Herramientas para prevenir fraudes en las empresas

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1 NÚMERO 70 Boletín de Investigación de la Comisión Técnica Sector Empresarial Agosto 2018 Sector Empresarial Herramientas para prevenir fraudes en las empresas Presentación El objetivo de este artículo es ofrecer algunas herramientas para prevenir fraudes en las empresas. Estas herramientas están dirigidas para prevenir el fraude en dos direcciones: información financiera falsa y malversación de activos. Por el L.C.C., P.C.FI. y M.B.A. Horacio Rocha San Miguel

2 Índice Comité Ejecutivo Presidente C.P.C. y P.C.FI Ubaldo Díaz Ibarra I. Introducción II. Desarrollo III. Conclusiones Vicepresidente de Desarrollo y Capacitación Profesional C.P.C., P.C.FI. y PC.P.L.D. Silvia Matus de la Cruz Director Ejecutivo L.C.P. Luis Bernardo Madrigal Hinojosa Comisión Técnica Sector Empresarial Presidente C.P.C. Mario Ramón Escobosa Barojas Vicepresidenta L.D. Diana María Romo Cuesta Secretaria L.C.P y F. Lilia Stephanie Martínez Cisneros Tesorero L.C. Carlos Enrique Orozco-Felgueres Loya Vocero C.P.C. Mario Ramón Escobosa Barojas Coordinadores de Cursos C.P.C. y P.C.FI. Fermín Martínez González Integrantes C.P.C. y P.C.CA. José Carlos Cardoso Castellanos C.P.C. René del Castillo Montoya C.P.C. José Antonio Echenique García C.P.C. Jesús González Martín L.C.P.C. y P.C.F. Ernesto Horacio Rocha San Miguel C.P.C. y P.C.CA. Horacio Rocha Salas L.C.P.C. Javier Sánchez Villalón M. y C.P.C. Lidia Sarabia Bautista Estudiante Alexa Téllez Almazán L.D. Jorge Antonio Pinto Godoy Arturo Hernández Balderas Sergio Alberto Morales Saldívar Jessica Saray Vigueras Balderas Comisión Técnica Sector Empresarial del Colegio, año V, núm. 70, agosto de Boletín Informativo edición e impresión por el Colegio de Contadores Públicos de México, A.C. Responsables de la Edición: Lic. Estefanía Vargas Osorio, Lic. María del Carmen Gutiérrez Hernández y Lic. Aldo Plazola González. Bosque de Tabachines Núm. 44, Fracc. Bosques de las Lomas, Deleg. Miguel Hidalgo El contenido de los artículos firmados es responsabilidad del autor; prohibida la reproducción total o parcial, sin previa autorización. 2

3 I. Introducción Algunos piensan que el fraude es un mal que acecha a las empresas, para tarde o temprano perjudicar sus ingresos u operaciones. Sin ser alarmista, debe quedar claro que una empresa, sin el establecimiento claro y definido de políticas organizacionales y controles adecuados, o con una ejecución que los ignora o una vigilancia débil en su cumplimiento, es más propensa a llevarse una sorpresa desagradable. Cualquier falla en la operación es un resquicio para que una o varias personas simulen o evadan los controles existentes con el fin de abrirse paso hacia una conducta fraudulenta. Pero qué es un fraude?, de acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría 240 (NIA 240), un fraude es un acto intencionado realizado por una o más personas de la dirección, los responsables del gobierno de la entidad, los empleados o terceros, que conlleve la utilización del engaño con el fin de conseguir una ventaja injusta o ilegal. De acuerdo con esta NIA, por lo general, los factores que influyen para que este delito suceda en las empresas son hechos o circunstancias que indiquen la existencia de un incentivo o elemento de presión para cometer fraude o que proporcionen una oportunidad para cometerlo. Por esta razón es la importancia de establecer y manejar un adecuado control interno en la organización. El objetivo de este artículo es ofrecer algunas herramientas para prevenir fraudes en las empresas. Estas herramientas están dirigidas para prevenir el fraude en dos direcciones: información financiera falsa y malversación de activos. II. Información financiera fraudulenta La información financiera fraudulenta es la acción deliberada de emitir estados financieros engañosos. Esto puede lograrse mediante la manipulación, falsificación o alteración de los registros contables, o de la documentación de soporte, a partir de los cuales se preparan los estados financieros; o bien, a través de la aplicación intencionadamente errónea de normas de información financiera con relación a cantidades, a la clasificación, a la forma de presentación o la revelación de la información. Para disminuir considerablemente los riesgos de fraude en la información financiera, se pueden considerar las siguientes recomendaciones: Se debe aplicar un monitoreo eficaz de controles, ya sea manual o automatizado, relativos a la generación de la información financiera. Las auditorías son un ejemplo de este monitoreo. Hay que evitar las altas tasas de rotación de personal de contabilidad, auditoría interna o tecnología de la información. Y de no ser posible, tener protocolos sólidos en casos de transición de personal. 3

4 Sugerimos comunicar efectivamente a las estructuras operativas de la empresa los valores o normas éticas apropiadas para un correcto desempeño de la organización. Si los dueños de la empresa también cumplen con funciones directivas, deben distinguir con claridad las transacciones personales y las de negocios. III. Malversación de activos La malversación de activos es un fraude que generalmente consiste en el robo de los recursos de una empresa por parte de empleados o directivos. Aunque en menor medida, este fraude también puede involucrar a personas externas a la organización, por ejemplo, a proveedores de productos o mercancías. Por ejemplo, las situaciones que favorecen la aparición de fraudes por malversación de activos incluyen aquellas donde existen conflictos entre la empresa y los empleados: futuros despidos que se saben por anticipado; reducción de beneficios en los planes para los empleados, o falsas promociones, compensaciones u otras recompensas en relación con las expectativas creadas. Para contrarrestar estos inconvenientes es necesario tomar las siguientes medidas: Delegar adecuadamente los deberes, asignar claramente las funciones y realizar verificaciones recurrentes en la ejecución. Ejemplos de estas verificaciones son la auditoría interna o bien las auditorías de cumplimiento o auditorías operacionales ejecutadas por expertos. Fomentar la administración honrada y correcta de los gastos, por ejemplo, en viajes y otros reembolsos. Mantener una supervisión apropiada y oportuna de oficinas o sucursales alejadas a la administración central del negocio. Aplicar un estricto y eficaz proceso de selección de puestos con acceso a activos. Mantener un correcto y oportuno control sobre los activos. Conciliar los activos con la documentación de transacciones de manera precisa y oportuna. Entender plenamente la responsabilidad y las funciones de las tecnologías de la información en la empresa con el fin de evitar que se perpetre una malversación desde esa área o departamento. Evitar la tolerancia de pequeños robos. III. Conclusiones La posibilidad de ejecutar fraudes en las empresas se reduce significativamente mediante una correcta aplicación de controles internos, así como con una correcta difusión de valores y normas centrados en la ética profesional y laboral. Si aun así se presentan indicios o evidencias de fraude en la organización, se puede recurrir de inmediato al apoyo de un tercero independiente para aplicar una auditoría -como lo recomienda la NIA 240-, quien con base en su escepticismo profesional y aplicando procedimientos para la evaluación de 4

5 riesgos, podrá revisar con profundidad las actividades de la entidad a la luz de su control interno, ofreciendo herramientas que lo fortalezcan para evitar estas situaciones en el futuro. 5