Bandeja de Firmas Portafirmas versión 4 MANUAL BÁSICO DE USUARIO

Transcripción

1 Bandeja de Firmas Portafirmas versión 4 MANUAL BÁSICO DE USUARIO

2 ÍNDICE Contenido 6.1 Acciones que podemos hacer sobre una petición: Línea de firma Documentos para firmar Seleccionar los destinatarios de la petición de firma Opciones Adjuntar documentos Bandeja de Firmas Portafirmas 2

3 1 Novedades de la nueva versión Interfaz más amigable e intuitiva. Compatibilidad con cualquier navegador y sistema operativo. (Con la instalación de una aplicación externa autofirm@). Adjuntar varios archivos con un solo botón. Posibilidad de firmar mediante el móvil (con la instalación de la aplicación correspondiente en Android e IOS) 2 Introducción El presente documento tiene como objetivo definir al usuario el funcionamiento de la aplicación, así como todos los aspectos que la engloban. Cómo manejar el programa, cómo filtrar o buscar las peticiones existentes, firmar un documento o bien simplemente consultar los estados por los que ha pasado un documento. Comenzaremos comentando los requisitos básicos que debe cumplir nuestro equipo para el correcto funcionamiento de la aplicación. Bandeja de Firmas Portafirmas 3

4 3 Requisitos Antes de acceder a Portafirmas nuestro equipo debe cumplir una serie de requisitos: 1. Aplicación Para la instalación puede acceder directamente a y allí podrá seleccionar la versión acorde a su sistema operativo (Windows 32/64 bits, Linux o MAC). 2. Certificado personal de usuario o DNI electrónico. Recordar que los procesos de instalación de software deben realizarse con un usuario administrador de nuestro equipo o bien por el personal encargado de ello. NOTA: Se puede seguir accediendo con JAVA e Internet Explorer sin tener instalado autofirm@ pero es una opción no recomendable. Bandeja de Firmas Portafirmas 4

5 4 Interfaz 4.1 Pantalla de inicio de Bandeja de Firmas Acceso a la plataforma Enlace de descarga de AutoFirm@ Enlaces a solicitud de alta y ayuda para solicitar un certificado Test de Firma Digital Verificación del Código Seguro de Verificación (CSV) En la nueva pantalla de la Bandeja de Firmas podemos distinguir las siguientes partes: - Para acceder a la Bandeja pulsaremos sobre el botón Entrar con certificado digital (1). Automáticamente nos solicitará un Certificado Electrónico válido. - Si no disponemos de acceso a la plataforma podemos solicitarlo en el enlace señalado (2). También, si no disponemos de Certificado podemos descargar una guía para obtenerlo (3). - Si queremos verificar un Código Seguro de Verificación podemos pulsar sobre el enlace (4). - A través del enlace (5) podemos descargarnos la aplicación AutoFirm@. - Si queremos saber si cumplimos con los requisitos para poder acceder y firmar en la Bandeja podemos ejecutar un test de firma Digital en el enlace (6). Bandeja de Firmas Portafirmas 5

6 4.2 Pantalla principal Bandeja de Firmas A primera vista, vamos a ver tres partes que se compone el Portafirmas: 1. Bandeja de peticiones. Bandejas de las peticiones de firma que tenemos pendientes, enviadas, caducadas También podremos realizar una nueva petición de firma. 2. Acciones. Botones con las acciones que podemos hacer sobre el listado de las peticiones. 3. Listados. Listados de las peticiones que hayamos seleccionado en la parte 1 (peticiones) 4. Detalle de la petición. En esta parte podemos ver el detalle de la petición que hemos seleccionado. Podemos ver los documentos que tenemos que firmar, así como la línea de firma que sigue la citada petición. A continuación, vamos a describir en profundidad cada uno de las partes. Bandeja de Firmas Portafirmas 6

7 5 Bandeja de peticiones Existen seis bandejas distintas en la aplicación que serán detalladas más adelante en sus respectivos apartados: Documentos pendientes de ser firmados por el interesado Muestra las peticiones que han sido firmadas o devueltas. Muestra peticiones que no podemos firmar o rechazar hasta que el/los firmante/s anterior/es en el orden de firma las firmen. En este apartado se almacenan las peticiones que han caducado. Muestra las peticiones que hemos enviado desde la pantalla de redacción. Por un lado, está la bandeja Pendientes, donde se encuentran las peticiones recién enviadas, que aún no han sido firmadas. En la bandeja Terminadas se guardan las peticiones que han sido firmadas o retiradas Bandeja de Firmas Portafirmas 7

8 6 Firmar/Rechazar una petición Al situarnos sobre la bandeja de peticiones pendientes, se nos listarán aquellas peticiones de firma que tenemos pendientes. Al pulsar sobre una de ellas, vemos lo siguiente: 6.1 Acciones que podemos hacer sobre una petición: Firmar la petición. Se abrirá una ventana en la que nos pedirá Iniciar firma y posteriormente otra con la confirmación que ha finalizado, tal y como muestran las siguientes imágenes: Bandeja de Firmas Portafirmas 8

9 Rechazar la petición. Se abrirá una ventana en la que rechazaremos la petición de firma y en el que también podemos poner un texto con los motivos de dicho rechazo. 6.2 Línea de firma En la imagen siguiente podemos ver la línea de firma que sigue la petición. El orden que lleva es el orden asignado cuando se realiza la petición. Además, aparecerá si ha sido firmada con un check verde Bandeja de Firmas Portafirmas 9

10 6.3 Documentos para firmar En nuestra petición que vamos a firmar, se nos listará los documentos que hemos de firmar. Para ver el contenido hay pulsar el icono resaltado de la siguiente pantalla: Bandeja de Firmas Portafirmas 10

11 7 Realizar una petición de firma Bandeja de Firmas - Portafirmas Al seleccionar REDACTAR de la parte de peticiones, se nos abrirá la pantalla de generar una nueva petición de firma. Vamos a explicar el proceso de generar una nueva petición. El proceso básicamente podemos resumirlo en seleccionar los destinatarios de la firma (7.1), seleccionar entre las opciones si es una firma en cascada o paralelo (7.2) y por último seleccionar los archivos que se enviarán a la petición de firma, así como posibles anexos (7.3). Bandeja de Firmas Portafirmas 11

12 7.1 Seleccionar los destinatarios de la petición de firma La manera más fácil y rápida de seleccionar destinatarios es situarnos sobre el campo PARA de la ventana e ir escribiendo los nombres de los destinatarios. En ese momento saldrán en un desplegable las personas que han encontrado con lo que hemos introducido. Seleccionaremos el interesado que estamos buscando. Si queremos añadir otro destinatario pulsaremos sobre el botón + situado abajo. Podemos optar por un Visto Bueno seleccionándolo del desplegable. En nuestro ejemplo es Juan Nadie Nadie. NOTA: En una petición siempre tiene que haber al menos una firma y NO puede dar el Visto Bueno el último destinatario. 7.2 Opciones En las opciones podemos especificar el tipo de firma ya sea en cascada (se firma en el orden establecido en el campo para) o bien paralela (se firma en cualquier orden). Se recomienda usar siempre la opción por defecto en cascada. Bandeja de Firmas Portafirmas 12

13 7.3 Adjuntar documentos Bandeja de Firmas - Portafirmas Para adjuntar los documentos que queremos enviar en la petición de firma, así como los ficheros adjuntos, simplemente pulsaremos el botón de elegir archivos y seleccionaremos uno o varios archivos. El resultado sería como muestra la siguiente imagen. NOTA: Los ficheros no deben superar los 20MB solo pueden ser PDF. Bandeja de Firmas Portafirmas 13

14 8 Descarga de documentos firmados Una vez nuestras peticiones de firma han sido firmadas podemos proceder a su descarga. Para ello accederemos a la bandeja correspondiente y seleccionamos una petición. Bandeja de Peticiones y seleccionaremos TERMINADAS O ENVIADAS-TERMINADAS (según proceda). Seleccionaremos la petición en concreto y nos centraremos en la parte inferior derecha en la que existe unos iconos. Vamos a proceder a explicarlo con detenimiento: Documento original. El documento original que se ha enviado al Portafirmas. Firma. Documento con formato CADES que contiene la firma digital. Justificante del documento con el Código Seguro de Verificación integrada en el pie del documento. Bandeja de Firmas Portafirmas 14