MANUALES ADMINISTRATIVOS

Transcripción

1 GUÍA de MANUALES ADMINISTRATIVOS INFORMES: Dirección General de Desarrollo Administrativo Francisco de Landero y Coss no. 36 Tel ext Zona Centro. C.P Xalapa, Veracruz PARA LA ELABORACIÓN, VALIDACIÓN, AUTORIZACIÓN Y REGISTRO

2 índice Página I. PRESENTACIÓN I Presentación 3 II III Etapa 1. Propósito y alcance de la Guía Proceso de elaboración, validación, autorización y registro de los manuales administrativos Contar con estructura orgánica y reglamento interior vigente El Plan Veracruzano de Desarrollo contempla en su numeral VI.7 Administración Ordenada y Transparente: Una Contraloría Moderna, para considerar que un modelo opere y sea eficiente, requiere de una Administración Pública que procure alcanzar la visión de un mejor Veracruz. Etapa 2. Etapa 3. Etapa 4. Determinar enlace Capacitación y asesorías Integración y actualización de documentos En este contexto, como política de mejoramiento administrativo se plantea la elaboración y actualización de los manuales administrativos, que son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institución, concentran información amplia y detallada acerca de su quehacer, bases jurídicas, atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, grado de autoridad y responsabilidad, funciones, actividades, operaciones o puestos en general, sin duplicar los ordenamientos legales emanados del poder legislativo o ejecutivo, tales como leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, etc. Etapa 5. Etapa 6. Revisión de los documentos y emisión de comentarios Validación y autorización Bajo estas premisas la sociedad puede conocer la forma en que se encuentra organizado el Gobierno del Estado de Veracruz, las funciones y procesos que desarrolla, así como los trámites y servicios que proporciona. Etapa 7. Registro. 11

3 II. PROPÓSITO Y ALCANCE DE LA GUÍA Con la finalidad de promover, orientar y facilitar los trabajos de elaboración, actualización, validación, autorización y registro de los manuales de organización, procedimientos, y servicios al público se emite la presente guía, la cual tiene como objeto: Proporcionar a las Dependencias y Entidades la estrategia a seguir para la elaboración, validación, autorización y registro de los manuales. Dotar a los servidores públicos de las herramientas técnico -metodológicas para llevar a cabo la elaboración y actualización de los manuales administrativos, mismos que deberán constituirse como un instrumento de orientación y apoyo para llevar a cabo el proceso de actualización de los manuales administrativos. En este contexto, se considera prioritario conocer la situación que en materia de manuales administrativos guarda la dependencia/ entidad, por lo que se solicita llenar el Formato Diagnóstico (que será proporcionado por la DGDA), el cual permitirá coordinar los trabajos que se requieran para la elaboración o actualización de dichos documentos. III. PROCESO DE ELABORACIÓN, VALIDACIÓN, AUTORIZACIÓN Y REGISTRO DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS El desarrollo de la estrategia al interior de las dependencias y entidades contempla las siguientes etapas: CONTAR CON ESTRUCTURA ORGÁNICA Y REGLAMENTO INTERIOR VIGENTE Dependencia o Entidad DESIGNAR ENLACE Dependencia o entidad REGISTRO D.G.D.A. 4 CAPACITACIÓN D.G.D.A Y ASESORÍAS O.I.C. VALIDACIÓN D.G.D.A. Y AUTORIZACIÓN Dependencia o Entidad INTEGRACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Dependencia o Entidad REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y EMISIÓN DE COMENTARIOS O.I.C. De conformidad con el artículo 8 fracción XV del Reglamento Interior de la Contraloría General, y los artículos 32, 33 fracción XXV y 40 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, el Contralor General tiene la atribución de Autorizar conjuntamente con el Titular de la Secretaría de Finanzas y Planeación, la modificación y creación de las estructuras orgánicas y plantillas de personal integrales en el caso de las Dependencias, y validar las propuestas de creación y modificación a las mismas, en el caso de las Entidades. En este contexto, los manuales administrativos deben ser congruentes con los documentos antes mencionados, por lo que en esta primera etapa del proceso la dependencia o entidad deberá contar con la estructura orgánica actualizada y registrada por las instancias correspondientes, asimismo, ésta debe ser congruente con el Reglamento Interno de la misma. etapa 1 CONTAR CON ESTRUCTURA ORGÁNICA Y REGLAMENTO INTERIOR VIGENTE 5 REGLAMENTO INTERIOR

4 etapa 2 DETERMINAR ENLACE Se deberá designar por esccrito a un representante que coordine la integración y actualización de los manuales administrativos al interior de la dependencia o entidad. El enlace será el único responsable del envío de las propuestas de manuales a la Dirección General de Desarrollo Administrativo, de vigilar que los grupos de trabajo solventen los comentarios que de éstos se deriven; y principalmente dar seguimiento a los cronogramas establecidos. La designación del enlace deberá ser el titular de la Unidad Administrativa, o en su caso, un servidor público inmediato inferior, con la finalidad de facilitar la toma de decisiones en la materia. Una vez determinado el enlace, se deberá comunicar por oficio a la Dirección General de Desarrollo Administrativo, para que el personal de esta Dirección General se ponga en contacto y se agenden las reuniones de trabajo necesarias para definir el programa general de trabajo o cronograma de actividades. 6 El proceso de elaboración de los manuales implica a la Dirección General de Desarrollo Administrativo proporcionar el curso de capacitación Elaboración y Actualización de Manuales Administrativos con una duración de 12 horas y constancia con valor curricular para los cursantes, basado en la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos emitida por la Contraloría General. En este curso los servidores públicos analizan las funciones, procedimientos y servicios al público, que posteriormente a través de asesorías y reuniones con los Órganos Internos de Control, permitirán integrar los manuales administrativos correspondientes. etapa 3 CAPACITACIÓN Y ASESORÍAS La metodología citada así como los formatos para el curso, se pueden consultar en la página de la Contraloría General en el siguiente link: y a continuación dar click en Marco Normativo-Administrativo. 7

5 Esta etapa se refiere a la elaboración y actualización de los manuales de conformidad a la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos antes citada. Esta metodología contiene las etapas, las técnicas de investigación y los formatos para elaborar los manuales administrativos, con la finalidad de que las áreas puedan funcionar de forma eficiente. etapa 4 INTEGRACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS etapa 5 REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y EMISIÓN DE COMENTARIOS Con el objeto de fomentar la cultura del Cero Papel, una vez integradas las propuestas de manuales de organización, de procedimientos y servicios al público, las dependencias y entidades remitirán éstas para su análisis al correo electrónico del Órgano Interno de Control correspondiente, con copia a la Dirección General de Desarrollo Administrativo de la Contraloría General al correo electrónico manuales@cgever.gob.mx a través de los cuales recibirán los comentarios y se llevarán a cabo las asesorías pertinentes, y en su caso, su respectiva validación. De acuerdo con los avances de los documentos, las dependencias y entidades solicitarán las asesorías necesarias al Órgano Interno de Control para consolidar dichos manuales. Una vez analizada la información se llenan los formatos de las descripciones de puestos, descripciones de procedimientos con sus respectivos diagramas, las cédulas de los trámites y servicios, para posteriormente integrar cada uno de los manuales. 8 Es importante señalar que en el envío y recepción de los manuales para revisión, se debe acusar de recibido vía correo electrónico u oficio de notificación. 9

6 etapa 6 VALIDACIÓN Y AUTORIZACIÓN etapa 7 REGISTRO Al integrar las propuestas de manuales administrativos de conformidad a la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, la Dirección General de Desarrollo Administrativo, emite el oficio de validación de cada uno de los documentos, en el que se informa que la dependencia o entidad deberá recabar las firmas de autorización correspondientes del Titular de la Secretaría o su equivalente, o de los integrantes del Órgano de Gobierno de la entidad. En el oficio de validación, se solicita además, que posteriormente a las firmas de autorización, se remitan a la Dirección General de Desarrollo Administrativo dos ejemplares en archivo electrónico PDF, que incluyan las firmas de autorización digitalizadas, para su registro. En cumplimiento al artículo 14 fracción XVI del Reglamento Interior de la Contraloría General, la Dirección General de Desarrollo Administrativo tiene la atribución de Concentrar, catalogar y registrar los Manuales Administrativos de las Dependencias y Entidades. En este contexto, las dependencias y entidades solicitarán mediante oficio, el registro de sus manuales remitiendo dos ejemplares de éstos en discos compactos, y una vez registrados se devolverá un ejemplar para su difusión. Aún cuando los manuales hayan sido validados mediante oficio, no se consideran concluidos, hasta contar con su inscripción en el Registro Estatal de Manuales Administrativos de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado