Uso de Certificados y Logotipos

Transcripción

1 1. Objetivo El objetivo principal del presente procedimiento es el establecer una serie de lineamientos para que aquellas organizaciones que han obtenido un certificado otorgado por QS Schaffhausen o por QS MEXIKO AG, conozcan cómo proceder en caso de que tengan la intensión de dar a conocer este hecho a sus clientes u otras partes interesadas o simplemente quieran utilizarlo con fines de publicidad. 2. Definiciones 2.1 Certificación o registro Proceso mediante el cual una tercera parte diferente e independiente del proveedor, del productor y del comprador, evalúa y asegura por escrito que un sistema, un producto, un proceso o un servicio, cumple los requisitos especificados. Generalmente este proceso se encuentra respaldado por una acreditación, sin embargo existen casos que no lo requieren y son conocidos como tercerías. Requisitos especificados: contenidos en normas, estándares, programas, guías u otros lineamientos. 2.2 Tercerías (sin acreditación) Evaluación que comprende la observación de un sistema, proceso, producto o servicio, cuyo objetivo es evaluar la correcta aplicación de lineamientos y asegurándolo por escrito a través de un certificado, carta de cumplimiento o reporte. 2.3 Acreditación El acto por el cual una entidad de acreditación reconoce la competencia técnica y confiabilidad de los organismos de certificación, de los laboratorios de prueba, de los laboratorios de calibración y de las unidades de verificación para la evaluación de la conformidad. 2.4 Certificado Documento emitido por un organismo de Certificación el cual confirma que a un producto, proceso, servicio o sistema le ha sido concedido un determinado nivel de confianza, de conformidad con una evaluación que cumple con requisitos especificados. 2.5 Organización Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones. Para efecto de este procedimiento se entiende organización como la empresa, compañía, o entidad que obtuvo un certificado. Página 1 de 9

2 2.6 Certificador u Organismo de certificación Organismo imparcial, estatal o privado, que posee la competencia necesaria para verificar y asegurar por escrito que un sistema, producto, proceso o servicio cumple con los requisitos especificados. 2.7 Acreditador u Organismo de acreditación Organización independiente responsable de evaluar el funcionamiento de los organismos de certificación autorizados y de confirmar formalmente que son competentes para la realización de una determinada actividad de evaluación de la conformidad. 3. Responsabilidades 3.1 De los auditores de QS MEXIKO AG Vigilar la correcta aplicación de este procedimiento por parte de los clientes, durante la realización de las auditorías. 3.2 De todos los clientes certificados de QS MEXIKO AG Apegarse de manera estricta a los lineamientos establecidos en este procedimiento. 3.3 De todo el personal de QS MEXIKO AG Conocer este procedimiento e informar de cualquier incumplimiento que lleguen a identificar. 4. Procedimiento 4.1 Introducción El uso apropiado del certificado otorgado y del logotipo de QS MEXIKO AG es responsabilidad de la organización que obtuvo dicho certificado. Aquellas organizaciones certificadas por QS Schaffhausen AG recibirán el lineamiento de uso de certificados y marcas que rige dicho organismo al momento de recibir su certificado. La evaluación del cumplimiento de los requisitos especificados no significa que el organismo, quien emite las normas, estándares, programas, guías u otros lineamientos bajo los cuales se haya realizado la evaluación, avale o apruebe de alguna manera el proceso. Por ejemplo si hablamos de una certificación ISO 9001:2008 o ISO 14001:2004, el uso del logotipo de la ISO (Organización Internacional de Normalización) en publicaciones daría la impresión que éste organismo ha aprobado tal certificación o de haber realizado ésta. Por lo tanto, no es Página 2 de 9

3 correcto que la organización que obtuvo un certificado se publicite como Organización Certificada por ISO o Registrada por ISO. De hecho, el Certificador, es el organismo que otorga su palabra de que el sistema de administración fue evaluado de acuerdo a la norma aplicable. Otro ejemplo sería un certificado emitido como resultado de una tercería bajo el modelo de equidad de genero MEG:2003 en el cual el Instituto Nacional de las Mujeres (INMUJERES) se limitaría únicamente a emitir el modelo MEG:2003 y QS MEXIKO AG avalaría que el sistema o programa fue evaluado de acuerdo a dicho modelo. Por lo tanto ni el nombre del organismo que emite la norma o lineamiento (ISO, ANSI, INMUJERES, FDA, IEC, etc.), ni el logotipo de la misma pueden ser utilizados por si mismos o en conjunto con cualquier material publicitario referido a la emisión del certificado. Aquellas organizaciones cuyo proceso de certificación se encuentre en estado de suspensión, deberán abstenerse de publicitar la certificación ya que este estado significa que la certificación se invalida temporalmente. Las organizaciones cuyo proceso de certificación sea cancelado, deberán dejar de hacer uso de toda publicidad que contenga alguna referencia a una condición de certificado a partir de la fecha de notificación de cancelación. Existen tres formas en las que una organización puede publicitar el cumplimiento de requisitos especificados. La primera es sin utilizar formas gráficas, es decir, no usar el logotipo de QS MEXIKO AG o la marca de certificación, la segunda es la utilización del logotipo de QS MEXIKO AG y la tercera es la utilización de la marca de certificación. Existen algunas condiciones de uso genéricas y otras aplicables específicamente a cada una de las formas de publicitar la certificación o tercería, que se detallan en los siguientes incisos de este documento. 4.2 Condiciones generales para el uso de certificados y logotipos Para una organización en la que se realizó evaluación en solo algunos de sus procesos de manufactura o servicios, el alcance deberá estar claramente especificado y no dar la impresión de que el certificado cubre toda la compañía En material de papelería (papel de cartas, facturas, etc.) se podrá usar la marca de certificación o logotipo de QS MEXIKO AG, incluso si no todas las actividades de la organización fueron evaluadas, con las siguientes limitaciones: a) En el caso de cotizaciones, se deberá identificar con una marca, leyenda o cualquier otro medio las actividades cotizadas que caen dentro del alcance evaluado, que es el que ampara el certificado emitido por el organismo de certificación. b) En el caso de catálogos, si no todas las actividades están amparadas por el certificado, deberá hacerse clara distinción entre unas y otras. Página 3 de 9

4 4.2.3 En material publicitario de cualquier índole (anuncios de prensa y TV; material promocional tal como calendarios o agendas; anuncios en vallas publicitarias, autobuses; en vehículos de la empresa; etc.) se seguirán las siguientes reglas: a) El anuncio debe hacer mención a la organización evaluada (tal y como aparece en su certificado). No podrá utilizarse la marca de certificación o logotipo de QS MEXIKO AG en anuncios donde solo aparezcan los productos o marcas comerciales de la organización sin que se mencione a ésta. b) Solamente se podrá utilizar la marca de certificación o logotipo de QS MEXIKO AG asociado al alcance (actividades y sedes) amparado. Esto implica que las empresas que no dispongan de todas sus actividades y sedes evaluadas no podrán hacer uso de la marca de certificación o logotipo de QS MEXIKO AG a no ser que aclaren este hecho en el propio anuncio o que anuncien solamente las actividades evaluadas Sobre productos no se puede utilizar, tampoco en el caso de organizaciones de servicio, sobre el producto objeto del servicio (ejemplo: no podrá usarlo la organización de mantenimiento sobré el mismo ascensor o la organización de limpieza sobre el producto o instalación limpiada). Las organizaciones cuyo producto es un documento (certificado, plano, informe, etc.) tales como evaluadores de la conformidad, ingenierías, consultoras, auditoras, laboratorios, etc. no podrán incluirlo en dichos documentos Sobre empaques, la marca de certificación no podrá usarse en caso de empaques primarios, solamente en empaques secundarios. Definiéndose a continuación dichos empaques: a) Empaque primario: Todo aquel diseñado para contener el producto o constituir una unidad de venta destinada al consumidor o usuario final, ya recubra al producto por entero o solo parcialmente pero de tal forma que no pueda modificarse el contenido sin abrir o modificar dicho empaque. b) Empaque secundario: Todo aquel diseñado para constituir una agrupación de empaques primarios y que se utiliza únicamente con el fin de proteger a estos y facilitar su manipulación No se permite cualquier uso que pudiera sugerir que la organización evaluada está acreditada por el organismo de Acreditación La organización evaluada no puede usar el término genérico de la norma, estándar, programa o guía bajo la cual fue evaluada. Por ejemplo: No será correcto usar ISO 9000, lo correcto es ISO 9001:2008; No ISO 14000, Si ISO 14001:2004; No es correcto MEG, es correcto usar MEG:2003, etc. Página 4 de 9

5 4.2.8 La organización evaluada es responsable ante QS MEXIKO AG de que el uso de logotipos ya sea en publicidad u otros medios, se realiza de acuerdo a los términos antes mencionados. En caso de duda, la organización evaluada deberá contactar a QS MEXIKO AG para aclara cualquier discrepancia relacionada con el uso de logotipos De ser necesario aclarar requerimientos adicionales relacionados con el uso de logotipos, estos se evaluarán y desarrollarán en conjunto por la organización evaluada y QS MEXIKO AG. Estos requerimientos serán parte del acuerdo para la emisión de certificado y el cliente inmediatamente quedará sujeto a cumplir tales requerimientos. Una vez que el equipo auditor recomiende a la organización para la obtención del certificado, QS MEXIKO AG hará entrega de un usuario y contraseña para ingresar a la sección de clientes de nuestra página web, en donde encontrará: el presente procedimiento, ejemplos del uso de certificados y logotipos con imágenes, lineamientos de ISO e imágenes de alta resolución. 4.3 Condiciones para el uso de certificados sin utilizar formas gráficas Las organizaciones evaluadas podrán hacer referencia a su condición usando la frase (organización) cuenta con un (proceso, producto, sistema o servicio según el caso) en cumplimiento con (la norma, el estándar, el programa, la guía o el lineamiento bajo el cual se evaluó) avalado por QS MEXIKO AG en lugar de hacer uso de la marca de certificación o logotipo de QS MEXIKO AG. El uso de esta frase será bajo las mismas restricciones del punto 2 del presente procedimiento, con la excepción de que podrá utilizarse también sobre productos y empaques primarios. 4.4 Condiciones para el uso del logotipo de QS MEXIKO AG El logotipo de QS MEXIKO AG puede ser usado de la siguiente forma: Especificaciones de colores Color Rojo Pantone PMS 185 Hexadecimal e8112dff Página 5 de 9 RGB R: 232 G: 17 B: 45 CMYK C:0 M:93 Y:81 K:9

6 Negro N/A ff R: 0 G: 0 B: 0 C:0 M:0 Y:0 K:100 Utilizar de preferencia el color rojo especificado, el negro, o el color predominante del encabezado en la impresión con un fondo contrastando claramente en un tamaño en el cual se distingan todas las características de la marca. 4.5 Condiciones para el uso de la marca de certificación El organismo de acreditación EMA, soporta a QS MEXIKO AG como Organismo de Certificación para asegurar que sus calificaciones, prácticas de negocio, métodos y procedimientos son apropiados y efectivos. Por lo que QS MEXIKO AG no usará la acreditación de los Organismos Acreditadores para hacer alguna declaración sobre su acreditación que cause malos entendidos. Asimismo bajo suspensión o retiro de la acreditación de los Organismos, QS MEXIKO AG descontinuará el uso de cualquier anuncio que contenga lo antes mencionado. La Marca de Certificación puede ser usada, según aplique: Para organizaciones con certificado bajo el esquema de la entidad mexicana de acreditación, a.c. (ema) se usaran las siguientes marcas dependiendo la versión de la norma certificada: Opción 1 Opción 2 Página 6 de 9

7 Nota: Por ningún motivo los clientes de QS MEXIKO AG podrán hacer uso de la marca y/o logotipo de la entidad mexicana de acreditación, a.c. (ema)), lo cual está estipulado en los lineamientos establecidos por la propia entidad Para organizaciones con certificado de tercerías (sin acreditación) se usará la siguiente marca: Opción 1 Opción 2 Ejemplos específicos: Para un certificado de cumplimiento al Estándar de Servicio para la Investigación de Mercados en México se utilizará: Opción 1 Opción 2 Página 7 de 9

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9 Para un certificado de cumplimiento con la norma ISO 27001:2005 se utilizará: Opción Opción 2 Uso incorrecto de marca En caso de que un tercero no involucrado en nuestro proceso, esté utilizado nuestros certificados y/o logotipos, se tomaran las acciones pertinentes, tales como publicar y divulgar la trasgresión u otra acción legal de ser necesario. Para nuestros clientes, en caso de detectar el incorrecto uso de logotipos y/o certificados se levantaran las desviaciones necesarias de acuerdo a nuestros procedimientos. 5. Referencias y Anexos N/A Página 9 de 9