PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DE INTANGIBLES

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1 PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DE INTANGIBLES Página: 1 de 17 PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DE INTANGIBLES

2 PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DE INTANGIBLES Página: 2 de INFORMACIÓN GENERAL DEL PROTOCOLO OBJETIVO: Unificar al interior de la Universidad el reconocimiento contable de los activos intangibles, dando cumplimiento a las normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, a fin de obtener Estados Contables razonables. ALCANCE: Inicia con la identificación y clasificación de los hechos económicos relacionados con Intangibles y finaliza con el registro de los mismos. Aplica para las áreas de Contabilidad del Nivel Nacional, de Sede y de Unidades Especiales. DEFINICIONES: 1. Activos intangibles: Bienes inmateriales, o sin apariencia física, que puedan identificarse, controlarse, de cuya utilización o explotación pueden obtenerse beneficios económicos futuros o un potencial de servicios, y su medición monetaria sea confiable. 2. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: a. Normatividad asociada al reconocimiento de intangibles. 1. Manual de procedimientos Contaduría General de la Nación Capítulo VI Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de los Activos Intangibles. 2. Norma Internacional Contable Sector Público No. 31- Activos Intangibles 3. Régimen Contabilidad Pública, Contaduría general de la Nación 4. Acuerdo 035 de 2003 del Consejo Académico Por el cual se expide el Reglamento sobre Propiedad Intelectual en la Universidad Nacional de Colombia 5. Acuerdo 007 de 2008 del Consejo Superior Universitario Por el cual se modifica el Artículo 21 del Acuerdo 035 de 2003 del Consejo Académico - Reglamento de Propiedad Intelectual en la Universidad Nacional de Colombia. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. En el evento de que un intangible no pueda identificarse, controlarse, que no genere beneficios económicos futuros y su medición monetaria no sea confiable, las erogaciones necesarias para su adquisición se reconocen como gasto 3. Se considera que un activo es identificable cuando: a. Es separable, es decir, es susceptible de ser separado o escindido de la entidad y vendido, cedido, dado en explotación, arrendado o intercambiado. b. Surge de acuerdos vinculantes (incluyendo derechos procedentes de contratos u otros derechos legales), con independencia de que esos derechos sean transferibles o separables de la entidad o de otros derechos y obligaciones. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROTOCOLO A efectos del presente Protocolo, un acuerdo vinculante describe un acuerdo que confiere a las partes derechos y obligaciones similares a los que tendrían si la forma fuera la de un contrato.

3 PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DE INTANGIBLES Página: 3 de 17 Control de un activo Una entidad controlará un determinado activo siempre que tenga el poder de obtener los beneficios económicos futuros o potencial de servicio que procedan de los recursos que subyacen en el mismo, y además pueda restringir el acceso de terceras personas a esos beneficios o dicho potencial de servicio. La capacidad de una entidad para controlar los beneficios económicos futuros o potencial de servicio de un activo intangible tiene normalmente su justificación en derechos de tipo legal que son exigibles ante los tribunales. En ausencia de esos derechos de tipo legal, será más difícil demostrar que existe control. No obstante, la exigibilidad legal de un derecho sobre el elemento no es una condición necesaria para la existencia de control, puesto que la entidad puede ejercer el control sobre los citados beneficios económicos futuros o potenciales de servicio de alguna otra manera. Los conocimientos científicos o tecnológicos pueden dar lugar a beneficios económicos futuros o potencial de servicio. Una entidad controlará esos beneficios o ese potencial de servicio si, por ejemplo, tiene protegidos esos conocimientos por derechos legales como la propiedad intelectual o el derecho de copia, la restricción de los acuerdos comerciales (si estuvieran permitidos), o bien por una obligación legal de los empleados de mantener la confidencialidad. Una entidad puede poseer un equipo de personas capacitadas, de manera que pueda identificar posibilidades de aumentar su nivel de competencia mediante la mejora de su formación especializada, lo que producirá beneficios económicos futuros o potencial de servicio. La entidad puede también esperar que su personal continúe prestando sus servicios dentro de la entidad. No obstante, y con carácter general, una entidad tendrá un control insuficiente sobre los beneficios económicos futuros o potenciales de servicio esperados que pueda producir un equipo de empleados con mayor especialización, como para poder considerar que los importes dedicados a la formación cumplen la definición de activo intangible. Por razones similares, es improbable que las habilidades técnicas o de gerencia, de carácter específico, cumplan con la definición de activo intangible, a menos que estén protegidas por derechos legales para ser utilizadas y alcanzar los beneficios económicos futuros o potencial de servicio que se espera de ellas, y además cumplan el resto de condiciones de la definición de activo intangible. Una entidad puede tener una cartera de usuarios o una tasa de éxito en alcanzar los usuarios de sus servicios previstos y esperar que, debido a los esfuerzos empleados en desarrollar las relaciones con los usuarios de sus servicios, éstos vayan a continuar utilizándolos. Sin embargo, en ausencia de derechos legales para proteger, u otras formas de controlar, las relaciones con los usuarios de un servicio o de fidelización de dichos usuarios, la entidad tendrá, por lo general, un grado de control insuficiente sobre los beneficios económicos esperados o potencial de servicio de las mencionadas relaciones con los usuarios de un servicio y de fidelización como para considerar que esas partidas (por ejemplo, cartera de usuarios de un servicio, cuotas de mercado o tasas de éxito de un servicio, relaciones con los usuarios de un servicio y fidelización de éstos) cumplen la definición de activo intangible. Cuando no se tengan derechos legales para proteger esas relaciones, las transacciones con contraprestación de las mismas u otras relaciones similares no contractuales con los clientes demuestran que la entidad es, no obstante, capaz de controlar los beneficios económicos futuros o potenciales de servicio esperados obtenidos de la relación con los usuarios de un servicio. Como esas transacciones con contraprestación también demuestran que las relaciones con los usuarios de un servicio son separables, dichas relaciones cumplen la definición de un activo intangible. Beneficios económicos futuros o potencial de servicio Entre los beneficios económicos futuros o potenciales de servicio procedentes de un activo intangible se incluyen los ingresos procedentes de la venta de productos o servicios, los ahorros de costos y otros rendimientos diferentes que se deriven del uso del activo por parte de la entidad. Por ejemplo, el uso de la propiedad intelectual, dentro de un proceso de producción o de prestación de un servicio puede reducir los costos futuros de producción o de prestación del servicio o mejorar la prestación de dicho servicio, más que incrementar los ingresos futuros (por ejemplo, un sistema online que permita a los ciudadanos renovar su

4 PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DE INTANGIBLES Página: 4 de 17 permiso de conducir más rápidamente, produce una reducción del personal de oficina necesario para realizar esta función al tiempo que aumenta la velocidad de procesamiento). 1 La medición monetaria es confiable Cuando exista evidencia de transacciones para el mismo activo u otros similares, o la estimación del valor dependa de variables que se pueden medir 2. Así mismo, Los intangibles se reconocen por su costo histórico y no son susceptibles de actualización 3 En cuanto a la confiabilidad es necesario tomar en cuenta que existen unas características cualitativas de la información contable que dan cuenta de unas propiedades y parámetros que garantizan su idoneidad. Por esto nos remitimos a tales características de la información contable las cuales dicen que para que la información sea confiable debe ser consecuencia de la observancia de la Razonabilidad, la Objetividad y la Verificabilidad 4 y por lo tanto la definición de cada uno de esos criterios es fundamental en la aplicación de la medición de los intangibles (y en general en el reconocimiento de todos y cada uno de los elementos susceptibles de reconocerse). Las características de la información determinan que esta es razonable cuando refleja la situación y actividad de la entidad contable pública, de manera ajustada a la realidad 5. Es objetiva cuando se fundamenta en la identificación y la aplicación homogénea de principios, normas técnicas y procedimientos ajustados a la realidad de las entidades contables públicas, sin sesgos, permitiendo la obtención de resultados e interpretaciones análogas 6. Y por último es verificable siempre que permite comprobar su razonabilidad y objetividad a través de diferentes mecanismos de comprobación 7. Este protocolo relaciona cada una de las tareas para el reconocimiento de intangibles, tal y como se relacionan a continuación: (Para ir a revisar cada una de las tareas para el reconocimiento de intangibles, se debe poner el cursor del mouse sobre el nombre y oprimir la tecla control) 1 Norma Internacional Contable Sector Público No. 31- Activos Intangibles 2 Capítulo VI Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de los Activos Intangibles, manual de procedimientos emitido por la Contaduría General de la Nación. 3 Numeral Sistema Nacional de Contabilidad pública Otros Activos. Régimen de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación. 4 Numeral 2.7 Características cualitativas de la información contable pública. Régimen de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación. 5 Numeral 2.7 Características cualitativas de la información contable pública. Régimen de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación. 6 Numeral 2.7 Características cualitativas de la información contable pública. Régimen de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación 7 Numeral 2.7 Características cualitativas de la información contable pública. Régimen de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación

5 Intangibles MACROPROCESO: PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DE INTANGIBLES Página: 5 de 17 Reconocimiento del intangible cuando no cumple con los requisitos Reconocimiento de intangible cuando es un activo Vida útil y amortización de los activos intangibles Actualización y ajustes intangibles Revelación en nota de los estados contables 1.Reconocimiento del intangible cuando no cumple con los requisitos Un intangible no puede considerarse activo, cuando incumple alguna de las condiciones, es decir no es identificable, controlable, no genere beneficios económicos futuros o un potencial de servicios y su medición monetaria no sea confiable, sus erogaciones se deben reconocer al gasto o costo dependiendo de la actividad misional a que corresponda, así: Identificación Control Activos Gasto/Costo Condiciones No cumple las condiciones de activo Beneficios económicos futuros - potencial de servicios Medición monetaria confiable 1.Intangibles que se reconocen como gasto o costo que no tienen entrada al almacén (cuentas por pagar) Intangibles

6 PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DE INTANGIBLES Página: 6 de 17 7XXXX Subcuenta que corresponda * Intangibles NIT XXXX 7XXXXXXX Intangibles 1625 Pedidos en transito 1625XX Subcuenta que corresponda 1625XXXX** Subcuenta Auxiliar que corresponda NIT XXXX 1905 Bienes y Servicios Pagados por Anticipado Otros bienes y servicios pagados por anticipado XX*** Subcuenta Auxiliar que corresponda NIT XXXX 2401 Bienes y Servicios Nacionales 24XXXX Subcuenta que corresponda 24XXXXXX Cuenta auxiliar que corresponda NIT XXXX * Para intangibles adquiridos en el país. ** Para intangibles adquiridos en el exterior *** Para pagos realizados por anticipado. Amortización Existirá comunicación permanente entre las diferentes áreas responsables de recibir los intangibles y las áreas contables, con el fin de legalizar o realizar los procesos de amortización XXXX Intangibles Subcuenta que corresponda Intangibles NIT XXXX 7XXXXXXX Intangibles 1625 Pedidos en transito 1625XX Subcuenta que corresponda 1625XXXX* Subcuenta Auxiliar que corresponda NIT XXXX 1905 Bienes y Servicios Pagados por Anticipado Otros bienes y servicios pagados por anticipado XX** Subcuenta Auxiliar que corresponda NIT XXXX * Para legalización de intangibles adquiridos en el exterior ** Para Amortización de pagos realizados por anticipado. El tiempo de amortización será el tiempo estimado de utilización del intangible. 2. Intangibles que se reconocen como gasto o costo que tienen entrada al almacén Entrada a almacén:

7 PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DE INTANGIBLES Página: 7 de XX95 XXXXX Sin activar al servicio IUI XXXX 2401 Bienes y Servicios Nacionales 24XXXX Subcuenta que corresponda 24XXXXXX* Cuenta auxiliar que corresponda NIT XXXX 1625 Pedidos en transito 1625XX Subcuenta que corresponda 1625XXXX** Subcuenta Auxiliar que corresponda NIT XXXX 1905 Bienes y Servicios Pagados por Anticipado Otros bienes y servicios pagados por anticipado XX*** Subcuenta Auxiliar que corresponda NIT XXXX * Para intangibles adquiridos en el país que no haya sido pagados por anticipado. ** Para legalización de intangibles adquiridos en el exterior *** Para Amortización de pagos realizados por anticipado en adquisición de intangibles. El tiempo de amortización será el tiempo estimado de utilización del intangible. Salida de almacén: XXXX Intangibles Subcuenta que corresponda Intangibles NIT XXXX 7XXXXXXX Intangibles 1970XX95 XXXXX Sin activar al servicio IUI XXXX 2.Reconocimiento de intangible cuando es un activo

8 Intangibles MACROPROCESO: PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DE INTANGIBLES Página: 8 de 17 Un intangible se considera activo, cuando cumple con las condiciones antes mencionadas, es decir: es identificable, controlable, genera beneficios económicos futuros o un potencial de servicio y su medición monetaria es confiable. Así mismo, los activos intangibles se encuentran clasificados en tres clases: Adquiridos, desarrollados y formados, siendo su reconocimiento contable el siguiente: Adquiridos Activos Desarrollados Formados 1. Activos intangibles adquiridos Son aquellos que obtiene la entidad contable pública de un tercero, que puede ser otra entidad contable pública o una entidad privada. El valor al que se debe incorporar es el valor acordado entre las partes. a. Activos intangibles adquiridos que no entran al almacén 1970XXXX Según corresponda IUI XXXX 2401 Bienes y Servicios Nacionales 24XXXX Subcuenta que corresponda 24XXXXXX* Cuenta auxiliar que corresponda NIT XXXX 1625 Pedidos en transito 1625XX Subcuenta que corresponda 1625XXXX** Subcuenta Auxiliar que corresponda NIT XXXX 3235 Superávit por donaciones 3235XX Subcuenta que corresponda 3235XXXX*** Subcuenta Auxiliar que corresponda NIT XXXX 4808 Otros ingresos ordinarios Donaciones XX**** Subcuenta Auxiliar que corresponda NIT XXXX 3255 Patrimonio institucional incorporado

9 PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DE INTANGIBLES Página: 9 de XX Subcuenta que corresponda 3255XXXX***** Subcuenta Auxiliar que corresponda NIT XXXX * Para intangibles adquiridos en el país. ** Para legalización de intangibles adquiridos en el exterior *** Para registrar donaciones que constituyen formación bruta de capital **** Para registrar donaciones destinados a la financiación de gastos ***** Para registrar transferencias recibidas con propiedad que constituyen formación bruta de capital b. Activos intangibles adquiridos que entran al almacén Entrada al almacén: 1970XX95 XXXXX Sin activar al servicio IUI XXXX 2401 Bienes y Servicios Nacionales 24XXXX Subcuenta que corresponda 24XXXXXX* Cuenta auxiliar que corresponda NIT XXXX 1625 Pedidos en transito 1625XX Subcuenta que corresponda 1625XXXX** Subcuenta Auxiliar que corresponda NIT XXXX 3235 Superávit por donaciones 3235XX Subcuenta que corresponda 3235XXXX*** Subcuenta Auxiliar que corresponda NIT XXXX 4808 Otros ingresos ordinarios Donaciones XX**** Subcuenta Auxiliar que corresponda NIT XXXX 3255 Patrimonio institucional incorporado 3255XX Subcuenta que corresponda 3255XXXX***** Subcuenta Auxiliar que corresponda NIT XXXX *Para intangibles adquiridos en el país. ** Para legalización de intangibles adquiridos en el exterior *** Para registrar donaciones que constituyen formación bruta de capital ****Para registrar donaciones con destinación especifica *****Para registrar transferencias recibidas con propiedad que constituyen formación bruta de capital Salida de almacén: 1970XXXX Según corresponda IUI XXXX

10 Desarrollados MACROPROCESO: PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DE INTANGIBLES Página: 10 de XX95 XXXXX Sin activar al servicio IUI XXXX En la salida de almacén cuando el intangible tenga una vida útil finita se debe referenciar la fecha fin de la vida útil del intangible teniendo en cuenta lo establecido en el contrato o documento soporte. 2. Activos intangibles desarrollados Fase de investigación Gasto/Costo Viabilidad técnica de completar el activo Desembolsos Intención de completarlo, usarlo y venderlo Capacidad de utilizarlo o venderlo Fase de desarrollo Activo Disponibilidad de recursos para completarlo Forma en que el activo intangible vaya a generar beneficios económicos futuros Capacidad de medición confiable de los desembolsos Son aquellos que genera internamente la entidad contable pública, y cumplen los criterios para su reconocimiento. Para esta clase de activos deben identificarse las fases de investigación y desarrollo. Fase de Investigación: La primera fase comprende todo aquel estudio original y planificado que realiza la entidad contable pública con la finalidad de obtener nuevos conocimientos científicos o tecnológicos. La Norma Internacional de Contabilidad Sector Público número 31 - Activos Intangibles indica que:

11 PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DE INTANGIBLES Página: 11 de 17 En la fase de investigación de un proyecto interno, una entidad no puede demostrar que exista un activo intangible que pueda generar probables beneficios económicos futuros o potencial de servicio. Por lo tanto, los desembolsos correspondientes se reconocerán como gastos en el momento en que se produzcan. Son ejemplos de actividades de investigación: (a) actividades dirigidas a obtener nuevos conocimientos; (b) la búsqueda, evaluación y selección final de aplicaciones de resultados de la investigación u otro tipo de conocimientos; (c) la búsqueda de alternativas para materiales, aparatos, productos, procesos, sistemas o servicios, y (d) la formulación, diseño, evaluación y selección final, de posibles alternativas para materiales, dispositivos, productos, procesos, sistemas o servicios que sean nuevos o se hayan mejorado. Es importante establecer que los desembolsos incurridos en la fase de investigación para desarrollar un activo intangible se reconocerán como costo: 7210 Educación formal - investigación 7210XX Subcuenta que corresponda 7210XXXX Subcuenta Auxiliar según corresponda XXXX 24XX Cuenta según corresponda 24XXXX Subcuenta que corresponda 24XXXXXX Subcuenta Auxiliar según corresponda XXXX Fase de Desarrollo: La fase de desarrollo consiste en la aplicación de los resultados de la Investigación, o de cualquier otro tipo de conocimiento científico, a un plan o diseño en particular para la producción de materiales, productos, métodos, procesos o sistemas nuevos o sustancialmente mejorados, antes del comienzo de su producción o utilización comercial. La Norma Internacional de Contabilidad Sector Público número 31 - Activos Intangibles indica que: Un activo intangible surgido del desarrollo (o de la fase de desarrollo en un proyecto interno), se reconocerá sí, y solo si, la entidad puede demostrar todos los extremos siguientes: a. la viabilidad técnica de completar el activo intangible de forma que pueda estar disponible para su utilización o su venta; b. su intención de completar el activo intangible y usarlo o venderlo;

12 PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DE INTANGIBLES Página: 12 de 17 c. su capacidad para utilizar o vender el activo intangible; d. la forma en que el activo intangible vaya a generar probables beneficios económicos futuros o potencial de servicio. Entre otras cosas, la entidad debe demostrar la existencia de un mercado para el producto que genere el activo intangible o para el activo intangible en sí, o si va a ser utilizado internamente, la utilidad del mismo para la entidad; e. la disponibilidad de los recursos técnicos, financieros o de otro tipo adecuados, para completar el desarrollo y para utilizar o vender el activo intangible, y f. su capacidad para medir, de forma fiable, el desembolso atribuible al activo intangible durante su desarrollo. En la fase de desarrollo de un proyecto interno, la entidad puede, en algunos casos, identificar un activo intangible y demostrar que puede generar probables beneficios económicos futuros o potencial de servicio. Esto se debe a que la fase de desarrollo en un proyecto cubre etapas más avanzadas que la fase de investigación. Son ejemplos de actividades de desarrollo: a. el diseño, construcción y prueba, anterior a la producción o utilización, de modelos y prototipos; b. (b) el diseño de herramientas, troqueles, moldes y plantillas que impliquen tecnología nueva; c. (c) el diseño, construcción y operación de una planta piloto o actuación que no tenga una escala económicamente viable para la producción comercial o para el uso en la prestación de servicios; d. el diseño, construcción y prueba de una alternativa elegida para materiales, dispositivos, productos, procesos, sistemas o servicios que sean nuevos o se hayan mejorado, y e. costos de sitios web y costos de desarrollo de aplicaciones informáticas. Erogaciones asociadas al valor de un activo intangible generado internamente El costo de un activo intangible generado internamente, será la suma de los desembolsos incurridos desde la fecha en que el activo intangible cumple las condiciones para su reconocimiento. El costo de un activo intangible generado internamente comprenderá todos los costos directamente atribuibles necesarios para crear, producir y preparar el activo para que pueda operar de la forma prevista. Son ejemplos de costos atribuibles directamente: a. los costos de materiales y servicios utilizados o consumidos en la generación del activo intangible; b. los costos de los beneficios a los empleados derivadas de la generación del activo intangible;

13 PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DE INTANGIBLES Página: 13 de 17 c. los honorarios para registrar los derechos legales, y d. la amortización de patentes y licencias que se utilizan para generar activos intangibles. Los siguientes conceptos no son componentes del costo de los activos intangibles generados internamente: a. los desembolsos administrativos, de venta u otros gastos indirectos de carácter general, a menos que este desembolso pueda ser directamente atribuido a la preparación del activo para su uso; b. las ineficiencias identificadas, y los resultados operativos negativos iniciales incurridos antes de que el activo alcance el rendimiento esperado, y c. los desembolsos de formación del personal que ha de trabajar con el activo. Cuando los desembolsos para desarrollar un activo intangible satisfagan los criterios para su reconocimiento como activo, pero estos se hubieran reconocido previamente como gastos, la entidad contable pública deberá proceder a incorporarlo en su balance general, para lo cual debitará la subcuenta respectiva de la cuenta 1970-IINTAGIBLES, y acreditará la subcuenta BIENES, de la cuenta 3125-PATRIMONIO PÚBLICO INCORPORADO, o la subcuenta DERECHOS, de la cuenta 3255-PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO, según corresponda 8 El comienzo de la fase de desarrollo es identificable, y por ende las erogaciones realizadas durante la misma pueden ser cargadas como activo intangible. En este caso el registro contable será el siguiente, desde cuentas por pagar: 1970XX95 XXXXX Sin activar al servicio IUI XXXX 24XX Pasivo según corresponda 24XXXX Pasivo según corresponda 24XXXXXX Pasivo según corresponda XXXX Una vez culminada la fase de desarrollo, el registro será: 1970XXXX Según corresponda IUI XXXX 8 Capítulo VI Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de los Activos Intangibles, manual de procedimientos emitido por la Contaduría General de la Nación.

14 PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DE INTANGIBLES Página: 14 de XX95 XXXXX Sin activar al servicio IUI XXXX NOTA: Para las investigaciones que a la fecha ya se encuentren en fase de desarrollo, y cuyas erogaciones realizadas durante la misma hayan sido cargadas como un gasto o costo, una vez se tenga claridad que corresponde a un activo intangible se realizará la reclasificación correspondiente en el área contable, así: 1970XX9 XXXXX Sin activar al servicio IUI XXXX PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO Derechos X Subcuenta auxiliar según corresponda 1- Auxiliar General X Una vez culminada la fase de desarrollo, el registro será: XXXX 1970XXXX Según corresponda IUI XXXX 1970XX95 XXXXX Sin activar al servicio IUI XXXX Cuando el intangible tenga una vida útil finita se debe referenciar la fecha fin de la vida útil del intangible teniendo en cuenta lo informado por el responsable. Si el activo intangible tiene una vida indefinida, este no será amortizado. NOTA: Los investigadores deben informar la fase en la cual se encuentra cada uno de los proyectos, con el fin de establecer si sus erogaciones son tomadas como costo (fase de investigación) o como activo (fase de desarrollo). 3. Activos intangibles formados

15 PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DE INTANGIBLES Página: 15 de 17 Los Activos intangibles Formados son estos bienes incorporales que cumpliendo las características para ser reconocidos como activos y que ha conseguido y consolidado la entidad contable publica través del tiempo a partir de su reconocimiento, que le genera ventajas comparativas frente a otras entidades. 9 Ejemplo de estos son: Crédito mercantil, Know How, entre otros. 1970XXXX Cuenta Auxiliar que corresponda (Crédito mercantil, franquicia, patente, licencia, etc.) IUI 3237 Superávit por formación de Intangibles 3237XX Subcuenta que corresponda 3237XXXX Cuenta auxiliar que corresponda 1- Auxiliar General XXXX XXXX 3.Vida útil y amortización de los activos intangibles La vida útil de los activos intangibles puede ser indefinida o finita. Es indefinida cuando no exista un límite previsible al período que se espera que el activo genere beneficios económicos futuros. Al contrario, la vida útil del activo intangible es finita cuando puede estimarse el período durante el cual la entidad contable pública recibirá beneficios económicos o un potencial de servicios. Para la determinación de la vida útil debe tenerse en cuenta el tiempo menor entre el estimado de extinción del activo por su utilización y el plazo legal o contractual pactado para su uso, cuando la adquisición del activo se hace bajo esta modalidad. El valor de los intangibles adquiridos y los desarrollados se amortizará durante el lapso que corresponda a la recuperación de la inversión en que se incurrió, el período en que se obtendrán los beneficios económicos esperados por efectos de su explotación o la duración del amparo legal o contractual de los derechos otorgados, debiendo reconocerse como costo 10. 7XXX Costo según corresponda 7XXXXX Subcuenta según corresponda 7XXXXX25 Amortización de intangibles IUI XXXX 1975 Amortización de intangibles 1975XX Subcuenta que corresponda 1975XXXX Cuenta Auxiliar que corresponda IUI XXXX 9 Capítulo VI Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de los Activos Intangibles, manual de procedimientos emitido por la Contaduría General de la Nación. 10 Numeral Sistema Nacional de Contabilidad pública Otros Activos. Régimen de Contabilidad Pública, Contaduría General de la Nación.

16 PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DE INTANGIBLES Página: 16 de Actualización y ajustes de los intangibles Cuando un activo intangible no satisfaga los requerimientos para su reconocimiento, pero haya sido reconocido previamente como un activo, esté deberá ser retirado del balance general 11, así: 1975 Amortización de intangibles 1975XX Subcuenta que corresponda 1975XXXX Cuenta Auxiliar que corresponda IUI XXXX 1970XXXX Cuenta Auxiliar que corresponda IUI XXXX 3208 Capital Fiscal Capital Fiscal XX Subcuenta Auxiliar que corresponda IUI XXXX 5. Revelación en notas a los estados contables En las notas a los estados financieros se deberá revelar la siguiente información relacionada con los activos intangibles: a) El método utilizado para la amortización de los activos intangibles, así como su vida útil estimada. b) Si las vidas útiles de los activos intangibles son finitas o indefinidas. c) Razones para estimar que la vida útil de un activo intangible es indefinida, en el evento de que así se llegue a establecer. d) Los activos intangibles que se hayan desarrollado, formado y adquirido. Fin del Protocolo. 11 Capítulo VI Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de los Activos Intangibles, manual de procedimientos emitido por la Contaduría General de la Nación.

17 PROTOCOLO: RECONOCIMIENTO DE INTANGIBLES Página: 17 de 17 ELABORÓ Luz Mery Clavijo Ibagón Deidy Duque Elizabeth Soler Diego Terreros REVISÓ Cielo Murcia Moreno María Fernanda Forero APROBÓ Gerardo Ernesto Mejía CARGO Jefe División Nacional de Contabilidad Profesional Universitario CARGO Analista y Asesora de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa CARGO Gerente Nacional Financiero y Administrativo FECHA Mayo 27 de 2014 FECHA Octubre 14 de 2014 FECHA Octubre14 de 2014