Instituto de Estadística y Registro de la Industria de la Construcción Nuevo Sistema de Registro de Relaciones Laborales Libreta de Fondo de Cese Laboral Hojas Móviles - V1.03.09 -
Nuevo Sistema de Registro de Relaciones Laborales 1. Objetivo...3 2. Libretas de Fondo de Cese Laboral Hojas Móviles...3 3. Nuevos Trámites...5 3.1. Emisión de Tarjetas para Trabajadores No Inscriptos...5 3.2. Emisión de Tarjetas para Trabajadores Inscriptos...5 3.3. Registro de una Relación Laboral Tardía...5 3.4. Actualización del Registro del Trabajador...5 2
Nuevo Sistema de Registro de Relaciones Laborales 1. Objetivo El presente documento tiene por finalidad dar a conocer el nuevo circuito de Libretas de Hojas Móviles que ha de ser implementado por el IERIC en todo el país desde el 01/04/2009 para Empresas Tipo B y desde el 01/07/2009 para las Empresas de Tipo A. 2. Libretas de Fondo de Cese Laboral Hojas Móviles El Instituto de Estadística y Registro de la Industria de la Construcción inscribe y lleva registro de todos los empleadores y trabajadores comprendidos en la Ley 22250, para lo cual entrega constancias fehacientes de las presentaciones efectuadas por los sujetos obligados en dicha norma. El IERIC ha previsto un nuevo circuito de Libretas de Hojas Móviles que posibilita al empleador realizar la inscripción de un trabajador con una metodología diferente a partir de la creación de una Aplicación Web. El Sistema permitirá al empleador declarar la relación laboral a través de Internet e imprimir la Libreta de Fondo de Cese Laboral en formato Hoja Móvil. Mientras esté vigente la relación laboral y hasta 10 días posteriores a la baja, también se podrán visualizar los datos del trabajador y generar las actualizaciones necesarias. A continuación se mencionan las bases de la nueva operatoria: El nuevo circuito mantiene la existencia de una única libreta por relación laboral vigente. El Empleador tendrá la obligación de realizar la inscripción del trabajador en el IERIC dentro de los 15 días hábiles desde el ingreso de éste a través de una Aplicación Web. Las multas previstas por registraciones tardías fijadas por la Ley 22250 y el Pacto Federal del Trabajo, ratificado por la ley 25212, continúan en plena vigencia al igual que las reducciones previstas por la Resolución 4/2008 12/2008 y su reglamentación. 3
La Libreta de Fondo de Cese Laboral mantiene su carácter obligatorio como instrumento de aplicación del Régimen de la Industria de la Construcción variando el formato de la misma pues ha pasado de ser tal como la conocíamos hasta hoy, a ser Hojas Móviles. La Libreta de Hojas Móviles además de contener los datos requeridos por la Ley 22250 (que se encontraban en los folios 5 y 7 del formato anterior) posee un apartado para ser utilizado como constancia liberadora de los fondos del trabajador ante las instituciones bancarias. La Hoja Móvil de la libreta cuenta con un algoritmo de seguridad que permite validar que el contenido del documento ha sido emitido utilizando el Sistema del IERIC. El IERIC considerará como Fechas de Ingreso y Egreso del trabajador aquellas que el empleador hubiere declarado en el Registro de Mi Simplificación (AFIP). 2.1. Parámetros sobre los que se asienta la Implementación de la Libreta de FCL Hojas Móviles A fin de implementar el nuevo circuito de Libretas de Fondo de Cese Laboral Hojas Móviles el IERIC: Entregará con la renovación de los aranceles del período 2009 una lectora de credenciales, un CD de instalación del Sistema Web IERIC. Suspenderá el expendio de libretas tradicionales a partir del 30/09/2009 para las sociedades de tipo A y de 30/06/2009 para las sociedades de tipo B. Continuará rubricando las libretas tradicionales que se encuentren en poder de los empleadores hasta las fechas indicadas precedentemente. En caso de que el empleador necesite contar con más de una lectora de tarjetas inteligentes el IERIC informará una serie de proveedores donde podrán adquirirlas. Permitirá al empleador el acceso a la aplicación desde cualquier computadora conectada a Internet que cuente con lectora de credenciales. Recepcionará y realizará la declaración de la relación laboral a través del Sistema Web IERIC desde cualquier representación del Instituto cuando el empleador lo solicitare 4
Dará a conocer los requisitos, la documentación y la oportunidad en que los empleadores deberán solicitar la gestión de nuevos trámites como ser la emisión de una credencial para el trabajador y la modificación de datos del trabajador entre otros. Pondrá a disposición del público en general una opción que permita efectuar la validación de la Libreta de Fondo de Cese laboral Hoja Móvil impresa por el Sistema Web IERIC. 3. Nuevos Trámites 3.1. Emisión de Tarjetas para Trabajadores No Inscriptos 3.2. Emisión de Tarjetas para Trabajadores Inscriptos 3.3. Registro de una Relación Laboral Tardía 3.4. Actualización del Registro del Trabajador 5
Nuevo Trámite: Emisión de Tarjeta Inteligente para un Trabajador No Inscripto Libretas de Fondo de Cese Laboral Hojas Móviles 3.1. 6
Emisión de una Tarjeta Inteligente para Trabajadores No Inscriptos 1. Oportunidad del trámite...8 2. Documentación...8 3. Recepción y Controles Iniciales...9 3.1. Verificación de la Credencial Empresaria...9 3.2. Controles de Documentación...9 3.3. Consultador Integral de CUIT CUIL... 10 3.4. Análisis posterior a los controles Iniciales... 10 4. Sistema de Gestión... 11 5. Generación de la Transacción... 11 6. Cobro... 12 7. Impresión y entrega de Credencial... 12 8. Archivo de la Documentación... 12 7
1. Oportunidad del trámite Todo empleador que contrate los servicios de un trabajador no inscripto en el IERIC deberá gestionar la credencial del mismo. Entendiendo como trabajador no inscripto aquél que, conjuntamente, reúna las siguientes características: - Se esté desempeñando por primera vez en un puesto vinculado a la Industria de la Construcción. - No tenga ni hubiere tenido Libreta de Fondo de Cese Laboral. - No posea tarjeta inteligente. 2. Documentación DOCUMENTACIÓN PARA LA EMISIÓN DE TARJETA A UN TRABAJADOR NO INSCRIPTO EN EL IERIC FI.001: Formulario Emisión de Tarjeta para trabajador No inscripto. CREDENCIAL DEL EMPLEADOR: original o copia autenticada. CONSTANCIA DE CUIL del trabajador otorgada por ANSES. DNI del trabajador: se presentará copia de la primera y segunda hoja. a. En caso de extravío: adjuntar constancia de DNI en trámite y fotocopia de partida de nacimiento-acta de matrimonio. b. En caso de ser extranjeros sin DNI: deberá adjuntarse fotocopia de residencia precaria o radicación migratoria en término o con sello de renovación de prórroga y fotocopia de cédula de identidad del país de origen. En caso de aún no haber obtenido la residencia precaria excepcionalmente se aceptará como documentación el Pre trámite expedido por Migraciones. c. En caso de tratarse de un Documento Nacional de Identidad vencido (sin renovación de los 16 años): se deberá adjuntar a la copia del mismo constancia de DNI en trámite y copia de la partida nacimiento acta de matrimonio. CONSTANCIA DE ALTA TEMPRANA del trabajador: copia de la misma. 8
3. Recepción y Controles Iniciales 3.1. Verificación de la Credencial Empresaria Al momento en que el empleador se acerque para solicitar la emisión de la tarjeta inteligente para un trabajador no inscripto (trabajador nuevo) en primer lugar se deberá requerir la credencial empresaria o copia autenticada de la misma. Recepcionada la credencial podrán presentarse las situaciones que se exponen a continuación: 1. Que la credencial original o copia autenticada esté al día: en cuyo caso se aceptará la documentación y se continuará con los pasos previstos para el trámite. 2. Que la credencial o copia no se encuentre al día: en cuyo caso se informará que no se dará inicio al trámite hasta tanto el empleador regularice su situación abonando el arancel pendiente de pago. 3. Que no posea la credencial porque la ha extraviado: en cuyo caso no se dará inicio al trámite sino que se indicarán los pasos a seguir para obtener un duplicado. Información que será brindada por cualquier administrativo en las Representaciones y por el Sector Empleadores en el caso de Sede Central. 4. Que no posea credencial porque la ha olvidado: en cuyo caso se le dará la opción de que envíen fotocopia autenticada por fax. De no ser así se le informará de que cuenta con la posibilidad de realizar certificación de copias de la credencial del empleador en el IERIC en forma totalmente gratuita para lo cual necesitará contar con credencial original y tantas copias como desee certificar. En cualquiera de los casos mencionados se procederá igualmente a realizar los controles que se detallan en el punto 3.2. y 3.3. 3.2. Controles de Documentación 1. Documentación: se constata que se ha presentado cada uno de los requisitos que se solicita para la emisión de una tarjeta inteligente y si los mismos son correctos. 2. Formulario: se corroborará que se encuentre completo y que los datos sean correctos para lo cual se atenderá a dato que arroje la Constancia de CUIL, Fotocopia de DNI, Constancia de alta temprana. En caso de que la Planilla presente errores no sustanciales podrá subsanarlos en el momento, tomándose como válidos los cambios efectuados. 9
3. Constancia de CUIL: se verificará que la documentación con la que se ha tramitado la Clave Única de Identificación Laboral coincida con la que presentan al momento de la realización del trámite. En el caso de trabajadores extranjeros solo se aceptarán las constancias que hubieren sido tramitadas con algún comprobante expedido por Migraciones; por lo que no debe dejar de figurar CERMI. Asimismo no se admitirá la constancia de CUIL de un trabajador extranjero que haya sido tramitada con una documentación del país de origen. Si por ejemplo, el CUIL ha sido tramitado con cédula de identidad, cuando concurra al IERIC a realizar el trámite deberá traer igual documentación, no pudiendo presentar documento nacional de identidad. 4. Constancia de Alta Temprana: se constatará que figure un puesto relacionado con la construcción. 3.3. Consultador Integral de CUIT CUIL Controlada la documentación se ingresará al Consultador Integral de CUIT CUIL a fin de verificar: Si la relación laboral entre el empleador y el trabajador al que se solicita la emisión de la tarjeta inteligente se encuentra vigente. Si el trabajador se encuentra inscripto. Pues solo corresponderá tramitar la tarjeta inteligente por primera vez de corroborar que dicho trabajador no posee ni ha poseído libreta o tarjeta inteligente. Para ello también se deberá consultar la Base Antigua del IERIC ingresando a las siguientes opciones del Sistema de Gestión IERIC: Menú Principal Consultas Obreros Base Nueva / Obreros Base Vieja 3.4. Análisis posterior a los controles Iniciales Controlada la documentación y corroborados los datos del Consultador Integral del CUIT CUIL podremos estar ante distintos escenarios: 3.4.1. Que no se pueda recepcionar el trámite: en cuyo caso no deberá colocarse sello alguno y se informará al empleador que deberá regresar en otra oportunidad con la documentación completa y pertinente. 10
Los motivos por los cuales no se recepcionará el trámite son los indicados a continuación: a. No corresponda la emisión de credencial por primera vez porque se trata de un trabajador inscripto: en cuyo caso se entregará el Formulario correspondiente para que complete y presente con la documentación. b. La documentación no es la correcta o existen datos faltantes: en cuyo caso se le informará al empleador de tal circunstancias y se entregarán instructivos o notas similares donde consten la documentación a presentar. 3.4.2. Que se pueda recepcionar el trámite: continuando con los pasos indicados en el siguiente punto. 4. Sistema de Gestión Dentro del Sistema de Gestión se deberá seguir la siguiente secuencia a fin de realizar el ingreso de datos necesarios para la emisión de la tarjeta inteligente de un trabajador. Menú Principal Empresas Relaciones Laborales Alta Nuevos Trabajadores Tras presionar esa última opción se realizará una búsqueda del empleador por N IERIC, N de CUIT o Razón Social. Ubicada y seleccionada la empresa se accederá a una pantalla en la que deberán ingresarse los datos que hacen al Registro del Trabajador. A continuación se confirmará la carga y se imprimirá la tarjeta del trabajador. Para complementar este punto proceda a leer el Instructivo del Sistema de Gestión, Módulo Relaciones Laborales Marzo 2009-. 5. Generación de la Transacción La generación de una transacción estará asociada a la emisión de una tarjeta cuando el empleador la solicite para su trabajador sin presentar una libreta a rubricar. Recordemos que con la rúbrica de una libreta tradicional la tarjeta del trabajador se entregará sin costo hasta el 30/06 para Empresas Tipo A y 30/09 para Empresas Tipo B. Para generar la transacción se deberá ingresar a: Menú Principal Relaciones Laborales Administración Tarjetas por Empresa Botón Transacción Emisión Tarjeta. 11
6. Cobro En Sede Central las transacciones serán cobradas por Tesorería mientras que en las restantes Representaciones dicha tarea estará a cargo indistintamente de los empleados administrativos. Una vez que se hubiera confirmado el cobro de la transacción se habilitará la emisión de la tarjeta inteligente. En el caso en que el cobro se hubiera efectuado a través del pago con cheques o una transferencia bancaria la habilitación para la emisión se producirá una vez confirmada la acreditación de los valores. 7. Impresión y entrega de Credencial Con la recepción de la Transacción intervenida por Tesorería, en el caso de Sede Central, o tras imprimir el recibo respectivo, en el caso de las Representaciones, se procederá a la emisión de la tarjeta inteligente para lo cual se deberá ingresar a las siguientes opciones del Sistema de Gestión IERIC: Menú Principal Empresas Relaciones Laborales Administrador de Trabajadores Botón Imprimir Credencial O bien la secuencia: Menú Principal Empresas Libretas Duplicados Tarjetas Chip Emitida la credencial será entregada al empleador (o a quien realice el trámite en nombre de éste) se hará firmar la constancia que emita el Sistema. 8. Archivo de la Documentación Con posterioridad a la entrega de la tarjeta inteligente se procederá al archivo de: - FI.001: Formulario de Emisión de Tarjetas Inteligentes para Trabajadores No Inscriptos - Transacción Intervenida (Sector Trabajadores) o Recibo duplicado (Representaciones) - Constancia de Entrega firmada por el quien haya retirado la tarjeta. (remito o símil) 12
Nuevo Trámite: Emisión de Tarjeta Inteligente para un Trabajador Inscripto Libretas de Fondo de Cese Laboral Hojas Móviles 3.2. 13
Emisión de una Tarjeta Inteligente para Trabajadores Inscriptos 1. Oportunidad del trámite... 15 2. Documentación... 15 3. Recepción y Control de Documentación... 16 3.1. Verificación de la Credencial Empresaria... 16 3.2. Controles de Documentación... 16 3.3. Consultador Integral de CUIT CUIL... 17 4. Análisis posterior a los controles Iniciales... 18 5. Sistema de Gestión IERIC... 18 6. Cobro... 19 7. Emisión y Entrega... 19 8. Archivo... 19 14
1. Oportunidad del trámite Todo trabajador que tenga o hubiere tenido libreta de Fondo de Cese laboral podrá solicitar la emisión de una tarjeta inteligente. En caso de haber recibido de su empleador una tarjeta inteligente pero la hubiere extraviado o sufrido un robo también podrá solicitar reposición de la misma ante el IERIC o a través de su empleador. 2. Documentación DOCUMENTACIÓN PARA LA EMISIÓN DE TARJETA A UN TRABAJADOR NO INSCRIPTO EN EL IERIC FI.002: Formulario Emisión de Tarjeta para trabajadores inscriptos. CREDENCIAL DEL EMPLEADOR: original o copia autenticada. CONSTANCIA DE CUIL del trabajador otorgada por ANSES. DNI del trabajador: se presentará copia de la primera y segunda hoja. - En caso de extravío: adjuntar constancia de DNI en trámite y fotocopia de partida de nacimiento-acta de matrimonio. - En caso de ser extranjeros sin DNI: deberá adjuntarse fotocopia de residencia precaria o radicación migratoria en término o con sello de renovación de prórroga y fotocopia de cédula de identidad del país de origen. En caso de aún no haber obtenido la residencia precaria excepcionalmente se aceptará como documentación el Pre trámite expedido por Migraciones. - En caso de tratarse de un Documento Nacional de Identidad vencido (sin renovación de los 16 años): se deberá adjuntar a la copia del mismo constancia de DNI en trámite y copia de la partida nacimiento acta de matrimonio. CONSTANCIA DE ALTA TEMPRANA del trabajador: copia de la misma. DENUNCIA POLICIAL: cuando el trabajador hubiere recibido tarjeta pero no la posee en el presente porque la extraviado o sufrido un robo. LIBRETA DE FONDO DE CESE LABORAL: Cuando el empleador solicite la emisión de la tarjeta Soy Constructor para el personal activo. (La libreta debe estar rubricada y tener asentada la relación con el empleador que solicita la emisión) Cuando el trabajador que no posee relación laboral activa solicita la emisión de su tarjeta. 15
3. Recepción y Control de Documentación 3.1. Verificación de la Credencial Empresaria Este control solo se realizará en la medida que quien solicite la actualización sea el empleador. Recepcionada la credencial podrán presentarse las situaciones que se exponen a continuación: - Que la credencial original o copia autenticada esté al día: en cuyo caso se aceptará la documentación y se continuará con los pasos previstos para el trámite. - Que la credencial o copia no se encuentre al día: en cuyo caso se informará que no se dará inicio al trámite hasta tanto el empleador regularice su situación abonando el arancel pendiente de pago. - Que no posea la credencial porque la ha extraviado: en cuyo caso no se dará inicio al trámite sino que se indicarán los pasos a seguir para obtener un duplicado. Información que será brindada por cualquier administrativo en las Representaciones y por el Sector Empleadores en el caso de Sede Central. - Que no posea credencial porque la ha olvidado: en cuyo caso se le dará la opción de que envíen fotocopia autenticada por fax. De no ser así se le informará de que cuenta con la posibilidad de realizar certificación de copias de la credencial del empleador en el IERIC en forma totalmente gratuita para lo cual necesitará contar con credencial original y tantas copias como desee certificar. En cualquiera de los casos mencionados se procederá igualmente a realizar los controles que se detallan en el punto 3.2. y 3.3. 3.2. Controles de Documentación 1. Documentación: se constata que se ha presentado cada uno de los requisitos que se solicita para la emisión de una tarjeta inteligente y si los mismos son correctos. 2. Formulario: se corroborará que se encuentre completo y que los datos sean correctos para lo cual se atenderá a dato que arroje la Constancia de CUIL, Fotocopia de DNI, Constancia de alta temprana. Asimismo se prestará especial atención al apartado superior donde se indica quién solicita el trámite pues dicha información es necesaria para corroborar las firmas que debe contener el Formulario. Si el trámite es solicitado por el Trabajador: será necesaria su firma debiendo completar el apartado Datos del Empleador para poner en conocimiento al mismo a fin de que éste actualice los datos en el Registro Web. Si el trámite es solicitado por el Empleador: deberá contener firma del Empleador y también la firma del trabajador dando su consentimiento para modificar tales datos. 16
En caso de que la Planilla presente errores no sustanciales podrá subsanarlos en el momento, tomándose como válidos los cambios efectuados. 3. Constancia de CUIL: se verificará que la documentación con la que se ha tramitado la Clave Única de Identificación Laboral coincida con la que presentan al momento de la realización del trámite. En el caso de trabajadores extranjeros solo se aceptarán las constancias que hubieren sido tramitadas con algún comprobante expedido por Migraciones; por lo que no debe dejar de figurar CERMI. Asimismo no se admitirá la constancia de CUIL de un trabajador extranjero que haya sido tramitada con una documentación del país de origen. Si por ejemplo, el CUIL ha sido tramitado con cédula de identidad, cuando concurra al IERIC a realizar el trámite deberá traer igual documentación, no pudiendo presentar documento nacional de identidad. 4. Constancia de Alta Temprana: se constatará que figure un puesto relacionado con la construcción. 5. Libreta de Fondo de Cese Laboral: se deberá verificar que se encuentre rubricada y, en caso de que sea un empleador quien solicita la emisión, que la relación con éste se encuentre debidamente asentada. 3.3. Consultador Integral de CUIT CUIL Controlada la documentación se ingresará al Consultador Integral de CUIT CUIL y se atenderá a lo que se enuncia a continuación: Si el trámite es solicitado por el empleador: se verificará que el mismo tenga una relación laboral vigente con el trabajador al que se le pretende gestionar la credencial. Asimismo se corroborará que el trabajador ha tenido libreta o aún la tiene pues de lo contrario deberá completar el FI.001 Emisión para un trabajador no Inscripto. Si el trámite es solicitado por el trabajador: se verificará que ha tenido o tiene libreta de fondo de Cese laboral. En caso contrario se le comunicará que es el empleador quien tiene que solicitar la emisión de la credencial por primera vez. Asimismo se verificará que no tenga relación laboral vigente iniciada dentro de los últimos 15 días hábiles atendiendo para ello a la fecha de ingreso declarada en AFIP. Este control se deberá acompañar consultando la base de trabajadores más antigua, ingresando a las siguientes opciones del Sistema de Gestión IERIC: Menú Principal Consultas Obreros Base Nueva / Obreros Base Vieja 17
4. Análisis posterior a los controles Iniciales Controlada la documentación y corroborados los datos del Consultador Integral del CUIT CUIL podremos estar ante distintos escenarios: 1. Que no se pueda recepcionar el trámite: en cuyo caso no deberá colocarse sello alguno y se indicarán los motivos de la no aceptación. Los mismos se mencionan a continuación: a. Corresponde que la emisión de credencial sea gestionada por el empleador pues se trata de un trabajador no inscripto debiendo presentar el FI.001 donde se solicitan mayor cantidad de datos. b. La documentación no es la correcta o existen datos faltantes: en cuyo caso se le informará al empleador de tal circunstancias y se entregarán instructivos o notas similares donde consten la documentación a presentar. 2. Que pueda recepcionarse el trámite: en cuyo caso se procederá a continuar los pasos indicados en el punto a continuación. 5. Sistema de Gestión IERIC Se ingresará a las siguientes opciones del Sistema de Gestión a fin de emitir la tarjeta del trabajador inscripto: Menú Principal Empresas Relaciones Laborales Administrador de Trabajadores Una vez allí se procederá a buscar al trabajador por N de CUIL, N de Documento o Apellido. Ubicado el mismo se observará en el Sistema si el trabajador tiene emitida una tarjeta y el año en que se ha realizado la misma. Examinada la información se deberá generar una transacción por el valor del costo de la tarjeta solo en los siguientes casos: Cuando se solicite una copia de una tarjeta que no hubiere sido emitida en el 2008 (el mismo trabajador o su empleador). Cuando el empleador solicite la emisión de una tarjeta para un trabajador "inscripto" sin presentar una libreta a rubricar debido a que la misma se encuentra extraviada o posee todas las fojas completas. Para generar la transacción se deberá seguir la siguiente secuencia: M. Principal Relaciones Laborales Administración Tarjetas por Empresa Botón Transacción Emisión Tarjeta. 18
Generada la transacción (e impresa en el caso de Sede Central) se deberá proceder a su Cobro de la forma indicada en el punto 6. a continuación. En caso que no deba generarse una transacción (porque solicitan la primer copia de una credencial emitida en el 2008 o se solicita la emisión conjuntamente con la presentación de una libreta a rubricar) se deberá proceder a su emisión y entrega de la forma indicada en el punto 7. Para complementar este punto proceda a leer el Instructivo del Sistema de Gestión del Módulo Relaciones Laborales Marzo 2009-. 6. Cobro En Sede Central las transacciones serán cobradas por Tesorería mientras que en las restantes Representaciones dicha tarea estará a cargo indistintamente de los empleados administrativos. Una vez que se hubiera confirmado el cobro de la transacción se habilitará la emisión de la tarjeta inteligente. En el caso en que el cobro se hubiera efectuado a través del pago con cheques o una transferencia bancaria la habilitación para la emisión se producirá una vez confirmada la acreditación de los valores. 7. Emisión y Entrega Examinada la información y/o cobrada la transacción cuando corresponda la generación de la transacción se deberá ingresar a las siguientes opciones del Sistema de Gestión IERIC: Menú principal Empresas Relaciones Laborales Administrador de Trabajadores Ubicado el trabajador una vez que se hubiere seleccionado por N CUIL, N DNI o Apellido del se deberá presionar el botón Imprimir Credencial. Impresa la nueva credencial se entregará al trabajador o empleador contra la firma de un comprobante que emite el sistema. A partir de la nueva impresión queda inhabilitada automáticamente la tarjeta inteligente anterior y se deberá archivar la documentación presentada en un bibliorato destinado a tal fin. Nota: La tarjeta del trabajador también podrá ser impresa siguiendo la secuencia descripta a continuación Menú Principal > Empresas Libretas Duplicados Tarjeta Chip. 8. Archivo Con posterioridad a la entrega de la tarjeta inteligente se procederá al archivo de: - FI.002 (Formulario: Emisión de Tarjeta para Trabajadores Inscriptos ) - Transacción Intervenida (Sector Trabajadores) o Recibo duplicado (Representaciones) - Constancia de Entrega firmada por el quien haya retirado la tarjeta inteligente. (remito o símil) - Denuncia policial: cuando hubiere sido presentada para solicitar la emisión de la Tarjeta Soy Constructor. 19
Nuevo Trámite: Registro de una Relación Laboral Tardía Libretas de Fondo de Cese Laboral Hojas Móviles 3.3. 20
Registro de una Relación Laboral Tardía 1. Oportunidad del Trámite... 22 2. Documentación... 22 3. Recepción y Control de Documentación... 23 3.1. Verificación de la Credencial Empresaria... 23 3.2. Controles de Documentación... 24 4. Consultador Integral de CUIL CUIT... 24 5. Análisis posterior a los controles Iniciales... 24 6. Acceso al Sistema de Gestión IERIC... 25 7. Cobro... 25 8. Acceso al Sistema IERIC... 26 9. Acceso al Sistema Web... 26 21
1. Oportunidad del Trámite Todo empleador que, mediante el Sistema Web IERIC, intente registrar la relación laboral de un trabajador con posterioridad a los 15 días de la fecha de ingreso declarada en AFIP deberá concurrir al Instituto. El personal de las Representaciones o el personal de atención al público del Sector Trabajadores será el encargado de recibir la documentación que se menciona a continuación y proceder a su control. 2. Documentación DOCUMENTACIÓN PARA LA REGISTRACIÓN TARDÍA DE UN TRABAJADOR FI.004: Formulario Declaración de Relación Laboral Tardía. CREDENCIAL del empleador al día: se presentará el ORIGINAL o copia autenticada. DNI del trabajador: se presentará copia de la primera y segunda hoja. a. En caso de extravío adjuntar constancia de DNI en trámite y fotocopia de partida de nacimiento-acta de matrimonio. b. En caso de ser extranjeros sin DNI: deberá adjuntarse fotocopia de residencia precaria o radicación migratoria en término o con sello de renovación de prórroga y fotocopia de cédula de identidad del país de origen. En caso de aún no haber obtenido la residencia precaria excepcionalmente se aceptará como documentación el Pre trámite expedido por Migraciones. c. En caso de tratarse de un Documento Nacional de Identidad vencido (sin renovación de los 16 años) se deberá adjuntar a la copia del mismo constancia de DNI en trámite y copia de la partida nacimiento acta de matrimonio. CONSTANCIA DE CUIL del trabajador otorgada por ANSES. CONSTANCIA DE ALTA TEMPRANA del trabajador: se presentará copia. Estamos recibiendo cualquiera de las 2 copias (original o duplicado) una la firma la empresa, la otra el obrero. 22
DDJJ RESOLUCIÓN 4/2008-12/2008: manifestando: - No haber recibido ninguna notificación por parte del Sector Fiscalizaciones del IERIC. - Encontrarse en Etapa de Inducción o en Etapa de Inspección. - Que se le ha labrado un Acta de Inspección. TARJETA INTELIGENTE: si no se ha ingresado anteriormente desde ninguna terminal o si, hubieren transcurrido más de 30 días corridos desde que se insertó en el lector. 3. Recepción y Control de Documentación 3.1. Verificación de la Credencial Empresaria Recepcionada y analizada la credencial podrán presentarse distintas situaciones, las mismas se exponen a continuación: - Que la credencial original o copia autenticada esté al día: en cuyo caso se aceptará la documentación y se continuará con los pasos previstos para el trámite. - Que la credencial o copia no se encuentre al día: en cuyo caso se informará que no se dará inicio al trámite hasta tanto el empleador regularice su situación abonando el arancel pendiente de pago. - Que no posea la credencial porque la ha extraviado: en cuyo caso no se dará inicio al trámite sino que se indicarán los pasos a seguir para obtener un duplicado. Información que será brindada por cualquier administrativo en las Representaciones y por el Sector Empleadores en el caso de Sede Central. - Que no posea credencial porque la ha olvidado: en cuyo caso se le dará la opción de que envíen fotocopia autenticada por fax. De no ser así se le informará de que cuenta con la posibilidad de realizar certificación de copias de la credencial del empleador en el IERIC en forma totalmente gratuita para lo cual necesitará contar con credencial original y tantas copias como desee certificar. En cualquiera de los casos mencionados se procederá igualmente a realizar los controles que se detallan en el punto 3.2. 23
3.2. Controles de Documentación 1. Documentación: se constata que se ha presentado cada uno de los requisitos que se solicita para la emisión de una tarjeta inteligente y si los mismos son correctos. 2. Formulario: se corroborará que se encuentre completo y que los datos sean correctos para lo cual se atenderá a dato que arroje la Constancia de CUIL, Fotocopia de DNI, Constancia de alta temprana. En caso de que la Planilla presente errores no sustanciales podrá subsanarlos en el momento, tomándose como válidos los cambios efectuados. 3. Constancia de CUIL: se verificará que la documentación con la que se ha tramitado la Clave Única de Identificación Laboral coincida con la que presentan al momento de la realización del trámite. En el caso de trabajadores extranjeros solo se aceptarán las constancias que hubieren sido tramitadas con algún comprobante expedido por Migraciones; por lo que no debe dejar de figurar CERMI. Asimismo no se admitirá la constancia de CUIL de un trabajador extranjero que haya sido tramitada con una documentación del país de origen. Si por ejemplo, el CUIL ha sido tramitado con cédula de identidad, cuando concurra al IERIC a realizar el trámite deberá traer igual documentación, no pudiendo presentar documento nacional de identidad. 4. Constancia de Alta Temprana: se constatará que figure un puesto relacionado con la construcción. 4. Consultador Integral de CUIL CUIT Controlada la documentación se ingresará al Consultador Integral de CUIT CUIL a fin de verificar si la fecha de ingreso del trabajador coincide con la informada en el FI.004. Si la fecha que arroja el Consultador (Alta del trabajador en AFIP) no coincide con la fecha informada en el FI004 se comunicará a fin de que subsane el error. De no modificar la fecha se considerará errónea y se tratará de acuerdo a lo especificado en el punto 5 ítem a. Si la fecha es coincidente se deberá continuar con el punto siguiente Análisis posterior a los Controles Iniciales. 5. Análisis posterior a los controles Iniciales Controlada la documentación podremos estar ante distintos escenarios: a. Que no se pueda recepcionar el trámite porque la documentación es incorrecta o existen datos faltantes: en cuyo caso no deberá colocarse sello alguno y se indicarán los motivos de la no aceptación. Podrán entregarse notas o instructivos indicando la documentación a presentar. 24
b. Que pueda recepcionarse el trámite: en cuyo caso se procederá a continuar los pasos indicados en el punto a continuación. 6. Acceso al Sistema de Gestión IERIC Controlada la documentación se ingresará a las siguientes opciones del Sistema de Gestión IERIC: Menú Principal Empresas Relaciones Laborales Alta fuera de Término Una vez allí se procederá a la búsqueda del empleador por N IERIC, N de CUIT o Razón Social. Ubicada la empresa se seleccionará y se cotejará la etapa administrativa en la que declara estar con los datos que arroje el Sistema. Se presionará el botón Confirmar y se visualizará una pantalla en la cual se deberá ingresar el número de CUIL del Trabajador y la fecha de ingreso del Trabajador. Nota: la fecha de ingreso del trabajador que se deberá colocar es la que arroje el Consultador Integral de CUIL CUIT que será coincidente con la que informe y/o subsane el empleador en el FI004. Luego de ingresar tales datos se visualizará una pantalla en donde se detallan los días de demora, el importe a abonar por multas y si corresponde DIPE, PPI o DAC. A continuación se podrán seguir declarando relaciones laborales tardías con otros trabajadores para esa empresa o bien, se presionará el botón Salir cuando se hubiere concluido la carga. Al presionar el botón salir se generará e imprimirá el cuerpo del DIPE, PPI o DAC de corresponder en función al atraso. Asimismo el Sistema emitirá una transacción por el valor de multas tardías y por los conceptos de DIPE, PPI o DAC de haberse generado. Para complementar este punto proceda a leer el Instructivo del Sistema de Gestión, Módulo Relaciones Laborales Marzo 2009-. 7. Cobro En Sede Central las transacciones serán cobradas por Tesorería mientras que en las restantes Representaciones dicha tarea estará a cargo indistintamente de los empleados administrativos. Una vez que se hubiera confirmado el cobro de la transacción se habilitará la generación del código a través del Sistema de Gestión. Si el pago se efectúa ante Institución Bancaria la empresa deberá acompañar la constancia respectiva dentro del plazo de 5 días hábiles de efectuado dicho pago. Si el pago se efectuara con Cheques, depósitos o transferencias bancarias la creación del código quedará supeditada a la acreditación de dichos valores. Si el empleador, o quien concurra en su nombre, no abonare DIPE, PPI, DAC igualmente se habilitará la generación del código pues dichos dictámenes seguirán las etapas procesales previstas. 25
8. Acceso al Sistema IERIC Se deberá ingresar a la secuencia que se menciona a continuación: - Menú Principal - Empresas - Relaciones Laborales - Consulta Relación Laboral Fuera de Término Una vez allí se deberá realizar la búsqueda del trabajador por número de CUIL (también estará disponible la búsqueda por CUIT del empleador pero la misma no es aconsejable si la empresa pretende declarar varias relaciones laborales) Ubicado el trabajador se deberá presionar el botón Código Web, luego de hacerlo se podrá visualizar una ventana con el Código de la Transacción. Para complementar este punto proceda a leer el Instructivo del Sistema de Gestión, Módulo Relaciones Laborales Marzo 2009-. 9. Acceso al Sistema Web Generado el código de confirmación se ingresará al Sistema Web desde la Página Institucional www.ieric.org.ar Al presionar el ícono de la Aplicación Web, y luego de ingresar su nombre y contraseña, el personal del IERIC podrá visualizar el escritorio del Sistema Web. Allí comenzará a realizar los pasos indicados en el punto 4 del Instructivo al Usuario Sistema Web - Registro de una Relación Laboral Tardía Marzo 2009. 26
Nuevo Trámite: Actualización del Registro de un Trabajador Libretas de Fondo de Cese Laboral Hojas Móviles 3.4. 27
Actualización del Registro de un Trabajador 1. Oportunidad del Tramite... 29 2. Documentación... 29 3. Recepción y Control de documentación... 30 3.1. Verificación de la Credencial Empresaria... 30 3.2. Controles de Documentación... 30 3.3. Consultador Integral de CUIT CUIL... 31 4. Análisis posterior a los Controles Iniciales... 32 5. Sistema de Gestión IERIC... 32 6. Comunicación de la modificación... 32 28
1. Oportunidad del Tramite Si al momento de declarar una relación laboral en el Sistema Web IERIC el empleador advierte errores en datos no modificables tales como el Nombre y Apellido o número de CUIL podrá solicitar ante el IERIC los cambios pertinentes. Asimismo se podrá solicitar mediante el formulario en cuestión toda actualización del registro de los datos del trabajador. 2. Documentación DOCUMENTACIÓN PARA ACTUALIZACIÓN DE DATOS DEL TRABAJADOR FI.003: formulario Actualización del Registro de un Trabajador. DNI del trabajador: se presentará copia de la primera y segunda hoja. o En caso de extravío adjuntar constancia de DNI en trámite y fotocopia de partida de nacimiento-acta de matrimonio. o En caso de ser extranjeros sin DNI: deberá adjuntarse fotocopia de residencia precaria o radicación migratoria en término o con sello de renovación de prórroga y fotocopia de cédula de identidad del país de origen. En caso de aún no haber obtenido la residencia precaria excepcionalmente se aceptará como documentación el Pre trámite expedido por Migraciones. o En caso de tratarse de un Documento Nacional de Identidad vencido (sin renovación de los 16 años) se deberá adjuntar a la copia del mismo constancia de DNI en trámite y copia de la partida nacimiento acta de matrimonio. TARJETA INTELIGENTE DEL TRABAJADOR: si se modifica CUIL, Apellido y Nombre. (si se modifican otros datos se actualizarían automáticamente) CONSTANCIA DE CUIL del trabajador otorgada por ANSES. ADICIONALMENTE SI LO SOLICITA EL EMPLEADOR CREDENCIAL del empleador al día: se presentará el ORIGINAL o copia autenticada. CONSTANCIA DE ALTA TEMPRANA del trabajador: se presentará copia. Estamos recibiendo cualquiera de las 2 copias (original o duplicado) una la firma la empresa, la otra el obrero. 29
DNI original ADICIONALMENTE SI LO SOLICITA EL TRABAJADOR 3. Recepción y Control de documentación Recibida la documentación se procederá a su control de la forma que se indica a continuación: 3.1. Verificación de la Credencial Empresaria Este control solo se realizará en la medida que quien solicite la actualización sea el empleador. Recepcionada la credencial podrán presentarse las situaciones que se exponen a continuación: Que la credencial original o copia autenticada esté al día: en cuyo caso se aceptará la documentación y se continuará con los pasos previstos para el trámite. Que la credencial o copia no se encuentre al día: en cuyo caso se informará que no se dará inicio al trámite hasta tanto el empleador regularice su situación abonando el arancel pendiente de pago. Que no posea la credencial porque la ha extraviado: en cuyo caso no se dará inicio al trámite sino que se indicarán los pasos a seguir para obtener un duplicado. Información que será brindada por cualquier administrativo en las Representaciones y por el Sector Empleadores en el caso de Sede Central. Que no posea credencial porque la ha olvidado: en cuyo caso se le dará la opción de que envíen fotocopia autenticada por fax. De no ser así se le informará de que cuenta con la posibilidad de realizar certificación de copias de la credencial del empleador en el IERIC en forma totalmente gratuita para lo cual necesitará contar con credencial original y tantas copias como desee certificar. En cualquiera de los casos mencionados se procederá igualmente a realizar los controles que se detallan en el punto 3.2. y 3.3. 3.2. Controles de Documentación 1. Documentación: se constata que se ha presentado cada uno de los requisitos que se solicita para la emisión de una tarjeta inteligente y si los mismos son correctos. 2. Formulario: se corroborará que se encuentre completo y que los datos sean correctos para lo cual se atenderá a dato que arroje la Constancia de CUIL, Fotocopia de DNI, Constancia de alta temprana. 30
Asimismo se prestará especial atención al apartado superior donde se indica quién solicita el trámite pues dicha información es necesaria para corroborar las firmas que debe contener el Formulario. Si el trámite es solicitado por el Trabajador: será necesaria su firma debiendo y la del empleador. Si el trámite es solicitado por el Empleador: deberá contener firma del Empleador y también la firma del trabajador dando su consentimiento para modificar tales datos. En caso de que la Planilla presente errores no sustanciales podrá subsanarlos en el momento, tomándose como válidos los cambios efectuados. 3. Constancia de CUIL: se verificará que la documentación con la que se ha tramitado la Clave Única de Identificación Laboral coincida con la que presentan al momento de la realización del trámite. En el caso de trabajadores extranjeros solo se aceptarán las constancias que hubieren sido tramitadas con algún comprobante expedido por Migraciones; por lo que no debe dejar de figurar CERMI. Asimismo no se admitirá la constancia de CUIL de un trabajador extranjero que haya sido tramitada con una documentación del país de origen. Si por ejemplo, el CUIL ha sido tramitado con cédula de identidad, cuando concurra al IERIC a realizar el trámite deberá traer igual documentación, no pudiendo presentar documento nacional de identidad. 4. Constancia de Alta Temprana: se constatará que figure un puesto relacionado con la construcción. 3.3. Consultador Integral de CUIT CUIL Controlada la documentación se ingresará al Consultador Integral de CUIT CUIL y se atenderá a lo que se enuncia a continuación: Si el trámite es solicitado por el empleador: se verificará que el mismo tenga una relación laboral vigente con el trabajador al que se le pretende actualizar los datos del Registro. Asimismo se corroborará que el trabajador se encuentra inscripto, es decir, ha tenido libreta o aún la tiene pues de lo contrario no se dará lugar a este trámite. Si el trámite es solicitado por el trabajador: se verificará que se encuentra inscripto. Este control se podrá realizar también desde el Sistema de Gestión IERIC ingresando a las opciones: Menú Principal Consultas Obreros Base Nueva / Obreros Base Vieja 31
4. Análisis posterior a los Controles Iniciales Controlada la documentación podremos estar ante distintos escenarios: o Que no se pueda recepcionar el trámite porque la documentación es incorrecta o existen datos faltantes: en cuyo caso no deberá colocarse sello alguno y se indicarán los motivos de la no aceptación. Podrán entregarse notas o instructivos indicando la documentación a presentar. o Que pueda recepcionarse el trámite: en cuyo caso se procederá a continuar los pasos indicados en el punto a continuación. 5. Sistema de Gestión IERIC A fin de realizar las modificaciones en el Registro del Trabajador se deberán ingresar a las siguientes opciones del Sistema de Gestión IERIC: Menú Principal Empresas Relaciones Laborales Administración de Trabajadores 6. Comunicación de la modificación Efectuada la modificación correspondiente al Registro del Trabajador se comunicará verbalmente que se han realizado los cambios solicitados mediante el FI004 y se informará que, transcurrido el plazo de 24 a 48 horas, podrá insertar la tarjeta en el lector para verificar los cambios realizados e inclusive realizar una impresión de los datos. Asimismo cuando se trate de una modificación de Nombre, Apellido y/o N de CUIL se deberá destruir la credencial que contiene el error y entregar la tarjeta con los datos correctos. 32