Carta comercial (correspondencia para empresas) Autor: ismeoca 1
Presentación del curso En el curso que te presentamos a continuación hablaremos de la carta y correspondencia comercial. La carta y correspondencia son medios de acercamiento, el hombre las ha utilizado desde hace muchos años para comunicarse con otras personas. La carta comercial hoy en día es la base de transacciones comerciales, por lo tanto necesitamos saber cómo escribir esta clase de carta de manera adecuada. En este curso podrás encontrar ejemplos de cartas, su definición, importancia y los diferentes modelos de cartas que puedes aplicar al escribir una carta comercial. 2
1. Correspondencia. Definición Correspondencia.- Se puede definir como el arte de transmitir un mensaje escrito con el propósito de lograr una respuesta específica. Duque Méndez (1976, p.43) indica: Correspondencia significa Pagar con igualdad relativa y proporcionalmente, afectos, beneficios o agasajos Faur y Duran (1990, p. 7) expresa: Es la actividad relativa al intercambio de cartas, papeles, esquelas, muestras, periódicos, bultos, placas, cintas impresas, etc. De que se vale el hombre para comunicarse por escrito con sus semejantes Se entiende por correspondencia el trato recíproco entre dos personas u organizaciones mediante el intercambio de cartas esquelas y otros elementos. En las empresas e dice que es el alma del comercio y la industria. Se dice que existe correspondencia cuando se logra la respuesta del mensaje enviado; si ocurre que sólo se escribe y no se materializa la respuesta del mensaje transmitido no se puede hablar de correspondencia, sólo se ha expresado un mensaje escrito. Acuña M. (1978) define Correspondencia, como un medio de interrelación entre los hombres originado por distintos sentimientos de sociabilidad que dan origen a las distintas formas de redactar. Los sentimientos de sociabilidad constituyen los motivos que impulsan a un individuo u organización a escribir, a establecer relaciones, bien sean de índole familiar, social, política, comercial o económica. En conclusión se puede decir que Correspondencia es un medio de comunicación escrita entre personas que se encuentran alejadas físicamente con el objetivo de establecer relaciones, necesarias para intercambiar ideas y pensamientos. Correspondencia comercial.- La comunicación tanto oral como escrita es parte esencial en todas las profesiones, de allí que en el mundo empresarial donde un error en el uso de los medios de información puede resultar costoso; la habilidad para comunicarse de manera efectiva juega un papel de relevancia en la consecución del éxito laboral. De allí que en el ámbito comercial, hablar y escribir correctamente se consideren actividades fundamentales al momento de conseguir o solicitar un trabajo. Correspondencia Comercial. Definición. Se puede definir como el conjunto de documentos escritos referentes a problemas originados por las actividades mercantiles, cuyo propósito es establecer una relación determinada entre varias personas, empresas o instituciones que realizan actividades relacionadas con la compra-venta de mercancías. En la correspondencia comercial se persiguen dos objetivos fundamentales: a.- Informar al destinatario sobre las decisiones, proyectos o ideas del remitente. b.- Influir sobre el destinatario para lograr una actitud y respuesta acorde con los intereses y expectativas del remitente. 3
2. Importancia. Correspondencia Importancia.- La correspondencia comercial tiene especial importancia porque a través de ella se inician, fomentan y fortalecen los vínculos de amistad entre los hombres tanto en el aspecto familiar como en el social, comercial y político. La importancia de la correspondencia en la actividad comercial se deduce del hecho que determina su propia necesidad. Actualmente no hay ninguna actividad que pueda prescindir del intercambio, de las relaciones interpersonales, por pequeño que sea el negocio o empresa siempre requerirá de la transmisión de un mensaje escrito, de transar, hacer negociaciones. La correspondencia en el ámbito comercial mueve trabajo y capital. Pone en contacto a distintas personas entre sí, a empresas y a las distintas instituciones, en función de intereses comunes, fomenta las relaciones humanas, promueve recursos y los aprovecha hasta el máximo rendimiento. Al extremo de pensar que se dificultaría la labor de un negocio si el mismo no está en condiciones de enfrentar el problema de la correspondencia, tanto la que se despacha como la que se recibe. En la correspondencia comercial se requiere prestar atención particular en la exposición de datos, en el manejo de cifras, en las ofertas de mercancías, puesto que en ella se basa una actitud decisiva en los asuntos de personas que en gran parte de los casos se encuentran distantes y no existe el trato directo, el conocimiento personal entre remitente y destinatario, por lo tanto una palabra o cifra expresada erróneamente puede ser causa de pérdidas materiales y morales. En la correspondencia, el autor ha de reflejar su personalidad, sentimiento, cultura, sensibilidad, poder creador e inspirador. Faur y Durán (1990, p. 8) plantea: La necesidad de poseer conocimientos generales sobre el arte epistolar, saber cómo plantear una carta de acuerdo con el asunto o lo asuntos que en ella deban tratarse; poseer la cultura mínima necesaria, dar el valor y sentido exacto a las palabras, frases y oraciones; manejar las formas de tratamiento que corresponde a los distintos destinatarios. El corresponsal debe tener una cultura especializada en sus funciones, de conocimientos específicos en relación con el tipo de empresa donde presta servicios y, sobre todo debe poseer una cultura general que le permita establecer una relación cónsona con los clientes y amigos de la empresa; debe considerar siempre que a través de las cartas se reflejará fundamentalmente el espíritu de la negociación. Eficacia de la correspondencia.- La eficacia está relacionada con la efectividad obtenida al lograr un propósito. Se dice que una gestión o trámite es eficaz cuando se logra hacer efectivo un intento. La correspondencia como medio que sustituye al trato personal y directo entre remitente y destinatario debe ser eficaz. Si por su intermedio se logra disponer favorablemente el ánimo del lector se puede decir que se han logrado los objetivos planteados, entonces hay eficacia. El éxito de la correspondencia depende en gran parte de la eficacia y ésta de la correcta observancia de los aspectos como presentación, orden. Distribución de sus partes e inteligente redacción. Requisitos para lograr eficacia en la correspondencia.- - Fijar claramente el objetivo del mensaje - Pensar en el destinatario, tratar de compenetrarse con él, con sus intereses, 4
gustos, necesidades, sin perder de vista el objetivo. - Planear cuidadosamente lo que se expresará. - Jerarquizar las ideas de acuerdo con los objetivos. - Cuidar el tono, éste revela la intención de quien escribe. - No escribir bajo la presión de impulsos ni precipitaciones, salvo algunas excepciones justificadas, debido a que los arrepentimientos, cuando ya se han escrito y publicado, son contraproducentes. - Demostrar amabilidad y comprensión. - Enriquecer el vocabulario, estar al día en materia idiomática. Dominar la lengua general, pero conocer también las variaciones regionales y aplicarlas oportunamente. - Evitar la cacofonía y huir de vulgarismos, barbarismos y solecismos. - Evitar frases ambiguas. - Escribir una idea por párrafo. RECUERDE; el párrafo es la unidad básica de todo documento y su característica es tratar en él una sola idea o variante de la idea del documento. - Cuidar la estructura de las oraciones y darles sentido completo. - Asumir una actitud crítica y autocrítica. - Cultivar el dinamismo y la responsabilidad necesarios para que la actividad de redactar sea ejercitada y perfeccionada constantemente. 5
3. Aspectos. Correspondencia comercial Como ya se ha señalado la eficacia de la correspondencia de su aspecto material, gramatical y de sus cualidades morales. Aspecto material. Trata sobre la apariencia o presentación física del escrito. Es preciso que ésta sea grata, sin elementos de choque para la atracción, a fin de facilitar y hacer agradable la lectura. La apariencia de una carta o cualquier escrito se refiere a la calidad del papel, color del mismo, color de la tinta, limpieza, orden y distribución de las partes, márgenes, espacios, buena letra y nitidez de la impresión. Aspecto gramatical. Indudablemente que no se escribe de igual forma como se habla, pues el lenguaje escrito es más exigente que el lenguaje oral en cuanto a la pureza del idioma. Es decir debe acatarse todo cuanto indica la gramática en su calidad de Código de normas generales o como dice Saussure, citado por Basulto (1991, P.67), como sistema de medios de expresión. Nunca estará de más enfatizar que el corresponsal, redactor de cartas y toda clase de correspondencia, debe observar cuidadosamente las normas de analogía, ortografía y sintaxis. Las normas deben cuidarse, asimilarse y adaptarse al uso del propio lenguaje, con sentido de flexibilidad y adecuación. Con un criterio básico de adaptabilidad funcional. Así, el lenguaje será el medio idóneo de una perfecta comunicación, pues tendrá la corrección adecuada para cada caso y no resultará una fría exposición de normas repetidas. Aspecto moral. La moral tal como lo señalan algunos, está referida a los principios básicos que deben regir la conducta del ser humano. En cuanto a la correspondencia, se refiere, las cualidades morales están relacionadas con una serie de detalles y circunstanciar concernientes a los sentimientos humanos como el afecto, amistad, cariño, cordialidad, gratitud, simpatía es decir emociones nutritivas, o bien emociones tóxicas como el rencor, la antipatía, el odio, la envidia, el miedo, la ira el orgullo, entre otras. Todo esto induce a pensar con seriedad en la cortesía, decencia, discreción, diplomacia y buenos modales, como características importantes que deben prevalecer en el contenido de las comunicaciones escritas. 6
4. Carta. Comercial Carta Comercial. Las cartas comerciales son instrumentos escritos que se emplean para toda clase de transacciones comerciales, lo mismo para la oferta que para la demanda, solicitud de informes, pedidos, cobranzas, quejas y reclamos, informes y referencias, etc. En situaciones en las cuales ya se ha cerrado un asunto mediante una conversación, es necesaria la confirmación por medio de una carta, le da un valor mucho más firme y definido. Definición. La carta comercial es la comunicación escrita que surge del trato que establecen los comerciantes entre sí sobre asuntos referentes a sus funciones propias de los negocios. También se puede definir como documento escrito que se utiliza con el propósito de iniciar, mantener, fomentar o cerrar cualquier tipo de transacción comercial. La carta comercial es la comunicación de mayor relieve de que se valen los comerciantes para lograr sus específicas funciones dentro de los negocios. Importancia. Actualmente la comunicación entre las empresas sobre todo en las grandes organizaciones se ha convertido en un intercambio de información entre ordenadores. Las nuevas tecnologías de información acentúan la tendencia hacia una comunicación impersonal, sin embargo, aún hay muchas personas que prefieren el toque personal en sus cartas y sienten agrado al recibir una carta por correo ordinario. De allí que ni el fax, ni el correo electrónico han logrado desaparecer el uso de la carta comercial como medio de comunicación en el mundo empresarial. Booher (1997) indica varias razones por las cuales hay momentos en que es preferible escribir una carta, que realizar una llamada telefónica, defiende la eficacia de la carta como medio de comunicación, pues esta es más directa, llega sin antesalas ni presentación. Muchas veces una llamada telefónica implica hacer varias para localizar a la persona, lo cual puede llevar varios días entre una llamada y otra para finalmente dejar constancia por escrito o confirmación en la mayoría de los casos. El lenguaje escrito es más objetivo y formal que el lenguaje hablado, Estas características crean un mayor impacto en el lector y permiten considerar la carta como el medio más adecuado para pedir, elevar una queja, persuadir a un cliente, rechazar una petición. La objetividad y formalidad de una carta favorecen una reacción más efectiva y positiva por parte del destinatario del mensaje. Es fundamental recalcar lo siguiente: Para que una carta comercial cumpla con su objetivo debe reunir toda la gama de elementos establecidos universalmente que determinan su composición. Esto es fundamental, ya que el destinatario de una carta comercial resulta influido por un mensaje cuando, aparte de su contenido efectivo, tiene también una buena apariencia física. Una carta comercial se puede enviar a través de los servicios postales, por fax, por correo electrónico. Cada uno de estos medios tiene su uso apropiado dentro del trabajo diario de la organización. Se recomienda utilizar los servicios postales cuando se trata de un problema complejo sobre el que hay que detallar y explicar abundantemente. El fax es conveniente si se requiere una respuesta rápida, inmediata. El correo electrónico proporciona un ahorro para la empresa y asegura la 7
rapidez necesaria en caso de comunicaciones a larga distancia. 8
5. Presentación. Carta Papel: Es el instrumento adecuado para la impresión de la escritura, por tanto su calidad y textura deben estar determinadas por la función del escrito. La calidad del papel refleja la importancia que se da a la correspondencia. También se ha de prestar especial atención al tamaño, el cual dependerá del tipo y la extensión del contenido. Las dimensiones del papel para carta corriente son de 21 ó 22 centímetros de base por 27 ó 28 centímetros de altura. En cuanto a la calidad es recomendable para las cartas corrientes el papel bond de 16, 20 ó 24 libras, que es de un acabado fino y su superficie lisa permite una escritura de muy buena presentación. Color del papel: El más usado y recomendado es el blanco, sin embargo en la correspondencia privada propiamente dicha se usa de distintas tonalidades, entre las cuales predominan el gris, azul, verde, rosado y amarillo. Márgenes y espacios: En cualquier tipo de comunicación se debe tener en cuenta los espacios y márgenes. El margen superior y el inferior deben guardar relación con la extensión del texto. No deben sobrepasar el doble del margen izquierdo, ni ser más pequeños que él. El margen izquierdo debe tener normalmente de diez a quince espacios horizontales (espacios de máquina común) a fin de que se pueda encuadernar, archivar sin dificultad. El margen derecho debe tener de cinco a ocho espacios horizontales. Respecto a los espacios entre las diversas partes de la comunicación se recomienda escribir a dos espacios entre renglones con el propósito de facilitar la lectura y la posible corrección, en caso de textos destinados a la reproducción. En cartas, notas y escritos especiales, se aconseja escribir a dos espacios cuando el texto sea breve, si es extenso a espacio sencillo, pero después de punto y aparte se usará doble espacio y si el texto se escribe a doble espacio, después de punto y aparte se usará dos espacios y medio a tres espacios. Los espacios determinados entre las distintas partes de la carta escrita a máquina se establecen dependiendo de la extensión de la carta. Entre la fecha y la dirección 4 a 10 espacios; entre ésta y el saludo 2 espacios; entre el saludo y el párrafo introductorio 2 ó 3 según la escritura del texto se realice a 1 ó 2 espacios; entre el último párrafo y la despedida 2; entre éste y la antefirma 4; entre ésta y la firma 4; entre la firma y las iniciales identificadoras 2; escritas éstas últimas en el margen izquierdo. Escritura. Generalmente, el tipo de escritura más usado es el mecanografiado e impreso en ordenadores. La comunicación en la actualidad se usa muy poco, pero de usarla, la letra debe ser de rasgos sencillos y claros, cuidando que no haya borrones ni manchas de tinta. En la escritura es conveniente cuidar detalles como: la uniformidad en la escritura, el uso de tinta de calidad y color apropiado para lograr legibilidad y adecuación al papel, claridad, limpieza, ejecución mecanografiada o impresión pareja, para que ningún signo aparezca debilitado. 9
6. Carta comercial. Ejemplo Ejemplo de PRESENTACIÓN DE LA CARTA Como puede observarse en el modelo anterior la carta debe tener una presentación 10
atractiva en su conjunto. Por su forma: Se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su redacción y presentación. Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas, memorandos, planillas, telegramas, cablegramas, avisos, etc. División de la correspondencia La correspondencia se divide en 4 clases: 1. Correspondencia Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales. 2. Correspondencia Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada, cualquier asunto particular entra en ella. 3. Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc. 4. Correspondencia Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos clases: * Las Ordinarias o Normales: son las que se efectúan por medio de cartas, memorándum y tarjetas postales. * Las Urgentes o Rápidas: Son las que se efectúan por medio de telegramas, Cablegramas, Radiogramas y telefonemas. 11
7. Estructura. Carta comercial (1/3) Estructura de la carta comercial. Al considerarse la froma externa en que ha de presentarse una carta, se siguen las mismas convenciones independientemente de la forma de transmisión. El o los formatos suelen ser muy simples y dependerán del tipo que adopte la empresa, son pocas las variaciones. Una carta comercial se estructura en varias partes claramente diferenciadas y siguen patrones o formatos establecidos. Partes de la carta comercial. Encabezamiento: Comprende membrete, lugar y fecha de emisión, destinatario, asunto o referencia y saludo. Cuerpo de la Carta: Texto en el cual se incluye la introducción, desarrollo o ideas fundamentales y parrafo de cierre, despedida, antefirma y firma. Otros elementos: Membrete o dirección del remitente. El papel de las cartas comerciales debe llevar impreso en su parte superior izquierda o en el centro, el nombre de la razón social o el logotipo de la empresa, ramo a que se dedica; se incluye además dirección, numero telefónico, fax, correo electrónico. No hay normas fijas en lo que se refiere al tipo de letras que deben figurar en el membrete. Ejemplo: Camilo Antúnez Ruiz Administrador Recursos Materiales Calle el mosquito nº 642 Caracas, Venezuela DISTRIBUIDORA NACIONAL. S. A Avda. Urdaneta. Pelota a Punceres Teléfonos 5613456 y 5615176 Caracas. Localidad (lugar) y fecha es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año. Ejemplo. Carúpano,25 de febrero de 2011. Es importante acota que cuando se escribe el nombre de la localidad inmediatamente va una coma. Ej. Cumaná, 20 de febrero de 2011. Si la carta tiene membrete no se coloca el nombre del lugar o localidad, se escribirá así: Febrero 20 de 2011. Destinatario: son los datos de identificación de la persona a la cual va a ser enviada la carta, es decir de quien la recibe Se escribe cuatro a cinco espacios verticales después del lugar y fecha Ejemplo: Señor Ernesto Mayz. Gerente de Compras Almacén Orión Avda, 20 Núm 18-34 Barquisimeto Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser más extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta. Ejemplo: Asunto: Su pedido de fecha 16.01-2011 12
Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta. Ejemplo: Estimado Señor, Apreciado cliente, Distinguida señora, Apreciado señor Botero: Apreciada ingeniera Gloria: Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo. En el primer párrafo se plantean las ideas preliminares del asunto; los párrafos siguientes explican en orden lógico, la idea central de la carta. Se recomienda tratar sólo un asunto en cada carta; si es necesario abordar dos o más deben tener estrecha relación. El texto debe finalizar con un párrafo corto que sintetice la exposición de lo tratado. Ejemplo: Dada nuestra relación comercial de tanto tiempo, me atrevo a solicitarle, con toda reserva, informes sobre La Casa del Mueble, establecida en Maturín, Avda. Bolivar al lado del Banco Venezuela, sede principal El motivo de esta petición se debe a que no conocemos esa firma comercial, cuyo gerente desea establecer relaciones comerciales con esta empresa, 13
8. Estructura. Carta comercial (2/3) Despedida: son expresiones de cortesía con lo que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor. Se escribe a dos espacios verticales después del texto, Ejemplo. Atentamente, Cordialmente, Respetuosamente, Muy atentamente. Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.): Agradecemos su gentil colaboración. Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta. Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción. Para nosotros es un gusto servirle. Antefirma: Es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra, ya se trate de una entidad jurídica o persona natural. Se escribe a dos espacios verticales debajo de la despedida. Cuando la carta tiene membrete se obvia la antefirma Ej. Atentamente, COMERCIAL LA JAPONESA. C. A Firma: Es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta. Es imprescindible para que la carta tenga validez, debe estar manuscrita y completa en los originales. Se coloca centrada o ligeramente hacia la derecha. Contiene solo el nombre y el cargo de la persona responsable del contenido de la carta. El nombre del firmante se escribe a cuatro espacios verticales debajo de la antefirma Ejemplo: Carlos Arreaza Llanos Gerente de Compras Iniciales: Es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta. En el margen izquierdo se colocan las iniciales de las personas que han intervenido en la redacción e impresión del documento. Ej. IO/ml. Como puede observarse las iniciales del redactor o firmante en mayúsculas y las del mecanógrafo, secretaria; en minúsculas. En la actualidad se usa mayormente sólo las iniciales o el nombre del que escribe la carta. Anexos: Esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos. Se escriben en el margen izquierdo a uno o dos espacios verticales debajo de las iniciales identificadoras. Ejemplo. Anexo : Relación de pagos. Catálogo de precios Tipos de Cartas 1. Carta Comercial: es aquella comunicación escrita que surge del trato que tienen los comerciantes entre sí, sobre cosas de comercio. Dentro de ésta se encuentran: 2. Carta de Venta: es aquella comunicación que se envía a los probables clientes, con el fin de inducir una acción que será la de la compra. 3. Carta de Pedido: es aquella carta que se envía por una empresa o pequeños 14
3. Carta de Pedido: es aquella carta que se envía por una empresa o pequeños proveedores, con la finalidad de pedir o hacer un pedido de mercancías. 4. Carta de Empleo: es aquella carta que utilizamos para solicitar una entrevista, para presentar su currículo y tratar de que la empresa a la cual se le envió la carta acepte o considere tomar ese empleado. 5. Carta de Recomendación: es aquella carta que se utiliza para recomendar a alguien alguna persona. Esta carta siempre va acompañada de la carta de empleo y del currículo. También se conocen la carta de reclamos, la de cobranzas, solicitud de informes y referencias, entre muchas otras. 15
9. Estructura. Carta comercial (3/3) Extensión de la Carta Comercial. Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras. Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras. Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Más de 300 son cartas de varios pliegos Puntuación de la Carta Comercial. Está determinada por los signos de puntuación que se usan en las líneas de lugar y fecha, nombre y dirección del destinatario, y las líneas finales, despedida, firma, antefirma. Algunos autores, especialmente los de libros de texto para la enseñanza de la Mecanografía, han llamado a esta forma de colocar los signos de puntuación, estilos de puntuación. Al efecto se clasifica la carta por la puntuación en: Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes al final de cada renglón, excepto cuando terminen con abreviaturas. Ejemplo: Señorita Ritmar Lozada Oca Calle Liberador Núm. 15 La Cooperativa Maracay-Aragua Cerrada: lleva signos de puntuación al final de cada renglón de la fecha, dirección, antefirma y firma. Es de hacer notar que en la actualidad esta puntuación es de poco uso, al igual que la carta tradicional, ya que hoy, prevalece el criterio de la simplificación. Ejemplo: Señor Félix Alejandro Lozada. Calle Santa Fé Bogotá- Colombia Mixta o corriente: combina los dos estilos. Se coloca de forma adicional dos puntos (:) en el saludo y una coma en la despedida. Ejemplo: Señor Avilio Lozada Calle Mariño núm 345 Maturín-Monagas Apreciado señor: Atentamente, Estilos o formas de distribución. Las cartas deben escribirse de la manera más atractiva Toda carta debe cumplir con un formato odistribución de las partes de la carta. Para ello se cuenta con cuatro estilos diferentes de distribución o presentación: Bloque extremo, Bloque semibloque y sangrado 1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales. 2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, despedida, la de antefirma y la de firma se 16
escriben comenzando desde el centro horizontal del papel. Se considera como el más ventajoso y de mayor uso en la actualidad, porque todas las líneas del texto sin excepción parten del margen izquierdo. 3. Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios. 4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma y la firma. Se colocan de forma escalonada de 3 a 5 espacios respecto a la línea anterior. 17
10. Modelos. Carta comercial Ejemplos: Estilo Bloque Extremo 29 de junio de 19 Sr. Miguel T. Rivera Avenida Bolivia Lima, Perú Estimado estudiante Esta carta está escrita en el estilo bloque extremo. Es el estilo más sencillo más económico en tiempo y el que requiere menos esfuerzo, ya que todas las líneas arrancan del margen izquierdo. Este estilo no es muy artístico, pues todo el peso está en un solo lado. Sin embargo, conviene conocerlo, ya que los otros que estudiaremos más adelante son modificaciones de este. Además, tal vez su jefe lo previera en algunas ocasiones. Usamos también puntuación abierta. Note que no se usa puntuación después del saludo ni de la despedida. Este estilo se escribirá siempre a espacio sencillo; nunca, a espacio doble. Entre párrafos se dejarán siempre dos espacios verticales. Atentamente Estilo Bloque Modificado Señor José Antonio Abreu Avda. Montalbán núm 65-32 Caracas. Apreciado amigo: Maturín, 2 de marzo de 2011 Las buenas relaciones que esta empresa siempre ha mantenido con usted, es el aval que me autoriza a solicitar un plazo de unmes para el pago de la factura que vence el día 30 de marzo. La situación difícil por la que pasa el mundo empresarial me ha obligado a realizar un arreglo y reacondicionamiento a la tienda, lo cual me ha traído gastos superiores a los que estaban previstos. Tenga la seguridad de que sabré reconocer la atención que tenga a bien dispensar a esta solicitud. Mario C. Linares Gerente General Estilo Semibloque 18 Atentamente,
Estilo Semibloque Señor Eladio Aguilera Apartado 680 Barquisimeto-Lara Estimado señor: Maturín, 2 de marzo de 2011 Con el transporte MRW nos complace despacharle en esta fecha 500 muñecas Bebé querido y 300 Sirenas, de acuerdo a su pedido del 20 de febrero. Esperamos que al recibo del mencionado despacho cuente usted con una considerable demanda del producto, que se ha venido imponiendo en las principales jugueterías del país. Juan H. Garcés Milano Gerente de Ventas Estilo Sangrado Señor Juan J. García Aptdo 890 Nirgua-Yaracuy Estimado sr. Gracía: Atentamente, Barquisimeto, 10 de marzo de 2011 Agradecemos su pedido ním. 654, del 20 de enero, por 20 docenas de camisas Trilax. Una demanda inesperada de camisas, ha agotado la existencia en nuestros almacenes y sólo tendremos disponibiliad de éstos artículos dentro de 20 días. Por lo tanto le sugerimos la sustitución del pedido en referencia pr la marca Gealuz o en su defecto, la postergación de su despacho hasta el 2º de abril. Esperamos su confirmación antes del 30 de marzo, a fin de atenderle con prontitud y esmero. Atentamente, María Guevara Hidalgo Gerente General 19
11. Cartas. Recomendaciones y autoevaluación Planeando su Carta Formal 1- Escriba cuál es el objetivo/motivo de su carta: Pregúntese: cuál es la meta de esta carta formal que deseo enviar? 2.- Reúna toda la información relevante: correspondencia previa, reportes, números etc. 3.- Enumere por orden de importancia los puntos a tratar. Decida qué puntos son irrelevantes y pueden omitirse. Recuerde ser lo más conciso posible. 4.- Haga un esquema/borrador y escriba los puntos a tratar. Al hacerlo, plantéese las siguientes preguntas: Dejé fuera algún punto importante a tratar? Puedo cambiar la presentación para hacerla más clara? Incluí algún punto irrelevante? 5.- Escriba un primer borrador. Deje espacio suficiente para notas y correcciones. El procesador de textos es particularmente útil para esto, puesto que nos permite borrar, insertar, cortar, copiar etc. 6.- Revise su borrador tomando en cuenta las siguientes preguntas: Iinformacón: Se cubren todos los puntos y/o temas a tratar? Es la información Relevante, Correcta y completa? Estilo: La apariencia de la carta es atractiva? Suena natural y sincera? Es clara, concisa y cortes? Recomendaciones finales 1. Evite faltas de ortografía. 2. Escriba las cartas por una sola cara del papel. 3. Si escribe varias hojas, no olvide numerarlas. 4. Inserte una línea en blanco entre los párrafos. 5. Inserte tabulaciones para hacer más claro el contenido de la carta. 6. La firma debería ser manual. Rúbrica de puño y letra (aunque hay casos en que es totalmente imposible por el volumen de correspondencia emitida). 7. Evite tachones, manchas, arrugas, etc. Rehaga la carta cuantas veces sea necesario. 8.- Si la extensión de la carta precisa usar otro pliego, no se debe llevar la despedida y el resto de los otros elementos ( antefirma, firma..) al otro pliego solas, debe llevarse parte del último párrafo. 9.- Revise las veces que considere necesario. Autoevaluación Qué importancia tiene el tono en una carta? En qué se basa la importancia de la carta? Elabore un concepto de correspondencia Elabore un concepto de correspondencia comercial Elabore un concepto de carta comercial Cuántos asuntos pueden tratarse en una carta? Escriba una carta y señales en ella las partes más destacadas Qué es la dirección y cuáles datos debe contener? Dónde se coloca la fecha de las cartas? Qué es la despedida y donde se coloca? 20
Qué es la despedida y donde se coloca? Cómo se caracterizan los formatos: bloque extremo, bloque modificado, semibloque y sangrado? Cuáles son las recomendaciones que se deben seguir en el mecanografiado de una carta comercial? Qué importancia tiene la presentación de una carta? Explique brevemente los tipos de carta comercial. Cuáles son las características fundamentales de la carta? Escriba ejemplos de puntuación abierta, cerrada y mixta de una carta Qué importancia tiene la firma en una carta? 21