REGLAMENTO PARA USO DE MARCA DE CONFORMIDAD. Universidad EARTH. Unidad de Carbono Neutro

Transcripción

1 R-02-V-09 REGLAMENTO PARA USO DE MARCA DE CONFORMIDAD Universidad EARTH Unidad de Carbono Neutro Modificado por: Gestoría de Calidad Revisado por: Dirección Aprobado por: Dirección

2 Para el desarrollo de este reglamento se consultó la siguiente norma: INTE-ISO/IEC 17030: 2005 Evaluación de la Conformidad- Requisitos generales para las marcas de conformidad de tercera parte. REGLAMENTO PARA EL USO DE LA MARCA DE CONFORMIDAD Para las siguientes marcas de Declaración de Verificación de la Escuela de Agricultura de la Región Tropical Húmeda, Unidad de Carbono Neutro (EARTH-UCN), en adelante denominada marca de conformidad ó simplemente marca: 1. Verificación de Inventario 2. Verificación Carbono Neutro Reconocen públicamente el compromiso ambiental y social de una organización a la iniciativa de la estrategia Nacional de Cambio Climático de Costa Rica. Además de aquellas Organizaciones que estén en el extranjero y comparten el mismo compromiso. Se define como marca de conformidad: marca protegida, emitida por un organismo que realiza la evaluación de la conformidad de tercera parte, que indica que un objeto de evaluación de la conformidad (un producto, un proceso, una persona, un sistema o un organismo) es conforme con los requisitos especificados. (Definición tomada de la norma INTE-ISO/IEC 17030). 1. Dueño de la marca de conformidad Las marcas de conformidad son propiedad de la Escuela de Agricultura de la Región Tropical Húmeda, Unidad de Carbono Neutro (EARTH-UCN), y no debe ser utilizada por ninguna organización, excepto que haya solicitado previamente en el contrato el uso de la marca de conformidad y que haya obtenido la Declaratoria de Verificación según corresponda, y otorgado oficialmente por EARTH, Unidad de Carbono Neutro (EARTH- UCN).

3 2. Disponibilidad y requisitos La Declaración de Verificación está disponible para todas las Organizaciones que hayan sometido el Sistema de Información sobre los GEI al proceso de verificación de tercera parte de la EARTH-UCN. Si en el transcurso de la actividad de verificación muestran cumplimiento con los requisitos establecidos en las normas INTE-ISO e INTE B5:2016 (norma exclusiva para organizaciones costarricenses),, para ser verificados con la INTE-ISO , pueden optar por la Declaración y uso de marca de conformidad. 3. Uso de Marca Con el fin de asegurar el uso adecuado de la marca, se establecen las siguientes normas generales que protegen su valor e integridad y la identidad visual de la EARTH-UCN como Organismo Verificador emisor de la Declaratoria de Verificación: 3.1 La marca no debe ser utilizada por los clientes que estén en proceso de evaluación, tampoco por aquella Organización con Declaración de Verificación vencida, retirada o suspendida. 3.2 Gestoría de Calidad cada vez que una Organización obtiene la Declaración de Verificación, y si el cliente solicitó previamente en el contrato el uso de la marca de conformidad, estará enviando en formato digital la marca según corresponda, junto con este reglamento el cual es de acatamiento obligatorio. 3.3 La Organización deberá utilizar la marca según como se establece en este reglamento, haciendo especial énfasis en los capítulos 4, 5, 6, 7, 8 y 9 de este documento, en donde indica su adecuado uso y lo que no se puede hacer con la marca. 3.4 La revisión del uso de la marca se realizará en las verificaciones de seguimiento, esta revisión la realizará el equipo verificador asignado, para esto se deberá guiar en lo que establece este reglamento y revisar todos los artes en donde se ha utilizado la

4 marca. En casos en donde la utilización de la marca no ha sido adecuada, se impondrá una No Conformidad a la Organización por no seguir a cabalidad lo que estable este reglamento. El equipo verificador deberá solicitar la evidencia ya sea en físico o en digital de todos los artes en donde se ha utilizado la marca, estos artes deberán ser recopilados como parte de la evidencia de la revisión de la marca y los mismos deben ser enviados a Gestoría de Calidad, como parte de la documentación generada en la actividad de verificación. 3.5 La marca no debe ser utilizada de forma que desacredite a la EARTH-UCN, ni realizar ninguna declaración que resulte engañosa. 3.6 La Organización puede utilizar la marca de conformidad en papelería corporativa promocional, afiches de tipo publicitario o de promoción, folletos, revistas, tarjetas de presentación, anuncios referentes al alcance de la declaración, firmas electrónicas y en el sitio web de la organización, entre otros. Lo anterior siempre y cuando se cumpla a cabalidad lo que menciona los capítulos 4, 5, 6, 7, 8 y 9 de este documento. 3.7 No se permite el uso de ninguna de las marcas (de productos, servicios, nombre comercial u otras) de la Universidad EARTH, en sustitución de las marca de Conformidad de la EARTH-UCN. 3.8 Las Organizaciones no puede transmitir de ninguna manera, la utilización de la marca a subcontratistas ó a terceros. 3.9 La marca debe ser legible y no deberá ser alterada de ninguna forma La marca no debe ser utilizada sobre un producto ó en un embalaje de producto a la vista del consumidor, ni de ninguna otra manera que se pueda interpretar como una indicación de la conformidad de dicho producto (punto 5.4 de la norma INTE- ISO/IEC 17030). No obstante, se podrá indicar en el producto lo siguiente (ejemplo):

5 Organización Verificada Carbono Neutro por EARTH, según alcance en el sitio web la dirección de la página.com La marca solo la podrán utilizar cuando la Organización demuestre ante la EARTH-UCN el cumplimiento completo del proceso de verificación respectiva para GEI y la EARTH-UCN le haya entregado la Declaratoria de Verificación respectiva y si el cliente solicitó previamente en el contrato el uso de la marca de conformidad. 4. Reglas para el uso empresarial de la marca La marca de conformidad de la EARTH-UCN es una sola unidad gráfica cuya forma original debe mantenerse sin ninguna alteración. Ningún elemento, como por ejemplo las hojas, puede ser separado y desplegado como una imagen gráfica independiente. 5. Colocación de la marca de conformidad La marca no debe aparecer en una posición donde pudiera confundirse con la marca de una compañía, su servicio ó su producto. En la medida de lo posible debe colocarse en un sitio prominente en el material de comunicación ó promoción. 6. Tamaño de la marca Para asegurar el impacto visual de la marca de conformidad, se ha definido un área mínima de espacio en blanco alrededor de la marca de aproximadamente un 20% de su ancho. En este espacio no debe aparecer ningún otro elemento.

6 7. Requerimientos mínimos de tamaño La marca nunca debe ser reproducida en un tamaño inferior a 2,5 centímetros de ancho. En el caso de materiales de gran tamaño, la marca debe ampliarse proporcionalmente con el fin de asegurar su visibilidad. 8. Color aprobado de la marca Para asegurar la integridad de la marca, se puede utilizar únicamente en los colores aprobados: Pantone 321C y Pantone 376C. La marca está montada sobre un fondo blanco y tiene un fino contorno blanco alrededor del borde para garantizar que resalte sobre cualquier color de fondo. La marca se encuentra disponible en negro sobre fondo blanco, para ser utilizada únicamente en materiales promocionales en blanco y negro No se permite que otro color de fondo sea visible a través de la marca.

7 9. Uso incorrecto Los siguientes son ejemplos de uso inadecuado de la marca de conformidad y por tanto no permitidos: 9.1 Cambiar el color 9.2 Colocar la marca en un recuadro 9.3 Permitir que los colores o imágenes de fondo sean visibles a través de la marca. 9.4 Sacar ó separar elementos gráficos (por ejemplo las hojas del logo de EARTH) de la marca. 9.5 Reducir el tamaño a menos de 2,5 cm. de ancho. El uso no autorizado ó incorrecto de cualquiera de las marcas está estrictamente prohibido.

8 10. Incumplimiento del reglamento y retiro de autorización 10.1 La EARTH-UCN verificará en las verificaciones de seguimiento y de renovación que la Organización use la marca de conformidad de acuerdo con lo establecido en este reglamento. En caso de irregularidades ó el mal uso de la marca, la EARTH-UCN podrá aplicar las respectivas acciones y sanciones, incluyendo la cancelación del uso de la marca de conformidad. En caso de sospechar de una violación a este reglamento, la EARTH-UCN realizará re-inspecciones y verificará el cumplimiento del uso de la marca, elaborará un informe que contenga las acciones correctivas impuestas. Los costos que incurra la EARTH-UCN por esas re-inspecciones, serán pagados por la Organización que realizó la falta La EARTH-UCN verificará la eficiencia de las acciones correctivas implementadas por la Organización y si éstas son satisfactorias, podrá levantar la suspensión ó cualquier otra sanción que haya impuesto, y así se podrá dar la autorización para el uso de la marca La validez en el uso de la marca estará sujeta al resultado de las verificaciones de seguimiento y a las verificaciones especiales (producto de alguna irregularidad ó queja emitida en contra de la Organización con Declaración de Verificación) Cuando el uso de la marca de conformidad por parte una Organización con la Declaración de Verificación vencida, retirada o suspendida, ocasione daño o perjuicio a EARTH, el Director de EARTH-UCN con el apoyo de los Asesores Legales deberán llevar a cabo todas las acciones necesarias para lograr el efectivo resarcimiento de los mismos en un plazo máximo de 20 días hábiles. 11. Apelaciones Las decisiones tomadas por la EARTH-UCN en relación con la cancelación ó cualquier otra infracción, son susceptibles de apelación, cuyo proceso se llevará a cabo de acuerdo con el procedimiento establecido por la EARTH-UCN. La Organización tiene un plazo de 5 días hábiles a partir de la notificación de la decisión tomada para interponer el recurso.

9 12. Modificación del reglamento La EARTH-UCN puede modificar este Reglamento ó promulgar nueva normativa que será notificada a la Organización con Declaración de Verificación de manera inmediata a su entrada en vigencia. 13. Vigencia del uso de la marca 13.1 Una Organización podrá utilizar la marca de conformidad mientras tenga vigente la Declaración de Verificación correspondiente, que haya sido emitida oficialmente por la EARTH-UCN y cumpla con la normativa relacionada Aquellas Organizaciones con la Declaración de Verificación vencida, retirada o suspendida, deben descontinuar el uso de la marca de conformidad Para una Organización con la Declaración de Verificación vencida, retirada o suspendida, el Director de la EARTH-UCN estará enviado una nota donde le indique que no podrá hacer uso de la marca, según corresponda la situación. Además como mecanismo de control de no utilización de la marca, se le solicitará a la organización en dicha carta que envíen una lista de los artes donde se descontinuó el uso de la marca y si es posible evidencia de que ya no se está utilizando (fotos, correos, cartas, etc.); por último se le indicará en la nota que de seguir utilizando la marca y no acatar la solicitud, se iniciará de forma inmediata una acción legal.

10 Identificación de cambios Descripción del cambio Aprobado Responsable Se le cambia la palabra UCN-EARTH por EARTH- UCN. Se reestructura el punto 3. Uso de marca, esto con el objetivo de controlar el adecuado uso de la marca. Además se agregan como nuevos aspectos en consideración el 10.4, 13.2 y Cambio de versión 06 a 07. Se modifica el capítulo 3. Uso de marca, en donde se elimina lo que describía los puntos del 3.3 al 3.8 en donde se mencionaba que la uso de la marca debía realizarse con previa autorización cada vez que se utilizaría, ahora se describe que el adecuado uso se realizará en las validaciones y/o verificaciones de seguimiento por parte del equipo validador y/o verificador asignado. Además se amplía el punto 13.3, el en cual se indica que como mecanismo de control de no utilización de la marca, se le solicitará a la Organización y/o Proponente de Proyecto que envíen una lista de los artes donde se descontinuó el uso de la marca, además se agrega que de seguir utilizando la marca y no acatar la solicitud, se iniciará de forma inmediata una acción legal. Cambio de versión 07 a 08. Se elimina las marcas de validación y verificación de proyectos y todo lo que hacía mención de su utilización. Cambio de versión 08 a 09. Director Director Director Gestoría de Calidad Gestoría de Calidad Gestoría de Calidad Anexos No aplica