FINALIDAD El fin de este documento es establecer la política de compras y contrataciones para el equipo, servicios profesionales, materiales y suministros necesarios para las Bibliotecas del Valle de Yakima. Objetivos básicos Cumplir con los requisitos legales de contratación pública; Asegurar a los proveedores que se les darán un tratamiento imparcial e igual a todos los que deseen establecer negocios con las Bibliotecas del Valle de Yakima; Recibir el máximo valor por cada dólar público gastado; Proporcionar a YVL con bienes y servicios en el momento y lugar necesarios y con los estándares requeridos de calidad y cantidad; Explorar nuevas fuentes de productos, materiales, procesos, ideas, y asegurar que la información estará a disposición de todos los departamentos, y Comprar sólo los bienes y servicios que han sido aprobados a través del proceso de creación del presupuesto. YVL deberá tener procedimientos de compra y guías de identificación de los procesos utilizados en la adquisición de suministros, activos fijos, servicios e información sobre la realización de obras públicas. Los procedimientos establecidos tendrán como misión proteger, controlar y dar cuenta de los inventarios de suministros y activos fijos. El Director de YVL o el Gerente del Departamento de Contabilidad serán los responsables de asegurar el cumplimiento de los procedimientos de esta política de compras. ÉTICA El servicio público es un bien público. Cada empleado de la biblioteca tiene la responsabilidad de ser honesto y leal con los ciudadanos del Condado de Yakima, así como desempeñar sus funciones bajo los más altos principios éticos. Los empleados de las Bibliotecas del Valle de Yakima trabajan para evitar cualquier apariencia de delito mediante el empleo de políticas y procedimientos que conduzcan a un trato imparcial de todos los proveedores y contratistas. Esto incluye no solicitar o aceptar cualquier descuento, dinero o entretenimiento lujoso, regalo o gratificación de valor con fines de ganancia privada o ventaja de cualquier persona, empresa, sociedad o corporación a la cual cualquier compra pedido o contrato pueda ser adjudicado. Las Bibliotecas del Valle de Yakima no van a tolerar las condiciones que produzcan, o razonablemente puedan producir, conflictos entre los intereses personales de alguno de los empleados y los intereses de YVL con respecto a la compra. Los empleados de YVL tratarán de evitar posibles conflictos de intereses que puedan presentarse.
COMPETENCIA TOTAL Y ABIERTA Será práctica de las Bibliotecas del Valle de Yakima el obtener productos y servicios con la máxima calidad y al más equitativo precio disponible. El sistema de compra y contratación de YVL fomentará la competencia abierta y completa en todas las compras y ventas tal y como es requerido por la Legislación del Estado de Washington. Aun cuando no sea requerido por la ley de Washington, la operación de compra de YVL y el sistema de contratación se basarán, siempre que sea posible, en la práctica de licitación pública, así como en las buenas prácticas de compra. PREFERENCIAS Y EXCLUSIONES Las Bibliotecas del Valle de Yakima podrían, en ciertas situaciones, tener la necesidad de adquirir bienes o servicios bajo circunstancias que no encajen claramente con los patrones de la contratación pública regular y para los que los procedimientos normales de contratación pública no se aplican. Estos incluyen: Materiales de la Colección de la Biblioteca Están excluidos de estas políticas de compra la adquisición de materiales relacionados con las colección de la biblioteca, incluyendo pero no limitado a libros, periódicos, folletos, registros fotográficos, cintas de casete, DVDs, CDs, películas y microfilmes y servicios de bases de datos y/o bibliográficos. Seguros y Fianzas Los seguros y bonos están exentos de estas políticas, aunque el Director o Directora podrá licitar y pedir ofertas sobres estos artículos si se considera de mejor interés para YVL. Fuente única Si sólo existiese un único proveedor capaz de proporcionar un determinado bien o servicio, los procedimientos de contratación podrían ser anulados por el Director o el Gerente del Departamento de Contabilidad. Éstos podrían incluir la reparación y el mantenimiento requeridos de un fabricante o de servicios de consultoría específicos para la prestación de determinados servicios bibliotecarios. Acuerdos de Cooperación Inter-local La Ley de Cooperación Inter-local denominada RCW 39.34, autoriza a un organismo público la realización de cualquier función para la cual esa agencia esté autorizada por ley llevar a cabo. Las Bibliotecas del Valle de Yakima puede utilizar la autoridad otorgada por la RCW 39.34.030 para comprar a través del Estado, así como a través de otras agencias gubernamentales con las que YVL haya establecido un acuerdo de cooperación. Servicios Profesionales Los procedimientos normales de contratación competitiva no pueden ser utilizados para la obtención de servicios profesionales tales como abogados, contables y otros profesionales, los que, de acuerdo con las normas de su disciplina, no participan en procesos competitivos de licitación. No obstante, el Director está autorizado e incluso alentado, a solicitar propuestas o solicitudes de cualificación de profesionales capacitados en una disciplina determinada siempre que el tiempo y / o las circunstancias lo justifiquen. Servicios Profesionales (Músicos y Artistas) La negociación de estos servicios está concretada sobre la base de las necesidades y requerimientos de las necesidades de programación de las Bibliotecas del Valle de Yakima. Los procedimientos de contratación seguirán lo establecido en RCW 50.04.108.
Servicios de Arquitectura e Ingeniería El Código Revisado de Washington (RCW), Sección 39.80, establece que las agencias gubernamentales deben anunciar públicamente las necesidades de servicios de arquitectura e ingeniería, así como la negociación de contratos para los servicios de arquitectura e ingeniería sobre la base de una calidad y cualificación demostrada que esté de acuerdo con el tipo de servicios profesionales requeridos, y esté ofrecida a precios justos y razonables. Procesamiento electrónico de datos y Sistemas de Telecomunicaciones La ley RCW 39.04.270 permite a una entidad gubernamental utilizar la negociación competitiva conforme a lo dispuesto en la presente sección en lugar de recurrir a un proceso de licitación de compras para compras en el área de los sistemas de telecomunicaciones y el procesamiento electrónico de datos. Compras de emergencia Las directrices de adquisición establecidas en esta política de compras podrían no ser aplicadas en condiciones de emergencia cuando concurriesen circunstancias imprevistas que escapen al control de la Biblioteca: (a) que presenten una inmediata, real amenaza para el correcto desempeño de las funciones esenciales o (b) que tuviese como resultado la pérdida de material o daños a la propiedad, lesiones corporales, o incluso la muerte si no se tomasen medidas de acción inmediata. El Director o Director Adjunto en ausencia del Director, están autorizados a declarar emergencias. Subastas, Liquidaciones, etc. Se podrán adquirir materiales y equipos en cualquier subasta pública, ofertas de tiempo limitado, liquidaciones y ventas por cierre de negocio, venta por razones de quiebra o la venta de mercancía que queda después de una exposición o venta similar, si es establecida con el fin de proporcionar un ahorro razonable sobre el costo de mercancía similar y que esté por debajo del costo de mercado en la comunidad. Productos reciclados Cuando dos o más productos estén disponibles con igual precio y calidad, se dará preferencia a los materiales reciclados o reciclables si estos se ajustasen a las necesidades de la Biblioteca. Compras en la comunidad Es el deseo de Bibliotecas del Valle de Yakima comprar a los vendedores del Condado de Yakima siempre que ésto sea posible. No obstante, YVL tiene una responsabilidad con el público que es la de asegurar que se obtenga el máximo valor de cada dólar público gastado. CERTIFICACIONES Como entidad gubernamental, YVL está sujeta a las leyes de salarios estatales y federales vigentes sobre los contratos pertinentes. Los contratistas deberán presentar un Certificado de Seguros cuando sea necesario. Los contratistas deben tener licencia válida de contratista del Estado de Washington. Los contratistas, incluyendo los contratistas independientes, deben presentar la documentación, solicitada para el apoyo a sus negocios solicitada, para que se incluya copias de la licencia comercial válida y W-9. (Músicos y Artistas deben cumplir con RCW 50.04.148, como se ha indicado anteriormente.)
LÍMITES DE COMPRA Compras de carácter general o de servicios y contractos de servicios Compras y Servicios desde $0,00 hasta $9,999,99 hasta $ 9,999.00 incluyendo impuestos y transporte, no requerirá de un proceso de licitación formal o presupuesto alguno. Aunque no es requerida documentación alguna, se recomienda que se soliciten y obtenga presupuestos con el fin de comprar el artículo al menor costo y máxima calidad posibles para YVL. Compras y Servicios desde $10,000 hasta $49,999,99 $10,000 pero menos de $49,999.99, incluyendo impuestos y transporte, se hará después de solicitar, al menos, tres cotizaciones por teléfono, por escrito, o por correo electrónico o fax. Compras y Servicios de $50,000 o más $50,000 o más, incluyendo impuestos y transporte, requerirá un proceso de licitación competitiva. Servicios comerciales Los contratos de servicios comerciales (tales como los de mantenimiento y limpieza) se podrán renovar hasta por cuatro años más allá del plazo inicial, antes de que nuevas cotizaciones de precios u ofertas se soliciten. BIENES RAICES Compra La adquisición y ventas de inmuebles pueden ser negociados de forma privada y estarán sometidos a la aprobación del Consejo de Administración como resultado de la recomendación del Director. El esfuerzo para determinar el precio de la propiedad podría incluir la evaluación, la consulta con expertos en esa área profesional, así como los efectos conocidos de la economía local. Arrendamiento Los contratos de arrendamiento de bienes raíces podrán ser negociados de forma privada y estarán sujetos a la aprobación del Consejo de Administración a raíz de la recomendación del Director. Podría ser requerido un análisis del mercado. PROYECTOS DE OBRAS PÚBLICAS Para los proyectos de obras públicas, tal como se define y se rige por RCW 39.04.010, el umbral de licitación será el establecido por la ley y necesario para incluir el uso o el uso cooperativo de una Lista de Trabajos de Escasa Cuantía, según corresponda. La administración de dichos proyectos, si son financiados con fondos federales, deberá cumplir con las disposiciones de la Ley Davis-Bacon, o con las leyes del Estado de Washington de salario prevaleciente, si no está financiado por el gobierno federal.
TARJETAS DE CRÉDITO El Director o Directora determinará los titulares de tarjetas de crédito para YVL. La tarjeta(s) pueden ser utilizada(s) para adquirir bienes y/o servicios, incluyendo, pero sin limitarse a, las comidas y los alimentos, alojamiento, gasolina, gastos de transporte y suministros, así como libros y/o materiales. Todo uso de tarjetas de crédito autorizadas debe ser coherente con las políticas y procedimientos de YVL. De acuerdo con RCW 42.24.115, los cargos contra la tarjeta no debidamente identificados serán pagados por el funcionario o empleado. PROCEDIMIENTOS El Director está autorizado a desarrollar los procedimientos necesarios para la implementación de esta política. AUTORIDAD La autoridad para la adopción de esta Política de Compras por la Junta de Administración está basada en RCW 27.12.210 Aprobado: 28 de Octubre de 1997 10 de Junio de 2008 Nuevo formato: 8 de Noviembre de 2011 Revisado: 26 de Marzo de 2012