Informe de Cierre 2016 de la Comisión Permanente de Comunicación Social y Difusión

Transcripción

1 Informe de Cierre 2016 de la Comisión Permanente de Comunicación Social y Difusión

2 Justificación Considerando: Que el 7 de febrero de dos mil catorce, el Ejecutivo Federal promulgó en el DOF, el Decreto por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, modificando, entre otros, el artículo sexto, el cual establece que, la Federación contará con un organismo autónomo, especializado, imparcial, colegiado, con personalidad jurídica y patrimonio propio, con plena autonomía técnica, de gestión, con capacidad para decidir sobre el ejercicio de su presupuesto y determinar su organización interna, responsable de garantizar el cumplimiento del derecho de acceso a la información pública y la protección de datos personales en posesión de los sujetos obligados. Que el veinte de febrero de dos mil catorce, se publicó en el DOF el Reglamento Interior del Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos en el cual los artículos 15 fracciones I, V, XVIII y 16 fracción III del citado Reglamento, señalan que corresponde al Pleno y, ejercer las atribuciones que le otorgan la Constitución y demás ordenamientos legales; aprobar las disposiciones administrativas necesarias para el funcionamiento y ejercicio de las atribuciones del Instituto; crear comisiones, comités de apoyo y grupos de trabajo, así como aprobar las normas que regirán la operación y administración del Instituto. Que el 10 de septiembre de 2014 se publicó en el DOF el Reglamento para la Organización y Funcionamiento de las Comisiones del Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos. Que por medio del Acuerdo mediante el cual se modifica el diverso ACT- PUB/20/08/ , relativo a la creación e integración de comisiones permanentes del Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos se consideró necesario generar nuevos espacios de trabajo para el cumplimiento de las responsabilidades de los Comisionados en los temas relativos a Comunicación Social y Difusión. 2 de 12

3 Que el mismo documento definió como atribución genérica de la Comisión Permanente de Comunicación Social y Difusión el supervisar, opinar, proponer oportunidades de mejora y evaluar los programas de comunicación social y difusión, a efecto de generar un mayor impacto en el conocimiento y ejercicio de los derechos de acceso a la información y protección de datos personales en la sociedad, así como estimular e informar a los sujetos obligados en el cumplimiento de sus obligaciones en la materia, y Que la fracción I del artículo 7 del Reglamento para la organización y funcionamiento de las comisiones señala como atribución genérica de las comisiones el probar y someter a la consideración del Pleno, durante el mes de enero de cada año, su Programa Anual de Trabajo, así como el Informe Anual de las actividades desarrolladas por la Comisión durante el año inmediato anterior. Se presenta este Informe de cierre 2016 de la Comisión Permanente de Comunicación Social y Difusión. 3 de 12

4 Índice Resumen ejecutivo... 5 Resultados enmarcados en los Objetivos, Estrategias y Líneas de acción... 6 Objetivo 1: Supervisar y opinar acerca de la difusión de la identidad y el quehacer Institucional entre la población y los medios Objetivo 2: Fortalecer entre el personal la identidad y el compromiso institucional para contribuir al mejor desempeño de sus funciones Objetivo 3: Propiciar que el Instituto cuente con documentos de autorregulación actualizados y útiles para el desempeño de su comunicación social Sesiones de la Comisión Conclusiones de 12

5 Resumen ejecutivo El presente informe da cuenta de las acciones realizadas durante 2016 como parte del programa anual de trabajo de la Comisión Permanente de Comunicación Social y Difusión. En las 12 acciones planteadas, correspondientes a las tres estrategias diseñadas y a los 3 objetivos establecidos, se obtuvo 100% de eficacia en su cumplimiento. Al igual que como sucedió en 2015, durante 2016 la Comisión sesionó en tres ocasiones de manera ordinaria y una más de manera extraordinaria. En términos generales, entre los aspectos más relevantes que fueron abordados en esas reuniones, estuvieron: - Opiniones y propuestas de mejora sobre la estrategia, diseño y difusión de la campaña institucional 2016, así como sobre diversos materiales de comunicación externa e interna tales como cápsulas documentales e informativas, animaciones, materiales para redes sociales, boletín institucional y podcasts. - Supervisión de la construcción de herramientas de levantamiento de datos y opinión sobre imagen y percepción de Instituto, así como recomendaciones a partir de los resultados mostrados en el periodo. - Acompañamiento y recomendación sobre documentos de autorregulación y estratégicos de comunicación social institucional, entre ellos, la Política General de Comunicación Social, la Estrategia de Difusión en Redes Sociales y los Criterios internos para el uso y administración de las cuentas institucionales en redes sociales. - Observaciones en relación con los análisis de impacto en medios de los diversos productos de comunicación que genera el Instituto, así como del trabajo en general desarrollado por la Dirección General de Comunicación Social y Difusión durante el año. 5 de 12

6 Resultados enmarcados en los Objetivos, Estrategias y Líneas de acción Objetivo 1: Supervisar y opinar acerca de la difusión de la identidad y el quehacer Institucional entre la población y los medios. Estrategia 1.1 Validar las diversas estrategias de comunicación social. Líneas de acción Supervisar la ejecución de la campaña institucional en medios Supervisar la aplicación de Encuesta INAI de percepción nacional ciudadana 2016 acerca del acceso a la información, la protección de datos personales y la identidad institucional Supervisar la aplicación de Encuesta 2016 de percepción entre medios de comunicación acerca del servicio de comunicación social brindado Opinar acerca de la producción de materiales audiovisuales en los que se difundan los valores cívicos relacionados con la transparencia, la rendición de cuenta y la protección de datos personales Opinar acerca de la producción de materiales educativos, dirigidos a promover la cultura de la transparencia y la protección de datos personales Opinar acerca de la medición de impacto en los medios a partir de las diversas comunicaciones generadas por el Instituto Proponer acciones de mejora a la realización de coberturas informativas de actividades institucionales Supervisar el programa anual de trabajo para el uso y la administración de las cuentas institucionales en redes sociales. Resumen de acciones relevantes: En cumplimiento de esta estrategia y del correspondiente objetivo, durante 2016, luego de la correspondiente supervisión de la Comisión, el 28 de noviembre dio inicio la campaña institucional La campaña se difundió en radio, televisión, medios impresos (periódicos), medios digitales (portales de internet y redes sociales Facebook, Twitter y Youtube) y medios complementarios (SCT Metro CDMX, Metrobús, Ferrocarril Suburbano, Aeroméxico, Cinépolis, Teleurban). En relación con el levantamiento de las encuestas a la población y a los medios de comunicación, los integrantes de la Comisión opinaron acerca de la construcción, diseño y resultados de ambas herramientas con la finalidad 6 de 12

7 Estrategia 1.1 Validar las diversas estrategias de comunicación social. Líneas de acción de afinarlas. Los datos fueron recogidos en noviembre y octubre, respectivamente, y los resultados entregados en noviembre y diciembre, respectivamente. Así mismo, los miembros de la Comisión opinaron y sugirieron mejoras a diversos materiales de comunicación cívicos y educativos que fueron presentados durante la sesiones del año, con la intención de tener mejores resultados en la promoción de los derechos que el Instituto tutela. Algunos de estos materiales fueron: Minidocumentales Ciudadanos en Acción, podcast La Sociedad quiso Saber, boletín interno Lo Tienes que Saber, cápsulas #INAIinfórmate, además de diversos materiales de promoción para redes sociales. En cuanto a esta estrategia, el colegiado propuso acciones para mejorar las actuales coberturas informativas de eventos, especialmente en el marco del Foro APPA 2016, celebrado en Manzanillo. En total en el año se realizaron 302 coberturas y se crearon 611 notas y comunicados, estableciendo con ello nuevas marcas históricas al respecto. Finalmente, la Comisión hizo recomendaciones puntuales para el mejor accionar de la estrategia de comunicación institucional por redes sociales. Su trabajo contribuyó a que, durante 2016, las redes mostraran un importante crecimiento. Facebook tuvo un crecimiento de 440% (cerró con 76,091 fans), Twitter, de 38% (cerró con 147,877 seguidores) y YouTube de 44% (1,743 suscriptores). 7 de 12

8 Objetivo 2: Fortalecer entre el personal la identidad y el compromiso institucional para contribuir al mejor desempeño de sus funciones. Estrategia 2.1 Fomentar la identidad del INAI entre su personal a través de la ejecución de diversas estrategias clave de comunicación interna Líneas de acción Supervisar las estrategias de comunicación interna Supervisar el diseño y la difusión de materiales de comunicación interna sobre temas relacionados con la ética y gobernanza, cuidado del medio ambiente, calidad de vida de los trabajadores, derechos humanos laborales, equidad de género y trabajo con la comunidad. Resumen de acciones relevantes: En relación con esta estrategia y objetivo, por primera vez desde 2012, gracias a los resultados de la encuesta de desarrollo organizacional que levantó la empresa Face to Face, comenzaron a realizarse algunas acciones específicas de comunicación interna. El trabajo de la Comisión permitió, la elaboración de 24 números del boletín interno #Lo Tienes que Saber, así como la estrategia de promoción del nuevo Código de ética, el programa piloto de anuncios en la cafetería del INAI y la utilización de videos de realidad aumentada como forma de experimentar con formas innovadores de comunicación en el Instituto. Así mismo, el apoyo brindado por la DGCSD en materia de diseño y producción de materiales de apoyo, mismo que fue opinado y/o supervisado en diversas ocasiones por los miembros de la comisión, permitió acompañar 148 eventos institucionales, y la producción de 852 materiales gráficos y 85 infografías. 8 de 12

9 Objetivo 3: Propiciar que el Instituto cuente con documentos de autorregulación actualizados y útiles para el desempeño de su comunicación social. Estrategia 3.1 Fortalecer la identidad institucional a través de la creación de nuevos documentos de autorregulación relacionados con la comunicación social institucional y mantener actualizado el cuerpo documental ya existente. Líneas de acción Supervisar el cuerpo documental de autorregulación de comunicación social institucional existente Opinar sobre los nuevos documentos de autorregulación de comunicación social institucional. Resumen de acciones relevantes: Este año se presentaron por primera ocasión documentos regulatorios en materia de cuentas institucionales en redes sociales. Estos documentos fueron supervisados y opinados por los integrantes del colegiado. Se trató de la Estrategia de Difusión en Redes Sociales 2016 y de los Criterios internos para el uso y administración de las cuentas institucionales en redes sociales. Ambos documentos permiten dar certeza a las acciones en las plataformas digitales, toda vez que representan un importante punto de encuentro con la sociedad. También en cuanto a este rubro se presentó para comentarios de los comisionados y comisionada integrantes la actualización de la Política General de Comuinicación Social del INAI, misma a la cual se incorporaron las opiniones y será presentada para su aprobación al Pleno del Instituto durante el primer trimestre de de 12

10 Calendario de sesiones ordinarias programadas Calendario de sesiones ordinarias realizadas Sesiones de la Comisión Asuntos relevantes tratados en la sesión 1. Verificación de Quórum 2. Aprobación del Orden del Día 3. Aprobación del Acta de la tercera sesión de ordinaria de la Comisión Permanente de Comunicación Social y Difusión, celebrada el 15 de diciembre de Seguimiento de Acuerdos 5. Presentación del documento Criterios internos para el uso y 16 de marzo 16 de marzo administración de las cuentas institucionales en redes sociales 6. Presentación del documento "Proyecto de Estrategia de Difusión en Redes Sociales 2016" 7. Presentación del Informe de Cierre 2015 de la Comisión Permanente de Comunicación Social y Difusión 8. Presentación del Programa Anual de Trabajo de la Comisión Permanente de Comunicación Social y Difusión 2016 para firma de los integrantes 9. Asuntos generales 1. Verificación de Quórum 2. Aprobación del Orden del Día 3. Aprobación del Acta de la primera Sesión Ordinaria de la Comisión Permanente de Comunicación Social y Difusión, celebrada el 23 de febrero de Seguimiento de Acuerdos. 5. Proyecto de Estrategia de Difusión en Redes Sociales 2016: Puntos 07 de julio 14 de julio específicos para la contratación de servicios de producción y difusión de contenidos para redes sociales de la campaña de promoción del quehacer institucional del INAI para consideración de los integrantes. 6. Exposición de productos de comunicación interna y externa para consideraciones de los integrantes Comisión: 4 Videos minidocumentales Ciudadanos en Acción. Duración: 1 minuto cada uno 3 Podcast La sociedad quiso saber. Duración: 2 minutos cada uno 1 Boletín interno # Lo Tienes que Saber 3 Cápsulas #INAInfórmate. Duración: 30 segundos cada una 7. Asuntos generales 06 de octubre No se llevó a cabo La sesión fue recalendarizada por ajuste en la agenda de los Comisionados. 01 de diciembre 14 de diciembre 1. Verificación de quórum 2. Aprobación del orden del día 3. Lectura del acta de la segunda sesión ordinaria de la Comisión Permanente de Comunicación Social y Difusión, celebrada el 14 de julio de Seguimiento de acuerdos 5. Entrega de actualización del documento Política General de Comunicación Social, de acuerdo con las actividades , para opinión y comentarios de los integrantes de la Comisión 6. Entrega de elementos de campaña institucional de 12

11 7. Presentación de resultados sobresalientes de la Primera encuesta a medios de comunicación sobre las labores de comunicación social del INAI 8. Presentación de resultados sobresalientes de la Encuesta nacional de opinión INAI Entrega de informes trimestrales de la DGCSD 10. Propuesta de calendario de sesiones de la Comisión Permanente de Comunicación Social y Difusión para Asuntos generales Calendario de sesiones extraordinarias 29 de marzo Asuntos relevantes tratados en la sesión 1. Aprobación del orden del día. 2. Presentación de resultados de la Encuesta en vivienda a nivel Nacional: Realización de estudio de opinión cuantitativo cara a cara, a cargo de Ipsos 11 de 12

12 Conclusiones El logro de todas las líneas de acción da muestra del buen oficio y compromiso que mostró la Comisión Permanente de Comunicación Social y Difusión durante sus labores en Los buenos resultados también son producto de un buen diseño del programa de trabajo, que este año tomó como base las actividades, componentes, objetivo y fin que se plantearon para la Matriz de Indicadores de Resultados 2016 de la Dirección General de Comunicación Social y Difusión, y el proyecto del Programa Institucional. Así, al alinear sus trabajos a estos programas, el colegiado pudo impulsar medidas más asertivas y supervisar con mayor detenimiento las acciones institucionales contempladas en la materia. Los trabajos de los integrantes de la Comisión coadyuvaron a lograr números históricos en varios de los indicadores en cuestión de Comunicación Social y Difusión, entre ellos, algunos referentes a la elaboración de trabajos de diseño, al incremento porcentual de seguidores en las cuentas del Instituto en redes sociales, al número de boletines generados y, finalmente, a la cantidad de coberturas de eventos institucionales realizada. Este año además, la Comisión permitió impulsar trabajos de comunicación interna y generar importantes documentos de autorregulación en cuanto al uso de las cuentas del Instituto en redes sociales y en general en materia de políticas de comunicación social, otorgando con ello mayor certeza y orden en beneficio de la difusión de los derechos tutelados. Finalmente, es importante resaltar que los miembros de la Comisión consideraron en todo momento los diversos insumos estadísticos a los que tuvieron acceso para fundamentar su opinión y la orientación de las acciones de comunicación social de la mejor opción posible ha sido uno de los años en que mayor cantidad de información acerca del Instituto y los derechos que tutela se ha obtenido, gracias a las encuestas levantadas por INEGI, las investigaciones in house, y la Encuesta de percepción ciudadana del INAI A partir de todo este material, y de otras áreas de oportunidad observadas, se plantearán las acciones que definirán los trabajos de la Comisión durante 2017, que se espera sean tan productivos y efectivos como los de de 12