124 PROCEDIMIENTO PARA DAR SEGUIMIENTO AL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE MEJORA DE LA GESTIÓN PÚBLICA (PMG).

Transcripción

1 Hoja: de PROCEDIMIENTO PARA DAR SEGUIMIENTO AL PROGRAMA INSTITUCIONAL MEJORA LA GESTIÓN PÚBLICA (PMG).

2 Hoja: de Propósito. 1.1 Orientar al personal del Hospital Juárez de México en la realización de diagnósticos y proyectos enfocados a mejorar los trámites, servicios, procesos y programas de impacto hacia la ciudadanía e incluirlos en el Programa Institucional de Mejora de la Gestión 2.0 Alcance. 2.1 A nivel interno el procedimiento aplica a las direcciones de área responsable de los trámites, servicios, procesos y programas del Hospital Juárez de México así como al Área de Pública del Órgano Interno de Control. 2.2 A nivel externo el procedimiento no aplica. 3.0 Políticas de operación, normas o lineamientos 3.1 Los diagnósticos en materia de mejora de la gestión se clasificarán conforme a lo siguiente: Según su propósito: Para la integración de proyectos de mejora. De fortalecimiento de proyectos de mejora. Exploratorio de proyectos de mejora. De aseguramiento de proyectos de mejora. Según su temática. De eficiencia administrativa. De procesos transversales. Trámites y servicios de alto impacto. 3.2 De acuerdo al Sistema de Administración del Programa de Mejora de la Gestión (SAPMG), la estructura de los diagnósticos es la siguiente: Definición de temas y alcance. Conformación del marco técnico de referencia y planeación del Conocer el estado actual de la institución. Identificar brechas y sus causas. 3.3 El Órgano Interno de Control deberá presentar al titular de la institución los resultados del diagnóstico y definirá junto con los responsables del trámite o servicio diagnosticado la factibilidad de desarrollar el proyecto enfocado a su mejora, de acuerdo a la siguiente estructura: Propuestas de mejora. Proponer alternativas para la mejora. Análisis de las propuestas de mejora con la institución. Identificación de las mejoras a implementar. Programa de trabajo. Desarrollo de proyectos para implementar las mejoras. Registro en el SAPMG. Presentación de informe de resultados y cierre del 3.4 El personal del Área de Pública del OIC deberá observar el documento de referencia que emita la Secretaría de la Función Pública, a fin de planear, programar y ejecutar los proyectos orientados a cubrir uno o varios objetivos del Programa de Mejora de la Gestión, que son: a) Maximizar la calidad de los bienes, trámites y servicios. b) Incrementar la efectividad de la institución. c) Minimizar los costos de operación y administración.

3 Hoja: de La Dirección General del Hospital, a través de las direcciones de área que ésta designe, deberá: a) Organizar y coordinar la ejecución del PMG y las acciones derivadas del mismo. b) Medir periódicamente el avance de los compromisos y acciones a través de los indicadores asociados al proyecto. c) Elaborar anualmente, junto con el OIC, el Proyecto Integral de Mejora de la Gestión. d) Reportar en el Sistema de Administración del PMG el avance del Proyecto Integral de Mejora de la Gestión y sus resultados en los tiempos y plazos que establezca la Secretaría de la Función Pública 3.6 El Órgano Interno de Control, a través del Área de y Mejora de la Gestión Pública, deberá: a) Promover las políticas de mejora de la gestión en el Hospital Juárez de México. b) Apoyar a los actores del PMG en la institución sobre la operación de la estrategia en la materia. c) Promover y asesorar al HJM en la integración y seguimiento de la ejecución del PMG, incluyendo: - Definición de iniciativas y la ejecución de proyectos de mejora. - Participar, cuando sea necesario, en la implementación de acciones de los proyectos de mejora. - Verificar los resultados parciales y la efectividad de las mejoras implementadas. - Promover que los resultados sobresalientes de los proyectos de mejora se clasifiquen como mejores prácticas. d) Realizar diagnósticos de acuerdo a los criterios que emita la Secretaría de la Función Pública, cuyo fin será: - Identificar y proponer temas de interés que deriven en nuevos proyectos de mejora o que fortalezcan los existentes. - Verificar el logro de los proyectos o de acciones específicas.

4 Hoja: de Descripción del procedimiento. Secuencia de etapas 1.0 Consulta del PAT del programa de mejora de la gestión. 2.0 Elaboración de oficio de inicio de 3.0 Autorización del oficio de inicio de 4.0 Programación de cita para presentación Actividad 1.1 Recibe ejemplar del Programa Anual de Trabajo de acuerdo con el Procedimiento para la integración y control del Programa Anual de Trabajo. 1.2 Consulta el Programa Anual de Trabajo detallado del diagnóstico a practicar e identifica las herramientas a utilizar de acuerdo a lo que instruye la Secretaria de la Función Publica. Programa Anual de Trabajo Hoja de trabajo para el análisis del proceso. Diagrama causa-efecto o análisis FODA. Listas de verificación. Encuestas de satisfacción a los usuarios. Encuestas al personal que participa en el proceso. 2.1 Elabora oficio de inicio de diagnóstico dirigido al Titular del Hospital Juárez de México, señalando el servicio o trámite a diagnosticar, la fecha de inicio y de término, así como el personal comisionado. 2.2 Rubrica el oficio y lo entrega al Titular del Órgano Interno de Control. Oficio de inicio de diagnóstico 3.1 Recibe el oficio de inicio de diagnóstico, lo firma y ordena se distribuya. 3.2 Instruye al Auditoría para Desarrollo Pública que se inicien las actividades. Oficio de inicio de diagnóstico 4.1 Recibe el oficio de inicio de diagnóstico, lo distribuye (Original: Director General; Copia: Titular del Área a revisar) y archiva una copia en el expediente del 4.2 Acude con el servidor público a cargo de la operación y le da a conocer el objetivo del diagnóstico y la forma en que se trabajará. 4.3 Indica al servidor público la información que se requiere para dar inicio a los trabajos. 4.4 Requisita minuta de trabajo señalando las actividades realizadas y los acuerdos establecidos. 4.5 Recaba el nombre, puesto y firma de los asistentes, les entrega una copia y archiva el original de la minuta en el expediente del 4.6 Establece comunicación con titular de la Responsable Titular del Órgano Interno de Control.

5 Hoja: de Entrega de información. dirección de área a cargo del trámite o servicio a revisar y acuerdan fecha y hora de inicio formal de los trabajos. 4.7 Informa al Consultor adscrito cuándo se llevará a cabo la presentación. Oficio de inicio de Minuta. 5.1 Recibe aviso para acordar fecha y hora de inicio formal de los trabajos. 5.2 Entrega los datos y documentación solicitados por el personal del Órgano Interno de Control, ya sea en forma electrónica o impresa. Dirección de área responsable de la operación. 6.0 Ejecución del 7.0 Integración de resultado del Información. 6.1 Recibe información y documentos, registra los datos proporcionados por la dirección de área y elabora las cédulas de trabajo correspondientes, en las que deberá asentar los datos referentes al análisis, evaluación, comprobación y conclusión respecto a las operaciones evaluadas. 6.2 Aplica la metodología y herramientas que establezca la Secretaria de la Función Publica. 6.3 Analiza la información resultante de las herramientas aplicadas y elabora las cédulas de trabajo donde concentra los datos. 6.4 Presenta las cédulas de trabajo junto con los documentos soporte al y Mejora de la Gestión Hoja de trabajo para el análisis del proceso Diagrama causa-efecto o análisis FODA. Listas de verificación. Encuestas de satisfacción a los usuarios. Encuestas al personal que participa en el trámite o servicio. Cédulas de trabajo. 7.1 Recibe las cédulas junto con los soportes y verifica que estén debidamente documentadas. Procede No: No están documentadas debidamente. Regresa a la actividad 6.3. Sí, Elabora el Informe del resultado del diagnóstico en el que incluye las recomendaciones del ciudadano y las acciones que el Órgano Interno de Control sugiere a la institución para la mejora del trámite y/o proceso diagnosticado. 7.3 Comunica al personal de la dirección de área Consultor adscrito al Área de Auditoría para la Gestión

6 Hoja: de Presentación de resultados del responsable y acuerdan fecha y hora para la presentación de resultados. 7.4 Informa al Consultor adscrito la entrega de las cédulas de trabajo para que las archive en el expediente del Cédulas de trabajo. Documentación soporte. informe del resultado del diagnóstico 8.1 Comenta los resultados con el personal de la dirección de área responsable del trámite o servicio diagnosticado. 8.2 Explica al personal responsable que los resultados del diagnóstico se integrarán en un proyecto de mejora, que deberá incorporarse en el Sistema de Administración del Programa de Mejora de la Gestión y que contará con el apoyo del Órgano Interno de Control para tal efecto. 8.3 Elabora minuta donde deja asentada la presentación de los resultados, recaba nombre y firma de los participantes y entrega una copia de la minuta a los responsables del área revisada. Archiva la minuta en el expediente. Informe del resultado del Minuta de trabajo 9.0 Elaboración 9.1 Elabora oficio dirigido al Titular del Hospital de oficio para Juárez de México, en el que adjunta el informe informar de resultados. resultados. 9.2 Entrega el oficio y el informe de resultados al Titular del Órgano Interno de Control. Informe del resultado del Oficio de entrega del informe Autorización 10.3 Recibe documentos, firma el oficio e instruye al del oficio. y Mejora de la Gestión Pública para que se distribuyan. Informe de resultado del Oficio de entrega del informe 11.0 Entrega del 11.1 Recibe el oficio y el informe de resultado, los oficio e distribuye (Original: Director General; Copia: informe de Director de área diagnosticada). Archiva una resultados. copia en el expediente del Informe de resultado del diagnóstico Oficio de entrega del informe Realización 12.1 Comunica al director de área responsable del de cita para trámite y/o servicio diagnosticado. reunión Establece fecha para la primera reunión de trabajo e informa al Consultor adscrito. Pública y Consultor adscrito. Titular del Órgano Interno de Control

7 Hoja: de Celebración de reunión de trabajo para asesoría Incorporación del proyecto en el SAPMG Convocatoria a reunión para revisar avances Presentación de avances Explican al personal de la dirección de área responsable del trámite y/o servicio diagnosticado cuál es la mecánica a seguir para dar de alta el diagnóstico como Proyecto de mejora, de conformidad con la normatividad que emite la Secretaria de la Función Publica Determinan junto con la institución cuál será la categoría del proyecto, de acuerdo a lo que se pretenda alcanzar Elaboran programa de trabajo junto con los responsables de la institución para atender las recomendaciones formuladas, en el que registran las acciones a realizar y las fechas en que se revisarán los avances Elaboran minuta donde deja asentada los asuntos tratados y los acuerdos; recaba nombre y firma de los participantes (grupo de trabajo) y les entrega una copia de la minuta y del programa de trabajo. Archiva la minuta en el expediente Solicita al personal de la institución dar de alta el proyecto en el Sistema de Administración del Programa de Mejora de la Gestión. Programa de trabajo. Minuta de trabajo 14.1 Recibe solicitud para dar de alta el proyecto Da de alta el programa de trabajo del proyecto en el Sistema de Administración del Programa de Mejora de la Gestión (SAPMG), para lo cual requisita las fases I y II: Fase I. Registro de iniciativas. (registro, análisis y selección de iniciativas para conformar proyectos de mejora) Fase II. Registro de Proyectos (descripción y planeación de proyectos de mejora) Lleva a cabo las acciones comprometidas dentro de los plazos acordados, de conformidad con el programa de trabajo Informa al Auditoría para Desarrollo 15.1 Recibe información sobre las acciones comprometidas Convoca a reunión de trabajo al personal responsable, a fin de verificar los avances del proyecto Acuerda con la Dirección de área responsable de la operación la fecha y hora de la reunión Recibe notificación de acuerdo 16.2 Presenta ante el Auditoría para Desarrollo Pública Pública y Consultor adscrito. Dirección de área responsable de la operación. Dirección de área responsable de la operación.

8 Hoja: de Revisión de avances Registro de avances en el SAPMG Conclusión del proyecto Registro de la conclusión del proyecto en el SAPMG. los avances del proyecto con su correspondiente evidencia. Soporte documental Recibe el soporte documental de los avances Revisa los avances y valida Procede No, Si: porque el proyecto continúa en proceso debido a que no se han concluido las actividades comprometidas en el programa de trabajo. Indica al personal de la institución que incorpore los avances en el Sistema de Administración del Programa de Mejora de la Gestión, de acuerdo a las acciones comprometidas en el programa de trabajo. Conserva la evidencia documental en el expediente del proyecto. Soporte documental Recibe indicación de incorporación de los avances Incorpora avances en la fase III del Sistema de Administración del Programa de Mejora de la Gestión, denominada Seguimiento de proyectos de mejora. Procede No: Regresa a la actividad Sí: porque el proyecto concluye con los avances que presenta la institución Recibe avances del proyecto Indica al personal de la institución que registre los resultados en la fase IV Cierre de proyectos del Sistema de Administración del Programa de Mejora de la Gestión. Conserva la evidencia documental en el expediente del proyecto. Soporte documental Recibe resultados de la fase IV 20.2 Incorpora la información que solicita la fase IV, en la que se documentan los logros y experiencias obtenidos de la implementación del proyecto. TERMINA PROCEDIMIENTO Pública y Consultor adscrito. Dirección de área responsable de la operación. Pública y Consultor adscrito. Dirección de área responsable de la operación.

9 Hoja: de Diagrama de flujo TITULAR AUDITORIA PARA SARROLLO Y MEJORA LA GESTIÓN PÚBLICA TITULAR L ÓRGANO INTERNO CONTROL DIRECCIÓN ÁREA CONSULTOR ADSCRITO AL ÁREA AUDITORIA PARA SARROLLO Y MEJORA LA GESTIÓN INICIO 1 CONSULTA L PAT L PROGRAMA MEJORA LA GESTIÓN PROGRAMA ANUAL HOJA PARA EL ANALÍSIS L PROCESO DIAGRAMA CAUSA- EFECTO LISTAS VERIFICACIÓN ENCUESTAS SATISFACCIÓN A LOS USUARIOS ENCUESTAS AL PERSONAL QUE PARTICIPA EN EL PROCESOS 2 3 ELABORACIÓN OFICIO INICIO OFICIO INICIO AUTORIZACIÓN L OFICIO INICIO OFICIO INICIO 4 PROGRAMACIÓN CITA PRESENTACIÓN PARA 5 6 OFICIO INICIO MINUTA ENTREGA INFORMACIÓN INFORMACIÓN ELABORACIÓN L PROGRAMA ANUAL HOJA PARA EL ANALÍSIS L PROCESO DIAGRAMA CAUSA- EFECTO LISTAS VERIFICACIÓN ENCUESTAS SATISFACCIÓN A LOS USUARIOS INTEGRACIÓN RESULTADO 7 L ENCUESTAS AL PERSONAL QUE PARTICIPA EN EL TRAMITE O SERVICIO CEDULAS CÉDULA DOCUMENTACIÓN SOPORTE INFORME L RESULTADO NO PROCE NO 6.3 SI ELABORA EL INFORME L RESULTADO L SI A

10 Hoja: de 13 TITULAR AUDITORIA PARA SARROLLO Y MEJORA LA GESTIÓN PÚBLICA TITULAR L ÓRGANO INTERNO CONTROL DIRECCIÓN ÁREA CONSULTOR ADSCRITO AL ÁREA AUDITORIA PARA SARROLLO Y MEJORA LA GESTIÓN A 8 PRESENTACIÓN RESULTADOS INFORME RESULTADO PROGRAMA ANUAL 9 10 ELABORACIÓN OFICIO INFORMAR RESULTADOS PARA AUTORIZACIÓN OFICIO L INFORME RESULTADO OFICIO ENTREGA L INFORME INFORME RESULTADO OFICIO ENTREGA L INFORME 11 ENTREGA L OFICIO E INFORME RESULTADOS INFORME RESULTADO OFICIO ENTREGA L INFORME 12 REALIZACIÓN CITA PARA REUNIÓN 13 CELEBRACIÓN REUNIÓN PARA ASESORÍA PROGRAMA MINUTA 14 INCORPORACIÓN L PROYECTO EN EL SAPMG 13 CELEBRACIÓN REUNIÓN PARA ASESORÍA PROGRAMA MINUTA 15 CONVOCATORIA A REUNIÓN PARA REVISAR AVANCES B

11 Hoja: de 13 TITULAR AUDITORIA PARA SARROLLO Y MEJORA LA GESTIÓN PÚBLICA TITULAR L ÓRGANO INTERNO CONTROL DIRECCIÓN ÁREA CONSULTOR ADSCRITO AL ÁREA AUDITORIA PARA SARROLLO Y MEJORA LA GESTIÓN B REVISIÓN AVANCES PRESENTACIÓN AVANCES REVISIÓN AVANCES SOPORTE DOCUMENTAL SOPORTE DOCUMENTAL SOPORTE DOCUMENTAL NO PROCE 18 REGISTRO AVANCES EN EL SAPMG NO NO PROCE PORQUE EL PROYECTO CONTINUA EN PROCESO BIDO A QUE NO SE HAN CONCLUIDO LAS ACTIVIDAS COMPROMETIDA S EN EL PROGRAMA SI NO PROCE PORQUE EL PROYECTO CONTINUA EN PROCESO BIDO A QUE NO SE HAN CONCLUIDO LAS ACTIVIDAS COMPROMETIDA S EN EL PROGRAMA SI SI INDICA AL PERSONAL LA INSTITUCIÓN QUE INCORPORE LOS AVANCES EN EL SISTEMA ADMINISTRACIÓN L PROGRAMA MEJORA LA GESTIÓN 6.3 SI PORQUE EL PROYECTO CONCLUYE CON LOS AVANCES QUE PRESENTA LA INSTITUCIÓN INDICA AL PERSONAL LA INSTITUCIÓN QUE INCORPORE LOS AVANCES EN EL SISTEMA ADMINISTRACIÓN L PROGRAMA MEJORA LA GESTIÓN CONCLUSIÓN PROYECTO CONCLUSIÓN PROYECTO SOPORTE DOCUMENTAL SOPORTE DOCUMENTAL 20 REGISTRO LA CONCLUSIÓN L PROYECTO EN EL SAPMG TERMINA

12 Hoja: de Documentos de referencia. Documento Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Plan Nacional de Desarrollo (PND) Decreto por el que se aprueba el Programa Especial de Mejora de la Gestión en la Administración Pública Federal Lineamientos generales para la formulación de los programas anuales de trabajo. Documento de referencia para la realización de diagnósticos en materia de mejora de la gestión Manual de operación del Programa de Mejora de la Gestión. Código (cuando aplique) 7.0 Registros. Registro Programa Anual de Trabajo. Oficio de inicio de Minuta de trabajo. Cédula de trabajo Hoja de trabajo para el análisis del proceso Diagrama causa-efecto o análisis FODA. Listas de verificación. Encuestas de satisfacción a los usuarios. Encuestas al personal que participa en el trámite o servicio. Informe del resultado del Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única

13 Hoja: de 13 Programa de trabajo. 8.0 Glosario de términos. 8.1 Acción de mejora. Su objetivo es cambiar, modificar o solucionar alguna área de oportunidad que dificulte la respuesta de la institución hacia los usuarios. 8.2 Categoría de proyectos. Se refiere al nivel de esfuerzo de la institución para la ejecución de un proyecto de mejora. De acuerdo al PMG se han definido diez categorías según su facilidad de ejecución: 1) Análisis de situación. 2) Regulación base cero en normas.3) Regulación base cero en trámites y servicios. 4) Mejora de procesos, trámites y servicios. 5) Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares. 6) Uso de herramientas de tecnologías de la información y comunicaciones. 7) Atención ciudadana integral en una oficina 8) Procesos y trámites 100% en línea. 9) Reingeniería. 10) Proyectos interinstitucionales. 8.3 Programa de Mejora de la Gestión (PMG). Constituye la propuesta y estrategia del Ejecutivo Federal para transformar al gobierno e impulsar la consecución de sus objetivos. La evaluación, en este enfoque, está orientada hacia la mejora y no solamente como un elemento de apoyo al control, sus resultados serán un insumo para promover las transformaciones estructurales necesarias en la Administración Pública Federal. 8.4 Proyecto de mejora: Conjunto de actividades interrelacionadas, planeadas y programadas con un inicio y fin definido, el cual utiliza recursos limitados para lograr los objetivos, con un enfoque centrado al ciudadano. 9.0 Cambios en esta versión. Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio No aplica No aplica Nueva creación Anexos.