C , C

Transcripción

1 MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS UNIDAD SERVICIOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS Estrategia para la rectoría del Sistema Nacional de Archivos a la luz de los dictámenes C , C y C de la Procuraduría General de la República, con respecto a las instituciones autónomas, universidades estatales, municipalidades, poderes legislativo y judicial, empresas públicas del Estado y demás entes públicos con independencia en el ejercicio de sus funciones administrativas. ABRIL, 2017

2 P á g i n a 2 Tabla de contenidos I. Antecedentes... 3 II. Criterios de la Procuraduría General de la República Dictamen C de 05 de junio de Dictamen C de 20 de octubre de Dictamen C de 11 de noviembre de Dictamen C de 26 de agosto de Dictamen C de 18 de julio de Dictamen C de 01 de agosto de Dictamen C de 01 de setiembre de III. Propuesta para ejercer la rectoría del Sistema Nacional de Archivos basada en el dictamen C y demás criterios de la Procuraduría General de la República Políticas, directrices y normativa técnica emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional Fiscalización a instituciones que componen el Sistema Nacional de Archivos Transferencia y conservación de documentos Valoración, selección y eliminación de documentos Otros temas regulados en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos IV. Bibliografía... 20

3 P á g i n a 3 I. Antecedentes La Ley del Sistema Nacional de Archivos, n 7202, creó el Sistema Nacional de Archivos, en adelante SNA, el cual está compuesto por el conjunto de archivos públicos de Costa Rica y por los archivos privados y particulares que se integren a él. Específicamente, el artículo 2 indica: Artículo 2.- La presente ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas regulaciones. A través de los veintiséis años en que la Ley 7202 ha estado vigente, el Archivo Nacional ha desarrollado una serie de estrategias con la finalidad de impulsar el desarrollo archivístico costarricense, a través de diferentes servicios como lo son: las asesorías específicas presenciales, asesorías modelo, actividades de capacitación, resolución de consultas técnicas presenciales o escritas, entre otros. Asimismo, congruente con lo establecido en el marco jurídico vigente, el Archivo Nacional en aras de salvaguardar el patrimonio, mejorar la gestión y la conservación de los documentos, efectuó una serie significativa de inspecciones a archivos centrales y de gestión, desde la creación del Sistema Nacional de Archivos en Posteriormente, con el fin de lograr una mayor cobertura, impacto y un uso racional de los recursos y consecuentemente afianzar la condición de órgano rector del Sistema Nacional de Archivos que la ley le asigna al Archivo Nacional, la Directora General promulgó la resolución DGAN de 08 de diciembre de 2008, mediante la cual se implementó una nueva estrategia institucional para llevar a cabo la fiscalización de la materia archivística en los archivos centrales del SNA. Es así como a partir del año 2008, se realizaron inspecciones a los archivos centrales del sistema, a los que posteriormente se les dio seguimiento a través de dos vías: en primera instancia, los seguimientos escritos, elaborados de seis meses a un año después de haber visitado la institución. A través de estos documentos se solicita informar sobre el grado de avance de las disposiciones de acatamiento obligatorio y recomendaciones técnicas emitidas en el informe de inspección elaborado. La segunda acción de seguimiento consiste en realizar una nueva visita a la institución fiscalizada alrededor de tres años después de efectuada la inspección y detectar de primera mano el grado de avance en materia archivística. Dependiendo de los hallazgos encontrados por los profesionales que han realizado las inspecciones, el Departamento Servicios Archivísticos Externos recomendaba a la Dirección General presentar los resultados encontrados a la Asesoría Jurídica de la institución, con la finalidad de analizar la posibilidad de interponer denuncias administrativas o judiciales, según fuera el caso, ante las debidas instancias.

4 P á g i n a 4 Por las razones antes expuestas, desde el año 2009 la Junta Administrativa del Archivo Nacional, órgano rector del Sistema Nacional de Archivos, interpuso ante las auditorías internas de las instituciones públicas las denuncias correspondientes. Asimismo, la Dirección General planteó las denuncias judiciales ante el Ministerio Público. De ambos tipos de denuncias la Asesoría Jurídica de la institución dio el seguimiento respectivo. Debido a que, en algunos casos, la respuesta de las auditorías internas ante las denuncias administrativas planteadas fue nula, se decidió a partir del año 2014 que, una vez realizadas las acciones de inspección, seguimiento de inspección escrito, seguimiento de inspección en sitio, denuncia ante la auditoría interna respectiva y su seguimiento; se plantearía a la Contraloría General de la República la denuncia pertinente, anexando la información que documentaba el trámite. En este sentido a través del oficio DFOE-DI-0694 de 24 de marzo de 2015, el Área de Denuncias e Investigaciones de la Contraloría General de la República desestimó y archivó las denuncias presentadas mediante oficios JA , JA y JA , relacionadas con las municipalidades de los cantones Dota, Alvarado y Liberia. Asimismo, el supracitado oficio señaló una serie de aspectos que debían ser mejorados en los informes de inspección. Por esta razón, en el año 2016 la Unidad Servicios Técnicos Archivísticos elaboró el informe técnico Propuesta de reestructuración de informes de inspección elaborados por la Unidad Servicios Técnicos Archivísticos, avalada por la Dirección General mediante oficio DGAN-DG de 27 de setiembre de Por otra parte, dentro de las acciones tendientes a fortalecer la rectoría del SNA, es importante destacar que en el año 2011 el Congreso Archivístico Nacional abordó el tema Estado de la situación archivística en Costa Rica: Una mirada al desempeño nacional. Durante esta actividad, con la participación de los diversos actores, se elaboró un concienzudo análisis y diagnóstico del estado del desarrollo archivístico de Costa Rica, veinte años después de entrar en vigencia la Ley La evaluación efectuada en ese momento abarcó áreas de la archivística tales como la organización de los archivos, valoración y selección de documentos, conservación, infraestructura, mobiliario y equipo; así como el diagnóstico del desempeño de la rectoría del SNA. La rica y abundante información recopilada permitió a los involucrados la formulación de una serie de importantes conclusiones y recomendaciones dirigidas a los diferentes actores del sistema, a saber: el órgano rector del Sistema Nacional de Archivos (Archivo Nacional de Costa Rica), los archivos administrativos parte del Sistema y los archivistas a cargo, centros de educación superior que ofrecen la carrera de Archivística, a los jerarcas de las instituciones del SNA y a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Entre las recomendaciones dadas al órgano rector del SNA cabe destacar las siguientes: Incentivar las inspecciones a las instituciones públicas que incumplen la legislación archivística y presentar las denuncias administrativas y judiciales que corresponden.

5 P á g i n a 5 Acrecentar el programa de capacitación o actualización profesional y planificar cursos y talleres cortos de temas específicos. Incrementar las gestiones para motivar y presionar a los jerarcas institucionales para que se cumpla la legislación archivística, y se brinde mayor apoyo a los archivos centrales y sistemas institucionales de archivos, para mejorar la conservación, organización y facilitación de los documentos en cualquier soporte. Realizar acciones para reiterar a los encargados y jefes de archivos centrales de las instituciones públicas la importancia y obligatoriedad de cumplir, divulgar y controlar la aplicación de la normativa archivística nacional (leyes, reglamentos, directrices, resoluciones, normas, etc.) Incrementar la elaboración y divulgación de normas técnicas archivísticas en los diferentes procesos como producción, clasificación, ordenación, descripción y valoración documental (soporte papel y electrónico) para estandarizar el quehacer archivístico nacional. Mejorar el servicio que presta el Archivo Nacional y la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos en el trámite de selección y valoración documental: mejorar la metodología y tiempo de respuesta; normas e instrucciones claras, normalización de instrumentos, listados de documentos con valor científico cultural, etc. Conjuntamente con archivistas del sistema elaborar y publicitar normas nacionales de descripción archivística. En cumplimiento a las recomendaciones dadas al órgano rector, la Junta Administrativa del Archivo Nacional emitió las siguientes directrices de acatamiento obligatorio: Directriz para la elaboración del tipo documental "Carta", publicada en La Gaceta N 247 del 21 de diciembre de Directriz para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en La Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de Directriz general para la normalización del tipo documental actas municipales, publicada en La Gaceta N 5 del 08 de enero de 2015 Fe de Erratas, La Gaceta N 85 del 04 de mayo del Directriz con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en La Gaceta Nº 61 del 28 de marzo de 2008 (su actualización se encuentra en procesos finales de redacción, para posteriormente hacerla de conocimiento de la Junta Administrativa) Además, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos ha emitido las siguientes normas en materia de valoración documental: Resolución CNSED , publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 154 de 11 de agosto de Contiene las normas: Nº : Comunica la declaratoria de valor científico cultural para series documentales específicas que se producen y reciben en las instituciones que conforman el Estado, específicamente en las siguientes unidades administrativas:

6 P á g i n a 6 i. Unidades de Tecnologías de la Información o sus similares (Departamentos de Cómputo, Unidades Informáticas, Telecomunicaciones) ii. Oficinas de prensa; relaciones públicas, Comunicación o protocolo iii. Áreas de Cooperación Internacional, Organismos Internacionales o sus similares Nº : Autoriza la eliminación de algunas series documentales facilitativas que con frecuencia, se producen y reciben en las siguientes unidades administrativas de las instituciones que conforman el Estado: i. Unidades de Tecnologías de la Información o sus similares (Departamentos de Cómputo, Unidades Informáticas, Telecomunicaciones) ii. Oficinas de prensa; relaciones públicas, Comunicación o protocolo iii. Áreas de Cooperación Internacional, Organismos Internacionales o sus similares Resolución CNSED , publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 242 de 14 de diciembre de Contiene la norma Nº en la cual se establece una declaratoria general de valor científico cultural para las series documentales "Filmes, videos y grabaciones" y "Entrevistas realizadas a personas que han tenido influencia en la sociedad". Esta norma también indica los criterios mínimos que deben contener dichas series documentales para adquirir la condición de valor científico cultural. Resolución CNSED , publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 5 de 8 de enero de Contiene las siguientes normas: Nº : Comunica la declaratoria de valor científico cultural para series documentales específicas que se producen y reciben en las instituciones que conforman el Estado, específicamente en las siguientes unidades administrativas: i. Órganos colegiados o superiores ii. Áreas de Planificación Institucional iii. Áreas de Auditoría Interna iv. Áreas de Asesorías Legales o Jurídicas Institucionales v. Áreas de Recursos Humanos Nº : Autoriza la eliminación de algunas series documentales facilitativas que con frecuencia, se producen y reciben en las siguientes unidades administrativas de las instituciones que conforman el Estado: i. Áreas de Planificación Institucional ii. Áreas de Auditoría Interna iii. Áreas de Asesorías Legales o Jurídicas Institucionales iv. Áreas de Recursos Humanos Resolución CNSED , publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 5 de 8 de enero de Contiene las siguientes normas: Nº : Establece una declaratoria general de tipos documentales con valor científico cultural en todas las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense, correspondiente a las Áreas: i. Financiero Contables ii. Proveedurías Institucionales Nº : Autoriza la eliminación de algunas series documentales de carácter facilitativo que se producen y reciben en: i. Áreas Financiero Contables

7 P á g i n a 7 ii. Áreas de Proveedurías Institucionales Resolución CNSED , publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 5 de 8 de enero de Contiene la norma Nº que establece una declaratoria general de la serie documental Partituras musicales originales de bandas nacionales y municipales. Resolución CNSED , publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 179 de 18 de setiembre de Contiene las siguientes normas: Nº establece la presentación de trámites ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Nº indica cual instructivo y formularios deben utilizarse para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales Nº desarrolla los requisitos por cumplir para presentar trámites de valoración documental Nº indica el procedimiento que lleva a cabo la Comisión cuando ingresa un trámite de valoración y la forma que le será comunicado al interesado su avance. Nº establece el plazo para atender solicitudes de aclaración o subsanación formuladas por la Comisión de Selección y Eliminación de Documentos Nº advierte que la Secretaría de la CNSED procederá a archivar el trámite, en caso de que el CISED no remita las aclaraciones solicitadas en el plazo establecido. Nº indica cómo se hace la convocatoria a sesiones de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos Nº reitera las competencias y responsabilidades tanto de la CNSED como de los CISED en el conocimiento de las solicitudes de valoración. Nº refiere a la comunicación de acuerdos relacionados con la autorización para eliminar documentos una vez finalizada la vigencia administrativa y legal, así como la obligación del CISED de elaborar actas de eliminación de documentos. Nº establece los requisitos para la presentación de tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales para unidades administrativas de una misma institución con funciones homólogas ante la CNSED Resolución CNSED , publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 216 de 10 de noviembre de Contiene la norma Nº , mediante la cual se indica que las Tablas de Plazos aprobadas deben someterse a una revisión, tanto del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de cada institución que conforma el Sistema Nacional de Archivos, así como, de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), cada cinco años a fin de determinar si los criterios originales son aún válidos. Si antes de los cinco años una institución revisa y actualiza su tabla de plazos, la conoce el CISED de dicha institución y la eleva ante la CNSED, cumpliendo todo el procedimiento formal establecido, concluido ese trámite, corre nuevamente el plazo de 5 años que establece el artículo 132 del Reglamento a la Ley N (Deja sin efecto la norma Nº ). Resolución CNSED , publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 244 de 18 de diciembre de Contiene las siguientes normas: Nº Presentación y trámite de actualización de tablas de plazos. (Derogada mediante la resolución Nº CNSED ) Nº Cantidad de valoraciones a resolver por la CNSED : establece que la CNSED, solamente tramitará un máximo de 10 valoraciones entre tablas,

8 P á g i n a 8 actualizaciones de tablas y valoraciones parciales por institución y no se recibirán más solicitudes hasta que se finalice el trámite. Resolución CNSED , publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 184 de 26 de setiembre de Contiene las siguientes normas: Nº Presentación y trámite de tablas de plazos : se establece que cada trámite, solamente se puede presentar un máximo de 10 tablas de plazos y en orden jerárquico de los niveles superiores a los inferiores de conformidad con el organigrama institucional. Nº Presentación y trámite de valoraciones parciales : indica que al igual que las tablas de plazos, solamente se pueden presentar 10 valoraciones parciales por cada trámite. Resolución CNSED , publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de Contiene las siguientes normas: Nº : relacionada con la vigencia administrativa y legal permanente en la oficina productora o en el Archivo Central. Nº : relacionada con la declaratoria general de valor científico cultural para las liquidaciones presupuestarias anuales custodiadas en la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (derogada mediante la resolución CNSED de 08 de enero de 2015). Nº : indica que las eliminaciones posteriores a la caducidad de las tablas de plazos (5 años), se realizan al margen de la Ley, por lo que, lo que procede es renovar las tablas de plazos. Resolución CNSED publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 248 de 22 de diciembre de 2009, norma N donde resuelve declarar con valor científico cultural los materiales audiovisuales (fotografías, videos, filmes, presentaciones multimedia, afiches, material divulgativo en pequeño formato, grabaciones de audio, etc.) producidos en los Despachos de la Presidencia, Consejo de Gobierno y Despachos de Ministros. Aunado a lo anterior, con la finalidad de contar con información que le permita continuar afianzando su papel de órgano rector, el Archivo Nacional ha efectuado con regularidad diagnósticos sobre el desarrollo y cumplimiento del Sistema Nacional de Archivos. Por ejemplo: el Informe de Cumplimiento a la Ley (CUMLEY) que se elabora cada 4 años aproximadamente, el Informe de Desarrollo Archivístico Nacional (se prepara cada año tomando como base los informes de desarrollo archivístico que las instituciones del Sistema Nacional de Archivos remiten según el artículo 42, inciso j de la Ley 7202) y el Plan de Transferencias (basado en proyectos de cooperación internacional que buscaron identificar y cuantificar los documentos declarados con valor científico cultural por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos de 1991 a 2010, aproximadamente).

9 P á g i n a 9 II. Criterios de la Procuraduría General de la República En el desarrollo del accionar del Archivo Nacional surgieron algunas dudas, a lo interno de nuestra institución, sobre cómo proceder ante la autonomía administrativa y política que presentan las universidades estatales, Poderes Judicial y Legislativo, instituciones autónomas, municipalidades, entre otras. Por tal razón, la señora Virginia Chacón Arias, Directora General, ha planteado una serie de consultas ante la Procuraduría General de la República, sobre lo establecido en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, al tenor de la autonomía que concede la Constitución Política a estas instituciones del Estado costarricense. A continuación, se presenta un resumen de los criterios emitidos por la Procuraduría General de la República en esta materia. 2.1 Dictamen C de 05 de junio de Este dictamen se circunscribe a la autonomía de las universidades estatales, especialmente de la Universidad de Costa Rica, en el cual se concluyó lo siguiente: 1. En el ejercicio de sus funciones, los organismos públicos forman fondos documentales, sujetos a los principios de transparencia, publicidad y participación y al deber de información. 2. El patrimonio documental de la Administración Pública es un bien público de naturaleza patrimonial. 3. Sin embargo, documentos de ese patrimonio documental pueden llegar a formar parte del demanio público, en tanto sean declarados de valor histórico, científico, cultural, con lo cual se integran al patrimonio histórico-cultural de la Nación. Patrimonio que se protege para su preservación y conservación a las futuras generaciones. 4. La protección y conservación del acervo documental en tanto manifestación de la historia y de la cultura nacional han sido una preocupación de nuestros gobernantes a través de la historia, preocupación que se recoge en el artículo 89 de la Constitución Política. 5. Dicho artículo fundamenta la incorporación de los bienes con valor científico, histórico o cultural al patrimonio de la Nación y permite afirmar que dichos bienes no son propiedad de los entes públicos que los generan, los administran o custodian, ya que esos bienes constituyen un patrimonio nacional. 6. La Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley Nº 7202 de 24 de octubre de 1990, regula el funcionamiento de los diferentes archivos públicos y los archivos privados que se integren al Sistema, constituyendo el marco jurídico de la materia archivística. 7. La Universidad de Costa Rica como ente público se encuentra dentro del ámbito de aplicación de la ley Nº 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos. 8. Dicha Universidad goza de un régimen de autonomía especial, garantía de los fines consustanciales a la Universidad. Régimen que no es manifestación de independencia del Estado ni origina una forma de descentralización política. Tampoco ese régimen significa que la Universidad se rige por el principio de libertad propio de los entes privados. 9. La autonomía universitaria comprende una potestad normativa referida a su ámbito funcional, sea la docencia, la investigación o la acción social y cultural del Ente. En dicho

10 P á g i n a 10 ámbito, las normas universitarias prevalecen sobre cualquier disposición legal que pretenda regular la materia universitaria. Dichas normas son oponibles al propio legislador en tanto no excedan el marco de la autonomía. 10. La regulación de la materia archivística no entra dentro del ámbito normativo exclusivo de la Universidad. En consecuencia, el legislador puede emitir disposiciones en dicha materia que resultan aplicables a la Universidad. 11. Se sigue de lo anterior que la Universidad de Costa Rica está sujeta a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, norma que se inspira en el fin de conservación y protección del acervo documental contenido en los archivos del país. 12. De conformidad con los artículos 32, 33, inciso b), 34, 35, 36 y 41, inciso i) de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, la decisión de eliminar documentos está sujeta a lo que dictamine la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Esa consulta, obligatoria y vinculante, implica en los términos del artículo 41, inciso i) de la Ley la sujeción a una autorización. 13. Sujetar una decisión administrativa de la Universidad, como es la eliminación de documentos que no han sido declarados de valor histórico, científico-cultural, a autorización administrativa es dudosamente constitucional por lesionar la autonomía universitaria. En efecto, implica transferir la gestión documental a un órgano externo, que es quien en definitiva decide. 14. Considera la Procuraduría que en relación con las universidades estatales, las disposiciones que otorgan competencia a la Dirección General del Archivo Nacional y, en particular a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos deben ser interpretadas en conformidad con la autonomía universitaria. 15. En consecuencia, debe interpretarse que el criterio de la referida Comisión no es obligatorio ni vinculante para la Universidad de Costa Rica y demás universidades estatales. 2.2 Dictamen C de 20 de octubre de 2006 El dictamen profundiza el tema de la autonomía universitaria a la luz de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y concluye lo siguiente: 1. Las conclusiones 13, 14 y 15 del dictamen C son conformes con la jurisprudencia de este Órgano Consultivo sobre la relación Universidad-ley. 2. A la luz del principio de interpretación conforme a la Constitución, las competencias de tutela administrativa otorgada por la Ley a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos deben aplicarse con respeto a la Autonomía Universitaria. 3. En virtud de dicha autonomía, compete a la Universidad de Costa Rica elaborar su propia tabla de plazos de conservación y eliminación de documentos. Dicha tabla de plazos no está sujeta a aprobación de órgano alguno del Poder Ejecutivo. 4. En la elaboración de la tabla de plazos, la Universidad deberá considerar los aspectos técnicos dictados por la Comisión Nacional. 5. De acuerdo con el artículo 3 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, la Comisión establece los criterios bajo los cuales un documento debe ser considerado de interés científico cultural, competencia que ejerce a través de la potestad de dictar normativa técnica. Potestad normativa que es de naturaleza y contenido diferente al

11 P á g i n a 11 ejercicio de una tutela administrativa manifestada a través de autorizaciones, aprobaciones o dictámenes obligatorios y vinculantes. 6. La normativa interna que dicte la Universidad de Costa Rica para regular su gestión documental debe respetar e incorporar la normativa técnica dictada por la Comisión Nacional. Por lo tanto, deberá ajustarse a los criterios que dicho órgano establezca en relación con el valor científico cultural de los documentos. 7. La determinación del valor científico y cultural de un documento es competencia de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. En consecuencia, escapa a la Universidad de Costa Rica establecer que X documento tiene valor científico cultural. 8. Ello implica una prohibición de eliminar documentos que, de acuerdo con la reglamentación técnica, pueden llegar a ser declarados de valor científico cultural. 2.3 Dictamen C de 11 de noviembre de 2008 El dictamen se refiere a la aplicación de la Ley 7202 en el Poder Judicial, debido a la promulgación del artículo 47 bis de la Ley orgánica del Poder Judicial. Específicamente señala: 1. La Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley Nº 7202 de 24 de octubre de 1990, regula el funcionamiento de los diferentes archivos públicos y los archivos privados que integren al Sistema Nacional de Archivos, constituyendo el marco jurídico de la materia archivística. 2. El Poder Judicial es parte de ese Sistema y en esa condición está sujeto a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, norma que se inspira en el fin de conservar y proteger el acervo documental contenido en los archivos del país. 3. Dicha Ley regula la gestión documental de los diferentes integrantes del Sistema, disponiendo en orden a la conservación y eliminación de documentos, particularmente tratándose de los documentos de valor histórico, cultural, científico. 4. Estos documentos constituyen parte del Patrimonio Histórico cultural de la Nación, por lo que las organizaciones que los generen están en el deber de protegerlos y custodiarlos. 5. La determinación del valor histórico, científico, cultural de un documento es competencia exclusiva de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos del Archivo Nacional. En razón de esa competencia, la eliminación de documentos se sujeta al criterio de la referida Comisión, artículos 32, 33, inciso b), 34, 35, 36 y 41, inciso i) de la Ley del Sistema Nacional de Archivos. 6. No obstante, el artículo 47 bis de la Ley Orgánica del Poder Judicial autoriza a la Corte Suprema de Justicia a destruir o reciclar expedientes sin consultar previamente el criterio de la citada Comisión. 7. Esta autorización tiene como objeto los expedientes judiciales y administrativos, sin que pueda ser extendida a documentos administrativos que no constituyan un expediente. Al no constituir un expediente, la gestión de estos documentos se sujeta plenamente a la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento. 8. La autorización para destruir expedientes cede cuando el expediente es necesario para un trámite judicial futuro o cuando el documento tiene un valor histórico. Ello implica una prohibición de eliminar documentos que, de acuerdo con la reglamentación técnica, pueden llegar a ser declarados de valor científico cultural.

12 P á g i n a Esta prohibición se explica porque todos los documentos que tengan valor científicocultural, histórico, independientemente de quien genere, custodie o administre dichos bienes, son propiedad de la Nación. 10. El Poder Judicial está sujeto a todas las disposiciones tendientes a proteger los documentos con valor histórico, cultural, científico, parte del Patrimonio Nacional, así como las disposiciones de la Ley 7202 sobre materia archivística. 11. La normativa interna que dicte el Poder Judicial para regular su gestión documental, así como sus tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos deben ajustarse a los criterios técnicos que emitan el Archivo Nacional y sus órganos en relación con la gestión documental. 2.4 Dictamen C de 26 de agosto de 2015 Se estudia el tema de la aplicación de la Ley del Sistema Nacional de Archivos en las instituciones autónomas, específicamente el Banco Crédito Agrícola de Cartago: 1. El legislador pretendió someter a todos los entes del Estado a las disposiciones de la Ley 7202, y en cuanto a la determinación de cuáles documentos tendrán valor científicocultural, creó una Comisión encargada de dictar los lineamientos técnicos y determinar cuándo un documento cumple con tales características. 2. Los bancos del Estado pueden dictar su propia normativa en materia de archivo de documentos y no se encuentran sometidos específicamente a las órdenes de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos o del Poder Ejecutivo, sin embargo, al momento de emitir su propia normativa, deben acatar el criterio de dicha Comisión como órgano técnico en la materia. Por lo tanto, se trata de un poder de dirección general del Poder Ejecutivo sobre los entes públicos descentralizados, pero no de un control concreto sobre la actuación de dichos entes autónomos. Por lo tanto, en virtud de la autonomía administrativa de los bancos del Estado, éstos pueden dictar su propia normativa en materia de archivo y eliminación de documentos, aunque se encuentran sometidos a los lineamientos generales del Poder Ejecutivo y al ámbito de aplicación de la Ley Consecuentemente, los bancos no se encuentran sometidos a la consulta obligatoria de la Comisión, pero sí a sus lineamientos técnicos generales, como parte del poder de dirección que puede ejercer el Poder Ejecutivo sobre las instituciones autónomas. De igual forma, se encuentran dentro del margen de aplicación de la Ley 7202, por cuanto el legislador los sometió a las reglas existentes en materia archivística según lo dispuesto en el artículo 2 de dicha ley. Por lo anterior, la determinación del valor científico-cultural de los documentos corresponde a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos como órgano técnico en la materia, y por tanto sus lineamientos generales deben ser incorporados en la normativa específica dictada por cada banco. Ello implica una prohibición de eliminar documentos que, de acuerdo con la reglamentación técnica, pueden llegar a ser declarados de valor científico cultural. Precisamente por su valor histórico-cultural, los documentos que han sido valorados como tales requieren de un régimen jurídico particular, que abarca su conservación y custodia en los archivos centrales de las instituciones que los producen, y luego pasan a formar parte del fondo que custodia la Dirección General del Archivo Nacional (artículos 4 y 8 de la Ley 7202).

13 P á g i n a Dictamen C de 18 de julio de 2016 Se emitió a raíz de consulta del Archivo Nacional, respecto a la aplicación de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos a las demás instituciones autónomas, universidades, bancos estatales y las municipalidades. Asimismo, porque se solicitó aclarar si a las instituciones autónomas y a las municipalidades les es aplicable lo dispuesto en los dictámenes C , C y C Sobre el particular el dictamen C concluyó lo siguiente: 1. A partir de lo dispuesto en los numerales 1 y 2 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N 7202 del 24 de octubre de 1990, las instituciones autónomas, entes universitarios y municipalidades quedan comprendidas dentro de los alcances de la Ley en materia archivística; 2. Los entes autónomos regulados en los artículos 188 y 189 de la Constitución pueden dictar sus propias normas en materia archivística, pero se encuentran sujetos a las directrices generales del Poder Ejecutivo en esta materia y a la normativa técnica que emita la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos para determinar cuáles documentos cuentan con valor científico cultural. Por su autonomía administrativa, no se encuentran sometidos a la consulta obligatoria a dicha Comisión; 3. Las universidades y las municipalidades por su autonomía de gobierno, no se encuentran sujetas a directrices del Poder Ejecutivo ni a la consulta obligatoria de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, pero sí a la normativa técnica general emitida para determinar cuáles documentos cuentan con valor científico cultural. Ergo, deben ajustar su normativa interna a tales criterios; 4. Está prohibido a las instituciones autónomas, universidades y municipalidades, eliminar documentos que, de acuerdo con la reglamentación técnica, pueden llegar a ser declarados de valor científico cultural. 2.6 Dictamen C de 01 de agosto de 2016 El dictamen en cuestión se emitió a raíz de una consulta planteada por la señora Karla Rojas Pérez, Directora Ejecutiva a.i. de la Unión Nacional de Gobiernos Locales, relativa a la potestad de la Junta Administrativa del Archivo Nacional de emitir directrices como la Directriz General para la Normalización del Tipo Documental Actas Municipales y si esta violenta la autonomía municipal. Al respecto se concluye: 1. A partir de lo dispuesto en el numeral 2 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, las municipalidades se encuentran comprendidas dentro del alcance normativo de dicha ley, aunque sus disposiciones deben interpretarse a la luz de la autonomía municipal; 2. Consecuentemente, en virtud de la autonomía de gobierno de las municipalidades, éstas no se encuentran sujetas a directrices ni órdenes concretas del Poder Ejecutivo, ni a la consulta obligatoria de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos; 3. De ahí que el poder normativo que tiene la Junta Administrativa del Archivo Nacional, a través de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos debe ejercerse frente a los entes municipales, a través de disposiciones técnicas generales, particularmente reglamentos, no a través de órdenes concretas como la emitida mediante la directriz consultada;

14 P á g i n a Ergo, los entes municipales deben ajustar su normativa interna a los criterios técnicos del órgano rector y a lo dispuesto en la Ley del Sistema Nacional de Archivos y les está prohibido eliminar documentos que, de acuerdo con la reglamentación técnica, pueden llegar a ser declarados de valor científico cultural. 2.7 Dictamen C de 01 de setiembre de 2016 El dictamen contesta una consulta planteada por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, sobre su competencia legal para emitir directrices de carácter obligatorio como órgano rector del SNA a las instituciones que conforman este sistema. El criterio abarca los Podres Ejecutivo, Legislativo y Judicial, instituciones públicas descentralizadas, municipalidades, empresas del Estado y los demás entes públicos. Se concluye lo siguiente: 1. A partir de lo dispuesto en el numeral 2 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, las instituciones autónomas, universidades estatales, municipalidades, los Poderes del Estado, empresas públicas y demás entes públicos, se encuentran comprendidas dentro del alcance normativo de dicha ley, aunque sus disposiciones deben interpretarse conforme al grado de autonomía de la cual goza cada órgano o ente; 2. Consecuentemente, los entes autónomos regulados en los artículos 188 y 189 de la Constitución pueden dictar sus propias normas en materia archivística, pero se encuentran sujetos a las directrices generales del Poder Ejecutivo en esta materia y a la normativa técnica que emita la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos para determinar cuáles documentos cuentan con valor científico cultural. Por su autonomía administrativa, no se encuentran sometidos a la consulta obligatoria a dicha Comisión; 3. En virtud de la autonomía de gobierno de las municipalidades y de las universidades estatales, así como el principio de separación de funciones reconocido en el numeral 9 constitucional, éstas y los Poderes del Estado no se encuentran sujetos a directrices ni órdenes concretas del Poder Ejecutivo, ni a la consulta obligatoria de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Ergo, el poder normativo que tiene la Junta Administrativa del Archivo Nacional y la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos debe ejercerse frente a ellos, a través de disposiciones técnicas generales, particularmente reglamentos o recomendaciones, no a través de directrices u órdenes concretas; 4. En virtud de ello, los órganos y entes públicos con independencia administrativa garantizada deben ajustar su normativa interna a los criterios técnicos generales del órgano rector y a lo dispuesto en la Ley del Sistema Nacional de Archivos y les está prohibido eliminar documentos que, de acuerdo con la reglamentación técnica, pueden llegar a ser declarados de valor científico cultural; 5. El razonamiento esbozado aplica para las empresas públicas del Estado y los demás entes públicos con independencia en el ejercicio de sus funciones administrativas. III. Propuesta para ejercer la rectoría del Sistema Nacional de Archivos basada en el dictamen C y demás criterios de la Procuraduría General de la República

15 P á g i n a 15 A raíz de los dictámenes C y C , el Archivo Nacional de Costa Rica solicitó a la Procuraduría General de la República, mediante oficio DGAN-DG de 21 de octubre de 2016, una aclaración a los temas desarrollados en dichos criterios. Por tal razón, mediante dictamen C de 06 de enero de 2017, recibido el 12 de enero de 2017, la Procuraduría amplió los criterios sobre la aplicación de la Ley n 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento para las instituciones autónomas, universidades, municipalidades, poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, empresas públicas del Estado y demás entes públicos con independencia en el ejercicio de sus funciones administrativas. Las pautas brindadas por la Procuraduría General de la República, por su carácter vinculante, obligan a que el Archivo Nacional replantee su accionar con respecto al ejercicio de la rectoría del Sistema Nacional de Archivos ante los poderes del Estado y aquellas instituciones que ostentan autonomía e independencia en el ejercicio de sus funciones administrativas. Por tal razón, a continuación se esbozan los ejes a trabajar con la finalidad de establecer nuevas estrategias para ejercer la rectoría del Sistema Nacional de Archivos. 3.1 Políticas, directrices y normativa técnica emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional En esta materia, a partir del año 2017 la Junta Administrativa como órgano rector del Sistema Nacional de Archivos emitirá políticas, directrices y normativa técnica de carácter obligatorio para las instituciones del Poder Ejecutivo y en relación con las instituciones autónomas y demás entes públicos con autonomía administrativa y de gobierno o política, así como los órganos de los Poderes Legislativo y Judicial, se les instruirá para que en el marco de su normativa particular y sus competencias, implementen las disposiciones establecidas por el órgano rector. Asimismo, se considera necesario revisar las directrices vigentes emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, para determinar si deben ser modificados aspectos contenidos en ellas, que puedan atentar contra la autonomía de los entes públicos. Posteriormente, se tramitará la publicación correspondiente en el Diario Oficial La Gaceta. De igual manera, se debe revisar y actualizar la Guía de Trámites del Archivo Nacional, específicamente en los servicios de inspección y valoración documental, con la finalidad de adecuar los requisitos y trámites al tenor de lo establecido para las instituciones autónomas y demás entes públicos con autonomía administrativa y de gobierno o política. Por otra parte, en la redacción de la propuesta de reformas de la Ley 7202 que se está trabajando por parte del Archivo Nacional se deben tomar en cuenta los criterios emitidos por la Procuraduría General de la República. 3.2 Fiscalización a instituciones que componen el Sistema Nacional de Archivos

16 P á g i n a 16 Es posible que el Archivo Nacional efectúe inspecciones a instituciones autónomas y semiautónomas, universidades públicas, municipalidades, Poder Legislativo y Judicial y demás entes públicos que posean autonomía administrativa y de gobierno o política, previa anuencia de la institución involucrada y en el entendido de que cualquier medida que se adopte no puede tener más que el carácter de una recomendación. Por lo tanto, este tipo de inspecciones se llevarán a cabo solo en caso de que el jerarca institucional autorice la inspección y solo se emitirán recomendaciones a estas instituciones. Por lo tanto, las inspecciones a instituciones autónomas y demás entes públicos con autonomía administrativa y de gobierno o política, no generarán ningún tipo de denuncia ni seguimiento, exceptuando los casos en que se compruebe la destrucción de documentos declarados con valor científico cultural. En relación con el Poder Ejecutivo y sus órganos, el Archivo Nacional conserva su competencia de fiscalización y control concreto a través de las visitas de inspección y otros medios que se determinen convenientes. Por lo tanto, el Archivo Nacional solo inspeccionará de oficio a instituciones del gobierno central y aplicará para estas inspecciones la nueva estructura de informes de inspección, aprobada mediante oficio DGAN-DG de 27 de setiembre de Sin embargo, es importante tomar en cuenta que la Procuraduría General de la República reconoce la potestad del Archivo Nacional para verificar la conservación y custodia de los documentos con valor histórico cultural de todas las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, razón por la cual se podrán efectuar visitas a todas las entidades públicas, independientemente de su naturaleza jurídica y tipo de autonomía, para verificar el estado de conservación y custodia de estos documentos. En caso de que el Archivo Nacional reciba denuncias por pérdida, extravío o eliminación de documentos con valor científico cultural; se realizará una inspección de oficio para determinar el estado de conservación y custodia de los documentos que cuenten con ese valor; independientemente si la institución pertenece al Poder Ejecutivo o a los demás entes públicos con autonomía administrativa y política. Finalmente, en caso de recibir denuncias que no estén relacionadas con la pérdida, extravío o eliminación de documentos con valor científico cultural en instituciones autónomas y demás entes públicos con autonomía administrativa y política, el Archivo Nacional procederá a trasladar la denuncia al jerarca y a la auditoría interna de esas instituciones o entes denunciados, para lo que corresponde a su competencia. Asimismo, se comunicará al denunciante sobre el trámite efectuado y las razones por las que se traslada a dichas autoridades. El cambio en la atención de denuncias en las instituciones autónomas y demás entes públicos con autonomía se efectúa con el finalidad de no trasgredir la autonomía constitucional que ostentan estas entidades.

17 P á g i n a Transferencia y conservación de documentos Como se mencionó en el apartado anterior, de conformidad con el artículo n 89 de la Constitución Política y la Ley n 7202, el Archivo Nacional es el órgano encargado de proteger el patrimonio cultural e histórico documental de la Nación. Consecuentemente, el Archivo Nacional, a través de sus órganos competentes, posee la potestad para verificar de oficio la conservación y custodia de los documentos con valor histórico y cultural de las instituciones, aún en aquellas con algún grado de autonomía. Asimismo, ninguna institución pueden apropiarse de los documentos con valor científico cultural que producen, pues se tratan de bienes de la Nación, cuya custodia corresponde al Archivo Nacional. Por tal razón, el Archivo Nacional solicitará, de acuerdo con los resultados de las visitas de verificación del estado de conservación y custodia de los documentos con valor científico cultural y de su plan de transferencias, los documentos que deberán transferir las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos. Estas instituciones deben remitir sus documentos con valor científico cultural según lo establecen los artículos 3, 4, 8, 46 y 47 de la Ley 7202 y 62,63 y 64 de su reglamento. 3.4 Valoración, selección y eliminación de documentos Los dictámenes emitidos por la Procuraduría General de la República reiteran que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), es el único órgano competente para determinar el valor científico y cultural de los documentos, ya que esa competencia le ha sido asignada de manera exclusiva por la ley, en tutela del patrimonio histórico cultural como bien de la Nación. Por lo tanto, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, está facultada para emitir normativa técnica general y recomendaciones para todos los entes públicos indicados en el artículo 2 de la Ley n 7202 y tales entes deben adecuar sus regulaciones internas a dicha normativa técnica general. Razón por la cual, las normas que ha emitido hasta la fecha la CNSED, se encuentran en apego a lo indicado por la Procuraduría. Asimismo la CNSED continuará emitiendo declaraciones generales de documentos con valor científico cultural de unidades administrativas comunes, así como declaraciones generales para diversas instituciones, tales como universidades, municipalidades, bancos estatales, entre otros. Por otra parte, las instituciones autónomas y semiautónomas, universidades públicas, municipalidades, Poder Legislativo y Judicial y demás entes públicos que posean independencia administrativa y autonomía política o de gobierno no están obligadas a consultar, cada vez que necesiten eliminar documentos a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, al ser esta comisión un órgano del Poder Ejecutivo. No obstante, esto no exime a esas instituciones de elaborar tablas de plazos de conservación de documentos y cualquier otro instrumento que facilite la valoración documental en la

18 P á g i n a 18 organización. De igual manera, es importante que estas instituciones tengan presente que no pueden eliminar documentos que hayan sido declarados por la CNSED como de valor científico cultural. Sin embargo, si lo desean las instituciones autónomas y semiautónomas, universidades públicas, municipalidades, Poder Legislativo y Judicial y demás entes públicos que posean independencia administrativa y autonomía política o de gobierno pueden consultar a la CNSED sobre la eliminación de documentos. Esto de acuerdo con los deberes de coordinación que deben existir entre el Poder Central y los entes públicos descentralizados que permite una relación de sometimiento voluntario de las instituciones con autonomía que deseen encontrar orientación en materia archivística del órgano rector. La Procuraduría General de la República establece que este sometimiento voluntario no puede atentar contra la autonomía de los entes públicos, pues han sido ellos los que han puesto en consideración del Archivo Nacional un tema específico. Por ello, estas instituciones deberán respetar los procedimientos y requisitos que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos ha establecido para atender y tramitar las solicitudes de valoración. En caso de que las instituciones con autonomía administrativa y de gobierno o política decidan no presentar sus tablas de plazos ante la CNSED, éste órgano colegiado emitirá declaratorias de oficio, para lo cual solicitará información a la institución objeto de estudio o enviará a un profesional en valoración para que efectúe el análisis correspondiente, que permita a la Comisión emitir su criterio. En cuanto a la obligatoriedad que establece el artículo 5 de la Ley 7202 a las instituciones del SNA de tramitar la publicación de un decreto para poder sacar del país documentos con valor científico cultural, la Procuraduría concluye que dicha norma aplica para cualquier documento con valor científico cultural que deba salir del territorio nacional, lo cual aplica a todas las entidades contenidos en el artículo 2 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, por encontrarse sometidos al alcance normativo de esta ley. 3.5 Otros temas regulados en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos En cuanto a las asesorías que el Archivo Nacional brinda en materia Archivística, de organización de archivos centrales o de gestión y de conservación de documentos, se seguirán brindando de acuerdo con lo establecido en el marco normativo vigente y según los requisitos establecidos en la Guía de trámites y requisitos de los servicios que brinda la Dirección General del Archivo Nacional. Con respecto a la oferta de capacitación que desarrolla el Archivo Nacional (Congreso Archivístico Nacional, cursos, charlas, seminarios), así como las actividades de difusión (Día Internacional de los Archivos, Conmemoración de la Semana del Archivista, publicaciones, etc.), se continuarán desarrollando de manera abierta, tanto para instituciones del Poder Ejecutivo, como para aquellas instituciones autónomas y semiautónomas, universidades