SERVICIO FITOSANITARIO DEL ESTADO AUDITORÍA INTERNA

Transcripción

1 19 de enero de 2010 AI SFE Ingeniero German Carranza Castillo, Jefe Departamento de Programas Especiales Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) Estimado señor: Se remite para su conocimiento y atención el informe de asesoría N AI SFE SP INF sobre aspectos generales en materia de control interno relacionados con el Programa de Biotecnología del SFE, con base en lo que establece el inciso d) del artículo Nº 22 de la Ley General de Control Interno Nº A fin de dar seguimiento a la presente asesoría, se deberá remitir copia a esta Auditoría Interna de los acuerdos respectivos que adopte la administración activa. Atentamente, Lic. Henry Valerín Sandino Auditor Interno HVS/RAV/RCJ C./ Ing. Gabriela Zúñiga Valerín, Directora Ing. Carlos Padilla Bonilla, Subdirector Ing. Alex May Montero, Jefe Programa de Biotecnología Archivo i

2 INFORME Nº AI SFE SP INF de enero de 2010 INFORME DE ASESORÍA SOBRE ASPECTOS GENERALES EN MATERIA DE CONTROL INTERNO RELACIONADOS CON EL PROGRAMA DE BIOTECNOLOGÍA DEL SFE Elaborado por: Ing. Roberto Aguilar Vargas Auditor Encargado Lic. Ronald Canales Jiménez Auditor Asistente Revisado y aprobado por: Lic. Henry Valerín Sandino Auditor Interno ii

3 1. PRESENTACIÓN INTRODUCCIÓN ORIGEN OBJETIVO ALCANCE PERÍODO LIMITACIONES NORMATIVA TÉCNICA ANTECEDENTES RESULTADOS COMENTARIOS DE LA ASESORÍA iii

4 1. PRESENTACIÓN La Auditoría Interna fiscaliza que la actuación de la administración activa se ejecute conforme al marco legal y técnico y las sanas prácticas administrativas, gestión que se realiza a través de la ejecución de auditorías y estudios especiales, así como mediante las funciones de asesoría y advertencia. El quehacer de la auditoría interna por lo general consiste en una labor que se desarrolla con posterioridad a los actos de la administración; sin embargo, en asuntos que sean de su conocimiento o a solicitud del jerarca y/o titulares subordinados, también emite en forma previa, concomitante o posterior a dichos actos, criterios en aspectos de su competencia y en cumplimiento de su labor de asesoría, sin que se menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en la ejecución de estudios posteriores. Con respecto al servicio de asesoría, el mismo corresponde a una función preventiva que consiste en asesorar oportunamente (en materia de su competencia) al jerarca, sin perjuicio de las asesorías que en esa materia a criterio del auditor correspondan a otros niveles de la organización; con el propósito de fortalecer el sistema de control interno institucional. En el presente informe de asesoría, se irán vinculando en forma directa e indirecta los aspectos contenidos en el numeral 3 denominado Antecedentes así como en el numeral 4.1 relativo al Criterio aplicable y los hechos descritos en el numeral 4.2 denominado Condición encontrada, situación que permitirá a esta Auditoría Interna emitir su criterio (que se consigna en el numeral 5 Comentarios de la Auditoría Interna lo que da como resultado la Asesoría contenida en el numeral 6. 1

5 2. INTRODUCCIÓN 2.1 ORIGEN El presente informe de asesoría se realizó en atención a los Planes Anuales de Labores de la Auditoría del SFE de los años 2009 y 2010, específicamente en lo que corresponde al punto OBJETIVO Asesorar a la administración activa del Servicio Fitosanitario del Estado (en adelante SFE o Servicio) sobre aspectos en materia de control interno relacionados con el Programa de Biotecnología del SFE. 2.3 ALCANCE Revisión y análisis de aspectos generales de control interno implementados por el Departamento de Programas Especiales y específicamente por el Programa de Biotecnología como resultado del cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico vigente. Se atendió el requerimiento formulado vía telefónica y correo electrónico por el Programa de Biotecnología, en el que se solicitó asesoría a esta Auditoría Interna respecto a la competencia de este órgano con relación a lo establecido en el capítulo V De la Bitácora contenido en el Reglamento de Auditorías en Bioseguridad Agrícola del Ministerio de Agricultura y Ganadería de Costa Rica (Decreto Ejecutivo N MAG). 2.4 PERÍODO Del 22/07/ al 07/08/ LIMITACIONES No se encontraron limitaciones que entorpecieran los procesos de recolección de documentos y obtención de la información acerca del caso, que sirvieron de fundamento para comunicar los resultados obtenidos en este informe de asesoría. 2.6 NORMATIVA TÉCNICA En la ejecución del presente servicio de asesoría se observaron las regulaciones establecidas para las auditorías internas en la Ley General de Control Interno Nº 8292, normas técnicas, directrices y resoluciones emitidas por la Contraloría General de la República. 1 Publicación del Decreto Ejecutivo N MAG. 2

6 3. ANTECEDENTES Mediante llamada telefónica y correo electrónico, la funcionaria Marcela Jiménez Peralta del Programa de Biotecnología del SFE, solicitó asesoría a esta Auditoría Interna respecto a la competencia de este órgano con relación a lo establecido en el capítulo V De la Bitácora contenido en el Reglamento de Auditorías en Bioseguridad Agrícola del Ministerio de Agricultura y ganadería de Costa Rica (Decreto Ejecutivo N MAG, publicado en La Gaceta N 142 del 22/07/2005). Sobre un asunto similar al consultado por el Programa de Biotecnología; mediante oficio AI del 01/02/2007, la Auditoría Interna del Ministerio de Agricultura y Ganadería asesoró respecto a los libros que deben llevar las empresas privadas vinculadas al campo de los plaguicidas agrícolas, según los términos del Decreto Ejecutivo Nº MAG-S-MINAE-MEIC, Reglamento sobre Registro, Uso y Control de Plaguicidas Sintéticos Formulados, Ingrediente Activo Grado Técnico, Coadyuvantes y Sustancias Afines de Uso Agrícola. En ese sentido, en el citado oficio se señaló entre otros aspectos, el siguiente comentario: II. COMENTARIOS 1- ( ) Esa competencia se ejerce sobre los libros de contabilidad y actas que los órganos del Ministerio deban llevar como un elemento importante de control interno relativo al registro de transacciones relevantes. La indicación que hace el artículo sobre otros libros a criterio del auditor interno se refiere a otros libros distintos a los de contabilidad y de actas que como los de registro de plaguicidas, sean de suma importancia para el Ministerio y para el control interno. La disposición legal en ese sentido no faculta a las auditorías internas a autorizar mediante razón de apertura libros que deban llevar entes privados. (...) 3

7 4. RESULTADOS 4.1 Criterio aplicable Ley General de Control Interno N 8292, artículos 7, 8, 10 y 22 inciso e) Reglamento de la estructura organizativa del Servicio Fitosanitario del Estado (Decreto Ejecutivo MAG), artículo 23 y 24 numeral 3 incisos a), f) y g) Reglamento de auditorías en Bioseguridad Agrícola del Ministerio de Agricultura y Ganadería (Decreto Ejecutivo N MAG). 4.2 Condición encontrada Con relación a aspectos de control interno relativos al Programa de Biotecnología del SFE, se describe lo siguiente: Sobre el sistema de control interno En el artículo 10 Responsabilidad por el sistema de control interno de la Ley General de Control Interno se establece lo siguiente: Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.. Como producto del estudio especial de auditoría que se llevó a cabo (Informe N AI-SFE-SA-INF ), denominado Determinación del estado en que se encuentra el sistema de control interno del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE), comunicado mediante oficio Nº AI SFE del 5/11/2009, se determinó que el SFE no ha avanzado significativamente en la implementación de su sistema de control interno, situación que no le ha permitido cumplir a cabalidad con el ordenamiento jurídico y técnico vigente 2. Con relación al sistema de control interno del SFE, se ubicó el mapeo de riesgos relacionado con el Programa de Biotecnología 3, en el cual se evidencia la identificación y análisis de tres riesgos vinculados con el quehacer de dicho Programa 4. Esta Auditoría Interna no ubicó información relacionada con el nivel de cumplimiento del citado Programa respecto a la implementación de la normativa técnica emitida por la Contraloría General de la República, relacionada con cada uno de los componentes funcionales que conforman el sistema de control interno. 2 Ley General de Control Interno N 8292 y normativa técnica emitida por la Contraloría General de la República. 3 Informe identificación y Valoración de Riesgos Riesgos: 1) Desestímulo a la inversión de empresas. 2) Transgresión de la legislación nacional e internacional como resultado de la descoordinación entre los ministerios involucrados. 3) Insuficientes recursos para la ejecución de las competencias dadas por legislación nacional. 4

8 No obstante lo anterior, la administración activa del SFE en atención a informes de auditoría 5, recientemente ha venido tomando acciones concretas para establecer la estrategia que le posibilite ajustar su sistema de control interno al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico vigente Sobre el cumplimiento del Reglamento de Auditorías en Bioseguridad Agrícola del Ministerio de Agricultura y Ganadería de Costa Rica (en adelante Reglamento) En el artículo N 1 Objetivo del Reglamento se establece El presente Reglamento tiene como objetivo regular las relaciones y obligaciones entre el Ministerio de Agricultura y Ganadería a través del Servicio Fitosanitario del Estado, encargado de la regulación y control de las actividades relacionadas con Organismos Vivos Modificados (OVMs), y las entidades que realizan actividades con OVMs, por medio de una empresa que ejerza auditorías para cualquiera de las actividades estipuladas Sobre la divulgación de información En la página Web del SFE se consigna información sobre el Programa de Biotecnología (en adelante Programa), relacionada con: Objetivo del Programa. Ordenamiento jurídico aplicable. Funcionarios que conforman el Programa. Funciones e integración de la Comisión Técnica Nacional de Bioseguridad. Acceso a otra información a través del Portal Nacional (autoridades nacionales competentes, leyes, reglamentos, decisiones y declaraciones, evaluación del riesgo, creación de capacidades, estadísticas nacionales y sitios de interés). En el artículo N 2 Definiciones del Reglamento, se define: ( ) c) Empresa auditora: Persona jurídica que genera el servicio de auditorías en bioseguridad agrícola por medio de auditores en el campo que van a auditar y certificar que la entidad sujeta a auditoría cumple con las normas, regulaciones, directrices y demás que dicta la normativa vigente. d) Auditor en bioseguridad agrícola: Profesional en Ciencias Biológicas que de conformidad con la normativa vigente y este Reglamento, asume la supervisión y control de la persona física o jurídica que requiera sus servicios en el campo de la bioseguridad agrícola bajo la supervisión de la Gerencia de Biotecnología del Servicio Fitosanitario del Estado. e) Organismo Vivo Modificado (OVM): Se entiende como cualquier organismo vivo que posea una combinación nueva de material genético que se haya obtenido mediante la aplicación de la ingeniería genética.. No se ubicó en la citada página Web, información relacionada con la lista de empresas autorizadas a brindar servicio de auditoría en bioseguridad agrícola, lista de personas físicas autorizadas a la supervisión y control de las empresas que requieren servicios de auditoría en el campo de la bioseguridad agrícola, así como respecto a los organismos vivos modificados que están siendo multiplicados. 5 Informes de control interno N AI-SFE-SA-INF y N AI-SFE-SA-INF ; Informe de asesoría N AI SFE SP INF

9 De acuerdo con información suministrada por el Jefe de la Sección de Informática del SFE, Lic. Didier Suárez Chaves, a fecha 11/12/2009 el Programa de Biotecnología no ha realizado ninguna solicitud formal para desarrollo de sistemas; en el pasado se iniciaron conversaciones para el desarrollo de una página web que no se llegaron a concretar. Sin embargo, se debe tener en consideración que también existe el sitio web del Centro Nacional de Intercambio de Información de Seguridad en Biotecnología, establecido en cumplimiento del artículo 20 del Protocolo de Cartagena; el cual es patrocinado por los ministerios que tienen responsabilidad en esa área, incluyendo al MAG. En el mismo se presenta información sobre Autoridades Nacionales competentes, Bases de datos Nacionales, Leyes y Regulaciones, Decisiones y Declaraciones, Evaluaciones de Riesgos, Creación de Capacidad, Lista de Expertos, Estadísticas Nacionales, Noticias y otros aspectos de interés Sobre la tabla de plazos del SFE La Tabla de plazos de conservación de documentos. Dirección Nacional de Fitoprotección Sanitaria, fue aprobada por el Departamento de Servicios Archivísticos Externos de la Dirección General del Archivo Nacional, según informe de selección N Una vez analizada dicha tabla de plazos no se evidencian documentos relacionados con el Departamento de Programas Especiales, por cuanto el mismo nació a la luz jurídica a partir del Decreto Ejecutivo N MAG, el cual entró a regir a partir del 04/04/2006. No obstante, el SFE no ha realizado las gestiones necesarias para ajustar dicha tabla de plazos a su estructura actual, aspecto que fue tratado en el informe de auditoría Nº AI-SFE-SA-INF comunicado a la administración activa con oficio AI SFE del 17/12/2009. Por otra parte, en fecha 19/10/2009 funcionarios del Programa de Biotecnología informaron a esta Auditoría Interna que: (...) ningún funcionario ha recibido capacitación en aspectos de archivo. Con respecto a la elaboración de oficios hace aproximadamente dos años se había recibido una circular sobre este tema, pero no se sigue al pie de la letra. Parte del Problema es que no se cuenta con secretaria propia sino que se comparte el servicio secretarial con el Programa de Moscas de la Fruta Sobre las empresas auditoras Con relación a las empresas auditoras en el Reglamento se establece lo siguiente: Artículo 5º Para que una empresa pueda ejercer la auditoría agrícola en bioseguridad según se establece en este Reglamento, deberá ser previamente autorizada por la Gerencia de Biotecnología del Servicio Fitosanitario del Estado, ( ) Artículo 6º La empresa autorizada por la Gerencia de Biotecnología del Servicio Fitosanitario del Estado podrá auditar cualquiera de las actividades definidas en 6

10 este Reglamento, previo cumplimiento de los siguientes requisitos: a) Presentar una solicitud escrita en la fórmula que al efecto se disponga a la Gerencia de Biotecnología del Servicio Fitosanitario del Estado, debidamente firmada por el representante legal. b) Presentar una copia junto con el original para confrontar o una copia certificada de la cédula jurídica vigente. c) Presentar la lista de profesionales que ejercerán la función de auditores, los cuales deben poseer formación académica curricular afín a la actividad que va a auditar. d) Presentar currículum vitae completo de cada uno de los auditores, los cuales deberán tener capacitación, experiencia y entrenamiento en bioseguridad agrícola. e) La aprobación del o de los auditores que presente cada empresa, se realizará tomando en consideración criterios cuantitativos, cualitativos y una entrevista que la Gerencia de Biotecnología del Servicio Fitosanitario del Estado, en conjunto con un subcomité de la Comisión Técnica Nacional de Bioseguridad. Según el Programa, la información relacionada con las empresas auditoras se mantiene a través de los datos que se consignan en el formulario denominado Registro de empresas auditoras en Bioseguridad. En dicho formulario se registra la siguiente información: a) Número y fecha de inscripción. b) Información general de la empresa auditora: Nombre y cédula jurídica de la empresa. Nombre y cédula de identidad del representante legal Teléfonos y fax. Correo electrónico y página web Dirección exacta y código postal de la empresa. Firma del representante legal. c) Información de los auditores a cargo de la empresa auditora. d) Calidad de la empresa Sobre los auditores en bioseguridad agrícola En el artículo 4 del Reglamento se establecen las funciones que deben cumplir las empresas auditoras a través de los auditores autorizados. En el inciso f del citado artículo se describen las funciones generales que deben cumplir los auditores. Asimismo, como se indicó en el numeral anterior, en el artículo 6 incisos c), d) y e) se detallan los requisitos que deben cumplir las empresas auditoras relacionados con los auditores a su cargo. Según la información suministrada por el Programa, los datos de los auditores a cargo de las diferentes empresas auditoras se consignan en el formulario denominado Registro de auditores oficiales. Además, se indicó que se mantiene un listado de los auditores aprobados, que incluye los siguientes datos: teléfonos, correos electrónicos, empresa que auditan y su condición actual. 7

11 En el formulario citado en el párrafo anterior, se registra la siguiente información: a) Número y fecha de inscripción. b) Información general del auditor: Nombre completo y cédula de identidad. Teléfonos y fax (incluye teléfono para atender emergencias). Correo electrónico. Dirección exacta Formación académica. Firma del auditor. c) Información de los auditores a cargo de la empresa auditora. d) Calidad de la empresa Sobre los expedientes de las empresas auditoras Se consultó al Programa si se mantienen expedientes individuales para cada una de las empresas auditadas y cómo están conformados. Al respecto, se nos indicó que Cada una de las empresas cuentan con un archivo en el que se tiene toda la correspondencia emitida por ambas partes (empresa auditora y Programa de Biotecnología), informes mensuales de auditorías, inscripción de proyectos, documentación para la emisión de certificados de liberación al ambiente y todo lo referente a la actividad.. No obstante, se nos indicó que los mismos se mantienen ordenados pero no sobre una base técnica en materia archivística. En visita realizada al Programa de Biotecnología por funcionarios de la Auditoría Interna del SFE en fecha 19/10/2009, se comprobó que los citados archivos se encuentran colocados en el mueble correspondiente, el cual cuenta con llavines (Fotografías Nº 1-6 Anexo). En adición a lo anterior, la edificación en donde funciona el Programa de Biotecnología, cuenta con verjas y contrapuerta metálica, así como con alarma; no obstante no se cuenta con sistema de monitoreo (conexión de la alarma existente a una empresa de seguridad privada) (Fotografías Nº 7-11 Anexo). De acuerdo con información suministrada por la administración, el SFE está gestionando ampliar el servicio de seguridad y vigilancia privado que se mantiene en las instalaciones que se ubican en Pavas, con el fin de que el mismo se brinde durante las 24 horas del día Sobre los procedimientos que regulan las inspecciones realizadas por el Programa En el Artículo 18 del Reglamento se establece: Los funcionarios de la Gerencia de Biotecnología del Servicio Fitosanitario del Estado, debidamente identificados, podrán realizar en cualquier momento visitas de inspección a las entidades auditadas debiendo la empresa auditora y sus empleados, brindar la colaboración requerida para que éstos realicen la labor que les corresponde. Estarán en la obligación de mostrar los documentos y suministrar la información que dichos funcionarios soliciten, para la verificación del cumplimiento de la normativa vigente. 8

12 Se consultó al Programa sobre el procedimiento aplicado en la realización de inspecciones. Al respecto, se indicó que Las inspecciones se realizan según el artículo 123, del Reglamento a la Ley de Protección Fitosanitaria. Cada empresa debe elaborar Protocolos de Bioseguridad indicados en la legislación nacional vigente tales como artículo 118, 122 y 127 del mismo reglamento para velar por el uso adecuado de las actividades con OGM s que a su vez sirven de guía para la inspecciones en campo. Estos protocolos permiten el monitoreo caso a caso. En el artículo 123 citado en el párrafo anterior, se señala lo siguiente: De la supervisión de productos transgénicos. La persona autorizada por la Dirección para llevar a cabo la (s) inspección (es) y seguimiento del producto transgénico liberado, debe informar periódicamente al programa de biotecnología de la Dirección sobre el comportamiento de este producto, con base en los requisitos que se debieron cumplir en el certificado de liberación correspondiente. El personal autorizado por la Dirección puede inspeccionar el lugar donde los productos manipulados van a ser liberados al medio ambiente, los recintos cerrados antes y después de la movilización y los registros de dicho producto, cuantas veces se considere necesario. Los proyectos que contengan un componente de incremento o manejo de semilla transgénica, deberán ser supervisados por la Oficina Nacional de Semillas, la que, para tal fin, mantendrá una estrecha relación con la Dirección.. El Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización 6, establece lo siguiente: 4.5. Instrucciones por escrito Las instrucciones de alcance general deben darse por escrito y mantenerse en un compendio ordenado, actualizado y de fácil acceso que sea de conocimiento de todos y cada uno de los funcionarios de la institución. De igual manera, las órdenes e instrucciones más específicas y relacionadas con asuntos particulares de especial relevancia deben emitirse mediante nota o memorando a los funcionarios responsables de su cumplimiento. Declaración interpretativa Las instrucciones que deban ser observadas por todos los funcionarios de la institución deben ser emitidas de manera clara, concisa y por escrito, independientemente de que ello se haga utilizando comunicaciones impresas o medios electrónicos. Lo anterior conlleva la necesidad de que se utilice un estilo de redacción que las haga fácilmente comprensibles con el fin de evitar que las disposiciones internas para la ejecución de las labores sean olvidadas o se presten a interpretaciones erróneas, lo que a su vez podría conducir a resultados insatisfactorios o adversos. Tales instrucciones deben ordenarse en una especie de manual o compendio de operaciones que debe ser actualizado periódicamente para ajustarlo a los cambios en las necesidades y procesos organizacionales. También, es necesario que tanto el manual como sus actualizaciones se divulguen ampliamente en la organización y estén disponibles para su ulterior consulta por parte del personal interesado. Por otra parte, las instrucciones dirigidas a uno o varios funcionarios, que tengan especial importancia en virtud de su efecto sobre las operaciones, las 6 Mantiene vigencia según los términos de las Normas Técnicas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República. 9

13 actividades o los procesos, o de su impacto sobre los puestos respectivos también deberán darse por escrito, como medida de protección tanto para la institución como para los servidores. Ejemplos de tales instrucciones son la asignación de nuevas funciones, la solicitud de reportes especiales y la designación para participar en comisiones o en grupos de trabajo con un fin específico. El MAG tiene establecido el procedimiento y formatos mediante los cuales se deben documentar los diferentes procesos Sobre la razón de apertura y registro de bitácoras En el capítulo V De la Bitácora del Reglamento se establece lo siguiente: Artículo 13. La empresa auditora brindará a cada auditor una bitácora debida y concatenadamente foliada y sellada con la respectiva razón inicial de apertura por parte de la Gerencia de Biotecnología en el que anotará un resumen por día o visita de los principales aspectos atinentes a la auditoría, debiendo acatar para ello las normas y procedimientos que la Gerencia de Biotecnología del MAG fije para estos propósitos. La Ley General de Control Interno Nº 8292 establece en el inciso e) del artículo 22, como competencia de la Auditoría Interna autorizar mediante razón de apertura los libros de contabilidad y de actas y los que a criterio disponga el auditor interno, que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional Sobre la razón de cierre de bitácoras En el capítulo V De la Bitácora del Reglamento se establece lo siguiente: Artículo 14. Cuando la bitácora esté completa, el gerente de la empresa auditora deberá anotar y firmar en el último folio una razón de conclusión, indicando la fecha de cierre, debiendo depositarlo en la Gerencia de Biotecnología para su debida custodia y solicitar la apertura de una nueva bitácora. Asimismo, cuando por alguna razón la empresa auditora deba entregar a la Gerencia de Biotecnología una bitácora sin concluir, deberá anotar y firmar en el último folio que haya usado, una razón prematura de conclusión. Artículo 15. En caso de extravío del Protocolo, la empresa auditora deberá comunicar de inmediato por escrito tal situación a la Gerencia de Biotecnología para que se proceda a tomar nota de ello y tendrá que solicitar la apertura de un nuevo Protocolo. Con base en la Ley General de Control Interno Nº 8292 (inciso e) del artículo 22), la Auditoría Interna del SFE únicamente es competente para dar razón de archivos a libros previamente autorizados a órganos sujetos a su competencia institucional. 10

14 5. COMENTARIOS DE LA Considerando lo descrito en el numeral 4.2 Condición encontrada, se emiten los siguientes comentarios: 5.1 El Departamento de Programas Especiales (incluyendo lo relativo al Programa de Biotecnología) en coordinación con la Comisión de Control Interno del SFE y la Unidad de Control Interno del SFE deberá realizar las acciones necesarias que le posibiliten ajustar su sistema de control interno al cumplimento del ordenamiento legal y técnico vigente en materia de control interno 7 (Referencia: numeral 4.2.1). 5.2 El Programa de Biotecnología deberá valorar la conveniencia o necesidad de adicionar en la página Web del SFE información relativa a empresas auditoras autorizadas a brindar servicio de auditoría en bioseguridad agrícola, lista de personas físicas autorizadas a la supervisión y control de las empresas que requieren servicios de auditoría en el campo de la bioseguridad agrícola, así como respecto a los organismos vivos modificados (Referencia: numeral ). 5.3 Valorar el desarrollo de un sistema de información automatizado, con el apoyo del personal de la Sección de Informática del SFE y/o la contratación de servicios profesionales, que facilite la administración de la información que se produce como resultado de la gestión del Programa de Biotecnología del SFE, misma que contribuya con la toma de decisiones. Entre otros aspectos, dicho sistema podría facilitar el procesamiento, almacenamiento y control de información relacionada con las empresas auditoras autorizadas, así como de los auditores autorizados a cargo de cada una de las citadas empresas auditoras y sobre las inspecciones realizadas por el personal del mencionado departamento (Referencia: numerales , y ). 5.4 Considerando los términos del informe de auditoría N AI-SFE-SA-INF , se deberá coordinar con el Archivo Central del MAG, con el propósito de: Incorporar los documentos que se producen como parte de la gestión del Departamento de Programas Especial del SFE (incluye lo correspondiente al Programa de Biotecnología), en la tabla de plazos de documentos autorizada al SFE, situación que permitirá ejercer un adecuado control sobre la vigencia de conservación de dichos documentos (Referencia: numeral ). 7 Ley General de Control Interno N 8292 y normativa técnica emitida por la Contraloría General de la República. 11

15 Realizar una revisión sobre el estado del archivo de documentos que mantiene el Departamento de Programas Especiales (en cada uno de los tres programas que lo conforman), con el fin de determinar si el mismo se ajusta a la técnica en materia archivística, en caso contrario adoptar las medidas respectivas. Solicitar asesoría técnica que posibilite estructurar técnicamente los expedientes destinados a cada una de las empresas auditoras autorizadas, con el fin de que la información consignada en los diferentes documentos que se mantienen en dichos expedientes pueda ser localizada en forma ágil y oportuna (Referencia: numeral ). 5.5 Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa y técnica (incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación, así como anexar guías, protocolos, formularios, etc.). Además, entre otros aspectos dichos instructivos técnicos permiten conocer el funcionamiento interno en cuanto a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. También propician una adecuada inducción del puesto y el adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Considerando lo indicado, es criterio de esta Auditoría Interna que como parte de las actividades que debe emprender el Programa de Biotecnología del SFE para ajustar su sistema de control interno al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico vigente, deberá elaborar, aprobar e implementar los diferentes procedimientos relacionados con el Reglamento, considerando lo correspondiente a las inspecciones que se realizan conforme a su capítulo VII. Tomando en cuenta lo señalado en nuestro informe de auditoría N AI-SFE-SA-INF , dicha acción deberá ser extensiva al resto de las actividades que conforman los procesos bajo la responsabilidad del Departamento de Programas Especiales del SFE y que a la fecha no se encuentran documentadas a través de los procedimientos respectivos (Referencia: numeral ). 5.6 La competencia de esta Auditoría Interna respecto a la autorización de libros, está constreñida a las diferentes dependencias que conforman el SFE y se ejerce sobre los libros de contabilidad, actas y cualquier otros que requiera el Servicio llevar como un elemento importante de control interno relativo al registro de transacciones relevantes; razón por la cual, la disposición legal en ese sentido no faculta a las auditorías internas a autorizar mediante razón de apertura libros que deban llevar entes privados; como sería el caso de las bitácoras que se establecen en el capítulo V del Reglamento (Referencia: numeral ). 12

16 5.7 Considerando la indicación que hace la Ley General de Control Interno Nº 8292 en su inciso e) del artículo 22 sobre la competencia de la auditoría interna de autorizar otros libros distintos a los de contabilidad y de actas que sean de suma importancia para fortalecer el sistema de control interno, es criterio de esta Auditoría Interna que el Programa de Biotecnología debe implementar un libro en el cual se registre cada una de las bitácoras que son sometidas a razón de apertura (datos mínimos a consignar en el registro: número de asiento, fecha, indicación de apertura, número del libro, razón social de la empresa a la que está dirigida la autorización, cantidad de folios, espacio para consignar el nombre, cédula y firma de la persona que lo retira) (Referencia: numeral ). 5.8 Aún cuando, según los términos del artículo 14 del Reglamento, la responsabilidad del cierre en apariencia recae sobre la empresa a la cual se le extendió el libro, es prudente y consistente con un adecuado control interno que el Programa de Biotecnología registre en el libro que se cita en el numeral 5.7 anterior, el asiento mediante el cual se da la razón de cierre (datos mínimos a consignar en el registro: número de asiento, fecha, indicación de cierre, número del libro, razón social de la empresa a la que estuvo dirigida la autorización, cantidad de folios, estado de conservación y limpieza en que se entrega el libro, espacio para consignar el nombre, cédula y firma del funcionario que realizó la razón de cierre) (Referencia: numeral ). 5.9 Valorar las condiciones actuales de seguridad, con el fin de determinar la posibilidad de adoptar medidas que fortalezcan la protección de las oficinas del Departamento de Programas Especiales ubicadas en Pavas (incluyendo las oficinas del Programa de Biotecnología), así como de los bienes y de la documentación respectiva, ya sea aquella de acceso público o de carácter restrictivo (Referencia: numeral ). 13

17 6. ASESORÍA Considerando lo expresado en este documento sobre la naturaleza de los servicios de asesoría, se somete a valoración de la administración activa del SFE lo señalado en el presente informe, con el propósito de que el Servicio tome las medidas que posibiliten al Departamento de Programas Especial y específicamente al Programa de Biotecnología ajustar su sistema de control interno al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico en materia de control interno. Al respecto, es necesario señalar que el artículo 39 de la Ley Nº 8292 establece responsabilidad administrativa para aquellos funcionarios, sea jerarca o titulares subordinados cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable

18 ANEXO 15