CAPITULO II MARCO TEÓRICO SOBRE: EMPRESA, SISTEMA, ADMINISTRACION, INVENTARIO Y CAPITAL DE TRABAJO A. EMPRESA Las empresas son entes de carácter económico, en las cuales se coordinan los recursos materiales, económicos, tecnológicos, humanos e intangibles con el fin de percibir utilidades, dejando satisfechas a la vez las necesidades de las personas que trabajan en ellos, y de quienes compran o utilizan un bien o servicio; su significado, características e importancia económica y social será estudiada a continuación. 1. DEFINICIÓN DE EMPRESA Organización de recursos humanos, materiales y financieros que ofrecen productos y servicios. En economía, la empresa es la unidad económica básica encargada de satisfacer las necesidades del mercado mediante la utilización de recursos materiales y humanos. Se encarga, por tanto, de la organización de los factores de producción, capital y trabajo. 1 Es una unidad de producción de bienes y servicios para satisfacer un mercado. 2 La empresa es un ente económico social en el que se coordinan distintos recursos con el fin de de satisfacer necesidades de los consumidores, mediante la producción y comercialización de bienes y servicios, y de quienes las personas que laboran dentro de ella. 1 Wikipedia la enciclopedia libre, definición de empresa [en línea] disponible en http://es.wikipedia.org/wiki/empresa 2 REYES PONCE, AGUSTÍN Administración de Empresas, Teoría y Práctica volumen 1, Grupo Editorial Noriega Editores, México 1996, 32ª. Edición. México D.F. 189 pag. ISBN 968-18-0059-1 Pag. 74.
2. ÁREAS FUNCIONALES DE LAS EMPRESAS Dentro de una empresa hay varios departamentos, o áreas funcionales. Una posible división es: a. Producción y logística: La producción vista desde un punto marxista es la esfera económica en la cual se lleva a cabo la apropiación por parte de los dueños de los medios de la producción de la plusvalía, entendida ésta como el excedente del tiempo de trabajo socialmente necesario para la realización de una mercancía. En este mismo sentido para el proceso productivo el capital se divide en capital constante y capital variable, siendo el primero el constituido por las máquinas necesarias para dicho proceso productivo, este capital se divide a su vez en circulante y fijo siendo el circulante las materias primas y el fijo las maquinas edificios, etc. el capital variable lo constituye la fuerza de trabajo representada por el recurso humano el cual recibe como remuneración el mínimo necesario por la producción de los bienes. La logística es el arte y la ciencia de manejar y de controlar los flujos de mercancías, energía e información. También puede definirse como el proceso de planificación, operación y control del movimiento y almacenamiento de mercaderías, servicios e información relacionados, al menor costo efectivo total. El término logística ha evolucionado desde la necesidad de los militares de suministro de piezas hasta actividades como compra, producción, transporte, almacenamiento, organización y la planificación de estas actividades. En negocios, la logística puede tener un enfoque bien interno o externo que cubre el flujo desde el origen hasta la entrega al usuario final. En el área militar, los expertos en logística determinan cómo y cuándo movilizar determinados recursos a los lugares donde son necesarios. En ciencia militar, lo importante es mantener las líneas de suministro propias e interrumpir las del
enemigo y algunos dirían que se trata del elemento más importante (puesto que una fuerza armada sin alimentos es algo inútil). Existen dos formas básicas de logística: Optimizar un flujo de material constante a través de una red de enlaces de transporte y de centros del almacenamiento. Coordinar una secuencia de recursos para realizar un determinado proyecto. Todo ello al mínimo coste global para la empresa. b. Recursos Humanos: En la gestión de organizaciones, se llama recursos humanos al conjunto de los empleados o colaboradores de esa organización. Pero lo más frecuente es llamar así a la función que se ocupa de adquirir, desarrollar, emplear y retener a los colaboradores de la organización. Estas tareas las puede desempeñar una persona o departamento en concreto (los profesionales en Recursos Humanos) junto a los directivos de la organización. El objetivo básico que persigue la función de Recursos Humanos (RRHH) con estas tareas es alinear las políticas de RRHH con la estrategia de la organización, lo que permitirá implantar la estrategia a través de las personas. c. La publicidad es una actividad de comunicación cuyo objetivo fundamental es persuadir, convencer o seducir al público hacia un determinado bien de consumo, servicio, individuo o idea. Los medio de comunicación ofrecen a los anunciantes un espacio de publicidad a cambio de una determinada suma de dinero. Entre los medios de publicidad se puede mencionar un comercial es un soporte visual, auditivo o audiovisual de breve duración que transmite un mensaje que se limita a un hecho básico o a una idea, generalmente de carácter publicitario, entendiendo con esto último a que forma parte de la publicidad. Como se puede apreciar en el aserto anterior, un spot puede estar constituido exclusivamente por sonidos, por imágenes o por imágenes y sonidos en conjunto. Así pues, encontramos :
Comercial televisivos (compuestos generalmente por imágenes y sonido).- soportes publicitarios de la televisión. Comercial radiofónicos (con el sonido como único elemento).- soportes publicitarios de la radio. Cabe aclarar que en la mayoría de los comerciales televisivos las imágenes que los conforman se presentan en movimiento. En algunos países de habla hispana, "comerciales" es el nombre coloquial con que se le denomina a los anuncios de radio o televisión. Un término que se puede prestar a discusión puesto que no todos los anuncios que se emiten tienen fines comerciales (el ejemplo se utilizan por la publicidad de servicio público, la publicidad de instituciones u otros tipos de publicidad no comercial). También pueden estar al servicio de la llamada publicidad política (no confundiéndola con la propaganda). d. Finanzas y Administración: Finanzas es la disciplina que estudia el flujo del dinero entre individuos, empresas o estados. Las empresas registran los hechos económicos basándose en las normas financieras (Principios/Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas). Todas las empresas mercantiles operan dentro del sistema financiero a través del contacto directo con los mercados financieros. Las Finanzas están orientadas a la adquisición, financiamiento y administración de activos o de capital de trabajo. "Las finanzas se relacionan con la vida de una empresa, el dinero; cómo se obtiene para financiar el negocio y cómo debería utilizarse para asegurar su éxito." En las empresas también tienen el problema de asignación de recursos y consecución del dinero, por tanto se debe determinar qué inversiones hacer y cómo financiarlas.
Las finanzas son un cuerpo de hechos, principios y teorías relacionadas con la búsqueda y utilización del dinero. Trata el cómo los individuos dividen sus ingresos entre consumo e inversión. Así mismo, abarca el estudio de mercados financieros e instituciones con énfasis en aquellos aspectos relacionados con decisiones financieras. El campo de las finanzas abarca muchas subáreas, como: finanzas personales instituciones financieras finanzas empresariales microfinanzas Las normas financieras se basan en los principios y normas contables generalmente aceptadas, esto para homogenizar la forma de registrar los eventos económicos con el objeto de entregar información que refleje, lo más fielmente posible, la situación financiera de una entidad, para permitir a ésta y a terceros, la toma de decisiones sociales, económicas y políticas. Para que las finanzas sean eficaces el administrador financiero (o persona encargada) debe poseer un conocimiento claro de las metas de la empresa, para elevar al máximo el valor de los intereses de los dueños o accionistas de la empresa. e. La Administración Organizacional es una disciplina que estudia a la Organización, y la manera como se gestionan los recursos, procesos y resultados de sus actividades. La historia de la Administración se remonta a la antigüedad con los métodos organizativos de la Iglesia y la milicia, pero es en el Siglo XIX cuando aparecen las primeras publicaciones donde se hablaba de la administración de manera científica, y el primer acercamiento de un método que reclamaba urgencia dado el aparecimiento de la revolución industrial.
Entre otros aspectos, la Administración organizacional se encarga de: Gestión de los Recursos Humanos Gestión de Inventarios Gestión de Procesos Administración Financiera Matemática Financiera Métodos Cuantitativos f. Sistema de información: Un Sistema de información se puede definir como un conjunto de funciones o componentes interrelacionados que forman un todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Igualmente apoya la coordinación, análisis de problemas, visualización de aspectos complejos, entre otros. Un sistema de información contiene información de sus procesos y su entorno. Como actividades básicas producen la información que se necesita: entrada, procesamiento y salida. La retroalimentación consiste en entradas devueltas para ser evaluadas y perfeccionadas. Es un sistema que sirve para proporcionar la información necesaria a la organización o empresa, donde y cuando se necesite. Un sistema de información se puede definir como el conjunto de funciones y procedimientos encaminados a la captación, desarrollo, recuperación, almacenamiento, etc., de información en el seno de una organización. Un sistema de información lo integran dos partes básicas: el hardware y el software.
3. CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA Los criterios bajo los cuales se clasifica la empresa salvadoreña son los siguientes: a. Por su tamaño: la clasificación de la empresa salvadoreña según su tamaño es micro, pequeña, mediana y grande, y ha sido determinada por diferentes organismos que guardan una estrecha relación económica y comercial, bajo los criterios más usuales como el número de empleados, monto de los activos y ventas anuales de las empresas, los cuales varían de acuerdo al criterio específico de cada institución. Para determinar el tamaño es una empresa, puede clasificarse de acuerdo al número de empleados o al monto de sus ventas. b. Clasificación por número de empleados: Para lograr una mayor comprensión se presentan a continuación las diferentes clasificaciones que han sido establecidas por cada institución u organismo. Según Agustín Reyes Ponce, la clasificación de las empresas también puede ser por el número de personas que laboran en ella. TIPO DE EMPRESA CANTIDAD DE PERSONAS Microempresas o empresas artesanales De 1 a 20 Pequeña empresa De 21 a 80 Mediana empresa De 81 a 500 Gran empresa De 501 personas en adelante
Según la Cámara de Comercio e Industria de El Salvador la clasificación por el número de personas es: 3 TIPO DE EMPRESA CANTIDAD DE PERSONAS Microempresas o empresas artesanales De 1 a 9 Pequeña empresa De 10 a 49 Mediana empresa De 50 a 99 Gran empresa De 100 y mas Los datos de ambas tablas varían debido a que dependen del país y de la situación económica en donde se haga la clasificación; Así como el autor al que se le atribuye la información. c. Clasificación por su nivel de ventas Microempresa: ventas hasta 600,000, equivalente a US$68,571.43. Pequeña Empresa: ventas hasta 6,000,000, equivalente a US$685,714.29. Mediana Empresa: ventas hasta 40,000,000, equivalente a US$4,571,428.57). Gran empresa: ventas mayores a 40,000,000, equivalente a US$4,571,428.57). 4 d. clasificación por sus activos Pequeña empresa es aquella cuyos activos no excedan de 500,000.00 colones o $57142.86. Mediana empresa posee activos de 500,000.00 colones o $57142.86 hasta 3,000,000.00 colones o $342,857.14. 3 Las PYMES en El Salvador, clasificación de la cámara de comercio e industria de El Salvador [en línea] disponible en http://www.camarasal.com/pymes.php. 4 Clasificación para diferenciar los tamaños de la empresa utilizado por el MINEC, Garantías y servicios S.A. de.c.v. [en línea] disponible en http://www.gys-sgr.com/faq.html
Las grandes empresas sobrepasan los 3 000,000.00 colones o $342,857.14 en el monto de sus activos. Se tomara la clasificación del número de empleados definido por la cámara de comercio de El Salvador para el desarrollo de este estudio. 4. ASPECTOS LEGALES DE LAS EMPRESAS. La economía nacional se rige bajo las normas contenidas en la Constitución de la República, leyes y reglamentos que regulan el sector económico, siendo el Código de Comercio y las Leyes Mercantiles los que norman propiamente a las empresas. Algunas de las leyes se decretaron para desarrollar contenidos en la Constitución Política, otras para responder a la necesidad de modernizar el Código de Comercio, cuya vigencia data desde marzo de 1904, decretando el nuevo Código de Comercio, vigente desde el 1º de enero de 1971, el cual ha sufrido a la fecha varias modificaciones para mejorar el ejercicio del comercio, el cual dicta que los comerciantes, los actos de comercio y las cosas mercantiles se regirán por disposiciones contenidas en este Código y en las demás leyes mercantiles y en su defecto, por los respectivos usos y costumbres, y a la falta de este por las normas del Código Civil. Con el fin de ampliar el tema de la Legislación Mercantil brevemente se mencionan las leyes de mayor importancia en el desenvolvimiento de la vida comercial del país, en relación al ejercicio del comercio, vigentes a la fecha. a. Ley Reguladora del Ejercicio del Comercio e Industria: Esta ley fue aprobada el 4 de marzo de 1969 y publicada el 27 de marzo del mismo año, la cual tiene como finalidad determinar las condiciones en que los extranjeros pueden dedicarse al comercio o a la industria, así como establecer las condiciones que lo promuevan.
b. Ley de Registro de Comercio: La presente ley fue aprobada el 26 de febrero de 1973 y publicada el 05 de marzo del mismo año, la cual establece los alcances o parámetros que posee el Registro de Comercio para regular su organización y funcionamiento, el cual tiene como objetivos primordiales tanto proporcionar plena seguridad jurídica al tráfico mercantil, como asegurar los derechos de propiedad industrial y literaria. c. Ley de Procedimientos Mercantiles: Aprobada 14 de junio de 1973 y publicada el 29 de junio del mismo año, la cual establece los procedimientos judiciales que rigen el tráfico mercantil, los cuales tienen como principales objetivos la solución de las controversias que se dan en los actos de comercio, mediante procedimientos que garanticen su pronta y eficaz resolución. d. Ley de Superintendencia de Sociedades y Empresas Mercantiles: Esta ley fue aprobada el 09 de octubre de 1973 y publicada el 29 de octubre del mismo año, la cual establece las atribuciones conferidas por el Código de Comercio a la Superintendencia de Sociedades y Empresas mercantiles referente a la inspección de sociedades mercantiles y sindicatos, así como también ejercer la vigilancia por parte del Estado sobre los comerciantes, los actos del comercio y las cosas mercantiles. B. SISTEMAS Los sistemas facilitan la unificación de muchos campos, que han sido usados como marco de referencia para la integración de las organizaciones modernas, de cara a los nuevos retos que se presentan día a día en este mundo globalizado. En la actualidad las organizaciones publicas y privadas trabajan en un ambiente de cambios constantes, sus actividades día con día son más complejas y los sistemas son recursos de mucha importancia para el desarrollo de cualquier organización.
El uso de sistemas hoy en día dentro de las organizaciones en fundamental, de ello depende en gran parte el éxito de éstas, debido a que proporciona la información básica durante todo el proceso de toma de decisiones. 1. DEFINICION DE SISTEMA Conjunto o un todo formado por partes conectadas en cierta forma y orientadas al mismo propósito Es un conjunto de elementos interdependientes e interactúantes; un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado es mayor que el resultado que las unidades podrían tener si funcionaran independientemente. 5 Un sistema es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes; estas se relacionan formando un todo unitario y complejo Se obtienen mejores resultados dentro de una organización al combinar o formar un todo organizado teniendo en cuenta el mismo objetivo trazado, es decir siguiendo el mismo propósito, pero de una forma integral, y no trabajando independientemente. Es decir, el sistema se considera una ventaja, porque al sumar todas sus partes, se obtienen mejores resultados en la búsqueda de los objetivos, debido a que esas partes forman un todo unitario, organizado e insoluble. Conjunto de elementos interdependientes relacionados entre si, que tienen unas partes con otras sin perder su carácter individual. 6 5 MARIA DA SILVA RAMIS, Aspectos fundamentales de la Teoría de Sistemas en fecha 15 de febrero de 2006, disponible en http://www.monografias.com/trabajos11/teordesis/teordesis.shtml 6 Diccionario Océano de Vocabulario Técnico-Científico, grupo editorial océano 2004 Pág. 389
Un sistema debe funcionar de manera ordenada a través de todos sus elementos que lo forman, por lo cual se deben entrelazar dichos procesos para alcanzar un fin común de quienes lo apliquen dentro de cualquier organización. 2. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS El método de utilizar un sistema nos sirve para administrar los usos y movimientos y para integrar un conjunto de actividades con el propósito de alcanzar los objetivos y poder así, proyectarse a la factibilidad en cuanto alcanzar mayores utilidades. Una de las características principales acerca de los sistemas, es la verificación de los puntos que lo conforman, con el propósito de confirmar que estos conocimientos permitan identificar los cambios relacionados en las actividades, a través de un sistema que permita el control de los procedimientos y funciones; estos coadyuvan para alcanzar los objetivos y poner énfasis en los procesamientos del sistema, con base al ordenamiento de la información y el análisis apropiado de los mismos. Los sistemas son importantes, porque sirven para llevar a acabo las actividades con una mejor eficiencia y eficacia en cualquier área funcional de la empresa; además la organización es si misma forma un sistema, pues sus partes o áreas están interrelacionadas para el logro de los objetivos. Mediante la aplicación de sistemas se evita perder de vista los objetivos de la empresa; de no ser por ellos, se quedarían dispersas y aisladas las diferentes actividades, corriendo el riesgo de no alcanzar los objetivos planeados por la empresa. Otro punto importante de los sistemas es que a través de estos los procesos que se utilizan y demandan se vuelven mas eficientes, lo que significa que los sistemas sirven de base o son alternativas de normas y procedimientos, orientados a volver más ágil, oportuno y competitivo un producto, mejorando así cualquier resultado una organización.
3. OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS Restringe su parte dentro de la organización, para asegurar la coordinación del esfuerzo general. Proporciona dispositivos sensibles para captar datos de operaciones y, a continuación, alimenta esta información, por medio del sistema de información para la administración, a los centros de toma de decisiones y,luego, encauza la dirección de la administración a los puntos de control. Integra esfuerzos para lograr que el trabajo de la organización se lleve a cabo de manera correcta. 4. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS Los sistemas tienen tres características básicas: Todo sistema tiene otros sistemas (subsistemas) y a la vez esta contenido en otro sistema de carácter superior. Esto da como resultado una categorización de suprasistemas, sistemas y subsistemas. Todos los componentes de un sistema, así como sus interrelaciones, actúan y operan, orientados en función de los objetivos del sistema. Se puede deducir que los objetivos constituyen el factor que direcciona todas las partes del conjunto. La alteración de una de las partes o de sus relaciones incide en las demás y en el conjunto. 5. PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS Los sistemas presentar ciertos principios de los cuales se consideran como propiedades que los definen para su funcionamiento. Los principios de los sistemas son los siguientes:
a. Principio de integración: Tienen una relación de semejanza de las partes integrantes dentro de un todo. Cada sistema y sus subsistemas están relacionados con la operación total. b. Principio de equifinalidad: El fundamento de este principio sugiere que el administrador no necesariamente debe buscar la solución optima sino diversas soluciones satisfactorias. Implica el logro de los resultados finales de múltiples maneras, con diferentes insumos y actividades. c. Principio de Jerarquización: Consiste en que todo sistema, es dependiente de otro y a la vez otros dependen de él. Un sistema esta compuesto de subsistemas, de orden menor, lo que a su vez forman parte de un sistema de orden mayor. Por tanto existe jerarquía entre los elementos o componentes de todo sistema. d. Principio de interacción: Todo los sistemas influyen en su actividad interna, e influyen en los demás que están en su medio ambiente, de tal manera que las acciones de un sistema, repercute en forma directa en los demás existentes. Si un sistema ejerce una actividad negativa, perjudica a los demás y, si por el contrario, ejerce una actividad positiva, generara beneficios. 6. COMPONENTES DE LOS SISTEMAS Los factores que influyen en los componentes de los sistemas están relacionados con los aspectos siguientes: a. Entradas. Son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, humanos o información, y las entradas pueden ser: en serie, aleatoria y retracción. b. Proceso: El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una maquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, etc.
c. caja negra: se utiliza para presentar a los sistemas cuando no sabemos que elementos o cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que existen determinadas salidas y así poder inducir, estímulos a las variables en ciertos sentidos. d. salidas: La salida de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que esta puede adoptar la forma de productos, servicios e información. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema. 7. CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS Existe un vínculo entre las diferentes clases de sistemas que se operan en una empresa y estos proporcionan información sustancial al desempeño de las relaciones superfluas de confiabilidad. Entre los más destacados se encuentran los siguientes: a. Sistemas naturales. Son aquellos que se desarrollan de un proceso natural, es decir como la fotosíntesis, también se les llaman adaptables, porque hay un reajuste constante a nuevos insumos ambientales, ejemplo injertos de plantas y frutas. b. Elaborados. Son aquellos donde se ha hecho una aportación al proceso en marcha, mediante objetos. Ejemplo, las presas, motores, entre otros. c. Cerrados. Son aquellos que operan con poco intercambio, razón por la cual, expertos en la materia piensan que no existen, sin embargo, se dice que el proceso de la respiración es cerrado. d. Abiertos. Estos sistemas reciben influencia de los suprasistemas, es decir todos los sistemas se encuentran inmersos en un sistema circulante.
e. Sistema de Auditoria: La verificación de controles en el procesamiento de la información, desarrollo de sistemas e instalación con el objetivo de evaluar su efectividad y presentar recomendaciones a la gerencia. f. Sistema de información: Es le desarrollo de una comprensión global de sus sistemas de información que nos permite determinar términos generales en el cual el cliente ha automatizado el procesamiento de las transacciones. g. Sistema justo a tiempo: Al proceso de manufactura como una gigantesca red de centros de trabajo conectados entre si, donde la disposición perfecta seria que cada trabajador completara su tarea en una limpieza y pasara directamente al siguiente trabajador en el momento en que este estuviera listo para recibir la otra pieza. 7 h. Sistema de control: Un sistema de control estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia. Una de sus características que sus elementos deben ser lo suficientes sensitivas y rápidas como para satisfacer los requisitos para cada función del control. i. Sistema de administración de costos: Puede visualizarse como un sistema de información integrado por una estructura y un proceso. j. Sistema de inventario: Un sistema de inventario proporciona la estructura de organización y las políticas operativas para mantener y controlar los bienes de existencia. El sistema es responsable de pedir y recibir bienes: determinar el tiempo para colocar el pedido y de quien lo ha pedido. 9 CHASE, RICHARD B.; AQUILANO, NICHOLAS J. Dirección y Administración de la Producción y de Las operaciones, editorial DOYMA Mexicana, S.A. de C.V., Times Mirror de España, division IRWIN,1 edición en español, sexta edición en ingles, 1997, 1065 Pag. ISBN84-8086-177-0 Pág. 645.
k. Sistema de costeo directo: Se integra de la materia prima consumida, la mano de obra y los gastos de fabricación que varían en relación a los volúmenes de producción. l. Sistemas de costos predeterminados: Se calcula antes de iniciar la producción de los artículos m. Sistema de costos estimados: La determinación de los costos se basa en la experiencia de años anteriores o estimaciones hechas por expertos en el ramo. n. Sistema de costos estándar: Se basa en estimaciones, especificaciones técnicas de cada producto en particular y la experiencia representa una medida de eficiencia. 8 o. Sistema de producción Pueden considerarse como un conjunto de componentes cuya función es convertir un conjunto de insumos en un producto deseado, por medio de lo que llamamos proceso de transformación. 9 p. Sistema de contabilidad Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos, etc. Para controlar las operaciones y suministrar información financiera en una empresa por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre. 10 C. ADMINISTRACIÓN La administración es universal; como necesidad, como disciplina, como proceso, como conjunto de técnicas y herramientas que son necesarias estudiar con toda la seriedad y profundidad. 8 ROMERO LÓPEZ, ALVARO JAVIER, Principios de Contabilidad, editorial Mc. Graw Hill México 2 edición, 2002, 798 pág. Glosario y bibliografía al final de la obra ISBN 970-10-3370-1pag 89 9 CHASE AQUILINO, ibidem. pag. 12, 10 FELIZ ALVAREZ, ISABEL CRISTINA Sistema de Contabilidad monografía disponible en http://www.monografias.com/trabajos2/sistdecont/sistdecont.shtml
Son las condiciones políticas, económicas, sociales y culturales las que determinan las modalidades de administración en general, pero son los problemas empresariales los que exigen soluciones prácticas, ante los diferentes acontecimientos en torno a la nueva era de la globalización, desde esa dimensión surge la necesidad de la administración. Las empresas actualmente deben de llevar a cabo una eficiente administración, de tal manera que logren alcanzar un excelente funcionamiento, pues de ellas depende que tan adecuado sea el uso de los recursos con que cuentan para agilizar sus operaciones. 1. DEFINICIONES DE ADMINISTRACIÓN Administración es la ciencia, técnica o arte por medio de los recursos humanos, materiales, y técnicos, pretende el logro óptimo de los objetivos mediante el menor esfuerzo para lograr una mayor utilidad. Dentro de la definición anterior, se destacan los medios por los cuales el concepto de administración es una ciencia. El recurso humano se persigue la satisfacción de objetivos organizacionales a través de un esfuerzo humano combinado. La importancia en el esfuerzo combinado de jefe, subalterno es determinante para el logro de metas. Los recursos materiales también son importantes para lograr los objetivos de la empresa, la capacidad instalada e insumos para la producción son esenciales para satisfacer las necesidades ( bienes), que la sociedad demanda, obteniendo mayores utilidades para la empresa. El recurso técnico factor clave para el desarrollo organizacional; persigue la tecnificación en el desarrollo de las actividades dentro de la empresa; la capacitación al personal, seminarios, talleres, entre otras; hacen que las empresas tengan una
eficiente administración de los recursos, logrando óptimos resultados con el menor esfuerzo para lograr una mayor utilidad. Proceso de diseñar y mantener un ambiente laboral en que los individuos trabajando en grupo de manera eficiente alcancen objetivos seleccionados. 11 La administración es una de las actividades más importantes, pues a medida en que la sociedad empezó a depender del esfuerzo grupal y de muchos grupos organizados tendieron a crecer; la tarea de los administradores se volvió más importante, puesto que la administración persigue la productividad, lo que implica eficiencia y eficacia. Eficacia: Es el logro de los objetivos. Eficiencia: Es el logro de los objetivos con el empleo de la mínima cantidad de los recursos. 12 2. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN La Administración es importante porque ayuda a las empresas grandes, medianas o pequeñas a ser eficientes y eficaces en el uso y manejo de los recursos. Es necesario considerar cada uno de los elementos, maquinaria, mercado, mano de obra entre otras, para una mayor productividad, pues actualmente es de mucha importancia que la empresa sea muy productiva en el desarrollo de sus actividades, al mismo tiempo mejorar a la calidad de la administración. Es de mucha importancia explicar que la administración es esencial en todo tipo de empresa, pues sin una función administrativa, los resultados lógicamente no son buenos y efectivos. Por consiguiente las fases del proceso administrativo son las claves esenciales para el desarrollo, eficiencia y eficacia en la organización. 11 KOONTZ, HAROLD Y WEIHRICH, HEINZ Administración, una perspectiva global editorial Mc Graw Hill, 12ª. Edición, México 2004, glosario al final de la obra, 804 pag ISBN 970-10-39494-1, pag. 6 12 KOONTZ, HAROLD Y WEIHRICH, ibidem pag. 14
3. CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN El propósito de la Administración se refiere a algo especifico, como un objetivo en donde los administradores centran su atención y esfuerzo, en producir acciones exitosas en la dirección de individuos con propósitos comunes. La Administración se logra mediante el esfuerzo de todos los que participan en las acciones u objetivos que persigue una determinada organización. Para participar en la administración, se requiere abandonar la tendencia a ejecutar todo por uno mismo, y hacer que las tareas se cumplan, es decir mediante los esfuerzos de los miembros de un determinado grupo. 3.1 UNIVERSALIDAD Esto nos indica que la administración se da dondequiera que exista una organización, porque en esta debe de existir siempre una coordinación sistemática de todos los medios que la componen. El fenómeno administrativo se da donde quiera que exista un organismo social, porque en él tiene siempre que existir una coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en él ejercito, en la empresa, en una sociedad religiosa entre otras. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. 3.2 SU ESPECIFICIDAD. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos (fusiones económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas, entre otras) el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompañan. 3.3 SU UNIDAD TEMPORAL Se distinguen etapas y fases de los elementos del fenómeno administrativo, y por lo mismo, ésta en todo momento de la vida de una empresa. Está dado, en mayor o menor grado, en todos o la mayor parte de los elementos administrativos.
3.4 SU UNIDAD JERÁRQUICA. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados u modalidades de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el Gerente General, hasta el último subalterno. 4. PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN La aplicación de los principios de la administración están orientados a la simplificación del trabajo de la empresa, lo cual incluye que se resuelva el trabajo en algo más sencillo para las personas. Se han planteado muchos principios de la Administración General, cada autor ha expuesto su propio enfoque, sin embargo, a continuación se presentan los Principios Generales de Administración. a. Realizar las tareas con el menor esfuerzo: Todas las actividades que se señalan deben de obtenerse con efectividad y eficiencia, entendiendo por efectividad el logro del objetivo sin valuar y eficiencia como una relación de los recursos empleados con respecto a los resultados obtenidos. b. Racionalidad: Todo tiene que proveerse o planificar para saber que es lo que puede incidir, sobre lo que prioritariamente queremos y cuanto podemos obtener en base a lo que tenemos. c. Obtención del máximo provecho: Obtener lo mas, con el aprovechamiento de todos los recursos: de tiempo, dinero, esfuerzos, riesgo y otros. d. Obtención de productividad: Es el coeficiente obtenido de el producto total por uno de los factores de la producción, o el total de insumos invertidos.
e. Reducción de Costos: Busca la efectividad para lograr rebajar los precios a través de la reducción del valor del costo de la producción del bien o servicio. f. Rentabilidad: Es la relación entre el valor de la producción (ventas totales) menos los gastos incurridos en ella, por un aparte del capital empleado por la otra, se le conoce como el rendimiento patrimonial. g. Economicidad: Reducción de tiempo, espacio, esfuerzo y recursos, entre otros. h. Buen ambiente en el trabajo: Relaciones de prosperidad y satisfacción en el desarrollo del trabajo. El uso de los principios de administración tienen como finalidad simplificar el trabajo administrativo, Henry Fayol, enumeró catorce principios basados en su experiencia que pueden resumirse así: a. División del trabajo. Este es el principio de especialización que los economistas consideran necesarios para obtener un uso eficiente del factor trabajo; se aplica a todo tipo de actividades técnicas o administrativas. b. Autoridad y Responsabilidad. Este principio considera que la autoridad y responsabilidad están relacionados y señala que ésta, se desprende de aquella como consecuencia. c. Disciplina. La considera como el respeto por los acuerdos que tiene como fin lograr obediencia, aplicación, energía y señales exteriores de respeto, declara que para lograr disciplina se requiere contar con buenos superiores en todos los niveles. d. Unidad de mando. Cada empleado no debe recibir ordenes de más de un superior. e. Unidad de dirección. Cada grupo de actividades con el mismo objetivo de tener un director y un plan.
f. Subordinación del interés particular al general. Es función de la administración conciliar estos intereses en el caso de que haya discrepancia. g. Remuneración del personal. Los métodos de retribución deben ser justos y propiciar la mayor satisfacción posible para los trabajadores y para el empresario. h. Centralización. Indica que las organizaciones deben ser dirigidas y coordinadas desde un sistema central, y esto depende de cada situación. La meta es lograr el grado de centralización que permita el mejor uso de las habilidades de los empleados. i. Jerarquía de Autoridad. Se refiere a una cadena de autoridad, desde los más altos rangos hasta los más bajos, modificándose cuando sea necesario. j. Orden. Tanto el equipo como el personal deben ser bien escogidos, bien ubicados y estar perfectamente bien organizados de manera de que la organización opere con suavidad. k. Equidad. Se refiere a la igualdad y respeto con el personal, demostrando cortesía y justicia en su trato. l. Estabilidad del personal. Los cambios en las asignaciones de los empleados serán necesarios, pero no deben hacerse con demasiada frecuencia ya que pueden perjudicar la moral y la eficiencia a la vez. m. Iniciativa. Los administradores deben dejar de lado la vanidad personal y deben alentar a los empleados a tener buenas ideas en la medida que sea posible.
n. Espíritu de Grupo. Debe de haber una unión de grupo ya que la unión hace la fuerza, pues es de mucha importancia la comunicación de todo grupo para lograr un objetivo trazado. 5. PROCESO ADMINISTRATIVO Todo proceso administrativo desde el punto de vista conceptual o metodológico es con el fin de aplicar y comprender mejor la administración, ya que separa los elementos que en una circunstancia, se pueden dominar e integrar para dar resultados positivos dentro de una organización o empresa. Las etapas que comprenden el proceso administrativo son la base fundamental para el logro de las metas a corto, mediano y largo plazo, teniendo como fin, permitir que la administración puede guiar a la empresa a la realización de los objetivos que se hubieren fijado o que se propongan, logrando de esa forma los objetivos trazados. En su concepto es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar cabo una actividad. En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, misma que se interrelacionan y forman un proceso integral. El proceso administrativo Marca las etapas que se deben seguir para lograr la acción de administrar, de gestionar, de manejar y de aplicar esfuerzos en la organización. Para poder lograr el proceso de administrar a través de pasos que específicamente son Planificar, Organizar, Dirigir, y Controlar. El proceso administrativo esta compuesto de diferentes etapas básicas a través de las cuales se realiza la administración. Es aplicable a los administradores en todos los niveles organizaciones en cualquier tipo de organización. Las fases del Proceso Administrativo son las siguientes.
5.1 PLANEACIÓN. Esta Fase del proceso determina el curso de acción a seguir, permite decidir que hacer antes de hacerlo, como base para prever y manejar el futuro, en consecuencia, planeación es sistematizar por adelantado los objetivos, políticas, programas, proyectos, planes de acción, entre otras. Tiene por objeto asegurar la supervivencia empresarial y neutralizar la incertidumbre. Ninguna empresa puede alcanzar el buen éxito, si no tiene una administración competente. La obtención de resultados mediante esfuerzo de otros requiere planeación. La planeación es una función fundamental del proceso administrativo y es básica para las otras funciones administrativas. 5.1.1 OBJETIVO DE LA PLANEACIÓN. El objetivo de la planeación es fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientar la secuencia de operaciones para realizarse y las determinaciones de tiempo y números necesarios para la realización. 5.1.2 DEFINICIÓN DE PLANEACIÓN. Es el procedimiento que implica la selección de misión y objetivos y de las acciones para llevar a cabo las primeras y alcanzar las segundas, requiere tomar decisiones, esto es elegir entre alternativas de futuros cursos de acción. 13 Es el proceso en que se establecen las metas y las directrices apropiadas para el logro de metas. 14 Es el proceso de mirar hacia el futuro para determinar el curso de acción que la empresa deberá seguir para alcanzar los objetivos 13 KOONTZ, HAROLD Y WEIHRICH, HEINZ Administración, una perspectiva global editorial Mc Graw Hill, 12ª. Edición, México 2004, glosario al final de la obra, 804 pag ISBN 970-10-39494-1 Pág. 122 14 STONER, JAMES A. F., Administración, Editorial Prentice Hall 3 edicion Mexico, 1989, 826 pág. Glosario y bibliografía al final de la obra ISBN 968-880-155-0.pag 168
La planeación es el pilar fundamental sobre el cual se sostienen las otras funciones del proceso administrativo, y consiste en proyectar a futuro acciones que se desarrollaran para la consecución de objetivos concretos. 5.1.3 IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN. La Planeación es importante porque conduce las principales actividades organizativas, de liderazgo y control, teniendo claro que todo intento de control sin planes carece de sentido, porque la organización no tendrá manera de saber si efectivamente se dirige a donde quiere ir, sin antes saber a donde quiere ir, por lo que se explica lo importante que es la planeación. 5.1.4 TIPOS DE PLANES. Existen varios cursos de acción futuros que permiten que los planes sean variables y se adapten a las exigencias de cada tipo de productividad en las empresas; los mas importantes son: a. Misión o Propósito. Se dedican a la identificación de la función o tarea primordial de la empresa o gerencias o de cualquier parte de ella. En todo sistema social, las organizaciones tienen una función o tarea básica que la sociedad les asigne. Cada función o tarea varía de acuerdo al propósito u objetivo que persigan. b. Objetivos o Metas. Son aquellas situaciones futuras hacia las cuales se dirigen las actividades de cada organización. Representan no solo la meta de la planeación, sino además el final al que se dirige la empresa, la integración tiene su plan básico, también cada departamento debe contar con una para que constituya al logro de los objetivos empresariales. c. Estrategias. Son las determinaciones de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la aceptación de los recursos de acción que tiene cada empresa, así como los recursos que asigna para que éstos objetivos sean alcanzados. Sin embargo, su importancia radica en determinar y transmitir, mediante un sistema de
objetivos y políticas básicas, una imagen del tipo de empresa que se quiere proyectar. d. Políticas. Son una pauta general para la toma de decisiones. Esta permite establecer los limites de las decisiones, especificando aquellas que pueden tomarse y excluyendo las que no se permiten; generalmente las políticas son establecidas de manera formal y se han establecido por factores externos a la organización, para guiar o encausar el pensamiento, para la toma de decisiones. e. Procedimientos. Son planes, pero que establecen una obligatoriedad para que se realicen actividades a futuro. Son acciones requeridas en forma cronológica. f. Reglas. Son acciones requeridas, las cuales se describen con claridad, para que se lleven a cabo o no. Las reglas no permiten desviaciones en los cursos de acción ya establecidos. g. Programas. Comprenden un grupo relativamente extenso de actividades, las cuales muestran los pasos más importantes que se necesitan para conseguir un objetivo, quien o que departamento es el encargado de llevar a cabo dicha tarea. En que forma, cuando y en que tiempo se deben realizar las actividades. h. Presupuestos. Son estados de recursos financieros que se reservan para una actividad determinada en un tiempo establecido. Los Presupuestos obligan a las empresas a preparar por adelantado un estimado de gastos e ingresos que serán necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, proporcionando cifras exactas para recoger y coordinar las otras actividades.
i. Proyectos. Son más pequeños e independientes que los programas, debido a que cada proyecto cuenta con una extensión limitada y definida por los directivos de la empresa, sobre la asignación de recursos y tiempo. De igual forma, se establecen los responsables, asignándose a ellos los recursos y tiempo estipulados para realizarlos. 5.2 ORGANIZACIÓN La organización reúne todos los recursos básicos en forma ordenada con el objetivo de distribuirlos, y une a las personas en tareas interrelacionadas para alcanzar determinados objetivos. 5.2.1 DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN. Es el proceso de determinar cuales son las actividades a realizar, quien las llevará a cabo, como deben agruparse éstas, quien informa a quien, y donde se tomarán las decisiones. 15 5.2.2 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN. La importancia de la organización radica en el hecho de ser un medio de ordenación indispensable para lograr la efectividad con el esfuerzo en conjunto, donde se coordinan las acciones de muchos individuos, de modo que la actuación es satisfactoria, ya que el propósito de la organización es ayudar a que los objetivos tengan significado y contribuir a la eficiencia organizacional. 5.3 DIRECCIÓN. La Dirección comprende la influencia del administrador en la realización de los planes, obteniendo de una manera significativa un respuesta positiva de parte de los empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación. 15 KOONTZ, HAROLD Y WEIHRICH, HEINZ Administración, una perspectiva global editorial Mc Graw Hill, 12ª. Edición, México 2004, glosario al final de la obra, 804 pag ISBN 970-10-39494-1, pag 243
Se puede mencionar que la dirección influye de una manera directa sobre las actividades de un individuo o grupo, en los esfuerzos que se realicen, encaminados al logro de metas en una situación determinada. Por lo general los ejecutivos son los encargados de éste proceso el cual su función es guiar y supervisar a los subordinados, instruirlos, informarlos, revisar sus trabajos y sus métodos, y tomar la acción que permite ejecutarlos o realizarlos. 5.3.1 DEFINICIÓN DE DIRECCIÓN. La Dirección es el proceso que consiste en influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. 16 Cabe mencionar que influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas dentro de la organización es necesario incluir factores como la motivación a los subordinados, la conducción de otros, la selección de canales de comunicación más efectivos y la resolución de conflictos. 5.3.2 IMPORTANCIA DE LA DIRECCIÓN. La dirección es muy importante porque contribuye al cumplimiento de las metas organizaciones y grupales, por medio de la influencia hacia los individuos, aplicando liderazgo, motivación y formas de comunicación eficaces y oportunas por parte de los administradores, encaminándose al logro de los objetivos en la empresa. El reto de la planificación y organización no solamente es crear un plan estratégico razonable y una estructura organizativa ideal para alcanzar metas, se trata de traducir dichas acciones en actos, y para sostenerlo, los gerentes deben de tener la voluntad para alentar y apoyar a las personas que lleven los planes a la práctica y que trabajen dentro de la estructura organizativa. 16 KOONTZ, HAROLD Y WEIHRICH, HEINZ Administración, una perspectiva global editorial Mc Graw Hill, 12ª. Edición, México 2004, glosario al final de la obra, 804 pag ISBN 970-10-39494-1 pag 437
5.4 CONTROL El control es la fase del proceso administrativo mediante el cual se miden los resultados obtenidos, con respecto a los que se esperaban en los planes elaborados para determinado propósito. El Control permite visualizar y analizar las desviaciones o diferencias con el objeto de informar oportunamente a la dirección para tomar las medidas correctivas. Esta fase del proceso es esencial para todos los administradores, aunque el alcance del control varía de un administrador a otro, todos tienen la responsabilidad de ejecutar planes, de manera que el control es una de las funciones administrativas más soporte en cualquier nivel. 5.4.1 DEFINICIÓN DE CONTROL. Función Administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes. 17 Esta definición explica la importancia de determinar lo que se está llevando a cabo en una empresa, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias para evitar desviaciones en la ejecución de los planes. 5.4.2. IMPORTANCIA DEL CONTROL Para facilitar de manera eficiente el logro de los objetivos es necesario Planear, crear una estructura organizacional y dirigir, así como motivar a los empleados. No obstante no hay garantía; es ahí donde el control es importante para verificar las actividades y asegurarse que se estén llevando a cabo como se planearon y así corregir cualquier desviación importante; éste cierra el ciclo de la administración, ya que el control es a la vez medio de previsión. 17 KOONTZ, HAROLD Y WEIHRICH, HEINZ Administración, una perspectiva global editorial Mc Graw Hill, 12ª. Edición, México 2004, glosario al final de la obra, 804 pag ISBN 970-10-39494-1pag 557
Se da en todas las demás funciones administrativas; hay control de la organización, de la dirección, en la integración, etc. Es por ello un medio para manejarlas o administrarlas. El control se emplea para crear mejor calidad, enfrentar el cambio, producir ciclos más rápidos, y agregar valor. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo. El control es necesario, pues su adecuado funcionamiento sirve para la toma de decisiones a favor de corregir las situaciones que no funcionen o no se den según se planifico, tiene gran relación con la producción, eliminando o atenuando errores y dando valores agregados a los bienes o servicios, con el objetivo de ser preferidos por los consumidores, también potencializa el trabajo en equipo ya que ante situaciones negativas se buscar una solución en conjunto. Al desarrollarse un efectivo control puede volver a iniciarse el proceso administrativo para el próximo periodo o actividades desde la planeación con bases sólidas de que lo anterior que se hizo va por el camino que guiará a la consecución de los objetivos institucionales. 5.5 RETROALIMENTACIÓN Las cuatro funciones de la administración constituyen, el proceso administrativo pues son ejercidas en forma coincidente y continua al administrarse una empresa. El proceso administrativo se vale de enlaces y de la retroalimentación. Por ejemplo, la planificación debe preceder a la actividad de organizar, y el controlar debe seguir a las demás funciones. 18 18 DE WELSCH, HILTON & GORDON Primera lectura Resumen El proceso Administrativo del capítulo 1 Presupuestos Educación Prentice may México 1990, tutorial de administración de empresas [en linea] SV: http://www.elprisma.com [citado el 27 de abril de 2006] disponible en http://www.uas.mx/cursoswebct/presupuestos/lec1.htm