DISEÑO DEL PERFIL POR COMPETENCIAS Y UN SISTEMA DE EVALUACIÓN POR DESEMPEÑO DE DEFENSORES PÚBLICOS, CONCILIADORES Y PROCURADORES PARA EL FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS ABRIL 2013 Página 1 de 138
ÍNDICE INTRODUCCIÓN... 3 CAPITULO 1... 4 MARCO TEÓRICO ANTECEDENTES Y OBJETIVOS... 4 CAPÍTULO 2... 8 METODOLOGÍA EMPLEADA EN EL PROCESO DE DISEÑO Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EN RELACIÓN A LOS PERFILES... 8 CAPÍTULO 3... 17 PERFILES... 17 CAPÍTULO 4... 25 INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA DE LA POBLACIÓN CENSAL... 25 CAPITULO 5... 41 METODOLOGIA DEL PROCESO DE IDENTIFICACIÓN DEL INDICADOR DE DISPONIBILIDAD DE CAPACIDAD A PARTIR DEL PROCESAMIENTO DE LOS RESULTADOS... 41 CAPITULO 6... 50 PROCESAMIENTO DE LOS RESULTADOS... 50 CAPITULO 7...102 DETERMINACIÓN DE BRECHAS Y NECESIDADES DE CAPACITACIÓN: RECOMENDACIONES Y OBSERVACIONES PARA EL PLAN DE FORTALECIMIENTO...102 CONCLUSIONES...133 RECOMENDACIONES...136 ANEXOS...138 Página 2 de 138
INTRODUCCIÓN El Proyecto de Mejoramiento de los Servicios de Justicia plantea definir las necesidades de capacitación y fortalecimiento de competencias de los Defensores Públicos, Procuradores Públicos, Conciliadores Extrajudiciales del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, a través de un proceso de evaluación de desempeño basado en perfiles por competencias requeridos para cada puesto; que permita garantizar eficacia y eficiencia en los servicios que brindan. En este contexto que, con fecha 29 de octubre de 2012, se suscribió el Contrato de Servicio de Consultoría SBCC N 013 2012 PMSJ entre el Proyecto de Mejoramiento de los Servicios de Justicia y la Universidad ESAN para el desarrollo del Diseño del perfil por competencias y un sistema evaluación por desempeño de Defensores Públicos, Conciliadores y Procuradores para el fortalecimiento de las capacidades del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. En este sentido se realizaron diversos procedimientos que se detallan a lo largo del presente informe a fin de elaborar los perfiles, diseñar un sistema de autoevaluación y evaluación on line de tipo 180, procesar la información y definir brecha de formación el cual en un futuro servirá para realizar un proceso de capacitación para el personal objeto del presente consultoría. Por tanto en el capítulo 1 se define el marco teórico, los antecedentes y los objetivos del presente trabajo, en el capítulo 2 se detalla la metodología utilizada en el proceso de diseño y evaluación del desempeño en relación a los perfiles, en el capítulo 3 se hace una descripción de la estructura y el modelo de perfil que se ha adoptado para la consultoría, en el capítulo 4 se hace un análisis estadístico de la demografía de la población censal, en el capítulo 5 se describe la metodología usada para el procesamiento de información estadística y determinación del indicador de capacidad de cada perfil, en el capítulo 6 se analizan todos los resultados obtenidos, en el capítulo 7 se describe la brecha de formación y finalmente se plantean las conclusiones y recomendación del trabajo. Página 3 de 138
CAPITULO 1 MARCO TEÓRICO ANTECEDENTES Y OBJETIVOS 1. MARCO TEÓRICO 1 La evaluación del desempeño es un proceso sistemático y periódico de estimación cuantitativa y cualitativa del grado de eficacia de una persona en su puesto de trabajo. Para lograr que los profesionales de la institución se desarrollen, la evaluación debe contemplar el futuro y analizar lo que los trabajadores puedes hacer para desarrollar y aportar su máximo potencial en la empresa. Para ello los directivos deben establecer un canal de comunicación con los colaboradores para facilitarles la información y el apoyo necesario para conseguirlo. Un sistema de evaluación de desempeño permite: a) A la institución: establecer un estilo de dirección común. Clarificar la importancia y significado de los puestos de trabajo. Estimular a las personas para que consigan mejores resultados. Valorar objetivamente las contribuciones individuales Identificar el grado de adecuación de las personas a los puestos y optimizar las capacidades personales. Mejorar el rigor y la equidad de las decisiones que afectan a la gestión de los recursos humanos (por ejemplo, promoción y retribución). b) A los evaluadores: fomentar la comunicación y cooperación con el evaluado. Dar sentido a la actividad de los evaluadosdentro de la organización, dándoles a conocer sus puntos fuertes y sus áreas de mejora. Dar información a los colaboradores sobre las prioridades y pautas para el desarrollo de su trabajo. Reforzar la sensación de equidad gracias al reconocimiento de los esfuerzos personales. Potenciar el conocimiento y las relaciones interpersonales con sus colaboradores. c) A los evaluados: Desarrollar la comunicación y el conocimiento con su superior inmediato. Tener información sobre cómo es percibida su actuación profesional. Definir, con su evaluador, planes de acción para mejorar su competencia profesional. Conocer los parámetros por los cuales va a ser valorada su actividad laboral. 1 http://www.madrimasd.org/empleo/servicioestrategiaprofesional/manualorientacionprofesional/tema10_3.asp, visitado en abril del 2013 Página 4 de 138
Lo que se persigue a todos los niveles es una gestión eficaz del rendimiento de las personas que se encuentran dentro de una organización. La formación como elemento de desarrollo profesional es un concepto que hoy en dia tiene mucha acogida en las instituciones, pero esto posible luego del análisis de la evaluación del desempeño. La formación en servicio es importante porque estamos en tiempos de cambios continuos, los conocimientos cada vez tienen una vida media menor, con lo que se quedan obsoletos con mayor rapidez, si no hay un reciclaje profesional si no se mantienen actualizados los conocimientos profesionales, si no hay formación se perderán capacidades y oportunidades de trabajo., por ello es necesario la Formación continua. El presente trabajo culmina con recomendaciones para la elaboración de un plan de formación diseñada en función a la evaluación del desempeño de los colaboradores del Ministerio de Justicia y luego de hacer un proceso de retroalimentación para determinar las necesidades de formación y mejorar así el rendimiento de los profesionales de la institución. 2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL. Definir las necesidades de capacitación y fortalecimiento de competencias de los Defensores Públicos, Procuradores Públicos, Conciliadores Extrajudiciales del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, a través de un proceso de evaluación de desempeño basado en perfiles por competencias requeridos para cada puesto; que permita garantizar eficacia y eficiencia en los servicios que brindan. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: OBJETIVO ESPECÍFICO 1: Diseñar el perfil idóneo de los Conciliadores del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, desde un enfoque de competencias. OBJETIVO ESPECÍFICO 2: Revisar y validar el perfil idóneo de los Defensores Públicos y Procuradores del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos desde un enfoque de competencias. OBJETIVO ESPECÍFICO 3: Diseñar y elaborar un sistema de evaluación de desempeño por competencias, calidad de gestión y resultados, en base a Página 5 de 138
los perfiles de puesto revisados o diseñados a ser implementado en la Institución. OBJETIVO ESPECÍFICO 4:Aplicar y validar el sistema de evaluación de desempeño a una muestra representativa de Defensores Públicos, Procuradores y Conciliadores del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos; a fin de identificar las brechas entre el perfil real y el perfil idóneo. OBJETIVO ESPECÍFICO 5:Realizar el diagnóstico de necesidades de capacitación, el cual servirá de insumo para el diseño de planes de capacitación para el fortalecimiento de competencias de los Defensores Públicos, Procuradores y Conciliadores del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. 3. ANTECEDENTES 3.1 El contrato consideró la presentación de cuatro productos, los cuales se presentaron según el siguiente cronograma: PRODUCTOS A ENTREGAR Producto 01: Plan de trabajo y cronograma de actividades Producto 02: Perfiles de puestos idóneos revisados, diseñados y validados Producto 03: Diseño y validación del sistema de evaluación por competencias Producto 04: Informe de los resultados de la muestra de evaluación por competencias FECHA DE ENTREGA (desde la firma del contrato) Entregado fecha Anexo 1 Entregado fecha Presente Documento Página 6 de 138
3.2 Talleres participativos: Para la definición de los perfiles se realizaron talleres participativos con los jefes de los profesionales motivo de la presente consultoría, el procedimiento seguido para estos talleres fue el siguiente: Convocatoria a los jefes en el poder judicial. Una reunión participativa para los jefes donde se dedujeron las competencias generales de los perfiles en relación a la misión de Ministerio de Justicia (MINJUS) y las competencias específicas que corresponden a cada perfil. Los participantes aportaron con ideas y que según ellos conocen son las funciones y competencias de cada profesional por ser ellos los expertos en el cargo. Para el desarrollo del taller se siguió la siguiente ruta metodológica: Se dio la bienvenida a los participantes aproximadamente fueron 15 personas. Se explicó los propósitos de la reunión. Se mostró un video de sensibilización de lo que significa el enfoque por competencias, (el circo de sorlei). En relación al video se hizo una reflexión y se ejemplificó cómo se determinan los atributos para un perfil del puesto. Con el ejemplo dado, se entendió los conceptos clave y se empezó a diseñar los cuadros de competencias generales y específicas de cada perfil, ya que los participantes eran representantes de cada uno de ellos. Página 7 de 138
CAPÍTULO 3 PERFILES Para el diseño de los perfiles, se tomó como modelo los perfiles de SERVIR, por ser el que correspondía a los propósitos de la presente consultoría además de ser una de las metodologías más aceptadas a nivel nacional. El perfil de puesto es una herramienta de gestión de recursos humanos que provee la información estructurada acerca de la ubicación de un puesto dentro de la estructura orgánica, su objetivo y funciones principales; así como también los requisitos y exigencias que se demandan para que una persona pueda conducirse y desempeñarse adecuadamente dentro de la organización (SERVIR). El Ministerio de Justicia con el ánimo y propósito de mejorar su rendimiento institucional propone el establecimiento de los perfiles profesionales para los procuradores, Conciliadores y defensores del poder judicial a fin de realizar una evaluación del desempeño que permita realizar procesos de retroalimentación y determinación de brechas de formación, para mejorar la calidad de servicio a través de procesos de formación de su personal, lo que finalmente redundará en la mejora del servicio de justicia en nuestro país. Por ello luego de realizar los talleres participativos con personal estratégico de la institución, presentamos los perfiles que contienen la siguiente estructura: 1. Identificación del puesto: mediante el título del puesto y otros datos de identificación, ayuda a distinguir un puesto entre los demás de la organización. Asimismo permite determinar si el puesto está subordinado a alguien a quien debe reportar o si es un puesto en cual tiene subordinados, esto permite determinar el grado de responsabilidad, y ubicar su público objetivo. 2. Objetivo del puesto: Sirve para proporcionar una visión general que deberá ser suficiente para identificar y diferenciar las obligaciones de ese puesto. Es la misión del puesto es decir la razón de ser del mismo. 3. Funciones: Donde se colocar las tareas o actividades que realiza el profesional según el cargo que ocupa y en relación al ROF, al MOF, al CAP, a los TDR o al CAS. 4. Coordinaciones internas y externas: A nivel interno se refiere al tipo de relación necesaria requerida por el área donde se ejercerá las funciones con las otras áreas de la institución a fin de contar con información de insumos para el eficiente desempeño del cargo. A nivel externo se refiere a las instituciones públicas o privadas con la que Página 17 de 138
se establece relación de semejanza de funciones y que deban coordinar para la mejora del servicio de justicia. 5. Requisitos de formación académica: la que considera los estudios realizados desde la educación básica y otros requeridos para el puesto. Asimismo se refiere a los grados o títulos que se solicitan al postulante para el puesto de trabajo, también al tipo de carrera que debe poseer para asumir el puesto y si el profesional es colegiado o no o si está habilitado o no para ejercer el cargo o puesto. 6. Requisitos de conocimientos: se refiere a 3 rubros: conocimientos técnicos que tienen que ver con los contenidos que el profesional requiere manejar para el puesto que ocupará, conocimientos adquiridos en su vida profesional a través de cursos o especializaciones actualizadas requeridos para el puesto, conocimientos de ofimáticas aplicada al puesto de trabajo, conocimientos de sistemas de administración del estado por ser una entidad pública. 7. Requisitos de Experiencia: que se refiere a la experiencia general y a la experiencia específica, es decir en el primer caso se requiere saber si ha asumido algún cargo de dirección o coordinación y cuánto tiempo lo ha ejercido, en el segundo caso se refiere a la experiencia especifica en el cargo al que postula o algún puesto que tenga que ver con las funciones del cargo y cuánto tiempo lo ha ejercido. Estos elementos determinan de alguna manera su expertis para el puesto. 8. Competencias genéricas: que corresponden a las capacidades que deben demostrar todos los colaboradores del Ministerio de Justicia, por ser comunes a todos ya que buscan perseguir el logro de la Visión institucional. 9. Competencias específicas: que corresponden a las capacidades específicas del puesto de trabajo de acuerdo a sus funciones y a los atributos determinados de la profesión y las tareas que realizan. A continuación presentamos uno de los perfiles del Conciliador especializado de Familia que se ha elaborado para la presente consultoría en función a la estructura descrita líneas arriba. Los demás perfiles se pueden observar en el anexo 1. Página 18 de 138
FORMATO DE PERFIL DEL PUESTO 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Conciliador Especializado en Familia Unidad a la que pertenece: Puesto al que reporta: Dirección General de Defensa Pública y Acceso a la Justicia. Dirección de Conciliación Extrajudicial y Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos Dirección de Conciliación Extrajudicial y Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos Puestos que supervisa: Ninguno 2. OBJETIVO DE PUESTO Ayudar a las personas de escasos recursos en la búsqueda de solución de los conflictos derivados de la relación familiar y respecto de los cuales las partes tengan libre disposición. 3. FUNCION ES 1 2 3 Absolver todo tipo de consultas de los usuarios derivando a los defensores de familia o penales cuando corresponde y atendiendo al usuario cuando es materia conciliable en el campo de familia. Calificar y tramitar solicitudes sobre materias conciliables de su competencia. Desarrollar la audiencia, identificar correctamente a las partes dentro de la audiencia, promover la comunicación entre ellas buscando intereses comunes y proponer Página 19 de 138
fórmulas de solución opcionales. 4 5 6 7 8 9 1 0 Redactar el acta final con la que se concluye el procedimiento conciliatorio sea con acuerdo total, acuerdo parcial, falta de acuerdo, inasistencia de una de las partes, inasistencia de ambas partes y decisión motivada del conciliador, cumpliendo las formalidades de ley. Entregar concluido el procedimiento conciliatorio, copias certificadas del Acta de Conciliación a las partes asistentes. Registrar los procedimientos conciliatorios en el libro registro de actas del centro de conciliación. Elaborar la estadística mensual y trimestral del centro de conciliación y remitirla a la dirección de conciliación. Supervisar los cursos de conciliación y centros de conciliación a pedido de la dirección de conciliación. Realizar inspecciones oculares a los centros de conciliación privados previo a su autorización a pedido de la dirección de conciliación Difundir el servicio de conciliación extra judicial que brinda el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. 4. COORDINACIONES PRINCIPALES Coordinaciones Internas Coordinaciones Externas 5. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA A.) Formació n Académic B.) Grado(s) / Situación académica C.) Carreras, profesiones o estudios requeridas (mencione según corresponda). D.) Se requiere Colegiatura? Página 20 de 138
a X Secund aria Egresa do(a) Deseable: Abogado Colegiado Habilitado. Sí x N o Técnica Básica (1 ó 2 años) Bachill er Técnica Superio r (3 ó 4 años) Univers itario Titulo/ Licenci atura Magist er Se requiere habilitación profesional? Se requiere formación completa? Doctor Sí N o X S í N o 6. REQUISITOS DE CONOCIMIENTOS A.) Conocimientos Técnicos principales requeridos para el puesto (máximo 4): Página 21 de 138
Conceptos legales básicos Normas procedimentales para el desarrollo del proceso de conciliación Derecho Constitucional Derecho de Familia Derecho de los Niños y Adolescentes Derecho Procesal Civil B.) Curso(s) y/o programa(s) de especialización requerido(s) y sustentados con documentos. Curso de conciliación básico Tema(s) Curso especializado en familia acreditado ante el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. N de horas C.) Conocimientos de Ofimática e Idiomas. OFIMÁTICA No aplic a Nivel de dominio Bási co Inter medi o Avan zado IDIOMAS No aplic a Word X Inglés X Excel X. Powerpoint X. Nivel de dominio Bási co Inter medi o Avan zado ** Otras herramientas requeridas: D.) Sistemas Administrativos del Estado (Marque con una "X" los sistemas administrativos que se requiere dominar en el puesto) Gestión de recursos humanos Endeudamie nto público Defensa judicial del estado Página 22 de 138
Abastecimient o Contabilidad Control Modernización de la gestión pública Inversión pública Presupuesto público Tesorería Planeamient o estratégico X NO requerido 7. REQUISITOS DE EXPERIENCIA Experiencia general A.) Marque la experiencia previa en algunos niveles de puestos; ya sea en el sector público y/o privado: Auxiliar o Asisten te Analista / Especia lista Supervis or / Coordina dor Jefe de Áre a Jef e de Dpt o. Ger ente Direc tor o simil ar B.) Mencione la experiencia total requerida (cantidad de años de experiencia; ya sea en el sector público y/o privado). No aplica Experiencia específica A.) Tiempo de experiencia requerida en el puesto y/o realizando funciones equivalentes; ya sea en el Sector Público y/o Privado: 1 año de experiencia en centros de conciliación. Página 23 de 138
B.) Se requiere experiencia en el Sector Público?: x NO requier e SÍ requiere (Mencione en que puestos y el tiempo respectivo). ** Otros criterios relevantes sobre la experiencia requerida: 120 audiencias efectivas en los últimos dos (2) años 8. COMPETENCIAS GENÉRICAS Comunicación Vocación de Servicio Conocimiento de Experto Conciencia Social Planificación y Organización 9. COMPETENCIAS ESPECÍFICAS Pensamiento Analítico Solución de Conflictos Negociación Trabajo en Equipo Página 24 de 138