ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. E.S.P. EHUI-SC-080/2017 TERMINOS DE REFERENCIA SOLICITUD DE OFERTAS PARA COMPRA DE ENERGIA CON DESTINO AL MERCADO REGULADO Del 1 de Noviembre de 2017 al 30 de Junio del 2018 Neiva, septiembre 2017
1. INTRODUCCION Electrohuila S.A E.S.P está interesada en recibir ofertas de suministro de energía eléctrica para atender su mercado regulado para el periodo de 01 de Noviembre de 2017 hasta 30 de junio de 2018, conforme las condiciones que se describen en los presentes términos de referencia. 2. PROPONENTES Podrán participar como proponentes todas las personas que tengan la categoría de generadores o comercializadores que se encuentren participando actualmente del mercado mayorista, que estén inscritos ante el Sistema de Intercambios Comerciales (SIC), o tengan a la fecha de vencimiento del plazo de presentación de la oferta, proyectos de generación registrados ante la Unidad de Planeación Minero Energética (UPME), con su estudio de factibilidad técnica y financiera terminado y que garanticen el suministro de energía en los periodos ofertados. Si el proponente concurre por conducto de un representante o mandatario, deberá anexar el documento mediante el cual ha ofrecido la representación a su apoderado, en el que consten expresamente los términos, el alcance de la representación y la facultad para obligarlo. El proponente persona jurídica deberá tener como mínimo una duración superior en un año al período del suministro. 3. CRONOGRAMA: Fecha de publicación: lunes 11 de septiembre de 2017 Fecha Apertura: lunes 11 de septiembre de 2017 Solicitud Aclaraciones: Fecha de Cierre: viernes 15 de septiembre de 2017-17:00 horas viernes 29 de Septiembre de 2017-10:00 horas Adjudicación: viernes 13 de octubre de 2017 2
4. CONSULTA DE TÉRMINOS DE REFERENCIA: Los términos de referencia o pliego de condiciones se encuentran disponibles para consulta a partir de las 10 a.m. del lunes 11 de septiembre de 2017 en la página web: www.electrohuila.com.co Par participar no se requiere la compra de pliegos. 5. CANTIDADES DE ENERGÍA REQUERIDAS: La Electrificadora del Huila S.A.E.S.P., está interesada en comprar la energía que requiere para atender la demanda de su mercado regulado en las cantidades que se indican en el anexo No. 1 de estos términos de referencia. Se adjuntan en Anexos No.2 las curvas típicas de demanda horaria de energía de Electrohuila S-.A E.S.P, para días ordinarios (lunes a viernes), sábados y domingos o festivos, los cuales son la base para la presentación de la oferta. 6. MODALIDAD Y PRECIOS Para la determinación del precio del contrato individual para cada proponente que pueda derivar de esta Convocatoria se tendrá en cuenta lo establecido en la resolución CREG 024 de 1995 (Anexo A-3), en lo referente a tipos de contratos. Todas las ofertas deberán ser presentadas en pesos colombianos constantes de agosto del 2017. Se entiende que los precios ofertados incluyen todos los cargos que son responsabilidad de los proponentes. Electrohuila no acepta reclamaciones posteriores por costos no incluidos en los precios de las ofertas excepto lo indicado en el numeral 21. 3
El oferente podrá presentar propuestas en las siguientes modalidades: a. Básica b. Alternativa. Las ofertas deben incluir en cada mes, una cantidad de energía equivalente en un porcentaje de las cantidades de energía requerida en la curva requerida por ELECTROHUILA de acuerdo con el anexo No. 1 que se aplicarán para todas las 24 horas del día, presentando una tarifa para cada mes sin ningún tipo de discriminación por tipo de hora ni día. Las propuestas podrán ser presentadas para el periodo de 01 de Noviembre a 30 de junio de 2018, en la modalidad pague lo contratado y pague lo demandado, en los porcentajes que el oferente decida. Se requiere que el oferente identifique claramente si su propuesta es básica y/o alternativa. Serán a cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación y presentación de su propuesta. Se considera una oferta básica la que está de acuerdo totalmente con los términos de referencia y una alternativa la que no está acorde al menos en un punto. Desde ese punto de vista no es necesario presentar oferta básica si se va a presentar una alternativa, debiendo establecer expresamente que es alternativa. 7. SITIO DE ENTREGA El sitio de entrega serán las fronteras comerciales actuales y/o futuras de la Empresa de Energía con el Sistema de Transmisión Nacional -STN- a 230 kv., de conformidad con las cantidades requeridas. 4
Las pérdidas del STN adicionadas de acuerdo al procedimiento establecido en la regulación y que aplica el ASIC, se considerarán como parte de la demanda de Electrohuila. 8. PLAZO. EVALUACION Y FORMA DE PAGO. ELECTROHUILA pagará la energía suministrada con recursos propios derivados de su operación comercial con cargo al rubro denominado: 3.054.701.001.710 COMPRA DE ENERGÍA EN BLOQUE. El pago lo hará Electrohuila a 30 días, esto es el primer día hábil del segundo mes siguiente al suministro. Después de la adjudicación, las partes podrán negociar libremente otras formas de pago. El precio tendrá una actualización de acuerdo a la siguiente fórmula: P i = P o (IPP i /IPP o), Donde: P o = Precio de la energía en el mes de agosto de 2017. P i = Precio de la energía para el mes de suministro (mes i), IPP o= Indice de Precios al Productor Total serie oferta interna certificado por el DANE para el mes de agosto de 2017. IPP i = Indice de Precios al Productor Total Nacional serie oferta interna certificado por el DANE para el mes de suministro (mes i). 5
9. OBSERVACIONES Y MODIFICACIONES A LOS TERMINOS Los potenciales proponentes podrán solicitar aclaraciones, efectuar observaciones o proponer modificaciones a los presentes términos mediante comunicación dirigidas vía e mail al correo electrónico divico@electrohuila.co entre las 5:00 p.m del lunes 11 de septiembre de 2017, hasta las 5:00 p.m del día viernes 15 de septiembre de 2017. Las comunicaciones que se reciban con posterioridad no serán objeto de respuesta. Electrohuila publicará las respuestas en la página web www.electrohuila.com.co a más tardar el día viernes 22 de septiembre de 2017 por lo que estas serán de público conocimiento. Electrohuila podrá efectuar modificaciones a los pliegos mediante adendas que serán publicadas en página web www.electrohuila.com.co. 10. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA: A la propuesta debe adjuntarse garantía de seriedad de la propuesta consistente en póliza de seguros expedida por compañía aseguradora legalmente establecida en Colombia, junto con su correspondiente recibo de pago de prima. La póliza debe cumplir con las siguientes características: a. Valor asegurado. El tres por ciento (3º/ o) del valor total de la propuesta. El valor asegurado será en pesos colombianos. Si se presentan ofertas alternativas el valor asegurado es la sumatoria de las ofertas más altas para cada período y tipo de contrato, incluyendo la básica. En todo caso el valor mínimo a garantizar no podrá ser inferior a $20 000,000. 6
b. Vigencia. La vigencia de la garantía será de noventa (90) días calendario contados a partir del día siguiente al cierre de la convocatoria. c. Tomador. Será el proponente. d. Asegurado. Será Electrohuila S.A E.S.P. La póliza deberá estar firmada por el tomador y el asegurador. Electrohuila S.A E.S.P es una empresa de servicios públicos mixta por acciones en la que concurre capital público y privado en su estructura accionaria y dado que las aseguradoras no expiden pólizas para ESP s mixtas exclusivamente, es indiferente para Electrohuila S.A E.S.P si la póliza es expedida a favor de entidad particular o estatal, siendo lo relevante que en el texto de la póliza expresamente figure el nombre de Electrificadora del Huila S.A. E.S.P. o su sigla Electrohuila S.A. E.S.P. 11. FORMA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA La oferta deberá incluir debidamente diligenciado para cada período que se oferte, los cuadros que se detallan en el anexo No.1. Los espacios respecto a los cuales los proponentes no estén interesados en ofertar se deberán colocar las letras OND (Oferta No Disponible). En caso de no presentar oferta por la totalidad de la energía, pero ofertar sobre la curva presentada por Electrohuila en el anexo No. 2, deberá indicar los porcentajes de la curva ofrecidos sobre el anexo No. 2. 7
En caso de no presentar oferta por la curva establecida por Electrohuila, deberá llenar los mismos formatos del anexo No. 2 con la curva ofrecida, e igualmente el anexo No. 1 con el total de la energía ofrecida. Al presentar porcentaje sobre la curva de Electrohuila, en el anexo No. 1, se entenderá que es aplicable sobre la totalidad de la energía solicitada y no sobre el total de la modalidad ofrecida, ejemplo si se oferta el 90% en la modalidad pague lo contratado para el mes de noviembre de 2017, se entenderá el 100% de lo solicitado en esta modalidad. 12. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA a. Carta de presentación de la oferta firmada por el proponente aceptando expresamente los términos de referencia y sus modificaciones, si las hubiere, e igualmente aceptando conocer y acogerse al Reglamento Interno de Contratación de Electrohuila S.A E.S.P (Acuerdo de Junta Directiva No.018 del 28 de septiembre de 2006) disponible en la página web de Electrohuila. La carta de presentación deberá tener contener teléfono, celular, persona de contacto y correo electrónico al cual Electrohuila remitirá las comunicaciones que se requieran entendiéndose legalmente surtidas al ser enviadas por este medio. b. Póliza de garantía de seriedad de la oferta en original y recibo de pago de la prima. c. Oferta con todos sus anexos en original. Estos se deberán presentar en un sobre debidamente marcado. El sobre deberá contener la oferta en medio magnético (CD o DVD) en formato Excel (Mínimo versión 97). d. Certificado de inscripción y paz y salvo ante el Administrador del Sistema de Intercambios Comerciales ASIC SIC como agente activo del Mercado de Energía Mayorista (Generador y/o Comercializador) con fecha de expedición no mayor a un mes. 8
e. Certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no superior a 30 días, o el documento pertinente de acuerdo a la naturaleza jurídica del proponente. f. Constancias de la Unidad de Planeación Minero Energética - UPME de inscripción si el proponente tiene proyectos de generación registrados ante esta entidad y que hayan terminado el estudio de factibilidad técnica y financiera de cada uno de los proyectos considerados en su propuesta a la fecha de vencimiento del plazo de presentación de las propuestas. g. Registro Único Tributario RUT. La omisión de adjuntar en la propuesta la carta de presentación y la póliza de seguros (Literales a. y b.) serán causales de rechazo de la propuesta por ser requisitos Insubsanables. Los demás requisitos son Subsanables y en caso de omisión Electrohuila podrá requerir que se adjunten o solicitar respecto a ellos aclaraciones, complementaciones o correcciones, para lo cual el comité evaluador podrá otorgar un plazo hasta de 5 días calendarios para ello mediante envío de comunicación al e-mail reportado por el proponente en la carta de presentación. 13. PRESENTACIÓN, SITIO Y PLAZO DE ENTREGA DE LAS PROPUESTAS: Las propuestas deberán entregarse en la sede de ASOCODIS ubicado en la Calle 98 No. 22-64 oficina 516 Edificio La Cien, Bogotá, dirigidas a la División de Servicios Administrativos, en idioma español, debidamente numeradas, legajadas y marcados así: CONVOCATORIA PUBLICA EHUI-SC- 080/2017 PARA RECIBIR OFERTAS PARA EL SUMINISTRO DE ENERGIA ELECTRICA a más tardar a las 10:00 Horas del viernes 29 de septiembre de 2017. La propuesta deberá entregarse personalmente. 9
14. APERTURA DE LAS PROPUESTAS Al cierre se procederá a levantar un acta en la que constarán quienes presentaron las ofertas, documentos recibidos y valores ofertados. A cada uno de los presentes se les suministrará copia del acta y de los cuadros resumen de las propuestas. 15. ACLARACIONES A LAS PROPUESTAS Durante el período de evaluación, la Electrificadora del Huila S.A.-E.S.P. podrá solicitar aclaración a los proponentes sobre los términos de su propuesta. En todo caso no se podrán modificar los valores ofertados. 16. METODOLOGIA PARA LA EVALUACION Y ADJUDICACION a. La adjudicación de las propuestas se hará para el periodo requerido, sin discriminar por años. b. La evaluación de las ofertas se hará con base en un modelo de programación matemática, en el que se minimiza el precio promedio ponderado por el periodo 01 de noviembre de 2017 a junio de 2018, de acuerdo con los precios y cantidades de energía de suministro ofertadas y las demandas requeridas para cada período. En este caso, la selección del proveedor y/o proveedores se hará únicamente de acuerdo con sus precios ofrecidos. c. Las ofertas básicas serán evaluadas con fundamento en las condiciones de los presentes términos. Las ofertas alternativas las evaluará Electrohuila teniendo en cuenta los eventuales costos adicionales en que pueda incurrir en Electrohuila y su factibilidad de remuneración de acuerdo a 10
la regulación vigente y si Electrohuila considera que es viable financiera y económicamente la oferta, ésta se podrá evaluar adicionando los costos adicionales calculados o no evaluarse de existir condiciones diferentes a las establecidas para la oferta básica y que puedan ser contrarias a los intereses de ELECTROHUILA. En caso de presentarse ofertas con curvas diferentes a las solicitadas, se minimizará el precio total pero privilegiando la operación comercial de ELECTROHULA, de acuerdo a su conveniencia. Igualmente, si se proponen condiciones diferentes a las solicitadas que tengan valores que no se puedan recuperar vía la regulación actual (ejemplo garantías no remuneradas regulatoriamente), no se tendrán en cuenta las ofertas. d. Electrohuila podrá optar por cualquiera de los esquemas básico o el alternativo que eventualmente presente cualquiera de los oferentes. e. Electrohuila se reserva la facultad de aceptar el total o parcialmente lo ofrecido, o no aceptar la condiciones económicas propuestas. Electrohuila entenderá que el precio ofrecido no variará en el evento de que se adjudique una cantidad inferior a la ofertada. f. La presente solicitud de ofertas y las demás que se produzcan en el desarrollo de la misma no implica compromiso contractual por parte de Electrohuila. 17. DECLARATORIA DE DESIERTA La Electrificadora del Huila S.A.-E.S.P. podrá declarar desierta la presente Invitación en los siguientes casos: a. No se presenten propuestas. b. Existan motivos económicos y/o técnicos que impidan una escogencia objetiva. c. Las propuestas sea inconveniente por razones económicas u otra. d. La disponibilidad presupuestal de Electrohuila sea insuficiente. 11
18. PUBLICACION DE RESULTADOS Electrohuila evaluará y dará a conocer los resultados de adjudicación dentro de los 15 días calendario siguientes al cierre de la convocatoria y dará a conocer los resultados mediante comunicación dirigida a cada uno de los proponentes. 19. SUSCRIPCION DE CONTRATO El contrato a suscribir será el resultante de la minuta propuesta en estos términos de referencia, adicionando las modificaciones que proponga el oferente y que sean aceptadas con la adjudicación de la oferta, no se podrán modificar estas condiciones a menos que las dos partes lo aprueben. Adjudicada la oferta, el contrato deberá ser suscrito dentro de los 10 días hábiles siguientes al día de notificación de la adjudicación. El contrato será suscrito conforme a la minuta que obra en Anexo 3 de la presente convocatoria incluidas las modificaciones sugeridas por el proponente y aceptadas por Electrohuila en la etapa de observaciones (Num. 9). En el evento de que el proponente no suscriba el contrato, Electrohuila podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar por los daños y perjuicios que se pudiesen ocasionar. 20. GARANTIA. El proponente favorecido garantizará el pago de las obligaciones contractuales que se deriven de la presente convocatoria mediante un pagaré en blanco con carta de instrucciones, similar al presentado en el anexo 4 de la presente convocatoria. 12
21. IMPUESTOS Las ofertas que se presente con motivo de esta convocatoria deberán incluir los impuestos a que haya lugar. Electrohuila no conoce de la existencia de impuestos especiales que puedan afectar la presentación de las ofertas; sin embargo, es responsabilidad de los oferentes evaluar los impuestos que pudiesen aplicar respecto a su propuesta no asumiendo Electrohuila a futuro responsabilidad alguna por este aspecto. 13
ANEXOS ANEXO 1 CUADRO DE OFERTA NOV/2017-JUN-2018 ANEXO 2 CURVA DE CARGA ELECTROHUILA NOV/2017-JUN-2018 ANEXO 3 MINUTA DE CONTRATO PROPUESTA ANEXO 4 FORMATO DE PAGARE Y CARTA DE INSTRUCCIONES 14