Página1 CIRCULAR PARA: DE: SUBGERENTES, DIRECTORES, COORDINADORES, JEFES DE OFICINA, SERVIDORES Y COLABORADORES PÚBLICOS. GERENTE GENERAL ASUNTO: Trámite de certificaciones Leyes 1448/2011, 1561/2012, 600/2000 y 906/2004 Cordial saludo. En virtud de las Leyes 1448/2011, 1561/2012, 600/2000 y 906/2004, el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural INCODER ha estado recibiendo solicitudes de certificación de información relacionada con su quehacer misional lo que ha generado algunos interrogantes en cuanto a la emisión y responsabilidad en la expedición de las diferentes certificaciones, razón por la cual desde la Gerencia General y con la participación de las diferentes áreas de la Entidad se determinan los siguientes lineamientos generales al respecto. A) Análisis Normativo. El Instituto Colombiano de Desarrollo Rural INCODER, como establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, según lo establecido por el artículo 1 del Decreto 3759 de 2009, está en la obligación de dar respuesta a todas las solicitudes que se le hagan por motivos de interés general o particular, provenientes de personas naturales, jurídicas o de otras autoridades sean estas administrativas, judiciales o de control entre otras. En ese orden de ideas es importante insistir en que es el INCODER como persona jurídica quien debe dar respuesta a los diversos requerimientos de información que se le hagan, siempre y cuando estos tengan que ver con sus objetivos misionales. En dichos requerimientos quedan incluidas las certificaciones que le sean solicitadas en virtud de las leyes 1448/2011, 1561/2012, 600/2000 y 906/2004. Ahora bien, en lo relacionado con la responsabilidad de los servidores públicos se debe empezar diciendo que el artículo 6 de la Constitución Política de Colombia establece que: "Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y la Ley. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión y extralimitación en el ejercicio de sus funciones". (negrilla fuera del texto) Aunado a ello el artículo 123 de la C.P indica que los servidores públicos sólo pueden hacer aquello que está previsto por la Constitución, la Ley y el Reglamento.
Página2 Teniendo en cuenta que el artículo 123 de la C.P, agrega que la Ley determinará la responsabilidad de los servidores públicos y la manera de hacerla efectiva, se hace preciso manifestar que el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, ley 1437 de 2011, en varios apartes se pronuncia al respecto, así: Cuando se habla de los deberes de las autoridades en la atención al público en el artículo 7 del C.P.A Y C.A, se dice que las autoridades tendrán, frente a las personas que ante ellas acudan y en relación con los asuntos que tramiten, unos deberes, entre los que vale la pena mencionar los citados en los numerales 6 y 8 de la norma en comento: "6. Tramitar las peticiones que lleguen vía fax o por medios electrónicos, de conformidad con lo previsto en el numeral 1 del artículo 5 de este Código. 8. Adoptar medios tecnológicos para el trámite y resolución de peticiones, y permitir el uso de medios alternativos para quienes no dispongan de aquellos." Consecuente con ello las autoridades también tienen unas prohibiciones reseñadas en el artículo 9 del C.P.A y C.A, donde se quiere citar especialmente los numerales 1, 9 y 10 por ser de trascendencia al presente caso: "1. Negarse a recibir las peticiones o a expedir constancias sobre las mismas. 9. No dar traslado de los documentos recibidos a quien deba decidir, dentro del término legal. 10. Demorar en forma injustificada la producción del acto, su comunicación o notificación." En igual sentido se pronuncia la Ley 734 de 2002, norma por medio de la cual se expide el Código Disciplinario Único, cuyos capítulos segundo y tercero relacionan los deberes y prohibiciones de los servidores públicos, siendo importante citar para el presente concepto los numerales 7, 8 y 24 del artículo 35 donde se indica que está prohibido a los servidores públicos: "7. Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. 24. Incumplir cualquier decisión judicial, fiscal, administrativa, o disciplinaria en razón o con ocasión del cargo o funciones, u obstaculizar su ejecución." Así las cosas, es claro que los servidores públicos tienen unos deberes y unas prohibiciones señaladas por la Constitución Política de Colombia y reglamentadas por la Ley. Uno de estos deberes es responder las peticiones que se le realicen de fondo y de manera oportuna. En
Página3 dichas peticiones queda incluida la expedición de certificaciones que le sean solicitadas acorde con las funciones de la respectiva autoridad. El incumplimiento de la obligación que asiste a las autoridades de dar respuesta de fondo y en oportunidad genera para los servidores públicos responsabilidad disciplinaria, y en algunos eventos inclusive responsabilidad fiscal y penal. En cuanto a la responsabilidad disciplinaria el artículo 31 del C.P.A y C.A indica que la falta de atención a las peticiones y a los términos para resolver, la contravención a las prohibiciones y el desconocimiento de los derechos de las personas de que trata la Parte Primera del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo; constituirán falta gravísima para el servidor público y darán lugar a las sanciones correspondientes de acuerdo con la ley disciplinaria. Dicha falta gravísima conforme al artículo 44 de la Ley 734 de 2002, ley disciplinaria, es sancionada con destitución e inhabilidad. "Artículo 44. Clases de sanciones. El servidor público está sometido a las siguientes sanciones: 1. Destitución e inhabilidad general, para las faltas gravísimas dolosas o realizadas con culpa gravísima. Numeral declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-124 de 2003, Ver la Sentencia de la Corte Constitucional C-181 de 2002, Ver el Concepto del Consejo de Estado 1810 de 2007,Ver la Sentencia de la Corte Constitucional C-028 de 2006." Una vez expuesto el presente escenario de los deberes, prohibiciones y responsabilidad de la Entidad y de los servidores públicos frente a las solicitudes que se les realicen en virtud de su objeto misional, se hace necesario centrarnos en los requerimientos realizados al INCODER como consecuencia de las Leyes 1448/2011, 1561/2012, 600/2000 y 906/2004, objeto de las presentes directrices. 1. La ley 1448 de 2011. La Ley 1448 de 2011, es aquella por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones. En el título IV se habla sobre la reparación a las Víctimas, estableciendo que las medidas de reparación son aquellas que propendan por la restitución, indemnización, rehabilitación, satisfacción y garantías de no repetición en sus dimensiones individual, colectiva, material, moral y simbólica. La restitución es la realización de medidas para el restablecimiento de la situación anterior a las violaciones contempladas en el artículo tercero de la misma Ley. Siendo titulares del
Página4 derecho de restitución las personas que fueran propietarias o poseedoras de predios, o explotadoras de baldíos cuya propiedad se pretenda adquirir por adjudicación, que hayan sido despojadas de estas o que se hayan visto obligadas a abandonarlas como consecuencia directa e indirecta de los hechos que configuren las violaciones de que trata el artículo tercero de la Ley 1448 de 2011, entre el 1o de enero de 1991 y el término de vigencia de la Ley. El procedimiento para adelantar la restitución esta descrito en el artículo 76 de la Ley 1448 de 2011, como consecuencia del mismo se estableció que La Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas tendrá acceso a todas las bases de datos sobre las víctimas de despojo o abandono forzado, del Instituto Geográfico Agustín Codazzi y de los catastros descentralizados, de las notarías, del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural, de la Superintendencia de Notariado y Registro, de las oficinas de registro de instrumentos públicos, entre otros. Es decir la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas está autorizada por la Ley para acceder al sistema de información conocido como RUPTA, administrado por el INCODER, para estos efectos, la entidad "dispondrán de servicios de intercambio de información en tiempo real con la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas, con base en los estándares de seguridad y políticas definidas en el Decreto 1151 de 2008 sobre la estrategia de Gobierno en Línea." En los casos en que la infraestructura tecnológica no permita el intercambio de información en tiempo real, los servidores públicos de las entidades y organizaciones respectivas, deberán entregar la información en el término máximo de diez (10) días, contados a partir de la solicitud. En cuanto a la responsabilidad que le asiste a los servidores públicos en lo que tiene que ver con el acceso a las bases de datos de las Entidades descritas en la norma analizada, se prescribe que: "Los servidores públicos que obstruyan el acceso a la información o incumplan con esta obligación incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las sanciones penales a que haya lugar." La falta gravísima como se citó con anterioridad se sanciona con destitución e inhabilidad conforme al artículo 44 de la Ley 734 de 2002. Igualmente el artículo 96 de la Ley 1448 de 2011 cuando habla sobre la acumulación procesal en los procesos de restitución de tierras incluye una norma relacionada con el deber de brindar información para la restitución. En la misma se dice que con el fin de facilitar la acumulación procesal, el Consejo Superior de la Judicatura o quien haga sus veces, la Superintendencia de Notariado y Registro, el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o el catastro descentralizado competente, el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural o quien haga sus veces, deberán poner al tanto a los Jueces, a los Magistrados, a las Oficinas de
Página5 Registro de Instrumentos Públicos, a las Notarías y a sus dependencias u oficinas territoriales, sobre las actuaciones o requerimientos del proceso de restitución. Agrega que para facilitar las comunicaciones, los intercambios de información, el aporte de pruebas, el cumplimiento de las órdenes judiciales en el ámbito de la acción de restitución, las instituciones anteriormente señaladas integrarán, a partir de protocolos previamente establecidos y estandarizados, sus sistemas de información con el de la Rama Judicial; y que además de la agilidad que debe existir para las comunicaciones entre las instituciones y los Jueces y los Magistrados, las instituciones deberán realizar los ajustes técnicos y humanos necesarios para facilitar el flujo interno de información que permita cumplir este propósito. El parágrafo de la norma finaliza especificando que mientras se implementa la articulación de los sistemas de información, las entidades cumplirán los objetivos del presente artículo por los medios más idóneos. Esta disposición está estrechamente vinculada con el artículo 86 de la Ley 1448 de 2011, que relaciona los trámites que deben darse para la admisión de la solicitud, entre los que se encuentran por un lado el envió de comunicaciones a la Entidad para en nuestro caso específico se decrete la suspensión de los procesos administrativos que afecten el predio, con excepción de los procesos de expropiación; y por otro lado, la solicitud de información relacionada con la identificación del predio y los nombres e identificación de la persona y el núcleo familiar del despojado o de quien abandonó el predio cuya restitución se solicita. Esta información es necesaria en el proceso para que las personas que tengan derechos legítimos relacionados con el predio, los acreedores con garantía real y otros acreedores de obligaciones relacionadas con el predio, así como las personas que se consideren afectadas por la suspensión de procesos y procedimientos administrativos comparezcan al proceso y hagan valer sus derechos. Igualmente es pertinente mencionar que el artículo 91 de la Ley 1448 de 2011 cuando relaciona el contenido del fallo sobre restitución de tierras a favor de víctimas de la violencia, establece que la sentencia debe referirse a diversos aspectos según el caso, algunos de los cuales tienen relación con las funciones misionales del INCODER, razón por la cual, el mismo es notificado al Instituto para que actúe conforme a su competencia a dar cumplimiento a la orden judicial. ARTÍCULO 91. CONTENIDO DEL FALLO. La sentencia se pronunciará de manera definitiva sobre la propiedad, posesión del bien u ocupación del baldío objeto de la demanda y decretará las compensaciones a que hubiera lugar, a favor de los opositores que probaron buena fe exenta de culpa dentro del proceso. Por lo tanto, la sentencia constituye título de propiedad suficiente. La sentencia deberá referirse a los siguientes aspectos, de manera explícita y suficientemente motivada, según el caso: a. Todas y cada una de las pretensiones de los solicitantes, las excepciones de opositores y las solicitudes de los terceros;
b. La identificación, individualización, deslinde de los inmuebles que se restituyan, indicando su ubicación, extensión, características generales y especiales, linderos, coordenadas geográficas, identificación catastral y registral y el número de matrícula inmobiliaria. c. Las órdenes a la oficina de registro de instrumentos públicos para que inscriba la sentencia, en la oficina en donde por circunscripción territorial corresponda el registro del predio restituido o formalizado. d. Las órdenes a la oficina de registro de instrumentos públicos para que cancele todo antecedente registral sobre gravámenes y limitaciones de dominio, títulos de tenencia, arrendamientos, de la denominada falsa tradición y las medidas cautelares registradas con posterioridad al despojo o abandono, así como la cancelación de los correspondientes asientos e inscripciones registrales; e. Las órdenes para que los inmuebles restituidos queden protegidos en los términos de la Ley 387 de 1997, siempre y cuando los sujetos a quienes se les restituya el bien estén de acuerdo con que se profiera dicha orden de protección; f. En el caso de que procediera la declaración de pertenencia, si se hubiese sumado el término de posesión exigido para usucapir previsto por la normativa, las órdenes a la oficina de registro de instrumentos públicos para que inscriba dicha declaración de pertenencia; g. En el caso de la explotación de baldíos, se ordenará al Incoder la realización de las adjudicaciones de baldíos a que haya lugar. h. Las órdenes necesarias para restituir al poseedor favorecido en su derecho por la sentencia dentro del proceso de restitución, de acuerdo con lo establecido en la presente ley, cuando no se le reconozca el derecho de dominio en la respectiva providencia; i. Las órdenes necesarias para que se desengloben o parcelen los respectivos inmuebles cuando el inmueble a restituir sea parte de uno de mayor extensión. El Juez o Magistrado también ordenará que los predios se engloben cuando el inmueble a restituir incluya varios predios de menor extensión; j. Las órdenes pertinentes para que se haga efectivo cumplimiento de las compensaciones de que trata la ley, y aquellas tendientes a garantizar los derechos de todas las partes en relación con las mejoras sobre los bienes objeto de restitución; k. Las órdenes necesarias para que la persona compensada transfiera al Fondo de la Unidad Administrativa el bien que le fue despojado y que fue imposible restituirle. l. La declaratoria de nulidad de las decisiones judiciales que por los efectos de su sentencia, pierdan validez jurídica, de conformidad con lo establecido en la presente ley. m. La declaratoria de nulidad de los actos administrativos que extingan o reconozcan derechos individuales o colectivos, o modifiquen situaciones jurídicas particulares y concretas, debatidos en el proceso, si existiera mérito para ello, de conformidad con lo establecido en esta ley, incluyendo los permisos, concesiones y autorizaciones para el aprovechamiento de los recursos naturales que se hubieran otorgado sobre el predio respectivo; n. La orden de cancelar la inscripción de cualquier derecho real que tuviera un tercero sobre el inmueble objeto de restitución, en virtud de cualesquiera obligaciones civiles, comerciales, administrativas o tributarias contraídas, de conformidad con lo debatido en el proceso; o. Las órdenes pertinentes para que la fuerza pública acompañe y colabore en la diligencia de entrega material de los bienes a restituir; p. Las órdenes que sean necesarias para garantizar la efectividad de la restitución jurídica y material del bien inmueble y la estabilidad en el ejercicio y goce efectivo de los derechos de las personas reparadas; q. Las órdenes y condenas exigibles de quienes hayan sido llamados en garantía dentro del proceso a favor de los demandantes y/o de los demandados de buena fe derrotados en el proceso; r. Las órdenes necesarias para garantizar que las partes de buena fe exenta de culpa vencidas en el proceso sean compensadas cuando fuera del caso, en los términos establecidos por la presente ley; s. La condena en costas a cargo de la parte vencida en el proceso de restitución de que trata la presente ley cuando se acredite su dolo, temeridad o mala fe; Página6
Página7 t. La remisión de oficios a la Fiscalía General de la Nación en caso de que como resultado del proceso se perciba la posible ocurrencia de un hecho punible. El cumplimiento de la sentencia es inmediato y su omisión o retardo injustificado hace incurrir al funcionario responsable en falta gravísima conforme al parágrafo 3 del artículo 91 de la Ley 1448/2011. PARÁGRAFO 3o. Incurrirá en falta gravísima el funcionario que omita o retarde injustificadamente el cumplimiento de las órdenes contenidas en el fallo o no brinde al Juez o al Magistrado el apoyo requerido por este para la ejecución de la sentencia. Es necesario destacar que la Ley 1448 de 2011 establece un principio de colaboración armónica en su artículo 26 cuando manifiesta que las entidades del Estado deberán trabajar de manera armónica y articulada para el cumplimiento de los fines previstos en la presente ley, sin perjuicio de su autonomía. Lo que obliga a las autoridades a colaborar de la manera más expedita con las solicitudes que se les realicen en virtud del proceso de restitución de tierras. 2. La Ley 1561 de 2012 La Ley 1561 de 2012 establece un proceso verbal especial para otorgar títulos de propiedad al poseedor material de bienes inmuebles urbanos y rurales de pequeña entidad económica y sanear la falsa tradición, así como la obligación al Instituto de brindar información, toda vez que cuando se relacionan los requisitos para la aplicación del presente proceso se indica que el inmueble no debe estar en ninguna de las situaciones descritas en el artículo 6 de dicha norma, muchas de las cuales tienen que ver con la Entidad, especialmente las mencionada en los numerales 1, 3, 4 literal c), y 6 así: 1. Que los inmuebles no sean imprescriptibles o de propiedad de las entidades de derecho público, conforme a los artículos 63, 72, 102 Y 332 de la Constitución Política y, en general, bienes cuya posesión, ocupación o transferencia, según el caso, estén prohibidas o restringidas por normas constitucionales o legales. (Bienes de uso público, bienes fiscales, bienes fiscales adjudicables o baldíos, cualquier otro tipo de bien imprescriptible o de propiedad de alguna entidad de derecho público. 2. Que sobre él no se adelante proceso de restitución de que trata la Ley 1448 de 2011 y el Decreto 4829 de 2011, o cualquier otro proceso judicial o administrativo tendiente a la reparación o restablecimiento a víctimas de despojo o abandono forzado de tierras. 3. Que no se encuentre incluido en el Registro Único de Tierras Despojadas y Abandonadas Forzosamente de la Ley 387 de 1997. La resolución de inicio del estudio formal previsto en el Decreto 4829 de 2011, suspende el trámite del proceso de qué trata la presente ley, hasta tanto se decida la inclusión o no del predio en el Registro Único de Tierras Despojadas o Abandonadas Forzosamente.
Página8 4. Que el inmueble objeto del proceso no se encuentre ubicado en las siguientes áreas o zonas: Las declaradas como de alto riesgo no mitigable identificadas en el Plan de Ordenamiento Territorial y en los instrumentos que lo desarrollen y complementen, o aquellas que se definan por estudios geotécnicos que adopte oficialmente la Administración Municipal, Distrital o el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina en cualquier momento; las zonas o áreas protegidas, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 2a de 1959 y el Decreto 2372 de 2010 y demás normas que sustituyan o modifiquen; Las áreas de resguardo indígena o de propiedad colectiva de las comunidades negras u otros grupos étnicos; Las zonas de cantera que hayan sufrido grave deterioro físico, hasta tanto se adelante un manejo especial de recomposición geomorfológica de su suelo que las habilite para el desarrollo urbano. 5. Que las construcciones no se encuentren, total o parcialmente, en terrenos afectados por obra pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 9a de 1989. 6. Que el inmueble no se encuentre sometido a procedimientos administrativos agrarios de titulación de baldíos, extinción del derecho de dominio, clarificación de la propiedad, recuperación de baldíos indebidamente ocupados, deslinde de tierras de la Nación, o de las comunidades indígenas o afrodescendientes u otras minorías étnicas, o delimitación de sabanas o playones comunales conforme a la legislación agraria y aquellos que están dentro del régimen de propiedad parcelaria establecido en la Ley 160 de 1994 y las normas que la modifiquen o sustituyan. 7. Que el inmueble no se encuentre ubicado en zonas declaradas de inminente riesgo de desplazamiento o de desplazamiento forzado, en los términos de la Ley 387 de 1997, sus reglamentos y demás normas que la adicionen o modifiquen, o en similares zonas urbanas, salvo que el poseedor que acuda a este proceso se encuentre identificado dentro del informe de derechos sobre inmuebles y territorios a los que se refiere el Decreto 2007 de 20014. Ahora bien el Juez que adelanta el proceso para constatar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 6 anteriormente mencionado puede solicitar a las Entidades pertinentes que se certifique la información respectiva, tal y como lo prescribe el artículo 12 de la Ley 1561 de 2012 cuando dice: Artículo 12. Información previa a la calificación de la demanda. Para constatar la información respecto de lo indicado en los numerales 1, 3, 4, 5, 6, 7 Y 8 del artículo 6 de la presente ley, el juez, en el término de diez (10) días contados a partir del recibo de la demanda, consultará entre otros: el Plan de Ordenamiento Territorial (POT) del respectivo municipio, los informes de inmuebles de los Comités Locales de Atención Integral a la Población Desplazada o en riesgo de desplazamiento, la información administrada por el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural (INCODER), el Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC) o la autoridad catastral correspondiente, la Fiscalía General de la Nación y el Registro de Tierras Despojadas y Abandonadas Forzosamente.
Página9 Esa información debe ser suministrada por las entidades competentes sin costo alguno, en la forma y términos previstos en el parágrafo del artículo once, esto es, en el término perentorio de quince (15) días hábiles y el no hacerlo se sanciona con falta disciplinaria grave, que conforme al artículo 44 de la Ley 734 de 2002 genera suspensión en el ejercicio del cargo e inhabilidad especial. Parágrafo. Las entidades competentes para expedir los certificados o documentos públicos de que trata este artículo, tendrán un término perentorio de quince (15) días hábiles para hacerlo, so pena de que el funcionario renuente incurra en falta disciplinaria grave Es importante mencionar que conforme al artículo 9 de la Ley 1561 de 2012 el Juez tiene unos poderes especiales para garantizar el cumplimiento del objeto, la finalidad y los principios del proceso. Uno de dichos poderes atañe especialmente a las autoridades, y para nuestro caso al INCODER, siendo este el descrito en el numeral 1 cuando dice que el juez podrá: 1. Acceder en forma permanente, ágil y oportuna a los registros y bases de datos de que trata el artículo 12 de esta Ley, con el fin de verificar la situación del inmueble objeto del presente proceso o para suplir cualquier deficiencia de la demanda, sus anexos o requisitos. Además de las solicitudes de información, el Instituto también recibirá otro tipo de comunicaciones de parte del Juez que adelanta el proceso de pequeña propiedad rural y saneamiento de falsa tradición; se trata de la comunicación descrita en el numeral 2 del artículo 14 cuando se dice que en el auto admisorio se ordenará informar por el medio más expedito de la existencia del proceso a la Superintendencia de Notariado y Registro, al Instituto Colombiano para el Desarrollo Rural (INCODER), a la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas, al Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC) y a la Personería Municipal o Distrital correspondiente para que, si lo consideran pertinente, hagan las declaraciones a que hubiere lugar en el ámbito de sus funciones. 3. Leyes 600-2000 y 906-2004 En virtud del Código de Procedimiento Penal Ley 906 de 2004 y Ley 600 del 2000, la Entidad también puede ser requerida para que brinde determinada información relacionada con sus programas misionales y que reposa en las bases de datos que el Instituto maneja, para ello debe estarse a lo indicado en los artículo 14 y 244 de la Ley 906 de 2004 declarados exequibles por la Sentencia C-336 de 2007 de la Corte Constitucional el 09 de mayo de 2007, Magistrado ponente Jaime Córdoba Triviño. El artículo 14 establece el derecho a la intimidad y el artículo 244 la búsqueda selectiva en las bases de datos así:
Página10 "Artículo 14. Intimidad. Toda persona tiene derecho al respeto de su intimidad. Nadie podrá ser molestado en su vida privada. No podrán hacerse registros, allanamientos ni incautaciones en domicilio, residencia, o lugar de trabajo, sino en virtud de orden escrita del Fiscal General de la Nación o su delegado, con arreglo de las formalidades y motivos previamente definidos en este código. Se entienden excluidas las situaciones de flagrancia y demás contempladas por la ley. De la misma manera deberá procederse cuando resulte necesaria la búsqueda selectiva en las bases de datos computarizadas, mecánicas o de cualquier otra índole, que no sean de libre acceso, o cuando fuere necesario interceptar comunicaciones. En estos casos, dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes deberá adelantarse la respectiva audiencia ante el juez de control de garantías, con el fin de determinar la legalidad formal y material de la actuación". (...) "Artículo 244. Búsqueda selectiva de bases de datos. La policía judicial, en desarrollo de su actividad investigativa, podrá realizar las comparaciones de datos registradas en bases mecánicas, magnéticas u otras similares, siempre y cuando se trate del simple cotejo de informaciones de acceso público. Cuando se requiera adelantar búsqueda selectiva en las bases de datos, que implique el acceso a información confidencial, referida al indiciado o imputado o, inclusive a la obtención de datos derivados del análisis cruzado de las mismas, deberá mediar autorización previa del fiscal que dirija la investigación y se aplicarán, en lo pertinente, las disposiciones relativas a los registros y allanamientos. En estos casos, la revisión de la legalidad se realizará ante el juez de control de garantías, dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes a la culminación de la búsqueda selectiva de la información". (...) Las presentes normas fueron declaradas exequibles por la Corte Constitucional mediante la sentencia C-336 de 2007, en la cual se dijo que la expresión "cuando resulte necesaria la búsqueda selectiva en las bases de datos computarizadas, mecánicas o de cualquier otra índole, que no sean de libre acceso, o", contenida en el inciso 3º del artículo 14 de la Ley 906 de 2004, y el inciso segundo del artículo 244 de la misma ley, que regulan la materia referida a los controles judiciales para la búsqueda selectiva de información personal referida al indiciado o imputado que repose en bases de datos que no sean de libre acceso, son
Página11 exequibles siempre y cuando se entienda que se requiere orden judicial previa cuando la búsqueda selectiva recaiga sobre datos personales, organizados con fines legales y recogidos por instituciones o entidades públicas o privadas debidamente autorizadas para ello. En ese orden de ideas, la autoridad judicial puede elevar solicitudes al Instituto relacionadas con la información que se encuentra en sus bases de datos computarizadas, mecánicas o de cualquier otra índole y se está en la obligación de dar respuesta a las mismas, porque no hacerlo es obstruir la justicia que conlleva responsabilidades disciplinarias, penales y fiscales. Así mismo, si bien la norma penal no prevé un término específico para dar respuesta a estas solicitudes de información, se debe recurrir a las normas generales sobre derecho de petición reguladas por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011, cuyo artículo 14 prescribe que salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. En la citada sentencia C-336 de 2007 que declaro exequibles las presentes normas penales se dijo que la Corte ha entendido por proceso de administración de datos personales, las prácticas que las entidades públicas o privadas adelantan con el fin de conformar, organizar y depurar bases de datos personales, así como la divulgación de estos últimos en un contexto claramente delimitado y con sujeción a ciertos principios. Téngase en cuenta que las disposiciones sobre intimidad y búsqueda selectiva en base de datos regulados por la Ley 906 de 2004, si bien no se encuentran reguladas por la Ley 600 de 2000, se hacen extensivas a los procesos adelantados bajo dicha norma por el principio de favorabilidad que cobija las actuaciones penales. CUADRO RESUMEN IDENTIFICACIÓN DE SOLICITUDES. Norma Solicitud Solicitante Término Responsabilidad Ley 1448 de Acceso a todas las bases de datos sobre las Unidad 10 días Falta Gravísima 2011(Art. 26 víctimas de despojo o abandono forzado de la Administrativa y 76) Entidad RUPTA. Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas Ley 1448 de Actuaciones o requerimientos del proceso de Jueces, 10 días Falta Gravísima 2011(Art. 86 restitución. (es decir información que se requiera Magistrados, y 96) para el proceso de restitución) Oficinas de Registro de
Página12 Ley 1448 de 2011 (Art. 91) Ley 1561 de 2012. (Art. 6, 9, 11 y 12) Ley 1561 de 2012. (Art.14 No. 2) Leyes 906 de 2004 (Art. 14 y 244) y 600 de 2000 Los fallos sobre restitución de tierras a favor de víctimas de la violencia Informar al juez si el predio está incurso en: 1. Procedimientos administrativos agrarios de titulación de baldíos, extinción del derecho de dominio, clarificación de la propiedad, recuperación de baldíos indebidamente ocupados, deslinde de tierras de la Nación, o de las comunidades indígenas o afro descendientes u otras minorías étnicas, o delimitación de sabanas o playones comunales conforme a la legislación agraria y aquellos que están dentro del régimen de propiedad parcelaria establecido en la Ley 160 de 1994 y las normas que la modifiquen o sustituyan. 2. Que los inmuebles no sean imprescriptibles o de propiedad de las entidades de derecho público, conforme a los artículos 63, 72, 102 Y 332 de la Constitución Política y, en general, bienes cuya posesión, ocupación o transferencia, según el caso, estén prohibidas o restringidas por normas constitucionales o legales. (Bienes de uso público, bienes fiscales, bienes fiscales adjudicables o baldíos, cualquier otro tipo de bien imprescriptible o de propiedad de alguna entidad de derecho público. Informar al Instituto sobre la existencia del proceso de pequeña propiedad y saneamiento falsa tradición. Información que se encuentra en sus bases de datos computarizadas, mecánicas o de cualquier otra índole. Búsqueda selectiva que no es de libre acceso. Instrumentos Públicos, Notarías, dependencias u oficinas territoriales Jueces y magistrados Jueces que adelanten el proceso Inmediato Falta Gravísima 15 días Falta grave Jueces que No No adelantan el proceso Orden judicial 15 días Falta gravísima B) Lineamientos Generales. Para garantizar la oportunidad de respuesta a las solicitudes de certificación de información en virtud de las Leyes 1448 de 2011, 1561 de 2012, 600 de 2000 y 906 de 2004, así como el grado de responsabilidad del reporte de información, la canalización efectiva de la
Página13 información de los procesos del Instituto, evitar la atomización en el manejo de la información y prevenir así la manifestación del riesgo sobre la pérdida de confianza y credibilidad pública en la información que oficialmente se produce en el INCODER, se procede a definir áreas responsables para cada una de las actividades y tipos de certificación que se deben entregar, así: Para el manejo documental de la solicitud y la respuesta a la autoridad pertinente, conforme a las competencias establecidas en el Numeral 17 del artículo 30 del Decreto 3759 de 2009, el área responsable es la Secretaría General, dada su competencia en el manejo documental y la gestión de correspondencia. "Artículo 30. (...) 17. Administrar el centro documental, y responder por la atención al cliente y la gestión de correspondencia y archivo." La Secretaria General debe enviar las solicitudes al área misional responsable de la misma dependiendo del tipo de solicitud que se trate, en la forma que se expone a continuación: 1. Las solicitudes de acceso a la base de datos sobre las víctimas de despojo o abandono forzado de la Entidad RUPTA, (Ley 1448 de 2011 Art. 26 y 76) corresponde a la Dirección Técnica de Ordenamiento Productivo, toda vez que conforme al artículo 23 del Decreto 3759 de 2009 esta área es la responsable de llevar el Sistema de Registro Único de Predios y Territorios Abandonados por la Violencia RUPTA. 2. En lo relacionado con las solicitudes sobre informaciones que se requieran para las diferentes actuaciones o requerimientos del proceso de restitución (Ley 1448/2011 Art. 86 y 96), el área responsable es la Subgerencia de Planeación e Información, quien debe brindar la respuesta a partir de la información que obtenga de las respectivas áreas misionales. La Subgerencia debe recibir la solicitud, requerir a otras áreas información pertinente y consolidar una sola respuesta. Conforme a lo anterior todas las dependencias del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural INCODER deben remitir a la Subgerencia de Planeación e Información las bases de datos que dicha dependencia les requiera, con carácter prioritario, para poder dar respuesta a las solicitudes de certificación de información de la Ley 1448 de 2011, conforme a lo estipulado por la legislación actual. Para ello la Subgerencia de Planificación e Información oficiara a las dependencias misionales solicitando con fecha límite de entrega, la información depositada en bases de datos de las diferentes áreas que aún no se haya entregado al sistema de información del Instituto. Para la entrega de la información las distintas dependencias del Incoder contarán con el acompañamiento y asesoría permanente de la Subgerencia de Planificación e Información.
Página14 3. Los fallos sobre restitución de tierras a favor de víctimas de la violencia, artículo 91 de la Ley 1448/2011, deben ser notificados a la Oficina Asesora Jurídica quien representa al Instituto y tiene la facultad de notificarse a nombre del INCODER, quien asignará competencias, distribuirá actividades y coordinará a fin de cumplir con la orden impartida por el Juez. 4. Las solicitudes de información relacionadas con la Ley 1561 de 2012, corresponden a las Direcciones Territoriales, quienes son responsables de certificar lo solicitado. En aquellos eventos donde se requiera información de otras áreas misionales para dar respuesta, deben dirigirse a las mismas con el ánimo de obtener lo requerido y poder dar respuesta oportuna y confiable. 5. Las comunicaciones al Instituto sobre la existencia del proceso de pequeña propiedad y saneamiento de falsa tradición de la ley 1561 de 2012, deben ser remitidas a la Oficina Asesora Jurídica para los trámites pertinentes acorde con las competencias de representación judicial establecidas en el artículo 10 del decreto 3759 de 2009. 6. Los requerimientos de información que se encuentra en las bases de datos computarizados, mecánicos o de cualquier otra índole de la Entidad, solicitadas en virtud de las Leyes 600/2000 y 906/2004, deben ser tramitadas por la Oficina Asesora Jurídica, quien si es necesario puede solicitar información a otras áreas misionales para consolidar una sola respuesta. Norma Solicitud Área responsable de certificar Ley 1448 de Acceso a todas las bases de datos sobre las Dirección Técnica de 2011(Art. 26 víctimas de despojo o abandono forzado de la Ordenamiento Productivo. y 76) Entidad RUPTA. Ley 1448 de 2011(Art. 86 y 96) Ley 1448 de 2011 (Art. 91) Ley 1561 de 2012. (Art. 6, 9, 11 y 12) Actuaciones o requerimientos del proceso de restitución. (es decir información que se requiera para el proceso de restitución) Los fallos sobre restitución de tierras a favor de víctimas de la violencia Informar al juez si el predio está incurso en: 1. Procedimientos administrativos agrarios de titulación de baldíos, extinción del derecho de dominio, clarificación de la propiedad, recuperación de baldíos indebidamente ocupados, deslinde de tierras de la Nación, o de las comunidades indígenas o afrodescendientes u otras minorías étnicas, o delimitación de sabanas Subgerencia de Planificación e Información (A partir de información de otras áreas cuando sea necesario) Oficina Asesora Jurídica Direcciones Territoriales (A partir de información de otras áreas cuando sea necesario) Término 10 días 10 días No 15 días
Página15 Ley 1561 de 2012. (Art.14 No. 2) Leyes 906 de 2004 (Art. 14 y 244) y 600 de 2000 o playones comunales conforme a la legislación agraria y aquellos que están dentro del régimen de propiedad parcelaria establecido en la Ley 160 de 1994 y las normas que la modifiquen o sustituyan. 2. Que los inmuebles no sean imprescriptibles o de propiedad de las entidades de derecho público, conforme a los artículos 63, 72, 102 Y 332 de la Constitución Política y, en general, bienes cuya posesión, ocupación o transferencia, según el caso, estén prohibidas o restringidas por normas constitucionales o legales. (Bienes de uso público, bienes fiscales, bienes fiscales adjudicables o baldíos, cualquier otro tipo de bien imprescriptible o de propiedad de alguna entidad de derecho público. Informar al Instituto sobre la existencia del proceso de pequeña propiedad y saneamiento falsa tradición. Información que se encuentra en sus bases de datos computarizadas, mecánicas o de cualquier otra índole. Búsqueda selectiva que no es de libre acceso. Oficina Asesora Jurídica Oficina Asesora Jurídica No 15 días La Oficina Asesora Jurídica realizará el seguimiento y control correspondiente a las solicitudes de certificación de información en virtud de las leyes 1448 de 2011, 1561 de 2012, 600 de 2000 y 906 de 2004. Cordialmente, Miriam Villegas Villegas Gerente General Proyectó: cecheverri Revisó: Dpmorales