OpenOffice.org Calc 1/14

Transcripción

1 Conceptes bàsics de bases de dades Una base de dades és un conjunt d informació homogènia organitzada de forma sistemàtica. El contingut d una base de dades engloba la informació de tal manera que les dades estiguin disponibles per a qualsevol tipus de consulta. Tota la informació inclosa en una base de dades s organitza en camps i està constituïda per registres. Així, en Calc cada columna representa un camp i cada fila un registre. Si necessitem treballar amb dades relacionades en forma de llistes (llistes de clients, llistes d alumnes, un llistat telefònic, directori de proveïdors, etc.), Calc es mostrarà com una eina molt eficaç quant a la seva funcionalitat i fàcil aprenentatge, ja que permet buscar, ordenar i fins i tot filtrar informació. Pautes per crear una base de dades amb Calc: És necessari deixar una fila i/o una columna d espai entre la base de dades i qualsevol altra informació del full de càlcul. És recomanable crear capçaleres per a les columnes a la primera fila de la base de dades. És important donar un format diferent a les capçaleres de camp respecte la resta de la informació de la base de dades. Es poden utilitzar tant majúscules com minúscules, ja que Calc permet distingir entre ambdós formats. És molt recomanable no deixar cap fila en blanc dins la base de dades, ni per separar les capçaleres de la resta de la informació. Dins d aquest tema veurem com crear una base de dades, com ordenar la informació segons determinats criteris i com filtrar les dades de la taula segon les condicions desitjades. Per poder aplicar tots els passos que s indicaran en aquest capítol hem de tenir obert el full de càlcul AI02_TEOL1_practica_teoria.ods i d aquesta forma podrem anar practicant tot allò que s indiqui. Crear una base de dades Per crear una base de dades necessitem un full en blanc. En aquest full hi col locarem les dades corresponents, sempre tenint en compte que han d estar continguts en un sol full de càlcul. Per començar, situarem el cursor a una cel la determinada i teclejarem els noms dels camps que formaran la base de dades a la mateixa fila, però en diferents cel les; a continuació, escriurem, a sota de cada camp, la informació relativa a cada registre. Per crear una base de dades: 1. Fer clic al full Bases de dades del llibre AI02_TEOL1_practica_teoria.ods perquè treballarem en ell. 2. Situar el cursor a la cel la A1 i escriure el primer nom de camp: NOM. 3. Prémer la fletxa cap a la dreta i teclejar COGNOM1. 4. Prémer la fletxa cap a la dreta i teclejar COGNOM2. 5. Prémer la fletxa cap a la dreta i teclejar MUNICIPI. 6. Prémer la fletxa cap a la dreta i teclejar DATA CONTRACTE. 7. Premér la tecla Intro. 8. Donar un format qualsevol a aquesta llista de camps per poder-ho diferenciar de la resta d informació de la base de dades, per exemple seleccionar el rang A1:E1 i posar-lo en negretes, centrat i donar-li un color de fons, com ara el blau clar. 1/14

2 9. A continuació, situar el cursor en A2 i teclejar la primera dada: Carme. 10. Prémer la fletxa cap a la dreta i teclejar Pérez. 11. Prémer la fletxa cap a la dreta i teclejar Gómez. 12. Prémer la fletxa cap a la dreta i teclejar Barcelona. 13. Prémer la fletxa cap a la dreta i teclejar 01/02/2000 i prémer Intro per validar. 14. Repetir el procés anterior per omplir la resta d informació amb altres dades, per exemple les següents: Per passar d un camp a un altre mitjançant el teclat també es pot usar la tecla Tabulador i/o Majúscules + Tabulador. Ordenar dades Quan treballem amb una base de dades és important poder tenir la informació ordenada segons un determinat criteri (ja sigui alfabètic, numèric, cronològic...). Quan Calc ordena una llista, reorganitza les files segons el contingut de la columna seleccionada i que conté el primer criteri d ordenació (Calc pot treballar amb tres criteris d ordenació com a màxim). Mètodes d Ordenació Utilitzant la Barra d Eines: Podem ordenar les dades a partir d una columna i fer-ho ràpidament utilitzant els botons Orden Ascendente i Orden Descendente de la barra d eines estàndard. Per ordenar utilitzant la Barra d Eines: Ordenar ascendentment. Ordenar descendentment. 2/14

3 1. Seleccionar la cel la A2 de la base de dades creada anteriorment (o qualsevol altre) 2. Fer clic a la icona Orden ascendente de la barra d eines estàndard. El resultat és una llista de dades ordenada pel camp de la columna on hem situat el cursor i de la A-Z. 3. Estant en la mateixa posició el cursor, fer clic a la icona Orden descendente de la barra d eines estàndard. El resultat és una llista de dades ordenada pel camp de la columna on hem situat el cursor i de la Z-A. Utilitzant la Barra de Menús: Per ordenar un camp a través del menú: Utilitzant les icones, tant si realitzem una ordenació del tipus ascendent com descendent Calc ordena les capçaleres de columna. I si hi ha files en blanc, aquestes es situen sempre al final de la base de dades. 1. Desfer les accions anteriors de tal manera que la taula torni a tenir els noms de camps com a capçaleres de columna. 2. Situar el cursor a qualsevol cel la de la base de dades. 3. Accedir al menú Datos i activar l opció Ordenar. 4. En la pestanya Ordenar por criterios, desplegar el quadre Ordenar según i seleccionar el camp NOM. 5. Activar l opció Ascendente de la seva dreta. 3/14

4 6. Fer clic sobre el botó Aceptar i observar que els registres queden ordenats alfabèticament pel camp Nom. A continuació, ordenarem pel camp MUNICIPI i si en troba de repetits, que ordeni pel camp COGNOM1 i, si tot i així, en troba de repetits, que ordeni per un tercer camp, el de COGNOM2. Vegem com fer-ho. Per ordenar diversos camps a través del menú: 1. Situar el cursor a qualsevol cel la de la base de dades. 2. Accedir al menú Datos i activar l opció Ordenar. 3. En la pestanya Ordenar por criterios, desplegar el quadre combinat Ordenar según i seleccionar el camp MUNICIPI. 4. Activar el botó d opció Ascendente. 5. Desplegar el quadre combinat Después según i seleccionar el camp COGNOM1. 6. Activar el botó d opció Ascendente. 7. Desplegar el tercer quadre combinat Después según i seleccionar el camp COGNOM2. 8. Activar el botó d opció Ascendente. 4/14

5 9. Fer clic a Aceptar, observar el resultat i veure que es compleixen els tres criteris d ordenació especificats. Opcions d Ordenació Quan ordenem dades podem definir el tipus d ordre que aplicarem al criteri seleccionat; és a dir, si han de coincidir majúscules i minúscules, o si s han d ordenar per files o per columnes (la orientació), etc. Per establir les opcions d ordenació: 1. Situar el cursor a qualsevol cel la de la base de dades. 2. Seleccionar del menú Datos l opció Ordenar i, des d allà, accedir a la pestanya Opciones. 5/14

6 3. Marcar o desmarcar les opcions que es creguin convenients per a realitzar la ordenació. 4. Fer clic a Aceptar per validar. Algunes de les opcions que podem trobar en Datos/Ordenar/Opciones són: OpenOffice.org Calc Marcar l opció Mayúsculas/minúsculas si volem que ordeni alfabèticament primer les majúscules i després les minúscules. El intervalo contiene etiquetas de columnas: si aquesta opció està marcada no ordena ni les capçaleres de fila ni les de columna. Incluir formatos: conserva el format actual de les cel les. Copiar resultado de clasificación en: permet copiar la llista de dades resultant de la ordenació en el rang de cel les que s especifiqui, sempre i quan s hagi assignat un nom de rang de cel les prèviament. Orden de clasificación definida por el usuario: si es vol establir un ordre de classificació personalitzat. Dirección: permet indicar si volem ordenar les dades per files o per columnes (segons on tinguem els noms de camps). Per desfer l última ordenació que s hagi realitzat......es poden prémer les tecles Ctrl+Z. Filtres Un cop creada la base de dades, es pot filtrar la informació que aquesta conté segons un criteri determinat, fet que ens permetrà mostrar un subconjunt complet de registres alhora. Per poder dur a terme aquesta tasca, cal utilitzar els Filtros. Entenem per filtre un conjunt de paràmetres o condicions que Calc utilitzarà per mostrar la informació que compleix els criteris exigits. Amb aquest programa es poden aplicar autofiltres (Filtro automático), filtres predeterminats (Filtro predeterminado) i/o filtres especials (Filtro especial). Anem a treballar les diferents opcions. Filtres automàtics La funció Filtro automático (o Autofiltros) permet mostrar únicament aquells registres de dades que coincideixin amb el camp de dades. Activar el filtre automàtic Per activar el filtre automàtic: 1. Situar el cursor a qualsevol cel la de la base de dades creada anteriorment al full Bases de dades. 6/14

7 2. Del menú Datos, activar l opció Filtro i fer clic sobre la subopció Filtro automático. 3. Observar com, un cop activada la subopció, apareix un botó a la dreta de cadascun dels camps, el qual permetrà desplegar les diferents opcions per treballar amb els filtres. Aplicar un Autofiltro Senzill Al fer clic a la icona que apareix a la dreta, en qualsevol dels noms de camp, apareixen una sèrie d opcions que són les que ens permetran establir les condicions per veure uns registres o uns altres. Aquestes opcions són: L opció... Todo Los 10 primeros Filtro predeterminado Serveix per... Mostrar totes les files o registres de la base de dades. Presentar tots els registres de valor superior o inferior, ja sigui per element o per percentatge. Només per a camps numèrics o de tipus data i hora. Mostra només els 10 valors més alts. Aplicar un filtre amb dos valors com a criteri i combinar diferents opcions de recerca mitjançant els nexes Y i O. Per aplicar filtres senzills: 1. Un cop activat l autofiltre, tal com s ha indicat anteriorment, fer clic sobre el botó de la llista desplegable corresponent al camp COGNOM1. 7/14

8 2. Seleccionar el criteri Pérez. 3. Automàticament, es mostra el resultat a la pròpia base de dades. 4. Per tornar a visualitzar tots els registres, fer clic al mateix botó dins del mateix camp i activar l opció Todo. Per saber quin és el camp sobre el que s ha aplicat un filtre......només cal veure quina icona dels autofiltres és de color blau, llavors vol dir que aquell camp conté un criteri de filtració. Aplicar un Filtre personalitzat Utilitzant els autofiltres personalitzats, podem establir una gran varietat de criteris per filtrar la informació d una base de dades. Aquest tipus de filtres només permet establir tres condicions alhora, combinades amb el Y i el O. A l exemple següent, es pretén trobar tots aquells registres que viuen a Barcelona o bé a Madrid. Per aplicar filtres personalitzats: 1. Visualitzar tots els registres. 2. Fer clic sobre el botó de la llista desplegable corresponent al camp MUNICIPI. 3. Seleccionar l opció Filtro predeterminado. 4. En el quadre Nombre del campo hi ha de posar MUNICIPI. 5. Fer clic en el quadre desplegable de Condición i triar l opció =. 6. Fer clic en el quadre desplegable de la dreta Valor i triar l opció Barcelona. 8/14

9 7. Al quadre de l esquerra de tot fer clic en el desplegable i triar l opció O, perquè volem trobar tots aquells municipis que són de Barcelona o de Madrid. 8. Al segon quadre inferior esquerre de Nombre del campo, seleccionar l opció MUNICIPI. 9. Fer clic en el quadre desplegable de Condición i triar l opció =. 10. Fer clic en el quadre desplegable de la dreta Valor i triar l opció Madrid. 11. Fer clic al botó Aceptar i observar el resultat. 12. Per tornar a visualitzar tots els registres, fer clic al mateix botó dins del mateix camp MUNICIPI i activar l opció Todo. Desactivar l autofiltre Per desactivar l autofiltre: 1. Del menú Datos, activar l opció Filtro. 2. Fer clic sobre la subopció Filtro automático, veurem com la base de dades queda de nou completament restaurada i en el seu estat original. Filtres predeterminats 9/14

10 Aquests tipus de filtres ens permeten especificar les condicions lògiques per filtrar les dades en una taula. Com a màxim ens permet establir tres criteris diferents, combinats amb els operadors Y i/o O. A continuació, establirem la condició que volem visualitzar només aquells registres que pertanyen al municipi de Cornellà i que la seva data de contracte sigui major a l any 1997, per exemple. Per establir filtres predeterminats: 1. Situar el cursor en qualsevol cel la de la taula de dades. 2. Del menú Datos, activar l opció Filtro. 3. Fer clic sobre la subopció Filtro predeterminado. 4. Fer clic en primer quadre del desplegable Nombre de campo i triar MUNICIPI. 5. A l apartat Condición deixar =. 6. A l apartat Valor, fer clic en el desplegable i triar Cornellà. 7. En el quadre en blanc de l esquerra de tot, triar l opció Y. 8. En el segon quadre en blanc inferior del camp Nombre de campo triar DATA CONTRACTE. 9. A l apartat Condición triar l opció >. 10. A l apartat Valor, teclejar per exemple 01/01/ Fer clic a Aceptar per validar i observar el resultat. 12. Per tornar a deixar la base de dades sense cap filtre, accedir a Datos/Filtro/Eliminar filtro. Filtres Avançats Els filtres especials ó avançats són un altre dels tipus de filtre amb els quals treballa Calc. Aquest tipus de filtre permet definir criteris de recerca més complexos que els anteriors (els Autofiltres ó Filtro automático), sense que es puguin definir les condicions al mateix quadre de diàleg, sinó que s hauran que definir en un rang apart. El filtre especial permet fins a un màxim de 8 condicions de filtre. Els paràmetres que es poden utilitzar per establir els filtres són: Utilitzar Per filtrar > Tots aquells valors que siguin superiors a un en concret. Per exemple: >50 buscarà tots aquells valors que siguin superiors a la quantitat de 50. ~< Tots aquells valors que siguin inferiors a un en concret. Per exemple: ~<150 buscarà tots aquells valors que siguin inferiors a la quantitat de 150. = Tots aquells valors que siguin iguals a un en concret. Per exemple: =123 buscarà tots aquells valors que siguin iguals a 123. >= Tots aquells valors que siguin superiors o iguals a un en concret. Per exemple: >=01/01/02 buscarà tots aquells valors que siguin majors o iguals al valor 01/01/02. ~<= Tots aquells valors que siguin inferiors o iguales a un en concret. Per exemple: ~<=452 buscarà tots aquells valors que siguin inferiors o iguals a la quantitat de 452. ~<> Tots aquells valors o paraules que siguin diferents a un/a en concret. Per exemple: 10/14

11 ~<>Tarragona buscarà totes aquelles paraules que siguin diferents a Tarragona. Per poder utilitzar els filtres avançats, s han de definir prèviament tres parts: El rang de criteris: lloc on s establiran les condicions dels filtres. El rang de sortida: lloc on es veuran els resultats del filtre aplicat (o bé a la base de dades o bé en un altre rang qualsevol). La base de dades: lloc del qual s extreuen les dades que compleixen la condició especificada. Crear el Rang de Criteris Per poder establir els criteris de filtre especial o avançat, haurem d establir, en primer lloc, els criteris de comparació en un rang de criteris. Cal copiar, al lloc on es definirà el rang de criteris de recerca, el rètol o rètols dels camps en què es realitzarà el filtre, amb el mateix tipus de format, estil, lletra... que el rètol original (el de la base de dades). Una manera de fer-ho és seleccionar els rètols i fer copiar i enganxar. Per establir el rang de criteris: 1. Seleccionar el rang que ocupen els camps de la base de dades activa (A1:E1). 2. Activar Editar/Copiar. 3. Situar el cursor a la cel la A Activar Editar/Pegar. Establir Criteris de Filtre Avançat Un cop s ha definit el rang de criteris, s ha d indicar quina informació és la que es vol filtrar de la base de dades. En el nostre cas, establirem que es mostrin tots aquells registres que visquin a Badalona (o una altra població) i la data de contracte dels quals sigui major o igual a 01/01/90. Per establir criteris de filtre avançat: 1. Un cop creat el rang de criteris (tal com s ha indicat anteriorment), situar el cursor a la cel la D17 i teclejar Badalona (o la població desitjada). 2. Situar el cursor a sota de DATA CONTRACTE i teclejar >=01/01/ D aquesta manera estem indicant que els registres que se ns mostrin han de complir ambdues condicions (Y). 11/14

12 Per indicar el criteri O: O: en el rang de criteris s han d establir les diferents condicions en diferents files. Això fa que el sistema interpreti que ha de complir una condició o una altra o una altra,... Segons aquest exemple, cercarà els que són de Badalona ó es diuen Pere ó Carme. Activar els Filtres Avançats Per activar els filtres avançats: 1. Situar el cursor a qualsevol cel la de la base de dades. 2. Activar l opció Filtro del menú Datos i fer clic sobre la subopció Filtro especial. 3. A continuació, apareix la finestra del filtre especial. Fer clic en el botó Opciones per veure totes les opcions de la finestra. 4. Fer clic en la icona Reducir de la dreta del primer quadre en blanc que hi ha sota Leer criterios del filtro en, ja que anem a indicar-li on estan els criteris per filtrar. 12/14

13 5. Seleccionar del full de càlcul el rang de criteris A16:E17 (que és on hi hem escrit els criteris de filtre) i tornar a fer clic en la icona Reducir. 6. Activar la casella Escribir resultados en perquè el que volem és que ens posi el resultat del filtre en un rang diferent al de la base de dades, serà el rang de sortida. 7. Fer clic en la icona Reducir i seleccionar una cel la en blanc qualsevol del full de càlcul, per exemple la A Tornar a fer clic en la icona Reducir per tornar a la finestra Filtro especial. 4. Fer clic sobre Aceptar i observar el resultat. D aquesta manera, queda definit la base de dades (tal com estava originalment), el rang de criteris (on hi establim les condicions del filtre) i el rang de sortida (on es visualitzen les dades que compleixen les condicions establertes en el rang de criteris. 13/14

14 En els filtres especials, es poden establir criteris Y/O de la següent manera: Y: en el rang de criteris s han d establir les diferents condicions sempre en la mateixa fila. Això fa que el sistema interpreti que ha de complir una condició i una altra i una altra,... O: en el rang de criteris s han d establir les diferents condicions en diferents files. Això fa que el sistema interpreti que ha de complir una condició o una altra o una altra,... 14/14