Año CXVII Panamá, R. de Panamá miércoles 19 de septiembre de 2018 1 N 28615-A CONTENIDO CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Decreto N 49-2018-DNMySC (De martes 04 de septiembre de 2018) POR EL CUAL SE APRUEBA EL "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PAGO A TRAVÉS DE LA CUENTA GENERAL NO. 1 DE LA CAJA DE SEGURO SOCIAL. Decreto N 51-DFG (De miércoles 12 de septiembre de 2018) POR EL CUAL SE EFECTÚA DELEGACIÓN A LA DIRECTORA DE FISCALIZACIÓN GENERAL DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.
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República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PAGO A TRAVÉS DE LA CUENTA GENERAL N 1 DE LA CAJA DE SEGURO SOCIAL CAJA DE SEGURO SOCIAL Agosto de 2018 4
REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN SUPERIOR FEDERICO A. HUMBERT Contralor General NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General CARLOS A. GARCÍA MOLINO Secretario General DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD ELY BROKAMP I. Directora FELIPE ALMANZA Subdirector DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS PRÓSPERO ROSAS C. Jefe LETICIA R. DE RODRÍGUEZ Supervisora JOSÉ A. CASTILLO Control de Calidad ZAIDA L. GONZÁLEZ Analista de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 5
DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA JAMES E. BERNARD V. Director DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL LUTZIA FISTONIC B. Directora DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL OLDEMAR GUERRA ESPINOZA Director 6
CAJA DE SEGURO SOCIAL ALFREDO MARTIZ FUENTES Director General JULIO GARCÍA VALARINI Subdirector encargado LYDIA RIVERA Secretaria General DIRECCIÓN EJECUTIVA NACIONAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN PABLO CASTREJÓN Director DIRECCIÓN NACIONAL DE PROCESOS DEYRA PINZÓN Directora ROSA HOO Subdirectora 7
EQUIPO TÉCNICO CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS PRÓSPERO ROSAS Jefe LETICIA R. DE RODRÍGUEZ Supervisora JOSÉ A. CASTILLO Supervisor de Calidad ZAIDA L. GONZÁLEZ Analista de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CAJA DE SEGURO SOCIAL DIRECCIÓN NACIONAL DE PROCESOS DEYRA PINZÓN Directora ROSA HOO Subdirectora DEPARTAMENTO DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS ELIZABETH CUMBRERA Jefe de Departamento 8
CARLOS R. BURAC Analista de Procesos MARTA I. ARROYO Directora Nacional de Finanzas OCTAVIO PÉREZ Jefe del Departamento de Tesorería 9
ÍNDICE INTRODUCCIÓN I. GENERALIDADES A. Objetivos del Procedimiento B. Base legal C. Ámbito de Aplicación II. NORMAS DE CONTROL INTERNO APLICABLES A. Generales B. Específicas III. PROCEDIMIENTOS A. Gestión de Cobro B. Pago a Través de la Cuenta General Nº1 de la Caja de Seguro Social RÉGIMEN DE FORMULARIOS GLOSARIO ANEXOS 10
INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con la Dirección Nacional de Procesos de la Caja de Seguro Social, en uso de las atribuciones conferidas por la ley, ha desarrollado el documento denominado MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PAGO A TRAVÉS DE LA CUENTA GENERAL N 1 DE LA CAJA DE SEGURO SOCIAL. El presente documento define las diferentes operaciones que lo componen y desarrolla los controles internos, con la finalidad de propiciar un alto nivel de comprensión sobre las responsabilidades y acciones operativas de cada uno de los actores involucrados en el mismo. El cumplimiento de las pautas establecidas en este documento, garantizará el debido trámite administrativo, en el uso y manejo de los Fondos Públicos que maneja la Caja de Seguro Social. Este manual comprende de tres capítulos: el primer capítulo, detalla las Generalidades, en él se incluyen los temas inherentes al Objetivo del Documento, la Base Legal que corresponde a los conceptos normativos y el Ámbito de Aplicación. El segundo capítulo, trata sobre las Normas de Control Interno Aplicables. El tercer capítulo, expone y desarrolla los Procedimientos, objeto de regulación para el uso y manejo de fondos y bienes públicos y, por último, el Régimen de Formularios, el Glosario y los Anexos. No obstante, el permanente cambio en el quehacer gubernamental, obliga a que los diferentes entes tengan la responsabilidad de mantenerse en constantes ajustes, en base a las normas y procedimientos que regulan la Gestión Gubernamental; por consiguiente, valoramos el interés de los usuarios, en presentar a la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República, recomendaciones, que luego de ser debidamente analizadas y aprobadas, conlleven a modificaciones que lo fortalezcan. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad 11
I. GENERALIDADES A. Objetivo del Procedimiento Regular los controles y procedimientos para el pago que se realiza a través de la Cuenta General Nº1 de la Caja de Seguro Social. B. Base Legal Constitución Política de la República de Panamá, Que reforma la Constitución Política de la República de Panamá de 1972 reformada por los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y los Actos Legislativos No.1 de 1993 y No.2 de 1994. Publicada en la Gaceta Oficial Núm.17210 de 24 de noviembre de 1972, Gaceta Oficial Núm.25176 del 15 de noviembre de 2004. Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Promulgada en la Gaceta Oficial Nº 20,188 de 20 de noviembre de 1984 y sus modificaciones de la Ley 97 del 21 de diciembre de 1998, Ley 67 del 14 de noviembre de 2008. Ley Núm.59 de 29 de diciembre de 1999, Reglamenta el Artículo 299 de la Constitución Política y Dicta otras Disposiciones contra la Corrupción Administrativa. Promulgada en la Gaceta Oficial Nº 23,961 de 04 de enero de 2000. Ley Núm.38 de 31 de julio de 2000, Que aprueba el Estatuto Orgánico de la Procuraduría de la Administración, Regula el Procedimiento Administrativo General y dicta disposiciones especiales. Promulgada en Gaceta Oficial Nº 24,109 de 2 de agosto de 2000. Ley Núm.51 de 27 de diciembre de 2005, Que reforma la Ley Orgánica de la Caja de Seguro Social y dicta otras disposiciones. Promulgada en la Gaceta Oficial Nº 25,453 del miércoles 28 de diciembre de 2005. Artículos: 136, 140, 142, 144, 145, 147, 149 y 188 numeral 2. Ley Núm.67 de 14 de noviembre de 2008, Que desarrolla la Jurisdicción de Cuentas y reforma la Ley 32 de 1984, Orgánica de la Contraloría General de la República. Promulgada en la Gaceta Oficial Nº 26,169 de 20 de noviembre de 2008. Texto Único de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, Que regula la contratación pública, ordenado por la Ley 61 de 2017. Artículos 104, 105 y 125. Publicado en la Gaceta Oficial Digital Nº28483-B. del 14 de marzo de 2018. Normas de Administración Presupuestaria Vigente. Decreto Ejecutivo Núm.246 de 2004, Por el cual se dicta el Código Uniforme de Ética de los servidores públicos que laboran en las entidades del Gobierno Central. Promulgado en Gaceta Oficial Nº 25,199 de 20 de diciembre de 2004. Artículo 8. Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. Promulgado en la Gaceta Oficial Nº 23,946 de 26 de octubre de 1999. 12
Decreto N 234 de 22 de diciembre de 1997, Por el cual se adoptan las Normas de Contabilidad Gubernamental. Promulgado en la Gaceta Oficial Nº 23,451 del 2 de enero de 1998. Decreto Núm.420-2005-DMySC de 26 de septiembre de 2005, Por el cual se actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental, Versión Revisada y Actualizada M.07.09.05. Promulgado en la Gaceta Oficial Nº 25,424 del 14 de noviembre de 2005. Decreto Núm.211-2007-DMySC, de 26 de junio de 2007, Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad. Promulgado en la Gaceta Oficial Nº25,861 de 22 de agosto de 2007. Decreto Núm.220-2014-DMySC de 25 de julio de 2014, Por el cual se adoptan las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público en la República de Panamá. Promulgado en la Gaceta Oficial Nº 27646 del 20 de octubre de 2014. Decreto Núm.01-2017-DNMySC, de 3 de enero de 2017, Por el cual se aprueba el Manual General de Contabilidad Gubernamental basado en las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) Versión II. Promulgado en la Gaceta Oficial Nº28,198-A de 17 de enero de 2017. Resolución Núm.35,888-A-2004 de 15 de junio de 2004, Se oficializa el Reglamento Interno de Personal de la Caja de Seguro Social. Promulgado en la Gaceta Oficial Nº25,106 de 02 de agosto de 2004. Resolución N 38,491-2006-J.D. 21 de febrero de 2006. Por medio del cual se Regula el Procedimiento de Obras, Suministros de Bienes y Prestación de Servicios en General. Promulgado en la Gaceta Oficial N 25,494 de jueves 2 de marzo de 2006. Página 50. C. Ámbito de Aplicación Aplica a la Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración, Dirección Nacional de Finanzas, Departamento de Tesorería y todas las Unidades Ejecutoras donde se tramitan pagos a través de la Cuenta General. 13
II. NORMAS DE CONTROL INTERNO APLICABLES A. GENERALES 1. El presente manual es de obligatorio cumplimiento por los servidores públicos que intervienen en el proceso, la no aplicación del mismo, conllevará a las sanciones de conformidad con lo que establece el Reglamento Interno de Personal, establecido en el Título VII del régimen disciplinario. 2. Toda Gestión de Cobro (Formulario Núm.1), presentada para el pago a través de la Cuenta General N 1, debe ser verificada por la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General e igualmente contar con el registro presupuestario cuando se trate de un gasto de funcionamiento o inversión. 3. El Departamento de Tesorería, tiene la responsabilidad de programar, garantizar y asignar los fondos para el pago oportuno de las obligaciones por bienes y servicios recibidos, salarios de los funcionarios y prestaciones económicas a corto plazo (maternidad, incapacidad común, lentes, funerales, prótesis dental), a jubilados y pensionados por vejez, riesgos profesionales y otros, a través de la Cuenta General Nº1, como también transferir los fondos para las operaciones a través de los Fondos de Trabajo de Hospitales y Policlínicas y otras cuentas bancarias destinadas a estos fines. 4. Los Comprobantes de Pago de Transferencia de Fondos a las diferentes cuentas de planillas de salarios, prestaciones económicas y otras cuentas bancarias, así como de las recaudaciones del Seguro Educativo e Impuesto Sobre la Renta, deberán ser presentados en la Sección de Pago a Proveedores de Bienes y Servicios del Departamento de Tesorería, previa verificación de la Oficina de Fiscalización del área. 5. Para el retiro de cheques en la Ventanilla de Pagos, el servidor público responsable deberá exigir al beneficiario la cédula de identidad personal actualizada, copia del Paz y Salvo de la Caja de Seguro Social y Paz y Salvo de la Dirección General de Ingresos, en adelante (DGI). 6. Aquellos cheques bajo custodia de un cajero y que por alguna razón tengan que ser entregados a otro personal para su resguardo, se debe cumplir con el traspaso formal de los cheques, a través de un acta, firmada en conjunto con el responsable del área, esto incluye el conteo de quien lo entrega y quien los recibe, o en caso excepcional el responsable de la Unidad Administrativa respectiva. 7. Los servidores públicos asignados para el manejo, custodia y entrega de cheques, deben ser permanentes en la institución y gozar de buena reputación y probidad, además de tener el conocimiento en el manejo de valores. 8. Por consiguiente, las Unidades Ejecutoras de la Caja de Seguro Social, tienen la responsabilidad de capacitar al personal en el manejo de fondos del Estado. 9. La Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración establecerá medidas de seguridad en el buen manejo de los fondos y valores públicos, con el objeto de optimizar el proceso de pago y garantizar el cumplimiento de los compromisos adquiridos por la institución. 14
B. ESPECÍFICAS 1. La Dirección General, por medio de la Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración y aquellas otras Unidades Administrativas vinculadas al proceso, deben velar por el cumplimiento del presente manual, aplicando las medidas correctivas y disciplinarias, en caso de incumplimiento de esta herramienta de control, según lo establecido en el presente documento, Ley Orgánica de la CSS y Reglamento Interno de Personal de la institución. 2. Para los fines presentes, el procedimiento de pago cubrirá los siguientes aspectos: 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 Pago a Proveedores Pago de Servicios Básicos Pago de Caja Menuda Pago de Viáticos Otros Pagos, los cuales incluyen: 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 Devolución de Préstamos Hipotecarios Devoluciones de Descuentos de Salarios Subsidios de Funerales y otros. Reembolsos de Cheques Reintegrados 3. Toda transacción que justifica un pago a proveedor de bienes, servicios u otros pagos deberá contar con la documentación que lo sustente, como son: orden de compra original, Informe de Recepción original, factura fiscal original y copia, Cuenta comprobante de pago, Paz y Salvo vigentes de la CSS original, y de la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas, en adelante (MEF). Ver documento denominado Sustentadores cuando se efectúen los siguientes pagos (Anexo Núm.1). 4. Las gestiones de cobro que no cuenten con codificación presupuestaria, deben remitirlas al Departamento de Presupuesto para asignar la respectiva codificación y enviarlas a la Sección de Pago a proveedores de bienes y servicios para audito en la Oficina de Fiscalización y su registro. 5. Las gestiones de cobro por cuantía superior a B/.200,000.00, deberán ser remitidos con toda su documentación a la Contraloría General de la República, para verificación y refrendo del Contralor General, conjuntamente con los cheques, los cuales deberán ser firmados por el Director General de la Caja de Seguro Social. Se exceptúan de esta norma las transferencias internas de la Caja de Seguro Social y las transferencias de recaudaciones del Impuesto sobre la Renta y Seguro Educativo. 6. La Sección de Pagos procederá a devolver toda gestión de cobro con inconsistencia en los documentos sustentadores, ya sea al proveedor o a la unidad ejecutora, según sea el caso, mediante Hoja de Devolución (Anexo Núm.2), para que se corrija lo indicado y remitir nuevamente para concluir el trámite de pago. 7. Cuando al proveedor se le extravíe la copia de la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) debe presentar la Recepción de Cuentas (Anexo Núm.3), con una nota firmada por el Representante Legal, certificada por un notario, en donde renuncia al cobro del cheque. 15
8. En los casos en que la persona asignada no sea la autorizada para retirar el cheque, deberá presentar la siguiente documentación: 8.1 Paz y Salvo vigente de la Caja de Seguro Social y Dirección General de Ingreso del MEF, a nombre del dueño del cheque, el mismo debe ser validado en la ventanilla de pago al momento de ser presentado. 8.2 Nota de autorización notariada para el retiro del cheque, firmada por el dueño del cheque (adjuntar copia de la cédula de identidad personal del dueño del cheque). 8.3 Cédula de identidad personal y copia, que deberá reposar en el expediente de la persona autorizada para retirarlo. Nota: En los casos de servidores públicos que retiran cheques de Unidades Ejecutoras por Pago a Viáticos, Servicios Básicos, Caja Menuda y Otros Pagos deberá presentar lo siguiente: 8.4 Nota de autorización para el retiro de cheques, firmada por el jefe de la Unidad Ejecutora, a nombre de la cual se emite el cheque. 9 Los cheques no cobrados o reclamados en custodia, deberán ser anulados a los 90 días de haber sido emitidos, cumpliendo con el Procedimiento Para la Anulación de Cheques de la Cuenta General N 1, Fondos Fijos de Trabajo y Fondos Rotativos P-259. 10 El jefe de Almacén tendrá la responsabilidad de confeccionar el informe de recepción que acredite la entrada de las mercancías, en el caso de servicios contratados por la institución, la Unidad Ejecutora adquiriente será la responsable de la confección del informe, tal como lo establecen las especificaciones en la orden de compra o contrato. 11 Retención de cheques de proveedores, por Orden Judicial de Secuestro o Embargo: 11.1 En cualquier momento, durante el proceso de Recepción y Registro de Cuentas, Programación, Verificación, SRPG, Emisión de Cheques, Firma de Cheques y Entrega de Cheques, fases relacionadas al pago de proveedores de la Caja de Seguro Social, la institución puede recibir una orden emanada del Órgano Judicial, decretando el secuestro o embargo de los dineros adeudados, por compromisos adquiridos contra terceros (proveedores). 11.2 Bajo estas condiciones, la Dirección Nacional de Finanzas, Departamento de Tesorería, deberá ser informada inmediatamente, para que realice la pronta retención del cheque, hasta tanto sea levantada la orden de inmovilización decretada contra determinado acreedor (proveedor). 16
III. PROCEDIMIENTOS A. Gestión de Cobro 1. Dirección Nacional de Finanzas Departamento de Tesorería Ventanilla Servidor Público Responsable Recibe y verifica que la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) contenga la documentación sustentadora (orden de compra original, Informe de Recepción original, factura fiscal original y copia, gestión de cobro, Paz y Salvo vigente de la Caja de Seguro Social y de la Dirección General de Ingresos del MEF, pago por entrega parcial establecido), incluir fotocopia de la orden de compra o contrato, hasta finalizar la entrega. Ingresa al Sistema Informático, el número de documento, fecha; imprime el formulario Recepción de Cuentas (Anexo Núm.3); entrega una copia al proveedor, adjunta la segunda copia al expediente y remite la documentación al Área de Clasificación de Cuentas. Área de Clasificación de Cuentas Servidor Público Responsable Clasifica las cuentas de acuerdo a su tipo, las cuales pueden ser: Pago a Proveedores Pago de Servicios Básicos Pago de Caja Menuda Pago de Viáticos Otros Pagos Verifica que la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) contenga la documentación sustentadora (orden de compra original, Informe de Recepción original, factura fiscal original, Cuenta Comprobante de Pago, Paz y Salvo vigente de la Caja de Seguro Social y de la Dirección General de Ingresos, remite al Departamento de Presupuesto. 2. Dirección Nacional de Finanzas Departamento de Presupuesto Recibe la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1), codifica y devuelve a la Sección de Pago a Proveedores de Bienes y Servicios. 3. Sección de Pago a Proveedores de Bienes y Servicios Área de Clasificación de Cuentas Servidor Público Responsable Recibe la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) debidamente codificada, verifica la documentación y colocan sello como constancia de recibido y remite a la Oficina de Fiscalización General en la Caja de Seguro Social. 17
4. Contraloría General de la República Oficina de Fiscalización General en la Caja de Seguro Social Recibe la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) por parte de la Sección de Pago a Proveedores de Bienes y Servicios. El fiscalizador revisa la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1), remite al Departamento de Registro de Presupuesto de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad en la Caja de Seguro Social. Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad Departamento de Registro de Presupuesto en la Caja de Seguro Social Recibe la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1), efectúa el análisis de la misma, de no encontrar inconsistencia, realiza el registro correspondiente en el Sistema de Registro Presupuestario de Gasto (SRPG), y remite a la Oficina de Fiscalización General. Oficina de Fiscalización General en la Caja de Seguro Social Recibe la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) y el jefe de Fiscalización refrenda, según los montos de delegación establecidos y remite a la Sección de Pago a Proveedores de Bienes y Servicios. Nota: Cuando se trate de gestiones de cobro para la firma del Contralor General, debe traer adjunto el cheque para su revisión, por parte del fiscalizador y su registro en el SRPG. 5. Sección de Pago a Proveedores de Bienes y Servicios Área de la Recepción Servidor Público Responsable Verifica que la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) esté debidamente fiscalizada y las clasifica, según grupo al que corresponde, remite al Área de Programación de Pago. Área de Programación de Pago Servidor Público Responsable Identifica el número de acreedor de cada cuenta a incluir en el Detalle de Programación de Pago (Anexo Núm.4) dentro del sistema informático. Ordena las gestiones de cobro. Asigna el número de programación y crea la propuesta. Imprime el Detalle de Programación de Pago (Anexo Núm.4), verifica, firma y remite a la jefatura de la Sección de Pago a Proveedores. Jefe de la Sección de Pago a Proveedores Recibe los sustentadores originales de la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) a pagar, los verifica contra el Detalle de Programación de Pago (Anexo Núm.4), firma y remite al Departamento de Tesorería. 18
6. Departamento de Tesorería Jefe de Tesorería Recibe el Detalle de Programación de Pago (Anexo Núm.4) y la(s) Gestión(es) de Cobro, (Formulario Núm.1), firma y remite a la Sección de Pago a Proveedores de Bienes y Servicios. 19
20 MAPA DE PROCESO GESTIÓN DE COBRO DIRECCIÓN NACIONAL DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 1 DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO SECCIÓN DE PAGOS A PROVEEDORES 2 3 1 2 RECIBE LA GESTIÓN DE COBRO, CODIFICA Y DEVUELVE A LA SECCIÓN DE PAGO A PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS. 3 RECIBE LA GESTIÓN DE COBRO DEBIDAMENTE CODIFICADA,VERIFICA LA DOCUMENTACIÓN Y COLOCAN SELLO COMO CONSTANCIA DE RECIBIDO Y REMITE A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL EN LA CAJA DE SEGURO SOCIAL. 4 5 6 RECIBE Y VERIFICA QUE LA GESTIÓN DE COBRO CONTENGA LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA, INGRESA AL SISTEMA INFORMÁTICO, EL NÚMERO DE DOCUMENTO, FECHA; IMPRIME EL FORMULARIO RECEPCIÓN DE CUENTAS, EN EL ÁREA DE CLASIFICACIÓN DE CUENTAS EL SERVIDOR PÚBLICO RESPONSABLE VERIFICA QUE LA GESTIÓN DE COBRO CONTENGA LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA, COMPROBARÁ QUE INCLUYA LA DEBIDA CODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA, REMITE AL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA/ OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL 4 EL FISCALIZADOR REVISA LA GESTIÓN DE COBRO, REMITE AL DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE PRESUPUESTO DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD EN LA CAJA DE SEGURO SOCIAL, QUIENES EFECTÚAN EL ANÁLISIS DE LA MISMA, DE NO ENCONTRAR INCONSISTENCIA, REALIZA EL REGISTRO CORRESPONDIENTE EN EL SISTEMA DE REGISTRO PRESUPUESTARIO DE GASTO (SRPG), Y REMITE A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL PARA REFRENDO DEL JEFE DE FISCALIZACIÓN, SEGÚN LOS MONTOS DE DELEGACIÓN ESTABLECIDOS. 5 VERIFICA QUE LA GESTIÓN DE COBRO ESTÉ DEBIDAMENTE FISCALIZADA Y LAS CLASIFICA SEGÚN GRUPO AL QUE CORRESPONDE, REMITE AL ÁREA DE PROGRAMACIÓN DE PAGO QUIEN IDENTIFICA EL NÚMERO DE ACREEDOR DE CADA CUENTA A INCLUIR EN EL DETALLE DE PROGRAMACIÓN DE PAGO DENTRO DEL SISTEMA INFORMÁTICO. ORDENA LAS GESTIONES DE COBRO. ASIGNA EL NÚMERO DE PROGRAMACIÓN Y CREA LA PROPUESTA. IMPRIME EL DETALLE DE LA PROGRAMACIÓN DE PAGO, VERIFICA, FIRMA Y REMITE A LA JEFATURA DE LA SECCIÓN, QUIEN FIRMA Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA. 6 RECIBE PROGRAMACIÓN DE PAGO Y GESTIÓN (ES) DE COBRO A PAGAR, FIRMA Y REMITE A LA SECCIÓN DE PAGO A PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS.
B. Pago a Través de la Cuenta General Nº1 de la Caja de Seguro Social 1. Dirección Nacional de Finanzas Departamento de Tesorería Sección de Pago a Proveedores de Bienes y Servicios Impresión de Cheques- Servidor Público Responsable Recibe del Departamento de Tesorería el Detalle de Programación de Pago (Anexo Núm.4), para la impresión de los cheques, accede al sistema informático, verifica que el total del importe programado sea igual al detalle. Imprime los cheques, Acta (Anexo Núm.5) y Listado de Cheques Emitidos (Anexo Núm.6), firma el Acta y el listado de cheques de pagos emitidos de las gestiones de cobro refrendadas y completa el registro manual de control de impresión de cheques emitidos, en el consecutivo del libro record. Al momento de la marquilla de cheques, deben estar presentes sólo las personas designadas a la firma de cheques. Entrega los cheques, Acta (Anexo Núm.5) y Listado de Cheques Emitidos (Anexo Núm.6) al funcionario encargado de perforación. Servidor Público Responsable de la Perforación y enumeración Recibe los Cheques, Acta (Anexo Núm.5) y Listado de Cheques Emitidos (Anexo Núm.6), ordena por número de programación y por número de cheques, coteja cada Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) contra el Listado de Cheques Emitidos (Anexo Núm.6). Asigna los números de cheques a las gestiones de cobro y perfora (dañados, alterados, etc.) y adjunta acta a los documentos en el expediente, que entre otros incluyen: a. Documento de Recepción de Cuentas (Anexo Núm.3) (la genera el sistema al recibir la cuenta) b. Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) c. Comprobante de Diario (si existe) d. Orden de Compra o Contrato e. Informe de Recepción f. Facturas Una vez terminado este proceso se remite la documentación a la unidad ejecutora correspondiente encargada del desglose. Servidor Público Responsable del Desglose Recibe los documentos y cheques, los desglosa y compagina, completa, revisa y prepara los cheques con el Listado de Cheques Emitidos (Anexo Núm.6) y remite a la Oficina de Fiscalización General en la Caja de Seguro Social. 21
2. Contraloría General de la República Oficina de Fiscalización General en la Caja de Seguro Social Secretaria Recibe los cheques con el Listado de Cheques Emitidos (Anexo Núm.6), remite al jefe de Fiscalización para asignar al fiscalizador. Fiscalizador Recibe los cheques adjunto al Listado de Cheques Emitidos (Anexo Núm.6), Detalle de Programación de Pago (Anexo Núm.4) y Acta (Anexo Núm.5), verifica y coloca el sello de Revisado, coloca fecha y firma a los documentos, a excepción del Acta (Anexo Núm.5), la cual se firma previo a la marquilla de los cheques en el facsímil y entrega toda la documentación al Departamento de Registro de Presupuesto en la Caja de Seguro Social de la Dirección Nacional de Métodos y Sistema de Contabilidad. Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad Departamento de Registro de Presupuesto en la Caja de Seguro Social Recibe el Listado de Cheques Emitidos (Anexo Núm.6), Detalle de Programación de Pago (Anexo Núm.4) y Acta (Anexo Núm.5), efectúa el análisis de la misma, de no encontrar inconsistencia realiza el registro correspondiente en el Sistema de Registro Presupuestario de Gasto (SRPG) y remite a la Oficina de Fiscalización General. Jefe de Fiscalización 3. Recibe el Listado de Cheques Emitidos (Anexo Núm.6), verifica, sella, refrenda, además del Detalle de Programación de Pago (Anexo Núm.4) y Acta (Anexo Núm.5), y remite al Departamento de Tesorería/ Sección de Pago a Proveedores de Bienes y Servicios. Departamento de Tesorería Sección de Pago a Proveedores de Bienes y Servicios Recibe los cheques y demás documentos, convocan al personal de la entidad y de la Contraloría General para refrendo, lo cual se hace a través del facsímil. Luego de finalizado el proceso de la firma de cheques, se le entrega a la unidad ejecutora encargada de la impresión para el corte, éste verifica que cada uno esté firmado contra la copia de la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) y une los cheques con las gestiones de cobro, correspondientes. Entrega los cheques con las gestiones de cobro (proveedores) al servidor público responsable del manejo de los Oficios y las Cesiones de Crédito. Verifica si en el Detalle de Programación de Pago (Anexo Núm.4) existen cheques a nombre de algún cesionario. De existir en el Detalle de Programación de Pago (Anexo Núm.4), algún cheque emitido a nombre de cesionarios y el cheque está correcto, coloca en el listado de los cheques emitidos, el visto bueno y firma del servidor público responsable para que autorice con su firma, la entrega del cheque. 22
De existir algún cheque, cuya emisión se realizó a nombre del proveedor y no a nombre del cesionario, lo retirará e informará al jefe de la sección, lo devolverá al servidor público responsable de la anulación de cheques para la reposición. Devuelve los cheques revisados al servidor público responsable de la impresión de los cheques, para su entrega a la ventanilla. Hará entrega de los cheques, en la Ventanilla de Recepción de Cuentas, al servidor público responsable. De existir cheques de transferencia en las programaciones de pago, se envían al Departamento de Tesorería, para el depósito correspondiente. 4. Ventanilla de Pago Recibe del proveedor, la documentación requerida para la entrega de los cheques, que incluye: a. Cédula de identidad personal del que retira. b. Paz y Salvo de la Caja de Seguro Social del beneficiario (proveedor) del cheque. c. Paz y Salvo Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas, del proveedor. d. Copia de la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) y copia del formulario de Recepción de Cuentas (Anexo Núm.3). e. Ambos Paz y Salvo deben estar vigentes y serán validados en la Ventanilla de Pago, al momento de ser presentados. Nota: Cuando se trate de viático, los jefes de las unidades ejecutoras, envían nota de autorización con copia de cédula de los funcionarios autorizados para el retiro de cheques y la misma será actualizada anualmente. Solicita al interesado, firmar la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) en el espacio destinado, con su correspondiente número de identificación y fecha. Entrega el cheque con copia de la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1), al responsable de su retiro. Entrega copia de la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) firmada por el responsable del retiro del cheque, al funcionario designado al Área de Archivo. 23
24 MAPA DE PROCESO PAGO A TRAVÉS DE LA CUENTA GENERAL Nº1 DE LA CAJA DE SEGURO SOCIAL DIRECCIÓN NACIONAL DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE TESORERÍA /SECCIÓN DE PAGO A PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS VENTANILLA DE PAGO 1 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL 2 3 4 1 2 ACCEDE AL SISTEMA INFORMÁTICO, VERIFICA QUE EL TOTAL DEL IMPORTE PROGRAMADO SEA IGUAL AL DETALLE, IMPRIME LOS CHEQUES, ACTA Y LISTADO DE CHEQUES EMITIDOS, FIRMA EL ACTA Y LISTADO DE CHEQUES DE PAGOS EMITIDOS DE LAS GESTIONES DE COBRO REFRENDADAS, COMPLETA EL REGISTRO MANUAL DE CONTROL DE IMPRESIÓN DE CHEQUES EMITIDOS, EN EL CONSECUTIVO DEL LIBRO RECORD, COTEJA CADA GESTIÓN DE COBRO CONTRA EL LISTADO DE CHEQUES EMITIDOS, ASIGNA LOS NÚMEROS DE CHEQUES A LAS GESTIONES DE COBRO, Y PERFORA (DAÑADOS, ALTERADOS, ETC.) Y ADJUNTA ACTA A LOS DOCUMENTOS EN EL EXPEDIENTE, PREPARA LOS CHEQUES CON LOS LISTADOS DE CHEQUES EMITIDOS Y REMITE A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL DE LA CONTRALORÍA GENERAL. RECIBE LOS CHEQUES CON LOS LISTADOS, DOCUMENTOS SUSTENTADORES CORRESPONDIENTES, COLOCA EL SELLO DE REVISADO, FECHA Y FIRMA, A LOS DOCUMENTOS, A EXCEPCIÓN DEL ACTA (ANEXO NÚM.5), LA CUAL SE FIRMA PREVIO A LA MARQUILLA DE LOS CHEQUES EN EL FACSÍMIL Y ENTREGA TODA LA DOCUMENTACIÓN AL DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE PRESUPUESTO EN LA CAJA DE SEGURO SOCIAL, QUIENES EFECTÚA EL ANÁLISIS DE LA MISMA, REALIZA EL REGISTRO CORRESPONDIENTE EN EL SISTEMA DE REGISTRO PRESUPUESTARIO DE GASTO (SRPG) Y REMITE A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL, RECIBE EL LISTADO DE CHEQUES EMITIDOS, VERIFICA, SELLA, REFRENDA, Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA. 3 4 RECIBE LOS CHEQUES Y DEMÁS DOCUMENTOS, CONVOCAN AL PERSONAL DE LA ENTIDAD Y DE LA CONTRALORÍA GENERAL PARA REFRENDO, LO CUAL SE HACE A TRAVÉS DEL FACSÍMIL, FINALIZADO EL PROCESO DE LA FIRMA DE CHEQUES, SE LE ENTREGA, A LA UNIDAD EJECUTORA ENCARGADA DE LA IMPRESIÓN, PARA EL CORTE, ÉSTE VERIFICA QUE CADA UNO ESTÉ FIRMADO CONTRA LA COPIA DE LA GESTIÓN DE COBRO. ENTREGA LOS CHEQUES CON LAS GESTIONES DE COBRO (PROVEEDORES) AL SERVIDOR PÚBLICO RESPONSABLE DEL MANEJO DE LOS OFICIOS Y LAS CESIONES DE CRÉDITO. DE EXISTIR EN EL DETALLE DE PROGRAMACIÓN DE PAGO, ALGÚN CHEQUE EMITIDO A NOMBRE DE CESIONARIOS Y EL CHEQUE ESTÁ CORRECTO, COLOCA EN EL LISTADO DE LOS CHEQUES EMITIDOS, EL VISTO BUENO Y FIRMA DEL SERVIDOR PÚBLICO RESPONSABLE PARA QUE AUTORICE CON SU FIRMA, LA ENTREGA DEL CHEQUE. DEVUELVE LOS CHEQUES REVISADOS AL SERVIDOR PÚBLICO RESPONSABLE DE LA IMPRESIÓN DE LOS CHEQUES, PARA SU ENTREGA A LA VENTANILLA. RECIBE DEL PROVEEDOR LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA LA ENTREGA DE CHEQUES QUE INCLUYE, CÉDULA DE IDENTIDAD PERSONAL DEL QUE RETIRA, PAZ Y SALVO DE LA CAJA DE SEGURO DEL BENEFICIARIO, PAZ Y SALVO DEL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DEL PROVEEDOR, COPIA DE LA GESTIÓN DE COBRO Y COPIA DEL FORMULARIO DE RECEPCIÓN DE CUENTA.
RÉGIMEN DE FORMULARIOS 25
FORMULARIO NÚM.1 26
GLOSARIO 27
GLOSARIO Acreedor: Toda persona física o moral que tiene derecho a exigir de otra una prestación cualquiera. Toda persona física o moral que en un negocio entrega valores, efectos, mercancías, derechos o bienes de cualquier clase y recibe en cambio promesa de pago o un crédito que establezca o aumente un saldo a su favor. Balance: Operación realizada por los servidores responsables, para determinar el equilibrio entre el valor de los documentos sustentadores versus los valores registrados en el listado borrador de balance diario. Cheque: Documento en forma de mandato que permite retirar a la orden propia o a la de un tercero, los fondos disponibles que se tienen en poder de otro. Compra al Crédito: Es una transacción por la adquisición de un bien o servicio que genera un compromiso de pago a corto plazo; se perfecciona a través de la entrega del bien o servicio y la aceptación del pago posteriormente. Comprobante de Pago: Documento que confecciona y presenta la Unidad Ejecutora para solicitar la confección de un cheque. Para efectos contables es el sustentador de una transacción que involucra la cancelación de un compromiso adquirido por la Institución y lo autoriza quién acepta y aprueba honrar ese compromiso. Compromiso Presupuestario: Es toda obligación financiera adquirida por una institución pública que conlleve una erogación a favor de tercero con cargo al período fiscal vigente y que haya sido registrada en la respectiva partida de gastos. Cuenta Comprobante de Pago: Documento o formato que presenta el proveedor a la Unidad Ejecutora para gestionar la confección de un cheque. 28
Documentos Sustentadores: Para efectos contables, es el sustentador de una transacción que involucra la cancelación de un compromiso adquirido por la institución y lo autoriza quien acepta honrar ese compromiso. Emisión de Cheques: Documentos que sustentan los registros. Proceso mecánico realizado en la Caja de Seguro Social mediante el cual, luego de realizado un balance previo de los listados de cheques a emitir, se le asigna valor e información a los formularios de cheques en blanco de las diferentes cuentas bancarias de la institución, convirtiéndolos en un documento de cambio a su presentación. 29
ANEXOS 30
31 ANEXO NÚM.1 SUSTENTADORES CUANDO SE EFECTUEN LOS SIGUIENTES PAGOS SERVICIOS BÁSICOS: 1. 2. 3. 4. 5. Registro en el Sistema Informático Existente. Comprobante de Pago. Comprobante de Diario (solicitud de detalle de pago). Certificación de servicio brindado. Original o copia de los recibos o factura. PAGOS DE CAJA MENUDA: 1. 2. 3. 4. Registro en el Sistema Informático Existente. Comprobante de Pago. Comprobante de Diario (solicitud y detalle de pago). Comprobante de caja de todas las compras con su factura fiscal y copia (otros sustentadores que existentes anexos). PAGO DE VIÁTICOS MISIONES OFICIALES: 1. 2. 3. 4. Registro en Sistema Informático Existente. Comprobante de Diario Comprobante de Pago (solicitud y detalle de pago) Giras por realizar: Plan de trabajo (Objetivo de la Misión, Cronograma, Fecha de salida y regreso). VIÁTICOS DE INVESTIGACIÓN DE INGRESOS: 1. Listados o cuadro del detalle de viáticos. VIÁTICOS DE LABORAR HORAS EXTRAORDINARIAS: 1. Copia del listado de asistencia 2. Nota de autorización del Jefe de la Unidad Ejecutora.
OTROS PAGOS (DEVOLUCIÓN DE PRÉSTAMOS HIPOTECARIOS, DEVOLUCIÓN DE DESCUENTO DE SALARIOS, SUBSIDIOS DE FUNERALES, REEMBOLSO DE CHEQUES REINTEGRADOS): 1. Adjuntar registro en Sistema Informático Existente. 2. Solicitud de Pago. 3. Descripción del pago detallada de acuerdo a lo solicitado por cada departamento. 32
33 ANEXO NÚM.2 CAJA DE SEGURO SOCIAL DIRECCION NACIONAL DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE TESORERÍA- SECCIÓN DE PAGO A PROVEEDORES HOJA DE DEVOLUCIÓN PARA : UNIDAD EJECUTORA: A FAVOR DE: N DE DOCUMENTO: FECHA DE PRESENTACIÓN: MONTO B/. INFORME DE RECEPCIÓN N N DE SCAFID: FECHA DE LA DEVOLUCIÓN : OBSERVACIONES: Atentamente, Jefe de la Sección de Pago a Proveedores
34 ANEXO NÚM.3 REPÚBLICA DE PANAMÁ CAJA DE SEGURO SOCIAL DIRECCIÓN NACIONAL DE FINANZAS TESORERÍA RECEPCIÓN DE CUENTAS FECHA PRESENTACIÓN: Nº DEL DOCUMENTO: R.U.C./ Nº CÉDULA: Nº DE ORDEN DE COMPRA: BENEFICIARIO: IMPORTE: FECHA: TOTAL DE DESCUENTOS: APORTE A PAGAR: OBSERVACIONES: FIRMA DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE
35 ANEXO NÚM.4 REPÚBLICA DE PANAMA CAJA DE SEGURO SOCIAL DIRECCIÓN NACIONAL DE FINANZAS TESORERÍA SECCIÓN DE PAGO A PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS DETALLE DE PROGRAMACIÓN DE PAGO PROGRAMACIÓN DE PAGO: FECHA EMISIÓN: OBJETO DE GASTO FECHA DÍAS DE ANTIGUEDAD Nº DE DOCUMENTO (OCO CONT.) BENEFICIARIO (PROVEEDOR) IMPORTE BRUTO (B/.) CUENTA POR COBRAR Y OTROS IMPORTE DE LA PROGRAMACIÓN: TOTAL DE CUENTAS POR COBRAR Y OTROS: TOTAL DE IMPORTE PROGRAMADO: CANTIDAD DE TRANSACCIONES: PREPARADO POR: VERIFICADO POR: APROBADO POR: (JEFE DE TESORERÍA) IMPORTE NETO (B/.)
36 ANEXO NÚM.5
37 ANEXO NÚM.6 REPÚBLICA DE PANAMA CAJA DE SEGURO SOCIAL C.S.S. # CUENTA GENERAL LISTADO DE CHEQUES EMITIDOS PROGRAMACIÓN DE PAGO: FECHA DE PROGRAMACIÓN: FECHA Y HORA DE EMISIÓN: Nº Nº DE CHEQUE PREPARADO POR: FISCALIZADOR: BENEFICIARIO VERIFICADO POR JEFE DE FISCALIZACIÓN CÉDULA/ R.U.C. IMPORTE NETO (B/.) APROBADO POR: REFRENDO CONTRALORÍA GRAL
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