Importancia de las confirmaciones externas para el auditor independiente NIA 505

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1 NÚMERO 63 Boletín de Investigación de la Comisión de Desarrollo de Auditoría- Bosques Junio 2018 Auditoría Importancia de las confirmaciones externas para el auditor independiente NIA 505 Presentación El presente artículo tiene como objetivo resaltar la importancia de diseñar, implementar y aplicar procedimientos de auditoría destinados a obtener evidencia suficiente y adecuada con relación a las confirmaciones externas que solicita el auditor independientemente basado en la normatividad aplicable a la auditoría de los estados financieros de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría. Por la C.P.C. Catalina Mejía Balcázar

2 Índice Comité Ejecutivo Presidente C.P.C. y P.C.FI Ubaldo Díaz Ibarra Vicepresidente de Desarrollo y Capacitación Profesional C.P.C., P.C.FI. y PC.P.L.D. Silvia Matus de la Cruz I. Introducción II. Análisis del tema III. Definiciones IV. Ejemplos de confirmaciones V. Diagrama del proceso de confirmación de saldos VI. Conclusiones Director Ejecutivo L.C.P. Luis Bernardo Madrigal Hinojosa Comisión de Desarrollo de Auditoría-Bosques Presidenta C.P.C. y P.C.FI. Eugenia López Blancas Vicepresidente C.P.C. Rafael Mendoza Aguilar Secretario L.C.C. Gabriel Alejandro García Sánchez Integrantes C.P.C. Ambrosio Amaro González C.P.C. Salvador Castillo Prieto L.C. Faustino De la Cruz Martínez C.P.C. Eloy David Guevara Rojas C.P.C. Julián Agustín Martínez Cruz L.C.P.C. Juan Carlos Martínez Espinosa C.P.C. Catalina Mejía Balcázar L.C.P.C. Rafael Meza Baena L.C. Irma Pérez Medina C.P.C. César Ernesto Rodríguez Prieto C.P.C. y P.C.CO. Javier Abadud Sagrero Martínez C.P.C. y P.C.FI. Aurelio Salas Márquez C.P.C. Francisco Javier Sánchez Hernández C.P.C. Alejandro Sosa Domínguez C.P.C. David Toriz Acosta C.P. Juan Ricardo Torres Mijares Comisión de Desarrollo de Auditoría-Bosques del Colegio, año V, núm. 63, junio de Boletín Informativo edición e impresión por el Colegio de Contadores Públicos de México, A.C. Responsables de la Edición: Lic. Estefanía Vargas Osorio, Mtro. César Tovar Longoria, Lic. Aldo Plazola González. Bosque de Tabachines Núm. 44, Fracc. Bosques de las Lomas, Deleg. Miguel Hidalgo El contenido de los artículos firmados es responsabilidad del autor; prohibida la reproducción total o parcial, sin previa autorización. 2

3 I. Introducción De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría 505, Confirmaciones externas (NIA 505), el auditor debe diseñar e implementar procedimientos de confirmación externa para obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada. Esta evidencia puede ser más confiable que la evidencia que la entidad genera internamente y permite obtener un alto nivel de confiabilidad y seguridad requerida para el auditor para responder a los riesgos significativos debidos a fraude o error. La evidencia de auditoría es necesaria para sustentar la opinión del Informe de auditoría, la cual se obtiene principalmente de la aplicación de procedimientos de auditoría implementados en el transcurso de la revisión, también puede incluir información obtenida de otras fuentes, en este caso la confirmación de saldos por parte de terceros. La seguridad razonable se alcanza cuando el auditor ha obtenido evidencia de auditoría suficiente y adecuada para reducir el riesgo de auditoría. II. Análisis del tema La NIA 505 trata de los procedimientos de confirmación externa para obtener evidencia de auditoría, que debe emplear el auditor, sin incluir asuntos referentes a litigios y reclamaciones. En consecuencia de esta norma podemos decir que la evidencia de auditoría es más confiable cuando: MAYOR CONFIABILIDAD EN LA INFORMACIÓN GENERADA INFORMACIÓN OBTENIDA DE UNA FUENTE EXTERNA INFORMACIÓN OBTENIDA DENTRO DE LA ENTIDAD MENOR CONFIABILIDAD EN LA GENERACIÓN DE INFORMACIÓN, APLICAR PROCEDIMIENTOS COMPLEMENTARIOS 3

4 Si el auditor identifica factores que le generen dudas sobre la confiabilidad de la respuesta a una solicitud de confirmación externa, debe obtener mayor evidencia que le permita solucionar sus dudas. Si al obtener dicha evidencia, el auditor determina que la respuesta a la solicitud no es confiable, debe considerar las implicaciones sobre la evaluación de los riesgos significativos. Si no hay respuesta a la solicitud de confirmación por parte del tercero, el auditor debe obtener evidencia a través de procedimientos alternativos que implica, entre otros, volver a enviar la solicitud de confirmación. III. Definiciones A continuación algunos términos que nos permitirán tener claridad conceptual: - Confirmación externa: es la evidencia de auditoría obtenida mediante una respuesta directa escrita de un tercero (la parte confirmante) dirigida al auditor, en formato papel, en soporte electrónico, correo electrónico u otro medio. - Solicitud de confirmación positiva: es la solicitud enviada a la parte confirmante para que responda directamente al auditor, indicando si está o no de acuerdo con la información incluida en la solicitud, o facilite de manera atenta y oportuna la información solicitada. - Solicitud de confirmación negativa: es la solicitud enviada a la parte confirmante para que responda directamente al auditor únicamente en caso de no estar de acuerdo con la información incluida en la solicitud. - Solicitud sin contestación: es la falta de respuesta, o respuesta parcial, de la parte confirmante, a una solicitud de confirmación positiva, o una solicitud de confirmación devuelta sin entregar. En cada caso de falta de contestación, el auditor realizará procedimientos de auditoría alternativos con el fin de obtener evidencia de auditoría relevante y fiable. - Contestación en disconformidad: es la respuesta que pone de manifiesto una discrepancia entre la información facilitada por la parte confirmante y aquella contenida en los registros de la entidad, la cual difiere entre ambas partes. - Evaluación de la evidencia obtenida. Una vez implementados los procedimientos de confirmación externa, el auditor debe evaluar los resultados sobre si la evidencia es relevante y confiable, o si es necesaria mayor evidencia de auditoría. 4

5 En caso que la Administración se niegue a permitir que el auditor envíe una solicitud de confirmación, éste deberá: Indagar sobre los motivos que tiene la Administración para ello, y buscará evidencia de auditoría sobre la validez y razonabilidad de tales motivos. Evaluar las implicaciones existentes sobre la negativa de la Administración sobre la valoración de los correspondientes riesgos de incorrección material, incluido el riesgo de fraude; y Aplicar los correspondientes procedimientos de auditoría alternativos diseñados con el fin de obtener mayor evidencia de auditoría relevante y confiable. Al utilizar procedimientos de confirmación externa, el auditor deberá controlar: La determinación de la información que ha de confirmarse o solicitarse; La selección de la parte confirmante adecuada; El diseño y formato de las solicitudes de confirmación, comprobar que las solicitudes estén adecuadamente dirigidas y contengan información que permita enviar las respuestas directamente al auditor; y El envío de las solicitudes a la parte confirmante, incluido el seguimiento a dichas solicitudes, cuando proceda. Referente a la confirmación para abogados la evidencia que puede obtener el auditor es la siguiente entre otros: Existencias de litigios, demandas laborales relevantes Fecha en qué se presentó la demanda Grado o expectativa de ganar dicho caso Monto de pérdidas El auditor deberá obtener certificación escrita por parte de los abogados de que se revelaron todos los litigios y las demandas existentes, también debe solicitar al abogado una carta con los comentarios y observaciones de los casos vigentes, así mismo el auditor debe conocer los casos al cierre del ejercicio por el cual emitirá una opinión y a la fecha de emisión y de ser necesario, deberá reunirse con el abogado para externar las dudas en busca de evidencia. 5

6 IV. Ejemplos de confirmaciones a terceros A continuación se presenta un listado de ejemplos de confirmación con externos a la entidad auditada de manera enunciativa no limitativa: 1. Modelo confirmación de cuentas por cobrar 2. Modelo confirmación de cuentas por pagar 3. Modelo confirmación de abogados 4. Modelo de confirmación al Secretario del Consejo 5. Modelo de confirmación de existencias de inventarios en poder de terceros 6. Modelo de confirmación a deudores diversos, funcionarios y empleados 7. Modelo de confirmación a clientes del extranjero 8. Modelo confirmación de cuentas bancarias 9. Modelo de confirmación al consejo de Administración o carta salvaguarda 6

7 1. Modelo de confirmación de cuentas por cobrar Nota 1. Se deberá entregar a personal de auditoría (original y dos copias) en papel membretado de la entidad. Ciudad de México, a de de 20. Cliente. Dirección. Muy señores nuestros: Con motivo de la revisión de nuestra auditoría que están llevando a cabo nuestros Auditores la Firma ( , S.C.), mucho estimaremos a ustedes se sirvan darnos su conformidad u observaciones, sobre el saldo que aparece en su apreciable cuenta al 31 de diciembre de 20 el cual es de $ a su cargo. Suplicamos a ustedes se sirvan contestar directamente a nuestras Auditores, enviando su conformidad u observaciones si las hubiere, anotadas al calce, a la dirección de correo electrónico socio@firma.com.mx Hacemos notar a ustedes que las operaciones realizadas con posteridad a la fecha indicada no deben tomarse en cuenta para los efectos de esta confirmación, y también les indicamos que esta carta no es una solicitud de cobro. Agradecidos por la atención que se sirvan prestar a nuestra súplica, quedamos como sus afectísimos, atentos y seguros servidores. Atentamente, Firma Nombre y cargo Conforme: Observaciones: Clave: 7

8 2. Modelo de confirmación de cuentas por pagar Ciudad de México., a de de 20. NOMBRE DIRECCIÓN COMPLETA Estimados señores: Con motivo de la auditoría a nuestros estados financieros al 31 de diciembre de 20, que están llevando a cabo nuestros auditores externos (Firma., S.C.), les agradeceremos proporcionen directamente a ellos, un estado de cuenta de sus operaciones con nosotros por el periodo terminado el de de 20. Por favor incluir los siguientes datos en el estado de cuenta: - Fecha, número, monto de las facturas pendientes de pago a la fecha solicitada. - Intereses a su favor, cuando aplique. - Garantías y/o restricciones, y cualquier otra información que consideren importante a ser comunicada a nuestros auditores independientes. Su respuesta deberá enviarse directamente a nuestros auditores (Firma., S.C.), con dirección en calle No. 533, Colonia., C.P , Ciudad de México, o directamente al correo electrónico socio@firma.com.mx con atención a C.P.C. Debido a los requerimientos de información de nuestros auditores, mucho les agradeceremos que su respuesta les sea proporcionada a la brevedad posible. Atentamente, Firma Nombre Cargo 8

9 3. Modelo de confirmación de abogados Nota 1. Se deberá entregar a personal de auditoría (original y dos copias) en papel membretado de la Entidad Ciudad de México, a de de 20. Muy señores nuestros: (Firma., S.C.), (con domicilio en Moras 533 Col del Valle C.P Deleg. Benito Juarez, Ciudad de México) Attn: C.P.C...socio@firma.com.mx están llevando a cabo el examen de nuestros estados financieros al 31 de diciembre de 201_ y por el año terminado en esa fecha. proporcionarles la siguiente información: Con motivo de esa revisión les suplicamos 1. Una breve descripción de cualesquiera demandas o juicios pendientes o en proceso, o que hayan sido resueltos desde el 1º de enero de 201_ a la fecha de su respuesta, de los cuales ustedes tengan conocimiento y que involucren posibles daños o pérdidas, o demandas en exceso de $--, cada una (o el total en el caso de que existan varias demandas similares), o que pudieran afectar en forma importante a la Compañía, junto con su estimación de la obligación que se generará con ese motivo. 2. Una breve descripción de cualquier pasivo de contingencia importante (no incluidos en las demandas o juicios incluidos en el párrafo anterior), de los cuales puedan ustedes tener conocimiento como consejeros legales de esta Compañía, junto con su estimación de la obligación que puede incurrir la Compañía o de cualquier otro efecto que puedan tener. Para estos efectos pueden ustedes considerar que un pasivo de contingencia importante será aquel que involucre una reclamación posible o cualquier otro efecto en las operaciones o situación financiera de la Compañía en exceso de $--, Además, pueden ustedes considerar que el término pasivo contingente se limita a situaciones referidas a ustedes como abogados de la Compañía, en los cuales existan condiciones que puedan originar demandas, reclamaciones, liquidaciones, sanciones o multas por parte de terceros, o alegatos de incumplimiento de condiciones en contratos de préstamo, de sentencias o resoluciones administrativas, o de cualquier requerimiento legal o de cualquier otra obligación o contrato de la Compañía. 3. Entendemos que al prestarnos servicios legales sobre un asunto, alguna posible demanda infundada implica la fijación de daños y perjuicios, y aunque no se haya hecho válida, podría requerir revelarse en los estados financieros para informar a terceras personas interesadas en la situación financiera y los resultados de X, S.A. de C.V. si ustedes se han formado una opinión profesional al respecto que debamos considerar incluir en los estados financieros, por favor háganlo saber. 4. En relación con litigios pendientes o potenciales, demandas y evaluación de daños o perjuicios, favor de incluir en su respuesta: 1) la naturaleza de cada asunto, 2) el progreso de cada asunto a la fecha, 3) cómo está respondiendo X, S.A. de C.V. o pretende responder (por ejemplo, si pretende luchar arduamente por el caso o buscar un arreglo fuera de los tribunales) y 4) una evaluación de la probabilidad de un resultado desfavorable y una estimación, si puede hacerse alguna, del monto o magnitud de la posible pérdida. 9

10 5. El importe de honorarios pendientes de pago ya devengados al 31 de diciembre de 201_ por servicios prestados hasta esa fecha, incluyendo el importe estimado de honorarios no facturados por trabajo ya efectuado hasta esa fecha. Suplicamos a ustedes identifiquen específicamente la naturaleza y las razones de cualquier limitación en su respuesta, y proporcionarnos una copia de su respuesta, la cual agradeceríamos fuera enviada a nuestros auditores a más tardar el -- de --- del 201_. Atentamente Firma Nombre Cargo ***** 10

11 4. Modelo de confirmación al secretario del consejo de administración Nota. Se deberá entregar a personal de auditoría en papel membretado del Secretario del Consejo de Administración. Ciudad de México, a de de 20. Firma.., S.C. Moras 533, Col. Del Valle Ciudad de México, C.P Estimados señores: Durante la auditoría que practicaron de los estados financieros de al de de 20, mostré a sus representantes los libros corporativos siguientes: Libro de socios o accionistas. Libro de variaciones en el capital. Libro de actas de asamblea de socios o accionistas. Las Actas de Asamblea de Accionistas y del Consejo de Administración se celebraron en las fechas que se mencionan a continuación. Estas actas incluyen todas las decisiones acordadas en las asambleas de accionistas y del consejo de administración celebradas del de de 20 al de de 20 de las cuales se anexa copia fotostática. Fecha de la Asamblea Consejo o Accionistas Ratifico a ustedes que no tengo conocimiento de ningún otro acuerdo de los accionistas o del consejo de administración que no esté consignado en las actas antes mencionadas. Atentamente Secretario del Consejo. 11

12 5. Modelo de confirmación de inventarios en poder de terceros Nota. Se deberá preparar en papel membretado de la Compañía y ser entregado a personal de Auditoría en tres tantos. Ciudad de México, a de de 20. Nombre de la Compañía. Domicilio Con motivo de la auditoría a los estados financieros que nos está practicando el Despacho, S.C., les solicitamos confirmar directamente a nuestros auditores, el inventario que estaba en su poder al de de 20, indicando para ello la información que se lista a continuación: Su respuesta deberá enviarse directamente a nuestros auditores Despacho.., S.C., a la atención del C.P. con domicilio en No. 533, Col., C.P , Ciudad de México, o enviar directamente al correo electrónico Debido a los requerimientos de información de nuestros auditores, mucho les agradeceremos que su respuesta les sea proporcionada antes del 31 de enero de 20. Atentamente Firma Nombre Representante legal 12

13 6. Modelo de confirmación a deudores diversos, funcionarios y empleados LOGO DE LA EMPRESA Fecha: Por este medio el que suscribe: (nombre del deudor diverso) reconozco que tengo un adeudo generado el: (fecha de origen del adeudo) por concepto de: (motivo por el que se generó el adeudo) por un importe de $ (cantidad en número y letra). El cual me será descontado vía nómina en: (número de parcialidades) (DEPENDERÁ DEL ACUERDO CON LA EMPRESA). Por lo mencionado anteriormente el saldo es real y será recuperado como se mencionó anteriormente. Sin más por el momento. Atentamente, (nombre y firma del deudor) 13

14 7. Modelo de confirmación a clientes del extranjero Nota 1. Se deberá entregar a personal de Auditoría (original y dos copias) en papel membretado de la Compañía CLIENTES EXTRANJERO Date Name Address Dears Sirs: Our Auditors Despacho.., S.C., are developing the annual review of our financial statements, for this purpose we are requesting you to send directly to them your approval or comments to the balance that show our statement of account as of December 31, 20. Your answers should be sent at our Auditor s office via at the attention to C.P.. Thank you for the prompt attention to this request, the one should help to the auditor to conclude their audit. This is not a request of payment. Sincerely, REPRESENTANTE LEGAL The balance of $ as at December 31, 20 is: Correct ( ) Incorrect ( ) Comments: S I N C E R E L Y FIRMA DE QUIEN CONTESTA LA CARTA 14

15 V. Diagrama del proceso de confirmación de saldos CONFIRMACIONES DE TERCEROS BANCOS CLIENTES PROVEEDORES ACREEDORES RESPUESTA: POSITIVA RESPUESTA: POSITIVA RESPUESTA: POSITIVA RESPUESTA: POSITIVA NEGATIVA NEGATIVA NEGATIVA NEGATIVA SIN RESPUESTA SIN RESPUESTA SIN RESPUESTA SIN RESPUESTA SI EL AUDITOR IDENTIFICA FACTORES QUE LE DEN LUGAR A DUDAS SOBRE LA CONFIABILIDAD DE LA RESPUESTA, DEBERA OBTENER MAYOR EVIDENCIA DE AUDITORIA VI. Conclusiones El objetivo del auditor cuando utiliza procedimientos de confirmación externa es diseñar y aplicar dichos procedimientos con el fin de obtener evidencia de auditoría relevante y confiable. La fiabilidad de la evidencia de auditoría aumenta si se obtiene de fuentes externas independientes de la entidad. 15

16 La evidencia de auditoría proporcionada por documentos originales es más fiable que la evidencia de auditoría proporcionada por fotocopias, o documentos que han sido filmados, digitalizados o convertidos, o de cualquier otro modo, cuya fiabilidad puede depender de los controles sobre su preparación y conservación. La evidencia de auditoría obtenida directamente por el auditor (en este caso confirmaciones de saldos a terceros) es más fiable que la evidencia de auditoría obtenida indirectamente o por inferencia es decir por procedimientos supletorios. Cuando se decide utilizar las confirmaciones de terceros como procedimiento de auditoría, es importante que el auditor tome en cuenta: Considerar el uso de los correctos procedimientos de confirmación de un tercero para verificar aseveraciones de los estados financieros siempre y cuando se pueda allegar de suficiente y adecuada evidencia de auditoría que mitigue los riesgos identificados para cada aseveración. Considerar las limitaciones y restricciones que se puedan tener, tanto de las solicitudes de confirmación por parte de la Administración de la compañía como de las respuestas que pudieran ser inherentes a las confirmaciones recibidas. Considerar el uso de tecnología de información en el proceso de confirmación. Mantener el control de envío y recepción de todas las solicitudes de confirmación y de las respuestas recibidas. Mantener escepticismo profesional adecuado durante todo el proceso de confirmación, particularmente cuando se evalúen las respuestas y estar atento ante la posibilidad de fraude. Los factores a considerar cuando se emplean solicitudes de confirmación son: Las aseveraciones que se confirman y las respuestas obtenidas Los riesgos de errores significativos identificados, incluso riesgos de fraude El planteamiento y presentación de la solicitud de confirmación La experiencia previa en la auditoría o trabajos similares El método de comunicación elegido (por ejemplo, en papel, correo, por un medio electrónico u otro) La autorización o exhorto de la Administración a las partes confirmantes de que respondan al auditor. Las partes confirmantes puede que respondan de manera más rápida a una solicitud de confirmación que contenga la autorización de la Administración. La capacidad explicita de la parte confirmante de proporcionar la información solicitada, por ejemplo, dependiendo de la magnitud de operaciones o del sistema o programa que se maneje para el uso de su información. 16