Quality Management Guideline

Transcripción

1 Legal Scope: TÜV Rheinland de Mexico S.A. de C.V. Business Scope: S.01 Certification of Management Systems Process Scope: Marketing Condiciones para el Uso de la Marca de Certificación de Sistemas de Gestión de Calidad y Ambiental otorgada por TÜV Rheinland de México, S.A. de C.V. 1. Prólogo. Este documento explica el uso apropiado de la Marca de Certificación de TÜV Rheinland de México (de aquí en adelante referido como TRMex) y el uso de la marca otorgada por el Organismo de Acreditación. La certificación indica apego a las normas para sistemas de gestión documentados y la implementación efectiva de éstos. La certificación no significa que la Organización Internacional de Normalización (ISO por sus siglas en inglés) haya aprobado cualquier tipo de producto o servicio, ya que dicha Organización se limita a desarrollar normas internacionales pero no opera un esquema para verificar el cumplimiento de las mismas. El uso del logotipo de la ISO en publicaciones podría dar la impresión de que ésta organización ha aprobado tal certificación o haberla realizado. Por lo tanto, es incorrecto que la compañía certificada se publicite como Compañía Certificada por ISO ó Registrada en ISO. El Organismo Certificador es la entidad que a través del proceso de certificación avala que el Sistema de Gestión fue evaluado de acuerdo a la norma aplicable. Por su parte, el Organismo de Acreditación valida a TRMex como Organismo de Certificación para asegurar que sus competencias, prácticas de negocio, métodos y procedimientos son apropiados y efectivos. Una compañía certificada puede usar la marca de certificación especificada de aquí en adelante con el logotipo de TRMex, tal y como se muestran en los siguientes apartados. Publicitar que una organización ha sido certificada en conformidad con las normas, es una opción válida y recomendable. A partir de este momento la organización que ha sido auditada, recomendada y que ha obtenido su certificado, se le conocerá como compañía certificada. 2. Condiciones para el uso de la Marca de Certificación TRMex autoriza el uso de su Marca de Certificación en los documentos relacionados con el Sistema de Gestión certificado y sujetos a las reglas descritas en este documento. La marca de certificación podrá utilizarse unica y exclusivamente de la siguiente manera: Page 1

2 2.2. La Marca de Certificación de TRMex comprende un logotipo básico e información adicional sobre lo certificado, como pueden ser las palabras clave sobre la certificación o en su caso la normativa que se ha certificado, el número de identificación de la certificación, dirección electrónica de TRMex. Todo esto colocado justo a la derecha del logo básico (según la figura de arriba) El Logo básico de la Marca de Certificación asi como la información adicional debe de estar colocado sobre una base color gris (15% Negro) delimitado por bordes blancos, con el objetivo de diferenciar la Marca de Certificación de cualquier objeto externo a ella que haga ruido visual o interfiera con la información que contiene El tamaño oficial para el Logo básico de Certificación es de 30mm; el tamaño para la informacion adicional tambien es de 30mm, logrando un total 60mm de largo total. 2.4 Si el cliente lo desea, la Marca de Certificación puede contar con un codigo QR que permite el acceso más rapido a información relacionada con la certificación (información opcional). Este código QR debe de ir sobre una base gris (15% Negro), delimitada por lineas blancas para separar la informacion que conforman la Marca de Certificación, justo como se muestra en la siguiente imagen: Page 2

3 2.5. Estas condiciones aplican solamente a compañías que han recibido un certificado de TRMex bajo acreditación de la Entidad Mexicana de Acreditación (EMA). El logotipo y el nombre EMA no podrán ser utilizados bajo ninguna circunstancia El nombre ISO y el logo de ISO NO pueden ser usados en conjunto con cualquier material publicitario sobre la certificación Para una compañía certificada que obtuvo su registro en sólo una parte de sus procesos de manufactura o servicios, el alcance deberá estar claramente especificado y NO debe de comunicar que el certificado cubre todos los procesos dentro de la compañía En material de papelería (hojas membretadas, facturas, etc.) se podrá usar la marca de certificación, con las siguientes limitaciones: Sólo se deberá colocar en la documentación de las actividades o procesos dentro del alcance de la certificación En caso de cotizaciones, si algunas cubren el alcance de certificación, deberá indicarse, mediante una marca, leyenda o cualquier otro medio, las actividades amparadas por la certificación En el caso de documentos que oferten los servicios de la empresa, si algunas actividades están cubiertas por la certificación y otras no, deberá hacerse clara distinción entre unas y otras En materiales publicitarios de cualquier índole (anuncios de prensa, televisión, radio; materiales promocionales como calendarios, agendas, anuncios en vallas publicitarias, autobuses, artículos de la empresa, página web, etc.) es necesario cumplir con los siguientes lineamientos: Se cumplirá en todos los casos con lo que se indica en el inciso 2.1 de este documento El material publicitario debe referenciar a la empresa certificada (tal y como aparece el nombre en su certificado). No podrá utilizarse la marca de certificación en anuncios donde sólo aparezcan los productos o marcas comerciales de la empresa sin que se mencione el nombre de ésta Sólo se podrá utilizar la marca de certificación asociada al alcance (actividades y sedes) certificadas. Esto implica que las empresas que no dispongan de todas sus actividades y/o sitios certificados, no podrán hacer uso de la marca de certificación, a no ser que aclare este hecho en el propio anuncio o que anuncien sólo las actividades/lugares bajo el alcance de la certificación En ningún caso, la Marca de Certificación puede utilizarse sobre productos De la misma manera no podrá situarse, en el caso de empresas de servicio, sobre los productos objeto del servicio; por ejemplo, si hablamos de una empresa de servicios de limpieza, no podrá usar la marca el producto o instalación limpiada). Las empresas cuyo producto es un documento (certificado, plano, informe, etc.) tales como evaluadores de la conformidad, consultoras, empresas auditoras, laboratorios, etc., no podrán incluir la marca de certificación en dichos documentos Sobre embalajes. Se limita el uso de la marca de certificación conforme a lo siguiente: Embalaje primario: Se entiende como todo embalaje diseñado para contener el producto o constituir una unidad de venta destinada al consumidor o usuario final, que recubra al producto por completo o parcialmente de tal forma que no pueda modificarse el contenido sin abrir o modificar dicho embalaje. La marca de certificación no podrá utilizarse en ningún caso sobre estos empaques Page 3

4 Embalaje secundario: Es aquel diseñado para constituir una agrupación de embalajes primarios y que se utiliza únicamente con el fin de proteger a éstos y facilitar su manipulación. La aplicación en este embalaje, debe ser impresion directa en él; si se trata de un contenedor o caja de cartón, por medio de una impresion a una tinta, imprimiendo la Marca de Certificación al costado del mismo, de tal forma que si se llega a apilar siempre esté visible. El tamaño debe ser lo suficientemente grande para que se distinga completamente la información de la Marca de Certificación. No está permitido colocar etiquetas de ningún tipo sobre el embalaje secundario, ya que la elaboración de cualquier etiqueta con la Marca de Certificación denota que pertenece al producto aunque se especifique que es de un Sistema de Gestion En caso de no querer hacer uso de la marca de certificación, las empresas certificadas podrán hacer referencia a su condición de certificada, sólo usando la siguiente frase: (nombre de la empresa) dispone de un sistema de gestión (de calidad o medioambiental) certificado de acuerdo a la norma (norma) por (Organismo de Certificación) La compañía certificada no puede usar el término genérico ISO 9000, ISO o La compañía certificada deberá indicar claramente la norma ISO y la versión de la misma bajo la cual fue evaluada, por ejemplo: ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 ó ISO9001:2015, etc La empresa certificada es responsable ante TRMex del uso de la Marca de Certificación. En caso de duda, deberá contactar a TRMex para aclarar cualquier discrepancia relacionada al uso de dicha marca En caso de que se determinen regulaciones adicionales, éstas se establecerán por escrito junto con el acuerdo para el uso de la Marca de Certificación entre el poseedor del certificado, el Organismo Certificador y el Organismo de Acreditación. Estas regulaciones deberán ser parte del acuerdo de certificación. 3. Restricciones del uso de Marca de Certificación TRMex determina las reglas para el uso de su Marca de Certificación. Estas reglas aseguran la trazabilidad para que no exista ambigüedad en la marca o el texto que lo acompaña, con respecto a qué se ha certificado y bajo qué condiciones TRMéx ha otorgado la certificación. 3.2 La Marca de Certificación no debe ser utilizada sobre un producto o un embalaje primario de producto ni de ninguna otra manera que se pueda interpretar como una indicacion de la conformidad de dicho producto TRMex no permite que su marca de certificaciópn sea usada por sus clientes certificados en informes ni certificados de ensayo de laboratorio, de calibración ni de inspección. Page 4

5 4. Uso adecuado del logo de la Marca de Certificacion de TÜV Rheinland. 4.1 Uso de la Marca de Certificación sobre imagenes o graficos de fondo. Si se desea utilizar la Marca de Certificación sobre alguna ilustración, grafico o fotografia, la marca de Certificación debe de ir sobre un fondo gris con contorno blanco, el cual diferencie entre el fondo y la Marca de Certificación. Ejemplos: 4.2 Uso de la Marca de Certificación en Blanco y Negro. En ocasiones, por cuestiones de diseño, es dificil utilizar la Marca de Certificación a color, por lo que tenemos una opción en blanco y negro, donde destaca el fondo en blanco y todo el texto y líneas en negro, logrando con esto que sea legible en cualquier momento y se diferencie con los fondos monocromáticos. Ejemplos: 4.3 Aplicaciones especiales. En ocasiones es necesario manejar una opción monocromática, pero es imposible tener un fondo blanco. Para estas situaciones es posible utilizar la marca de certificacion en una sola tinta negra, respetando las líneas y los textos de tal forma que sea legible y se entienda la información que contiene la marca de certificación. Esta puede ser una buena opción para los embalajes secundarios. Ejemplo: 4.4 Aplicaciones web, banners digitales. Page 5

6 Si se desea dar a conocer o promover la certificación, esto se puede hacer en el sitio web de la empresa certificada, a través de un banner horizontal con 300 pixeles, medida suficiente para que la Marca de Certificación se aprecie claramente en formato digital. La unica opción aceptable es horizontal; no está permitido la realización de banners verticales, ya que la Marca de Certificación tiene un acomodo horizontal para su mejor apreciación. Ejemplo: 4.5 Banners o banderas. La Marca de Certificación es un símbolo que le transmite seguridad, confianza y prestigio de su empresa hacia sus clientes, por lo que en ocasiones es necesario realizar banderas, mantas, banners o cualquier material publicitario de gran formato donde destaquen el logo de la empresa y la Marca de Certificación. Para este uso, sólo se pide que se respeten los formatos ya explicados en cuanto al acomodo de la Marca de Certificación, el uso del color gris como fondo y el acomodo de la información; el tamaño no importa, puede ser tan grande como el cliente lo desee mientras sea legible y no se distorsionen las medidas originales. Ejemplo: 4.6. La Marca de Certificación en su papeleria y correspondecia. Es una buena idea incluir en su papeleria la Marca de Certificación, porque transmite de una forma clara y precisa que su empresa cuenta con un sistema de gestion confiable y que cumple con las normas internacionales. Para colocar el logo de la Marca de Certificación sólo tiene que colocarlo en formato horizontal de un tamaño en donde la información que contiene sea claramente legible y si cuenta con un código QR este pueda ser escaneado sin problemas. Se puede colocar la marca de certificación en tarjetas de presentación, en correspondencia, pepeleria en general, mientras se respeten los colores y el diseño del logo como se ha explicado en el punto 2.1 de este documento. Page 6

7 Ejemplos: 5. Contactos de TRMex para aclarar dudas relacionadas al uso de la Marca de Certificación. 5.1 Para aclarar cualquier duda sobre el uso de la Marca de Certificación de TRMéx, favor de comunicarse con el Encargado de Mercadotecnia: Edgardo Trejo Hernández Teléfono +52 (55) Page 7