Cómo hacer una Ventanilla única de trámites?

Transcripción

1 Cómo hacer una Ventanilla única de trámites?

2 Ventanilla única de trámites

3 Qué es? Es la oficina física y/o electrónica donde se pueden gestionar trámites de distintas dependencias y/u órdenes de gobierno Objetivo Ser el único punto de contacto para realizar trámites correspondientes a uno o varios procesos definidos, con lo cual se agilizan y simplifican los flujos de información entre los usuarios y las autoridades de las dependencias involucradas

4 Qué NO es una Ventanilla única? Una Ventanilla no es concentrar a distintas dependencias en un solo lugar donde el usuario deba visitar a cada una para obtener su resolución Medio ambiente Servicios de agua Desarrollo urbano Protección civil La carga administrativa debe estar del lado de las dependencias y no en el usuario de la Ventanilla

5 Por qué es importante? El contar con una Ventanilla única implica diversos beneficios tanto para los usuarios de los trámites, como para las dependencias responsables de estos Evita el traslado a múltiples dependencias. Al permitir la entrega de requisitos y resoluciones en un sólo lugar Disminuye el tiempo de respuesta. Al alinear los trámites que se pueden realizar de manera simultánea dentro de un proceso Reduce espacios para la corrupción. Al ser el único punto de contacto en el proceso y dar a conocer la información de este Otorga certeza jurídica. Al mostrar de una forma transparente los requisitos, costos, plazos, condicionantes, entre otros, de los trámites

6 Cómo se logra? A pesar de los múltiples beneficios de la Ventanilla única, concretarla no es una tarea fácil. Se requieren distintas características que debe cumplir el lugar donde se implemente Viabilidad política Apoyo de alto nivel Coordinación inter e intra dependencias Los tomadores de decisión deben estar convencidos de las ventajas de la implementación de la Ventanilla única Los directivos de las dependencias deben demostrar su compromiso y dar seguimiento a las actividades acordadas Las dependencias deben trabajar de manera coordinada tanto en su interior como en su relación con otras dependencias

7 Cómo se logra? La COFEMER ha creado una metodología que permite conformar una Ventanilla única, la cual ha sido llamada metodología ST1-ST2 y puede ser aplicada de acuerdo con los siguientes pasos Definir el alcance de la Ventanilla única Nombrar a los responsables de la implementación y presentar el proyecto Identificar los trámites necesarios para el o los procesos seleccionados Recopilar la información de los trámites Analizar la información y crear secuencias Integrar la Ventanilla

8 1. Definir el alcance Es importante, en un primer esfuerzo, limitar el alcance de la Ventanilla para asegurar su correcto funcionamiento y posteriormente incluir, en su caso, la totalidad de los trámites Trámites transversales de procesos relevantes y que impactan varios sectores Proceso de construcción Proceso de funcionamiento Trámites de procesos para un sector específico Proceso para empresas del sector energía Trámites de procesos para un usuario en específico Proceso para el ciclo de vida de MiPymes

9 2. Nombrar a los responsables y presentar Para la correcta implementación de la Ventanilla se deben definir responsables que cuenten con la autoridad suficiente para poder convocar y coordinar a las diferentes dependencias involucradas, así como enlaces dentro de las distintas dependencias involucradas Con el objeto de involucrar de manera activa a las dependencias y compartir tanto el esfuerzo de implementación como los beneficios del proyecto, es relevante realizar un evento donde éstas puedan participar y enterarse, así como compartir con sus titulares la planeación del proyecto

10 3. Identificar los trámites Una vez definido el proceso sobre el cual se va a implementar la Ventanilla, cada dependencia deberá identificar que trámites se podrían ver involucrados en dicho proceso Alineamiento Apoyo para empresas rurales Factibilidad de servicios de agua Proceso elegido Proceso de construcción Licencia de uso de suelo Registro de marcas artesanales

11 3. Identificar los trámites: enlaces Para cada uno de los trámites se deben definir dos enlaces responsables que sean el contacto con la autoridad responsable de la implementación de la ventanilla Trámites identificados Enlace de alto nivel Enlace responsable del trámite Servidor público, de alto nivel, encargado de fungir como enlace con la autoridad responsable de la implementación en asuntos que por su relevancia lo ameriten Revisar que se mantenga debidamente actualizada la información de los trámites en la Guía Comunicación directa con la autoridad responsable de la implementación de la ventanilla Recibir, atender y resolver los trámites que la Ventanilla le remita

12 4. Recopilar la información: fichas La COFEMER creo una ficha compuesta por 8 secciones que permiten obtener información especifica de los trámites Datos de identificación Características inherentes al trámite Tiempo de resolución Información sobre los requisitos Proceso interno Fundamento jurídico Registro del trámite Recursos materiales Nombre, homoclave, modalidad, unidad responsable y atención al usuario Vigencia del trámite, costo y tipo de resolución Tiempo que tarda una dependencia en dar resolución a un trámite Requerimientos relacionados al trámite, incluyendo formatos y requisitos que son trámites Actividades que se llevan a cabo dentro de las dependencias, así como las personas involucradas, sus cargos y los tiempos Ordenamientos, artículos y fracciones en los que se fundamenta el trámite en diversos temas Registros históricos del trámite, el medio en el que se conserva, estructura y variables Herramientas con las que cuenta la dependencia para dar resolución al trámite, así como sus características

13 4. Recopilar la información: proceso Realizar una capacitación con las dependencias para explicar la manera en que se llenarán las fichas de información Dar a conocer el calendario que se establecerá para que las dependencias envíen las fichas con la información de sus trámites Revisar la información plasmada en las fichas y, en caso de dudas o inconsistencias, comunicar al enlace de la dependencia responsable para que realice los cambios necesarios

14 5. Analizar la información: requisitos Con la información completa de los trámites, para cada uno de los procesos seleccionados se debe definir un trámite base o final y sobre este ir creando la secuencia de los trámites que lo preceden Proceso de construcción Dictamen protección civil Identificación oficial Comprobante de domicilio Croquis de ubicación Escrito libre de solicitud Escrituras del predio Constancia de uso de suelo Identificación oficial (IFE, INE o Pasaporte Vigente) Escrituras del predio Boleta predial vigente Fotografías del predio Dictamen protección civil, en caso de más de 2,000m2 Dictamen de seguridad estructural Licencia de construcción Identificación oficial Escrituras del predio Memoria de cálculo Carta compromiso Factibilidad de agua Constancia de número oficial Constancia de uso de suelo Fotografías del predio Factibilidad de uso de suelo Memoria descriptiva Estudio de mecánica de suelo Autorización de impacto ambiental Requisitos

15 Requisitos Secuencia 5. Analizar la información: ST1 Secuen cia Homoclav e DPC-003 DOP-022 DOP-001 Trámite Dependencia Dictamen de Dirección de protección protección civil civil Constancia de Dirección de obras DPC-003 uso de suelo públicas Licencia de construcción Tiene como requisito un Obligatorio trámite? Dirección de obras públicas DPC-003, DOP Detonador Construcciones de más de 2,000 m2 Homoclave Trámite Requisitos Trámite DOP-001 Licencia de construcción Identificación oficial 0 DOP-001 Licencia de construcción Escrituras del predio 0 DOP-001 Licencia de construcción Memoria de cálculo 0 DOP-001 Licencia de construcción Carta compromiso 0 DOP-001 Licencia de construcción Factibilidad de agua 1 DOP-001 Licencia de construcción Constancia de número oficial 1 DOP-001 Licencia de construcción Constancia de uso de suelo 1 DOP-001 Licencia de construcción Fotografías del predio 0 DOP-001 Licencia de construcción Factibilidad de uso de suelo 1 DOP-001 Licencia de construcción Memoria descriptiva 0 DOP-001 Licencia de construcción Estudio de mecánica de suelo 0 DOP-001 Licencia de construcción Autorización de impacto ambiental 1 DOP-022 Constancia de uso de suelo Identificación oficial (IFE, INE o Pasaporte Vigente) 0 DOP-022 Constancia de uso de suelo Escrituras del predio 0 DOP-022 Constancia de uso de suelo Boleta predial vigente 0 DOP-022 Constancia de uso de suelo Fotografías del predio 0 DOP-022 Constancia de uso de suelo Dictamen protección civil, en caso de más de 2,000m2 1 DOP-022 Constancia de uso de suelo Dictamen de seguridad estructural 1

16 5. Analizar la información: diagrama Para facilitar la generación de la secuencia de los trámites se elabora un diagrama de estos, en donde se identifiquen aquellas características que detonan trámites, la secuencia de estos y aquellos que pueden realizarse de manera simultánea Simbología Trámites obligatorios Trámites que aplican para todos los usuarios del proceso independientemente de sus características Trámites de características (detonadores) Trámites que son necesarios bajo ciertas características del usuario o de su proyecto Trámites con modalidad Trámites que tienen modalidades Preguntas de características Inicio/Fin Trámites municipales Trámites estatales

17 5. Analizar la información: diagrama Ejemplo: Proceso de construcción T0 T1 T2 T3 Inicio Constancia de número oficial La construcción es de más de 2,000m2? Sí Dictamen de protección civil Factibilidad de agua Factibilidad de uso de suelo Constancia de uso de suelo Dictamen de protección civil Licencia de construcción Constancia de uso de suelo Simbología Trámites transversales (tronco) Trámites de características (detonadores) No Trámites municipales Trámites estatales Factibilidad de uso de suelo Autorización de impacto ambiental Factibilidad de uso de suelo Constancia de número oficial Factibilidad de agua Autorización de impacto ambiental Factibilidad de uso de suelo Fin

18 5. Analizar la información: secuencia Los diagramas realizados deben validarse con las dependencias responsables de los trámites para asegurar que la información que se le presente a los usuarios se encuentre completa y sea correcta Proceso de construcción Trámites simultáneos en T1 1 1 Factibilidad de uso de suelo Dictamen protección civil 2 Autorización de impacto ambiental Trámites simultáneos en T2 2 2 Factibilidad de agua Constancia de número oficial 2 Constancia de uso de suelo 3 Licencia de construcción

19 5. Analizar la información: ST2 ST2 muestra la secuencia de los trámites dentro del proceso e identifica aquellos trámites que son obligatorios y aquellos que dependen de características del usuario Secuen cia HomoclaveTrámite 1 DPC DOP DOP CAP DOP DMA DOP-001 Dictamen protección civil Factibilidad de uso de suelo Constancia de uso de suelo Factibilidad de agua Constancia de número oficial Autorización de impacto ambiental Licencia de construcción Dependencia Dirección de protección civil Dirección de obras públicas Dirección de obras públicas Comisión de Agua Potable Dirección de obras públicas Dirección de medio ambiente Dirección de obras públicas Tiene como requisito un trámite? DPC DOP-056 DOP-056 DOP DPC-003, DOP-022, DOP-056, DMA-024, DOP-008, CAP-001 Obligatorio Detonador Construcciones de más de 2,000 m2

20 5. Analizar la información: requisitos repetidos Una vez obtenida la secuencia del proceso o procesos, para cada uno de los bloques de trámites que se realizan en un mismo tiempo (T1 por ejemplo) se deben identificar los requisitos que se solicitan para evitar realizar una múltiple solicitud y en su lugar hacerlo sólo en una ocasión y compartirlos con las dependencias correspondientes Proceso de construcción 1 Factibilidad de uso de suelo 1. Identificación oficial 2. Escrituras del predio 3. Boleta predial vigente 4. Fotografía del predio 1 Dictamen protección civil 1. Identificación oficial 2. Escrituras del predio 3. Boleta predial vigente 4. Fotografía del predio 5. Comprobante de domicilio 6. Croquis de ubicación 7. Escrito libre de solicitud 30% 1. Identificación oficial 2. Comprobante de domicilio 3. Croquis de ubicación 4. Escrito libre de solicitud 5. Escrituras del predio 6. Boleta predial vigente

21 5. Analizar la información: guía de trámites En este momento se cuenta con la información necesaria para crear una guía de trámites del proceso, que muestre al usuario paso a paso los trámites que debe realizar, la secuencia que estos deben seguir, así como el total de requisitos, tiempos de respuesta y costos A. Resumen del proceso Contenido mínimo Muestra el resumen de los trámites, plazos, costos y requisitos que se requieren para el proceso Construcción Trámites 7 Plazo total 60 días Costo total $4, Requisitos únicos 12

22 5. Analizar la información: guía de trámites B. Secuencia de trámites Muestra la secuencia que deben seguir los trámites durante el proceso, así como si requieren servicios externos, formatos, costos, plazos de respuesta y otras consideraciones Secue ncia Homocl ave Trámite Dictamen 1 DPC-003 protección civil Factibilidad 1 DOP-056 de uso de suelo Constancia 2 DOP-022 de uso de suelo 2 CAP-001 Factibilidad de agua Constancia 2 DOP-008 de número oficial Autorización DMA- 2 de impacto 024 ambiental Licencia de 3 DOP-001 construcció n Dependencia Dirección de protección civil Dirección de obras públicas Dirección de obras públicas Comisión de Agua Potable Dirección de obras públicas Dirección de medio ambiente Dirección de obras públicas Servicios externos Consultor para el estudio Formatos requeridos Costo Plazo de resolución No Sin costo 15 días FF-DOP-056 Sin costo 1 hora No $200 por m2 2 días No Sin costo 2 días No $365 5 días No $1, días Formato único de $558 por m2 20 días construcción Otras consideraciones Construcciones de más de 2,000 m2 Se debe pagar en la caja de la Comisión de Agua

23 5. Analizar la información: guía de trámites C. Requisitos únicos Muestra los requisitos necesarios para cada tiempo dentro del proceso, se omiten los requisitos duplicados y las resoluciones que se obtienen dentro de este Secuencia # Requisito Especificaciones Copias 1 1 Identificación oficial Del solicitante 0 2 Escrituras del predio 3 Boleta predial vigente 0 4 Fotografía del predio 0 5 Comprobante de domicilio 0 6 Croquis de ubicación 0 7 Escrito libre de solicitud Manifestación de impacto ambiental 0 9 Escrito de solicitud 0 10 Plano arquitécnico Plano ejecutivo 0 12 Memoria técnica 0

24 6. Integrar la ventanilla: Acuerdo de creación Para otorgar certeza a la Ventanilla y establecerla de manera oficial, es necesario crear un acuerdo con las dependencias involucradas Contenido del Acuerdo Definiciones, objetivo y funciones de la Ventanilla Autoridades involucradas, funciones y medios de coordinación Especificaciones de la guía única, responsables y actualizaciones Órgano o consejo colegiado encargado del seguimiento y mejora de la ventanilla

25 7. Integrar la Ventanilla Por último, es necesario establecer físicamente y/o de manera electrónica la ventanilla de trámites Espacio físico adecuado Manuales de operación Herramientas Memorando de reformas Capacitación a los funcionarios Programas de certificación

26 Actividad 1. Recibirás 5 fichas de trámites que pertenecen a un proceso 2. Debes llenar el formato ST1 con la información de las fichas 3. De acuerdo con las casillas del formato ST1 dibuja el diagrama del proceso de forma ordenada 4. Ingresa la secuencia del proceso en el formato ST1 (ahora ST2)

27