REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES DE LA EMPRESA PÚBLICA NACIONAL ESTRATÉGICA BOLIVIANA DE AVIACIÓN RE-SPO-BoA

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1 EMPRESA PÚBLICA NACIONAL ESTRATÉGICA BOLIVIANA DE AVIACIÓN BoA REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES DE LA EMPRESA PÚBLICA NACIONAL ESTRATÉGICA BOLIVIANA DE AVIACIÓN RE-SPO-BoA LA PAZ BOLIVIA JULIO 2008 Resolución de Directorio Nº 012/2008 0

2 EMPRESA PÚBLICA NACIONAL ESTRATÉGICA BOLIVIANA DE AVIACIÓN BoA REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES DE LA EMPRESA PÚBLICA NACIONAL ESTRATÉGICA BOLIVIANA DE AVIACIÓN RE-SPO-BoA APROBADO POR: Directorio de Boliviana de Aviación BoA REVISADO POR: Ing. Ronald Casso Casso Gerente General Boliviana de Aviación - BoA ELABORADO POR: Ing. Willy Rodrigo Torrico Soria Supervisor de Recursos Humanos Boliviana de Aviación BoA LA PAZ BOLIVIA JULIO 2008 Resolución de Directorio Nº 012/2008 1

3 REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES DE LA EMPRESA PÚBLICA NACIONAL ESTRATÉGICA BOLIVIANA DE AVIACIÓN RE-SPO-BoA ÍNDICE TÍTULO I... 3 GENERALIDADES... 3 CAPÍTULO I... 3 DISPOSICIONES GENERALES... 3 Art. 1.- OBJETIVO Art. 2.- ÁMBITO DE APLICACIÓN Art. 3.- REVISIÓN Y AJUSTES DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO Art. 4.- SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO Art. 5.- CLÁUSULA DE PREVISIÓN Art. 6.- NORMATIVA INHERENTE Art. 7.- SALVAGUARDA DE DOCUMENTACIÓN TÍTULO II... 4 COMPONENTES DEL SISTEMA DE PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES... 4 CAPÍTULO I... 4 SUBSISTEMA DE FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL... 4 SECCIÓN I... 4 ARTICULACIÓN CON EL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Y EL PRESUPUESTO... 4 Art. 8.- ARTICULACIÓN POA - PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Art. 9.- ARTICULACIÓN POA - PRESUPUESTO SECCIÓN II... 5 PROCESO DE ELABORACIÓN DEL POA... 5 Art DEFINICIÓN Art ELABORACIÓN DEL ANÁLISIS DE SITUACIÓN Art DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS DE GESTIÓN INSTITUCIONALES Art DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS DE GESTIÓN ESPECÍFICOS Art DETERMINACIÓN DE OPERACIONES Art DETERMINACIÓN DE TAREAS Art DETERMINACIÓN DE RECURSOS Art REVISIÓN Y CONSENSO DEL POA INSTITUCIONAL Art ANTEPROYECTO DE POA Y SU APROBACIÓN Art PLAZOS PARA LA ELABORACIÓN DEL POA Art DIFUSIÓN DEL POA CAPÍTULO II...12 SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA EJECUCIÓN DEL POA...12 Art SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL POA Art EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS Art ESTRUCTURA DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL POA Art VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL POA Art AJUSTES AL POA...13 Art PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL POA A INSTANCIAS COMPETENTES Resolución de Directorio Nº 012/2008 2

4 REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL SISTEMA DE PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES DE LA EMPRESA PÚBLICA NACIONAL ESTRATÉGICA BOLIVIANA DE AVIACIÓN RE-SPO-BoA Art. 1.- OBJETIVO. TÍTULO I GENERALIDADES CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES El objetivo del presente RE-SPO-BoA, es establecer los procedimientos de formulación y aprobación del Programa de Operaciones Anual (POA), y el seguimiento y evaluación a la ejecución del POA, definiendo instrumentos para la planificación y programación, que promuevan el uso eficaz y eficiente de los recursos de Boliviana de Aviación (BoA) y modernizar su gestión institucional. Art. 2.- ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente RE-SPO-BoA es de aplicación y cumplimiento obligatorio por todos los servidores públicos de BoA, según su estructura vigente, involucrados de manera directa o indirecta en los procesos de formulación, seguimiento y evaluación a la ejecución del POA. Art. 3.- REVISIÓN Y AJUSTES DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO. El RE-SPO-BoA, será sujeto de revisión permanente por parte de la Unidad de Planificación y Control de Gestión como unidad organizacional operativa responsable del SPO en BoA; y de ser necesario, será actualizado de acuerdo a las siguientes causales: a) La evaluación y el análisis de su aplicación. b) La dinámica administrativa, que nos impulse a nuevas formas de formulación, seguimiento y evaluación a la ejecución del POA. c) El funcionamiento de los otros sistemas de la Ley d) La modificación de las Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones. e) La formulación de un nuevo Plan Estratégico Institucional, que incida en los procesos de formulación, seguimiento y evaluación del POA. Una vez realizados los ajustes pertinentes en el RE-SPO-BoA, este será remitido para su revisión y consideración al Gerente General como MAE, y luego se remitirá para su aprobación al Directorio de BoA. Art. 4.- SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO. El incumplimiento del presente RE-SPO-BoA, generará responsabilidad de acuerdo a lo determinado en el Capítulo V, Responsabilidad por la Función Pública de la Ley 1178 y el Resolución de Directorio Nº 012/2008 3

5 Decreto Supremo Reglamentario A. Art. 5.- CLÁUSULA DE PREVISIÓN. En caso de presentarse omisiones, contradicciones, y/o diferencias en la interpretación del RE-SPO-BoA, serán solucionadas en base a los alcances y previsiones de las Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones (Resolución Suprema N ). Art. 6.- NORMATIVA INHERENTE. Constitución Política del Estado. Ley N 1178 de 20 de julio de 1990 de Administración y Control Gubernamentales. Resolución Suprema N de 1 de diciembre de 2005 Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones. Decreto Supremo A de 3 de noviembre de 1992 de Responsabilidad por la Función Pública y Decreto Supremo N de 29 de junio de 2001, que lo modifica. Decreto Supremo N de 24 de octubre de 2007 Creación de Boliviana de Aviación (BoA). Decreto Supremo Nº de 19 de marzo de 2008 Aprobación del Estatuto de Boliviana de Aviación (BoA) Art. 7.- SALVAGUARDA DE DOCUMENTACIÓN. La Unidad de Planificación y Control de Gestión será responsable del archivo y la seguridad de toda la información y documentación respaldatoria para la elaboración y consolidación del POA, correspondientes a gestiones pasadas. El POA elaborado y reformulado de la gestión, es de uso permanente de los servidores públicos de BoA y de la sociedad civil. TÍTULO II COMPONENTES DEL SISTEMA DE PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES CAPÍTULO I SUBSISTEMA DE FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL SECCIÓN I ARTICULACIÓN CON EL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Y EL PRESUPUESTO Art. 8.- ARTICULACIÓN POA - PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL. El POA de BoA debe alinearse directamente con los objetivos estratégicos y programas establecidos en el Plan Estratégico Institucional (PEI) de BoA, de esta manera, aporta al Resolución de Directorio Nº 012/2008 4

6 logro de la Visión, al cumplimiento de la misión de la empresa, además que, el PEI debe estar orientado al Plan Nacional de Desarrollo (PND). Los objetivos de Gestión Institucional y objetivos de gestión específicos que forman parte del POA de BoA, guían las acciones de las unidades de la empresa en el marco de la planificación de mediano y largo plazo, asimismo, deben ser elaborados en base al PEI de BoA y al PND. De esta manera, la Unidad de Planificación y Control de Gestión es responsable de la articulación del POA con el PEI, y con el PND. Art. 9.- ARTICULACIÓN POA - PRESUPUESTO. El POA y el Presupuesto son instrumentos gerenciales que deberán ser elaborados en forma coordinada desde su formulación, aprobación, seguimiento y evaluación a su ejecución, entre la Unidad de Planificación y Control de Gestión y el Departamento de Contabilidad y Finanzas dependiente de la Gerencia de Administración y Finanzas. Cada Unidad de BoA es responsable de solicitar sus requerimientos de recursos a través de su formulación de tareas y operaciones, de esta manera, se considera una relación directa que existe entre el POA y el Presupuesto de BoA. Deberán priorizar el logro de objetivos de gestión institucionales y los específicos vinculando los mismos con las categorías programáticas del Presupuesto. Asimismo, se dispone la aplicación de la evaluación por resultados en el marco de una gestión por resultados, y la ejecución del presupuesto orientado a la correspondencia entre la ejecución física y la ejecución financiera en un periodo determinado. Art DEFINICIÓN. SECCIÓN II PROCESO DE ELABORACIÓN DEL POA El POA de BoA es un instrumento útil, integral, único, dinámico y transparente para todas las unidades organizacionales e instancias de la empresa, es la base para desarrollar las actividades de control de gestión y de seguimiento y evaluación de la programación de corto, mediano y largo plazo de la empresa. Por tanto, el POA de BoA es un instrumento completo de gestión que contiene toda la información física, financiera, de captación y uso de los recursos. Art ELABORACIÓN DEL ANÁLISIS DE SITUACIÓN. El Análisis de Situación se realizará al interior de las unidades organizacionales de BoA, con el objeto de identificar las Fortalezas y las Debilidades de la empresa que facilitaron o dificultaron el logro de objetivos. Los desvíos, sus causas y las necesidades emergentes; el techo presupuestario; la funcionalidad de la estructura organizacional para sustentar el POA; la disponibilidad y limitación de recursos, y otros, serán los factores que Resolución de Directorio Nº 012/2008 5

7 se analizarán como incidencia en la obtención de resultados, a través de la evaluación a la ejecución del POA de BoA. Asimismo, se realizará el análisis del entorno considerando los aspectos externos que pueden afectar a BoA, identificando principalmente las Oportunidades y Amenazas existentes que de alguna manera pueden favorecer o afectar el normal desarrollo de la gestión. El desarrollo del análisis de situación y del entorno se realizará a través de reuniones y talleres internos, organizado y dirigido por la Unidad de Planificación y Control de Gestión con cada unidad organizacional de BoA, con el propósito que, una vez identificados las causas y efectos de los problemas por cada unidad organizacional, serán utilizados para formular objetivos de gestión institucional, específico y operaciones, de esta manera, subsanar los problemas y generar un adecuado cumplimiento de lo planificado. Art DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS DE GESTIÓN INSTITUCIONALES. El POA de BoA es la herramienta de planificación a corto plazo, en base a lo establecido en el Plan Estratégico Institucional de BoA Misión, Visión, indicadores, metas, Objetivos Estratégicos (1er. nivel PEI) y Objetivos Específicos (2do. nivel PEI) y las necesidades prioritarias detectados como resultado del Análisis de la Situación, se desprenderán y especificaran para el POA de BoA, los Objetivos de Gestión Institucional (1er. nivel POA) y los Objetivos de Gestión Específicos (2do. nivel POA). PEI GRÁFICO 1 RELACIÓN PEI -POA POA SE DESPRENDEN Objetivos Estratégicos Objetivos Específicos Operaciones o Estrategias Objetivos de Gestión Objetivos Específicos Operaciones Tareas Recursos Los Objetivos de Gestión Institucional (OGI), son aquellos objetivos extractados de los Objetivos Estratégicos del PEI de BoA, que son el primer nivel en la planificación. Son resultados y compromisos de acción que BoA pretende alcanzar en una gestión anual, Resolución de Directorio Nº 012/2008 6

8 sirven de fundamento, dirección y medida para la determinación de objetivos de gestión específicos y las operaciones de la empresa. Los OGI demandan la realización de uno o varios procesos productivos, que generen productos (bienes, servicios o normas). Las características principales de los OGI son: reales, participativos, viables, consistentes, verificables y temporales. Los OGI abarcan una gestión fiscal y deben contribuir al logro de los objetivos estratégicos del PEI. La forma correcta de enunciar a los OGI, es considerando las siguientes características: verbo, atributo, escala/medida, línea base y temporalidad. Serán formulados anualmente, a través del análisis de situación, los indicadores y metas previstos en los objetivos estratégicos del PEI. Los OGI serán formulados en un taller, por las unidades organizacionales de BoA y la participación de los Gerentes y Jefes de Departamentos de BoA, debiendo incluir los siguientes datos: Objetivo de Gestión Institucional Ponderación Indicador Línea Base Fuente de Verificación Meta Es la expresión cualitativa de un propósito en un periodo fiscal, que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos de las unidades organizacionales que participen de él. Es el conjunto de resultados cualitativos que se proponen alcanzar a través de determinados objetivos específicos y operaciones. Cada OGI debe tener un peso relativo expresado en porcentaje, de acuerdo a su importancia respecto a los demás OGI. La sumatoria de la ponderación de todos los objetivos de gestión institucional debe ser igual a 100%. Se establece la especificación cuantitativa o cualitativa que utilizamos para medir el logro de un objetivo. Los conceptos claves de los indicadores son 1 : Si lo podemos medir (fenómenos cuantitativos y cualitativos) entonces los podemos administrar. Todos los indicadores deben incluir metas específicas en cuanto a Cantidad (cuanto), Calidad (de que tipo) y Tiempo (para cuando o entre cuando), también podría ser necesario especificar grupo social o grupo objetivo de la población. Deben ser: Prácticos (medir lo importante con una meta realizable). Independientes (no existe la relación causa-efecto entre el indicador y el objetivo). Es el punto de partida para la gestión, sobre la cual se comparará el cumplimiento de la meta anual programada. Facilita la comparación de gestiones. Lugar convenido con información aceptable y representativa para las partes. Expresión del objetivo de gestión en forma cuantitativa, en unidades relacionadas al tipo de objetivo. 1 En base a: SkillSoft Course Player; BID, Resolución de Directorio Nº 012/2008 7

9 Inicio - Fin Responsables Período de tiempo requerido en días, desde el inicio hasta la finalización de los objetivos. Detalle de las unidades organizacionales responsables de lograr la meta establecida. Art DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS DE GESTIÓN ESPECÍFICOS. Los Objetivos de Gestión Específicos (OGE) se describen como los objetivos que deben lograrse para alcanzar los objetivos de gestión institucional. Los OGE son resultados de compromisos de acción esperados en la producción de bienes o servicios terminales, como soporte a los OGI. Para el proceso de determinación de OGE se considera lo siguiente: Priorizar los objetivos específicos del PEI de BoA, de acuerdo a los programas establecidos, que serán traducidos en el POA y en base a los OGI, definir los OGE. Los OGE incluyen los siguientes datos: Objetivo de Gestión Específicos de gestión institucional. Ponderación Indicador Línea Base Son resultados de compromisos de acción esperados en la producción de bienes o servicios terminales, como soporte para el logro de los objetivos Cada OGE debe tener un peso relativo expresado en porcentaje, de acuerdo a su importancia respecto a los demás OGE. La sumatoria de la ponderación de todos los objetivos de gestión específicos debe ser igual a 100%. Se formulan los indicadores bajo las mismas características de un indicador de OGI, que no hayan sido explicitadas en la descripción del OGE. Es el punto de partida para la gestión, sobre la cual se comparará el cumplimiento de la meta anual programada. Facilita la comparación de gestiones. Fuente de Lugar convenido con información aceptable y representativa para las Verificación partes. Expresión del OGE en forma cuantitativa, en unidades relacionadas al tipo Meta de objetivo. Período de tiempo requerido en días, desde el inicio hasta la finalización Inicio - Fin de las operaciones. Responsables Detalle de las unidades organizacionales responsables de lograr la meta. Art DETERMINACIÓN DE OPERACIONES. Las Operaciones son el conjunto de tareas interrelacionadas e interdependientes, que deberán estar definidas y orientadas hacia el logro de un objetivo de gestión específico y en consecuencia aporta al alcance del Objetivo de Gestión Institucional. Las Operaciones establecidas en el POA de BoA pueden ser de funcionamiento o inversión. Para ser ejecutable, la operación debe tener 1 o más tareas. Resolución de Directorio Nº 012/2008 8

10 Las Operaciones se relacionan con la producción de bienes y servicios intermedios, los mismos que contribuyen directa o indirectamente al cumplimiento de los OGE. Para la formulación de las Operaciones se determina a la unidad organizacional responsable de ejecutar la operación, y el establecimiento del tiempo para la ejecución de cada operación (inicio y fin) en base a los tiempos de sus tareas programadas. Para el proceso de determinación de operaciones se considera lo siguiente: Ordenar lógica y secuencialmente las operaciones necesarias para alcanzar los objetivos de gestión específicos. Las Operaciones serán definidas de manera consensuada a través de la participación de las unidades involucradas en su ejecución, en los talleres de planificación para áreas estratégicas y reuniones de trabajo para áreas de apoyo. Las Operaciones deben incluir los siguientes datos: Operación Es el conjunto de tareas interrelacionadas, interdependientes y Descripción orientadas hacia el logro de un Objetivo de Gestión Específico. Cada operación debe tener un peso relativo expresado en porcentaje, de acuerdo a su importancia respecto a las demás operaciones. La Ponderación sumatoria de las ponderaciones de las operaciones respecto a un objetivo de gestión específico, debe ser igual a 100%. Indicador de Eficacia = E E= (RO/RP) Donde: RO:Resultado Obtenido RP:Resultado Programado Línea Base Fuente de Verificación Meta Inicio - Fin Responsables Magnitud utilizada para medir o comparar los resultados efectivamente obtenidos, en la ejecución de una operación. Resultado cuantitativo de comparar dos variables. Medida sustitutiva de información que permite calificar un concepto abstracto. Se mide en porcentajes, tasas y razones para permitir comparaciones. Es el punto de partida para la gestión, sobre el cual se comparará el cumplimiento de la meta anual programada. Facilita la comparación de gestiones. Lugar convenido con información aceptable y representativa. Es la expresión cuantitativa de la operación programada, en unidades relacionadas al tipo de operación. A este nivel se debe programar metas anuales y mensuales. Es el período de tiempo expresado en días, que abarca el inicio y la finalización de la ejecución de todas las tareas. Son las áreas organizacionales responsables de realizar la operación. Art DETERMINACIÓN DE TAREAS. Representan acciones directas que serán inscritas en orden cronológico y secuencial. Las Tareas son acciones requeridas para ejecutar y dar cumplimiento a las operaciones en la que se inscriben. Resolución de Directorio Nº 012/2008 9

11 Son consideradas como el nivel básico para la determinación del presupuesto de la empresa, esto en el sentido de que describen por su naturaleza, los recursos que son necesarios para su implementación. Las Tareas tienen relación directa con el Programa de Operaciones Anual Individual (POAI), de manera que deben inscribirse todas las tareas que puedan originarse de nuevas iniciativas, del manual de organización y funciones y otros documentos relacionados. Las Tareas serán establecidas a través de la participación de todos los servidores públicos de la unidad involucrada en su ejecución al inicio del ejercicio de formulación. Las Tareas deben incluir los siguientes datos: Acciones directas que serán inscritas en orden cronológico y Tareas secuencial, para ejecutar y dar cumplimiento a la operación en la que se inscriben. Cada tarea debe tener un peso relativo expresado en porcentaje, de acuerdo a su importancia respecto a las demás tareas. La sumatoria Ponderación de las ponderaciones de las tareas respecto a una operación, debe ser igual a 100%. Se entendera como indicador, a la descripción de logro de algo Indicador concreto. Fuente de Lugar convenido con información aceptable y representativa de Verificación verificación del desarrollo de la tarea. Meta Descripción numérica o porcentual respecto al indicador. Es el período de tiempo expresado en días, que abarca el inicio y la Inicio - Fin finalización de la ejecución de cada tarea. Responsables Es la unidad organizacional responsable de ejecutar las tareas. Es la expresión numérica de la sumatoria de los montos de cada Monto partida presupuestaria que forma parte de la tarea para ejecutar correctamente cada una de las tareas. Art DETERMINACIÓN DE RECURSOS. Los recursos o insumos, son requerimientos de recursos humanos, servicios, materiales, activos fijos u otros, asociados a partidas presupuestarias (estructura programática y fuentes de financiamiento) que proporcionan las condiciones para una correcta implementación de las tareas. El RE-SPO-BoA, reconoce dos tipos de tareas: las recurrentes que involucran el desarrollo de funciones rutinarias y que no requerirán programar ningún costo. Y las tareas específicas, aquellas que nacen de un requerimiento particular y que no involucran las acciones rutinarias de los servidores públicos de BoA. El manual de elaboración del POA de BoA a ser elaborada y/o actualizada anualmente, responderá al manejo de información y de las características de cada uno de los niveles de planificación establecidos. Resolución de Directorio Nº 012/

12 El requerimiento de recursos financieros deberá enmarcarse en la disponibilidad de recursos para la gestión y las políticas definidas sobre el uso de estos recursos. La disponibilidad de recursos será dada a conocer por la Gerencia de Administración y Finanzas, mediante el proyecto de presupuesto para la gestión. El POA de BoA debe contemplar todas las atribuciones y competencias asignadas por Ley y debe ajustarse a los techos presupuestarios asignados y/o gestionados por la empresa. Los Recursos deben incluir los siguientes datos: Recursos Requerimientos de recursos materiales, servicios, activos fijos y otros. Ponderación Porcentaje de cada recurso respecto del monto total de la tarea. Inicio - Fin Es el período de tiempo expresado en días, que abarca el inicio y la finalización de ejecución de los recursos. Responsables Es la unidad organizacional responsable de la ejecución. Partida Es la descripción numérica de una partida presupuestaria según el clasificador presupuestario de cada gestión anual. Monto Es la expresión numérica de cuanto se debe asignar a cada partida presupuestaria para ejecutar correctamente cada una de las tareas. Art REVISIÓN Y CONSENSO DEL POA INSTITUCIONAL. La Unidad de Planificación y Control de Gestión consolidará los OGI, OGE, Operaciones, Tareas y los requerimientos valorados de recursos humanos, materiales y de servicios de todas las unidades organizacionales de BoA, posteriormente, elaborará un documento consolidado y un Resumen Ejecutivo dirigido al Gerente General como MAE. La MAE en reunión con cada Gerente y Jefes de Departamento, revisará, consensuará y validará los objetivos de gestión, las operaciones, tareas y la asignación de recursos para su ejecución, posteriormente, la Unidad de Planificación y Control de Gestión ajustará los objetivos de gestión y sus requerimientos de recursos humanos, bienes y servicios. Art ANTEPROYECTO DE POA Y SU APROBACIÓN. Una vez validado los objetivos de gestión institucional, objetivos de gestión específicos, sus operaciones, tareas y recursos necesarios para su ejecución, la Unidad de Planificación y Control de Gestión, elaborará el Anteproyecto del POA con el Presupuesto requerido y articulado, presentando al Gerente General quien remitirá al Directorio de BoA, para su consideración y aprobación. Art PLAZOS PARA LA ELABORACIÓN DEL POA. El POA de BoA para la siguiente gestión se empezará a elaborar a partir del mes de agosto hasta el mes septiembre, periodo en el cual la Unidad de Planificación y Control de Gestión presentará el documento POA mediante la MAE al Directorio de BoA, para su respectiva aprobación. Posteriormente, será remitido al Ministerio de Hacienda en la fecha establecida por los instructivos específicos determinados por esa Cartera de Estado. Resolución de Directorio Nº 012/

13 Art DIFUSIÓN DEL POA. Aprobado el POA y Presupuesto por el Directorio de BoA, la Gerencia General en coordinación con la Unidad de Planificación y Control de Gestión, serán responsables de difundir el POA aprobado, a todas las Gerencias y Unidades de BoA para su ejecución y cumplimiento. En función a la característica de la dinámica del POA de BoA, la Unidad de Planificación y Control de Gestión pondrá a disposición los formularios de incorporación, modificación o cualquier tipo de ajuste al POA aprobado, de manera que, se tenga un registro secuencial y numerado de todos los ajustes necesarios para un adecuado funcionamiento de BoA y para que el POA tenga un respaldo detallado entre avance físico y financiero. CAPÍTULO II SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA EJECUCIÓN DEL POA Art SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL POA. El seguimiento a la ejecución del POA es el proceso mediante el cual se recopilan sistemática y periódicamente datos referidos al desarrollo de las actividades programadas en el POA, para controlar el avance de los resultados esperados de las tareas, operaciones y objetivos. Tiene por objeto identificar y controlar las desviaciones respecto a los resultados y metas esperados, plazos de ejecución y presupuesto programado. La Unidad de Planificación y Control de Gestión efectuará trimestralmente el seguimiento a la ejecución del POA. Se realizará en base a los datos de: ejecución de las tareas y las ponderaciones asignadas tanto a tareas, operaciones como a objetivos El seguimiento se realizará de acuerdo a formato establecido anualmente por la Unidad de Planificación y Control de Gestión y aprobado por la Gerencia General antes de su replica en las unidades organizacionales de BoA. Art EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS. Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia en el logro de los resultados y eficiencia con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar las tareas, operaciones y objetivos respectivamente, posibilitando la determinación de las desviaciones y la adopción de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas y resultados esperados. La Unidad de Planificación y Control de Gestión, realizará trimestralmente la evaluación de los resultados esperados de las tareas, operaciones y objetivos, comparando los resultados programados con los resultados alcanzados, y los recursos utilizados frente a los programados. Resolución de Directorio Nº 012/

14 Para realizar la evaluación física y financiera, el Departamento de Contabilidad y Finanzas emitirá la información de ejecución presupuestaria, de acuerdo a formato y nivel de desagregación solicitado por la Unidad de Planificación y Control de Gestión. Art ESTRUCTURA DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL POA. El seguimiento y la evaluación del POA, se realizará en tres niveles: a) Institucional, mediante los objetivos de gestión institucional y objetivos de gestión específicos. b) Por unidad Organizacional, mediante los objetivos de gestión específicos y sus operaciones. c) Por Gerencia, mediante el logro en la ejecución de los diferentes niveles de planificación asignados a una dependencia. Se establecerán tres parámetros de calificación, del grado de cumplimiento de los resultados y metas esperadas, de acuerdo al siguiente detalle: Criterios de calificación del cumplimiento del POA. Grado de Cumplimiento(%) Calificación i) Igual o mayor a 100 Excelente ii) Entre 80 y 99 Buena iii) Menor a 80 Deficiente Art VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL POA. La Gerencia General a través de la Unidad de Planificación y Control de Gestión, es responsable de la verificación de los resultados y metas de cumplimiento reportados por las unidades organizacionales de BoA. Para este propósito la verificación se realizará in situ y la selección de resultados o metas a verificar se realizará mediante: Muestreo aleatorio, y Cuando las desviaciones respecto al resultado o meta sean mayores o iguales a 25%. Los resultados de la verificación in situ, serán remitidos a la Gerencia General para fines consiguientes. Art AJUSTES AL POA. Durante el ejercicio fiscal, el POA de BoA, podrá ser ajustado en los siguientes casos: Por la incorporación de nuevas operaciones, tareas y/ o recursos, emergentes de la dinámica empresarial pública estratégica (en cualquier día laboral de BoA). Por la variación de las metas iniciales previstas y/o cuando se evidencie la imposibilidad de su realización, por factores externos a la gestión interna de cada unidad organizacional. Cualquier cambio en las metas inicialmente previstas, deberá ser coordinado y evaluado con el personal de la unidad organizacional relacionada con el cumplimiento de la meta, Resolución de Directorio Nº 012/

15 analizando la pertinencia al ajuste de la meta y/o proponiendo modificaciones. Cualquier cambio en el POA aprobado de BoA, deberá ser realizado, a través del formulario correspondiente propuesto por la Unidad de Planificación y Control de Gestión, de manera que, se tenga un registro sistemático de todos los ajustes realizados a lo largo de la gestión fiscal, velando por la transparencia de este instrumento de gestión. Art PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL POA A INSTANCIAS COMPETENTES. La Unidad de Planificación y Control de Gestión elaborará trimestralmente un informe de seguimiento y evaluación de ejecución física y financiera, que será difundido a todas las unidades organizacionales de BoA. Semestralmente se remitirá el informe de Evaluación física y financiera del POA de BoA al Ministerio de Hacienda y cuando sea requerido a otras instancias. Resolución de Directorio Nº 012/

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