Orden /2017, de de de 2017, de creación, modificación y supresión de ficheros de datos de carácter personal dependientes de la Secretaría General Técnica en materia de gestión de personal. El artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, establece que la creación, modificación o supresión de los ficheros de las Administraciones Públicas sólo podrá hacerse por medio de disposición general publicada en el «Boletín Oficial del Estado» o diario oficial correspondiente. La Secretaría General Técnica, al amparo de las atribuciones que le asigna el Decreto 195/2015, de 5 de agosto, que establece la estructura orgánica de la Consejería de Sanidad, modificado por el Decreto 125/2017, de 17 de octubre, es la competente en las atribuciones que aparecen descritas en su artículo 6.j), sin perjuicio de las competencias previstas en el artículo 5.a) del Decreto 74/1988, de 23 de junio, sobre atribución de competencias en materia de personal, así como las establecidas en el artículo 46 de la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid. En el desarrollo de dichas atribuciones se van a obtener diversos datos de carácter personal, que van a ser archivados y tratados informáticamente o de forma manual estructurada, como consecuencia de las responsabilidades en la gestión y organización del personal dependiente de los centros directivos de la Consejería, entes públicos y organismos autónomos adscritos, sin perjuicio de las competencias atribuidas al Servicio Madrileño de Salud, a otros entes públicos y organismos adscritos y a otras Consejerías de la Comunidad de Madrid. En consecuencia, la presente orden tiene por objeto la supresión de los ficheros Reconocimi, Expediente, Fusus, Modific Presupuesto Cap I, Recursos y Reclamaciones de Personal y Variaciones de Nómina, creados todos ellos por disposiciones generales anteriores, dado que los datos que contienen se integran en el fichero de nueva creación Gestión de Personal, al que se le asigna un nivel de seguridad medio teniendo en cuenta la naturaleza de los datos a incluir en el mismo. Asimismo, se considera necesaria la modificación del nivel de seguridad del fichero Gestión de Convocatorias y Bolsas, estableciéndose en el nivel medio debido a los datos de carácter curricular que el mismo contendrá, así como la finalidad del mismo al integrarse el fichero Fusus. Además de las modificaciones anteriores, también se ha considerado pertinente modificar el órgano ante el cual pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, aspecto este último a modificar también en el fichero Control Presencia, determinándose que sean ejercitados dichos derechos ante el órgano responsable de los ficheros (la Secretaría General Técnica), en lugar del actualmente establecido, la Subdirección General de Personal de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Sanidad de la Comunidad de Madrid. En su virtud, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y en el artículo 52 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, a iniciativa de la Secretaría General Técnica, atendiendo a lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid, y en uso de las atribuciones conferidas por las disposiciones vigentes 1
DISPONGO Artículo 1. Creación de ficheros. Se crea el fichero parcialmente automatizado (mixto) de datos de carácter personal dependiente de la Secretaría General Técnica que aparece descrito en el Anexo I de la presente Orden ( Gestión de Personal ) en cumplimiento del artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y el artículo 54.1 del Reglamento por el que se desarrolla la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre. Artículo 2. Supresión de ficheros. Se suprimen los ficheros que aparecen descritos en el Anexo II ( Reconocimi, Expediente, Modific Presupuesto Cap I, Recursos y Reclamaciones de personal, Variaciones de Nóminas y Fusus ) de acuerdo a lo especificado en el artículo 54.3 del Reglamento por el que se desarrolla la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre. Artículo 3. Modificación de ficheros. Se modifican los ficheros que aparecen descritos en el Anexo III ( Gestión de convocatorias y Bolsas y Control Presencia ) de acuerdo a lo especificado en el artículo 54.2 del Reglamento por el que se desarrolla la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre. Artículo 4. Adopción de medidas de seguridad. Con respecto a la información del fichero que se crea, de los que se modifican y se suprimen, el órgano responsable de los mismos adoptará las medidas necesarias para garantizar la seguridad de los datos, evitando la pérdida, alteración, tratamiento o acceso no autorizado a los mismos, dando cumplimiento a lo previsto en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre. Artículo 5. Utilización de los ficheros para fines de investigación. En los casos en que se necesite utilizar datos de carácter personal para hacer alguna investigación relacionada con estos ficheros, ésta se realizará con datos disociados. Si no fuera posible la disociación, se solicitará el consentimiento expreso a los ciudadanos para poder utilizar sus datos con este fin. Artículo 6. Garantías de utilización de los ficheros. La Secretaría General Técnica, como titular del órgano administrativo responsable de los ficheros a los que hace referencia el artículo primero, adoptará las medidas necesarias para asegurar que los tratamientos de los datos de carácter personal que se encuentren en los referidos ficheros, se utilicen y traten para la finalidad para la que fueron recogidos y para hacer efectivas las garantías, obligaciones y derechos reconocidos en la Ley Orgánica 2
15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre. Artículo 7. Notificación al Registro General de Protección de Datos. En cumplimiento del artículo 55 del Reglamento por el que se desarrolla la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, los ficheros serán notificados para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos en el plazo de treinta días desde la publicación de esta Orden en el Boletín Oficial de la Comunidad Autónoma de Madrid. Disposición final única. Entrada en vigor. La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Comunidad Autónoma de Madrid. Dada en Madrid, a de 2017. El Consejero de Sanidad Enrique Ruiz Escudero 3
Fichero de nueva creación ANEXO I a) Identificación del fichero, indicando su denominación, así como la descripción de su finalidad y usos previstos. 1.º Identificación del fichero: GESTIÓN DE PERSONAL. 2.º Finalidad y usos previstos: Fichero mixto dirigido a la administración del personal de la Consejería de Sanidad cuya gestión corresponde a la Secretaría General Técnica. Los usos serán los derivados de la gestión de recursos humanos de dicho personal, incluida la relativa a situación laboral, formación de personal, acción social, gestión de riesgos laborales, así como los derivados de la emisión de la nómina y productos derivados de la misma, tales como información para los afectados, informes y ficheros destinados a la Consejería de Economía, Empleo y Hacienda, Agencia Estatal de Administración Tributaria, Tesorería General de la Seguridad Social y bancos pagadores; seguimiento contable del Capítulo I del presupuesto, gestión económica de la Acción Social, y obtención de estudios estadísticos destinados a la gestión económica del personal. Control y gestión de los recursos, reclamaciones y quejas derivados de los actos de gestión. b) Origen de los datos, indicando el colectivo de personas sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos, el procedimiento de recogida de los datos, y su procedencia. 1.º Colectivo: Empleados públicos de la Consejería de Sanidad adscritos a los Servicios Centrales de la Consejería y del Servicio Madrileño de la Salud. 2.º Procedencia: El propio interesado o su representante legal. Administraciones Públicas. Sistema de Información de Personal de la Administración de la Comunidad de Madrid (SIRIUS). 3.º Procedimiento de recogida: Información contenida en el expediente de personal, formularios. Propuestas motivadas de las unidades administrativas competentes de la Consejería de Sanidad-Servicios Centrales. c) Estructura básica del fichero y el sistema de tratamiento utilizado en su organización. 1.º Estructura: Datos identificativos: NIF / DNI, nombre y apellidos, NAF, número Registro Personal, dirección postal y electrónica, teléfono, teléfono de contacto (laboral), firma/huella. Datos especialmente protegidos: Afiliación sindical, a los exclusivos efectos del pago de la cuota. Otros datos: Bajas Laborales. Datos relativos a la comisión de infracciones: infracciones administrativas (norma que permite su tratamiento: Estatuto Básico del Empleado Público). 4
Otras categorías de carácter personal: Datos de características personales: sexo, estado civil, nacionalidad, edad, fecha y lugar de nacimiento y datos familiares. Datos Académicos y profesionales: titulaciones, formación y experiencia profesional. Datos de detalles de empleo y carrera administrativa: Cuerpo / Escala - Categoría / Grado Antigüedad, puesto de trabajo, altas y bajas, centro de trabajo Datos económicos: retribuciones, retenciones fiscales, judiciales y similares. Datos no económicos de nómina - Historial del trabajador. Datos bancarios Datos relacionados con la Salud de los empleados: situaciones de incapacidad temporal, accidentes de trabajo, grado de minusvalía. 2.º Sistema de tratamiento: Fichero parcialmente automatizado. d) Comunicaciones de los datos previstas: Al Registro de Personal (Comunidad de Madrid). Al Servicio de Prevención de la Comunidad de Madrid y al Instituto Nacional de la Seguridad Social. A los organismos públicos que convoquen actividades de formación para empleados públicos con consentimiento del interesado. A otros órganos de la Comunidad de Madrid competentes por razón de la materia. A la Agencia Estatal de Administración Tributaria. A la Tesorería General de la Seguridad Social y a MUFACE. A los bancos y cajas de ahorro, los datos necesarios para el abono de los haberes líquidos. Órganos jurisdiccionales. Intervención General de la Comunidad de Madrid. Organizaciones Sindicales (en relación a sus afiliados). e) Transferencias internacionales previstas a terceros países: No se realizan o no están previstos tratamientos de datos fuera del territorio del Espacio Económico Europeo. f) Órganos responsables del fichero: Secretaria General Técnica de la Consejería de Sanidad de la Comunidad de Madrid. g) Servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaría General Técnica Consejería de Sanidad C/ Aduana, 29 28013 - Madrid. 5
h) Nivel de medidas de seguridad: Nivel Medio. Ficheros que se suprimen ANEXO II a) Identificación del fichero: RECONOCIMI 1.º Código de inscripción: 1991020209 para su destrucción: No contiene datos. 3.º Motivos: No se utiliza y/o no contiene datos de carácter personal. b) Identificación del fichero: EXPEDIENTE 1.º Código de inscripción: 2121660408 para su destrucción: Integración en el fichero "GESTIÓN DE PERSONAL". 3.º Motivos: Se integra en el fichero "GESTIÓN DE PERSONAL". c) Identificación del fichero: MODIFIC PRESUPUESTO CAP I. 1.º Código de inscripción: 2140270037 para su destrucción: Integración en el fichero "GESTIÓN DE PERSONAL". 3.º Motivos: Se integra en el fichero "GESTIÓN DE PERSONAL". d) Identificación del fichero: RECURSOS Y RECLAMACIONES DEL PERSONAL 1.º Código de inscripción: 2140270039 para su destrucción: Integración en el fichero "GESTIÓN DE PERSONAL". 3.º Motivos: Se integra en el fichero "GESTIÓN DE PERSONAL". e) Identificación del fichero: VARIACIONES DE NÓMINA 1.º Código de inscripción: 2140270040 6
para su destrucción: Integración en el fichero "GESTIÓN DE PERSONAL". 3.º Motivos: Se integra en el fichero "GESTIÓN DE PERSONAL". f) Identificación del fichero: FUSUS 1.º Código de inscripción: 2140270041 para su destrucción: Integración en el fichero "GESTIÓN DE CONVOCATORIAS Y BOLSAS" 3.º Motivos: Se integra en el fichero "GESTIÓN DE CONVOCATORIAS Y BOLSAS". Ficheros que se modifican. ANEXO III a) Identificación del fichero: GESTIÓN DE CONVOCATORIAS Y BOLSAS 1.º Se modifica la finalidad y usos previstos, con el fin de integrar el fichero FUSUS e incorporar en el mismo los datos procedentes de las convocatorias públicas de cobertura definitiva de puestos de trabajo, quedando redactado el correspondiente apartado en los siguientes términos: Gestión de convocatorias públicas, en el ámbito de los Servicios Centrales de la Consejería de Sanidad y del Servicio Madrileño de la Salud, para la cobertura definitiva, interina o eventual de puestos de trabajo, así como gestión de las Bolsas o Listas de espera derivadas de dichos procesos en su casocon la misma finalidad. Gestión de la Bolsa de Sustitución de los veterinarios oficiales con destino en los Servicios Oficiales Veterinarios e Industrias Asociadas de la Comunidad de Madrid (Disposición Adicional Segunda del Decreto 50/2001, de 6 de abril, por el que se regulan los procedimientos de cobertura interina de puestos de trabajo reservados a personal funcionario en la Administración de la Comunidad de Madrid). 2.º Se modifica el órgano ante el cual pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, estableciendo el que aparece a continuación en lugar del anteriormente establecido: Secretaría General Técnica Consejería de Sanidad C/ Aduana, 29 28013 - Madrid. 7
3.º Se modifica el nivel de medidas de seguridad, estableciéndose el nivel medio en lugar del nivel bajo que estaba anteriormente establecido al considerar la naturaleza de los datos que contendrá dicho fichero. b) Identificación del fichero: CONTROL PRESENCIA 1.º Se modifica el órgano ante el cual pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, estableciendo el que aparece a continuación en lugar del anteriormente establecido: Secretaría General Técnica Consejería de Sanidad C/ Aduana, 29 28013 - Madrid. 8