información económica y fiscal que requiera el Tesorero para el desempeño de sus obligaciones y de elaborar los informes de control de gestión mensuales para su entrega al CODI. 49. El gerente es responsable de la correcta administración del personal del Cluster 50. El gerente deberá elaborar y presentar el presupuesto operativo anual para cada año N+1 antes del del año N 51. El presupuesto del Cluster deberá contener al menos: Cuenta de resultados de gestión, periodificada por mes. Cuadro de Financiación. Plan de ingresos : fijos y variables Plan de gastos: fijos y variables Plan de negocio de cada servicios Plan de negocio de cada proyecto. Cada proyecto será objeto de un seguimiento económico a nivel de cuenta de resultados individual comparada contra su correspondiente plan de negocio que deberá reportarse con periodicidad mensual al CODI. 52. El gerente es responsable de la organización de las asambleas 53. Autorizaciones de gasto. El gerente es el encargado de vigilar que se cumplan los niveles de autorización requeridos para afrontar los compromisos de gasto del Cluster: Hasta 1.000, nivel de autorización 0: Gerente Hasta 3.000, nivel de autorización 1: Presidente Hasta , nivel de autorización 2: CODI Por encima, nivel de autorización 3: COES 54. El gerente es responsable de que se cumplan las obligaciones documentales y contables a las que se refiere el artículo 46. 6

7 9. Normas adicionales a Estatutos para bajas 55. Los miembros del Cluster que causen baja voluntaria y soliciten su reingreso antes de 2 años deberán abonar una cuota de alta equivalente a 12 mensualidades con objeto de contribuir a cubrir los gastos de mantenimiento del Cluster en su ausencia. Esta cuota de reingreso podrá ser eliminada o modificada por acuerdo del COES. 10. REFORMA DE ESTATUTOS 56. Se crea una comisión permanente de mejora de Estatutos y de RRI, que podrá proponer anualmente a la asamblea mejoras de Estatutos o de RRI tendentes por lo menos a: Reforzar el palel de las empresas en el Cluster Mejorar la operativa del cluster 11. Normas Deontológicas aplicables a los miembros del Cluster TIC 57. Los miembros del Cluster se abstendrán de efectuar acciones públicas tendentes a menoscabar la buena fama de otros miembros del Cluster. 12. Resolución de conflictos 58. En caso de desacuerdo con la gestión de cualquier miembro del COES, un grupo de al menos 7 miembros podrá solicitar una valoración de dicha gestión. 59. La valoración será efectuada en un COES ordinario en que conste dentro del orden del día como punto específico 60. Tras la valoración, el miembro del COES tendrá turno de palabra y tras él se efectuará una votación apoyando o no la crítica a la gestión 61. Si el apoyo a la crítica es mayoritario, se solicitará al miembro del Coes que dimita de su Cargos. Si el miembro del COES es el presidente, se requerirá mayoría de 2/3 de los miembros totales del COES, presentes o no presentes, para solicitar esa dimisión 7