CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 2016

Transcripción

1 CUADRO GENERAL DE ARCHÍSTICA 2016

2 ÍNDICE Introducción 3 OBJETO GENERAL...4 OBJETOS ESPECÍFICOS...4 MARCO JURÍDICO..4 POLITICAS DOCUMENTACIÓN DE APOYO A FUNCIONES ADMINISTRATAS 6 DOCUMENTOS DE 7 DESCRIPCIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL CÁTALOGO DE DISPOSICIÓN.. 8 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN Documental.. 9 2

3 INTRODUCCIÓN Los procesos archivísticos son el conjunto de actos concatenados mediante los cuales se da seguimiento al ciclo de vida de los documentos desde su producción o ingreso hasta su transferencia al Archivo Histórico o su eliminación definitiva porno contener valores secundarios. El valor documental es la condición de los documentos de archivo en atención a su naturaleza e información de carácter administrativo, legal, contable o fiscal, lo que determina su conservación en los archivos de trámite y concentración y en razón de su importancia, evidencial, testimonial e informativa, se conservan de manera permanente en un archivo histórico o en su caso, al carecer de valor secundario, procede su baja documental. En este contexto la API MAZATLAN de conformidad con el artículo 19, fracción II de la Ley Federal de Archivos y el art. 44 del Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, presenta la actualización del Catálogo de Disposición Documental para el ejercicio fiscal 2016, resultado de la colaboración de las unidades administrativas que integran la API MAZATLAN. En virtud de los anterior, cabe aclarar que el CADIDO 2016 para la API MAZATLAN representa un cambio sustancial con respecto a la versión anterior, como es la restructura de las series y principalmente la delimitación e integración a estas, el cambio de formato en el cual se incluye la descripción de la serie y el área titular, así como las modificaciones en la vigencia documental, acorde con las necesidades reales de la dependencia y el destino final de los documentos. 3

4 OBJETO GENERAL Proporcionar a las unidades administrativas de la API MAZATLAN, los elementos técnico-administrativos que les permitan el adecuado manejo y control de la documentación, generada y recibida por ellas, homogeneizando los criterios de clasificación y valoración documental a través de este Catálogo de conformidad con la Ley Federal de Archivos, Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. OBJETOS ESPECÍFICOS I- Identificar la documentación del acervo documental. II- Establecer los plazos de permanencia de cada serie documental en los archivos de trámite o de concentración. III- Determinar los valores documentales administrativo, legal, fiscal o contable. - Identificar la accesibilidad en su carácter de información reservada y confidencial. MARCO JURÍDICO - Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos - Ley Orgánica de la Administración Pública Federal - Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública Gubernamental. - Ley Federal de Archivos - Ley Federal de Responsabilidades administrativas de los Servidores Públicos. - Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información pública Gubernamental. 4

5 POLÍTICAS I- Todos los expedientes de las unidades administrativas deberán ser clasificados y/o codificados de acuerdo con el presente Catalogo de Disposición Documental. II- III- - Los responsables de los Archivos de Trámite de cada unidad administrativa, deberán informar anualmente al Área Coordinadora de Archivos del instituto sobre aquellas series documentales que ya no son útiles, o en su defecto, las de nueva creación y que deban insertarse al presente documento, con el fin de mantener actualizado este instrumento. El presente Catálogo se presentara al Comité de Información de la API MAZATLAN para su validación y al Archivo General de la Nación para su visto bueno, debiendo notificarles cualquier cambio que se le haga al mismo. Para los efectos del presente Catálogo, la información de las series documentales es de carácter público, con excepción de aquella con acceso reservado y la que sea confidencial como parte de los sistemas de datos personales, de conformidad con lo establecido en la Ley de Transparencia y Acceso a la información pública Gubernamental y la Ley de Protección de Datos Personales. V- Ningún documento podrá ser eliminado o destruido a criterio personal, de manera directa o discrecional, las copias tendrán el mismo valor que los originales y se sujetaran al procedimiento de baja documental establecido por el Archivo General de la Nación ( siempre y cuando las series hayan cumplido con los tiempos establecidos en el presente Catálogo) y demás disposiciones aplicables para cada caso, con excepción de la documentación de comprobación administrativa inmediata o de apoyo informativo, los cuales se sujetaran a los lineamientos establecidos para tal fin. VI- El Área Coordinadora de Archivos de la API MAZATLÁN adscrita a la Gerencia de Administración y Finanzas será la única responsable de tramitar las bajas documentales. 5

6 VII- Una vez autorizada la baja documental, de comprobación administrativa inmediata o de apoyo informativo, el papel producto de los expedientes, se deberá entregar al Área Coordinadora de Archivos, quien hará los trámites ante el comité de bienes muebles para su donación a la Comisión Nacional de libros de textos gratuitos. DOCUMENTACIÓN DE APOYO A FUNCIONES ADMINISTRATAS Es importante destacar que como parte de las actividades que realizan las unidades administrativas se generan documentos que apoyan la ejecución de las funciones administrativas, mismos que son útiles, pero que por sus características no pueden ser tratados como un documento de archivo, ya que no son parte de un expediente. Los documentos de apoyo a funciones administrativas se identifican con base a las siguientes características: - Son documentos constituidos por ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad reside en la información que contienen para apoyar las tareas asignadas. - Son ejemplares múltiples que proporcionan información, no son originales: se trata de ediciones, reprografías o acumulación de copias y/o fotocopias que sirven de control. - Son documentos que no se consideran patrimonio documental. - Son documentos que no se transfieren al archivo de concentración. - Son documentos que carecen de vigencia o valores administrativos. - Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa. - Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato. Ejemplo: vales de fotocopias, minutarios, registros de visitantes, listados de envíos diversos, bitácoras de correspondencia de entrada y salida, entre otros. 6

7 - No son documentos estructurados con relación a un asunto. - Su baja debe darse de manera inmediata al término de su utilidad. - La vigencia documental para este tipo de documentos es inmediata, o no más de un año. DOCUMENTOS DE Los documentos de archivo que genera la API MAZATLAN tienen la característica de haber sido creados en cumplimiento de las funciones de cada unidad administrativa. El manejo de estos documentos deberá de atender la teoría del ciclo vital del documento por la cual atraviesa el documento, para determinar su destino final. Los documentos de archivo de la API MAZATLAN se pueden identificar considerando lo siguiente: - Constituyen el único testimonio y garantía documental del acto administrativo, por tanto se trata de documentación única. - Están estructurados en conjuntos de documentos organizados que se interrelacionan. - Son o pueden ser patrimonio documental. - Cumplida su vigencia administrativa se realiza la transferencia primaria al Archivo de Concentración para su conservación precaucional, posteriormente, previa valoración documental se realiza la transferencia secundaria para su conservación permanente en el Archivo de Histórico o baja documental según sea el caso. Con base en lo anterior se presenta el Catalogo de Disposición Documental en el que se detalla el flujo que deberá cumplir la documentación que se genera en la Institución. 7

8 DESCRIPCIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL CÁTALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 1- Fondo: nombre de la dependencia, en este caso siempre se utilizara Administración Portuaria Integral de Mazatlán S.A de C.V 2- Unidad administrativa: nombre de la Gerencia o Subgerencia. 3- Serie: nombre genérico de la serie documental. 4- Formula clasificadora: clave con que se identifica la serie documental de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación Archivística. 5- Clasificación de la información: especifica el valor de la información si es publico, reservado o confidencial, en su caso por cuantos años. 6- Valor documental del expediente: determina el valor primario de la documentación si es de naturaleza administrativa, legal, contable y/o fiscal. 7- Técnicas de selección: establece el destino que tendrán los documentos que previamente fueron valorados. 8- Plazos de conservación: Archivo de Trámite y Archivo de Concentración identifica por cuanto tiempo permanecerá un expediente en cada uno de estos archivos antes de transferirse a su siguiente destino. 9- Observaciones: en este apartado se colocan las notas adicionales si es el caso. (1) UNIDAD ADMINISTRATA (2) TÉCNICAS DE SELECCIÓN PLAZOS DE CONSERVACIÓN OBSERVACIONES (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 8

9 DIRECCIÓN GENERAL CONVENIOS Y TRATADOS 1C.5 INTERNACIONALES CIRCULARES 1C REGISTRO Y CERTIFICACIÓN DE FIRMAS 2C ESTUDIOS, DICTAMENES E INFORMES 2C NOTIFICACIONES 2C PROGRAMAS OPERATOS ANUALES 3C PROGRAMAS Y PROYECTOS EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN 3C LICITACIONES 6C ADQUISICIONES 6C SERVICIO POSTAL 7C SERVICIOS ESPECIALIZADOS EN MENSAJERIA 7C ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DE CORRESPONDENCIA 8C ACTOS Y EVENTOS OFICIALES 9C INVITACIONES Y FELICITACIONES 9C VISITADURIAS 10C REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN A DEPENDENCIAS Y 10C ENTIDADES.PETICIONES, SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES 10C DECLARACIONES PATRIMONIALES 10C ENTREGA- RECEPCIÓN 10C SISTEMAS DE INFORMACIÓN ESTADISTICAS DE LA 11C DEPENDENCIA.SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN ESTADISTICA 11C INFORME DE LABORES 11C INFORME DE GOBIERNO 11C PROGRAMAS PROYECTOS Y ESTUDIOS 1S ESTADISTICA PORTUARIA 2S

10 GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN DISPOSICIONES EN MATERIA 9C.1 DE COMUNICACI ON SOCIAL PROGRAMAS Y PROYECTOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL 9C PUBLICACIONES E IMPRESOS INSTITUCIONALES 9C MATERIA MULTIMEDIA 9C PUBLICIDAD INSTITUCIONAL 9C INSERCIONES, ANUNCIOS EN PERIODICOS Y REVISTAS 9C DISPOSICIONES EN MATERIAS DE COMERCIALIZACIÓN 1S TARIFAS 1S PROGRAMAS, PROYECTOS Y ESTUDIOS 1S CESIÓN PARCIAL DE DERECHOS PRESTADORES DE SERVICIOS PORTUARIOS 1S S TERRENOS 1S ORGANOS COLEGIADOS 1S Confidencial, datos personales de la persona moral o Física y Oferta Técnica Confidencial, datos personales de la persona moral o Física y Oferta Técnica 10

11 GERENCIA DE OPERACIONES E INGENIERIA CIRCULARES 1C COMITES Y SUBCOMITÉS DE NORMALIZACIÓN 1C LICITACIONES 6C COMITES Y SUBCOMITÉS DE ADQUISICIONES ARRENDAMIENTOS Y 6C SERVICIOS COMITÉS DE OBRA PÚBLICA 6C JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE RECINTO FISCAL SERVICIOS PORTUARIOS 2S ESTADISTICA PORTUARIAS 2S

12 JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE TERMINAL DE TRANSBORDADORES INGRESOS 5C PENSIÓN DE AUTOS SERVICIOS PORTUARIOS 2S BITACORA ESTADISTICA PORTUARIA 2S REPORTE DE MANIOBRAS DIARIO 12

13 SUBGERENCIA DE INGENIERIA Y ECOLOGÍA DISPOSICIONES EN MATERIA DE RECURSOS MATERIALES, OBRA 6C.1 PÚBLICA, CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO. PROGRAMAS Y PROYECTOS EN MATERIA DE RECURSOS MATERIALES, OBRA PÚBLICA, 6C CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO. LICITACIONES 6C SANCIONES, INCORFOMIDADES Y CONCILIACIONES DERADOS 6C DE CONTRATOS CONTRATOS 6C SEGUROS Y FIANZAS 6C SUSPENSIÓN, RESCICIÓN, TERMINACIÓN DE OBRA 6C PÚBLICA BITÁCORAS DE OBRA PÚBLICA 6C CALIDAD EN MATERIA DE OBRAS, CONSERVACIÓN Y 6C EQUIPAMIENTO PRECIOS UNITARIOS EN OBRA PÚBLICA Y SERVICIOS 6C ASESORÍA TÉCNICA EN MATERIA DE OBRA PÚBLICA 6C CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA 6C INFRAESTRUCTURA FÍSICA.REGISTRO DE PROVEDORES Y CONTRATISTAS 6C CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS Y REMODELACIONES 6C COMITÉ DE PBRA PÚBLICA 6C DISPOSICIONES EN MATERIA DE INGENIERIA 3S PROGRAMAS, PROYECTOS Y ESTUDIOS 3S ÓBRA PÚBLICA PORTUARIA 3S ORGANOS COLEGIADOS 3S

14 JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CALIDAD Y AMBIENTAL CIRCULARES 1C CERTIFICADO DE ISO E ISO C MANUAL DE CALIDAD 13C PROGRAMAS, PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTOS DE CALIDAD Y 13C AMBIENTAL MARCO LEGAL AMBIENTAL 13C REPORTES 13C DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS 13C SERVICIO NO CONFORME 13C CONTROL OPERACIONAL MONITOREO Y MEDICIÓN 13C IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIONES DE ASPECTOS AMBIENTALES 13C ACTAS DE SIMULACRO DE 13C EVACUACIÓN 14

15 SUBGERENCIA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN DISPOSICIONES EN MATERIA 8C.1 DE TELECOMUNICACIONES PROGRAMAS Y PROYECTOS EN MATERIA DE 8C TELECOMUNICACIONES NORMATIDAD TECNOLÓGICA 8C DESARROLLO E INFRAESTRUCTURA DE 8C TELECOMUNICACIONES DESARROLLO E INFRAESTRUCTURA DEL PORTAL DE INTERNET DE LA DEPENDENCIA 8C DESARROLLO REDES DE COMUNICACIONES DE 8C DATOS Y VOZ DISPOSICIONES EN MATERIA DE INFORMÁTICA 8C PROYECTOS Y PROGRAMAS SOBRE INFORMATICA 8C DESARROLLO INFORMATICO 8C SEGURIDAD INFORMATICA 8C DESARROLLO DE SISTEMAS 8C AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS 8C PROGRAMAS Y PROYECTOS EN MATERIA DE SERVICIOS DE 8C INFORMACIÓN ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DE 8C ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DE 8C CORRESPONDENCIA 15

16 ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DE BIBLIOTECAS PROCESOS TÉCNICOS EN LOS SERVICIOS DE INFORMACIÓN SERVICIOS Y PRODUCTOS EN INTERNET E INTRANET 8C C C

17 SUBGERENCIA DE PROCEDIMIENTOS LEGALES ASISTENCIA CONSULTA Y ASESORIAS ESTUDIOS DICTAMENES E INFORMES JUICIOS CONTRA LA DEPENDENCIA 2C.8 JUICIOS DE LA DEPENDECIA 2C.9 AMPAROS 2C.10 INTERPOSICIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATOS 2C C C.11 OPINIONES TÉCNICO JURÍDICAS 2C.12 INSPECCIÓN DESIGNACIÓN Y DESIGNACIÓN DE PERITOS. DESFALCOS, PECULADOS, FRAUDES Y COHECHOS C C NOTIFICACIONES 2C DELITOS Y FALLOS 2C.17 x

18 CIRCULARES 1C COMITÉS Y SUBCOMITÉS DE NORMALIZACIÓN 1C INTEGRACIÓN Y DICTAMEN DE MANUALES, NORMAS Y LINEAMIENTOS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3C CONTROL DE ASISTENCIA (VACACIONES, DESCANSOS Y LICENCIAS, INCAPACIDADES 4C ETC.) CURRICULA DE PERSONAL 4C ESTADO DEL EJERCICIO DEL PRESUPUESTOS 5C PAGO DE DERECHOS 5C COMITÉS Y SUBCOMITÉS DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y 6C SERVICIOS COMITÉS DE OBRA PÚBLICA 6C

19 SUBGERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DISPOSICIONES EN MATERIA DE LEGISLACIÓN 1C DISPOSICIONES EN MATERIA DE RECURSOS MATERIALES, OBRA PÚBLICA, 6C CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO. PROGRAMAS Y PROYECTOS EN MATERIA DE RECURSOS MATERIALES, OBRA PÚBLICA, 6C CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO. LICITACIONES 6C ADQUISICIONES 6C SANCIONES, INCONFORMIDADES Y CONCILIACIONES DERADOS DE CONTRATOS. 6C CONTROL DE CONTRATOS 6C SEGUROS Y FIANZAS 6C REGISTRO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS 6C ARRENDAMIENTOS 6C DISPOSICIONES DE ACTO FIJO INVENTARIO FISICO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES 6C C

20 SUBGERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS CONTROL DE CALIDAD DE BIENES E INSUMOS 6C COMITÉS Y SUBCOMITES DE ADQUISICIONES 6C ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS COMITÉ DE ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES 6C COMISIONES CONSULTAS MITAS DE ABASTECIEMIENTO 6C DISPOSICIONES EN MATERIA DE SERVICIOS GENERALES 7C PROGRAMAS Y PROYECTOS EN SERVICIOS GENERALES 7C SERVICIOS BÁSICOS (ENERGÍA ELÉCTRICA, AGUA, PREDIAL, 7C ETC.) SERVICIOS DE ENBALAJE, FLETES Y MANIOBRAS 7C SERVICIOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA 7C SERVICIOS DE LAVANDERIA, LIMPIEZA, HIGIENE Y 7C FUMIGACIÓN SERVICIOS DE TELEFONIA, TELEFONIA CELULAR Y 7C RADIOLOCALIZACIÓN SERVICIO POSTAL 7C

21 SUBGERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE MENSAJERIA 7C MANTENIMIENTO, CONSERVACIÓN E INSTALACIÓN DE EQUIPO DE 7C COMPUTO CONTROL DE PARQUE VEHICULAR 7C VALES DE COMBUSTIBLE 7C PROTECCIÓN CIL 7C DISPOSICIONES EN MATERIA DE ACCESO A LA 12C INFORMACIÓN PROGRAMAS Y PROYECTOS DE ACCESO A LA 12C INFORMACIÓN COMITÉ DE INFORMACIÓN 12C SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN 12C PORTAL DE TRANSPARENCIA 12C DE INFORMACIÓN RESERVADA 12C DE INFORMACIÓN 12C CONFIDENCIAL SISTEMAS DE DATOS PERSONALES 12C

22 JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DISPOSICIONES EN MATERIA 1C.1 DE LEGISLACIÓN PROGRAMA Y PROYECTOS EN MATERIA DE LEGISLACIÓN 1C CONVENIOS Y TRATADOS INTERNACIONALES 1C DECRETOS 1C REGLAMENTOS 1C CIRCULARES 1C RESOLUCIONES 1C DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN 1C (PUBLICACIONES EN EL) COMITÉS Y SUBCOMITÉS DE NORMALIZACIÓN 1C DISPOSICIONES EN MATERIA 4C DE RECURSOS HUMANOS PROGRAMAS Y PROYECTOS EN MATERIA DE RECURSOS HUMANOS 4C EPEDIENTE UNICO DE 4C PERSONAL REGISTRO Y CONTROL DE PRESUPUESTOS Y PLAZAS 4C NOMINA DE PAGO DE PERSONAL CONTROL DE ASISTENCIA (VACACIONES, DESCANSOS, LICENCIAS, INCAPACIDAES). EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE SERVIDORES DE MANDO AFILIACIÓN AL ISSSTE O AL IMSS 4C C C C

23 CONTROL DE PRESTACIONES EN MATERIA ECONOMICA (FONACOT, SAR, SEGUROS) 4C JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS RELACIONES LABORALES (COMISIONES MITAS, SINDICATO NACIONAL DE TRABAJADORES AL SERVICIO DEL ESTADO, CONDICIONES LABORALES). CAPACITACIÓN CONTINUA Y DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL ADMINISTRATO SERVICIO SOCIAL DE ÁREAS ADMINISTRATAS 4C C C CURRICULA DE PERSONAL 4C EPEDICION CONSTANCIAS CREDENCIALES DE Y 4C

24 JEFATURA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO POLIZAS DE DIARIO 5C CONCILIACIONES REGISTRO Y CONTROL DE POLIZAS DE EGRESOS 5C REGISTRO Y CONTROL DE POLIZAS DE INGRESOS 5C CONTROL DE CHEQUES 5C

25 JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE TESORERIA CIRCULARES 1C INGRESOS 5C GARANTIAS, FIANZAS Y DEPOSITOS 5C.21 CONTROL DE CHEQUES 5C CONCILÑIACIONES 5C

26 El presente Catálogo de Disposición Documental consta de 13 secciones comunes, 3 sustantivas y 272 series documentales y 1 subserie, mismas que establecen su valor documental, vigencia documental, plazos de conservación y destino final. Lic. Francisco Barbosa Flores Gerente de administración y finanzas PRESIDENTE DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN C.P. Agustín Ortega Valdés Subgerente de la Administración de Recursos COORDINADOR DE TITULAR DE LA UNIDAD DE ENLACE 26