Rectoría del Sistema Nacional de Archivos: nueva estrategia. Guiselle Mora Durán Natalia Cantillano Mora

Transcripción

1 Rectoría del Sistema Nacional de Archivos: nueva estrategia Guiselle Mora Durán Natalia Cantillano Mora

2 Antecedentes. Dictámenes de la PGR C de 05 de junio de 2006 A solicitud del Archivo Nacional Relacionado con la autonomía de la Universidad de Costa Rica C de 04 de octubre de 2006 A solicitud del Archivo Nacional Ampliación al dictamen C sobre la autonomía universitaria a la luz de la Ley n 7202.

3 Antecedentes. Dictámenes de la PGR C de 11 de noviembre de 2008 A solicitud del Archivo Nacional Relacionado con la aplicación de la Ley n 7202 al Poder Judicial (artículo 47 bis de la Ley Orgánica del Poder Judicial) C de 26 de agosto de 2015 A solicitud del Archivo Nacional Sobre la autonomía de los bancos del Estado

4 Antecedentes. Dictámenes de la PGR C de 18 de julio de 2016 A solicitud del Archivo Nacional Solicitud de aclaración sobre la aplicación de la Ley n 7202 a las instituciones autónomas y municipalidades C de 01 de setiembre de 2016 A solicitud del Archivo Nacional Relativo a la emisión de directrices obligatorias por parte del órgano rector del Sistema Nacional de Archivos a los Poderes de la República y Sector Público Descentralizado

5 Antecedentes. Dictámenes de la PGR C de 06 de enero de 2017 A solicitud del Archivo Nacional Ampliación de los dictámenes C y C relacionados con la aplicación de la Ley n 7202 a los Poderes de la República y Sector Público Descentralizado

6 Conclusiones importantes de los dictámenes de la PGR 1. Emisión de Normativa. La JAAN como órgano rector del SNA, la DG y la CNSED son órganos pertenecientes al Poder Ejecutivo, por lo que se encuentran imposibilitados para emitir actos concretos y obligatorios para los entes con independencia administrativa y política. Instituciones de la Administración Central: la JAAN, la DG y la CNSED pueden emitirles actos concretos y normativa obligatoria. Poderes Judicial y Legislativo, Organismo Electoral, instituciones autónomas, semiautónomas, empresas públicas estatales y no estatales, entes públicos no estatales, municipalidades y universidades públicas: la JAAN, la DG y la CNSED no pueden emitirles actos concretos ni normativa obligatoria. Pueden emitir normas técnicas generales y recomendaciones.

7 Importante Las normas técnicas generales y recomendaciones que emita la CNSED en relación con el valor científico-cultural de los documentos deberán incorporarse obligatoriamente por todos los Poderes de la República, el Organismo Electoral y todo el sector público descentralizado en su propia normativa.

8 Sector Público Costarricense

9 PODER EJECUTIVO Presidencia de la República Ministerio de Gobernación y Policía MEP Ministerio de Hacienda MTSS Archivo Nacional Ministerio de Seguridad Pública MOPT Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto Ministerio de la Presidencia Ejerce control concreto y emisión de normativa obligatoria MCJ MIDEPLAN Ministerio de Justicia y Paz Ministerio de Salud MEIC MIVAH MAG MICITT MINAE Ministerio de Comercio Exterior

10 Otros Poderes de la República AN no ejerce control concreto ni emite normativa obligatoria ORGANISMO ELECTORAL PODER LEGISLATIVO PODER JUDICIAL Tribunal Supremo de Elecciones Asamblea Legislativa Corte Suprema de Justicia (Salas) CGR Defensoría de los Habitantes Tribunales Juzgados OIJ Ministerio Público Defensa Pública Escuela Judicial Centro electrónico de Información Jurisprudencial

11 Sector Público Descentralizado Institucional AN no ejerce control concreto ni emite normativa obligatoria INSTITUCIONES AUTÓNOMAS INSTITUCIONES SEMIAUTÓNOMAS 35 instituciones 8 instituciones EMPRESAS PÚBLICAS ESTATALES ENTES PÚBLICOS NO ESTATALES 21 empresas 50 entidades EMPRESAS PÚBLICAS NO ESTATALES ENTES ADMINISTRADORES DE FONDOS PÚBLICOS 6 empresas 1 entidad

12 Sector Público Descentralizado Territorial AN no ejerce control concreto ni emite normativa obligatoria SAN JOSÉ ALAJUELA 20 municipalidades 15 municipalidades HEREDIA CARTAGO 10 municipalidades 8 municipalidades GUANACASTE PUNTARENAS 11 municipalidades 11 municipalidades LIMÓN 6 municipalidades

13 Conclusiones importantes de los dictámenes de la PGR 2. Fiscalización. Obligatoria para el Poder Ejecutivo y para las demás instituciones del sector público costarricense se puede efectuar con la anuencia de la institución involucrada Instituciones de la Administración Central: el Archivo Nacional puede realizar de oficio inspecciones a los archivos centrales y de gestión y emitirles disposiciones de carácter obligatorio y recomendaciones técnicas. Poderes Judicial y Legislativo, Organismo Electoral, instituciones autónomas, semiautónomas, empresas públicas estatales y no estatales, entes públicos no estatales, municipalidades y universidades públicas: en el caso de que la institución acceda a que el Archivo Nacional inspeccione su desarrollo archivístico, el órgano rector solo podrá emitir recomendaciones.

14 Conclusiones importantes de los dictámenes de la PGR 3. Determinación del valor científico cultural de los documentos. La CNSED es el único órgano competente a nivel nacional para determinar el valor científico cultural de los documentos. La competencia de la CNSED fue asignada de manera exclusiva por la ley, en tutela del patrimonio histórico cultural como bien de la Nación Poderes Judicial y Legislativo, Organismo Electoral, instituciones autónomas, semiautónomas, empresas públicas estatales y no estatales, entes públicos no estatales, municipalidades y universidades públicas: no están sometidos a la consulta obligatoria a la CNSED para la eliminación de documentos.

15 Conclusiones importantes de los dictámenes de la PGR 4. Potestad de verificar el estado de conservación y custodia de los documentos con valor científico cultural. El Archivo Nacional es el órgano encargado de proteger el patrimonio documental de la Nación La Constitución Política protege el patrimonio cultural e histórico de la Nación (art. 89), los documentos declarados con vcc son parte de ese patrimonio. El Archivo Nacional es la institución con potestad para verificar la conservación y custodia de los documentos con valor histórico cultural. Al Archivo Nacional le corresponde la custodia final del patrimonio documental, por lo que las instituciones no pueden apropiarse de los documentos con vcc, independientemente del grado de autonomía que posean

16 Conclusiones importantes de los dictámenes de la PGR 5. Ámbito de aplicación de la Ley Artículo 2.La presente ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los archivos de los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo y de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas regulaciones.

17 Importante El legislador pretendió someter a todos los entes del Estado a las disposiciones de la Ley n Si los entes emiten normativa interna en materia archivística, debe estar ajustada a las disposiciones establecidas por el legislador en esta materia.

18 Importante Las obligaciones de la Ley n 7202 son oponibles a todos los órganos y entes públicos sin perjuicio de lo indicado en cuanto a que deben interpretarse conforme a la CP aquellas normas que puedan atentar contra la autonomía administrativa o política, como por ejemplo las que se refieren al control concreto de los órganos del Poder Ejecutivo.

19 Conclusiones importantes de los dictámenes de la PGR 6. Sometimiento voluntario de los entes y órganos con independencia administrativa o política ante el órgano rector. Debe existir coordinación entre el Poder Central y los demás entes públicos. Puede existir un sometimiento voluntario de las instituciones con autonomía que deseen encontrar orientación en materia archivística del órgano rector. El sometimiento voluntario no atenta contra la autonomía de los entes públicos, pues son ellos los que ponen en consideración del Archivo Nacional un tema específico.

20 Estrategia para la Rectoría del SNA a la luz de los dictámenes de la PGR

21 Políticas, directrices y normativa técnica Junta Administrativa del Archivo Nacional Obliga Instruye Poder Ejecutivo Poder Legislativo Poder Judicial Y demás entes públicos con autonomía administrativa y política

22 Tres tareas pendientes del órgano rector en esta materia A corto plazo Revisar directrices vigentes y determinar su modificación respecto al contenido que pueda atentar contra la autonomía de los entes públicos Revisar y actualizar los requisitos y procedimientos de los servicios de inspección y valoración documental, establecidos en la guía de trámites del Archivo Nacional A mediano plazo La Comisión del Archivo Nacional que trabaja en la redacción de las reformas a la Ley n 7202 deberá tomar en cuenta los dictámenes de la PGR

23 Fiscalización a instituciones que componen el Sistema Nacional de Archivos Archivo Nacional fiscalizará De oficio Instituciones del Poder Ejecutivo Con aprobación del jerarca Todos los demás entes de los Poderes Legislativo, Judicial y que posean autonomía administrativa o política

24 Fiscalización a instituciones que componen el Sistema Nacional de Archivos Las inspecciones a las instituciones del Poder Ejecutivo Generarán disposiciones de carácter obligatorio y recomendaciones técnicas Se les dará seguimiento a su ejecución En caso de incumplimiento injustificado se entablarán las denuncias administrativas o judiciales del caso

25 Fiscalización a instituciones que componen el Sistema Nacional de Archivos Las inspecciones a los Poderes Legislativo, Judicial y demás entes que posean autonomía administrativa o política realizadas con la anuencia del jerarca Producirán recomendaciones técnicas No se interpondrán denuncias en caso de incumplimiento

26 Verificación de la conservación y custodia de documentos con valor científico cultural Archivo Nacional posee potestad para Si se comprueba pérdida, extravío o eliminación de documentos con valor científico cultural Verificar la conservación y custodia de los documentos con valor histórico cultural de todas las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, independientemente de su naturaleza jurídica y tipo de autonomía, a través de visitas in situ ordenadas de oficio o para atender alguna denuncia Se interpondrán las denuncias administrativas o judiciales que correspondan; independientemente si la institución pertenece al Poder Ejecutivo o a los demás Poderes del Estado o entes públicos con autonomía administrativa y política

27 Atención de denuncias contra los Poderes Legislativo, Judicial y demás entes que posean autonomía administrativa o política Archivo Nacional procederá a trasladar la denuncia al jerarca y a la auditoría interna de las instituciones o entes denunciados, para lo de su competencia. Se comunicará al denunciante sobre el trámite efectuado y las razones por las que se traslada a dichas autoridades.

28 Transferencia y conservación de documentos El Archivo Nacional es el órgano competente para proteger el patrimonio cultural e histórico documental de la Nación, de acuerdo con la Ley n Los documentos con valor científico cultural son bienes culturales de la Nación, amparados por el artículo 89 de la Constitución Política, por lo que ninguna institución puede apropiarse de los documentos que producen y posean este valor.

29 Transferencia y conservación de documentos El Archivo Nacional solicitará, de acuerdo con los resultados de las visitas de verificación sobre el estado de conservación y custodia de los documentos con valor científico cultural o su plan de transferencias, los documentos que deberán transferir las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos. Estas instituciones deben remitir sus documentos con valor científico cultural según lo establecen los artículos 3, 4, 8, 46 y 47 de la Ley 7202 y 60 al 65 y el 67 del nuevo Reglamento Ejecutivo a la Ley 7202.

30 Valoración, Selección, Eliminación de Documentos Se reitera que la CNSED es por ley, el único órgano competente para determinar el valor científico y cultural de los documentos, en tutela del patrimonio histórico cultural como bien de la Nación Recordar que todas las instituciones mencionadas en el artículo n 2 de la Ley 7202 deben ajustar sus regulaciones internas a la normativa técnica general emitida por la CNSED

31 Valoración, Selección, Eliminación de Documentos La CNSED continuará emitiendo declaratorias generales con valor científico cultural de unidades administrativas comunes y declaratorias generales sectoriales (universidades, municipales, bancos estatales, energía, etc.)

32 Valoración, Selección, Eliminación de Documentos Se mantiene el deber de las instituciones de elaborar tablas de plazos de conservación de documentos Todas las instituciones del SNA deben tener presente que no pueden eliminar documentos que hayan sido declarados por la CNSED como de valor científico cultural.

33 Valoración, Selección, Eliminación de Documentos Existe un deber de coordinación entre el Poder Central y los entes públicos descentralizados Las instituciones con autonomía que lo deseen, pueden solicitar orientación en materia archivística del órgano rector Las instituciones que presenten sus tablas de plazos ante la CNSED Deben respetar los procedimientos y requisitos establecidos

34 Otros temas regulados en la Ley n 7202

35 Actividades de Difusión Actividades de capacitación Archivista miembro de la JAAN representante de los archivos del SNA Personal y funciones de los archivos del SNA Asesorías en Archivística Informe de desarrollo archivístico CISED

36 Rectoría del Sistema Nacional de Archivos: nueva estrategia Guiselle Mora Durán Natalia Cantillano Mora 19, 20 y 21 de julio de 2017 San José, Costa Rica