Introdución. A pantalla principal. Lección 1

Transcripción

1 Índice Introdución... 2 A pantalla principal... 2 Os menús de Calc... 3 Conceptos básicos... 3 Desprazamento pola folla... 4 Selección dun rango de celas... 5 Escribir texto... 5 Modificar e borrar o texto... 6 Operacións con follas de Calc... 6 Introdución de datos. Tipos de datos... 8 Introdución de valores numéricos... 8 Introdución de valores de texto... 9 Introdución de datas e horas... 9 Copiar e mover celas Asignar nomes a celas e rangos Formato de celas Aliñamento dos datos Tipos de letra Bordos, recheos e cor de letra Formato dos números Impresión dunha folla Selección da área de impresión Corrección ortográfica Gardar o traballo Página 1 de 19

2 Nesta primeira lección imos a familiarizarnos coa contorna de Calc. Veremos as partes da pantalla, menús, introdución de datos, operacións básicas, etc. Introdución Unha folla de cálculo é un programa que permite realizar cálculos aritméticos, estatísticos, financeiros, etc., cunha serie de datos previamente introducidos. Con Calc podemos xerar orzamentos, gráficos estatísticos, facturas, análises de bolsa, vendas, inventarios, etc. Calc incorpora cantidade de funcións que nos facilitarán o cálculo de operacións complexas. A pantalla principal Barra de Título Barra de Menús Barra de Ferramentas Estándar Barra de Ferramentas Formatado Cadro de nomes de celas Barra de Fórmulas Columnas Filas Nome das follas Cursor Barra de estado Página 2 de 19

3 Os menús de Calc Os menús de Calc conteñen as accións comúns, a grandes liñas son as seguintes: Menú Ficheiro: podemos abrir, gardar, imprimir ficheiros, etc. Calc incorpora tamén neste menú a posibilidade de gardar o arquivo en formato PDF. Menú Editar: permite a maioría de accións coñecidas como copiar, pegar, buscar, reemplazar, etc. Menú Ver: serve para cambiar o aspecto da xanela. Unha característica especial deste menú é a posibilidade de ver os saltos de páxina previos a unha impresión. Menú Inserir: permite inserir celas, follas, follas desde outro ficheiro, gráficos, funcións, etc. Menú Formato: para cambiar o aspecto das celas: tipos de letra, aliñamento, bordos, fondo, etc. Permite cambiar tamén o aspecto da páxina. Menú Ferramentas: revisión ortográfica, protexer follas, ou realizar macros. Menú Datos: útil para xestionar bases de datos, listas, ou esquemas resumidos. Menú Xanela: permite dividir a xanela, conxelala, abrir novas xanelas. Menú Axuda: información sobre aprendizaxe e uso de Calc, así como información de soporte ou actualización da aplicación. Conceptos básicos Antes de comezar coa nosa primeira folla, imos ver algúns conceptos fundamentais de Calc: Folla: denomínase así á zona na que estamos traballando. Cada folla ten un nome identificativo que podemos cambiar. Os nomes das follas pódense observar na zona inferior esquerda da pantalla. Cela: cadro individual que forma parte da folla. Nas celas introduciremos os datos. Columna: noméanse da Á a Z e están dispostas en vertical. Logo da columna Z, atopámonos coa columna AA, AB, AC... e así ata a AZ. Seguidamente, comezaría a BA, BB AAA, AAB e así ata a última columna que é a AMJ. (1.024 columnas). Fila: dispostas en horizontal, se numeran desde a 1 ata a que é a última. Libro de traballo: conxunto de follas. Un libro pode ter varias follas. O gravalo, créase un ficheiro coa extensión ODS con todas as follas que tivese o libro. Rango: grupo de celas adxacentes, é dicir, que se tocan. Un rango de celas por exemplo que vai desde a A1 ata a A5 reflectiríase co seguinte nome: A1:A5 Página 3 de 19

4 O nome dun rango sempre fará referencia á primeira e á última cela seleccionadas. Observa na seguinte páxina algúns exemplos de rangos: Rango A1:A5 Rango B1:C4 Desprazamento pola folla Para desprazarche a través das celas de Calc podes utilizar algún destes métodos: Coas teclas de movemento de cursor do teclado Cun click nunha cela específica Ou ben seleccionando columna/fila na fiestra que se desprega ao pulsar a tecla F5 Práctica 1 1. Pulsa a tecla F Na fiestra que se desprega selecciona columna G, fila Agora o cursor saltou á cela G Para volver á cela inicial A1, pulsa a combinación Ctrl+Inicio Página 4 de 19

5 Selección dun rango de celas Para seleccionar un rango de celas simplemente debemos situar o cursor no medio dunha cela, pulsar o botón esquerdo do rato e, sen soltalo, arrastrar cara a algunha dirección. É exactamente igual que cando seleccionas un texto en calquera aplicación de tratamento de textos. Práctica 2 1. Selecciona un grupo de celas (rango A1:B6) 2. Para quitar a selección tan só debemos pulsar un click en calquera outra cela ou ben pulsar unha tecla de desprazamento do teclado. 3. Proba ti mesmo a seleccionar varios rangos. Escribir texto A escritura do texto en Calc é sumamente sinxela. Tan só temos que situarnos na cela requirida e escribir directamente o texto. Unha vez escrito, podemos aceptalo pulsando a tecla Intro, unha tecla de desprazamento do teclado ou ben na barra de fórmulas pulsar o botón Aceptar Práctica 3 1. Sitúate na cela A1 e escribe o seguinte texto: alumnos 2. Observa que ao comezar a escribir, aparece automaticamente o texto na barra de fórmulas e actívanse os botóns cancelar, aceptar. 3. Agora podemos aceptar o texto das seguintes formas: Pulsando Intro Pulsando algunha tecla de desprazamento do teclado Pulsando o botón Aceptar da barra de fórmulas 4. Si queremos cancelar a entrada de datos podemos: Pulsar o botón Cancelar da barra de fórmulas Pulsar a tecla Esc 5. Acepta a entrada Página 5 de 19

6 Modificar e borrar o texto Para modificar o texto dunha cela podemos: Situar o cursor na cela e escribir directamente o novo texto Situar o cursor na cela e pulsar click na barra de fórmulas Pulsar dobre click na cela do texto Situar o cursor na cela e pulsar a tecla F2 Para borrar o texto dunha cela podemos: Situar o cursor na cela e pulsar a tecla Supr Ir Editar/Eliminar contido Pulsar o botón dereito e escoller a opción Eliminar contido De todos os xeitos, sempre é recomendable optar pola solución máis rápida (neste caso, a tecla Supr) Práctica 4 1. Escribe a seguinte lista de datos: Observa que o contido das celas A2 e A6 exceden o ancho da columna. Non te preocupes por iso. Operacións con follas de Calc Un libro de traballo consta de varias follas. Inicialmente, Calc permítenos traballar con tres follas cuxas etiquetas podemos observar na parte inferior esquerda da folla na que estamos traballando. Ademais, podemos inserir follas, copialas, movelas, borralas, seleccionalas... Cambiar o nome a unha folla Pulsando dobre click sobre a etiqueta da Folla1 e cando estea seleccionada, escribe directamente: listado (Intro para finalizar) Outro sistema para cambiar o nome será desde Formato/Folla/Renomear Tamén co menú contextual que aparece o pulsar co botón dereito do rato na pestana dunha folla do libro. Página 6 de 19

7 Copiar unha folla Mantendo a tecla de CONTROL pulsada, arrastra a pestana da folla listado unha posición cara á súa dereita. Mostrarase unha nova folla listado_2: Outro sistema sería desde Editar/Folla/Mover Copiar onde veriamos un cadro de diálogo no que se selecciona o libro de traballo e o lugar onde queremos colocar a folla. (Marcando no botón de opción non só se move a folla, senón que se copia). Mover unha folla Arrastra directamente (sen manter a tecla de CONTROL pulsada), a folla Listado cara a outra posición. Inserir unha folla Selecciona cun click a folla Listado. Abre o menú Inserir/Folla abrirase a seguinte fiestra, que nos permitirá inserir unha folla ou varias, antes ou despois da folla seleccionada adaptando a numeración correlativa. Tamén poderiamos acceder a esta fiestra co botón dereito do rato. Eliminar unha folla Selecciona calquera folla e pulsa o botón dereito do rato, selecciona a opción Eliminar folla Acepta a mensaxe de Calc. Tamén poderiamos eliminala desde a opción Editar/Folla/Eliminar Página 7 de 19

8 Agrupar follas Cando dúas ou mais follas están agrupadas, funcionan como unha única folla, o que quere dicir, que as operacións que fagamos na folla activa, farémolas en todas as follas que están seleccionadas a un tempo. Pódense seleccionar follas para agrupar de tres maneiras distintas: Pulsaremos un click en cada unha das follas a agrupar, mantendo pulsada a tecla Ctrl ou a tecla May. Coa opción do menú Editar/Folla/Seleccionar si seleccionamos unha folla e pulsamos Aceptar, esta convértese na folla activa. Pero si facemos un click en dúas ou mais follas mantendo pulsada a tecla Ctrl ou a tecla May, as follas seleccionadas quedan agrupadas. Coa opción do menú contextual Seleccionar todas as follas Para desfacer o agrupamento só temos que facer click na pestana de nome de calquera das follas agrupadas. Introdución de datos. Tipos de datos Calc: Xa vimos como escribir datos nas celas. Imos ver agora que tipo de datos acepta Valores constantes. Todo tipo de datos que escribamos directamente xa sexa texto ou números. Este valor non cambia a non ser que o modifiquemos ou borremos. Fórmulas. Un valor especial que fai referencia a celas, nomes, datos, etc., e que producen un resultado. As fórmulas comezan sempre co signo de igual (=). Si modificamos o valor dunha cela á que a fórmula estea facendo referencia, o resultado da fórmula varía automaticamente. Introdución de valores numéricos Calc posúe para os valores numéricos o formato xeral, é dicir, que podemos escribir un número como sen separadores de miles e Calc deixarao tal e como o escribimos. Tamén podemos utilizar signos como: O punto (.) para separar os milleiros A coma (,) para expresar decimais O signo menos (-) para indicar cantidades negativas. Estas pódense indicar tamén entre parénteses. O signo da porcentaxe (%) Página 8 de 19

9 Outras consideracións importantes á hora de introducir valores numéricos son: As fraccións debemos introducilas de forma especial, xa que por exemplo 4/3 Calc tomarao como unha data e colocará na cela o catro de marzo (4-mar). No seu lugar introduciremos 1 1/3 Si o valor non cabe na cela, visualizaranse os signos ######. Debemos cambiar o ancho da columna (como veremos máis adiante) para poder visualizar todas as cifras. Si desexamos introducir un número e que Calc o interprete como un texto, debemos antepoñer ao número o signo do apóstrofe ( ). Exemplo: 2011 Curso. Isto débese a que Calc interpreta como valores numéricos os que comezan por un número ou o signo = (fórmulas), e cando antepoñemos o apóstrofe, pasa a interpretar o contido da cela como texto. Observa que de feito, ao poñer o apóstrofe, o contido da cela, pasa a aliñarse á esquerda (que é como se aliñan por defecto os carácteres alfanuméricos), en tanto que sen o apóstrofe se aliñan á dereita (que é como se aliñan por defecto os carácteres numéricos). Introdución de valores de texto Un texto é calquera conxunto de carácteres que Calc non considera como un número. Podemos introducir directamente os carácteres na cela. Un texto pode invadir a cela e celas da súa dereita, e este visualizarase por completo sempre que as celas estean baleiras. Si non o están, o texto será recortado na cela. Os textos poden axustarse (centrados, aliñados, retornos automáticos, etc.) Introdución de datas e horas As datas almacénanse internamente como números de serie que Calc transforma en carácteres lexibles en pantalla. O usuario pode introducir as datas de varias formas: 23/07/11, 23-Marzo-11, 23-mar-2011, etc. As horas poden representarse en formatos de 12 ou 24 horas. Por exemplo: 2:10 pm, 14:10 Para cambiar o formato no que se visualizan as datas utilizaremos a opción de menú Formato/Celas/Números en Categoría seleccionamos Data Página 9 de 19

10 Copiar e mover celas Para copiar ou mover celas podemos recorrer ás opcións de Copiar, Cortar e Pegar ou ben utilizar o sistema de arrastrado. Práctica 5 1. Escribe un texto curto en calquera cela 2. Accede á opción Editar/Copiar ou ben ao botón Copiar 3. Pulsa un click en calquera outra cela. 4. Accede a Editar/Pegar ou pulsa o botón Pegar Si no canto da opción Copiar utilizásemos a opción Cortar o dato da cela orixe desaparecese, é dicir, moveuse. Así mesmo, podemos copiar ou mover un rango de celas seleccionado cos mesmos métodos. Asignar nomes a celas e rangos É posible asignar un nome a unha cela ou a un rango. Desta forma poderemos: Desprazarnos a esa cela ou rango máis facilmente Utilizar os nomes nunha fórmula Identificar mellor os rangos (por exemplo: Curso) Para dar un nome a unha cela faremos o seguinte: Práctica 6 1. Sitúa o cursor na cela A1 e pulsa un click na caixa dos Nomes de celas: 2. A continuación escribe por exemplo: Primeira e pulsa Intro. A cela recibiu un nome. Página 10 de 19

11 3. Sitúa o cursor en calquera outra cela. 4. Abre a lista de nomes e escolle Primeira. O cursor salta á cela con ese nome; no noso caso, á cela A1. Así mesmo, si seleccionamos un rango enteiro de celas, podemos tamén asignarlle un nome e utilizalo para desprazarnos a el. Para quitar un nome de cela Accede á opción do menú Inserir/Nomes/Xestionar no cadro de diálogo que se desprega selecciona o nome e pulsa o botón Eliminar. Formato de celas A follas que creamos ata o momento servíronnos para comezar a introducirnos no modo de traballo de Calc, pero o seu aspecto estético deixa bastante que desexar. Podemos dar á nosa folla un aspecto bastante máis atractivo e ata fácil de manexar utilizando diferentes formatos de letras, cores, fondos, etc. Existen varios botóns na barra de ferramentas que permiten cambiar algunhas das características mencionadas: Negriña Cursiva Subliñado Paleta de bordos Cor de fondo Cor de letra No entanto, existe un menú bastante completo desde onde podemos modificar as características do formato das celas. Página 11 de 19

12 Práctica 7 1. Accede á opción Formato/Celas Desde aquí podemos escoller os formatos para os números, aliñación, tipo de letra, cores, etc. Para asignar un formato a un grupo de celas, estas deberían estar seleccionadas previamente. 2. Accede ás pestanas superiores Aliñamento, Tipo de letra, Bordos, Fondo, Protección de cela, etc. para familiarizarte co seu contido. Finalmente, sal do cadro de diálogo. Tamén podemos asignar un formato pre definido a un rango de celas coa opción do menú Formato/Formato automático Página 12 de 19

13 Aliñamento dos datos Para aliñar os datos dunha cela temos os botóns da barra de ferramentas de formato: Esquerda Centrar Dereita Xustificada Observa o efecto de cada unha delas nunha cela: Na cuarta fila, para centrar en varias columnas seleccionamos previamente o rango B4:D4, despois pulsamos Formato/Combinar celas/combinar e centrar celas. Este último exemplo utilízase sobre todo para axustar o texto cando este excede a anchura dunha columna. Desde o cadro que vimos anteriormente Formato/Celas podemos tamén utilizar un tipo de aliñación máis específica. Página 13 de 19

14 Tipos de letra Ademais dos botóns da barra de ferramentas (negriña, subliñado, cursiva, tipo de letra...) xa temos visto que existe un cadro de diálogo bastante máis completo desde o que podemos cambiar o aspecto dunha cela ou rango menú Formato/Celas Tipo de letra Tamaño Página 14 de 19

15 Bordos, recheos e cor de letra Podemos establecer bordos para as celas ou rangos. É importante non confundir os bordos desde as opcións que imos ver aos bordos de referencia que vemos normalmente en Calc. Estes últimos son por defecto de cor gris e sérvennos para ter a referencia das celas. En realidade non se imprimen como poderás comprobar na vista previa. En cambio, os bordos engadidos son por defecto negros e forman parte dos datos da folla á hora de visualizalos ou imprimilos. Paleta despregable de bordos Cadro de diálogo de bordos Podemos seleccionar o lado a marcar cun bordo, o grosor, a cor, si é horizontal, vertical ou diagonal, etc. Página 15 de 19

16 Formato dos números Cando introducimos números nunha folla de cálculo, o formato das celas é o Estándar, é dicir, números sen ceros separadores de miles, nin formato monetario, e aliñados á dereita. Podemos darlle ás celas numéricas formatos máis descritivos e ata máis complexos e personalizados. Para iso, temos unha pequena barra de ferramentas cos formatos máis utilizados, e tamén o cadro de diálogo Formato/Celas Moeda Porcentaxe Engadir decimal Eliminar decimal Desde o menú de Formato/Celas tamén podemos cambiar o formato dos números accedendo a un completo menú con numerosos formatos preestablecidos. Página 16 de 19

17 Impresión dunha folla Na barra de ferramentas Estándar temos o botón de Previsualización de páxina, que se corresponde coa opción do menú Ficheiro/Previsualización de páxina, que nos permite obter unha visión previa do resultado da folla antes de imprimir. 1. Accede a esta opción. 2. Si pulsamos o botón Marxes aparecerán unhas liñas guía, que nos permitirán modificar as marxes (arrastrando). 3. Pulsando o botón Formatar páxina, desprégase un cadro de diálogo que nos permitirá establecer marxes (do mesmo xeito que co botón Marxes), o tamaño de papel, orientación na impresora, poñer encabezados, pés de páxina, etc. Observa que na parte superior existen unhas pestanas desde onde podemos modificar todos estes parámetros. Podes realizar distintas probas e combinacións sen chegar a imprimir, e observar o resultado na pantalla de presentación preliminar. Selección da área de impresión É posible seleccionar só un rango de celas para que se imprima. 1. Selecciona o rango a imprimir 2. Ir a Formato/Intervalos impresión/definir Corrección ortográfica Calc incorpora un corrector ortográfico que podemos activar ao ir escribindo texto sobre a marcha ou ben unha vez terminemos de escribir. A verificación ortográfica automática podemos activala no botón ferramentas Estándar. da barra de Outro método é corrixir unha vez finalizado o traballo desde Ferramentas/Ortografía Aparecerá un menú que nos irá indicando as palabras que Calc considera falta de ortografía. Podemos omitilas ou ben cambialas polas que nos ofrece o programa. Si eliximos a opción Engadir, podemos elixir o dicionario no que queremos introducir a palabra que non se atopa no dicionario principal de Calc. Por omisión, dispoñemos do dicionario estándar, que se atopa baleiro ata que lle imos engadindo palabras novas. A partir de introducir unha nova palabra no dicionario, esta deixa de ser incorrecta. Hai que facer notar que Calc comparte os dicionarios con outras aplicacións de LibreOffice, polo que si engadimos palabras, estas estarán dispoñibles nunha futura corrección desde Writer, por exemplo. Ademais podemos crear os nosos propios dicionarios: no cadro de diálogo Ferramentas/Ortografía Página 17 de 19

18 Pulsando o botón opcións, desprégase o seguinte cadro de diálogo: Seleccionando o botón Novo poderemos crear un novo dicionario. Si seleccionamos previamente un dos dicionarios existentes e pulsamos o botón Editar poderemos editar ese dicionario en concreto para engadir ou eliminar termos, así como establecer o idioma. Página 18 de 19

19 Gardar o traballo Unha vez terminemos as follas coas que traballemos, teremos que gardalas en disco coa opción do menú Ficheiro/Gardar. Cando gardamos un libro, estanse gardando todas as follas coas que esteamos traballando nese momento. Calc garda os seus arquivos en formato ODS aínda que podemos gardalo noutros formatos de follas de cálculo. Práctica 8 1. Accede a Ficheiro/Gardar ou ben pulsa o botón Gardar Aparecerá a pantalla desde onde podemos gardar o arquivo. Como se pode observar a aplicación permite asignar un contrasinal nos nosos arquivos. Marcando a caixa de verificación: Gardar con contrasinal. Página 19 de 19