1. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD.

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS POR EL QUE SE HA DE REGIR LA CONTRATACIÓN DE UN SERVICIO DE COMUNICACIÓN PARA LA CONMEMORACIÓN DEL XXV ANIVERSARIO DE LA EXPOSICIÓN UNIVERSAL EXPO ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD. La ciudad de Sevilla celebró entre los meses de abril y octubre de 1992, una exposición universal, que con el lema la Era de los Descubrimientos, conmemoraba el Descubrimiento de América en Tras los primeros 25 años de su celebración, el Ayuntamiento de Sevilla ha considerado, dada la importancia y la transcendencia que tal evento tuvo en la ciudad, la realización de una serie de actividades que contribuyan a la conmemoración del mismo y; en este sentido, desde la Delegación de Economía, Comercio y Relaciones Institucionales, se propone la realización de actuaciones, que en materia de comunicación y difusión incidan en tal celebración. Y con tal motivo, y dado que el Servicio de Planificación y Coordinación de Programas, carece de los medios humanos y materiales requeridos para la ejecución de este contrato, atendiendo a la singularidad y especificidad de las tareas a realizar, se propone la contratación de una asistencia técnica externa que preste los servicios necesarios para la ejecución de este contrato. 2. OBJETO DEL CONTRATO. El objeto del presente contrato consiste en la prestación de un servicio de asistencia técnica consistente en la realización de una serie de actividades de comunicación, en el marco del programa conmemorativo del XXV aniversario de la celebración en Sevilla de la Exposición Universal Expo 92. Estas acciones, atendiendo a su contenido y ejecución, deberán seguir las instrucciones del Gabinete de Comunicación del Ayuntamiento de Sevilla, como órgano, que entre sus atribuciones, cuenta con la coordinación de las actividades que en materia de comunicación desarrolle el Ayuntamiento. 3. CONTENIDO DE LAS ACCIONES A DESARROLLAR: Las acciones a realizar por la empresa adjudicataria, serán entre otras, las siguientes: a) Elaboración de un Plan de Contenidos que una vez presentado, deberá coordinarse con el Gabinete de Comunicación, tal y como se indica en el objeto de este Contrato y que incluiría entre otras las siguientes actividades: 1 Observaciones Página 1/9

2 Creación de 10 líneas de mensaje fuerza compartidos, en torno a la conmemoración que vertebren el conjunto de las acciones de comunicación de acuerdo con la Comisión y con el Gabinete de Comunicación. Deberá entregar estos trabajos en el plazo máximo de una semana desde la contratación. La Comisión de la Conmemoración del Aniversario será la encargada de validar dichos mensajes. Propuesta de lema y sublemas, tanto generales para la Conmemoración como particulares para al menos 5 hitos del Programa conmemorativo. La Comisión de la Conmemoración del Aniversario será la encargada de validar dichos mensajes. Desarrollar un cronograma con al menos la programación de 30 hitos de comunicación, asociados a hechos que reflejen el legado de la Exposición en la ciudad de Sevilla de carácter genérico. Este documento, se deberá entregar en el plazo máximo de una semana desde la contratación de la empresa adjudicataria. En definitiva, se trata de elaborar un Plan de contenidos, que promueva la generación de interés mediático, teniendo como referencia el Programa conmemorativo de celebración del XXV Aniversario. b) Ejecución de un Plan de Contenidos. El adjudicatario deberá desarrollar el Plan de contenidos consensuado entre la propuesta y lo validado por el Gabinete de Comunicación, que entre otros trabajos como mínimo deberá de ejecutar los siguientes: Producción del contenido necesario para los diferentes soportes. Definir unas características de la publicación, portada tipo, hoja tipo, número de páginas. Convocatorias, notas de prensa, reportajes, entrevistas, informes. Fotografías de apoyo. Recorrido en redes sociales con al menos 10 inputs. Actualizaciones en web. Además el Plan de Contenidos deberá de incluir el Plan de comunicación en redes sociales con contenidos específicos, que incluya las siguientes acciones: 2 Observaciones Página 2/9

3 La gestión de perfiles de la conmemoración en redes sociales: (Facebook, Twitter e Instagram) mediante la generación de un plan de contenidos específicos con al menos 10 inputs diferentes diarios (6 en Tw, 2 en FB y 2 en IG. La monitorización y la interacción. La creación de contenidos, actualización y gestión de la web, mantenimiento y gestión de la web. Actualización de contenidos en el canal Youtube. c) Diseño, redacción y edición (no impresión) de una memoria de la Conmemoración en formato papel, digital y audiovisual. Ha de incluir: Índice, plan de contenidos y enfoque y debe aprobarse por el Gabinete de Comunicación del Ayuntamiento. La memoria audiovisual y digital deberá entregarse en los primeros 20 días de noviembre. La memoria editada para imprenta, en los primeros 5 días de diciembre. La memoria en papel: formato A4 o mejorado en función de diseño aprobado, mínimo de 100 páginas, a todo color, grapada o pegada en función del diseño aprobado, con predominio gráfico en el que se incluyan entrevistas, reportajes, artículos de opinión, fotonoticias, informes. Digital: adaptación del diseño para papel en formato navegable y reproducible en pen drive, dvd, web. Debe incluir la memoria audiovisual. Audiovisual: mínimo 8 minutos de duración en hd. Montaje dinámico incluyendo rotulación, locución, gráficos. d) En relación al diseño gráfico: Desarrollo de la identidad corporativa en función del logo facilitado por el Gabinete de comunicación del Ayuntamiento, con un mínimo de 10 aplicaciones en convivencia con la del Ayuntamiento de Sevilla. El desarrollo de la identidad corporativa se realizaría mediante la elaboración de un manual de imagen corporativa para el resto de elementos gráficos que se necesiten a lo largo de la Conmemoración que recoja la adaptación del logotipo para sus distintos usos, y entre otros aspectos: cómo debe aparecer el logo en relación con otros logos, cuáles son los colores 3 Observaciones Página 3/9

4 predominantes de la Conmemoración, el formato de invitaciones, la cartelería, mosca para vídeos, etc. Las aplicaciones son ejemplos concretos de desarrollo de la identidad corporativa. Adaptaciones gráficas y apoyo en diseño durante toda la celebración con un mínimo de: banners diferentes piezas gráficas para redes sociales modelos de invitaciones modelos de carteles. - 3 modelos de fondos de escenario para actos diferentes modelos de elementos corpóreos. - 3 modelos diferentes de rotulación de tranvía. - 3 modelos diferentes de rotulación de buses piezas gráficas diferentes para el bussi piezas gráficas diferentes para mupis - 50 modelos diferentes de piezas gráficas para mobiliario urbano - 5 modelos diferentes de banderola Se considerará el diseño aceptado una vez esté validado por el Gabinete de Comunicación del Ayuntamiento de Sevilla. Merchandising: Propuesta de 10 tipos diferentes de Merchandising. e) Cobertura fotográfica y audiovisual del Programa conmemorativo. Deberá entregar fotografías en el plazo máximo de 2 horas desde la finalización de cada acto siempre que el Gabinete así lo requiera. Se precisará la cobertura de los actos relacionados con el XXV aniversario de la Expo, estipulados en 60 coberturas como mínimo, de cada cobertura se aportarán al menos 10 fotos (al menos 5 informativas y 5 fotos publicitarias). De igual forma, deberá editar, montar y locutar, en su caso, piezas audiovisuales tanto para redes y la web, como para los medios de comunicación (un mínimo de 60). f) Otros soportes: Diseño, redacción y edición (no impresión) de folleto o programa conmemorativo: A4 o mejorado en función del diseño aprobado con o sin pliegue, mínimo 8 páginas, a todo color. 4 Observaciones Página 4/9

5 4. DURACIÓN DEL CONTRATO. El periodo de ejecución del contrato será desde la fecha de adjudicación hasta la entrega de la memoria final el 20 de noviembre del presente año. 5. PRECIO DE LICITACIÓN Y PAGO DEL PRECIO ADJUDICADO. El presupuesto máximo de licitación es de ,84 I.V.A. no incluido. Se facturará tras la ejecución del objeto del contrato. El precio se ha calculado atendiendo a la información facilitada por el gabinete de comunicación, desglosando los precios de las prestaciones en precios unitarios o precio horas, según el caso, y tiene el carácter de estimación para su justificación. No obstante, deducida la baja aplicable por el adjudicatario, estos importes se tendrá en cuenta para el caso de incumplimiento parcial del contrato, con independencia de las penalidades que se determinen por la aplicación del artículo 212 del RDLvo 3/2011 de Contratos del Sector Público. Las consideraciones realizadas para la determinación del precio son las siguientes: VALORACIÓN PRECIOS ACCIONES DE UN SERVICIO DE COMUNICACIÓN ACCIONES PRECIO TOTAL PRECIO PLAN DE CONTENIDOS (elaboración y ejecución) PRECIO/UNIDAD TOTAL 10 líneas de mensaje de fuerza (producción, definir características, prensa,...) 20,00 200,00 lemas y sublemas para 5 hitos (producción, definir características, prensa, ) 20,00 100,00 Documento planificación y ejecución 30 hitos 200, ,00 TOTAL 6.300,00 Plan de redes y digital precio/hora horas dedicación comunicación en redes: 10 inputs diarios, contenidos y actualizaciones (30 horas) 35, ,00 TOTAL 1.050,00 Ejecución en relación al diseño gráfico PRECIO/ UD TOTAL Desarrollo identidad corporativa y 10 aplicaciones 5,31 53, banners 5,31 531, piezas gráficas para redes 5, ,00 20 modelos de invitaciones 5,31 106,20 20 modelos de carteles 5,31 106,20 3 modelos de fondo de escenario 5,31 15,93 10 modelos de elementos corpóreos 5,31 53,10 5 Observaciones Página 5/9

6 3 modelos de rotulación del tranvía 5,31 15,93 3 modelos de rotulación de buses 5,31 15,93 30 piezas gráficas diferentes para el bussy 5,31 159, piezas gráficas diferentes para muppis 5,31 531,00 50 modelos de piezas gráficas para mobiliario urbano 5,31 265,50 5 modelos diferentes de banderolas 5,31 26,55 10 tipos diferentes de marchandising 5,31 53,10 TOTAL 2.994,84 Otros soportes PRECIO/HORA TOTAL Diseño + edición de folleto/programa (5 horas de trabajo) 35,00 175,00 Memorias (80 horas de trabajo) 35, ,00 TOTAL 2.975,00 Cobertura fotográfica y audiovisual PRECIO/UD TOTAL 60 coberturas gráficas (10 fotos por hito) 30, ,00 60 coberturas audiovisuales 30, ,00 TOTAL 3.600,00 TOTAL VALOR PRESTACIONES , ,84 6. ADSCRIPCIÓN DE MEDIOS Y CONDICIONES DE LOS PARTICIPANTES MEDIOS HUMANOS. Podrá participar cualquier profesional o empresa que se dedique a actividades de diseño gráfico, publicidad y/o comunicación en general, acreditando debidamente su capacidad de obrar, capacitación y no estar incursas en prohibiciones para contratar. La falta de veracidad de los datos aportados por los participantes facultará al Ayuntamiento de Sevilla a excluir a los mismos del concurso, independientemente de la fase en la que éste se encuentre. Se consideraran en todo caso obligaciones esenciales del contrato a los efectos previstos en el artículo 212 y 223 del RDLvo 3/2011 Se presentará declaración responsable según el Anexo V y, con carácter previo a la adjudicación se acreditará documentalmente mediante la aportación de buena ejecución expedido por entidades públicas o privadas en las que se refieran al servicio prestado, así como los títulos oficiales correspondientes. La empresa adjudicataria adscribirá a la ejecución del presente contrato dos personas, con titulación universitaria adecuada, que cuenten con experiencia de los últimos dos años en la 6 Observaciones Página 6/9

7 gestión de la comunicación en congresos, ferias y eventos, acreditando la realización de los trabajos: Persona 1: Coordinación de contenidos Redacción de notas de prensa, memorias de gestión. Persona 2: Diseño gráfico Alguno de las 2 personas: Fotografía Grabación, edición y montaje audiovisual Gestión de contenidos para redes sociales, monitorización e interacción Diseño, programación y gestión de contenidos para web Los participantes deberán tener plena capacidad de obrar y presentarán declaración responsable de no estar incursos en alguna de las prohibiciones de contratación recogidas en el Texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público. El incumplimiento de estas obligaciones dará lugar a la exclusión del participante. Asimismo, se declara que el Ayuntamiento de Sevilla queda eximido de cualquier infracción del participante en relación con derechos de propiedad intelectual y/o industrial MEDIOS TÉCNICOS Y CONDICIONES. Los medios técnicos que sean precisos para la realización de las actividades del contrato serán adecuados a las necesidades del contratista y serán de cuenta del mismo, que será el que defina las necesidades. Las labores objeto del contrato se realizarán en la sede que a tal fin decida la empresa adjudicataria, que en ningún caso serán dependencias de la administración contratante, pudiendo celebrarse en sede administrativa las reuniones que sean precisas para la ejecución. Asimismo, el horario del personal que resulte adjudicatario se sujetará a la auto organización que la empresa decida, con sujeción en su caso al convenio colectivo aplicable. 7 Observaciones Página 7/9

8 7. CRITERIOS DE VALORACIÓN Y DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR Los criterios de valoración, a partir de las estimaciones ofrecidas por el Gabinete de Comunicación del Ayuntamiento, serán los siguientes: Los criterios de valoración serán automáticos. 1º CRITERIO: Precio más bajo: 80 puntos (se otorgarán a la mejor oferta económica, concediendo al resto de ofertas los puntos correspondientes mediante regla de tres inversa) 1º CRITERIO: PRECIO: hasta 80 puntos. Se presentará una oferta económica con un precio global que incluya todas las prestaciones solicitadas en el contrato y detalladas en este pliego, IVA no incluido, mediante la presentación de la misma en el anexo IV. El precio ofertado se expresará con el IVA como una partida independiente. Se valorará la oferta más ventajosa, concediendo hasta un máximo de 80 puntos a aquella oferta que contenga el precio más bajo, valorándose el resto de ofertas de manera proporcional inversa con respecto a la anterior, mediante una regla de tres simple. Se considerarán, en principio, desproporcionadas o con valores anormales las ofertas que se encuentren en los supuestos contemplados en el art. 85 del Reglamento General de la Ley de contratos de las Administraciones Públicas. Para la justificación de las bajas anormales o desproporcionadas se tendrá en cuenta la aplicación del convenio colectivo en cada caso. 2º CRITERIO: Mejoras: hasta 20 puntos. 10 puntos listado más completo de detección y desarrollo ejecución de hitos de comunicación justificados en torno a la programación y, que reflejen el legado de la Exposición en la ciudad de Sevilla. La empresa que oferte el listado más completo en términos cuantitativos obtendrá 10 puntos, el resto los que les corresponda mediante aplicación de regla de tres inversa. 10 puntos por adscribir más personas con las características definidas en la adscripción de medios humanos. La empresa que oferte el número mayor se le otorgarán 10 puntos, al resto de empresas se le otorgarán los que les correspondan mediante regla de tres inversa. 8 Observaciones Página 8/9

9 8. PLAZO Y LUGAR DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS. Según lo publicado en el perfil del contratante en la web del Ayuntamiento del Sevilla. 9. PROPIEDAD DE LOS TRABAJOS. El Ayuntamiento de Sevilla ostentará la propiedad de los trabajos presentados y aceptados. 10. CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL CONTRATO. El Ayuntamiento de Sevilla, a través del responsable que designe, ejercerá las tareas de supervisión, realizando cuantas indicaciones considere necesarias para la buena ejecución del contrato, revisará el contenido de los trabajos realizados, comprobando los medios que se emplean en su realización, haciendo las observaciones que considere precisas y se reserva el derecho a decidir el rechazo parcial o total del trabajo si este no cumple con las prescripciones técnicas del contrato. La empresa adjudicataria nombrará, de entre las personas adscritas a la prestación del servicio objeto de este contrato, un responsable ante la administración, con el que se realizarán reuniones periódicas para comprobar la buena marcha en la ejecución del contrato. Este responsable asumirá ante la administración la función de jefe de proyecto. 11. CONFIDENCIALIDAD Los datos, documentos o informes a los que acceda el adjudicatario que sean precisos para la ejecución del contrato, se sujetarán al deber de confidencialidad, así como a la protección de datos personales recogida en la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos. En Sevilla, en la fecha indicada al pie de firma 9 Observaciones Página 9/9