Primas en Depósito. Unidad de Siniestros. Antecedentes

Transcripción

1 Antecedentes Conforme incrementa nuestro portafolio de pólizas, hemos observado que ocasionalmente hay asegurados que tienen la iniciativa de adelantar primas para vigencias que aún no inician. Es importante resaltar que Prudential Seguros México, S.A., no promueve activamente la recepción de adelantos de prima; sin embargo, consideramos prudente emitir lineamientos que nos permitan atender los casos que se presenten y tener establecidos las consideraciones en nuestros procesos para aplicar el adecuado tratamiento a dichos casos. Objetivo La política de primas en depósito tiene como objetivo controlar el riesgo financiero del ingreso de primas anticipadas a la compañía, teniendo presente montos y plazos máximos, así como niveles de autorización por monto. Anticipos de Prima que no requieren autorización Cuando un cliente requiera anticipar su prima por el periodo inmediato siguiente de acuerdo a forma de pago (Mensual, trimestral, semestral o Anual, y su aplicación este programada para un periodo no mayor a 3 meses) podrá realizarlo en forma directa sin requerir ninguna autorización especial. Lo anterior atendiendo a la necesidad de que pueden existir casos en que un cliente por ausencia este imposibilitado para pagar su prima en un periodo futuro no mayor a 3 meses. Independientemente del monto y fecha de aplicación serán sujetas a reporte de acuerdo a los lineamientos establecidos en el manual de AML Anticipos que requiere una autorización previa al depósito Las primas que el cliente, por su propia iniciativa, esté interesado en depositar en las cuentas de la compañía y que no se encuentren cubiertas en el apartado de (anticipo de primas que no requiere autorización) En este escenario el Asegurado y/o contratante deberá: 1. Solicitar autorización para realizar el depósito previo al mismo llenando el formato anexo. 2. Ser sujetas de análisis para ser reportadas conforme a la normatividad y políticas establecidas en el manual de la compañía para la Prevención de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo. 3. Ser sujetas de análisis para decidir de acuerdo con los límites que más adelante se describen en este documento. 4. Los límites que se mencionan a continuación se revisaran a nivel póliza. 5. En caso de que la decisión sea aceptar y mantener la primas en depósito se deberá informar al cliente:

2 a. Que solo en caso de que lo solicite se emitirá un recibo simple (Es decir una carta reconociendo ante el cliente que se están recibiendo primas en depósito, firmado por un representante legal de la empresa) esta carta no reúne requisitos fiscales. b. Que no se acreditarán intereses sobre el depósito en ningún caso. c. Que el monto del depósito se convertirá a la moneda contratada, al tipo de cambio de la fecha del depósito. d. Que no genera comisión para el agente. Devolución de Las primas se podrán devolver a solicitud del contratante o por decisión de la compañía. El movimiento de devolución se reportara de acuerdo a los lineamientos establecidos en el manual de AML. La devolución se realizará de ser posible a la misma tarjeta que se efectuó el cobro, de no ser posible porque excedió el tiempo permitido por el banco, o por que el cliente no tenga cuenta o no la quiera proporcionar se realizará cheque a nombre del contratante de la póliza. En caso de fallecimiento las primas en depósito se entregaran al contratante y en caso de que éste sea el mismo que asegurado, a los beneficiarios en la misma proporción que se les entregue la suma asegurada. En caso de cancelación o rescate las primas en depósito se entregaran al contratante. En cualquier caso la devolución se efectuará de acuerdo al tipo de cambio al cual se recibió el dinero Recepción de depósitos sin previa autorización fuera de la política En caso de recibir algún depósito sin previo autorización, se reportara en el mes inmediato siguiente a la recepción del depósito al Funcionario Comercial, así como al área de Compliance y AML para que ellos evalúen si procede alguna sanción. Se realizará un análisis si el monto y plazo de vencimiento de las primas ingresadas está dentro de política a) En caso afirmativo. Se solicitará por medio del funcionario autorizado la carta de solicitud de ingreso de primas para formalizar el trámite. b) En caso negativo (es decir que el monto este fuera de políticas ) Realizar la devolución de las primas solicitando el cheque en el momento en que se detecte, notificando al Oficial de Cumplimiento para que se mencione en el Comité de Comunicación y Control. En cualquier caso las devoluciones serán sujetas de análisis para ser reportadas conforme a la normatividad y políticas establecidas en el manual de la Compañía para la Prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo.

3 Montos y niveles de autorización Para decidir en qué casos es posible aceptar y mantener las primas en depósito, considerando que éstas no deberán exceder de 2 años para ser devengadas, se deberán de respetar los montos y autorizaciones que se muestran a continuación, acumulando por póliza de cobranza Autoriza Gerente de cobranza Autoriza Director de operaciones o CFO Autorizan Director general o CFO Autorizan Hasta $100,000 * de prima total Hasta $500,000* de prima total Hasta $1,000,000* de prima total Hasta $2,000,000* de prima total *Montos en pesos o su equivalente al tipo de cambio de cobranza en la fecha del depósito para el caso de Dólares o UDIS La revisión de depósitos acumulados en primas en depósito se realizará por el área de cobranza a mes vencido durante los primeros 10 días del mes inmediato posterior a su recepción, Se reportara al responsable de AML y en caso de que aplique se reportara al funcionario comercial y generara la devolución del dinero por el canal que corresponde. Niveles de servicio Notas: A partir de la recepción del formato de solicitud de autorización de el, Gerente, COO y CFO tendrán tiempo de respuesta de 8 días hábiles para otorgar autorización o rechazo a la solicitud e informar al agente a través de la FSS. Para montos totales acumulados por póliza mayor a $2,000, de pesos, al igual que para montos totales de primas en depósito por póliza que excedan 2 años de anticipo de la póliza, se someterá a la Dirección general. Prevenciones: a. En ningún caso se emitirán recibos fiscales por vigencias anticipadas, se expedirá recibo simple. b. No aplicará efectuar cobranza electrónica mientras exista saldo de primas en depósito Solicitud de autorización para ingreso de

4 Numero de Póliza Nombre del contratante Nombre del asegurado Producto cobertura básica Frecuencia de pago DATOS DE LA PÓLIZA Moneda Fecha de inicio de vigencia Asesor Por este medio solicito a Prudential Seguros México, S.A., su autorización para ingresar la cantidad de $, a efecto de que sea utilizada para el pago de Prima cuando sean emitidos recibos al cobro según vigencia y condiciones de la póliza. El motivo por el cual requiero realizar este depósito es: La procedencia de los recursos que requiero utilizar para realizar este depósito es: Para todos los efectos a que haya lugar, en esto momento declaro que tengo conocimiento de los criterios de aceptación de Primas de la Compañía respecto de las primas adelantadas: Me otorgarán recibo sin validez oficial por los montos que ingresé. El recibo fiscal correspondiente lo recibiré al emitirse la prima conforme a las condiciones de la póliza. No se acreditarán intereses sobre el depósito realizado. El monto del depósito se convertirá a la moneda contratada, al tipo de cambio de la fecha del depósito. En caso de solicitar la devolución de estas primas se utilizará el tipo de cambio del momento del depósito (no del retiro) y se devolverán por el mismo medio por el cual fue recibido el depósito. En caso de fallecimiento del asegurado, las primas anticipadas deberán ser devueltas al contratante en caso de ser distinto del asegurado, o a la sucesión legal del asegurado en caso de que el contratante y el asegurado sea la misma persona. En caso de cancelación, rescate de la póliza, o retiro del anticipo, los montos anticipados aún no aplicados serán devueltos al tipo de cambio del día en que se recibió el pago. Contratante Asesor Funcionario comercial Autorizo Sí No Observaciones Nombre y Firma Funcionario Autorizado Fecha de autorización

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6 Firmas Norma E. Cortés Reyes Cobranza y Siniestros Alejandro Capitto Director Legal Adrian Otero Director Actuaria, Contabilidad, Fiscal, Cuentas por pagar, Tesorería Joel Hernández Director de Finanzas