ACTA DE REUNION TEMAS A TRATAR

Transcripción

1 ACTA DE REUNION año mes día Acta No. 01 Fecha: Lugar: SEDE ADTVA IIAP OBJETIVO DE LA REUNIÓN Apertura de sobres, análisis, verificación y evaluación de las propuestas presentadas con ocasión del proceso de convocatoria pública No 002 de 2017, cuyo objeto consiste en LA INTERVENTORIA TECNICA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SOBRE CONTRATO DE OBRA PARA LA EJECUCION A TODO COSTO DE OBRAS CIVILES DE CULMINACION DE LOS BLOQUES TÉCNICO Y CULTURAL DE LA SEDE DE INVESTIGACIÓN DEL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES AMBIENTALES DEL PACIFICO IIAP, UBICADA EN LA ENTRADA DEL CORREGIMIENTO DE DOÑA JOSEFA KM QUIBDO MUNICIPIO DE ATRATO, Por valor de CIENTO SESENTA Y SEIS MILLONES TREINTA Y SIETE MIL CIENTO CINCUENTA Y UN PESOS MCTE. ($ ). TEMAS A TRATAR Primera fase de evaluación, en la que se revisará la oferta económica (menor precio ofertado) Segunda fase, en la que se realizará una verificación de los requisitos habitantes componente jurídico, técnico y financiero del oferente con el precio más bajo. Orden de elegibilidad. DESARROLLO DE LA REUNIÓN En la sede administrativa del IIAP Quibdó, siendo las 10:00am del día 07 de abril de 2017, se reunieron los trabajadores abajo referidos con la finalidad de continuar surtiendo las fases del cronograma de contratación de la convocatoria pública 002 de 2017, cuyo objeto consiste en la LA INTERVENTORIA TECNICA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SOBRE CONTRATO DE OBRA PARA LA EJECUCION A TODO COSTO DE OBRAS CIVILES DE CULMINACION DE LOS BLOQUES TÉCNICO Y CULTURAL DE LA SEDE DE INVESTIGACIÓN DEL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES AMBIENTALES DEL PACIFICO IIAP, UBICADA EN LA ENTRADA DEL CORREGIMIENTO DE DOÑA JOSEFA KM QUIBDO MUNICIPIO DE ATRATO, Por valor de CIENTO SESENTA Y SEIS MILLONES TREINTA Y SIETE MIL CIENTO CINCUENTA Y UN PESOS MCTE. ($ ) Según lo estipulado en los términos de referencia. Con base en lo anterior y teniendo en cuenta las propuestas presentadas por:

2 PROPONENTE SOBRES FECHA Y HORA RECEPCIÓN CESAR AUGUSTO MOSQUERA HURTADO MANUEL DARIO CORDOBA MENA JOSE ALBER LEMOS LOZANO Sobre No. 1 Contiene: Original Sobre No. 1 contiene copia de Sobre No. 2 contiene ORIGINAL Sobre No. 2 contiene copia Sobre No. 1 Contiene: Original Sobre No. 1 contiene copia de Sobre No. 2 contiene ORIGINAL Sobre No. 2 contiene copia Sobre No. 1 Contiene: Original Sobre No. 1 contiene copia de Sobre No. 2 contiene ORIGINAL Sobre No. 2 contiene copia 05 de abril de pm 05 de abril de pm 05 de abril de pm

3 IASIAS YESID RENTERIA REALES Sobre No. 1 Contiene: Original Sobre No. 2 contiene ORIGINAL 05 de abril de pm Se realiza la apertura de sobres y se procede de conformidad con lo señalado en el capítulo III de los términos de referencia que prescribe: CAPITULO III EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y CRITERIOS DE CALIFICACIÓN. El IIAP, también dividirá la evaluación de las propuestas en dos fases: una primera fase de evaluación en la que se revisará la oferta económica (menor precio ofertado). En la segunda fase se realizará una verificación de los requisitos habitantes componente jurídico, técnico y financiero del oferente con el precio más bajo. En caso de que el oferente con menor precio no cumpla con los requisitos habilitantes establecidos en la presente invitación, se procederá a la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarara desierto el proceso CRITERIOS DE CALIFICACIÓN La calificación se realizará con base en el siguiente procedimiento: FACTOR PUNTAJE Económico- 100 puntos precio 100 puntos al menor precio Total puntos 100

4 3.2. PRECIO. EVALUACIÓN ECONÓMICA Y DETERMINACIÓN DEL ORDEN DE ELEGIBILIDAD. En esta etapa se efectuará la evaluación económica de las propuestas, siguiendo el procedimiento que se detalla a continuación, con el fin de establecer el orden de elegibilidad de las propuestas: a) Se revisará y determinará si existen errores aritméticos en el diligenciamiento del anexo No. 6. Si existen errores en el resultado de la operación matemática, se hará la respectiva corrección y se tomarán los valores resultantes. b) Una vez verificado el valor total de cada una de las propuestas económicas se corroborará que el mismo no sea superior al presupuesto oficial total de la invitación ni inferior al 90% del presupuesto oficial. Solo las propuestas económicas que se encuentren en dicho rango continuarán con la evaluación económica. c) Posteriormente se aplicará el mecanismo seleccionado, con el fin de establecer el orden de elegibilidad de las propuestas. Calificación del precio: 100 PUNTOS - MENOR PRECIO DE LA OFERTA Las Ofertas siguientes se calificaran con 5 puntos menos sobre la oferta principal; en orden ascendente al menor precio. Realizada la apertura de sobres se pudo constatar lo siguiente: PROPONENTE VALOR DE LA PROPUESTA CESAR AUGUSTO MOSQUERA HURTADO $ MANUEL DARIO CORDOBA MENA $ IASIAS YESID RENTERIA REALES $ JOSE ALBER LEMOS LOZANO $ Con base en lo anterior y teniendo en cuenta los criterios de presentación de las propuestas establecidos en el documento de Términos de Referencia se determina lo siguiente: IASIAS YESID RENTERIA REALES: No cumple con lo establecido en el numeral de los Términos de Referencia, no presentó su oferta con las copias solicitadas Las propuestas deben ser entregadas en sobres cerrados debidamente rotulados y separados claramente: ORIGINAL PROPUESTA JURIDICA, TECNICA Y FINACIERA SOBRE N 1 - ORIGINAL SOBRE N 2 COPIA PROPUESTA JURIDICA, TECNICA Y FINACIERA SOBRE N 1 COPIA SOBRE N 2 No presentó su propuesta foliada.

5 PROPUESTA NO ADMITIDA ECONÓMICAMENTE, en razón a que no presentó su oferta económica conforme exigencia del capítulo II, numeral 2.1, que señala que Para la presentación de la propuesta económica, el oferente deberá utilizar el Anexo No. 6 FORMATO PROPUESTA ECONÓMICA de los presentes Términos de Referencia. No cumple con lo establecido en el numeral REQUISITOS JURIDICOS DE HABILITACION de los Términos de Referencia, en razón a que si bien anexa el Registro Único de Proponentes y el RUES, no acredita la inscripción en el Registro Mercantil. Al respecto el documento de Términos de Referencia determina lo siguiente: Certificado de Inscripción, Calificación y Clasificación en el Registro Único de Proponentes (RUP) y (RUES). (Admisible / No Admisible) El proponente deberá comprobar que está inscrito en el Registro Mercantil con más de 6 meses de antigüedad a la fecha de apertura de la convocatoria pública y Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio. Estos certificados deben ser expedidos con un plazo no mayor a 30 días calendario a fecha de cierre de la presente convocatoria. En el certificado se verificará la siguiente información: Clasificación: SEGMENTO FAMILIA CLASE DESCRIPCIÓN Servicios de construcción de edificios públicos especializados La omisión de este documento, o el incumplimiento de los requisitos para su presentación no serán subsanables y generarán el rechazo de la propuesta. No cumple con lo establecido en el numeral REQUISITOS JURIDICOS DE HABILITACION de los Términos de Referencia, en razón a que no acredita dentro de su propuesta la estrategia de Seguridad industrial y Salud ocupacional conforme lo exigido. Al respecto el documento de Términos de Referencia determina lo siguiente: Estrategia de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional (Admisible / No Admisible) Los proponentes deben considerar dentro de su propuesta la implementación de una estrategia de seguridad industrial y salud ocupacional basada en los siguientes principios: Evitar los riesgos

6 Evaluar los riesgos que no se pueden evitar Mitigar los riesgos desde su origen Adaptar el trabajo a la persona Tener en cuenta los desarrollos tecnológicos que reducen los riesgos Sustituir acciones o elementos que generen riesgos Planificar la seguridad industrial y la salud ocupacional Adaptar medidas que antepongan la protección colectiva a individual. A partir de estos principios el proponente deberá hacer un ejercicio de identificación de los posibles factores de riesgo, sus efectos, el nivel de riesgo, las medidas de control propuestas (preventivas, de protección colectiva, de protección individual, normas y métodos de trabajo y señalizaciones) y los responsables de su implantación. No cumple con lo establecido en el numeral REQUISITOS TECNICOS DE HABILITACION de los Términos de Referencia, en razón a que no presentó el ítem de flujo de caja conforme lo exigido en los términos de referencia. Al respecto dicho documento determina lo siguiente: REQUISITOS TÉCNICOS DE HABILITACIÓN. Flujo de Caja (Admisible / No Admisible) El proponente deberá presentar un flujo de caja relacionado con el cronograma de obra, ajustándose a las condiciones de propuestas en los presentes términos de referencia. Adicionalmente elaborará un cuadro en el que sintetizará en cifras y porcentajes los diversos conceptos en los cuales se invertirán los recursos para realizar la labor de interventoría. No cumple con lo establecido en el numeral REQUISITOS FINANCIEROS DE HABILITACION de los Términos de Referencia, en razón a que si bien presentó el RUP con la fecha de expedición solicitada, no se pudo verificar la información contenida en su propuesta, conforme exigencia específica realizada, en tanto que la misma está a fecha de corte al 31 de diciembre de 2015, Al respecto señala el documento de Términos de Referencia: REQUISITOS FINANCIEROS DE HABILITACIÓN DOCUMENTOS FINANCIEROS-CAPACIDAD FINANCIERA (Admisible / No Admisible) La evaluación de las propuestas, se efectuará a partir de la información contenida en el Registro Único de Proponentes (RUP), con información con corte diciembre 31 de 2016 vigente y en firme. En caso que la propuesta no cumpla con alguno de los indicadores financieros requeridos, la propuesta será NO ADMISIBLE, para el proceso.

7 MANUEL DARIO CORDOBA MENA, No cumple con lo establecido en el numeral REQUISITOS JURIDICOS DE HABILITACION, de los Términos de Referencia, en tanto que el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio, aportado en su propuesta fue expedido el 27/04/2016, lo cual no cumple con el requisito de cronología en su expedición. Al respecto los términos de referencia determina lo siguiente: Certificado de Inscripción, Calificación y Clasificación en el Registro Único de Proponentes (RUP) y (RUES). (Admisible / No Admisible) El proponente deberá comprobar que está inscrito en el Registro Mercantil con más de 6 meses de antigüedad a la fecha de apertura de la convocatoria pública y Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio. Estos certificados deben ser expedidos con un plazo no mayor a 30 días calendario a fecha de cierre de la presente convocatoria. En el certificado se verificará la siguiente información: Clasificación: SEGMENTO FAMILIA CLASE DESCRIPCIÓN Servicios de construcción de edificios públicos especializados La omisión de este documento, o el incumplimiento de los requisitos para su presentación no serán subsanables y generarán el rechazo de la propuesta. No cumple con lo establecido en el numeral REQUISITOS JURIDICOS DE HABILITACION de los Términos de Referencia, en razón a que no acredita la inscripción en el Registro Mercantil. Al respecto el documento de Términos de Referencia determina lo siguiente: Certificado de Inscripción, Calificación y Clasificación en el Registro Único de Proponentes (RUP) y (RUES). (Admisible / No Admisible) El proponente deberá comprobar que está inscrito en el Registro Mercantil con más de 6 meses de antigüedad a la fecha de apertura de la convocatoria pública y Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio. Estos certificados deben ser expedidos con un plazo no mayor a 30 días calendario a fecha de cierre de la presente convocatoria. En el certificado se verificará la siguiente información: La omisión de este documento, o el incumplimiento de los requisitos para su presentación no serán subsanables y generarán el rechazo de la propuesta.

8 No cumple con el numeral REQUISITOS JURIDICOS DE HABILITACION de los Términos de Referencia, en razón a que no acredita la experiencia general del proponente en lo atinente a la especialización exigida. El documento de Términos de Referencia señala: REQUISITOS TÉCNICOS DE HABILITACIÓN. Visita al Sitio de la Obra (Admisible / No Admisible) A la propuesta se anexará la certificación o acta de asistencia expedida por el IIAP el día de la visita al sitio de la obra, como constancia de que el proponente o su representante, debidamente autorizado, visitó el lugar. Experiencia General Proponente (Admisible / No Admisible) Para personas naturales o personas jurídicas que integren consorcios o uniones temporales, es obligatorio ser profesional de las áreas de la Ingeniería Civil, Arquitecto, Administrador de Obras Civiles, y Profesiones Afines con la Construcción de Obras Civiles, con especialización y/o maestría en cualquier área del conocimiento de las ingenierías o de la Arquitectura, acreditando su formación con fotocopia de la hoja de vida con soportes y la Matricula Profesional con Certificado de Vigencia-COPNIA. La persona natural, deberá acreditar como mínimo una experiencia general como Ingeniero Civil o Arquitecto, Administrador de Obras Civiles, y Profesiones Afines con la Construcción de Obras Civiles, con especialización y/o maestría en cualquier área del conocimiento de las ingenierías o de la Arquitectura, de Diez (10) AÑOS, contados a partir de la fecha de expedición de la tarjeta profesional. No cumple con el numeral REQUISITOS JURIDICOS DE HABILITACION de los Términos de Referencia, en razón a que no acredita el cronograma ajustado al plazo de ejecución de la obra, toda vez que lo hizo en sujeción al plazo de la labor de interventoría. El documento de Términos de Referencia señala: Cronograma de Ejecución de la Obra (Admisible / No Admisible) El proponente deberá presentar un cronograma de las actividades por cada una de las etapas o fases que se planteen en la metodología para desarrollar la interventoría de obras. El programa deberá involucrar todos y cada uno de los capítulos de obra y deberá ajustarse al plazo fijado para la ejecución de la obra. No cumple con lo establecido en el numeral REQUISITOS FINANCIEROS DE HABILITACION de los Términos de Referencia, en razón a que no se pudo verificar la información contenida en su propuesta, conforme exigencia específica realizada, en tanto que la misma está a fecha de corte al 31 de diciembre de 2015, Al respecto señala el documento de Términos de Referencia: REQUISITOS FINANCIEROS DE HABILITACIÓN

9 DOCUMENTOS FINANCIEROS-CAPACIDAD FINANCIERA (Admisible / No Admisible) La evaluación de las propuestas, se efectuará a partir de la información contenida en el Registro Único de Proponentes (RUP), con información con corte diciembre 31 de 2016 vigente y en firme. En caso que la propuesta no cumpla con alguno de los indicadores financieros requeridos, la propuesta será NO ADMISIBLE, para el proceso. JOSE ALBER LEMOS LOZANO, No cumple con lo establecido en el numeral 2.1. FASE I PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ECONÓMICA de los Términos de Referencia. PROPUESTA NO ADMITIDA ECONÓMICAMENTE, en razón a que no presentó su oferta económica conforme exigencia del capítulo II, numeral 2.1, en atención a que dentro del Anexo No. 6 FORMATO PROPUESTA ECONÓMICA, omitió incluir el valor parcial de costos directos personal, falencia que afecta la cifra pecuniaria y cuantía real de su oferta económica y que imposibilita a la entidad conocer con certeza el valor real. Adicionalmente, el factor multiplicador indicado en su oferta económica, no puede ser 6, en tanto dicho numero atañe es a la duración de la labor de interventoría que son 6 meses, habida cuenta que éste resulta del diligenciamiento del formulario No 4, el cual no podrá ser superior al Doscientos Veinte Por ciento (220%), con lo cual siendo el factor multiplicador 6, se excede el porcentaje máximo establecido en los Términos de Referencia. No cumple con lo establecido en el numeral REQUISITOS JURIDICOS DE HABILITACION, de los Términos de Referencia, en tanto que el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio, aportado en su propuesta fue expedido el 18/08/2016, lo cual no cumple con el requisito de cronología en su expedición. Al respecto los términos de referencia determina lo siguiente: Certificado de Inscripción, Calificación y Clasificación en el Registro Único de Proponentes (RUP) y (RUES). (Admisible / No Admisible) El proponente deberá comprobar que está inscrito en el Registro Mercantil con más de 6 meses de antigüedad a la fecha de apertura de la convocatoria pública y Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio. Estos certificados deben ser expedidos con un plazo no mayor a 30 días calendario a fecha de cierre de la presente convocatoria. En el certificado se verificará la siguiente información: Clasificación: SEGMENTO FAMILIA CLASE DESCRIPCIÓN

10 Servicios de construcción de edificios públicos especializados La omisión de este documento, o el incumplimiento de los requisitos para su presentación no serán subsanables y generarán el rechazo de la propuesta. No cumple con lo establecido en el numeral REQUISITOS JURIDICOS DE HABILITACION de los Términos de Referencia, en razón a que no acredita la inscripción en el Registro Mercantil. Al respecto el documento de Términos de Referencia determina lo siguiente: Certificado de Inscripción, Calificación y Clasificación en el Registro Único de Proponentes (RUP) y (RUES). (Admisible / No Admisible) El proponente deberá comprobar que está inscrito en el Registro Mercantil con más de 6 meses de antigüedad a la fecha de apertura de la convocatoria pública y Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio. Estos certificados deben ser expedidos con un plazo no mayor a 30 días calendario a fecha de cierre de la presente convocatoria. En el certificado se verificará la siguiente información: La omisión de este documento, o el incumplimiento de los requisitos para su presentación no serán subsanables y generarán el rechazo de la propuesta. No cumple con lo establecido en el numeral REQUISITOS FINANCIEROS DE HABILITACION de los Términos de Referencia, en razón a que no se pudo verificar la información contenida en su propuesta, conforme exigencia específica realizada, en tanto que la misma está a fecha de corte al 31 de diciembre de 2015, Al respecto señala el documento de Términos de Referencia: REQUISITOS FINANCIEROS DE HABILITACIÓN DOCUMENTOS FINANCIEROS-CAPACIDAD FINANCIERA (Admisible / No Admisible) La evaluación de las propuestas, se efectuará a partir de la información contenida en el Registro Único de Proponentes (RUP), con información con corte diciembre 31 de 2016 vigente y en firme. En caso que la propuesta no cumpla con alguno de los indicadores financieros requeridos, la propuesta será NO ADMISIBLE, para el proceso.

11 CESAR AUGUSTO MOSQUERA HURTADO. No cumple con lo establecido en el numeral 2.1. FASE I PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ECONÓMICA de los Términos de Referencia. PROPUESTA NO ADMITIDA ECONÓMICAMENTE, en razón a que no presentó su oferta económica conforme exigencia del capítulo II, numeral 2.1, toda vez que dentro del Anexo No. 6 FORMATO PROPUESTA ECONÓMICA, aplicó un porcentaje de IVA inferior al estipulado por la ley que corresponde al 19%. Asimismo, aplica el porcentaje errado de IVA (16%) sobre un Ítem que no corresponde según la formula indicada en el formato de propuesta económica. En similar orden de ideas, el oferente debió aplicar el porcentaje de IVA (19%) al ítem de total costo básico, operación matemática que arroja como resultado un valor económico que excede el tope de presupuesto oficial. Al respecto el documento de términos de referencia señala: 2.1. FASE I PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ECONÓMICA Para la presentación de la propuesta económica, el oferente deberá utilizar el Anexo No. 6 FORMATO PROPUESTA ECONÓMICA de los presentes Términos de Referencia. El oferente deberá presentar su oferta en pesos colombianos, sin centavos, aproximando por exceso o por defecto al entero más cercano así: si es superior a 50 centavos, se aproxima al entero siguiente y si es inferior a 50 centavos se baja al entero anterior. Al presentar la oferta, el proponente deberá tener en cuenta todos los impuestos, tasas, contribuciones o participaciones tanto en el ámbito nacional, departamental y municipal que se causen en razón de la suscripción, desarrollo, ejecución y liquidación del contrato, los cuales serán de cargo del contratista. En materia de impuestos no se aceptarán salvedades de ninguna naturaleza. Cuando el proponente omita diferenciar el IVA de un producto o servicio que esté gravado, se entiende que está incluido dentro del valor presentado. El IIAP, podrá solicitar una mayor discriminación de precios si lo estima necesario. Serán de exclusiva responsabilidad del proponente los errores u omisiones en que incurra al indicar los valores totales en la propuesta, debiendo asumir los mayores costos y/o pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones. En el evento que la propuesta económica supere el valor del presupuesto oficial o no cumpla con los demás requisitos establecidos en el presente numeral, será evaluada como NO ADMITIDA ECONÓMICAMENTE. El IIAP, está facultado para realizar las correcciones aritméticas necesarias para determinar el valor de la oferta. No cumple con el numeral REQUISITOS JURIDICOS DE HABILITACION de los Términos de Referencia, en razón a que no acredita el cronograma ajustado al plazo de ejecución de la obra, toda vez que lo hizo en sujeción al plazo de la labor de interventoría.

12 El documento de Términos de Referencia señala: Cronograma de Ejecución de la Obra (Admisible / No Admisible) El proponente deberá presentar un cronograma de las actividades por cada una de las etapas o fases que se planteen en la metodología para desarrollar la interventoría de obras. El programa deberá involucrar todos y cada uno de los capítulos de obra y deberá ajustarse al plazo fijado para la ejecución de la obra. No cumple con lo establecido en el numeral REQUISITOS JURIDICOS DE HABILITACION de los Términos de Referencia, en razón a que no acredita la inscripción en el Registro Mercantil. Al respecto el documento de Términos de Referencia determina lo siguiente: Certificado de Inscripción, Calificación y Clasificación en el Registro Único de Proponentes (RUP) y (RUES). (Admisible / No Admisible) El proponente deberá comprobar que está inscrito en el Registro Mercantil con más de 6 meses de antigüedad a la fecha de apertura de la convocatoria pública y Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio. Estos certificados deben ser expedidos con un plazo no mayor a 30 días calendario a fecha de cierre de la presente convocatoria. En el certificado se verificará la siguiente información: La omisión de este documento, o el incumplimiento de los requisitos para su presentación no serán subsanables y generarán el rechazo de la propuesta. Con base en lo anterior, el comité evaluador no realiza designación de orden de elegibilidad y en consecuencia recomienda: NO adjudicar la presente convocatoria pública a ninguno de los oferentes. Declarar Desierta la convocatoria pública No 002 de 2017, conforme capítulo III de los Términos de Referencia. No siendo otro el objeto de la presente reunión se firma por quienes en ella intervinieron, LUIS GERMAN GARCIA PINO Coordinador Convenios y Contratos HELCIAS JOSE AYALA MOSQUERA Subdirector Administrativo y Financiero SATU DEL PILAR LOZANO MAYA Jefe Oficina Jurídica HARBY SUCRE MURILLO

13 Jefe de Planeación MANUEL ENRIQUE ANDRADE CUESTA Jefe de Control Interno JIMMY GEOVANNY LLOREDA Coordinador de Sistemas