Adhesiones. Plataforma Electrónica de Adhesiones Manual de Usuario. SGAD / abril de 2017 Manual de usuario para adhesiones electrónica

Transcripción

1 Adhesiones Plataforma Electrónica de Adhesiones Manual de Usuario Manual Usuario de la plataforma de Adhesiones Versión Última revisión 3 de abril de 2017 abril de 2017 para adhesiones electrónica

2 abril de 2017 para adhesiones electrónica

3 Tabla de Contenidos Registro de Cambios 4 1. Introducción 5 2. Preparación del proceso de adhesión Escenario general Requisitos de las fases Requisitos en la Fase de Preparación Requisitos en la Fase de Adhesión 7 3. Cómo utilizar la plataforma electrónica de adhesiones? Acceso a la plataforma de adhesiones Consulta de la información asociada al proceso de adhesiones Cumplimentación del formulario para particularizar la Adhesión Formalización Firma y Registro de la Adhesión Interrupción temporal y finalización del proceso de firma Comprobación del éxito de la adhesión Otras actuaciones en la plataforma de adhesiones Acción Cancelar Acción Renunciar 20 3

4 Registro de Cambios Fecha Versión Descripción 07/02/2017 Borrador 24/04/2017 V1 Primera distribuida 4

5 1. Introducción La plataforma electrónica de la adhesiones es una solución tecnológica de la Secretaría General de la Administración Digital (SGAD), que tiene como objetivo facilitar a las Administraciones y Organismos Públicos interesados el proceso por el que pasa a ser usuario de alguno de los sistemas, infraestructuras o servicios comunes o compartidos que, en materia de Tecnología de la Información y las Comunicaciones, se prestan desde la SGAD al amparo del marco jurídico que en cada caso se establezca. Este documento detalla el proceso a seguir para realizar una adhesión a través de la plataforma electrónica. 2. Preparación del proceso de adhesión 2.1. Escenario general Para que se pueda realizar una adhesión es necesario considerar que el proceso se divide en dos fases. El escenario general se muestra en la siguiente imagen: Donde se identifican las siguientes fases: Fase I de preparación. Es prerrequisito para la segunda y debe ser asumida por el responsable del sistema, servicio o infraestructura cuyo uso se ofrezca. Fase II de adhesión, que se inicia cuando la nueva adhesión ya está creada y disponible para que los interesados pueden acceder y materializar el acto de firma de la adhesión con las condiciones que en ella se establezcan. 5

6 2.2. Requisitos de las fases Requisitos en la Fase de Preparación. La preparación de la adhesión la debe asumir el Responsable Funcional del Sistema o Servicio que se ofrece. Las tareas técnicas de creación serán a cuenta de un Administrador de la plataforma. Como Responsable Funcional de la Adhesión deberá facilitar sus datos utilizando el formulario Alta de Responsable diseñado al efecto y solicitarlo a través de una petición de ese tipo al Centro de ayuda a Integradores y Desarrolladores (CAID) en: Igualmente se solicitará a través de una petición en el CAID la creación de una nueva adhesión, para ello se adjuntará la plantilla para crear adhesiones ya cumplimentada. Cuando la nueva adhesión haya sido creada, el Responsable Funcional verificará su funcionamiento y la adecuación de la especificación en el entorno de pruebas y podrá solicitar mediante petición la modificación de la especificación solicitada en el proceso de creación. Una vez configurada la adhesión a criterio del Responsable Funcional, este solicitará su puesta en producción, lo que hará mediante la correspondiente petición al CAID. El Responsable Funcional, deberá asumir la atención de N3 de las incidencias que puedan plantear los organismos interesados en la adhesión. Para ello sus datos figurarán en el proceso de escalado por el que se atienen dichas incidencias según la especificidad de las mismas. A tales efectos recibirá un correo electrónico que le permitirá acceder al Gestor de Consultas para atender a los usuarios. Los niveles de atención N1 y N2, serán asumidos por personal de la SGAD 6

7 Requisitos en la Fase de Adhesión La adhesión es un acto administrativo que a veces puede tener consecuencias jurídicas, por lo que su ejecución debe realizarse por personas con capacidad de representación del Organismo interesado. El proceso de adhesión debe ser firmado con certificado electrónico de persona física. Para realizar el proceso de adhesión se deben seguir las pautas que se indican en los puntos siguientes de este documento. 7

8 3. Cómo utilizar la plataforma electrónica de adhesiones? El acceso a la plataforma de Adhesiones se hará a través de los Portales específicos de identificación y perfilado de usuarios que ofrece la SGAD. Cada usuario deberá acceder por el Portal que le corresponda a la Administración a la que pertenece. cuando el ámbito es: Entidad Local, los firmantes accederán por: cuando el ámbito es: Organismo de CCAA, los firmantes accederán por 8

9 cuando el ámbito es: Unidad de la AGE o Universidad, los firmantes accederán por cuando el ámbito es Todos se cumplirán todos los anteriores. El proceso de adhesión se realiza a través de la plataforma electrónica que la Secretaría de Estado de Función Pública tiene disponible a estos efectos, donde se cumplimenta un formulario específico para cada tipo de adhesión disponible. Para poder tener acceso a la Plataforma de Adhesiones se deberá estar dado de alta en la Unidad DIR3 correspondiente y se deberá tener la capacidad de actuar en representación de su organización, en este acto. Algunos cargos específicos, como por ejemplo los correspondientes a Alcaldes, Presidentes y Secretarios de Entidades locales, ya tienen estos permisos. El usuario deberá acceder al sistema mediante certificado electrónico, para ello deberá logarse en el área de usuario. 9

10 y será redirigido a la plataforma Cl@ve desde donde se procederá a su autenticación. Ilustración: Redireccionamiento a plataforma Cl@ve Ilustración: Opciones de identificación en la plataforma Cl@ve 10

11 Entrando con certificado electrónico, aparece una nueva pantalla donde se debe autorizarse el acceso y proporcionar la contraseña asociada a dicho certificado. Una vez autorizado en el portal (logado) el usuario deberá elegir su administración pública dentro del listado de unidades a las que tiene acceso. Ilustración: Listado de unidades a las que el usuario tiene acceso Una vez seleccionada la Unidad de su administración en la que desea trabajar le aparecerá en el menú del apartado de adhesiones (siempre y cuando el cargo del usuario en la unidad seleccionada sea válido para este trámite) un botón que permite acceder a los acuerdos de adhesión. Ilustración: Área de usuario logado 3.1. Acceso a la plataforma de adhesiones. Tras seleccionar la opción Adhesiones del menú el usuario será dirigido al registro de adhesiones de la Secretaría de Estado de Función Pública. En el listado mostrado deberá buscar la Adhesión concreta que desea suscribir y pulsar el botón de Adherirme. 11

12 Ilustración: Registro de adhesiones Al realizar esta acción se despliega una pantalla, donde se ofrece una información resumida de los requisitos para adherirse, los compromisos que se derivan de la adhesión y otra información de interés para completar el proceso. 12

13 3.2. Consulta de la información asociada al proceso de adhesiones Ilustración: Información previa a la adhesión 3.3. Cumplimentación del formulario para particularizar la Adhesión Tras esta información se nos ofrece un formulario que nos permite incluir los datos particulares de la persona que suscribe la adhesión y el nombre de la Administración, Organismo o Entidad a la que representa. En algunos casos, según el modelo de Adhesión que se haya creado, además se requerirá de forma obligatoria la incorporación de otros datos como por ejemplo los relativos a: 13

14 Un caso frecuente, es el de los datos correspondientes a los responsables funcionales y técnicos que asumirán los compromisos que se detallan en el texto del Convenio, Acuerdo Marco, o Resolución que se suscriben. Ilustración: Formularios de adhesión al servicio del Portal de la Transparencia En el caso que muestra la imagen todos los campos son obligatorios. En otros casos, todo ello dependiendo de las condiciones particulares de cada adhesión, es necesario adjuntar un documento electrónico, por ejemplo el que acredite el acuerdo adoptado por el órgano competente para aprobar la firma de la adhesión, tras lo cual se pulsará el botón de Guardar. 14

15 Ilustración: Ejemplo de formularios de adhesión cumplimentado y anexado documento A continuación aparecerá un resumen del contenido de la solicitud de adhesión con los datos que se han introducido en el formulario. En caso de que se desee modificar, pulsando el botón Modificar volveremos a la pantalla anterior. 15

16 Ilustración: Ejemplo del resultado de la adhesión que se muestra para su modificación o firma 3.4. Formalización Firma y Registro de la Adhesión Si la información del resumen es correcta pulsar Adherirme. Esto iniciará el proceso de registro y firma de la solicitud (durante este proceso el sistema puede mostrar ventanas solicitando permiso para ejecutar acciones y para seleccionar su certificado digital) y finalizará ofreciendo el resultado de la adhesión que se mostrará tal como figura en este ejemplo. Finalizado el proceso correctamente se muestra nuevamente un resumen de la solicitud. Se incluyen también los botones Descargar Firma y Descargar PDF de Registro que nos permiten guardar una copia de la solicitud y del registro de adhesión respectivamente. 16

17 Ilustración 1: Resumen de contenido e información de registro 3.5. Interrupción temporal y finalización del proceso de firma Si el proceso se interrumpe antes de registrarse, la solicitud puede retomarse accediendo nuevamente al registro de adhesiones. En este caso, en lugar del botón Adherirme encontraremos Modificar y Firmar que permiten rectificar y/o continuar con el proceso de adhesión. 17

18 3.6. Comprobación del éxito de la adhesión Al firmar la adhesión, si el proceso concluyó con éxito 1, se visualiza una pantalla con los datos introducidos, la fecha de la adhesión, el número del ticket de registro y un botón para descargar el pdf de registro: Esta pantalla, podrá ser consultada cada vez que se quiera desde el listado de adhesiones inicial de cada unidad, donde las adhesiones firmadas aparecen con una etiqueta su unidad está adherida a este convenio que indica que la adhesión ya ha sido firmada, y un enlace consultar adhesión. 1 Está en proceso de implementación la emisión de un correo electrónico que informe de la conclusión exitosa de la firma de la adhesión, pero si no lo recibe, puede igualmente comprobar los datos de la operación, por el método que se indica. 18

19 4. Otras actuaciones en la plataforma de adhesiones. Una vez finalizada la adhesión, el usuario puede consultarla utilizando la opción que se ofrece en la siguiente pantalla. 19

20 Lo que nos daría acceso a una pantalla que nos ofrece, además de poder ver el contenido de nuestra adhesión, otras dos acciones particulares. Cancelar y Renunciar 4.1. Acción Cancelar Es aplicable a adhesiones ya formalizadas sobre las que se desee hacer una corrección material del propio acto administrativo, pero manteniendo abierta la opción de renovar la adhesión. Atención: La aplicación de esta acción ocasiona que la fecha de la firma del compromiso se modifica quedando registrada la nueva fecha como referencia del acto administrativo. Para que esta acción pueda realizarse es necesario una petición expresa, del Responsable Funcional de la Adhesión o en su caso de un representante de la Unidad firmante, que se materializará a través de una petición formulada al CAID, Donde quedará registrada esta solicitud y cuya consecuencia es el levantamiento de la firma, es decir la anulación del acto ya realizado, para permitir la modificación de los documentos que se firmaron o de la propia firma Acción Renunciar Es aplicable a adhesiones ya formalizadas cuyo compromiso se desee romper. El uso de esta opción será a criterio del organismo adherido. Nota: la Acción de "Renunciar" es una alternativa que se contempla técnicamente, pero su disponibilidad no indica por si misma que una adhesión determinada tenga administrativamente disponible la opción de renuncia al compromiso previamente adquirido. Para que esto sea así, el clausulado que se firma en el acto de adhesión deberá recoger esta posibilidad. 20

21 Para que esta acción pueda realizarse es necesario una petición expresa, del Responsable Funcional de la Adhesión o en su caso de un representante de la Unidad firmante, que se materializará a través de una petición formulada al CAID, Como consecuencia de la ejecución de esta acción, queda registrado el acto expreso de renuncia del organismo a la adhesión existente y se le inhabilita la realizar una nueva adhesión de ese tipo. 21