Pagos por construcción y decoración de stand de las ferias internaciones

Transcripción

1 5 de enero del 2016 AI-Ad MBA. Alberto López Chaves Gerente Asunto: Pagos por construcción y decoración de stand de las ferias internaciones Estimado señor: En atención al Plan Anual de Trabajo, esta Auditoría Interna realizó un análisis de los pagos realizados por el Instituto producto de la construcción y decoración de stand de las ferias internacionales, con la finalidad de determinar su razonabilidad, efectividad y si se ajustaron a la normativa. Para cumplir con el objetivo del estudio, se analizaron los pagos realizados en los periodos 2012, 2013 y 2014 obteniéndose los siguientes resultados: Pagos efectuados en los años 2012 y 2013 En dos de cinco pagos realizados a la empresa CONEX EXHIBITIONS SERVICES, cuyo concepto en la factura señala adicionales provistos, en el desglose de presupuesto extraordinario, la suma de los rubros que componen esos montos, no coinciden con el monto de la factura correspondiente, en los dos casos se pagó un monto menor, a pesar de que esa información es conocida de previo al pago por la Unidad de Proveeduría y el Departamento de Promoción, cuando la empresa proveedora remitió para aprobación el detalle de éstos.

2 Por otra parte, el estudio determinó que el Departamento de Promoción no verificó el monto de esas facturas antes de enviarlas a Financiero para el pago respectivo, ni remitió el detalle de los gastos que justifican esas facturas. Pagos efectuados en el 2014 Las facturas que CONEX presentó para el cobro de los servicios prestados al ICT, no contienen todas las especificaciones técnicas y requisitos obligatorios de una factura, poniendo en duda la integridad de la factura original. Se observó que en su mayoría las facturas no son explícitas, la descripción del servicio es global, no especifica por rubros lo que corresponde a diseño, producción, transporte, montaje, desmontaje, etc. Además, hay casos de facturas cuyo monto por concepto de "provistos adicionales", es muy similar a la factura por concepto del servicio principal, tampoco especifica la cantidad de metros cuadrados construidos, ni describe el monto de Euros en letras. Lo determinado en el estudio se presenta porque: 1. No hay un procedimiento de control por parte del Departamento de Promoción para ejercer una supervisión sobre el proceso de pago a proveedores en el exterior. 2. El Departamento de Promoción tiene como práctica considerar correcta la información que presenta a cobro la empresa constructora CONEX. 3. El Departamento Financiero no verifica la autenticidad de la documentación y facturas soporte que recibe en forma escaneada por el Departamento de Promoción para su pago, al no exigir que éstas lleven estampado el visto bueno de la Jefatura del Departamento de Promoción, máxime cuando se trata de facturas de montos muy elevados. Al respecto, la norma 1.2 de las Normas de control interno para el Sector Público (NCISP), establece que cada organización debe coadyuvar al cumplimiento de los siguientes objetivos:

3 Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. Exigir confiabilidad y oportunidad de la información, debe procurar que se recopile, procese y mantenga información de calidad sobre el funcionamiento del sistema y sobre el desempeño institucional. Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones, coadyuvar a que la organización utilice sus recursos de manera óptima. También, la norma de las citadas normas, establece que la ejecución de los procesos, operaciones y transacciones institucionales, debe contar con la autorización y la aprobación respectiva de parte de los funcionarios con potestad para concederlas. Además, la norma 4.4 señala que se deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas. Por su parte la norma 5.1 regula que se deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Con respecto a la confiabilidad que debe tener la información, la norma establece que debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas. Por su parte, el artículo 28 del Reglamento Financiero, establece que le corresponde al Departamento Financiero verificar que todo pago esté amparado con los comprobantes de rigor según los requisitos que se indican en el Manual

4 de Procedimientos de Contabilidad, mismos que deben ser previamente revisados, cotejados por las unidades involucradas. También el artículo 80 señala entre otros aspectos, que todos los comprobantes de pago deben mostrar toda la información requerida tal como la fecha, dirección del vendedor, detalle y descripción del servicio brindado. Asimismo, el cartel de la Contratación Directa # 2011CD Contratación de una empresa para la construcción de los stands para las Ferias Fitur, ITB, TOP Resa, WTM, EIBTM y Vakantiebeurs, en el apartado #4 de Condiciones generales en el punto a), indica que: Los precios por los diferentes trabajos o servicios derivados de este contrato deberán ser siempre firmes y definitivos, unitarios y totales, incluyendo todos los impuestos y gastos, asimismo debe indicarse en letras y números. En caso de discrepancia prevalecerá el precio en letras. Por otra parte, el artículo 2 de la Resolución de la Dirección General de Tributación Directa Nº DGT-02-09, señala: Autorización para el uso de factura electrónica, tiquete electrónico y documentos electrónicos asociados: Se autoriza el uso de la factura electrónica, tiquete electrónico, nota de crédito electrónica y nota de débito electrónica, como comprobantes para el respaldo de ingresos, costos y gastos, siempre que cumplan con los requisitos y características que se detallan en la presente resolución. Así como, el uso de la confirmación de aceptación y rechazo de la factura electrónica y de las notas de crédito y débito electrónicas. Por su parte, la Ley Nº 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, señala que: Artículo 13. Homologación de certificados extranjeros. Se conferirá pleno valor y eficacia jurídica a un certificado digital emitido en el extranjero, en cualquiera de los siguientes casos:

5 a) Cuando esté respaldado por un certificador registrado en el país, en virtud de existir una relación de corresponsalía en los términos del artículo 20 de esta Ley. b) Cuando cumpla todos los requisitos enunciados en el artículo 19 de esta Ley y exista un acuerdo recíproco en este sentido entre Costa Rica y el país de origen del certificador extranjero. Si los aspectos identificados se subsanan se podrían gestionar entre otros riesgos los siguientes: Que se paguen sumas de dinero diferentes a las que cobra la empresa proveedora (pago de más o de menos), y que recursos públicos lleguen a manos de terceros de forma improcedente desprotegiéndose el patrimonio público. Que se alteren montos en las facturas, que no coinciden con los montos presupuestados según lo remitido por la empresa CONEX de previo al contrato. Que la empresa proveedora facture montos diferentes a lo pactado en la contratación, en perjuicio de los fondos públicos que administra el Instituto. Por lo detallado anteriormente, se sugiere llevar a cabo las gestiones y coordinaciones pertinentes para que en un plazo de un mes: 1. El Departamento de Promoción proceda a diseñar e implementar las actividades de control interno que procedan, ya sean políticas, procedimientos o mecanismos, que ayuden a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del Sistema de Control Interno que debe imperar en el pago de facturas por concepto de diseño y decoración de los stand de las ferias internacionales, para lo cual se debe considerar entre otros aspectos los siguientes: a. La verificación de los montos en el desglose de presupuesto extraordinario que de previo remite Conex para su aprobación, con el monto de la factura correspondiente de dicha empresa por ese concepto. b. La verificación de la validez de las facturas de Conex, la observancia de que las especificaciones sean lo más explícitas posibles, así como

6 analizar la posibilidad de que por ser facturas digitales, las mismas cumplan con las regulaciones atinentes. c. La validación del recibido a conformidad del servicio recibido por parte de la Jefatura del Departamento de Promoción. 2. El Departamento Financiero proceda a definir e implantar las actividades de control pertinentes que contribuyan a asegurar razonablemente el cumplimiento del artículo N 80 del Reglamento Financiero, que establece las condiciones e información que deben contener los comprobantes de pago, máxime el inciso d) sobre el detalle y descripción del servicio brindado. Así como el visto bueno por parte de la Jefatura del Departamento de Promoción, del recibido conforme del servicio que se paga. Se solicita, informar a esta Auditoría Interna dentro de los próximos diez días hábiles, sobre las acciones tomadas en relación con las sugerencias presentadas, a efecto de determinar lo procedente. El presente servicio preventivo se realiza con fundamento en las competencias conferidas a la Auditoría Interna en la Ley Orgánica del ICT, el inciso d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno, la norma de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público y en atención al punto 22 del Plan Anual de Trabajo Atentamente, Fernando Rivera Solano Auditor Interno C. MBA. Ireth Rodríguez Villalobos Jefa Departamento de Promoción Consecutivo

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