Panamá, R. de Panamá martes 11 de septiembre de 2018 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Decreto N DNMySC (De jueves 23 de agosto de 2018)

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1 Año CXVII Panamá, R. de Panamá martes 11 de septiembre de N A CONTENIDO CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Decreto N DNMySC (De jueves 23 de agosto de 2018) POR EL CUAL SE APRUEBA EL "INSTRUCTIVO PARA OPERACIONES DE INVERSIONES FINANCIERAS CON EXCEPCIÓN DE CONTROL PREVIO POR PARTE DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA EN LA CAJA DE SEGURO SOCIAL. Decreto N DNMySC (De miércoles 29 de agosto de 2018) POR EL CUAL SE APRUEBA EL "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA DEVOLUCIÓN DE LAS FIANZAS DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES EN CUSTODIA Y LA NOTIFICACIÓN DE RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA EN LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Decreto N 48-DFG (De jueves 30 de agosto de 2018) POR EL CUAL SE EFECTÚA DELEGACIÓN LA DIRECTORA DE FISCALIZACIÓN GENERAL DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Resolución N 1292-DFG (De martes 04 de septiembre de 2018) TODO ACTO DE MANEJO DE LAS JUNTAS COMUNALES, SUPERIOR A LOS B/.2,000.00, SUFRAGADOS CON LOS RECURSOS QUE RECIBEN Y ADMINISTRAN A TRÁVES DE LOS PRESUPUESTOS MUNICIPALES Y/O DE OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS, ESTÁ SUJETO AL CONTROL PREVIO DE LA CONTRALORÍA.

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4 República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad INSTRUCTIVO PARA OPERACIONES DE INVERSIONES FINANCIERAS CON EXCEPCIÓN DE CONTROL PREVIO POR PARTE DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA EN LA CAJA DE SEGURO SOCIAL Agosto de

5 REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN SUPERIOR FEDERICO A. HUMBERT Contralor General NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General CARLOS A. GARCÍA MOLINO Secretario General DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD ELY BROKAMP I. Directora FELIPE ALMANZA Subdirector DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS PRÓSPERO ROSAS C. Jefe LETICIA R. DE RODRÍGUEZ Supervisora JOSÉ A. CASTILLO Control de Calidad ZAIDA L. GONZÁLEZ Analista de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 5

6 DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA JAMES E. BERNARD V. Director DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL LUTZIA FISTONIC B. Directora DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL OLDEMAR GUERRA ESPINOZA Director 6

7 CAJA DE SEGURO SOCIAL ALFREDO MARTIZ FUENTES Director General JULIO GARCÍA VALARINI Subdirector encargado LYDA RIVERA VÁSQUEZ Secretaria General DIRECCIÓN EJECUTIVA NACIONAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN PABLO CASTREJÓN Director DIRECCIÓN NACIONAL DE PROCESOS DEYRA PINZÓN Directora ROSA HOO Subdirectora 7

8 EQUIPO TÉCNICO CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS PRÓSPERO ROSAS Jefe LETICIA R. DE RODRÍGUEZ Supervisora JOSÉ A. CASTILLO Control de Calidad ZAIDA L. GONZÁLEZ Analista de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos CAJA DE SEGURO SOCIAL DIRECCIÓN NACIONAL DE PROCESOS DEYRA PINZÓN Director ROSA HOO Subdirectora 8

9 CAJA DE SEGURO SOCIAL DEPARTAMENTO DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS ELIZABETH CUMBRERA Jefa de Departamento CARLOS R. BURAC Analista de Procesos MARTA I. ARROYO Directora Nacional de Finanzas OCTAVIO PÉREZ Jefe del Departamento de Tesorería ALINA NARANJO Jefe de Sección de Análisis y Programación Financiera RAFAEL GUILLÉN Director de Inversiones Encargado Unidad Técnica Especializada de Inversiones 9

10 ÍNDICE INTRODUCCIÓN I. GENERALIDADES A. B. C. D. II. Objetivo del Documento Base legal Ámbito de Aplicación Consideraciones Previas MEDIDAS DE CONTROL INTERNO APLICADAS A. B. Normas Generales Normas Específicas III. PROCEDIMIENTO A. ANEXO Recomendación y Aprobación de Inversión 10

11 INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con la Dirección Nacional de Procesos de la Caja de Seguro Social, en uso de las atribuciones conferidas por la ley, ha desarrollado el documento denominado INSTRUCTIVO PARA OPERACIONES DE INVERSIONES FINANCIERAS CON EXCEPCIÓN DE CONTROL PREVIO POR PARTE DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA EN LA CAJA DE SEGURO SOCIAL. El presente documento define las diferentes operaciones que lo componen y desarrolla controles internos con la finalidad de propiciar un alto nivel de comprensión sobre las responsabilidades y acciones operativas de cada uno de los actores involucrados en el proceso. Es obligatorio el cumplimiento de las pautas establecidas en este documento para el uso y manejo de los fondos públicos que maneja la Caja de Seguro Social. Este producto está compuesto por tres capítulos: Primer Capítulo, describe las Generalidades, que contienen el Objetivo del Documento, Base Legal, Ámbito de Aplicación y las Consideraciones Previas; Segundo Capítulo, detalla las Medidas de Control Interno Aplicadas y el Tercer Capítulo, expone y desarrolla el Procedimiento, objeto de regulación para el uso y manejo de fondos y bienes públicos y, por último, un Anexo. No obstante, el permanente cambio en el quehacer gubernamental, obliga a que los diferentes entes tengan la responsabilidad de mantenerse en constantes ajustes, en base a las normas y procedimientos que regulan la gestión gubernamental; por consiguiente, valoramos el interés de los usuarios, en presentar a la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República, recomendaciones, que luego de ser debidamente analizadas y aprobadas, conlleven a modificaciones que lo fortalezcan. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad 11

12 I. GENERALIDADES A. Objetivo del Documento Regular controles y procesos para la inversión de fondos disponibles en los distintos riesgos que conforma la Caja de Seguro Social, en especial aquellas inversiones amparadas bajo la Resolución de Excepción de Control Previo (Resolución N 2094-DFG-del 19 de diciembre de 2017), relacionada con la compra de Títulos de Deuda Pública de la República de Panamá, Compra de Títulos Valores de Deuda del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A, y todas las que se realicen con el Banco Nacional de Panamá y/o Caja de Ahorros, de acuerdo con los parámetros establecidos por la Caja de Seguro Social y el Plan Anual de Inversiones. B. Base Legal Constitución Política de la República de Panamá de 1972, Artículo 280, modificada por los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y los Actos Legislativos Núm.1 de 1993, Núm.2 de 1994 y Núm.1 de 27 de julio de 2004 y Núm.2 de 26 de octubre de 2004, Promulgada en la Gaceta Oficial No.25,176 de 15 de noviembre de Código Fiscal de la República de Panamá, Ley No.8 de 27 de Enero de 1956, Libro V de la Administración y Fiscalización del Tesoro Nacional, Capítulo IV, de los Empleados y Agentes de Manejo. Promulgada en la Gaceta Oficial No.12,995 de 29 de junio de Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Promulgada en la Gaceta Oficial Núm.20,188 de 20 de noviembre de 1984 y sus respectivas modificaciones. Ley Núm.59 de 29 de diciembre de 1999, Que Reglamenta el Artículo 299 de la Constitución Política y Dicta otras Disposiciones contra la Corrupción Administrativa. Promulgado en la Gaceta Oficial No.23,961 de 04 de enero de 2000 y sus respectivas modificaciones. Ley Núm.38 de 31 de julio de 2000, Que aprueba el Estatuto Orgánico de la Procuraduría de la Administración, Regula el Procedimiento Administrativo General y Dicta Disposiciones Especiales. Promulgada en Gaceta Oficial No.24,109 de 2 de agosto de 2000 y sus respectivas modificaciones. Ley Núm.51 de 27 de diciembre de 2005, Que reforma la Ley Orgánica de la Caja de Seguro Social y dicta otras disposiciones. Promulgada en la Gaceta Oficial No.25,453 del miércoles 28 de diciembre de

13 Ley Núm.67 de 14 de noviembre de 2008, Que desarrolla la Jurisdicción de Cuentas y reforma la Ley 32 de 1984, Orgánica de la Contraloría General de la República. Promulgado en la Gaceta Oficial No.26,169 de 20 de noviembre de Decreto Ejecutivo Núm. 214-DGA de 8 de octubre de 1999, Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. Promulgado en la Gaceta Oficial No.23,946 de 26 de octubre de Decreto Ejecutivo Núm.246 de 15 de diciembre de 2004, Por el cual se dicta un Código Uniforme de Ética de los servidores públicos que laboran en las entidades del gobierno central. Promulgado en Gaceta Oficial No.25,199 de 20 de diciembre de Artículo 8. Decreto Núm DMySC de 26 de junio de 2007, Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad. Promulgada en la Gaceta Oficial Núm.25,861 de 22 de agosto de Resolución Núm.35, JD de 15 de junio de 2004, Por medio del cual se oficializa el Reglamento Interno de Personal de la Caja de Seguro Social. Promulgado en la Gaceta Oficial No.25,106 de 02 de agosto de 2004 y sus modificaciones. Resolución N 39, J.D. del 8 de mayo de 2007, Por la cual se aprueba el Reglamento para la Inversión de los Fondos de Reserva de la Caja de Seguro Social. Promulgado en la Gaceta Oficial N 25,835 del 16 de julio de C. Ámbito de Aplicación Aplica a la Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración y a las Unidades Administrativas involucradas en las operaciones de inversiones financieras. D. Consideraciones Previas La Dirección General de la Caja de Seguro Social, a través de la Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración, en su condición de administradores de todos los fondos institucionales, son los encargados de establecer las políticas de control, contemplados en su Ley Orgánica para su gestión, entre ellos, compra de Títulos Valores emitidos por el Tesoro de la República de Panamá a través del Ministerio de Economía y Finanzas, en el mercado primario local o internacional. Compra de Títulos Valores, que emita el Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A. Inversiones financieras, tal cual lo establece la Ley N 51 de 2005, Orgánica de la Institución en sus Artículos 106, 107 y 108 numerales 4, 5, 6 y 7. 13

14 II. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO APLICADAS A. NORMAS GENERALES 1. El presente instructivo es de obligatorio cumplimiento por los servidores públicos que intervienen en el proceso, la no aplicación del mismo, conllevará a las sanciones de conformidad con lo que establece el Reglamento Interno de Personal de la Caja de Seguro Social. a. Los intereses que generen las inversiones financieras señaladas en el presente documento, serán depositadas a la cuenta corriente de la Caja de Seguro Social correspondiente, domiciliada en el Banco Nacional de Panamá o la Caja de Ahorros, según sea el caso. 2. El Departamento de Tesorería, enviará informes mensuales de los capitales invertidos e intereses percibidos, a todas las Unidades Ejecutoras involucradas en el proceso de inversiones. 3. Es responsabilidad de la Unidad Técnica Especializada de Inversiones, recomendar a la Dirección General, a través de la Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración, las inversiones, los términos y condiciones de la operación financiera, en las mejores condiciones de seguridad, liquidez, solvencia y al mayor rendimiento posible. La propuesta será presentada y sustentada al director general quien aprobará o desaprobará. B. NORMAS ESPECÍFICAS 1. Le corresponde al director general, a través de la Dirección Ejecutiva Nacional de Administración y Finanzas y aquellas otras Unidades Administrativas vinculadas al proceso, velar por el cumplimiento del presente instructivo, de tal manera, que se apliquen las medidas correctivas y disciplinarias, en caso de incumplimiento de esta herramienta de control. 2. Cuando en el mercado financiero se ofrezcan oportunidades de inversión en los instrumentos financieros (Punto 4: 4.1 y 4.2), mencionados en el presente instructivo, la Unidad Técnica Especializada en Inversiones, deberá sustentar a la Dirección Nacional de Finanzas, el origen de los fondos a aplicar en la inversión, de modo que se consideren los importes mínimos que deberán mantenerse en la Cuenta General atendiendo las necesidades del flujo de caja institucional. 3. El Departamento de Tesorería, informará a la Unidad Técnica Especializada en Inversiones los recursos disponibles en concepto de títulos de deuda, depósitos a plazo y recursos excedentes operativos, que se identifiquen. 4. Para los fines presentes, el instructivo cubrirá los siguientes aspectos: 14

15 4.1 Compra de Títulos Valores de Deuda Pública de la República de Panamá, Mercado Primario. 4.2 Compra de Títulos Valores de Deuda del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S. A., Mercado Primario. 5. Las inversiones tendrán como objetivo, contribuir a la sostenibilidad de los compromisos de corto y largo plazo de los riesgos que administra la institución. Para lograr estos objetivos, la cartera de inversiones de la institución, se estructurará observando principios modernos de administración de portafolio, preservando en su orden de prioridad la seguridad, liquidez, solvencia y mejor rendimiento posible, sobre el capital invertido. 6. Los intereses que generan las inversiones, serán distribuidos de acuerdo al riesgo o programa que aporta los fondos invertidos, considerándose los términos y condiciones pactados, según corresponda. Los intereses devengados por los depósitos a plazo y valores, serán acreditados con cargo a los diferentes riesgos que aportan los recursos que financian la inversión, de acuerdo a los términos y condiciones pactadas. 7. La recaudación de estos intereses, se comunicará a las unidades ejecutoras correspondientes para su debido registro en la ejecución presupuestaria de ingresos; Departamento de Contabilidad Especial, Unidad Técnica Especializada de Inversiones, Dirección Nacional de Ingresos, Dirección Nacional de Finanzas, Departamento de Recaudación, Departamento de Seguros (si le corresponde), Departamento de Bienes Raíces (si le corresponde), Fondo de Trabajo de Servicios de Contabilidad (si le corresponde), Administradora de Inversiones (si le corresponde), Departamento de Contabilidad de Prestaciones Económicas (si le corresponde). 8. El Departamento de Tesorería remitirá el expediente completo de la operación a todas las Unidades Ejecutoras correspondientes, una vez se haya realizado la inversión. 9. Las inversiones financieras incluidas en el presente instructivo y realizado por la Caja de Seguro Social, estarán exceptuadas de Control Previo de la Contraloría General de la República, según lo expresa la Resolución N 2094-DFG-del 19 de diciembre de 2017 (Anexo Núm.1). 10. La Contraloría General de la República podrá ejercer el Control Posterior las veces que lo estime pertinente (Resolución No.2094-DFG de 19 de diciembre de 2017, Artículo Cuarto). 11. En cumplimiento con la Resolución N 2094-DFG- del 19 de diciembre de 2017, de la Contraloría General de la República, con respecto a los actos de manejo de las inversiones financieras contempladas en el Artículo 1, el director general o a quien delegue para tal fin, deberá rendir cuenta a la Contraloría General, mediante informe trimestral, según lo establece el Artículo 2 de dicha Resolución. 12. La Dirección General de la Caja de Seguro Social, para garantizar la transparencia en el manejo diario de las operaciones financieras cubiertas en el presente documento, designará, dentro de la estructura organizacional, a la Unidad Administrativa/Servidor Público responsable 15

16 encargado de fiscalizar que estas operaciones, exceptuadas de Control Previo, se realicen de conformidad con las disposiciones vigentes, tal cual lo establece la Resolución en mención, en su Artículo El Departamento de Presupuesto Institucional (Dirección Nacional de Finanzas), es responsable de validar que las partidas presupuestarias que se reflejan en el sistema informático vigente de la Caja del Seguro Social, sean las correctas. 14. La Unidad Técnica Especializada en Inversiones, debe acceder al sistema informático vigente de registro de la CSS y realizar la afectación de las partidas presupuestarias de inversión de operaciones financieras, las cuales han sido previamente validadas por el Departamento de Presupuesto al momento de la carga en el sistema. Imprime el reporte de las partidas y lo adjunta al Informe Ejecutivo de Recomendación de Inversión. 16

17 III. PROCEDIMIENTO A. Recomendación y Aprobación de Inversión 1. Unidad Técnica Especializada en Inversiones Analista Financiero Elabora Informe Ejecutivo de Recomendación de Inversión, según disponibilidad de fondos reportada por la Dirección Nacional de Finanzas. Remite a la Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración. 2. Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración Director Recibe Informe Ejecutivo de Recomendación de Inversión, otorga visto bueno mediante memorando y lo remite a consideración del director general. 3. Dirección General Director Recibe informe de parte de la Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración, evalúa; de estar de acuerdo, lo firma autorizando la operación y remite a la Unidad Técnica Especializada de Inversiones. 4. Unidad Técnica Especializada de Inversiones Analista de Inversiones Gestiona inversión en el mercado de capitales, según los términos y condiciones autorizados. Remite Informe aprobado y recomendación de inversión realizada al Departamento de Tesorería, para su liquidación en la fecha correspondiente. 5. Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración Departamento de Tesorería Sección de Análisis y Programación Financiera Analista Financiero Elabora nota de instrucción destinada a la liquidación de la inversión en fecha valor, para la firma del director general, con las iniciales de la Dirección Nacional de Finanzas y visto bueno de la Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración. Simultáneamente remite copia del expediente sustentador a través de una hoja de trámite, este contiene una copia exacta de toda la documentación generada de la inversión, a la Dirección Nacional de Contabilidad. 17

18 6. Dirección General Recibe nota con la instrucción para la liquidación de la inversión en fecha y valor establecido, aprueba con su firma y remite a la Dirección Nacional de Contabilidad. 7. Dirección Nacional de Contabilidad Contador Recibe la nota y realiza, con el debido sustento de la copia del expediente, el registro contable de toda la operación de inversión, confecciona el comprobante de diario de aquellas con cargo al plan anual de inversión del año. Elabora comprobantes de registros de la operación, con afectaciones contables y presupuestarias (devengado y pagado) en los sistemas informáticos de control de la Caja de Seguro Social. Firma el Comprobante de Diario, el jefe de Registro de Inversiones y el jefe del Departamento de Contabilidad. Remite original y copia del Comprobante de Diario al Departamento de Tesorería. Nota: Sólo se remite al Departamento de Contabilidad, cuando se trate de inversiones que excedan los doce meses. El presupuesto se aprueba con el presupuesto General de la Institución, Ley General de Presupuesto. 8. Dirección Nacional de Finanzas y Administración Departamento de Tesorería Sección de Análisis y Programación Financiera Analista Financiero Recibe original y copia del Comprobante de Diario. Remite copia del expediente sustentador de la inversión a la Oficina de Registro de Presupuesto de la Contraloría General de la República. 9. Contraloría General de la República Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad Departamento de Registro de Presupuesto en la Caja de Seguro Social Recibe la documentación por parte del Departamento de Tesorería. Realiza el compromiso presupuestario de SRPG y remite nuevamente al Departamento de Tesorería. 18

19 10. Departamento de Tesorería Sección de Análisis y Programación Financiera Analista Financiero Recibe nota de instrucción para la liquidación de la inversión, firmada por el director general al Banco Nacional de Panamá o Caja de Ahorros. Recibe de parte del Banco Nacional de Panamá o Caja de Ahorros, confirmación de la inversión ejecutada e incorpora estos documentos al expediente sustentador. Informa a las Unidades Ejecutoras correspondientes, la liquidación y ejecución de la inversión. Nota: El expediente reposa en el Departamento de Tesorería. La confirmación de la inversión enviada por el intermediario financiero se adjunta al expediente. 19

20 20 MAPA DE PROCESO RECOMENDACIÓN Y APROBACIÓN DE INVERSIÓN CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CAJA DE SEGURO SOCIAL UNIDAD TÉCNICA ESPECIALIZADA EN INVERSIONES 1 DIRECCIÓN EJECUTIVA NACIONAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN DIRECTOR DEPARTAMENTO DE TESORERÍA/SECCIÓN DE ANÁLISIS Y PROGRAMACIÓN FINANCIERA 2 DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE PRESUPUESTO EN LA CAJA DE SEGURO SOCIAL ELABORA INFORME EJECUTIVO DE RECOMENDACIÓN DE INVERSIÓN, REMITE A LA DIRECCIÓN EJECUTIVA NACIONAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN. 2 RECIBE INFORME EJECUTIVO DE RECOMENDACIÓN DE INVERSIÓN, OTORGA VISTO BUENO MEDIANTE MEMORANDO Y LO REMITE A CONSIDERACIÓN DEL DIRECTOR GENERAL. 3 RECIBE INFORME DE PARTE DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA NACIONAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN, EVALÚA, DE ESTAR DE ACUERDO LO FIRMA AUTORIZANDO LA OPERACIÓN Y REMITE A LA UNIDAD TÉCNICA ESPECIALIZADA DE INVERSIONES. 4 5 GESTIONA INVERSIÓN EN EL MERCADO DE CAPITALES SEGÚN LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES AUTORIZADOS, REMITE INFORME APROBADO Y RECOMENDACIÓN DE INVERSIÓN REALIZADA AL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA. ELABORA NOTA DE INSTRUCCIÓN DESTINADA A LA LIQUIDACIÓN DE LA INVERSIÓN EN FECHA VALOR, PARA LA FIRMA DEL DIRECTOR GENERAL, CON LAS INICIALES DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE FINANZAS Y VISTO BUENO DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA NACIONAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN.. SIMULTÁNEAMENTE REMITE COPIA DEL EXPEDIENTE SUSTENTADOR A TRAVÉS DE UNA HOJA DE TRÁMITE, ESTE CONTIENE UNA COPIA EXACTA DE TODA LA DOCUMENTACIÓN GENERADA DE LA INVERSIÓN A LA DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD. 6 RECIBE NOTA CON LA INSTRUCCIÓN PARA LA LIQUIDACIÓN DE LA INVERSIÓN EN FECHA Y VALOR ESTABLECIDO, APRUEBA CON SU FIRMA Y REMITE A LA DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD. 7 REALIZA EL REGISTRO CONTABLE DE TODA LA OPERACIÓN DE INVERSIÓN CON LA COPIA DEL EXPEDIENTE; CONFECCIONA EL COMPROBANTE DE DIARIO DE AQUELLAS INVERSIONES CON CARGO AL PLAN ANUAL DE INVERSIONES DEL AÑO; ELABORA COMPROBANTES DE REGISTROS DE LA OPERACIÓN, CON AFECTACIONES CONTABLES Y PRESUPUESTARIAS, FIRMA EL COMPROBANTE DE DIARIO EL JEFE DE REGISTRO DE INVERSIONES Y EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, REMITE ORIGINAL Y COPIA DEL COMPROBANTE DE DIARIO AL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA. 8 RECIBE ORIGINAL Y COPIA DEL COMPROBANTE DE DIARIO, REMITE COPIA DEL EXPEDIENTE SUSTENTADOR DE LA INVERSIÓN A LA OFICINA DE REGISTRO DE PRESUPUESTO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. 9 RECIBE LA DOCUMENTACIÓN POR PARTE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA, REALIZA EL COMPROMISO PRESUPUESTARIO DE SRPG Y REMITE NUEVAMENTE AL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA. 10 RECIBE NOTA DE INSTRUCCIÓN PARA LA LIQUIDACIÓN DE LA INVERSIÓN FIRMADA POR EL DIRECTOR GENERAL AL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ O CAJA DE AHORROS, RECIBE DE PARTE DEL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ O CAJA DE AHORROS, CONFIRMACIÓN DE LA INVERSIÓN, INFORMA A LAS UNIDADES EJECUTORAS CORRESPONDIENTES.

21 ANEXO 21

22 22 ANEXO NÚM.1

23 23

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25 25

26 República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA DEVOLUCIÓN DE LAS FIANZAS DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES EN CUSTODIA Y LA NOTIFICACIÓN DE RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA EN LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Agosto de

27 REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN SUPERIOR FEDERICO A. HUMBERT Contralor General NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General CARLOS A. GARCÍA MOLINO Secretario General DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD ELY BROKAMP I. Directora FELIPE ALMANZA Subdirector DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS PRÓSPERO ROSAS C. Jefe DAYRA VEGA Supervisora LUIS HAYAMS Analista de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 27

28 DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA JAMES E. BERNARD V. Director DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL OLDEMAR GUERRA ESPINOZA Director DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL LUTZIA FISTONIC B. Directora DIRECCIÓN NACIONAL DEL SERVICIO EXTERIOR, INCENTIVOS FISCALES Y COMERCIAL LOIDA A. DE ATHANASIADIS Directora 28

29 COMISIÓN INSTITUCIONAL DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS PRÓSPERO ROSAS C. Jefe JOSÉ A. CASTILLO Supervisor de Calidad DAYRA VEGA Supervisora LUIS HAYAMS Analista de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos SECCIÓN DE VALORES ELIDIA VELÁSQUEZ Jefa DIRECCIÓN NACIONAL DEL SERVICIO EXTERIOR, INCENTIVOS FISCALES Y COMERCIAL LOIDA A. DE ATHANASIADIS Directora DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE FIANZAS Y PÓLIZAS DE SEGUROS DEL ESTADO ANAKARERINA ORIS FLORES Jefa 29

30 ÍNDICE INTRODUCCIÓN I. GENERALIDADES A. Objetivo del Manual B. Base Legal C. Ámbito de Aplicación II. MEDIDAS DE CONTROL A. Generales B. Específicas III. PROCEDIMIENTOS A. Devolución de las Fianzas en Custodia en la Sección de Valores Mapa de Proceso B. Devolución de las Fianzas en Custodia en el Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguros del Estado Mapa de Proceso C. Notificación de Resolución Administrativa Mapa de Proceso RÉGIMEN DE FORMULARIOS ANEXOS 30

31 INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, a través del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad en coordinación con la Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial, en uso de las atribuciones conferidas por la ley, han desarrollado el documento denominado MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA DEVOLUCIÓN DE LAS FIANZAS DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES EN CUSTODIA Y LA NOTIFICACIÓN DE RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA EN LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. El presente manual está compuesto por cuatro capítulos que se describen de la siguiente forma: en su primer capítulo, las Generalidades del mismo: Objetivo del Manual, Base Legal y Ámbito de Aplicación; en el segundo capítulo, establece las Medidas de Control Generales y Específicas; el tercer capítulo, desarrolla los Procedimientos con su respectivo Mapas de Procesos y, por último, el Régimen de los Formularios, con el detalle de las descripciones de cada uno de ellos y los Anexos. No obstante, el permanente cambio en el quehacer gubernamental, obliga a que los diferentes entes tengan la responsabilidad de mantenerse en constantes ajustes, en base a las normas y procedimientos que regulan la Gestión Gubernamental; por consiguiente, valoramos el interés de los usuarios, en presentar a la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República, recomendaciones, que luego de ser debidamente analizadas y aprobadas, conlleven a modificaciones que lo fortalezcan. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad 31

32 I. GENERALIDADES A. Objetivo del Manual Establecer los controles y procedimientos que intervienen en la Devolución de las Fianzas de Obligaciones Contractual en Custodia y las Notificaciones de Resolución Administrativas en la Contraloría General de la República. B. Base Legal Constitución Política de la República de Panamá, Que reforma la Constitución Política de la República de Panamá de 1972 reformada por los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y los Actos Legislativos No.1 de 1993 y No.2 de Publicada en la Gaceta Oficial Nº17210 de 24 de noviembre de 1972 y Gaceta Oficial Nº25176 del 15 de noviembre de Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Publicado en la Gaceta Oficial Nº20188 de 20 de noviembre de Texto Único de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, Que regula la contratación pública, ordenado por la Ley 61 de Publicado en la Gaceta Oficial No B de 14 de marzo de Ley N 51 de 27 de diciembre de 2005, Que reforma la Ley Orgánica de la Caja de Seguro Social y dicta otra disposiciones. Publicado en la Gaceta Oficial Nº25453 de 28 de diciembre de Ley Núm.61 de 27 de septiembre de 2017, "Que reforma la Ley 22 de 2006, que regula la contratación pública, y dicta otras disposiciones. Publicada en la Gaceta Oficial Digital No A de 29 de septiembre de Decreto Ejecutivo No.40 de 10 de abril de 2018, Que reglamenta la Ley , que regula la Contratación Pública. Publicado en la Gaceta Oficial Digital No B de 11 de abril de Decreto Nº214-DGA de 8 de octubre de 1999, Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. Publicado en la Gaceta Oficial N de 14 de diciembre de Decreto Núm DMySC de 26 de junio de 2007, Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad. Publicado en la Gaceta Oficial Digital No de 22 de agosto de Decreto No.72-Leg de 5 de marzo de 2013, Por el cual se adopta el sistema denominado SEGUIMIENTO, CONTROL, ACCESO Y FISCALIZACIÓN DE DOCUMENTOS (SCAFID), de uso obligatorio para el registro de los documentos 32

33 que tramita la Contraloría General de la República a nivel nacional y aplicable a otras instituciones del Estado que se adhieran. Publicado en la Gaceta Oficial Digital No A de 15 de marzo de Decreto Núm DMySC de 10 de abril de 2014, Por el cual se actualiza y formaliza la Estructura Orgánica de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas Contabilidad de la Contraloría General de la República y se le otorga el carácter de Dirección Nacional. Publicado en la Gaceta Oficial Digital No de 2 de junio de Decreto Número DMySC de 13 de julio de 2016, Por el cual se crea el Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguros del Estado, adscrito a la Dirección Nacional de Consular Comercial de la Contraloría General de la República. Publicado en la Gaceta Oficial Digital No de 29 de julio de Decreto Número DMySC de 5 de diciembre de 2016, Por el cual se aprueba el Manual de Procedimientos para el Registro y Custodia de las Fianzas de Obligación Contractual en la Contraloría General de la República de Panamá. Publicado en la Gaceta Oficial Digital No de 20 de diciembre de Decreto Número DMySC de 26 de diciembre de 2017, Por el cual se actualiza y formaliza la Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial. Publicado en la Gaceta Oficial Digital No A de 11 de enero de Decreto Número 9-DDRH de 23 de febrero de 2018, Por el cual se efectúa la delegación de firma de las Notas de Devolución de las Fianzas de Obligaciones Contractuales al Director Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial y al Director Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad. Publicado en la Gaceta Oficial Digital No A de 2 de abril de Decreto Núm.21-Leg. de 28 de marzo de 2018, Por el cual se reglamentan las fianzas que se emitan para garantizar las obligaciones contractuales del Estado, se establecen sus modelos y se deroga el Decreto Núm.317-Leg. de 12 de diciembre de Publicado en la Gaceta Oficial Digital No B de 23 de abril de Decreto Núm.43-Leg. de 30 de julio de 2018, Por el cual se modifican los Artículos 2, 3, 7, 38 y 39 del Reglamento de Fianzas que se emiten para garantizar las obligaciones contractuales del Estado y se establecen sus modelos, aprobado mediante el Decreto Núm.21-leg de 28 de marzo de Publicado en la Gaceta Oficial Digital No de 10 de agosto de C. Ámbito de Aplicación Aplica a los servidores públicos involucrados en los procedimientos de la Devolución de las Fianzas de Obligaciones Contractuales en Custodia y las Notificaciones de Resolución Administrativas en la Contraloría General de la República, las instituciones públicas y los contratistas del estado. 33

34 II. MEDIDAS DE CONTROL A. Generales Fianza de cumplimiento 1. Ejecutoriada la adjudicación en la forma establecida en la presente Ley, de aquellos actos cuyo monto supere los B/.50,000.00, la entidad contratante requerirá al proponente, la presentación de la fianza de cumplimiento del contrato, conforme a lo establecido en el pliego de cargos. 2. Esta fianza garantiza el cumplimiento de un contrato u obligación de ejecutar fielmente su objeto y, una vez cumplido este, de corregir los defectos a que hubiera lugar. Su vigencia corresponde al periodo de ejecución del contrato principal y al término de la liquidación, más el término de un año, si se trata de bienes muebles para responder por vicios redhibitorios, como mano de obra, material defectuoso o de inferior calidad que el adjudicado o cualquier otro vicio o defecto en el objeto del contrato, salvos los bienes muebles consumible que no tengan reglamentación especial, cuyo término de cobertura será de seis meses y por el término de tres años, para responder por defectos de reconstrucción o de construcción de la obra o bien inmueble. Vencidos estos términos y no habiendo responsabilidad, se cancelará la fianza. 3. El adjudicatario de un contrato de arrendamiento de un bien del Estado consignará una fianza de cumplimiento equivalente al importe de un mes de canon de arrendamiento por cada año de vigencia del contrato. Para los efectos de vicios redhibitorios, esta fianza tendrá una cobertura de seis meses de canon de arrendamiento. 4. En los contratos de cuantía indeterminada, la entidad contratante, en coordinación con la Contraloría General de la República, fijará el monto de la fianza de cumplimiento a consignarse. 5. En los casos de adquisición de bienes mediante subasta en reversa, la fianza será el equivalente al 10% del monto total adjudicado del bien. 6. Los contratos de servicios de promoción y publicidad para pautas publicitarias y servicios de relaciones públicas en el extranjero, señalados en el artículo 108 (Texto Único de la Ley 22), no requerirán fianza de cumplimiento, siempre que en los contratos se establezca que el pago al contratista se hará con posterioridad a la ejecución del objeto del contrato y la entidad emita una certificación de aceptación conforme, firmada por la autoridad nominadora. 7. La Contraloría General de la República podrá exceptuar del requisito de la presentación de la fianza de cumplimiento en los contratos de consultoría o de servicios especializados, celebrados con contratistas extranjeros no registrados ni domiciliados en la República de Panamá. En estos casos, los contratos deberán establecer que el pago al contratista se hará con posterioridad a la ejecución del objeto del contrato. 34

35 Fianza de pago anticipado 8. La fianza de pago anticipado tiene por objeto garantizar el reintegro de determinada suma de dinero entregada en concepto de adelanto al contratista. Esta garantía es exigible en la medida en que el contratista no utilice las sumas de dinero adelantadas para la oportuna y debida ejecución del contrato. 9. Esta fianza en ningún caso será inferior al 100% de la suma adelantada, y tendrá una vigencia igual al periodo principal y un término adicional de treinta días calendario posteriores a su vencimiento. 10. En ningún caso, la entidad estatal contratante podrá realizar pagos anticipados que excedan al 20% del monto total contratado. No se harán pagos anticipados a los montos que surjan como consecuencia de incrementos al monto total contratado que se realicen mediante adendas. 11. El uso de pago anticipado deberá ser previamente establecido y debidamente motivado en el pliego de cargos, así como detallar las actividades específicas que desarrollará el contratista con dicho anticipo. En todo momento, el contratista estará obligado a brindar información debidamente respaldado a la entidad contratante. La Contraloría General de la República fiscalizará el uso de estos fondos. 12. El contratista se encuentra obligado a rendir un informe mensual pormenorizado y sustentado del uso del anticipo previo a la expedición del acta de aceptación final. Beneficiario de las fianzas 13. Las fianzas deberán emitirse a favor de la entidad contratante y de la Contraloría General de la República y serán depositadas en esta última, de acuerdo con lo establecido en la reglamentación que se expida. 14. La responsabilidad primaria por mantener la vigencia de las fianzas corresponde a la entidad contratante, para lo cual ejecutará las medidas y acciones administrativas necesarias para asegurar ese control, sin perjuicio del seguimiento y control que la Contraloría General de la República realice al respecto. Ejecución y extinción de las fianzas 15. Si el proponente seleccionado no constituye la fianza de cumplimiento dentro del término correspondiente, perderá la fianza de propuesta, que quedará a favor del Tesoro Nacional. 16. En caso de incumplimiento del contrato por el contratista, este perderá, en todos los casos, la fianza de cumplimiento de contrato otorgada, la que ingresará al Tesoro Nacional. 17. Si la fianza fuera otorgada por una institución bancaria o de seguros, la fiadora tendrá, dentro de los veinte días hábiles siguientes a la notificación de incumplimiento, la opción de pagar el importe de la fianza o de sustituir al contratista en todos los derechos 35

36 y las obligaciones del contrato y sus adendas, así como de cualquier otra acción que la entidad licitante tuviera en contra del contratista. 18. En el evento de que la fiadora decida subrogarse, la entidad licitante y la fiadora deben suscribir un acuerdo suplementario de ejecución de fianza de cumplimiento, en el cual la fiadora debe designar a un tercero ejecutor, que debe ser aprobado por la entidad licitante. Este acuerdo suplementario de ejecución de fianza de cumplimiento debe contar con el refrendo de la Contraloría General de la República. 19. La entidad licitante podrá pactar dentro del acuerdo suplementario de ejecución de fianza de cumplimiento una cláusula de mutuo acuerdo de indemnización con la fiadora. 20. Ejecutada la obra contratada, la fianza de cumplimiento continuará en vigencia por el término de un año, si se tratara de bienes muebles, consultorías y servicios para responder por vicios redhibitorios, como mano de obra, material defectuosos o de inferior calidad que el adjudicado o cualquier otro vicio o defecto en el objeto del contrato, salvo los bienes muebles consumibles que no tengan reglamentación especial, cuyos términos de cobertura serán de seis meses, y por el término de tres años para responder por defectos de reconstrucción o de construcción de la obra o bien inmueble. Vencidos estos términos y no habiendo responsabilidad, se cancelará la fianza. Cuando se trate de obras o bienes inmuebles y para la cual el contratista está obligado a dar una garantía de tres años y cuyo respaldo es la fianza de cumplimiento, será responsabilidad de la entidad contratante y la Contraloría General de la República velar que se cumpla con dicha garantía mientras esté vigente la fianza de cumplimiento. 21. En los contratos de servicios, el contratista responderá por los daños y perjuicios que sufra el Estado como consecuencia de las deficiencias en que incurra el contratista en la prestación de sus servicios. Devolución y Cancelación de las Garantías 22. La garantía será devuelta o cancelada cuando se haya producido el vencimiento del plazo de garantía y cumplido satisfactoriamente el contrato de que se trate o cuando se declare la resolución de este sin culpa del contratista. 23. Perfeccionada la liquidación del contrato y transcurrido el plazo de garantía, si no resultan responsabilidades, se devolverá la garantía constituida. 24. El acuerdo de devolución deberá adoptarse y notificarse al interesado en el plazo de dos meses, contado desde la finalización del plazo de garantía. Transcurrido el plazo, la entidad contratante deberá abonar al contratista la cantidad adeudada incrementada con el interés legal del dinero correspondiente al periodo transcurrido desde el vencimiento del citado plazo hasta la fecha de la devolución de la garantía, si esta no se hubiera hecho efectiva por causa imputable a la entidad contratante. 25. En los casos de cesión de contratos, no se procederá la devolución o cancelación de la garantía prestada por el cedente hasta que se halle formalmente constituida la del cesionario. 26. Transcurrido un año desde la fecha de terminación del contrato, sin que la recepción formal y la liquidación hubieran tenido lugar por causas no imputables al contratista, 36

37 se procederá, sin más demora, a la devolución o cancelación de las garantías una vez depuradas las responsabilidades de las partes contratantes. Ejecución del garante 27. Transcurrido el término al que hace referencia el Artículo 119 (Texto Único de la Ley Núm.22), sin que el garante pague el importe de la fianza o sustituya al fiador o contratista, la entidad contratante emitirá una resolución que ordenará la ejecución de la fianza por medio de la jurisdicción coactiva de la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas. 28. En el caso de que la fiadora se subrogue con base en lo establecido en el acuerdo suplementario de ejecución de fianza de cumplimiento y el tercero ejecutor que haya designado incumpla, sin que se haya pactado un mutuo acuerdo de indemnización, la entidad licitante expedirá la resolución con la suma liquidada, la cual prestará mérito ejecutivo y será cobrada mediante el proceso de cobro coactivo de la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas. 29. También se ejercerá la jurisdicción coactiva, cuando el garante no cumpla con la responsabilidad de responder por vicios redhibitorios o por defecto de reconstrucción o de construcción de la obra o bien inmueble. 30. La resolución emitida por la entidad sobre ejecución coactiva del garante agota la vía gubernativa. Resolución del contrato por incumplimiento del contratista 31. El incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista dará lugar a la resolución administrativa del contrato, la cual se efectuará por medio de acto administrativo debidamente motivado. La entidad contratante notificará a la fiadora el incumplimiento del contratista, decretado mediante resolución motivada, la que dispondrá de un término de veinte días hábiles, siguientes a la notificación de incumplimiento, para ejercer la opción de pagar el importe de la fianza o de sustituir al contratista en todos sus derechos y obligaciones, siempre que quien vaya a continuarlo, por cuenta de la fiadora y a cuenta y riesgo de esta, tenga la capacidad técnica y financiera, a juicio de la entidad contratante. 32. Para los efectos técnicos y legales, se harán extensivas y propias las cláusulas del contrato principal dentro del contrato de la fianza, en lo relativo a la ejecución del contrato. 33. Si el fiador ejerce la opción de sustituir al contratista en todos sus derechos y obligaciones, deberá indicarle a la entidad quién continuará la ejecución del contrato a su nombre. 37

38 34. Una vez asumida la sustitución del contratista, la fiadora tendrá un término de treinta días calendario para continuar con la ejecución del contrato y finalizar la obra de conformidad con lo pactado. 35. Salvo que el incumplimiento de que trata este artículo sea por caso fortuito, fuerza mayor o causas no imputables a este, el contratista se hará merecedor a las sanciones e inhabilitaciones previstas en el Artículo 130 (Texto Único de la Ley Núm.22), sin perjuicio de la responsabilidad civil correspondiente derivada del incumplimiento contractual. La entidad contratante ejecutará la fianza de cumplimiento consignada, previo cumplimiento de las formalidades de rigor. 36. Sin perjuicio de lo anterior, en caso de incumplimiento total en contrataciones menores, la entidad podrá convocar a otro acto público o adjudicar al proponente que haya llegado en segundo lugar, según sea más beneficioso para los intereses públicos, sin perjuicio de las sanciones aplicables. Esta materia será desarrollada en el reglamento. Procedimiento de resolución 37. La resolución administrativa del contrato se ajustará a lo establecido en los puntos anteriores plasmados en la Resolución del contrato por incumplimiento del contratista, con sujeción a las siguientes reglas: Cuando exista alguna causal para la resolución administrativa del contrato, la entidad contratante adelantará las diligencias de investigación y ordenará la realización de las actuaciones que conduzcan al esclarecimiento de los hechos, que pudiesen comprobar o acreditar la causal correspondiente. No obstante, cuando sea factible, la entidad contratante podrá otorgarle, al contratista, un plazo para que corrija los hechos que determinaron el inicio del procedimiento. Si la entidad contratante considera resolver administrativamente el contrato, se lo notificará al afectado o a su representante, señalándole las razones de su decisión y concediéndole un término de cinco días hábiles, para que conteste y, a la vez, presente las pruebas que considere pertinentes. Debe contener una exposición de los hechos comprobados, de las pruebas relativas a la responsabilidad de la parte, o de la exoneración de responsabilidad en su caso, y de las disposiciones legales infringidas. Podrá ser recurrible ante el Tribunal Administrativo de Contrataciones Públicas, dentro de un plazo de cinco días hábiles, contado a partir de la notificación de la resolución, que se surtirá en el efecto suspensivo, con lo cual se agotará la vía gubernativa. La decisión final, una vez agotada la vía gubernativa, será recurrible ante la jurisdicción contencioso-administrativa, de conformidad con las disposiciones que regulan la materia. 38

39 Una vez ejecutoriada la resolución, se remitirá a la Dirección General de Contrataciones Públicas, para los efectos del registro correspondiente. Las lagunas que se presenten en este procedimiento se suplirán con las disposiciones pertinentes del procedimiento administrativo de la Ley 38 de B. Específicas 1. La Contraloría General de la República es responsable de la custodia de las fianzas de obligación contractual con excepción de la fianza de propuesta, que surgen de los diferentes tipos de contratos que celebra el estado panameño, sobre la base de la normativa vigente. 2. Las fianzas, constituidas en efectivos, cheques certificados o de gerencia, títulos de crédito del Estado, serán custodiada en la Sección de Valores o en la unidad administrativa responsable de esta función, de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad; será devuelta a través de la Oficina de Fiscalización en la entidad u Oficina Provincial de Fiscalización de la Dirección Nacional de Fiscalización General de la Contraloría General de la República, mediante nota dirigida al representante legal de la entidad, firmada por el director nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República. 3. Las fianzas y/o endoso(s) que están constituidas mediante compañías de seguros o garantías bancarias, serán custodiada en el Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguro del Estado de la Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial, será devuelta a través de la Oficina de Fiscalización en la entidad u Oficina Provincial de Fiscalización de la Dirección Nacional de Fiscalización General de la Contraloría General de la República, mediante nota dirigida al representante legal de la entidad y firmada por el director nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial de la Contraloría General de la República. 4. Agotadas todas las vías gubernamentales, el titular de la entidad o el servidor público delegado, solicitará la devolución o ejecución de la fianza (a nombre del Tesoro Nacional) a la Contraloría General de la República, a través de nota dirigida al Contralor General cuando: a) Se haya producido el vencimiento del plazo de garantía y cumplido satisfactoriamente el contrato de que se trate o cuando se declare la resolución de éste, sin culpa del contratista. El titular de la entidad o el servidor público, en quien se delegue esta función, entregará, al contratista o proveedor la garantía. Por el incumplimiento del contrato por el contratista o proveedor se ejecutará la fianza, el titular de la entidad o el servidor público, en quien se delegue esta función, depositará la garantía a la cuenta del Tesoro Nacional. 39

40 5. Las solicitudes de devoluciones de fianza, serán registradas en la Contraloría General de la República, en el Sistema Control de Fianzas del Estado o en el sistema informático en uso, en el módulo de devolución de fianza, en el cual se registrará la información de la nota recibida y de la fianza u otra información que se requiera. 6. Las fianzas y/o endoso(s) que están constituidas mediante compañías de seguros o garantías bancarias, que no se encuentra en custodia en la Sección de Fianzas, ni registradas en el Sistema de Control de Fianzas del Estado, se solicitarán a través de correo electrónico a la Sección de Referencia y Archivo de la Dirección Nacional de Administración y Finanza, para realizar el registro de la información de las mismas. 7. El jefe de la Oficina de Fiscalización en la entidad u Oficina Provincial de Fiscalización de la Dirección Nacional de Fiscalización General de la Contraloría General de la República o el servidor público delegado, revisará que a la Nota de Solicitud de Devolución de las Fianzas entregada por la entidad, adjunten los documentos requeridos (ver Anexos Núm.1 y 2); una vez finalizada la revisión de los documentos, confecciona, imprime y firma la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3), dirigido al director nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial, con fines de remitir la nota de solicitud de devolución y documentos sustentadores. 8. La Oficina de Fiscalización en la entidad u Oficina Provincial de Fiscalización de la Dirección Nacional de Fiscalización General de la Contraloría General de la República, es responsable de ingresar la nota de la devolución de la fianza en el Sistema de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos (SCAFID) o sistema tecnológico en uso, con el tipo de documento denominado Solicitud de Devolución de Fianza. 40

41 III. PROCEDIMIENTOS A. DEVOLUCIÓN DE LAS FIANZAS EN CUSTODIA EN LA SECCIÓN DE VALORES 1. Entidad Gestora Confecciona e imprime la nota de solicitud de devolución de la fianza y/o endoso, detallando las generales de la misma, dirigida al Contralor General, solicitando su devolución; prepara expediente con los documentos requeridos, según sea el motivo de la devolución (ver Anexos Núm.1 y 2); el titular de la entidad o en el servidor público en quien se delegue esta función, firma la nota de solicitud de devolución de la fianza y remite con el expediente a la Oficina de Fiscalización en la entidad u Oficina Provincial de Fiscalización. 2. Contraloría General de la República Dirección Nacional de Fiscalización General Oficina de Fiscalización en la Entidad u Oficina Provincial de Fiscalización Recibe nota de devolución de la fianza y/o endoso y el expediente, accede al Sistema de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos (SCAFID) o sistema tecnológico en uso, selecciona el tipo de documento (Solicitud de Devolución de Fianza) registra los datos, verifica que los documentos del expediente sean los requeridos ver (Anexo Núm.1 y 2), de no cumplir con la documentación requerida, se enviará a subsanar a la entidad gestora, de estar todo correcto; completa e imprime la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3), el fiscalizador, coloca el sello y estampa firma de verificado, nombre y fecha; el jefe de fiscalización coloca su nombre, firma y fecha de autorizado la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3), adjunta al expediente, la nota de devolución de la fianza entregada por la entidad gestora. Remite la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente a la Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial, a través del Departamento de Correspondencia y Archivos de la Dirección Nacional de Administración y Finanzas de la Contraloría General de la República. 3. Dirección Nacional de Administración y Finanzas Departamento de Correspondencia y Archivos Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente, verifica que la correspondencia sea la que describe y que cuenta con los adjuntos que se detallan, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, lo recepciona y envía la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente, a la Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial. 41

42 4. Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial Recepcionista Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, recepciona y entrega la documentación a la secretaria. Secretaria Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente, coloca sello, fecha, hora, firma de recibido y entrega al director. Director Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente, asigna, firma en el Formulario de Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) e instruye indicando las siguientes acciones: atender, revisar y verificar. Entrega la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente a la secretaria. Secretaria Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente con las instrucciones del director, nota de devolución de la fianza y/o endoso(s) y expediente, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, remite con la documentación al Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguros del Estado de la Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial. 5. Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguros del Estado Secretaria Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente, coloca sello, fecha, hora y firma de recibido, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, lo recepciona, asigna y entrega la documentación al jefe. Jefe Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente, revisa, emite sus indicaciones coloca sello, fecha, asigna y entrega la documentación a la secretaria. Secretaria Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso y remite con la documentación a la Sección de Fianzas. 42

43 6. Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguros del Estado Sección de Fianzas Secretaria Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, lo recepciona, asigna y entrega la documentación al jefe de la Sección de Fianzas. Jefe Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente, revisa, analiza y coloca en la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) el sello de asignación, fecha, nombre del analista y le entrega la documentación para el análisis. Analista Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) con las indicaciones y el expediente, verifica y analiza la documentación, ubica la fianza en el expediente; accede al Sistema de Control de Fianzas del Estado, en el módulo de consulta general, introduce el número de SCAFID o fianza, para realizar el registro; si no se encuentra registrada la fianza en el Sistema de Control de Fianzas del Estado, se solicita el expediente al Departamento de Custodia, Administración de Fondos y Valores Gubernamentales, para el correspondiente registro de la fianza en el Sistema de Control de Fianzas del Estado. Obtiene la fianza, accede al Sistema de Control de Fianzas del Estado, en el módulo de consulta general, introduce el número de SCAFID o fianza, para realizar el registro. Accede al accede al Módulo de Devolución, introduce el detalle la fianza y/o endoso. Confecciona e imprime la Devolución de Fianza en Custodia (Formulario Núm.1) y firma en el renglón de Preparado por. Entrega la Devolución de Fianza en Custodia (Formulario Núm.1) y el expediente al jefe. Jefe Recibe la Devolución de Fianza en Custodia (Formulario Núm.1) y el expediente, verifica; de estar todo correcto, firma la Devolución de Fianza en Custodia (Formulario Núm.1), instruye a la secretaria que confeccione e imprima memorando para el trámite correspondiente de devolución de la Fianza en Custodia y entrega la Devolución de Fianza en Custodia (Formulario Núm.1) y el expediente a la secretaria. 43

44 Secretaria Recibe la Devolución de Fianza en Custodia (Formulario Núm.1) y el expediente, confecciona e imprime memorando, con el visto bueno del jefe de la Sección, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso y lo remite con el memorando, formulario y expediente al Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguros del Estado, para la firma del memorando. 7. Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguros del Estado Secretaria Recibe el memorando, la Devolución de Fianza en Custodia (Formulario Núm.1) y el expediente; accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, lo recepciona y entrega el memorando al jefe para la firma. Jefe Recibe el memorando, la Devolución de Fianza en Custodia (Formulario Núm.1) y el expediente; de estar todo correcto, firma el memorando y entrega a la secretaria. Secretaria Recibe el memorando firmado, la Devolución de Fianza en Custodia (Formulario Núm.1) y el expediente, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso y lo remite a la Sección de Valores de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad. 8. Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad Sección de Valores Secretaria Recibe memorando, la Devolución de Fianza en Custodia (Formulario Núm.1) y el expediente, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, lo recepciona y entrega la documentación al jefe. Jefe Recibe memorando, la Devolución de Fianza en Custodia (Formulario Núm.1) y el expediente, revisa e instruye que se realice lo solicitado, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, asigna al custodia de valores y entrega la documentación. Custodio de Valores Recibe el memorando, la Devolución de Fianza en Custodia (Formulario Núm.1) y el expediente, verifica en el sistema vigente, obtiene el expediente generado al recibir la fianza, revisa; si se trata de garantía constituidas en efectivos, cheques certificados o de gerencia, se 44

45 procede a girar el cheque por el monto de la devolución y el Comprobante de Devolución de Fianza en Cheque (Formulario Núm.2) y cuando se trate de garantía constituidas en títulos de crédito del Estado entre otros, se confecciona el Comprobante de Valores Entregados (Formulario Núm.3). Imprime y firma (en el área de Preparado por ), en el Comprobante de Devolución de Fianza en Cheque (Formulario Núm.2) o en el Comprobante de Valores Entregados (Formulario Núm.3), entrega el cheque o garantía con el expediente al jefe. Nota: En caso que el proveedor o contratista afiance con CERPAN, CEPADEM o cualquier otro documento negociable, se enviará copia del documento al departamento responsable de la CGR, para los registros correspondientes. Cuando se trate de Certificados de Garantía, deben ser enviados al Despacho del Contralor o a quien delegue y a la Dirección Nacional de Fiscalización General para la firma del endoso. En caso de los cupones de bonos consignados como fianza de Garantía, se entregarán los intereses (cupones) cuando sea reclamado por el Contratista que consignó la Fianza (ver Anexo Núm.4). Jefe Recibe el Comprobante de Devolución de Fianza en Cheque (Formulario Núm.2) o el Comprobante de Valores Entregados (Formulario Núm.3), el cheque o la garantía y expediente, revisa; de estar todo correcto, firma como verificado el Comprobante de Devolución de Fianza en Cheque (Formulario Núm.2) o en el Comprobante de Valores Entregados (Formulario Núm.3), si se trata de cheque se remitirá al Departamento de Pagos y Deducciones Varias para la firma con el facsímile. Firmado el cheque, instruye a la secretaria que confeccione e imprima nota dirigida al representante legal de la entidad para entregar la garantía en custodia y entrega la documentación a la secretaria. Secretaria Recibe el Comprobante de Devolución de Fianza en Cheque (Formulario Núm.2) o el Comprobante de Valores Entregados (Formulario Núm.3), el cheque o la garantía y el expediente, confecciona e imprime nota, con el visto bueno del jefe de la Sección de Valores, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso y remite nota con el Comprobante de Devolución de Fianza en Cheque (Formulario Núm.2) o el Comprobante de Valores Entregados (Formulario Núm.3) el cheque o la garantía y expediente a la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad. 9. Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad Secretaria Recibe nota, el Comprobante de Devolución de Fianza en Cheque (Formulario Núm.2) o el Comprobante de Valores Entregados (Formulario Núm.3), el cheque o la garantía y el expediente, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, lo recepciona y entrega la documentación al director. 45

46 Director Recibe nota, el Comprobante de Devolución de Fianza en Cheque (Formulario Núm.2) o el Comprobante de Valores Entregados (Formulario Núm.3), el cheque o la garantía y el expediente, revisa; de estar todo correcto, firma la nota y el Comprobante de Devolución de Fianza en Cheque (Formulario Núm.2) o el Comprobante de Valores Entregados (Formulario Núm.3), el cheque o la garantía y el expediente, y entrega a la secretaria. Secretaria Recibe nota, el Comprobante de Devolución de Fianza en Cheque (Formulario Núm.2) o el Comprobante de Valores Entregados (Formulario Núm.3), el cheque o la garantía y el expediente, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso y remite a la Sección de Valores. 10. Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad Sección de Valores Secretaria Recibe nota, el Comprobante de Devolución de Fianza en Cheque (Formulario Núm.2) o el Comprobante de Valores Entregados (Formulario Núm.3), el cheque o la garantía y el expediente, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, lo recepciona, asigna y entrega al jefe o el custodio de valores. Jefe o Custodio de Valores Recibe nota, el Comprobante de Devolución de Fianza en Cheque (Formulario Núm.2) o el Comprobante de Valores Entregados (Formulario Núm.3), el cheque o la garantía y el expediente, instruye por escrito a la secretaria para que realice las siguientes actividades: Confecciona y firma memorando dirigido al jefe de la Oficina de Fiscalización en la entidad u Oficina Provincial de Fiscalización, obtener dos copias de la nota, del Comprobante de Devolución de Fianza en Cheque (Formulario Núm.2) o el Comprobante de Valores Entregados (Formulario Núm.3), cheque o la garantía y entregar a : Una copia al Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguros. Una copia para constancia de recibido. Entrega memorando, la nota, Comprobante de Devolución de Fianza en Cheque (Formulario Núm.2) o el Comprobante de Valores Entregados (Formulario Núm.3), cheque o la garantía y el expediente. 46

47 Secretaria Recibe memorando, la nota, del Comprobante de Devolución de Fianza en Cheque (Formulario Núm.2) o el Comprobante de Valores Entregados (Formulario Núm.3), cheque o la garantía, confecciona e imprime memorando dirigido al jefe de Oficina de Fiscalización en la entidad u Oficina Provincial de Fiscalización, obtiene las copias de la nota del Comprobante de Devolución de Fianza en Cheque (Formulario Núm.2) o el Comprobante de Valores Entregados (Formulario Núm.3), cheque o la garantía, según lo indicado, el jefe del Departamento de Custodia, Administración de Fondos y Valores Gubernamentales firma el memorando. Accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso y entrega el memorando, nota dirigida al titular de la entidad, el cheque o la garantía y copia del expediente, al mensajero para que lo entregue a la Oficina de Fiscalización en la entidad u Oficina Provincial de Fiscalización. 11. Dirección Nacional de Fiscalización General Oficina de Fiscalización en la Entidad u Oficina Provincial de Fiscalización Recibe memorando, nota dirigida al titular de la entidad, cheque o la garantía y copia del expediente, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, lo recepciona y entrega la nota, cheque o la garantía y copia del expediente a la entidad gestora. Accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, coloca el número de control, escribe en el campo de observación la fecha de constancia de recibido de la nota por la entidad gestora y archiva. Remite una copia de la nota como constancia de recibido al Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguro del Estado de la Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial para su respectivo registro y digitalización. 12. Entidad Gestora Recibe la nota, cheque o la garantía y copia del expediente, procede a realizar lo indicado en la nota. 47

48 MAPA DE PROCESO 48

49 B. DEVOLUCIÓN DE LAS FIANZAS EN CUSTODIA EN EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE FIANZAS Y PÓLIZAS DE SEGUROS DEL ESTADO 1. Entidad Gestora Confecciona e imprime nota de solicitud de devolución de la fianza y/o endoso, detallando todas las generales de la misma, dirigida al Contralor General, solicitando su devolución; prepara expediente con los documentos requeridos según sea el motivo de la devolución ver (Anexos Núm.1 y 2); el titular de la entidad o en el servidor público en quien se delegue esta función, firma la nota de solicitud de devolución de la fianza y remite con el expediente a la Oficina de Fiscalización en la entidad u Oficina Provincial de Fiscalización. 2. Contraloría General de la República Dirección Nacional de Fiscalización General Oficina de Fiscalización en la Entidad u Oficina Provincial de Fiscalización Recibe nota de devolución de la fianza y/o endoso y el expediente, accede al Sistema de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos (SCAFID) o sistema tecnológico en uso, selecciona el tipo de documento (Solicitud de Devolución de Fianza) registra los datos, verifica que los documentos del expediente sean los requerido ver (Anexo Núm.1 y 2), de no cumplir con la documentación requerida, se enviará a subsanar a la entidad gestora, de estar todo correcto; completa e imprime la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3), el fiscalizador, coloca el sello y estampa firma de verificado, nombre y fecha ; el jefe de fiscalización coloca su nombre, firma y fecha de autorizado la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3), adjunta al expediente, la nota de devolución de la fianza entregada por la entidad gestora. Remite la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente a la Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial, a través del Departamento de Correspondencia y Archivos de la Dirección Nacional de Administración y Finanzas de la Contraloría General de la República. 3. Dirección Nacional de Administración y Finanzas Departamento de Correspondencia y Archivos Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3), y el expediente, verifica que la correspondencia sea la que describe el memorando y cuente con los adjuntos que se detallan, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, recepciona el número de control y la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente a la Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial. 49

50 4. Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial Recepcionista Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, lo recepciona y entrega el memorando y expediente a la secretaria. Secretaria Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente, coloca sello, fecha y hora firma de recibido y entrega nota de devolución de la fianza, memorando y el expediente al director. Director Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente, revisa, coloca en la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) las siguientes instrucciones: atender, verificar o revisar. Entrega la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente a la secretaria. Secretaria Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente con las instrucciones del director, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso; remite la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente al Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguros del Estado de la Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial. 5. Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguros del Estado Secretaria Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3), coloca el sello, fecha, hora y firma de recibido, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, recepciona y entrega la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente al jefe. Jefe Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente, revisa, emite sus indicaciones y entrega a la secretaria. 50

51 Secretaria Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) con las indicaciones del jefe y el expediente; accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso y remite la nota de devolución de la fianza, memorando y expediente a la Sección de Fianzas. 6. Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguros del Estado Sección de Fianzas Secretaria Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) con las indicaciones y el expediente, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, recepciona y entrega al jefe. Jefe Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) con las indicaciones y el expediente, revisa, analiza y emite sus indicaciones correspondientes, entrega y coloca en el memorando el sello de asignación, fecha y nombre del analista, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, asigna al analista y entrega la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) y el expediente al analista. Analista Recibe la Solicitud de Devolución de Fianzas y/o Endoso(s) (Anexo Núm.3) con las indicaciones y expediente, verifica y analiza la documentación, ubica la fianza en el expediente; accede al Sistema de Control de Fianzas del Estado, en el módulo de consulta general, introduce el número de SCAFID o fianza, para realizar el registro; si no se encuentra registrada la fianza en el Sistema de Control de Fianzas del Estado, se solicita el expediente a la Sección de Referencias y Archivos, para el correspondiente registro de la fianza en el Sistema de Control de Fianzas del Estado; de no contar, con la fianza solicitada, se prepara memorando al jefe de fiscalización en la entidad u jefe de la oficina provincial de fiscalización para los trámites correspondiente (registro y devolución). Obtiene la fianza, accede al Sistema de Control de Fianzas del Estado, en el módulo de consulta general, introduce el número de SCAFID o fianza, para realizar el registro. Accede al accede al Módulo de Devolución, introduce el detalle de la fianza y/o endoso. Confecciona e imprime la nota dirigida al titular de la entidad para devolución de la fianza, accede al Sistema de Control de Fianzas del Estado, en el Módulo de Devolución, introduce el detalle de la nota que se remitirá al titular de la entidad. Anexa la fianza y/o endoso original al expediente y entrega la nota dirigida al titular de la entidad y el expediente al jefe. 51

52 Jefe Recibe la nota dirigida al titular de la entidad para la devolución de la fianza, y el expediente, revisa la documentación, de estar todo correcto, firma de revisado el memorando, la nota dirigida al titular de la entidad e instruye a la secretaria que confeccione memorando dirigido al director para remitir la nota y demás documentos. Secretaria Recibe la nota dirigida al titular de la entidad, para la devolución de la fianza y el expediente. Según las instrucciones, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, prepara memorando, el jefe firma como revisado y remite con la nota dirigida al titular de la entidad y expediente al Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguros del Estado. 7. Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguros del Estado Secretaria Recibe memorando, la nota dirigida al titular de la entidad, para devolución de la fianza y el expediente, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, lo recepciona y entrega al jefe. Jefe Recibe memorando, la nota dirigida al titular de la entidad, para devolución de la fianza y expediente, revisa; de estar todo correcto, firma el memorando, coloca el visto bueno a la nota y entrega a la secretaria. Secretaria Recibe memorando, la nota dirigida al titular de la entidad, para devolución de la fianza y expediente; accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso y lo remite con el memorando, nota dirigida al titular de la entidad y expediente a la Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial. 8. Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial Secretaria Recibe memorando y la nota dirigida al titular de la entidad, para devolución de la fianza y expediente, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, lo recepciona y entrega memorando, nota dirigida al titular de la entidad, para devolución de la fianza y expediente al director nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial. 52

53 Director Nacional Recibe la nota dirigida al titular de la entidad y expediente, revisa; de estar todo correcto, firma la nota. Entrega la nota dirigida al titular de la entidad y el expediente a la secretaria. Secretaria Recibe la nota firmada, para la devolución de la fianza y el expediente, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, remite la nota con el expediente al Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguros del Estado. 9. Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguros del Estado Secretaria Recibe memorando, la nota firmada para la devolución de la fianza y el expediente, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, lo recepciona, asigna y entrega al jefe. Jefe Recibe la nota dirigida al titular de la entidad, para la devolución de la fianza y expediente, instruye por escrito a la secretaria para que realice las siguientes actividades: Imprimir cuatros copias de la nota y entregar: El original de la solicitud de la fianza, después de tramitada, se archiva en el Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguro del Estado. Una copia al expediente de la Sección de Fianzas. Una copia al Digitador de la Sección de Fianzas, para que sea digitalizada y adicionada al expediente digitalizado. Una copia al analista de la Sección de Fianzas para que registre el número de nota en el Sistema de Control de Fianzas del Estado. Una copia para constancia de recibido. Preparar memorando dirigido al jefe de la Oficina de Fiscalización en la entidad u Oficina Provincial de Fiscalización. Entrega memorando, la nota, Comprobante de Devolución de Fianza en Cheque (Formulario Núm.2) o el Comprobante de Valores Entregados (Formulario Núm.3), cheque o la garantía y el expediente. 53

54 Entrega la nota firmada, expediente e instrucción escrita a la secretaria. Secretaria Recibe la nota firmada para la devolución de la fianza, expediente e instrucción. Prepara memorando dirigido al Jefe de jefe de la Oficina de Fiscalización en la entidad u Oficina Provincial de Fiscalización, el jefe firma el memorando. Obtiene las copias de la nota y memorando, entrega, según lo indicado por el jefe. Accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso y remite al Departamento de Correspondencia y Archivos, de la Dirección Nacional de Administración y Finanzas. 10. Dirección Nacional de Administración y Finanzas Departamento de Correspondencia y Archivos Recibe memorando, nota firmada dirigida al titular de la entidad, para devolución de la fianza y expediente, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, lo recepciona y remite memorando, nota y expediente a la Oficina de Fiscalización en la entidad u Oficina Provincial de Fiscalización. 11. Dirección Nacional de Fiscalización General Oficina de Fiscalización en la Entidad u Oficina Provincial de Fiscalización Recibe memorando, nota firmada dirigida al titular de la entidad, para devolución de la fianza y copia del expediente, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, lo recepciona y entrega memorando, nota y copia del expediente a la entidad gestora. Accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, coloca el número de control, escribe en el campo de observación la fecha de constancia de recibido de la nota por la entidad gestora y archiva. Remite una copia de la nota como constancia de recibido al Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguro del Estado de la Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial para su respectivo registro y digitalización. 12. Entidad Gestora Recibe la nota dirigida al titular de la entidad, para devolución de la fianza y copia del expediente, procede a realizar lo indicado en la nota. 54

55 MAPA DE PROCESO 55

56 C. NOTIFICACIÓN DE RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA 1. Entidad Gestora Remite copia de la resolución administrativa con los siguientes documentos: copia del documento contractual (contrato, adendas entre otros) y de la fianza y/o endoso a la Contraloría General de la República. 2. Dirección Nacional de Administración y Finanzas Departamento de Correspondencia y Archivos Recibe copia de la resolución administrativa y demás documentos, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico, registra los documentos, asigna número de control y remite a la Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial. 3. Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial Recepcionista Recibe copia de la resolución administrativa y demás documentos, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, lo recepciona y entrega a la secretaria. Secretaria Recibe copia de la resolución administrativa y demás documentos, coloca sello, fecha, hora de entrada, firma y entrega al director. Director Recibe copia de la resolución administrativa y demás documentos, firma la copia de la resolución, indicando las siguientes acciones: atender, verificar y revisar. Entrega copia de la resolución administrativa y demás documentos a la secretaria. Secretaria Recibe copia de la resolución administrativa y demás documentos, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico y lo remite al Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguros del Estado de la Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial. 56

57 4. Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguros del Estado Secretaria Recibe copia de la resolución administrativa y demás documentos, sella, coloca fecha, hora y firma de recibido a la copia de la resolución, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, lo recepciona y entrega al jefe. Jefe Recibe copia de la resolución administrativa y demás documentos, revisa, emite sus instrucciones y entrega a la secretaria. Secretaria Recibe copia de la resolución administrativa y demás documentos con las instrucciones del jefe, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso y lo remite a la Sección de Fianzas. 5. Dirección Nacional del Servicio Exterior, Incentivos Fiscales y Comercial Departamento de Administración de Fianzas y Pólizas de Seguros del Estado Sección de Fianzas Secretaria de la Sección de Fianzas Recibe copia de la resolución administrativa con las instrucciones, y demás documentos, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, lo recepciona y entrega al jefe de la Sección de Fianzas. Jefe de la Sección de Fianzas Recibe copia de la resolución administrativa con las instrucciones y demás documentos, revisa, coloca en el memorando el sello de asignación, fecha y nombre del analista, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, asigna y entrega la documentación al analista. Analista de la Sección de Fianzas Recibe copia de la resolución administrativa con las instrucciones y demás documentos, accede al Sistema de Control de Fianzas del Estado, en el módulo de consulta general, introduce el número de SCAFID o fianza, registra la información de la resolución administrativa. Entrega copia de la resolución administrativa al digitador, para que sea anexada al expediente digital. 57

58 Remite copia de la notificación de la resolución administrativa a la Dirección Nacional de Fiscalización General y a la Dirección Nacional de Ingeniería (cuando se trate de materia relacionada a la Dirección Nacional de Ingeniería) para los efectos correspondientes. Anexa copia de la resolución administrativa y demás documentos al expediente principal, accede al sistema SCAFID u otro sistema tecnológico en uso, coloca las observaciones referentes al análisis realizado a la resolución administrativa y archiva los documentos, número de control y cierra el SCAFID. 58

59 MAPA DE PROCESO 59