Metodología de gestión de riesgos en proyectos basada en la gestión del conocimiento

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1 TÍTULO: Metodología de gestión de riesgos en proyectos basada en la gestión del conocimiento José Ignacio Muñoz 1p, Álvaro Rey 2, Almudena Bautista 1, 1 IDOM Área de Arquitectura y Edificación 2 IDOM Área de Gestión Integrada de Proyectos RESUMEN Se presenta en esta ponencia la metodología empleada para generar un procedimiento de gestión de riesgos en la dirección de proyectos, basado en la gestión del conocimiento de una organización. Como hipótesis inicial se plantea que la mejor herramienta para luchar contra los riesgos es la experiencia previa en proyectos similares. Como resultado del análisis de esa experiencia se identifican los riesgos, se hace una evaluación del impacto sobre los objetivos en caso de ocurrencia y de la probabilidad de ésta. Se proponen posibles respuestas a cada tipo de riesgo, todo ello en base a la experiencia de las lecciones aprendidas en proyectos ya finalizados y a la metodología GPR desarrollada en la empresa. En este trabajo se exponen las conclusiones de la fase preliminar de puesta en marcha de esta metodología en IDOM como continuación del trabajo presentado en el anterior congreso de AEIPRO. Palabras Clave: Riesgo, Gestión de Riesgo, Gestión del conocimiento Versión: 1.0 J. I. Muñoz Página: 1 de 7 235

2 ABSTRACT In this report the methodology is presented which is used to generate a risk management procedure based on knowledge management. The previous experience is the best tool to manage problems and risks. As a result of this analysis the risks are identified in this type of project, an evaluation is made of the impact on objectives in the case of an occurrence and its probability, possible responses are thus proposed for each type of risk, all of which are based on the experience of lessons learned in already finalized projects and also on the risk management methodology developed at IDOM. This report puts forward the conclusions of the preliminary phase of the starting of this methodology at IDOM as a second part of the report presented on the last AEIPRO congress in Barcelona. Key words: Risk, risk management, knowledge management Versión: 1.0 J. I. Muñoz Página: 2 de 7 236

3 Metodología de gestión de riesgos en proyectos basada en la gestión del conocimiento 1 DATOS DE PARTIDA La información objeto de estudio para la realización de este trabajo se ha extraído de las experiencias en proyectos de construcción realizados en la empresa IDOM. En un proceso todavía en curso de recopilación de experiencias, se han mantenido entrevistas con las personas de IDOM que han estado involucradas en multitud de proyectos de muy diversa índole del área de arquitectura. Dichos proyectos abarcan un gran abanico de tipos de tareas y tipos de edificaciones, como son: - Construcción de edificios de oficinas. - Demolición de inmuebles - Rehabilitación de edificios de carácter singular - Construcción de museos - Direcciones de proyecto y obra de centros comerciales - Remodelación de hoteles y hospitales en uso - Proyectos para administraciones autonómicas y central - Incorporación al proyecto de hallazgos arqueológicos in situ Con todo ello se ha elaborado una base de datos en la que quedan recogidas las incidencias más relevantes acaecidas en cada uno de los proyectos y las lecciones aprendidas que se extraen de las mismas. Paralelamente se viene desarrollando una metodología de gestión de riesgos basada en la experiencia recogida. Dicha metodología toma distintos modelos ya existentes y los adapta a la forma de operar en la empresa. Versión: 1.0 J. I. Muñoz Página: 3 de 7 237

4 2 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN En un primer paso la información recopilada se ordena según una secuencia lógica del desarrollo de un proyecto, la secuencia se muestra en la figura 1: Concepción Desarrollo Construcción Finalización Figura 1 A continuación se clasifican las incidencias en función de su frecuencia de aparición y el grado de afectación tanto positiva como negativamente al coste y al plazo del proyecto, así como otro tipo de repercusiones relevantes. Con esta información se realiza un diagrama de Pareto de incidencias para cada una de las fases y sub-fases de un proyecto genérico. El cuadro se completa con las lecciones aprendidas por las personas que llevaron a cabo el proyecto y la forma en que dichas incidencias fueron resueltas. La base de datos está organizada de forma que, a través de palabras clave, el usuario pueda buscar incidencias tipo y proyectos similares al que está gestionando en ese momento con el fin de contrastar formas de afrontar los problemas que van surgiendo. 3 METODOLOGÍA Y APROVECHAMIENTO La metodología que se está aplicando para el aprovechamiento de la citada base de datos de experiencias es muy simple en cuanto a su concepto y complicada en su aplicación práctica. Se trata de hacer que todas las personas de IDOM susceptibles de gestionar proyectos, independientemente de su experiencia y bagaje profesional, utilicen la base de datos a modo de consulta previa antes de acometer proyectos de características similares y que, así mismo, la realimenten durante el transcurso de los proyectos en los que están inmersos. Se pretende con todo ello adelantarse a los problemas o al menos saber que hacer o que no hacer en caso de que aparezcan. Su uso también es apropiado para la estimación de las contingencias por imprevistos a la hora de presupuestar un proyecto. Versión: 1.0 J. I. Muñoz Página: 4 de 7 238

5 Hay dos formas de uso, una reactiva para consultar cómo se han solucionado, en otros proyectos, problemas similares al que uno tiene en un momento determinado, y otra proactiva, adelantándose a la aparición de problemas, por ejemplo al inicio de un proyecto para tomar conciencia de los riesgos que deben tenerse en cuenta y anticiparse a ellos, 4 CONCLUSIONES El grado de participación por parte de las personas involucradas en los distintos proyectos que se están estudiando es muy alto, la gran mayoría se han mostrado transparentes a la hora de analizar sus proyectos. Así mismo han mostrado interés por los análisis de proyectos ajenos lo que da idea, en definitiva, de que el método se está aceptando por la organización. Si bien la metodología y el uso generalizado en la organización de la base de datos como herramienta de gestión de riesgos necesita su tiempo, sí que se detecta, sobretodo por parte de las personas menos experimentadas, una reducción del tiempo de resolución de problemas. Se detecta que la mejor forma de que las personas de la organización utilicen la base de datos creada es que ésta sea muy simple. Y que el contenido sea realmente útil. Es decir la herramienta tiene que convencer por sí sola, no por la imposición de su uso. Versión: 1.0 J. I. Muñoz Página: 5 de 7 239

6 5 REFERENCIAS de la Cruz, M.P. (1998), "Una metodología integrada para la respuesta y el control ante los riesgos y oportunidades en proyectos de construcción", Tesis Doctoral presentada en la Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de la Universidad Politécnica de Madrid, Madrid, España. del Caño, A., de la Cruz, M.P. (2002), "Gestión de riesgos en la dirección de proyectos: el modelo del project management institute.", Revista Gerencia de Riesgos, Fundación Mapfre Estudios (artículo aceptado y pendiente de publicación). Spiro N. Pollalis (1993) Case Studies on Management and Technology in the Design Process, Bouwkunde, TU-Delft Serer M. (2001) Gestión integrada de proyectos Ediciones UPC Alier J.L., Caamaño J., Cano J.L., Cazorla A., de Cos M., De los Ríos I., García J.C., Gómez-Senent E., Ordieres J., Palacios J. Prado J.R., Ruiz A. (2001), La ingeniería de proyectos en España. Estado y Tendencia, AEIPRO / KRONOS Guías técnicas para el análisis y la comunicación de riesgos (2001), Dirección general de Protección Civil, Ministerio del interior. De Cos M. (1997), Teoría general del proyecto. Dirección de Proyectos Editorial Síntesis Versión: 1.0 J. I. Muñoz Página: 6 de 7 240

7 6 CORRESPONDENCIA José Ignacio Muñoz Ingeniería IDOM Internacional C/ José Abascal, 4-1º Madrid T: F: E: jmh@madrid.idom.es Versión: 1.0 J. I. Muñoz Página: 7 de 7 241