SECRETARÍA TÉCNICA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL - SETECI Dirección de Seguimiento y Evaluación INSTRUCTIVO PARA ELABORAR Y PRESENTAR LOS REPORTES ANUALES PARA CONTROL Y SEGUIMIENTO DE ONG EXTRANJERAS INTRODUCCIÓN La Secretaría Técnica de Cooperación Internacional (SETECI), en cumplimiento de las atribuciones legales conferidas en el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, el Decreto 699, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 206, con fecha 7 de noviembre de 2007 y el Decreto 16, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 19 con fecha 20 de junio de 2013, relativos a la gestión, registro, seguimiento y evaluación de la Cooperación Internacional en el Ecuador, con la finalidad de facilitar la presentación de los reportes de información de los distintos actores, considera importante la creación de un instructivo para el llenado de los formatos establecidos para el reporte. Es importante destacar que la elaboración del presente instructivo, toma como base la experticia de gestión del proceso de levantamiento de información y seguimiento a la gestión que tiene esta Secretaría, buscando mejorar la eficiencia del proceso. Cabe mencionar que el proceso de monitoreo, seguimiento y evaluación de la gestión de la Cooperación Internacional, que incluye a las ONG extranjeras que trabajan en el país, debe contar con el apoyo y colaboración de todos los actores que forman parte del Sistema Ecuatoriano de Cooperación Internacional (SECI), con ello se busca avanzar en la rendición de cuentas y la democratización de la información de la gestión de la cooperación en el Ecuador, obteniendo de esta forma, datos actualizados y pormenorizados de las intervenciones que se ejecutan en el país, su vinculación con el Plan Nacional para el Buen Vivir, las Agendas Sectoriales y Territoriales y la distribución geográfica de la cooperación; además se busca evitar la superposición de esfuerzos en la gestión del desarrollo. DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS De conformidad con lo que establece el Art. 35 del Decreto 16 y el Art. 8 del Convenio Básico de Funcionamiento que suscriben las ONG extranjeras con el Estado ecuatoriano, a través de la SETECI, las ONG extranjeras deberán presentar cada año la siguiente documentación técnica: 1) Fichas de Programas y Proyectos ejecutados durante el año que ha finalizado: Tiene como objetivo registrar información general de los proyectos ejecutados en el año finalizado, fundamentalmente información relativa a los montos de financiación de los proyectos y los desembolsos realizados y planificados para los siguientes años, así como el porcentaje de avance de ejecución técnica. El registro de la información de este documento, deberá realizarse a través del Sistema de Información de Cooperación Internacional (SIGECI) en el siguiente link: http://app.seteci.gob.ec/seteciwebapp.
2) Matriz de Plan Operativo Anual (POA) del año en curso: Busca identificar los proyectos planificados por la organización a ejecutarse en el año calendario, reconociendo los proyectos que se encuentran en ejecución, así como también aquellos proyectos que serán implementados. 3) Reporte del grado de ejecución y evaluación de los Programas y Proyectos ejecutados en el año finalizado: Constituye el documento complementario a la Ficha de Proyectos, ya que recopila información de carácter cualitativa y cuantitativa de los proyectos ejecutados en el año finalizado. Identifica la gestión realizada por la organización para el cumplimiento de metas y objetivos planteados, las conclusiones y recomendaciones realizadas por la organización y los resultados de la última evaluación y auditoría realizadas. 4) Ficha de Actualización de datos: Busca mantener la información general de la organización, de forma actualizada, con el fin de que esta pueda ser utilizada por los diferentes actores de la cooperación internacional. Es importante considerar que ante cualquier cambio (domicilio, representante legal, página web, entre otros), la organización deberá notificar a SETECI, de ser el caso, con la documentación que respalde dichos cambios. 5) Matrices de voluntarios y expertos extranjeros que trabajan en el país: Son matrices que proporcionan información de las personas que colaboran con la organización en calidad de voluntarios y/o expertos. En caso de que la organización no trabaje con expertos y voluntarios, deberá manifestarlo por escrito. Cabe recalcar que de acuerdo al Art. 8 del Convenio Básico de Funcionamiento, relativo al control de la Información Operativa y Financiera, el apoderado de la Organización deberá presentar anualmente a la SETECI, durante el primer trimestre de cada año, la información anteriormente expuesta, con el fin de mantener un registro de proyectos presentados por la Organización. Del mismo modo si existe alguna modificación de los datos contemplados en los documentos antes mencionados (nuevos proyectos, cambios presupuestarios o de fechas, cambios de representación legal en el país, cambios de domicilio, etc.); la organización deberá remitir la información actualizada con los documentos técnicos y legales de respaldo (convenios, enmiendas, acuerdos, contratos, documentos de proyecto, etc.). Finalmente, es importante mencionar que los trámites que se llevan a cabo para la suscripción o renovación de convenios y/o solicitudes de devolución de IVA, son diferentes de la información solicitada en las Fichas y Reportes indicados en el presente instructivo. En caso de requerir información técnica adicional, favor contactarse con las siguientes personas: - Ing. Evelyn Vega, Analista de Seguimiento y Evaluación: evelyn.vega@seteci.gob.ec, 593) 2 3931740 ext. 264 - Ing. Jennifer Ortiz, Técnica de Seguimiento y Evaluación: jennifer.ortiz@seteci.gob.ec, 593) 2 3931740 ext. 262 - Ing. María Alejandra Gallardo, Técnica de Seguimiento y Evaluación: alejandra.gallardo@seteci.gob.ec, 593) 2 3931740 ext. 261
PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA MATRIZ DE PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) La ficha del Plan Operativo Anual (POA) tiene como objetivo identificar los planes de los proyectos a ejecutarse de manera cualitativa y cuantitativa en el siguiente año de operación de la organización. La información que se busca obtener en esta ficha, para el caso de proyectos de continuidad se considera como soporte de la presentada dentro de la Ficha de Proyectos, mientras que para el caso de proyectos nuevos, consiste en un primer punto de información que permitirá construir indicadores de gestión mucho más completos y globales de la institución cooperante. Es importante destacar que cada organización solo necesita presentar un POA que incluya a todos los proyectos a ejecutar durante el año en curso. A continuación se presenta un detalle de la información contenida en la matriz: Primera Parte: Información General Esta parte se enfoca en recabar información general que permita la identificación general de la ONG. Institución: Se describe el nombre de la ONG y las siglas (en el caso de tenerlas). Decreto de Creación y Base Legal: En este campo se requiere la fecha en la que la ONG firmó el Convenio Marco de cooperación con el Gobierno del Ecuador y el nombre del Convenio. Representante Legal: Se especifica el nombre de la persona registrada como responsable legal de la ONG. E-mail: Indicar la dirección de correo electrónico del representante legal. Página WEB: Indicar la página web de la organización (Obligatorio, la página web deberá estar actualizada). Dirección en Ecuador: Indicar las calles y el número de las oficinas de la ONG en Ecuador, indicando adicionalmente la ciudad donde se ubican estas oficinas. Teléfono: Número de teléfono y/o celular para realizar algún tipo de contacto. Misión: Se transcribe la declaratoria de misión de la ONG y su trabajo en Ecuador. Visión: Se transcribe la declaratoria de visión de la ONG y su trabajo en Ecuador. Segunda Parte: Información de los Proyectos Esta parte tiene formato de matriz, en la cual cada fila representa a un proyecto diferente, a continuación se realizará un análisis de los parámetros con los que se debe llenar la matriz, y que vienen en las columnas. Nombre del programa y Nombre del Proyecto: En caso de que la organización cuente con uno o varios programas, se colocará el nombre del o los programas cuya ejecución inició en el año en curso o ha venido ejecutándose desde años anteriores. Al mismo tiempo, se deberán clasificar en la siguiente casilla, el/los nombres de los proyectos que pertenecen a ese programa y completar toda la información relativa al/los proyectos, como lo muestra el siguiente ejemplo:
No. Nombre del programa (Opcional) Nombre del proyecto Enumere objetivo y meta del Plan Nacional Para el Buen Vivir del Gobierno del Ecuador con la que se relaciona Localización geográfica Provincia Cantón Parroquia Proyecto 1.1 2.1 Y x z 1 Programa 1 Proyecto 1.2 2.3 B a c En caso de que la organización no haya planificado la ejecución de un Programa, se coloca N/A y se debe continuar con el llenado del nombre de o los proyectos. Enumere objetivo y meta del PNBV 2013-2017: En esta casilla se debe colocar el número del objetivo y meta del Plan Nacional para el Buen Vivir 2013-2017. No será necesario describir el objetivo y la meta. Localización geográfica: Permite establecer el lugar o los lugares donde se ejecutarán los proyectos, consta de tres casilleros cada uno de los cuales debe constar con algún parámetro de información. En la casilla Provincia se requiere nombrar a la provincia o las provincias en las que se ejecutan los proyectos dentro del Ecuador; si fuera el caso de que el proyecto sea de ejecución en todas las provincias se deberá colocar en esta casilla la palabra Nacional. En la casilla Cantonal, se debe especificar el o los cantones donde se ejecuta el proyecto; en la casilla Parroquial se debe especificar la parroquia o las parroquias en las que se ejecuta el proyecto. Clasificación Sectorial: Enumerar el sector principal en el que se enmarca el proyecto. Considerar la Tabla CLASIFICACIÓN SECTORIAL SENPLADES, expuesta a continuación: CLASIFICACIÓN SECTORIAL SENPLADES CODIGO AGRUPACION CODIGO SECTORES CODIGO SUBSECTORES S1.SS1.01 ADMINISTRACION ENERGIA S1 SECTORES ESTRATEGICOS S1.SS1 S1.SS2 S1.SS3 S1.SS4 S1.SS5 ENERGIA MINERIA E HIDROCARBUROS TELECOMUNICACIONES VIALIDAD Y TRANSPORTE DEFENSA S1.SS1.02 S1.SS1.03 S1.SS1.04 S1.SS1.05 S1.SS1.06 S1.SS2.01 S1.SS2.02 S1.SS2.03 S1.SS2.04 S1.SS3.01 S1.SS3.02 S1.SS3.03 S1.SS4.01 S1.SS4.02 S1.SS4.03 S1.SS4.04 S1.SS4.05 S1.SS4.06 S1.SS4.07 S1.SS4.08 S1.SS4.09 S1.SS5.01 S1.SS5.02 ALUMBRADO PUBLICO DISTRIBUCION Y CONEXION FINAL USUARIOS GENERACION TRANSMISION INTERSUBSECTORIAL ENERGIA ADMINISTRACION MINERIA E HIDROCARBUROS HIDROCARBUROS MINERIA INTERSUBSECTORIAL MINERIA E HIDROCARBUROS ADMINISTRACION TELECOMUNICACIONES COMUNICACIONES INTERSUBSECTORIAL TELECOMUNICACIONES ADMINISTRACION VIALIDAD Y TRANSPORTE TERMINALES MARITIMOS Y PUERTOS TERMINALES TERRESTRES TRANSPORTE AEREO TRANSPORTE CAMINERO TRANSPORTE FERROVIARIO TRANSPORTE MARITIMO, FLUVIAL Y LACUSTRE VIALIDAD ESPECIAL: CICLOVIAS, SENDEROS PEDESTRES, PASOS PEATONALES, ETC. INTERSUBSECTORIAL VIALIDAD Y TRANSPORTE ADMINISTRACION DEFENSA DEFENSA
S2 S3 S4 FOMENTO A LA PRODUCCION SOCIAL MULTISECTORIAL Fuente: SENPLADES S2.SS1 S2.SS2 S3.SS1 S3.SS2 S3.SS3 S3.SS4 S3.SS5 S3.SS6 S3.SS7 S3.SS8 S3.SS9 S4.SS1 AGRICULTURA, GANADERIA Y PESCA FOMENTO A LA PRODUCCION SALUD EDUCACION CULTURA SEGURIDAD JUSTICIA EQUIPAMIENTO URBANO Y VIVIENDA PROTECCIÓN SOCIAL Y FAMILIAR AMBIENTE DEPORTE PROYECTOS DE INVESTIGACION Y BECAS S1.SS5.03 S2.SS1.01 S2.SS1.02 S2.SS1.03 S2.SS1.04 S2.SS1.05 S2.SS1.06 S2.SS1.07 S2.SS2.01 S2.SS2.02 S2.SS2.03 S2.SS2.04 S2.SS2.05 S2.SS2.06 S2.SS2.07 S3.SS1.01 S3.SS1.02 S3.SS1.03 S3.SS1.04 S3.SS1.05 S3.SS2.01 S3.SS2.02 S3.SS2.03 S3.SS2.04 S3.SS2.05 S3.SS2.06 S3.SS2.07 S3.SS2.08 S3.SS3.01 S3.SS3.02 S3.SS3.03 S3.SS4.01 S3.SS4.02 S3.SS4.03 S3.SS4.04 S3.SS5.01 S3.SS5.02 S3.SS5.03 S3.SS6.01 S3.SS6.02 S3.SS6.03 S3.SS6.04 S3.SS6.05 S3.SS6.06 S3.SS6.07 S3.SS6.08 S3.SS7.01 S3.SS7.02 S3.SS7.03 S3.SS7.04 S3.SS7.05 S3.SS7.06 S3.SS7.07 S3.SS7.08 S3.SS7.09 S3.SS7.10 S3.SS8.01 S3.SS8.02 S3.SS8.03 S3.SS8.04 S3.SS9.01 S3.SS9.02 S3.SS9.03 S3.SS9.04 S3.SS9.05 S4.SS1.01 S4.SS1.02 S4.SS1.03 INTERSUBSECTORIAL DEFENSA ADMINISTRACION AGRICULTURA, GANADERIA Y PESCA AGRICULTURA O AGROINDUSTRIA RECUPERACION DE CULTIVOS GANADERIA PESCA RIEGO INTERSUBSECTORIAL AGRICULTURA, GANADERIA Y PESCA ADMINISTRACION FOMENTO A LA PRODUCCION COMERCIO FINANCIAMIENTO INDUSTRIA TURISMO EMPRENDIMIENTO INTERSUBSECTORIAL FOMENTO A LA PRODUCCION ADMINISTRACION SALUD PRIMER NIVEL DE ATENCION SEGUNDO NIVEL DE ATENCION TERCER NIVEL DE ATENCION INTERSUBSECTORIAL SALUD ADMINISTRACION EDUCACION EDUCACION PREBASICA EDUCACION BASICA Y MEDIA EDUCACION MEDIA TECNICO EDUCACION SUPERIOR EDUCACION DIFERENCIAL Y ESPECIAL EDUCACION PARA ADULTOS INTERSUBSECTORIAL EDUCACION ADMINISTRACION ARTE Y CULTURA ARTE Y CULTURA INTERSUBSECTORIAL ARTE Y CULTURA ADMINISTRACION SEGURIDAD REHABILITACION SEGURIDAD INTERSUBSECTORIAL SEGURIDAD ADMINISTRACION JUSTICIA ASISTENCIA JUDICIAL INTERSUBSECTORIAL JUSTICIA ADMINISTRACION EQUIPAMIENTO URBANO Y VIVIENDA AGUA POTABLE ALCANTARILLADO VIVIENDA REASENTAMIENTOS HUMANOS DESECHOS SOLIDOS OTRO EQUIPAMIENTO URBANO INTERSUBSECTORIAL EQUIPAMIENTO URBANO Y VIVIENDA ADMINISTRACION PROTECCION SOCIAL Y FAMILIAR ATENCION A VICTIMAS ATENCION PRIMERA INFANCIA ATENCION ADOLESCENTES JOVENES ATENCION ADULTOS MAYORES ATENCION DISCAPACITADOS EQUIDAD DE GENERO INCLUSION SOCIAL DESARROLLO RURAL INTERSUBSECTORIAL PROTECCION SOCIAL Y FAMILIAR ADMINISTRACION AMBIENTE CONSERVACION Y MANEJO AMBIENTAL PREVENCION, MITIGACIÓN Y GESTION DEL RIESGO INTERSUBSECTORIAL AMBIENTE ADMINISTRACION DEPORTE DEPORTE COMPETITIVO DEPORTE FORMATIVO DEPORTE RECREATIVO INTERSUBSECTORIAL DEPORTE ADMINISTRACION PROYECTOS DE INVESTIGACION Y BECAS BECAS PROYECTO INVESTIGACION PLANIFICACION Y S4.SS2 S4.SS2.01 REGULACION ADMINISTRACION PLANIFICACION Y REGULACION S4.SS3 MANEJO FISCAL S4.SS3.01 ADMINISTRACION FISCAL S4.SS4 LEGISLATIVO S4.SS4.01 ADMINISTRACION LEGISLATIVA S4.SS5 ASUNTOS DEL EXTERIOR S4.SS5.01 ADMINISTRACION ASUNTOS DEL EXTERIOR S4.SS6 INFORMACION S4.SS6.01 ADMINISTRACION INFORMACION S4.SS6.02 GENERACION DE INFORMACION
Nombre Ejecutor (% ejecución): Se debe indicar el nombre de la entidad principal ejecutora del proyecto, seguido del porcentaje de ejecución a cargo de esta entidad, el mismo que puede ser del 100% en caso de no existir subejecutores o porcentajes menores en caso de que exista la colaboración de subejecutores. Nombre Subejecutores (% ejecución): Indicar el nombre de la o las entidades subejecutoras y el porcentaje de ejecución que estará a cargo de dichas entidades. Es importante considerar que la sumatoria del % de ejecución del ejecutor y de los subejecutores, deberá ser del 100%. En caso de que en la anterior casilla se haya colocado el 100%, en esta casilla se deberá colocar N/A. Contraparte Nacional: Indicar el nombre de la o las contrapartes locales que colaboran con la ejecución de los proyectos. Pueden ser ONG locales, organizaciones comunitarias, entidades del gobierno central, gobiernos autónomos descentralizados (GADs provinciales, cantonales y/o parroquiales), entre otras, que no se consideren como cooperación internacional. Otros involucrados: Colocar el nombre o nombres de otras entidades involucradas en la ejecución del proyecto, las cuales podrán ser ONG locales, Gobiernos Provinciales, Asociaciones, entre otras. Objetivo General: Indicar el objetivo principal que tiene el proyecto. Descripción del proyecto: Señalar de forma resumida en qué consiste el proyecto, indicando las líneas de acción que contribuirán a la consecución de los objetivos planteados. Número de beneficiarios: Busca establecer el alcance de los proyectos respecto al número de individuos que reciben aportación directa o indirecta de los proyectos que se ejecutan. Para el caso de beneficiarios directos, se especifica el número de personas o familias y/o de personas de una entidad privada o pública que reciben acción directa o indirecta del proyecto 1, mientras que para el caso de beneficiarios indirectos, se debe procurar establecer el número de individuos que reciben algún tipo de beneficio no directo del proyecto. Duración del proyecto: Esta casilla corresponde al número de meses totales de duración del proyecto, considerando, la Fecha de Inicio y Fecha de Finalización. Fecha de Inicio: Indicar el día, mes y año de inicio efectivo del proyecto, es decir, si el proyecto inició en años anteriores, colocar esa fecha. Considerar que esta Matriz representa los proyectos que iniciarán su ejecución en el año en curso o que ya iniciaron su ejecución en años anteriores, pero continúan en el año en curso. Fecha de finalización: Al igual que la fecha de inicio, en la fecha de finalización se deberá indicar el día, mes y año en el que finalizará el proyecto, la cual podrá ser en el año en curso o en años posteriores. 1 En caso de proyectos de conservación ambiental existe la posibilidad de que los beneficiarios sean especies animales, por lo que se debe especificar a la especie que recibe el apoyo del proyecto
Fuente de financiamiento: Dentro de este campo se deben incluir los nombres y las siglas de las instituciones extranjeras que financian el proyecto. No se debe incluir las contrapartes que ejecuten fondos locales. Es decir en este campo pueden constar: ONG extranjeras, banca especializada en desarrollo, fondos mundiales, gobiernos locales de otros países, agencias de desarrollo extranjeras, entre otras. Aporte Cooperación ONG: Se deberá indicar el monto total de aportación financiera de la ONG para la ejecución del proyecto. Cabe señalar, que este valor corresponderá a la suma de los desembolsos realizados por la ONG, desde el inicio del proyecto, incluido el monto planificado para el año en curso. Aporte de otros cooperantes: Indicar el monto total de aportación de otros cooperantes internacionales para la ejecución del proyecto; estos podrán ser ONG extranjeras, fondos mundiales, organismos del sistema ONU, gobiernos locales de otros países, Comunidad Europea, agencias de desarrollo extranjeras, entre otras. Este valor corresponderá a la suma de los desembolsos realizados por otros cooperantes, desde el inicio del proyecto, incluido el monto planificado para el año en curso.en caso de no existir, colocar N/A. Aporte Contraparte: Colocar el monto total de aportación de la contraparte. este valor corresponderá a la suma de los desembolsos realizados por la contraparte, desde el inicio del proyecto, incluido el monto planificado para el año en curso. En caso de no existir, colocar N/A. Aportación beneficiarios: Señalar el monto total de aportación de los beneficiarios para la ejecución del proyecto. Este valor corresponderá a la suma de los desembolsos realizados por los beneficiarios, desde el inicio del proyecto, incluido el monto planificado para el año en curso. En caso de no existir, colocar N/A. Costo total del proyecto: Indicar el monto total del proyecto, el mismo que corresponderá a la suma de todos los aportes detallados en las casillas anteriores (ONG, otros cooperantes, contraparte, beneficiarios). Aportes para el año en curso: Se coloca el monto desglosado del Monto Total, solamente para la ejecución del proyecto dentro del año en curso, en las casillas de Aporte ONG, Aporte Otros Cooperantes, Aporte Contraparte y Aporte Beneficiarios. Costo del proyecto del año en curso: Colocar la suma de los aportes correspondientes al año en curso, según el detalle de las casillas correspondientes a Aportes para el año en curso. Proyecto Incluido en POP: Colocar la palabra SI, en caso de que el proyecto que se va a ejecutar o está siendo ejecutado, haya sido detallado en el Plan Operativo Plurianual, presentado para la suscripción del Convenio Básico de Funcionamiento; caso contrario, colocar la palabra NO.
PROCEDIMIENTO PARA LLENAR EL REPORTE DE GRADO DE EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS PROGRAMAS Y PROYECTOS EJECUTADOS El Reporte de Grado de Ejecución y Evaluación de los programas y proyectos ejecutados, tiene como objetivo recopilar información cualitativa y cuantitativa de la gestión realizada por la organización para la ejecución de los programas y/o proyectos, durante el año finalizado. La consignación de esta información deberá realizarse con la revisión previa de aquella detallada en la Ficha de Proyectos y en el Plan Operativo Anual..A continuación se presenta un detalle de la información solicitada en el Formato. 1. Resumen de la Gestión de la ONG Se deberán describir en máximo 300 palabras Información básica de la gestión realizada por la organización y de los proyectos, programas y actividades en general, durante el año finalizado. 2. Principales resultados obtenidos en la gestión general de la Organización Enumerar y describir máximo cinco logros alcanzados de la gestión de la organización durante el año finalizado. 3. Seguimiento a la ejecución técnica y presupuestaria de programas y proyectos Nombre del Proyecto 1: Entidad/Organismo de donde provienen los recursos ONG XYZ / BID/AECID XYZ 1. Detalle de los recursos de Cooperación Internacional No Reembolsable Monto de cooperación internacional planificado del proyecto (A) Indicar el monto que se planificó para el año finalizado (Ejemplo: Monto Planificado 2014: $35.000,00 USD) Monto de cooperación internacional desembolsado del proyecto (B) Indicar el Monto desembolsado en el proyecto en el año finalizado (Ejemplo: Monto desembolsado 2014: $35.000,00 USD) 2. Detalle de los recursos de otras fuentes de financiamiento % de ejecución presupuestaria de cooperación internacional del proyecto (B/A) 100% Entidad/Organismo de donde provienen los recursos Fundación Nuestros Jóvenes Metas Planteadas (A) Indicar todas las metas planteadas al inicio de ejecución del proyecto. (Ejemplo: - Mejorar el acceso de los niños a la educación primaria en un 15%, en la comunidad XYZ) Monto planificado de otras fuentes de financiamiento para la ejecución del proyecto (A) Indicar el monto que se planificó para el año finalizado (Ejemplo: Monto Planificado 2014: $15.000,00 USD) Monto desembolsado de otras fuentes de financiamiento para la ejecución del proyecto (B) Indicar el Monto desembolsado en el proyecto en el año finalizado (Ejemplo: Monto desembolsado 2014: $20.000,00 USD) Metas Alcanzadas (B) Indicar todos los logros obtenidos en la ejecución del proyecto, respecto de las metas planteadas, hasta el año finalizado. (Ejemplo: - El acceso de los niños a la educación primaria ha mejorado en un 10%, gracias a los talleres de capacitación brindados en la comunidad XYZ) % de ejecución presupuestaria de otras fuentes de financiamiento del proyecto (B/A) 133,33% % de avance técnico ((B*100)/A) 66%
Se tiene que completar la información requerida en la matriz por cada uno de los proyectos que la organización ha ejecutado en el año finalizado, de acuerdo a las Fichas de Proyectos presentadas. 4. Resumen de ingresos y de gastos en el Ecuador Se deberá completar la información requerida en esta matriz por cada uno de los proyectos que la organización ha ejecutado en el año finalizado, de acuerdo a las Fichas de Proyectos presentadas. La información consignada en esta tabla, deberá ir de la mano con la detallada en la parte 3 de esta Ficha, correspondiente a Seguimiento a la ejecución técnica y presupuestaria de programas y proyectos. INGRESOS TOTALES DE LA ONG EN EL ECUADOR Proyecto 1: Entidad/organismo de donde provienen los recursos Indicar el nombre de la o las entidades de donde provinieron los recursos para la ejecución del proyecto para el año finalizado. (Ejemplo: AECID/BID) XYZ Tipo de entidad de donde provienen los recursos En esta casilla pueden constar los siguientes tipos de entidades: ONG extranjeras, fondos mundiales, organismos multilaterales, gobiernos locales de otros países, agencias de desarrollo extranjeras, ONG locales, grupos sociales, entidades del gobierno central, entidades del gobierno autónomo descentralizado, empresa privada, entre otros. Monto USD Señalar el monto total que ingresó a la organización para la ejecución del proyecto. Origen de los recursos (ecuatorianos o extranjeros) Es importante señalar si los recursos provienen directamente del extranjero o fueron adquiridos por diferentes medios en el Ecuador. Por ejemplo, una entidad pública nacional puede actuar en calidad de contraparte, pero su aporte para el proyecto proviene del exterior, por lo cual en esta casilla se deberá colocar la palabra Extranjeros Nota: La sumatoria de las diversas fuentes de ingresos deberá corresponder al total de recursos obtenidos en el Ecuador por parte de la ONG para el año de cierre. COSTOS Y GASTOS TOTALES DE LA ONG EN EL ECUADOR Rubro Monto US$ Costos y Gastos Directos (Detallar todos los costos y gastos directos) Costos y Gastos Indirectos (Detallar todos los costos y gastos directos) En este cuadro se indicarán todos los gastos efectuados por la organización durante el año finalizado. Estos costos podrán ser directos o indirectos. Los costos indirectos incluyen los gastos que permiten el funcionamiento operativo de la ONG, tales como servicios básicos, telecomunicaciones, arriendos, personal administrativo, etc. Mientras que los gastos directos, se refieren a los que tienen relación o aporte directo a los proyectos que tiene la ONG, por ejemplo personal asignado a proyectos, gastos de viaje de proyectos, investigaciones, etc.
5. Resumen de la última Evaluación y Auditoría realizadas Periodo de evaluación: Autores: Principales observaciones o hallazgos de la evaluación: Instrumentos utilizados: Indicar el último periodo de evaluación realizada a la organización o a un proyecto en específico. Ej. (Junio 2014-Diciembre 2014) La evaluación pudo haber sido realizada por el financiador, la propia organización, socios, contrapartes, entre otros. Indicar las cinco principales observaciones de la evaluación efectuada. Colocar los diferentes instrumentos utilizados por el evaluador, entre las que pueden constar encuestas, focus group, visitas de campo, entre otros. Para respaldo de la información consignada en el cuadro que precede, se tiene que remitir en calidad de adjunto, el Informe o Reporte de la última Evaluación con la que cuente la ONG, según el Plan propuesto a SETECI al momento de suscribir el convenio (Aplica a las ONGs que tienen suscrito convenio con SETECI, no así a aquellas que tienen convenio con Cancillería). Período de la última auditoría externa: Firma Auditora (Especificar si es local o internacional) Datos de contacto en la firma auditora (Nombre del contacto, teléfono, e-mail y dirección) Principales observaciones o hallazgos de la auditoría: Dictamen emitido (limpio, con salvedades) Ejemplo: Enero 2014 Diciembre 2014 Detallar el nombre de la Firma Auditora contratada para realizar la auditoría interna o externa de la organización, de manera exclusiva a las actividades realizadas en el Ecuador. Colocar la información de la Firma que realizó la auditoría. Colocar al menos tres observaciones del Informe de auditoría realizado. Indicar el Dictamen Final emitido en el Informe de auditoría. Al igual que el Informe de Evaluación, se debe remitir el Informe de Auditoría 2014 de la ONG, que respalde la información consignada en este cuadro. En caso de que la organización no haya suscrito el Convenio Básico de Funcionamiento con SETECI, se deberá indicar este particular, en la parte final de cada cuadro. 6. Convenios específicos suscritos durante el año En esta parte del documento, se tiene que detallar los Convenios específicos suscritos durante el año finalizado, con ONG extranjeras, fondos mundiales, organismos multilaterales, gobiernos locales de otros países, agencias de desarrollo extranjeras, ONG locales, grupos sociales, entidades del gobierno central, entidades del gobierno autónomo descentralizado, empresa privada, entre otros, para la ejecución de un proyecto determinado. Es importante mencionar que los convenios específicos suscritos, no deberán exceder el tiempo de vigencia del Convenio Básico de Funcionamiento. En caso de que la organización no haya suscrito convenios específicos durante el año finalizado, colocar la expresión N/A.
Proyecto 1: XYZ Convenio suscrito con Fundación Niñez y Vida Período Sector de intervención Monto US$ Enero 2014 Septiembre 2015 Educación $150.000,00 Es importante completar la información requerida en la matriz por cada uno de los proyectos que la organización ha ejecutado en el año finalizado, de acuerdo a las Fichas de Proyectos presentadas. 7. Estrategia de sostenibilidad implementada durante el año. El cuadro que sigue, contiene un listado de diferentes estrategias de sostenibilidad, que la organización pudo haber implementado durante el año finalizado. Para ello, se deberá marcar con una X la o las estrategias aplicadas, por cada uno de los proyectos ejecutados durante el año finalizado. Al final de cada cuadro y por cada proyecto, se tendrá que describir brevemente las estrategias y mecanismos implementados por la organización, de acuerdo al siguiente ejemplo: Proyecto 1: XYZ Estrategia y mecanismos de sostenibilidad, a través del fortalecimiento de capacidades de actores locales: Transferencia de conocimientos: Procesos de capacitación Procesos de sensibilización Incorporación de la intervención en los procesos de actores locales: Creación de modelos de gestión Creación de procesos y procedimientos Creación de empresas públicas Transferencia de propiedad intelectual de productos de investigación o de procesos de generación de conocimiento Transferencia de propiedad sobre bienes donados Sistematización de la intervención: Publicaciones y material informativo Material didáctico Aseguramiento de la continuidad de los beneficios de la intervención: Aseguramiento de la contraparte local a nivel técnico Aseguramiento de la contraparte local a nivel presupuestario Otras (describa cuál) Marque con una X si ha sido implementado por su ONG X DESCRIPCIÓN: - Se realizaron capacitaciones para los padres de 125 niños, en temas de seguridad y soberanía alimentaria. 8. Conclusiones Detallar las conclusiones generales de la información detallada en los puntos anteriores.
FICHA DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS La información solicitada en la Ficha de Actualización de Datos, deberá estar actualizada a la fecha de presentación, considerando que la misma puede ser diferente a la presentada para la suscripción del Convenio Básico de Funcionamiento. Es importante considerar el Artículo 4 del Convenio Básico de Funcionamiento, el cual hace referencia a las Obligaciones de la Organización, y determina que: i... En el evento de un cambio de domicilio, la Organización deberá comunicar mediante oficio a la SETECI su nuevo domicilio, dirección y otros datos que faciliten su ubicación, así como cualquier cambio que de éstos se realice. y; k. Informar a la SETECI sobre el cambio o sustitución de sus apoderados y cualquier cambio de domicilio de sus oficinas o instalaciones. Considerando dichos numerales, la organización deberá anexar a la presente ficha, los documentos que respalden dichos cambios. En caso de un cambio en el Representante Legal de la Organización, se deberá presentar una copia de la revocatoria del representante anterior y el nombramiento o poder del nuevo representante, debidamente notariados. Asimismo, de acuerdo con el Artículo 4, numeral l), del Convenio Básico de Funcionamiento, es obligación de todas las organizaciones: mantener una página web en español, permanentemente actualizada con la información de los programas, proyectos y actividades de la Organización. MATRICES DE VOLUNTARIOS Y EXPERTOS Las matrices de voluntarios y expertos, tienen como objetivo registrar la información del personal extranjero y/o nacional que trabaja en las ONG extranjeras en calidad de voluntarios y/o expertos para la ejecución de los proyectos en el Ecuador. Las matrices solicitan consignar información general del voluntario/experto y el lugar donde ejerce dichas actividades. En caso de que la organización no cuente con expertos y/o voluntarios en su nómina, deberá remitir las matrices impresas y firmadas con esta observación. OBSERVACIONES FINALES Los seis formatos de los Reportes Anuales para Control y Seguimiento, deberán ser presentados en formato físico con su respectiva firma de responsabilidad y en versión digital, en archivos Excel y Word.