POLÍTICA DE ESCALAMIENTO DE EVENTOS O HALLAZGOS RELEVANTES.

Transcripción

1 Corporativa Chile POLÍTICA DE ESCALAMIENTO DE EVENTOS O HALLAZGOS RELEVANTES. PO-AUD-002 Versión N 2 ELABORACIÓN Luis Millas N Gerente Corporativo de Auditoría. Luis Gálvez I. Gerente de Auditoría. REVISIÓN APROBACIÓN Ricardo Lessmann C. Presidente Ejecutivo FECHA APROBACIÓN FECHA PROXIMA REVISIÓN

2 1. OBJETIVO: Establecer la responsabilidad de escalar a las personas o instancias que corresponda, todo evento o hallazgo relevante que pueda significar un riesgo legal, regulatorio o reputacional para Minvest (de ahora en adelante el Grupo) y/o cualquiera de sus empresas en Chile o en el Extranjero. Este proceso tiene como finalidad que las instancias definidas por la Alta Administración puedan evaluar y administrar en forma apropiada, efectiva y oportunamente dichos eventos o hallazgos. 2. ALCANCE: Las definiciones que se mencionen en la presente política respecto al escalamiento y resolución de eventos o hallazgos relevantes, no reemplazan otras instancias de reporte que actualmente se estén utilizando, siendo aplicables al Grupo y todas las empresas que lo componen dentro de Chile y de los otros países donde sus empresas operan. 3. MATERIAS QUE DEBEN SER NOTIFICADAS O ESCALADAS. Debe ser escalado oportunamente cualquier evento o hallazgo que implique un riesgo relevante de índole legal o regulatorio. Aunque no es posible establecer un detalle al respecto, se establecen las siguientes categorías como ejemplo de circunstancias que podrían implicar un riesgo reputacional relevante y que, por lo tanto, deberían ser escaladas, en la medida que sean conocidas por algún funcionario del Grupo: Página 2 de 6

3 a. Procesos de revisión, tanto rutinarios como extraordinarios, efectuados por entes reguladores y/o fiscalizadores, especialmente aquellos que puedan resultar en multas o sanciones para el Grupo. (a modo de ejemplo: Servicio de Impuestos Internos, servicio Nacional de Aduanas, Ministerio de Transporte-3CV, Servicio Nacional de Salud, Inspección del Trabajo, ANAC). b. Contingencias Legales que afecten o puedan afectar al negocio de alguna de las empresas del Grupo o al mismo Grupo directamente. c. Actos delictuales que se hayan realizado dentro de las instalaciones del Grupo o usando activos del Grupo. d. Transacciones que se realicen fuera del protocolo normal del funcionamiento, o que no se ajusten al hecho económico que las origina. e. Situaciones inusuales que puedan afectar o afecten a nuestra red de Concesionarios (incumplimiento de contrato, contingencia legal, contingencia tributaria) que afecte su relación con el Grupo, su imagen o alguna de sus empresas. f. Transacciones inusuales que podrían presentar un riesgo de reputación, de lavado de activos o ser indicativas de fraude. g. Actos de discriminación racial, de género, religioso o de otra índole. h. Sistemas operativos o aspectos tecnológicos que puedan tener un impacto significativo para el Grupo, sus empresas, sus clientes o sus proveedores. Página 3 de 6

4 i. Aspectos relativos a seguridad de la información o continuidad del negocio, que comprometan la imagen del Grupo. Las situaciones mencionadas anteriormente corresponden sólo a ejemplos y no representa necesariamente una lista excluyente de situaciones a ser escaladas, por lo cual el personal del Grupo no debe subestimar situaciones que ocurran en el desempeño de sus labores. 4. A QUIEN SE DEBE NOTIFICAR O ESCALAR. El Grupo ha establecido, además de sus respectivas Jefaturas Directas (las cuales tienen la misma obligación que se menciona en esta política), los siguientes canales de contacto a los que se debe escalar las materias señaladas en el título anterior. Los contactos se separan en dos niveles, el primer nivel recibe la información y serán esos niveles los que informarán al nivel siguiente. Todos los informes deben ir con copia a la Gerencia Corporativa de Auditoría y los correspondientes a Chile, Uruguay y Perú, deben incluir adicionalmente al Director de Países, lo anterior no reemplaza ni exime al contacto de primer nivel de su obligación de informar a la. Para el caso de todos los cargos de Gerentes Corporativos o Directores que se mencionan a continuación, se aclara que son los del Grupo Minvest en Chile. Página 4 de 6

5 Materia País de Ocurrencia y Contacto 1 Nivel Contacto 2 Nivel Procesos de revisión, tanto rutinarios como extraordinarios, efectuados por entes reguladores y/o fiscalizadores. Contingencias Legales que afecten o puedan afectar al negocio. Actos delictuales que se hayan realizado dentro de las instalaciones del Grupo o usando activos del Grupo. Transacciones que se realicen fuera del protocolo normal del funcionamiento, o que no se ajusten al hecho económico que las origina. Chile: Director de Finanzas Chile: Gcia. Corp. de Planif. y Control de Gestión Chile: Gerencia Corporativa de RR.HH Chile: Director de Países Chile: Gcia. Corp. Operaciones Chile: Gerencia de RR.HH. Chile: Gcia. Corporativa de Operaciones Chile: Gcia. Corporativa de Auditoría Chile: Director de Países Chile: Gcia. Corp. Operaciones Chile: Gerencia de RR.HH. Situaciones inusuales que Chile: Gerencia de Negocio Chile presente un Concesionario o la red de Concesionario. Transacciones inusuales, riesgo Chile: Gcia. Corporativa de Auditoría de reputación, Riesgo de lavado de activos o Riesgo de fraude. Actos de discriminación racial, de Chile: Gerencia Corporativa de RR.HH. género, religioso o de otra índole. Sistemas operativos o aspectos Chile: Gcia Corporativa de Operaciones tecnológicos. Seguridad de la información o Chile: Gcia Corporativa de Operaciones continuidad del negocio. Los contactos del primer nivel, tienen la obligación de informar al segundo nivel a la brevedad y con un máximo de 24 horas corridas, de haber sido informados y con la mayor cantidad de antecedentes que se pueda recabar. Página 5 de 6

6 Si el evento o hallazgo implica o involucra a alguna de las siguientes situaciones o participantes: Situaciones constitutivas de delito. Implica prensa o personal con impacto en la opinión pública (miembros del poder judicial, políticos, funcionarios de gobierno, miembros fuerzas armadas y de orden, etc.) Se debe informar de forma inmediata a la, con la información que se disponga. Página 6 de 6