GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACION DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA CONTROL DE CAMBIOS

Transcripción

1 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN U ORIGEN DEL CAMBIO APROBO FECHA 01 Creación del documento Director HSEQ 30/03/2018

2 1. OBJETIVO Establecer la metodología para la conformación y funcionamiento del comité de convivencia laboral de Activo Humano SAS. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todo el personal que mantenga vínculo laboral con ACTIVO HUMANO SAS y los miembros activos del Comité de convivencia laboral. 3. DEFINICIONES Acoso Laboral: Toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un empleado, trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior jerárquico inmediato o mediato, un compañero de trabajo o subalterno, encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar desmotivación en el sitio de trabajo, o inducir la renuncia del mismo Convivencia Laboral: Las buenas relaciones interpersonales y el respeto mutuo en las personas y/o grupos que trabajan juntos, para la consecución de climas laborales sanos y de convivencia grupal satisfactoria, y para superar situaciones de estrés, malestar e incluso, violencia en los lugares de trabajo. Conflicto: Situación que implica a dos o más personas en un campo de actuación común, cuyos objetivos pueden ser los mismos o no, y sus modos de alcanzar esos objetivos responden a valores o lógicas diferentes o

3 contrapuestas. Son situaciones en que dos o más personas entran en oposición o desacuerdo de intereses y/o posiciones incompatibles donde las emociones y sentimientos juegan un rol importante y la relación entre las partes puede terminar robustecida o deteriorada, según la oportunidad y procedimiento que se haya decidido para abordarlo. Relación Laboral: Son aquellas que se establecen entre el trabajo y el capital y en el proceso productivo. En esa relación, la persona que aporta el trabajo se denomina trabajador en tanto que la que aporta o administra el capital y/o servicios se denomina empleador. El trabajador siempre es una persona física, en tanto que el empleador puede ser tanto una persona física como una persona jurídica. La relación laboral se regula por un contrato de trabajo 4. RESPONSABILIDAD El encargado del SG SST es responsable de convocar a los trabajadores para que participen en la conformación del CCL ; al igual que establecer las capacitaciones necesarias para el correcto funcionamiento del mismo Los trabajadores en participar en las actividades y comités del SG SST Gerencia es responsable de suministrar los recursos necesarios para que este procedimiento se lleva a cabo. Talento Humana : 5. PROCEDIMIENTO

4 5.1. El comité de convivencia estará integrado, así: Dos representantes elegidos por el empleador para que lo representen, con sus respectivos suplentes. Dos representantes de los trabajadores elegidos por votación, con sus respectivos suplentes. *El periodo de los miembros del Comité de dos años. El comité se deberá reunir cada 3 meses de forma ordinaria y de forma extraordinaria cuando se presenten casos que requieran de su intervención, pudiendo ser convocado, así mismo, por cualquiera de sus integrantes 5.2 SOCIALIZACION DEL COMITÉ DE El Coordinador HSE socializa a empleado el Comité de convivencia laboral, y que actitudes comportamentales y competencias actitudinales deben tener los integrantes del CCL. Nota: El Comité de Convivencia Laboral no podrá conformarse trabajadores a los que se les haya formulado una queja de acoso laboral, o que hayan sido víctimas de acoso laboral, en los últimos seis (6) meses anteriores a su conformación. 5.3 CONVOCATORIA Se realiza convocatoria para la inscripción de trabajadores que quieran hacer parte del comité de convivencia laboral mediante Anexo 001 GSST PD 006 Acta de Convocatoria. En caso de que no exista participación por

5 parte de los trabajadores; la gerencia designara a los posibles candidatos del CCL para que se realicen las respectivas votaciones; se guiara de las sugerencias de las empresas usurarias y evaluaciones de desempeño. Las votaciones se realizaran vía electrónica por la página de la ARL SURA con una plataforma abierta de 12 días calendarios para que ingresen y realicen las respectivas votaciones. Designar personal que participaran como jurados y testigos de votación; estos realizaran el respectivo conteo y diligenciamiento de las actas cierre y de conteo de votos. Notifica mediante carta a los trabajadores elegidos del comité de convivencia laboral. 5.3 FUNCIONES DEL COMITÉ DE Una vez convocados y reunidos los miembros del comité de convivencia laboral se procede a: Reunir a los nuevos miembros del Comité de convivencia laboral para dejar establecida actas de conformación del mismo; se deberá nombrar presidente y secretario del comité. Socializar el funcionamiento del CCL de acuerdo con lo establecido por la normatividad legal (Ver anexo 1) Socializar las funciones del presidente y del secretario del CCL (Ver anexo 2)

6 6. REGISTROS ASOCIADOS Acta de Convocatoria y formato de inscripción. Tarjetones de elección Actas apertura Cierre y de conteo de votos. ELABORO REVISO APROBO NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE: Carlos Vaca CARGO CARGO: CARGO: General Gerente

7 Anexo 1: FUNCIONES DEL COMITÉ DE Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan. Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad pública o empresa privada. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confidencialidad. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado. Presentar a la alta dirección de la entidad pública o la empresa privada las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como el informe anual de resultados de la gestión del comité de convivencia laboral y los informes requeridos por los organismos de control

8 . Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comité de Convivencia a las dependencias de gestión del recurso humano y seguridad y salud en el trabajo. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o empresa privada ANEXO 2. FUNCIONES Y OBLIGACIONES: Funciones del Presidente del Comité Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias. Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz. Tramitar ante la administración de la entidad pública o empresa privada, las recomendaciones aprobadas en el Comité. Gestionar ante la alta dirección de la entidad pública o empresa privada, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.. Funciones del Secretario Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.

9 Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la convocatoria realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión. Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma. Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de establecer compromisos de convivencia. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información. Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias de la entidad pública o empresa privada. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o empresa privada. OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR a) Garantizar un espacio físico para las reuniones y demás actividades del Comité de Convivencia Laboral, así como para el manejo reservado de la documentación.

10 b) Realizar actividades de capacitación para los miembros del Comité sobre resolución de conflictos, comunicación asertiva y otros temas considerados prioritarios para el funcionamiento del mismo. c) Desarrollar las medidas preventivas y correctivas de acoso laboral

11 ANEXI 3; PROCEDIMIENTO ESTRUCTURA TRAMITE DE QUEJA DESCRIPCIÓN FLUJOGRAMA 1. Inicio de procedimiento 2. Recepción de la queja al correo electrónico m.co o en su defecto puede radicarlo en físico en la recepción. 3. Se convoca a reunión al comité de convivencia a reunión ordinaria o extraordinaria dependiendo de la programación de reuniones del comité. 4. Análisis y situación del sujeto pasivo, se escucha su declaración donde se reciben las pruebas o de ser necesario se practican las pruebas de oficio. 5. Se hace el envío de la citación al sujeto activo, donde se incluirá las quejas y pruebas presentadas y se estipulan los días hábiles para que el sujeto activo presente las pruebas. 6. Recepción de las pruebas y estudio respectivo 7. Estipulación de compromisos conciliatorios para seguimiento posterior del comité 8. De acuerdo a los resultados del seguimiento se evalúa si de cumplieron los compromisos previamente pactados. 9. Cierre del caso, se archiva y se hace envío de respuesta al caso y con conclusiones, a las partes involucradas, sujeto pasivo y activo. 10. Fin de proceso N O N O 10 SI Se remite el caso al área de RRHH como caso disciplinario 10

12 PROCEDIMIENTO ESTRUCTURA TRAMITE DE QUEJA Se inicia la recepción y tramitología de la queja por parte del secretario quien estará a cargo de la supervisión del correo directorcomercial@activohumano.com.co y de las recibidas por recepción siendo otro canal de comunicación con los trabajadores. El presidente del comité procederá a realizar la convocatoria al comité de convivencia y el secretario deberá enviar a cada uno de los integrantes los recordatorios para reuniones ordinarias o citaciones en caso reuniones extraordinarias. Durante el inicio de la reunión y después de analizar os puntos fijos se procederá a citar al sujeto pasivo donde rendirá su declaración y presentará las pruebas que sustenten la naturaleza del caso de no contar con las pruebas al comité realizara las pruebas de oficio en el tiempo que así se considere. Recolectada toda la información se procederá a realizar envió copia de las quejas y pruebas al sujeto activo de manera personalizada este deberá firmar la planilla de entrega de documentos, así mismo de la carta de citación donde se estipulara el lugar, la fecha y hora en que escuchara su declaración y señalizaran las pruebas que presentará en su defensa. Obteniendo ya ambas declaraciones y las debidas pruebas se analizara detenidamente la situación del caso y se determinará si se está o no presentando un acto de acoso laboral. Si el resultado es un positivo se procederá a realizar los compromisos respectivos y la conciliación entre ambas partes con el fin de anular de manera inmediata la situación de acoso laboral: se está realizando seguimiento constante donde se pueda evidenciar el cumplimiento de estos compromisos en el tiempo que así lo considere el comité de convivencia. Si estos compromisos no se cumplen se procederá a enviar el caso directamente a recursos humanos como un caso disciplinario y este deberá aplicar el procedimiento respecto de acuerdo con la normatividad vigente. Pero si los compromisos se cumplen en ambos casos se realizará el respectivo informe y se realizara el envío de respuestas y conclusiones del caso a las partes involucradas. El caso será cerrado y archivado.