126.º período de sesiones. Roma, 11 15 de mayo de 2009

Marzo de 2009 S COMITÉ DE FINANZAS 126.º período de sesiones Roma, 11 15 de mayo de 2009 Informe sobre los progresos alcanzados en la ejecución de las recomendaciones del Auditor Externo Resumen i) En el presente documento se informa sobre los progresos hechos por la Secretaría en la aplicación de las recomendaciones formuladas en el informe detallado del Auditor Externo correspondiente al bienio 2006-07 y en informes detallados anteriores. ii) Las recomendaciones se dividen en tres segmentos en función de la urgencia que reviste su aplicación según el Auditor Externo: Fundamental, Importante y Merece Atención. iii) El Auditor Externo ha tomado nota del estado de aplicación de cada recomendación presentado por la Secretaría en la columna titulada. Medidas que se solicitan Se pide al Comité de Finanzas que tome nota de los progresos realizados en la ejecución de las recomendaciones del Auditor Externo. Contacto Sr. Nicholas Nelson, Director de la División de Finanzas y Tesorero Telf. (+39) 06570 56040 Para minimizar los efectos de los métodos de trabajo de la FAO en el medio ambiente y contribuir a la neutralidad respecto del clima, se ha publicado un número limitado de ejemplares de este documento. Se ruega a los delegados y observadores que lleven a las reuniones sus copias y que no soliciten otras. La mayor parte de los documentos de reunión de la FAO está disponible en Internet, en el sitio www.fao.org W/K4693/s

2 ASUNTOS FINANCIEROS FUNDAMENTAL Adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) 1. Reconozco los progresos realizados respecto de la aplicación de las NICSP mediante la introducción de cambios importantes en las políticas contables, por lo que aliento a la Organización a seguir en este empeño. Recomiendo a la Organización que supervise de cerca el marco temporal y de costos para la adopción de las NICSP, teniendo en cuenta tanto el considerable volumen de trabajo necesario para la transición como el carácter descentralizado de las actividades de la Organización. Desembolsos con cargo al Programa Ordinario y el Programa de Cooperación Técnica 2. Observo que la situación de liquidez de la Organización ha afectado al desembolso del PCT. Por otra parte, el actual modelo financiero forzaría también excesivamente la capacidad de la Organización de administrar un volumen tan grande de recursos extrapresupuestarios y de consignaciones y desembolsos del PO/PCT simultáneamente y en el momento oportuno. Recomiendo que la Organización considere la posibilidad de someter a examen su capacidad, su modelo de funcionamiento y sus procesos 2011 La Junta del Proyecto NICSP sigue, mediante exámenes periódicos, los progresos que se van haciendo en relación con la adopción de las Normas y los costos conexos; asimismo se presentan informes al Comité de Finanzas en cada uno de sus períodos ordinarios de sesiones para permitir a sus miembros seguir los progresos. En la planificación detallada del proyecto se tiene en cuenta el volumen significativo de cambios en la Organización que hará precisa la transición hacia las NICSP, incluida la necesidad de definir adecuadamente y mejorar los procesos operativos a escala institucional y en las oficinas descentralizadas. El mayor riesgo para el proyecto viene dado por las limitaciones de los recursos disponibles como resultado de otras iniciativas de la Organización que compiten por los recursos. Tras reconocer estas limitaciones, en su reunión de agosto de 2008 la Junta aprobó un plan revisado con arreglo al cual se lograría el cumplimiento de las NICSP en 2012. 2009 La ralentización de los desembolsos del PCT fue consecuencia de la grave escasez de liquidez que afectó a la Organización y que condujo a una disminución del número de proyectos del Programa aprobados durante parte del bienio 2006-07. Dicha ralentización fue resultado también del alto porcentaje de los proyectos aprobados en 2004-05 que fue completamente ejecutado en el mismo bienio. Los desembolsos con cargo a la consignación para 2006-07 hasta febrero de 2009 han superado los 62 millones de USD, de una consignación

3 operativos y establezca los mecanismos y procedimientos apropiados para asegurar que no se comprometan la finalización de los proyectos del PCT y los desembolsos correspondientes. OFICINAS EXTERIORES Mecanismos de control interno 3. Recomiendo que la Organización siga adoptando medidas para fortalecer el funcionamiento de las medidas de control interno en las oficinas exteriores también mediante la capacitación y la prestación de apoyo sobre el terreno al personal administrativo de campo. neta de 95,7 millones. Se hará todo lo posible por desembolsar íntegramente la consignación para 2006-07 para el final del ejercicio económico en curso. A este respecto, el Subdirector General del Departamento de Cooperación Técnica (ADG/TC) envió el 3 de octubre de 2008 un mensaje a todos los responsables de presupuestos a fin de que acelerasen la ejecución de los proyectos aprobados para permitir a la Organización cumplir los compromisos contraídos con los gobiernos de contraparte. La capacidad, el modelo de funcionamiento y los procesos operativos de la Organización están siendo examinados como parte de la aplicación del Plan inmediato de acción (PIA), que incluye el Examen exhaustivo. 2008 La Organización continúa proporcionando considerable apoyo específico al personal administrativo de las oficinas exteriores por medio de iniciativas de capacitación sobre el terreno y de los servicios de apoyo a los usuarios prestados por las unidades operativas de la Sede. Durante el año 2008, se proporcionó capacitación sobre el terreno en 16 países. En 2009 sigue prestándose este apoyo, que será complementado con capacitación específica para facilitar los cambios en los procesos operativos de las oficinas exteriores introducidos a consecuencia de la adopción de las NICSP. Además, las divisiones interesadas de la Sede colaboran en la organización de cursos periódicos de capacitación en gestión administrativa dirigidos a los Representantes Adjuntos de la FAO y el personal administrativo. Estos cursos incluyen una sesión sobre cuestiones financieras, con inclusión del control financiero.

4 PROYECTO RELATIVO AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS s del proyecto 4. La puesta en marcha de un proyecto tan importante como el del SGRH sin haber asegurado antes una fuente de financiación oportuna debilitó el interés por el proyecto, lo cual repercutió negativamente en la formulación y ejecución eficaces del mismo. Recomiendo a la Organización que en el futuro considere todo posible compromiso de emprender un proyecto sólo después de haber identificado una fuente de financiación destinada al proyecto y vinculada a toda la duración del proyecto. 2008 en adelante La Secretaría está de acuerdo con el principio de la recomendación del Auditor Externo. Al mismo tiempo, cabe señalar que la Organización se enfrenta al desafío de cumplir mandatos no financiados con la aplicación del PIA. Efectivamente, hay un número creciente de proyectos, algunos de ellos parte del PIA, que están financiados solo en parte con cargo al Capítulo 8. A menos que se obtengan recursos adicionales como parte del PIA, existe el riesgo de que estos proyectos se retrasen o deban ser cancelados. Por lo que se refiere a la cuestión más amplia de la planificación de proyectos y la asignación de recursos, cabe señalar que los proyectos de la Organización en curso de ejecución van acompañados de documentos de iniciación del proyecto, que incluyen un desglose de los costos, los recursos necesarios y las fuentes de financiación. Este mecanismo ya se aplica; todos los documentos de iniciación deben ser aprobados por la Junta del proyecto pertinente antes de que se comprometan recursos y durante la ejecución del proyecto se siguen los costos. Una cuestión a la que se está haciendo frente paralelamente es la determinación de las necesidades de los usuarios de manera que se definan adecuadamente por adelantado el alcance del proyecto y, en consecuencia, la financiación y los plazos apropiados. Por último, se ha reconocido que diversos proyectos, incluidos algunos relacionados con la planificación institucional de los recursos de la FAO, exigen recursos con experiencia en relación con el entorno y los procesos operativos de la FAO. La Organización

5 procura conservar esos recursos considerando globalmente todo el programa de trabajo y programando los proyectos en consecuencia, en función de las limitaciones presupuestarias y los plazos. Idoneidad de la infraestructura 5. El SGRH tiene una función vital que desempeñar en el proceso de descentralización. La conectividad y la capacidad adecuada de las oficinas exteriores entrañan una importancia fundamental para determinar su capacidad de utilización óptima del SGRH. Recomiendo que se preste atención y se dé prioridad a este aspecto de importancia decisiva, a fin de que el proyecto no acabe siendo un costoso ejercicio orientado a la TI para su uso en la Sede y el CSC. Recomiendo además que: se realicen análisis de los ensayos de laboratorio y ensayos in situ efectuados en las oficinas en los países, de forma que puedan reducirse al mínimo, en su caso, los problemas que puedan surgir a este respecto después de la aplicación progresiva; antes de proceder a la aplicación progresiva de las funcionalidades del SGRH en las oficinas que dependen de proveedores de servicios de Internet (PSI) es necesario cerciorarse de que tales proveedores dispongan de la capacidad suficiente así como de los niveles adecuados de rendimiento, de manera que la conectividad no constituya un impedimento para el funcionamiento eficaz del SGRH en estas oficinas; 2009 La Organización coincide con la recomendación del Auditor Externo y señala cuanto sigue en relación con su aplicación: En 2007 se desplegó de forma gradual el SGRH en 52 países. Está previsto el despliegue en otros 38 países a principios de marzo de 2009. Durante 2008 se llevaron a cabo extensos ensayos del rendimiento en todos los lugares donde se iban a instalar las funciones de autoservicio del SGRH. Estos ensayos se realizaron desde la Sede en Roma mediante la conexión a distancia con las oficinas descentralizadas, de modo que se reprodujeron efectivamente las condiciones de ensayos in situ. Los ensayos indicaron que todos los usuarios podían acceder a las funciones del SGRH desplegadas a través de la red de amplio alcance (WAN). Los niveles de eficacia variaban en función de la anchura de banda y del tráfico. Recientemente han comenzado los ensayos del rendimiento en preparación de la aplicación del SGR en las oficinas descentralizadas de la FAO. La Organización está actualmente realizando el proceso de compra de un programa de ensayo del rendimiento que se utilizará para mejorar aun más la capacidad para ensayar la eficacia de las funciones (y de personalizarlas) antes de instalarlas en las oficinas descentralizadas.

6 la Organización verifique y examine si la velocidad de conexión deseable definida es efectivamente suficiente, habida cuenta de las demás funcionalidades desplegadas o por desplegar. Se prevé que el programa se pondrá en funcionamiento durante el tercer trimestre de 2009. Asimismo se ha propuesto un plan para incrementar la anchura de banda en las oficinas descentralizadas como parte del PIA y del reciente despliegue en varias oficinas del sistema de gestión de licencias incluido en el SGRH. Esta función no necesita un proveedor de servicios de Internet con gran capacidad y puede usarse también en localidades con poca anchura de banda. PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL DE LOS RECURSOS EN EL MÓDULO FINANCIERO DE ORACLE (ORACLE ERP FINANCIALS) Cambios de emergencia 6. Recomiendo que la Organización aumente la capacidad de las unidades operativas para que puedan preparar las especificaciones para las solicitudes de cambios. Recomiendo además que la Organización introduzca un procedimiento para los cambios de emergencia. 2008 De conformidad con la recomendación del Auditor Externo, la Organización ha introducido un procedimiento para los cambios de emergencia. En enero de 2008 se introdujo un proceso de gestión del cambio. Este proceso formalizó la parte operacional de los cambios en el entorno de producción y se ha utilizado pata cambios tanto programados como de emergencia. Durante 2008 se utilizó este proceso en relación con 20 cambios de emergencia en Oracle ERP. Está previsto proporcionar capacitación a las unidades operativas para que puedan preparar las especificaciones de solicitudes de cambios con sujeción a la disponibilidad de recursos. Al mismo tiempo, la Organización está trabajando a fin de crear una reserva de analistas funcionales cualificados en el Centro de Servicios Compartidos con objeto de respaldar y complementar las necesidades de las unidades operativas con vistas a definir sus requisitos y especificaciones.

7 FUNCIONAMIENTO DEL MECANISMO DE SUPERVISIÓN EN LOS SERVICIOS INTERNOS DE AUDITORÍA Y EL PROGRAMA DE AUDITORÍAS LOCALES Previsión de plazos de auditoría 7. Aliento a la Organización a que analice las deficiencias respecto de la diferencia entre las necesidades operativas y la capacidad actual de la AUD. Recomiendo además que la Organización prepare y aplique con la asistencia de la AUD las disposiciones de gestión institucional de riesgos (ERM) sobre la prioridad. En espera de la preparación de las ERM, la AUD debería emprender una evaluación detallada de riesgos, identificando las unidades/procesos a nivel de entidad auditable después de haber examinado debidamente los riesgos o las preocupaciones de control indicados por la Administración. Programa de auditorías locales: NICSP 8. Observo que el programa de auditorías locales (PAL) es un eslabón fundamental en el mecanismo de garantía y comodidad respecto de la contabilidad financiera de la Organización, más aún en el contexto del proceso de reforma y de adopción de las NICSP, por lo que recomiendo que se habilite el PAL para que desempeñe esa función. 2009 La Organización está preparando el estudio sobre la ERM en el marco del PIA, mediante un proyecto específico dirigido por el Director General Adjunto y respaldado por la AUD. Además, a la espera de que se aplique plenamente un marco de ERM, la AUD completará entre junio y octubre de 2009 una evaluación detallada de riesgos que permitirá identificar las unidades/procesos a nivel de entidad auditable después de haber examinado debidamente los riesgos o las preocupaciones de control indicados por la Administración. 2008 La transferencia de la función del PAL de la División de Finanzas (AFF) a la AUD se completará en 2009. Como se describía en la respuesta de la Administración a la recomendación 22 infra, se han adoptado nuevas disposiciones para reforzar las garantías derivadas del PAL. Además, las nuevas disposiciones respaldarán directamente la introducción de las NICSP, pues prevén que los exámenes locales sean realizados por funcionarios internos experimentados que estarán en mejores condiciones para adaptarse a las cambiantes necesidades administrativas y apoyar el aprendizaje de enseñanzas y la capacitación en las oficinas exteriores.

8 CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORES Y DE SUSCRIPTORES DE ACUERDOS DE SERVICIOS PERSONALES (ASP) POR LA DIVISIÓN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA Y REHABILITACIÓN (TCE) Mejora de la transparencia 9. Las normas y procedimientos que rigen la selección y contratación de los servicios de consultores y suscriptores de ASP no son de dominio público. Se advierte la falta de la documentación apropiada en el proceso de selección. Observo que, para el futuro, hay margen para mejorar la transparencia en los procedimientos y las prácticas adoptadas por la Organización, por lo que recomiendo que: a) se documente adecuadamente el proceso de selección de consultores para proporcionar un registro de las actividades de contratación y de cómo se han llevado a cabo éstas, y también para facilitar el examen de estas actividades en una fecha posterior; b) para promover una mayor transparencia en su funcionamiento, la Organización considere la posibilidad de poner sus directrices y normas relativas a la identificación, selección y contratación de consultores y suscriptores de ASP en el dominio público para facilitar el acceso a todas las partes interesadas, los expertos, el personal técnico y otros; c) la Organización examine la posibilidad de adaptar, en el futuro, las condiciones de los acuerdos de servicios con consultores para ponerlas en consonancia con la práctica mejor respecto de la publicación de los nombres de los candidatos y otros detalles breves en su sitio web, con el fin de aumentar la transparencia en el proceso de contratación. 2008 La División de Recursos Humanos ha preparado una propuesta de política de recursos humanos con objeto de hacer frente a las inquietudes que se han planteado en relación con el uso de contratos de personal no funcionario y las modalidades de contratación. _Esta propuesta está siendo examinada por la Administración superior. Las recomendaciones del Auditor Externo en relación con la transparencia se han tenido en cuenta en el proyecto de propuesta. Se ha preparado un un documento separado sobre estas cuestiones que se presentará al Comité de finanzas en su 126.º período de sesiones.

9 Dispensas 10. Habida cuenta del considerable número de dispensas que se conceden recomiendo que, de cara al futuro, la Organización considere la posibilidad de publicar tales dispensas, para comenzar, en Intranet de la Organización en aras de una mayor transparencia. 2008 La AFH está elaborando actualmente un marco que permitirá conocer el número de dispensas concedidas a todos los departamentos, incluido el TC, mediante su publicación en la Intranet trimestralmente. El nombre de las personas interesadas no se divulgará, en aras del derecho a la intimidad. El retraso en la ejecución de esta recomendación se ha debido a la prioridad otorgada a la aplicación de las iniciativas previstas en el PIA en 2008 y a los limitados recursos disponibles. PROGRAMA DE COOPERACIÓN TÉCNICA Contabilidad de los gastos del PCT: Reutilización 11. Recomiendo a la Organización que ponga en conocimiento de los órganos rectores la práctica real del proceso de reutilización, incluidos los últimos cambios introducidos en él. Recomiendo además que se examinen y codifiquen los procedimientos contables y de presentación de informes del proceso de reutilización. Los mecanismos de supervisión deberían reorientarse para ajustarlos a estos procedimientos. 2005 Por lo que se refiere a la primera parte de la recomendación, el Comité de Finanzas examinó en su 108.º período de sesiones la práctica del mecanismo de reutilización, introducido en años anteriores para velar por el uso íntegro de las consignaciones del PCT imputando los gastos en proyectos completados o en curso al bienio anterior. Dada la posible necesidad de llevar a cabo un proceso de reutilización respecto de la consignación del PCT para 2006-07 al final de 2009, la AFF y el Departamento de Cooperación Técnica han dado inicio al proceso de documentación de los procedimientos de reutilización y de los requerimientos operativos y de notificación financiera conexos. Tras la finalización de estos procedimientos, los mismos se presentarán al Comité de Finanzas para su información.

10 ASUNTOS FINANCIEROS Situación de liquidez IMPORTANTE 12. Recomiendo que se prosiga con firme empeño la cuestión de la recaudación de las cuotas asignadas pendientes de pago. Dada la sensibilidad de la liquidez de la Organización a la cuantía y el calendario de recepción de las cuotas, recomiendo que se vuelva a examinar la cuestión del aumento del capital del Fondo de Operaciones. Habida cuenta del aumento de la proporción del componente de sueldos en la estructura general de costos de la Organización, aliento a la Organización a examinar atentamente la suficiencia de los gastos de servicios a proyectos recuperables para asegurar la sostenibilidad financiera de las actividades de la Organización. 2009 La Organización sigue tratando de recaudar las cuotas pendientes e informa de las medidas adoptadas y de los progresos hechos al respecto de manera regular al Comité de Finanzas. Las propuestas de reposición de las reservas para situarlas en niveles que ofrezcan una red de seguridad a fin de evitar la escasez de liquidez se presentarán como parte de las propuestas relativas al PTP para 2010-11. Además, en octubre de 2008 el Comité de Finanzas aprobó en principio el concepto de ampliar la recuperación de costos a fin de incluir los costos indirectos fijos. La FAO participa activamente en el Grupo de trabajo sobre recuperación de costos del Comité de Alto Nivel sobre Gestión (HLCM) y el Grupo de las Naciones Unidas para el Desarrollo (GNUD), que está llevando a cabo un estudio interinstitucional con miras a determinar posibles esferas que podrían armonizarse. Basándose en ese trabajo, la FAO presentará una propuesta al Comité de Finanzas en julio de 2009 relativa a una ampliación de la política de recuperación de costos.

11 Obligaciones relacionadas con el personal 13. Recomiendo que la Organización adopte una decisión acerca del plazo en el que debe quedar plenamente financiado el pasivo relativo al ASMC y adopte las medidas apropiadas al respecto. 2009 La Secretaría ha señalado a la atención de los órganos rectores en numerosas ocasiones durante los últimos años el hecho de que la actual financiación bienal es insuficiente, considerando la magnitud del pasivo. El siguiente informe sobre esta cuestión se presentará al Comité de Finanzas en su período de sesiones de mayo de 2009, en el que el Comité considerará la última valoración actuarial, a 31 de diciembre de 2008, y en conjunción con el PTP para 2010-11 hará una recomendación sobre la financiación del ASMC en dicho bienio. OFICINAS EXTERIORES Creación de capacidad 14. Reconozco las medidas adoptadas y previstas por la Organización por lo que respecta a la creación de capacidad. Observo que el proceso de descentralización podrá tener éxito sólo si se dispone de las capacidades apropiadas sobre el terreno para asumir nuevas responsabilidades y una mayor delegación de atribuciones, por lo que aliento a la Organización a hacer un balance de la situación actual y a avanzar con arreglo a un plan hacia la creación efectiva de capacidad en las oficinas exteriores. 2009 La revisión actualmente en curso de la cobertura de las oficinas en los países y las decisiones conexas que adopte la Conferencia a finales de 2009 proporcionarán la oportunidad y los recursos para aplicar la estructura de plantilla óptima con miras a permitir que el proceso de descentralización tenga éxito. Además, la Organización examinará, como parte del marco de competencia y los perfiles de los puestos que se prepararán en 2009 y de los procesos de contratación que se instituirán, la aplicación de las modalidades necesarias para permitir la creación efectiva de capacidad en las oficinas exteriores.

12 Adquisición de bienes y servicios 15. Las adquisiciones constituyen un proceso perteneciente a la categoría de alto riesgo desde el punto de vista de la supervisión. Tomo nota de las medidas adoptadas o previstas a raíz de la auditoría de las oficinas exteriores y recomiendo una vigilancia más estrecha para asegurar la observancia. PROYECTO RELATIVO AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS (HRMS) Organigrama de los objetivos de la Organización y simplificación de los procedimientos operativos 2009 La Organización mantendrá sus esfuerzos en relación con el seguimiento y la supervisión en el área de las adquisiciones, en consonancia con las mejoras introducidas como resultado de la auditoría de las oficinas exteriores. 16. Un proyecto destinado a incorporar la reorganización de los procesos financieros para lograr mejor los objetivos estratégicos de la Organización a través de una mayor eficiencia, ha dado lugar sobre todo a la automatización principalmente mediante su alineación con las funcionalidades de Oracle, dejando la incorporación de los cambios de sistemas para después del cierre del proyecto con arreglo a la modalidad de solicitudes de cambios de sistemas (SCR). Tomo nota de las medidas adoptadas para reconocer las partes del paquete de soluciones que no se ajustan bien a los objetivos financieros generales de la Organización y para señalarlas a fin de que se proceda a adaptarlo consecuentemente y, respecto de las adaptaciones que por motivos de costo y de tiempo no es posible realizar, recomiendo que se reconozcan, acepten y aprueben al nivel apropiado los riesgos que ello entraña. 2009 Actualmente se trabaja con miras a establecer las prioridades de las SCR existentes y se están examinando nuevos procedimientos para mejorar el proceso de formulación de las SCR así como la calidad del ensayo de los usuarios. Por otra parte, el examen periódico de las funciones estándar ofrecidas en las sucesivas versiones mejoradas (actuales y futuras) del ERP constituye una dimensión adicional del concepto de SCR (y de la gestión de riesgos conexa). Estimación de los ahorros por eficiencia

13 17. Sería necesario establecer un mecanismo viable que tenga en cuenta, entre otras cosas, las funcionalidades reducidas aplicadas progresivamente, el costo de resolver los informes de problemas y las solicitudes de cambios de sistemas así como el costo que representa para las distintas divisiones el proceso conducente a la aplicación progresiva, pasada y futura, a fin de llegar a una posible estimación significativa de las economías o ahorros por eficiencia, si los hubiere. Recomiendo que se establezca un mecanismo de ese tipo. Recomiendo además que: a) que los directamente interesados en los procesos realicen un examen de los documentos relativos al desarrollo futuro y el análisis de las deficiencias y formulen propuestas de mejora respecto de lo que se ha realizado efectivamente y lo que queda todavía por realizar; b) se prepare una nota de política sobre lo que puede lograrse respecto de las realizaciones pendientes, determinadas en el anterior apartado a) y se firme al nivel apropiado. Gestión de los cambios 18. Recomiendo la formulación inmediata y comunicación efectiva de una política oficial y completa de control de los cambios respecto del SGRH de Oracle. Recomiendo además que se reconozcan y se acepten al nivel apropiado los posibles graves riesgos que entraña la carencia de una política establecida de gestión de la configuración que especifique la línea de base y el enfoque para administrar los cambios. 2009 Como se señaló en la respuesta de la Administración a la recomendación n.º 16, se está tratando de resolver el problema de las SCR, que la Organización considera el objeto de la recomendación ya que existe una distinción entre los informes de problemas y las solicitudes de cambios de sistemas. Mientras que los primeros indican cuestiones que afectan al uso del sistema con arreglo a las funciones actuales, los segundos indican cambios de las funciones basados en necesidades operacionales nuevas o modificadas. 2009 La Organización conviene con la recomendación y señala que el procedimiento de cambio del sistema se ha completado y se publicó en la Intranet en noviembre de 2008. Además, el componente operacional del proceso de gestión de los cambios respecto del módulo ERP completo de Oracle (y los sistemas satélites) está en funcionamiento desde enero de 2008. Este proceso incluye la coordinación de los cambios por la Unidad de Coordinación de Aplicaciones Administrativas y la aprobación formal de los cambios por un Comité Operativo de Sistemas

14 Administrativos. Los cambios de producción se aplican y comunican por medio de anuncios de gestión de cambios (CMA). Las mejoras de la política de gestión de la configuración (actualmente la gestión de la configuración existe únicamente en relación con los objetos en desarrollo) constituirá un gran paso adelante, pero debería reconocerse que la gestión de este proceso y el mantenimiento de puntos de referencia actualizados sobre la configuración son tareas que exigen gran cantidad de recursos y harán precisa la asignación de personal a tiempo completo, especialmente durante este período de gran actividad en la configuración del ERP (hay múltiples proyectos y cambios en marcha o programados de aquí a 2011). PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL DE LOS RECURSOS EN EL MÓDULO FINANCIERO DE ORACLE (ORACLE ERP FINANCIALS) Seguridad de la base de datos y las aplicaciones 19. Recomiendo que la Organización reconfigure los valores de los parámetros relativos a los perfiles de los usuarios con arreglo a los requisitos de seguridad del sistema, equilibrando las exigencias de seguridad con la facilidad de uso y asegurando mejores controles de acceso. Observo que el establecimiento de límites de recursos contribuirá a asegurar que la aplicación o el usuario no se acaparen intencionalmente, o involuntariamente, de los recursos de la base de datos y del sistema, por lo que recomiendo que la Organización examine los medios para establecer perfiles de recursos, a fin de limitar la utilización de los recursos destinados para la base de datos. 2008 Se han tomado algunas medidas como resultado de las observaciones formuladas por los auditores internos (por ejemplo, limitar las cuentas genéricas). El uso de perfiles de usuario personalizados y sus repercusiones en la coordinación con las unidades operativas se está investigando actualmente. Esta actividad debe conjugarse con el nivel de recursos disponibles y el gran número de iniciativas relacionadas con la planificación institucional de los recursos actualmente en marcha. Con respecto a la separación de funciones, existen ya procedimientos y está previsto que el CSC lleve a cabo exámenes periódicos. Gestión de la continuidad de los procesos operativos

15 20. Habida cuenta del carácter integrado del sistema de ERP, entraña una importancia fundamental disponer de un plan de continuidad de las actividades (PCA) así como de un plan para la recuperación en situaciones de catástrofe (PRSC) respecto de la TI. Recomiendo que la Organización vuelva a examinar la cuestión y, o bien tome medidas inmediatas para establecer un PCA y un PRSC o bien reconozca claramente y acepte los riesgos que derivan del hecho de no disponer de un PCA y un PRSC en un entorno de ERP. 2009 La Organización ha realizado recientemente una evaluación de los riesgos relativos a la información; una de las conclusiones es que la FAO debería efectivamente tomar medidas inmediatas para establecer un PCA y un PRSC. La recomendaciones derivadas de la evaluación se presentarán al Comité de Gestión y Tecnología de la Información (el órganos de la FAO encargado de formular las políticas relativas a los sistemas de información y la tecnología) para someterlas a su aprobación y se prevé que la recomendación del Auditor Externo se ejecutará para el final de 2009. FUNCIONAMIENTO DEL MECANISMO DE SUPERVISIÓN EN LOS SERVICIOS INTERNOS DE AUDITORÍA Y EL PROGRAMA DE AUDITORÍAS LOCALES Separación de los trabajos de investigación y de auditoría en el ámbito de la AUD 21. Recomiendo que se acelere el proceso de separación funcional de responsabilidades en la Oficina del Inspector General. Recomiendo además que se formulen disposiciones contractuales específicas para los consultores que se contraten para trabajos de investigación. 2008 La Organización confirma que la recomendación se ha ejecutado por completo en 2008. Puntualidad y evaluación de los informes de las auditorías locales 22. Recomiendo que las auditorías locales se planifiquen sobre la base de una evaluación de riesgos y que, salvo que lo exijan circunstancias excepcionales, no se realicen auditorías con frecuencia superior a una vez por año. 2008 De conformidad con la recomendación del Auditor Externo (véase también la recomendación n.º 44 infra), se ha revisado el programa de auditorías locales y se ha transferido la responsabilidad por la realización de exámenes de auditoría de contratistas externos a una Unidad de Inspección, dentro de la AUD, dedicada a esa tarea. Los beneficios tangibles de este nuevo planteamiento incluyen:

16 informes más fiables y de mayor calidad, como resultado de la aplicación de una metodología común; conclusiones más pertinentes para las cambiantes necesidades administrativas, al utilizar de forma más directa técnicas de evaluación de riesgos; un aumento del valor añadido, derivado de la producción de un nuevo producto del programa de auditorías locales, a saber, un informe resumido anual en el que se presenta el conjunto de conclusiones y tendencias determinadas; una simplificación del proceso de presentación de informes y un aumento de la puntualidad de los mismos; costos más predecibles y fáciles de controlar; un uso más eficaz del personal de la AUD, mediante la liberación de recursos de personal para ocuparse de otras cuestiones de mayor importancia sobre el terreno. En la actualidad se están probando los planes de trabajo y los informes y las nuevas disposiciones están introduciéndose a lo largo de 2009. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORES Y DE SUSCRIPTORES DE ACUERDOS DE SERVICIOS PERSONALES (ASP)

17 POR LA DIVISIÓN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA Y REHABILITACIÓN (TCE) Registro de candidatos 23. La responsabilidad de la creación y el mantenimiento del Registro de candidatos incumbiría a la Organización en su conjunto y no debería constituir una responsabilidad directa y exclusiva de la TCE. No obstante, recomiendo que la TCE intensifique sus esfuerzos para elaborar de inmediato y mantener un registro general de candidatos clasificado por temas y por regiones para que el proceso de selección de consultores sea más eficiente, de base amplia, objetivo y transparente. En una fase posterior, el Registro de candidatos de la Organización, una vez establecido, podrá utilizar e incorporar el registro general de la TCE. 2009 La Organización coincide con la recomendación del Auditor Externo y la está ejecutando actualmente. Se ha contratado a un consultor encargado de trabajar en la creación de un Registro de candidatos. Se han mantenido consultas y se han celebrado talleres con los interesados directos en la FAO, incluida la TCE, y se han decidido las necesidades operacionales. Se prevé que en enero de 2010 se pondrá en marcha un proyecto piloto. Los progresos a este respecto dependen de la finalización de otros proyectos relacionados con Oracle, incluido el relativo a irecruitment (sistema de contratación en línea). Una vez que la AFH haya preparado el registro de candidatos institucional como parte del módulo irecruitment, los registros de los departamentos y divisiones, incluido el de la TCE, se incorporarán en el registro general de la Organización. Un registro institucional permitirá un mayor acceso de los departamentos y las oficinas a un conjunto más amplio de contratistas independientes certificados que ofrezcan la serie de competencias y capacidades necesarias para las diferentes áreas de las actividades comprendidas en el mandato de la Organización. Entre tanto, la TCE está adaptando a sus necesidades una función relativa al registro de candidatos existente en la Red de información sobre las oficinas en los países. Proceso de selección

18 24. Como la práctica de selección de una fuente única a través de recomendaciones y contactos personales limitaría la competencia, afectaría a la transparencia, y reduciría al mínimo las posibilidades de lograr la utilización más eficaz posible de los recursos, recomiendo que el proceso de selección de consultores/suscriptores de ASP sea más formal, de base amplia y competitiva. Supervisión del rendimiento 25. La Organización debería intensificar sus esfuerzos para asegurar una evaluación significativa, amplia y transparente del rendimiento de los consultores y los suscriptores de ASP, con el fin de que estos informes de evaluación sean más fiables en cuanto instrumento eficaz de supervisión de la calidad del trabajo realizado. Marco normativo adecuado 26. Las operaciones de emergencia y rehabilitación y el volumen de realizaciones de estas operaciones han aumentado enormemente. Se ha concedido un número considerable de dispensas en el nombramiento de consultores y suscriptores de ASP y se han publicado frecuentes instrucciones caso por caso, que son por fuerza de carácter especial. Recomiendo, por tanto, que se examine la cuestión de la elaboración de un marco general de normas que rijan la selección y contratación de consultores y suscriptores de ASP para proyectos de emergencia, en cuanto distintos de los de rehabilitación u otros proyectos. 2008 Esta recomendación se ha tenido en cuenta en la política sobre recursos humanos propuesta que se menciona en la respuesta de la Administración a la recomendación n.º 9 más arriba. 2008 Esta recomendación se tiene en cuenta en la propuesta de política de recursos humanos de la Organización, relativa al empleo de personal no funcionario, que se menciona en la respuesta proporcionada por la Administración a la recomendación n.º 9 más arriba. 2008 La Organización está llevando a cabo una mesa redonda de consulta en la que participan la AFH y TCE con vistas formular, entre otras cosas, un marco de reglas general para guiar la selección y contratación de consultores y suscriptores ASP para actividades de emergencia. En este contexto, se considerarán también los planteamientos y prácticas relativos a los procedimientos que se siguen en el Programa Mundial de Alimentos al aplicar el mismo conjunto de reglas y disposiciones que actualmente se aplican en la FAO, sin que aparentemente tengan que recurrir en la misma proporción a la concesión de dispensas. ASUNTOS RELATIVOS A LOS RECURSOS HUMANOS

19 Casos de fraude o presunto fraude 27. Recomiendo que la Organización examine la posibilidad de introducir un proceso obligatorio para que los directores de servicios verifiquen si hay procedimientos disciplinarios pendientes contra un funcionario antes de aceptar la solicitud de cese en el servicio del funcionario. Reglamentación aplicable al empleo de jubilados 28. Las directrices y prácticas vigentes para la contratación de ex funcionarios que han cesado en el servicio deben unificarse en una política completa, que debería resolver, en particular, las cuestiones siguientes: el intervalo mínimo entre la rescisión del nombramiento y el nuevo contrato, su duración máxima, la naturaleza de las tareas asignadas y las condiciones financieras y de otra índole del empleo. Por lo que respecta al primer punto, considero que es una buena práctica la norma de las Naciones Unidas de un mínimo de tres años. Deberá recordarse debidamente en todos los acuerdos de rescisión de contrato. El Director General siempre podría, por supuesto, conceder una exención a esta norma basándose en justificaciones detalladas. El período máximo de empleo podría basarse en el establecido para los jubilados (seis meses).una vez establecidas, las normas relativas a la contratación del personal que ha cesado en el servicio deberán incorporarse en 2009 En virtud del párrafo 314.3.1 del Manual, los directores técnicos, jefes de oficinas, oficiales de personal y otros interesados consultan a la AFH cuando se reciben avisos de dimisión presentados por funcionarios, tanto de las oficinas exteriores como de la Sede. La lógica a que obedece este proceso de consultas es permitir a la Organización tomar las medidas apropiadas cuando el funcionario interesado es objeto de procedimientos disciplinarios, incluida una investigación. La AFH ha puesto en práctica recientemente un nuevo proceso en virtud del cual cuando se recibe un aviso de dimisión la AFH consulta siempre con la AUD para asegurarse de que el funcionario en cuestión no esté siendo investigado. 2003 La Organización confirma que, de conformidad con la recomendación del Auditor Externo, se ha formulado una política unificada sobre el empleo de jubilados en la que se toman en consideración las recomendaciones pertinentes formuladas en el informe sobre la Evaluación Externa Independiente. Este proyecto de política se está presentando actualmente a la Administración superior para su aprobación. Se ha preparado un documento separado sobre estas cuestiones que se presenta al Comité de Finanzas en su 126.º período de sesiones.

20 la Sección 300 del Manual de la FAO. VIAJES OFICIALES Falta de pruebas de validación en ATLAS 29. Recomiendo a la Organización que prosiga el proceso de sustitución del sistema de viajes a fin de satisfacer plenamente las necesidades actuales y futuras de la Organización. También recomiendo que se proporcionen los recursos adecuados para disponer de un programa de supervisión de viajes basado en la web, totalmente integrado en las Aplicaciones Financieras de Oracle. Diciembre de 2005 La Organización sigue ejecutando la recomendación del Auditor Externo. Recientemente se ha iniciado una encuesta sobre las soluciones aplicadas en otros organismos de las Naciones Unidas y se prevé que para el final de 2009 se habrán preparado el plan de actividades y las necesidades operativas. EXAMEN DE LOS CONTRATOS DE SERVICIOS LOCALES Contratación externa en la Organización 30. Recomiendo que, en vista de la evolución de las circunstancias, la Organización elabore una normativa completa o directrices, que abarquen temas como los efectos en los costos y el personal, los indicadores de medición de la calidad y la descentralización de los servicios, para regir sus operaciones de contratación externa tanto en la Sede como en las oficinas descentralizadas, para su aprobación en el nivel apropiado, incluso por los órganos rectores de ser necesario. Para el final de 2006 La puesta en funcionamiento de la oficina en Budapest del CSC se ha completado al 90 %. Se prevé que como parte del Examen Exhaustivo en curso se realizarán nuevos exámenes y se recibirán elementos adicionales al respecto, con miras a incluir servicios adicionales y mejorar la gobernanza interna. Además, en la actualidad hay un tema permanente en el programa de los períodos de sesiones del Comité de Finanzas relativo a los progresos realizados en la puesta en funcionamiento de la oficina en Budapest del CSC.

21 ASUNTOS FINANCIEROS MERECE ATENCIÓN Estados relativos a la cuenta de servicios prestados al PNUD 31. Recomiendo que la Organización continúe sus esfuerzos de conciliación de los saldos con el PNUD. 2008 Tal como se ha recomendado, están realizándose esfuerzos con objeto de conciliar los saldos con el PNUD y se señala que se están haciendo progresos al respecto. Cuentas de compensación 32. Recomiendo que la Organización proceda a efectuar los ajustes o cancelaciones necesarios, según convenga, en la cuenta de pagos anticipados y las cuentas de compensación identificadas al final del bienio 2006-2007. Aliento a la Organización a que continúe supervisando en forma permanente y liquide oportunamente las partidas pendientes de las cuentas de compensación. 2008 La Organización está haciendo los ajustes y cancelaciones necesarios mencionados en el informe detallado, que se finalizarán durante 2009. La Organización continuará realizando un seguimiento de las cuentas de compensación y liquidando oportunamente las partidas pendientes de conformidad con los procedimientos establecidos para la administración de estas cuentas.

22 Disposiciones bancarias 33. Recomiendo que, tal como se había planificado, la Organización aplique el tercer elemento de la estrategia bancaria y complete el proceso de racionalización de las disposiciones bancarias. La Organización debería tender hacia la aplicación de un régimen absoluto de intercambio electrónico de datos y de transacciones bancarias electrónicas. Diciembre de 2007 La transferencia de la gestión de los pagos y las cuentas por cobrar de la Sede al nuevo banco de la Organización se completó en octubre de 2008. La Organización ha comenzado también la unificación, siempre que es posible, de las operaciones bancarias sobre el terreno utilizando los principales bancos regionales. Cuando es factible, se establecen en dichos bancos sistemas de transacciones electrónicas, que permiten un mejor control por la Sede de los saldos y un aumento de la eficiencia en la gestión de divisas para las oficinas exteriores. OFICINAS EXTERIORES Supervisión de los anticipos 34. Reconozco las medidas que la Organización está adoptando para mejorar la supervisión de la concesión y la recuperación de anticipos y aliento a la Organización a que continúe sus esfuerzos con carácter permanente. 2009 La Organización continuará esforzándose por realizar un seguimiento de los anticipos y recuperarlos, de conformidad con los procedimientos mejorados a este respecto introducidos durante 2006-07. Durante 2009 se reforzará estos procedimientos mediante actividades de capacitación que se llevarán a cabo en las oficinas descentralizadas.

23 Sistema de contabilidad sobre el terreno y Sistema de información sobre gestión del Programa de Campo 35. Tomo nota de las medidas adoptadas con vistas a conseguir un uso más eficaz y eficiente de los sistemas e instrumentos de TI disponibles y recomiendo que se sigan desplegando esfuerzos para alentar su uso óptimo. 2008 La Organización continuará esforzándose por proporcionar un mejor apoyo a los sistemas de las oficinas descentralizadas en la esfera de la tramitación de transacciones financieras, como parte del sistema sobre el terreno que se pondrá en práctica en relación con el proyecto sobre las NICSP. En términos más generales, la Organización sigue tratando de conseguir un uso óptimo de los sistemas de TI. y cierre de los proyectos de campo 36. Tomo nota de las medidas adoptadas para mejorar los procesos de planificación, ejecución y conclusión tanto de la asistencia técnica como de los proyectos de emergencia y aliento a la Organización a avanzar hacia un proceso de planificación eficiente que tenga como objetivo la realización en un plazo determinado, el mejoramiento de la documentación y un procedimiento de cierre puntual de los proyectos. 2009 El control del proceso de cierre de los proyectos constituye una parte establecida de la gestión del ciclo de proyectos completo, incluida la planificación de la que dependen la ejecución y el cierre puntuales. Además, se está elaborando un procedimiento de cierre financiero que se espera que se publique a medianos de 2009. PROYECTO RELATIVO AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS Centro de Servicios Compartidos 37. Recomiendo que se finalicen los acuerdos sobre los niveles de los servicios y se determinen los parámetros de referencia para los diversos indicadores básicos de rendimiento identificados y aceptados. Dado que un almacén de datos ayuda a realizar búsquedas complejas y análisis sin ralentizar los sistemas operacionales, no utilizar el depósito de datos de la Organización podría constituir un impedimento para el funcionamiento satisfactorio del CSC, así como del SGRH. Recomiendo que la Organización considere la posibilidad de ampliar su depósito de 2009 Los trabajos de definición de los acuerdos sobre los niveles de los servicios del CSC están en marcha desde octubre de 2008. La Organización prosigue la elaboración de marcos normalizados relativos a los acuerdos mencionados y los acuerdos sobre los niveles operacionales, tanto internos como externos, con la participación del CSC y de otros interesados directos. Se han definido proyectos de acuerdos sobre los niveles de los servicios en relación con el 80 % de los servicios del Centro

24 datos en el momento oportuno. aproximadamente, que están siendo revisados y examinados con representantes de los departamentos. Se prevé que el 20 % restante se completará para el final de 2009. Por otra parte, se prevé realizar la ampliación del depósito de datos de la Organización como parte de una iniciativa general sobre los sistemas de información administrativa de la FAO. Está previsto el uso del depósito de datos y de las fuentes de datos conexas con una plataforma de información sobre operaciones para la gestión de datos y la difusión de información. El proceso de compra del software de información sobre operaciones se encuentra en sus fases finales. Ensayos 38. Recomendé que, conforme se estipula en los documentos relativos a los requisitos y la estrategia de ensayo, todos los ensayos respecto de los restantes módulos/funcionalidades se realizasen antes de su aplicación general, a fin de lograr plenamente los objetivos financieros del SGRH y reducir al mínimo los costos indirectos. Recomiendo además que los usuarios finales participen en forma más efectiva en el proyecto. 2008 La Organización está acumulando conocimientos sobre recursos recientemente adquiridos a fin de mejorar la coordinación y la garantía de la calidad de las actividades de ensayo. (véase asimismo la respuesta a la recomendación n.º 6 más arriba). La Organización ha adquirido instrumentos automatizados cuyo uso facilita los ensayos. (ya instalados y uso programado para marzo de 2009). Asimismo facilita este proceso el establecimiento de un equipo de garantía de la calidad (en el cuarto trimestre de 2008) que facilita los ensayos y permite la participación efectiva de los usuarios en el proceso. Cabe señalar que el proyecto relativo al SGRH se completó en marzo de 2007 y la fase posterior a la aplicación en diciembre de 2007. La participación de los usuarios está garantizada actualmente por medio de una comunicación constante con las unidades de coordinación del programa.

25 PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL DE LOS RECURSOS EN EL MÓDULO FINANCIERO DE ORACLE (ORACLE ERP FINANCIALS) Proyecto de sustitución del sistema de contabilidad sobre el terreno 39. Observo que los motivos de la decisión de suspender por el momento la continuación del proyecto de sustitución del Sistema de contabilidad sobre el terreno (FAS) en espera del examen de otras actividades afines existían y se conocían ya mucho antes. Recomiendo que, de cara al futuro, se evalúe la necesidad de emprender un nuevo proyecto o de continuar uno ya iniciado teniendo en cuenta otras actividades e iniciativas de la Organización. 2008 en adelante El proyecto de sustitución del FAS se reinició en febrero de 2009 con el nombramiento de un nuevo director del proyecto. La primera actividad del proyecto será confirmar el alcance a luz de las nuevas necesidades derivadas tanto de las NICSP y de la cuestión. Al tratarse de un asunto que depende en gran medida del proyecto relativo a las NICSP, la Junta del proyecto relativo a las Normas está examinando actualmente la posibilidad de integrar en él el proyecto relativo al FAS, a fin de lograr las máximas sinérgias. Además, el proyecto se evaluará en el contexto de las tecnologías que incorporará una nueva versión sumamente remozada de Oracle e- Business Suite 12.1, que está previsto que salga al mercado en 2009 y que la Organización adopte en 2011. Autenticación de usuarios 40. Hay deficiencias en la práctica en comparación con los procedimientos de seguridad estipulados. Recomiendo que la Organización examine la situación relativa a los procedimientos estipulados y evalúe las prácticas y normas, o su ausencia, desde el punto de vista de la seguridad del sistema. 2008 Los procedimientos de control del acceso de los usuarios se han revisado y se considera que proporcionan suficientes salvaguardias desde el punto de vista de la seguridad del sistema; la FAO ha adoptado un planteamiento de defensa en profundidad para ayudar a garantizar la seguridad de la infraestructura de Oracle EBS. Más concretamente, se ha evaluado el control del acceso a la luz de los mecanismos de protección que ofrecen no sólo los mecanismos de autenticación de Oracle EBS, sino también la configuración de las estaciones de trabajo (salva pantallas protegidos con contraseñas, software y paquetes de la mejora de la seguridad) y los controles de acceso a la red (autenticación en la red).