PAGINA: 1 DE 30 Procedimiento para Arrendamiento de Locales Comerciales e Islas ELABORADO REVISADO APROBADO Ing. Sergio Naranjo Ba. Eugenio Romero Eco. Fanny Gárate Especialista de planificación y Procesos Jefe Administrativo Gerente Administrativo Financiero (e) Fecha: Fecha: Fecha: Firma: Firma: Firma:
PAGINA: 2 DE 30 Procedimiento para Arrendamiento de Locales Comerciales y Espacios Contenido Objetivo... 3 Alcance... 3 Marco legal... 3 Definiciones... 5 Políticas... 6 Procedimiento para Arrendamiento de Locales Comerciales... 10 Anexo 1.- Solicitud de Arrendamiento... 13 Anexo 2.- Carta Aceptación/Negación Solicitud... 14 Anexo 3.- Formato Datos Técnicos, Permisos y Requisitos Legales... 15 Anexo 4.- Registro de cumplimiento proceso de arrendamiento... 17 Anexo 5.- Check list de fiscalización arrendamiento... 18 Anexo 6.- Solicitud de venta de productos por temporada... 21 Anexo 7.- Contrato de Arrendamiento... 22 Anexo 8.- Cánones de arrendamiento y alícuotas mensuales Terminal Norte... 26 Anexo 9.- Cánones de arrendamiento y alícuotas mensuales Terminal Sur... 27 Anexo 10.- Cánones de arrendamiento y alícuotas mensuales Villaflora... 28 Anexo 11.- Cánones de arrendamiento y alícuotas mensuales Morán Valverde... 29 Anexo 12.- Cánones de arrendamiento y alícuotas mensuales Ecovía... 30 Cuadro de modificaciones No. Revisión Tipo de Modificación Revisado Aprobado Fecha
Objetivo PAGINA: 3 DE 30 Establecer un procedimiento sistemático y consistente en la celebración de contratos de arriendo para locales comerciales e islas, y que aporte con el seguimiento y evaluación de las condiciones técnicas y legales para garantizar la continuidad de los contratos. Alcance Este procedimiento aplica para todos los contratos de arrendamiento que se encuentren vigentes, o que se puedan celebrar en el futuro, con la finalidad de establecer una relación comercial por el arriendo de un local o isla. Marco legal RESOLUCIÓN INCOP 013-2009 DEL 06 DE MARZO DEL 2009, ART. 8. CASOS ESPECIALES.- Los locales de arrendamiento de uso especial como mercados, camales, casetas, cabinas, entre otros, siempre que no respondan a una modalidad administrativa de autorización, licencia o concesión de uso público, se arrendarán preferentemente a arrendatarios locales, para lo cual no será necesario publicar la convocatoria en el Portal, sino que se podrán cursar invitaciones individuales. Los contratos que responden a hoteles, salones para recepciones o eventos, restaurantes, entre otros, de propiedad de las entidades contratantes, cuyas características de uso no sean de largo plazo, tampoco se regirán por las normas del presente capítulo sino por los usos y costumbres de la actividad. ORDENANZA METROPOLITANA 314 DEL 12 DE JULIO DEL 2010, ART. 2, Objeto Principal.- 2. Para el cumplimiento de su objeto la empresa pública metropolitana podrá: a. Celebrar todos los actos y contratos civiles, mercantiles, laborales y de cualquier otra naturaleza que sean permitidos por las leyes ecuatorianas; y,
PAGINA: 4 DE 30 LEY DE INQUILINATO DEL ECUADOR, Título II: De los locales de arrendamiento. Artículo 3: Condiciones de los locales de arrendamiento.- Los locales destinados al arrendamiento deberán reunir, a más de las condiciones que exigen las ordenanzas municipales, las siguientes: a) Disponer de servicios higiénicos completos y permanentes, siquiera uno para cada piso de la casa, de acuerdo a las modalidades del lugar. Cuando en un mismo piso hubiere dos o más departamentos independientes, cada uno de ellos deberá tener, por lo menos, un servicio higiénico completo y exclusivo. b) Tener aireación y luz suficientes para las habitaciones. c) Disponer, permanentemente, de los servicios de agua potable y de luz eléctrica, en los sectores urbanos donde existen estos servicios. d) No ofrecer peligro de ruina. e) Estar desinfectados, lo que se acreditará con el correspondiente Certificado de Sanidad. LEY DE INQUILINATO DEL ECUADOR, Título II: De los locales de arrendamiento. Artículo 7.- Si el inquilino fuere el responsable de los daños ocasionados en el local arrendado, o en las instalaciones de agua potable, luz eléctrica y servicios higiénicos, estará obligada a la inmediata reparación, a su costa. Caso de no hacerlo en el plazo fijado por el Juez, el arrendador estará facultado para efectuar dichas reparaciones y exigir al arrendatario el pago de lo invertido, con un aumento del diez por ciento. Podrá además, exigir el término del contrato. LEY DE INQUILINATO DEL ECUADOR, Título III: De la inscripción de predios de arrendamiento. Artículo 15: Exoneración de inscripción.- Exonérase a las instituciones de derecho público y de derecho privado con finalidad pública de la obligación de inscribir sus bienes inmuebles destinados al arrendamiento para la vivienda, vivienda y taller, y vivienda y comercio, en las oficinas de Registro de Arrendamientos de las municipalidades.
PAGINA: 5 DE 30 LEY DE INQUILINATO DEL ECUADOR, Título IV: De la fijación de las pensiones de arrendamiento. Artículo 17: Límite máximo para las pensiones de arrendamiento.- La pensión mensual de arrendamiento de un inmueble no podrá exceder de la doceava parte del diez por ciento del avalúo comercial con que dicho inmueble conste en el Catastro Municipal, y de los impuestos municipales que gravaren a la propiedad urbana. LEY DE INQUILINATO DEL ECUADOR, Título III: De la fijación de las pensiones de arrendamiento. Artículo 20: Fijación provisional de pensiones.- Si el inmueble no tuviere avalúo catastral comercial, la Oficina de Registro de Arrendamientos, previa inspección, podrá autorizar el arrendamiento y fijar pensiones provisionales. Si un edificio no se hallare terminado, se podrá autorizar el arrendamiento de los locales que reúnan los requisitos del Art. 3. Definiciones ALICUOTA.- Es la parte que se mide exactamente a su todo, y se obtiene de dividir el todo para un igual número de partes. Para el caso de los arrendamientos, el todo corresponde al valor del pago mensual de los servicios básicos de una edificación conformada por varias áreas destinadas a distintos usos, y las partes el porcentaje destinado para cada uno de los bienes que suman el pago total de los servicios básicos. ARRENDATARIO.- Es arrendatario quien se beneficia con el uso de una cosa por un periodo de tiempo determinado, a cambio del abono de un precio cierto. CANON DE ARRENDAMIENTO.- El canon de arrendamiento es el precio que se paga por el arrendamiento rústico de un inmueble y la cantidad que se debe pagar al Estado de manera periódica por una concesión. CÓDIGO BANCARIO.- Es un conjunto de dígitos o caracteres numéricos o alfa numéricos, el mismo que se ha designado a una persona natural o jurídica con la finalidad facilitar el seguimiento de una cuenta de pagos y que permite la realización de transacciones de intercambio monetario. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO.- Es un contrato por el cual una de las partes, llamada arrendador, se obliga a transferir temporalmente el uso y goce de un mueble o inmueble a otra parte denominada arrendatario, quien a su vez se obliga a pagar por ese uso o goce un precio cierto y determinado.
PAGINA: 6 DE 30 GARANTÍA.- Es un valor monetario determinado sobre un bien mueble o inmueble, el mismo que se determina con la finalidad de otorgarle mayor seguridad para el cumplimiento de una obligación o pago de un valor. JUICIO DE COACTIVAS.- Es un procedimiento de carácter legal que busca el cobro (ejecución) abreviado y expedito que tienen las instituciones públicas para demandar sus créditos, que gozan de la presunción de legitimidad. PENSIÓN.- Renta o canon temporal que se aplica a la renta de un bien inmueble, beneficiando al dueño del mismo. SOLICITANTE.- Se aplica a la persona que pide o busca una cosa siguiendo un procedimiento establecido. Políticas P1. Son responsables de la elaboración, control y evaluación de los contratos de arrendamiento de locales comerciales y espacios: La Jefatura Administrativa, representada por uno de los funcionarios que conforman el área, será responsable de realizar el seguimiento en el cumplimiento de las condiciones de mantenimiento y seguridad del local comercial, visitando el local y constatando el estado físico de estructura e instalaciones en general. Se encargará de custodiar los expedientes de los locales comerciales, controlando mensualmente, que todos los documentos relacionados con el proceso de arrendamiento, se hayan archivado en el expediente del local comercial. En caso de que se presenten novedades con las instalaciones, deberá valorar los daños o pérdidas para readecuar o recuperar las condiciones de estructura e instalaciones. Coordinará también, todas las acciones pertinentes que se deban desarrollar bajo jurisdicción de otros departamentos, cómo: o Jefatura Financiera o Asesoría Jurídica o Obras Civiles o Seguridad Física o Seguridad Industrial o Entidades de regulación externas (depende de la actividad que se realiza por cada local)
PAGINA: 7 DE 30 La Jefatura Financiera, representada por uno de los funcionarios que conforman el área, será responsable de realizar el seguimiento en el cumplimiento de las obligaciones económicas y entrega de los comprobantes de pago de las mismas. Determinará una tabla de asignación de valores correspondientes al canon de arrendamiento para todos los locales comerciales, la que se deberá evaluar o ajustar anualmente. Mantendrá actualizados los valores por concepto de alícuotas, generando anualmente, observaciones o reajustes en los porcentajes de cálculo de las mismas. En caso de realizarse cambios o modificaciones en la estructura de locales comerciales o instalaciones, que impliquen mejoras que tengan un impacto alto en la funcionalidad de los mismos, la alícuota mensual se modificará de acuerdo a la magnitud de la inversión. En caso de que la EPQ realice trabajos de mantenimiento general en las instalaciones de terminales y estaciones, se asignarán cuotas extraordinarias en valores proporcionales al beneficio recibido por los trabajos, estos valores serán cobrados en conjunto a la alícuota mensual. En el caso de presentarse inconvenientes con el buen desarrollo del contrato de arrendamiento, deberá gestionar las sanciones económicas que se hayan estipulado en el contrato. La Asesoría Jurídica, representada por uno de los funcionarios que conforman el área, será responsable de generar los documentos como: Contrato de arrendamiento. Elaborar comunicados de sanciones económicas validar la información levantada o administrada por los demás departamentos involucrados en el proceso de arrendamiento. P2. La Jefatura Administrativa coordinará controles mensuales, con los departamentos responsables y el arrendatario, para velar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el contrato, mismas que serán registradas y archivadas en el expediente del local, en el que constará el nombre y código bancario del arrendatario y demás documentos habilitantes. P3. En cada procedimiento de control y fiscalización realizado en los locales comerciales o espacios arrendados, antes, durante y después del establecimiento del contrato de arrendamiento, se levantarán registros fotográficos para evidenciar las condiciones del local, mismos que serán anexados a las actas de entrega recepción o informes de fiscalización. P4. Se mantendrá un seguimiento constante de cada proceso de arrendamiento empleando los formatos o documentos, cómo:
PAGINA: 8 DE 30 Solicitud de arrendamiento (Anexo 1). Carta de aceptación/negación de solicitud de arrendamiento (Anexo 2). Especificaciones técnicas del local (Anexo 3). Registro de cumplimiento del proceso de arrendamiento (Anexo 4). Check list de fiscalización de las condiciones del local (Anexo 5). Contrato de arrendamiento (Anexo 7). P5. Cualquier transacción de tipo monetario para cumplir con las responsabilidades económicas, se las realizará bajo referencia del Código Bancario asignado con la celebración del contrato de arrendamiento. P6. Se deberán solicitar de manera explícita todos los permisos y requisitos legales que tengan relación con la actividad económica o giro del negocio que el solicitante o arrendatario desarrollará en las inmediaciones del local comercial o el espacio objeto del contrato. P7. Se llevará un registro constante de todas las novedades o eventos relacionados con cada contrato de arrendamiento, en el sistema de arriendos y en el expediente del arrendatario. P8. Mensualmente el arrendatario deberá cumplir con el depósito del canon de arrendamiento los primeros 3 días de cada mes, y a partir del quinto día, podrá acercarse a retirar el comprobante de pago de la Jefatura Financiera, esta condición deberá constar obligatoriamente en el contrato de arrendamiento firmado y registrado. P9. En caso de que el arrendatario haya tomado la resolución de dar por terminado el contrato de arrendamiento y no proceder con la renovación, es necesario que se notifique con al menos 3 meses de antelación a la fecha de caducidad del contrato, para poder proceder con las verificaciones en el sistema de arriendos e iniciar los procesos para la adjudicación del local. P10. Si el período de vigencia del contrato de arrendamiento está por concluir, es necesario que se notifique al arrendatario con al menos 4 meses de antelación, para procurar recibir una respuesta del interés o no de renovar el contrato. P11. En caso de que el arrendatario, por temporada, desearía ofertar un producto que es totalmente distinto a la naturaleza de su giro del negocio, éste tendrá la opción de presentar una solicitud dirigida al Gerente General de la EPMTPQ (Anexo 6), quien
PAGINA: 9 DE 30 autorizará o no la venta de la mercadería. Entiéndase por mercadería de temporada, la que obedece a fechas especiales como: San Valentín. Semana Santa. Día de la Madre. Día del Niño. Día del Padre. Vacaciones. Halloween. Difuntos. Navidad. Fin de año. P12. Para el cálculo de la alícuota mensual de cada uno de los locales se ha establecido un porcentaje del 5%, el mismo que se ha determinado del análisis histórico de los valores cobrados en años anteriores por el mismo concepto. (Detallan valores en Anexo 8, 9, 10, 11 y 12).
PAGINA: 10 DE 30 Procedimiento para Arrendamiento de Locales Comerciales
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PAGINA: 13 DE 30 Anexos Anexo 1.- Solicitud de Arrendamiento
PAGINA: 14 DE 30 Anexo 2.- Carta Aceptación/Negación Solicitud
PAGINA: 15 DE 30 Anexo 3.- Formato Datos Técnicos, Permisos y Requisitos Legales HOJA 1
PAGINA: 16 DE 30 HOJA 2
PAGINA: 17 DE 30 Anexo 4.- Registro de cumplimiento proceso de arrendamiento
PAGINA: 18 DE 30 Anexo 5.- Check list de fiscalización arrendamiento HOJA 1
PAGINA: 19 DE 30 HOJA 2
PAGINA: 20 DE 30 HOJA 3
PAGINA: 21 DE 30 Anexo 6.- Solicitud de venta de productos por temporada
PAGINA: 22 DE 30 Anexo 7.- Contrato de Arrendamiento CONTRATO DE ESPACIOS FISICOS En Quito, a.dos mil once, comparecen: por una parte, LA EMPRESA PUBLICA METROPOLITANA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO, representada legalmente por el Gerente General ingeniero CARLOS ALFONSO POVEDA MERINO. Conforme consta del nombramiento que se adjunta, y que en lo posterior se denominará LA ARRENDADORA ; y, por otra parte, ------------------, a quien en lo posterior se llamará LA ARRENDATARIA. Las partes libres y voluntariamente convienen en suscribir el presente contrato de arrendamiento, de conformidad a las cláusulas que a continuación se expresan: CLÁUSULA PRIMERA.- ANTECEDENTES: 1.1.--Mediante Ordenanza Metropolitana No. 0314, publicada en el Registro Oficial 246 de 29 de julio del 2010, el Concejo Metropolitano crea la Empresa Pública, cuyo objeto social es administrar y operar los corredores del sistema integrado de transporte del Distrito Metropolitano de Quito. 1.2.- La letra a) del numeral 2 del Art. 2 de la citada Ordenanza establece que, para el cumplimiento de su objeto, la Empresa podrá celebrar todos los actos y contratos civiles, mercantiles, laborales y de cualquier otra naturaleza que sean permitidos por las leyes ecuatorianas. 1.3.- Mediante oficio S/N de 2011, ----------------, solicita al Gerente General, que se le conceda en arrendamiento.. (espacio físico y/o local) de la (Estación ------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------- -----------------------------). 1.4.- Del informe de la Jefatura Administrativa No. de fecha. del 2011, certifica que es factible el arriendo del--------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------- ). 1.5.- Mediante sumilla inserta en el memorando.de fecha. del 2011, el señor Gerente General, autoriza la suscripción del contrato de arrendamiento. 1.6.- Mediante oficio No..., del 2011, se notifica a -----------------------, con la aceptación de su solicitud de arriendo. CLÁUSULA SEGUNDA.- OBJETO: 2.1.- Con los antecedentes expuestos, la Arrendadora da en arrendamiento a la Arrendataria, ---------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------- -----------------------
PAGINA: 23 DE 30 CLÁUSULA TERCERA.- PLAZO: 3.1.- El Plazo de duración del presente contrato de arrendamiento, es de (dos años), contados a partir de la firma del contrato. El presente contrato termina mediante desahucio notificado con 90 días de anticipación, caso contrario se entenderá renovado por un año más de conformidad con el artículo 33 de la Ley de Inquilinato. CLÁUSULA CUARTA.- CANON DE ARRENDAMIENTO: 4.1.- El canon de arrendamiento es de------------------- DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA), que será cancelados por adelantado dentro de los cinco primeros días de cada mes. El canon podrá ser revisado por la Arrendadora cada 2 años. 4.2.- Adicionalmente se cancelará el valor correspondiente a la Alícuota del bien arrendado, en el que se incluyen los servicios de agua potable, energía eléctrica y gastos administrativos, Alícuota que podrá ser revisada por la Arrendadora anualmente. CLÁUSULA QUINTA.- OBLIGACIONES DE LAS PARTES: 5.1.- La Arrendataria no podrá destinar el espacio físico arrendado a otro fin distinto que el establecido en el objeto del presente contrato. 5.2.- La Arrendataria a la terminación del contrato, se obliga a entregar los espacios físicos, desocupados y limpios, en las mismas condiciones que se le entrega. 5.3.- La Arrendataria se somete a cumplir con las Políticas e Instructivos emitidos por la Arrendadora, en especial con el Instructivo para la Administración, Uso de los Locales e Islas Comerciales de la EPMTPQ Y Anexo-1- de Políticas y Normas de Administración y Regulación de Locales e Islas Comerciales dentro de la EPMTPQ, que son documentos habilitantes del presente Contrato. 5.4.- La Arrendataria es la responsable de obtener los permisos y seguros para el uso y funcionamiento del negocio, la no obtención de estos documentos será causa de terminación del contrato. 5.5.- La Arrendataria hará uso de los espacios en el tiempo y horas de sus labores. 5.6.- La Arrendadora se obliga a garantizar la entrega pacífica de los espacios..5.7.- La Arrendadora no se responsabiliza por los siniestros que acontecieren con el local de arrendamiento. CLÁUSULA SEXTA.- MEJORAS: 6.1.- La Arrendataria no podrá realizar construcciones, modificaciones ni mejoras de ninguna naturaleza que tiendan a afectar o destruir las fachadas o imágenes de los espacios arrendados.
PAGINA: 24 DE 30 CLÁUSULA SEPTIMA.- TERMINACIÓN DEL CONTRATO: 8.1.- La Arrendadora dará por terminado el contrato en los siguientes casos: a) Cuando la Arrendataria hay incurrido en las causales de terminación del contrato del artículo 30 de la Ley de Inquilinato; b) Cuando la Empresa decida mediante Resolución motivada destinar los bienes en arrendo al servicio objeto de la Empresa. c) Por incumplimiento a cualquiera de las cláusulas del contrato y de las políticas e Instructivos dictadas por la Empresa. CLÁUSULA OCTAVA.- CONTROVERSIA: 8.1.- En caso de surgir controversias, las partes renuncian fuero y domicilio y se someten a los jueces competentes de esta ciudad de Quito, al igual que a los fallos del Centro de Mediación y Arbitraje del Distrito Metropolitano de Quito. CLÁUSULA NOVENA.- ENTREGA RECEPCION DEL INMUEBLE.- 9.1.- La Arrendadora entrega el espacio físico en buen estado de conservación y en estado de utilización, de la misma manera la arrendataria se obliga a devolver en el mismo estado de conservación y condiciones. DECIMA.- INSTANCIAS: 10.1.- La Arrendadora se compromete a dar notificación exclusiva a la arrendataria sobre cualquier duda, inconveniente o molestia que pudiera tener respecto del objeto del presente contrato a través de la Jefatura Administrativa; por lo tanto, se entenderá que sólo si la Arrendadora no hubiese atendido las dudas presentadas o solicitudes formuladas, la Arrendatario podrá acudir a cualquier otra instancia diferente. DECIMA PRIMERA.- SUBARRENDAMIENTO Y CESIÓN: 11.1.- La Arrendataria tiene expresa prohibición de subarrendar o ceder a terceros los derechos de los espacios físicos materia de este contrato. DECIMO SEGUNDA: DE LA SUPERVISIÓN Y CONTROL DEL CONTRATO.- 12.1.- La Jefatura Administrativa de la EPMTPQ controlará la correcta utilización del espacio destinado para arrendamiento de acuerdo con el objeto del presente contrato. La Arrendataria a de brindarle las facilidades necesarias para que dicho funcionario realice su trabajo sin perturbación de ninguna clase; por lo tanto, está obligada a precautelar el fiel cumplimiento en la ejecución del presente contrato; a observar y aplicar correctamente el o los Instructivos, reglamentos que se encuentren vigentes o se expidan. DECIMO TERCERA: GARANTIAS.-13.1.- La arrendataria entregará una garantía por el valor de dos cánones arrendaticios, la misma que será devuelta a la finalización del contrato. 13.2.- Para el caso de existir daños a los locales y falta de pago a los servicios o cánones arrendaticios, la arrendataria autoriza se le descuente de la garantía.
PAGINA: 25 DE 30 DECIMA CUARTA: RATIFICACIÓN.- 14.1.- Los contratantes se afirman y ratifican en el contenido de las cláusulas que anteceden y para constancia firman por duplicado en esta ciudad de Quito. Ing. CARLOS ALFONSO POVEDA MERINO GERENTE GENERAL LA ARRENDATARIA
PAGINA: 26 DE 30 Anexo 8.- Cánones de arrendamiento y alícuotas mensuales Terminal Norte
PAGINA: 27 DE 30 Anexo 9.- Cánones de arrendamiento y alícuotas mensuales Terminal Sur
PAGINA: 28 DE 30 Anexo 10.- Cánones de arrendamiento y alícuotas mensuales Villaflora
PAGINA: 29 DE 30 Anexo 11.- Cánones de arrendamiento y alícuotas mensuales Morán Valverde
PAGINA: 30 DE 30 Anexo 12.- Cánones de arrendamiento y alícuotas mensuales Ecovía