FORMATO: RC-TE-CE-004
DIRECTORIO AUDITOR SUPERIOR DEL ESTADO Dr. Alonso Godoy Pelayo agodoy@asej.gob.mx DIRECTOR TÉCNICO Lic. Juan Gabriel Gutiérrez Orozco ggutiérrez@asej.gob.mx DIRECTOR DE AUDITORÍA A MUNICIPIOS Ing. Eduardo Álvarez Ávalos ealvarez@asej.gob.mx DIRECTOR DE AUDITORÍA A LOS PODERES DEL ESTADO Y ORGANISMOS PÚBLICOS AUTÓNOMOS Lic. Francisco Javier Salcedo Pérez fsalcedo@asej.gob.mx DIRECTOR DE AUDITORÍA A LA OBRA PÚBLICA Lic. Verónica Cárdenas Barrios vcardenas@asej.gob.mx DIRECTOR JURÍDICO Lic. Manuel M. Diéguez Lomelí mmdieguez@asej.gob.mx DIRECTOR ADMINISTRATIVO Lic. Samuel Héctor Zamora Vázquez szamora@asej.gob.mx DIRECTOR DE PROGRAMACIÓN, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Lic. Ismael del Toro Castro ideltoro@asej.gob.mx 1
INDICE Pág. PRESENTACIÓN 4 1. CAPÍTULO PRIMERO 5 1. BASE LEGAL 5 1.1. Ley de Fiscalización Superior y Auditoría Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios 5 1.2. Reglamento Interno de la Auditoría Superior del Estado de Jalisco 6 1.3. Ley de Responsabilidades para los Servidores Públicos del Estado de Jalisco 7 1.4. Código de Asistencia Social 8 1.5. Decreto de creación del Sistema DIF Municipal 9 1.6. Convenio de Cooperación y Coordinación DIF Jalisco DIF Municipal 9 2. CAPÍTULO SEGUNDO 10 2. ACTIVIDADES PREVIAS Y AL MOMENTO DEL CAMBIO 10 2.1. Etapa previa al cambio 10 2.2. Etapa al momento del cambio 12 3. CAPÍTULO TERCERO 13 3. PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN 13 3.1. Bienes Patrimoniales 13 3.1.1. Informe de Bienes Patrimoniales 13 3.1.2. Procedimiento para la elaboración del Informe de Bienes Patrimoniales 14 3.1.3. Conclusión 15 3.2. Fondos y Valores 16 2
3.2.1. Arqueo de Fondos y Valores 16 Pág. 3.2.2. Procedimiento para la elaboración del Informe del Arqueo de Fondos y Valores 18 3.2.3. Conclusión 18 3.3. Documentos 20 3.3.1 Informe de Documentos 20 3.3.2. Proceso para la elaboración del Informe de Documentos 22 3.3.3. Conclusión 23 4. CAPÍTULO CUARTO 24 4. MODELOS DE ACTAS 24 4.1. Acta de Entrega y Recepción correspondiente a la Administración del DIF Municipal 2007-2009 25 5. ANEXOS 26 5.1. Índice de Anexos 26 3
PRESENTACIÓN Los Sistemas Municipales para el Desarrollo Integral de la Familia (DIF), como organismos públicos descentralizados facultados de instrumentar, aplicar y dar dimensión a las políticas públicas en el ámbito de la asistencia social en los municipios; tienen la obligación de efectuar la entrega-recepción de todos los bienes, fondos, valores y documentos públicos y privados de su propiedad de una forma ordenada, oportuna y transparente, una vez concluido el periodo constitucional de tres años de los Ayuntamientos, los cuales serán renovados al fin del lapso antes mencionado, concluyendo las actuales administraciones el 31 de diciembre de 2009. Lo anterior se fundamenta en el decreto correspondiente a la creación de cada Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia; así como lo señalado en el artículo número 61, fracciones XXII y XXIII de la Ley de Responsabilidades para los Servidores Públicos del Estado de Jalisco, y el artículo 21, fracción XIX, de la Ley de Fiscalización Superior y Auditoría Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios. La Auditoría Superior del Estado de Jalisco, Órgano Técnico del Poder Legislativo, elaboró la presente guía como material de orientación y consulta a los servidores públicos con el fin de coadyuvar con los DIF Municipales encargados de realizar este acto jurídico administrativo para que en coordinación con los servidores públicos entrantes realicen un proceso de entrega-recepción eficiente y eficaz y sin contratiempos, que facilite el vínculo con las personas que intervengan para agilizar los procedimientos administrativos y den la formalidad que dicho acto reviste. La presente guía técnica tiene como objetivo, lograr que el proceso de la entregarecepción de los bienes que forman el patrimonio de los DIF Municipales se efectué de forma ágil, fácil y transparente a fin de que las autoridades municipales electas sean las receptoras del patrimonio que les permita planear y programar correctamente sus actividades. 4
CAPÍTULO PRIMERO 1. BASE LEGAL 1.1. LEY DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR Y AUDITORÍA PÚBLICA DEL ESTADO DE JALISCO Y SUS MUNICIPIOS. Dentro de las atribuciones de la Auditoría Superior del Estado de Jalisco destacan las señaladas en el artículo 21, fracción XIX; (resulta de mucha importancia como sugerencia que se analicen a fondo las demás fracciones de este artículo para asegurar el buen desarrollo y funcionamiento financiero de los sistemas DIF) y los artículos 51 y 53. Artículo 21, fracción XIX. Establecer las bases para la entrega-recepción de la documentación comprobatoria y justificativa de las cuentas públicas de las entidades auditables. Artículo 51. Las entidades fiscalizadas estatales y municipales, deberán adquirir las formas valoradas y recibos para cobros de ingresos de las haciendas públicas estatal y municipales, en los términos de la ley, ante el Congreso del Estado y previo pago de los derechos correspondientes previstos en la Ley de Ingresos del Gobierno del Estado, para el ejercicio fiscal que corresponda. Los ingresos generados por el pago de los derechos a que se refiere el párrafo anterior, deberán ser remitidos de forma íntegra al Congreso del Estado. Las entidades auditables municipales presentarán a la Auditoría Superior, antes del día último de febrero del año siguiente al del ejercicio fiscal de que se trate, las cuentas públicas correspondientes al año anterior, junto con toda la documentación original comprobatoria y justificativa de las mismas. Las entidades auditables estatales presentarán a la Auditoría Superior antes del 31 de marzo del año siguiente al del ejercicio fiscal de que se trate, las cuentas públicas correspondientes al año anterior, junto con toda la documentación original comprobatoria y justificativa de las mismas. Las cuentas públicas deberán consolidar la información de los informes semestral de avance y anual de gestión financiera. La documentación original a que se refiere este artículo deberá preferentemente enviarse por medios magnéticos o electrónicos, quedando asentada de forma oficial, la responsabilidad por parte de los titulares de las entidades, de que los medios magnéticos o electrónicos proporcionados, contienen información idéntica a la documentación original, comprobatoria y justificativa de sus cuentas públicas correspondientes al año anterior, y del informe de avance de gestión financiera, y que dicha documentación seguirá en posesión de la entidad. 5
Al efecto, las entidades auditables que envíen la información aludida en el párrafo anterior por medios electrónicos deberán adjuntar a la misma su firma electrónica certificada en los términos de la ley de la materia, para que la Auditoría Superior, de la misma manera, les acuse de recibo. Las oficinas regionales del Congreso del Estado estarán facultadas para recibir las cuentas públicas, mismas que tendrán la obligación de remitirlas inmediatamente a la Auditoría Superior. Artículo 53. Los entes públicos estatales o municipales descentralizados o fideicomisos, están obligados a remitir a la Auditoría Superior del Estado antes del día 30 de junio sus estados financieros dictaminados, cada anualidad por contador público externo autorizado por la Contraloría del Estado, en los términos de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado a la Auditoría Superior y los municipales por Contralor Interno del municipio debidamente autorizado por el Auditor Superior en los términos de esta ley. Los resultados de la revisión a los estados financieros que formulen los auditores autorizados, deberán emitirse conforme los lineamientos establecidos en esta ley, la Ley del Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Jalisco; la Ley de Hacienda Municipal y los criterios, bases y normar expedidos por la Auditoría Superior o la legislación federal. La Auditoría Superior del Estado rendirá informe final sobre los resultados a la revisión de las cuentas pública o los estados financieros y lo remitirá al Congreso del Estado para su revisión. La Auditoría Superior del Estado, por derecho propio, podrá realizar auditoría a las entidades que hayan remitido sus resultados de auditoría por despachos externos, no obstante éstas hayan rendido los resultados sobre sus estados financieros. Artículo 54. Las entidades auditables rendirán a la Auditoría Superior a más tardar el 31 de agosto del año en que se ejerza el presupuesto respectivo, el informe de avances de gestión financiera, por el periodo comprendido del primero de enero al treinta y uno de junio del ejercicio fiscal en curso, y a más tardar el día último de febrero el informe anual de gestión financiera por el periodo comprendido del primero de julio al 31 de diciembre del ejercicio fiscal correspondiente. 1.2. REGLAMENTO INTERNO DE LA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO DE JALISCO Artículo 21, fracción X. Coordinar la elaboración de los manuales o guías técnicas que emita el Auditor Superior, necesarios para la correcta aplicación de los recursos públicos por las entidades auditables y para la función de auditoría pública llevada a cabo por la Auditoría Superior del Estado de Jalisco. Fracción XIX. Proporcionar capacitación permanente a los servidores públicos de la Auditoría Superior del Estado de Jalisco, así como a los sujetos auditables, en los rubros de planeación financiera, presupuestal, gasto público, procedimientos de auditoría, imposición de responsabilidades, integración y presentación de cuenta pública, entrega-recepción de la documentación comprobatoria y justificativa de las cuentas públicas de las entidades auditables y demás temas que se requieran para la consecución de sus metas y objetivos. 6
1.3. LEY DE RESPONSABILIDADES PARA LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL ESTADO DE JALISCO Artículo 1. Esta ley tiene por objeto reglamentar las disposiciones contenidas en la Constitución Política del Estado en materia de: I. Los sujetos de responsabilidad en el servicio público; II. Las obligaciones de los servidores públicos; III. Las responsabilidades y sanciones administrativas de los servidores públicos; IV. Las causas de responsabilidad y sanciones en materia de juicio político; V. Las autoridades competentes y los procedimientos para aplicar sanciones a los servidores públicos que resulten sujetos de responsabilidad; VI. Las autoridades competentes y los procedimientos para declarar la procedencia de juicio penal en contra de los servidores públicos que gozan de inmunidad; y VII. El registro patrimonial de los servidores públicos. Artículo 2. Para los efectos de esta ley, se consideran servidores públicos a los representantes de elección popular; a los miembros del Poder Judicial del Estado e integrantes del Tribunal de Arbitraje y Escalafón previstos en la Constitución Política del Estado de Jalisco; a los miembros del Instituto Electoral y de Participación Ciudadana del Estado; a los integrantes de la Comisión Estatal de Derechos Humanos, los integrantes del Instituto de Transparencia e Información Pública del Estado y en general, a toda persona que desempeñe un cargo o comisión de cualquiera naturaleza en la administración pública del Estado o de los municipios, así como a quienes presten servicios en los organismos públicos descentralizados, fideicomisos públicos y empresas de participación estatal o municipal mayoritaria, quienes serán responsables por los actos u omisiones en que incurran por el desempeño de sus respectivas funciones. Artículo 61. Todo servidor público, para salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que debe observar en el desempeño de su empleo, cargo o comisión, y sin perjuicio de sus derechos y obligaciones laborales, tendrá las siguientes obligaciones: Fracción XXII. Entregar formalmente a quien le sustituya en el cargo, o a la persona que para tal efecto designe el superior jerárquico, los recursos patrimoniales que haya tenido a su disposición, así como los documentos y una relación de los asuntos relacionados con sus funciones. Esta entrega deberá realizarse a más tardar a los cinco días hábiles contados a partir de la fecha en que renuncie o se le notifique su separación del cargo, debiendo elaborar un acta circunstanciada. Cuando se trate del cambio de la administración pública municipal, el ayuntamiento saliente hará entrega al nuevo gobierno municipal de los conceptos relacionados en el párrafo anterior, al día siguiente de la instalación del nuevo ayuntamiento; además, en el mismo plazo, cada uno de los responsables de las dependencias municipales deberá entregar al nuevo titular los 7
efectos patrimoniales de referencia y solo en el caso de que la conclusión de la entrega ameritare mas tiempo, se tomará el estrictamente necesario. Fracción XXIII. Recibir, al entrar en posesión del cargo, los recursos y documentos a que se refiere la fracción anterior, verificar que correspondan al contenido del acta circunstanciada, verificar los inventarios, informes y demás documentación anexa. Debe de solicitar las aclaraciones pertinentes dentro del término de cinco días hábiles contados a partir del acto de entrega y recepción; Artículo 64. Resulta valido mencionar que los servidores públicos que incumplan con las obligaciones expuestas con anterioridad incurren en responsabilidad administrativa la cual admite sanciones que van desde el apercibimiento, sanciones pecuniarias, hasta la destitución con inhabilitación hasta por seis años para desempeñar empleos, cargos o comisiones en el servicio público. 1.4. CÓDIGO DE ASISTENCIA SOCIAL DEL ESTADO DE JALISCO Artículo 3. El Gobierno del Estado y los Ayuntamientos dentro del ámbito de sus jurisdicciones, reglamentarán, promoverán y prestarán servicios de asistencia social a través de las siguientes instituciones: I. La Secretaría.- Es la Secretaría de Desarrollo Humano del Estado; II. Organismo Estatal.- Es el organismo público descentralizado denominado Sistema Estatal para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Jalisco; III. Organismo Municipal.- Es el organismo público descentralizado de cada municipio denominado Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia. Artículo 13. Con el objeto de ampliar la cobertura y la calidad de los servicios de asistencia social a nivel estatal y municipal, el Gobierno del Estado, a través del Organismo Estatal y el Instituto, en el ámbito de sus respectivas competencias, promoverá la celebración de convenios entre éstos y los Organismos Municipales de la Entidad, a fin de: I. Establecer y operar programas conjuntos; II. Promover la concurrencia de instancias del gobierno estatal y municipal en la aportación de recursos financieros, procurando fortalecer el patrimonio de los organismos municipales; y III. Proponer programas para el cumplimiento de los fines de la asistencia social estatal o municipal, sin perjuicio de lo que al respecto establezcan otros ordenamientos legales de la materia. Artículo 19. La promoción y prestación de servicios asistenciales que realice cada municipio del Estado, podrá realizarse a través del Organismo Municipal, que se encargará de: 8
I. Establecer y operar los programas de asistencia social conforme a los lineamientos que emita el Organismo Estatal. II. Promover la colaboración de los distintos niveles del gobierno en la aportación de recursos para la operación de programas asistenciales; III. Fortalecer los proyectos asistenciales mediante el fomento de la participación de las instituciones privadas de cada municipio, para ampliar la cobertura de los beneficios; y IV. Crear y operar el Consejo de Familia dentro de su jurisdicción. 1.5. DECRETO DE CREACIÓN DEL SISTEMA DIF MUNICIPAL Es necesario agregar el Decreto por medio del cual se crea el Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio, en el cual se marcan los objetivos del Sistema Municipal, el patrimonio y su constitución orgánica; es decir, quienes son las autoridades del Organismo Público Descentralizado, sus atribuciones, su estructura, así como su funcionamiento. 1.6. CONVENIO DE COOPERACIÓN Y COORDINACIÓN DIF JALISCO- DIF MUNICIPAL De igual manera, se debe anexar el Convenio de Cooperación y Coordinación entre el DIF Jalisco y cada uno de los DIF Municipales, el cual representa el fundamento legal del cumplimiento de las obligaciones, que siendo primordialmente del Organismo Estatal se delegan éstas para su observancia por parte de los Organismos Municipales. 9
CAPÍTULO SEGUNDO 2. ACTIVIDADES PREVIAS Y AL MOMENTO DEL CAMBIO El acto de entrega-recepción del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia es un proceso legal administrativo que parte de la transmisión de la administración pública municipal, a través del cual las autoridades que dejan el cargo preparan y entregan a las autoridades nombradas por el Presidente para tales efectos, los recursos patrimoniales, financieros, materiales y humanos que comprenden al sistema DIF municipal, así como la documentación comprobatoria que los ampara, dando cuenta además, tanto de la situación que guarda el mismo, como de los asuntos en trámite o proyectos pendientes de resolución. Además, implica una traslación de responsabilidades y obligaciones, que las nuevas autoridades en su momento deben cumplir en apego a lo que dispone la legislación en la materia. Es necesario dejar constancia de todos los movimientos que implica este proceso administrativo; por lo que para tal efecto hemos considerado dividirlo en dos momentos, la etapa previa al cambio y la etapa al momento del cambio; de esta manera buscamos esclarecer las diversas actividades a realizar antes del acto jurídico administrativo tendientes a preparar la respectiva información y documentación que se entregará y de aquellas actividades que se efectuarán al momento propio de la entrega y recepción. 2.1. ETAPA PREVIA AL CAMBIO Esta etapa agrupa una serie de actividades necesarias, que deben desarrollarse de manera previa al acto de entrega-recepción, las cuales van desde la difusión del cambio, hasta la capacitación de los empleados del organismo descentralizado. Tomando en cuenta aspectos esenciales como la integración de una comisión responsable de llevar a cabo el proceso de entrega del patrimonio del organismo municipal el cual se integra por: PATRIMONIO DEL DIF MUNICIPAL: 1.- Bienes Patrimoniales: a) Bienes de su dominio Muebles Inmuebles 2.- Bienes e Ingresos que le otorgue el gobierno municipal: a) Subsidios b) Subvenciones c) Aportaciones 3.- Bienes que reciba de personas físicas o jurídicas: a) Aportaciones b) Donaciones c) Demás liberalidades 10
4.- Bienes que generen sus inversiones, bienes y operaciones: a) Rendimientos b) Recuperaciones c) Derechos d) Demás ingresos 5.- Se le otorguen conforme a la Ley: a) Concesiones b) Permisos c) Licencias d) Autorizaciones 6.- Aportaciones por prestación de servicios y honorarios que le correspondan; y 7.- Fideicomisos que los particulares y dependencias públicas constituyan en su favor para dar continuidad a los programas asistenciales a través del tiempo. Ahora bien, la comisión designada por el Director del Organismo Municipal, tendrá la responsabilidad de llevar desde su inicio hasta su terminación, el proceso de entrega-recepción, en coordinación con las demás áreas del mismo a las cuales instruirá sobre las diferentes actividades y verificará su cabal cumplimiento. Se sugiere que la comisión de entrega se integre y sea participe el personal de primer nivel, adscrito a cada una de las áreas del DIF (Presidenta, Director, Promotor del Centro de Desarrollo y Capacitación, Procurador de la Defensa del Menor y la Familia, entre otros). Una vez integrada la comisión, ésta dará a conocer a todos los empleados del organismo, las características fundamentales y detalles del proceso en cuestión; de tal forma que los objetivos, procedimientos, métodos y las acciones sean claras y uniformes en su elaboración para un eficaz cumplimiento, por lo que es necesario realizar las siguientes actividades: a) Preparación de la información respecto a los convenios del Organismo, autorizaciones, expedientes, documentación en general, inventarios, y archivos, entre otras. Dicha documentación constituye la información principal a entregarse, la cual es fundamental cumpla con los trámites protocolarios y requisitos correspondientes de acuerdo a los términos legales; b) Constatar y verificar físicamente los bienes muebles e inmuebles propiedad del Organismo en cuestión; c) Realizar el arqueo de fondos y valores; d) Analizar y comprobar todo el acervo documental que se entrega; e) Instruir al personal que va a intervenir en el acto en las actividades o funciones que se les hayan asignado; e f) Informar periódicamente al Presidente del Organismo sobre los avances en proceso de la preparación del acto de entrega y recepción del DIF Municipal. 11
2.2. ETAPA AL MOMENTO DEL CAMBIO Esta segunda etapa corresponde a las funciones y actividades a realizarse en el momento mismo de la entrega-recepción, dentro de las cuales se consideran como las más importantes las siguientes: a) Acta General de Entrega-Recepción del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia. Es el documento circunstanciado cuya estructura, contenido y anexos correspondientes describen la información necesaria del patrimonio municipal; que transmite la administración saliente a la entrante; en el entendido que dicho documento no libera a la autoridad del Organismo de cualquier responsabilidad que se le pudiera reclamar con posterioridad. En esta acta firman al calce todos los que en dicho acto jurídicoadministrativo intervinieron y así lo quisieron. b) Los Expedientes Administrativos. Deberán estar perfectamente integrados con todos los detalles, acuerdos, autorizaciones, suscripciones de obligaciones y demás documentación comprobatoria según sea el tipo de expediente. c) Designación de Custodios. Es necesario designar a las personas encargadas o responsables del cuidado de los bienes propiedad del Organismo Público Descentralizado, en tanto se realiza el proceso de entrega-recepción. 12
CAPÍTULO TERCERO 3. PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN 3.1. BIENES PATRIMONIALES Los bienes muebles e inmuebles que forman parte del patrimonio del organismo municipal, constituyen una parte esencial en la entrega-recepción, razón por la cual se apoyan en las autoridades administrativas para la consecución de sus funciones, surgiendo la necesidad de preparar con oportunidad el informe de los bienes, refiriéndose a los inventarios de bienes muebles e inmuebles en dominio del Organismo. Dichos inventarios deberán estar actualizados, detallados, ordenados y clasificados, así como ubicar el área en donde están adscritos y deberán estar amparados con los expedientes y tarjetas de resguardo correspondientes. 3.1.1. INFORME DE BIENES PATRIMONIALES Las autoridades entrantes deberán recibir, de las autoridades salientes, un informe detallado de los bienes patrimoniales, anexando a este un inventario completo y actualizado del mismo, tales como: a) Inventario de bienes inmuebles. Las autoridades deberán realizar diversas actividades que van, desde la obtención y clasificación de los documentos relativos a los bienes, hasta su actualización; para ello se sugiere se lleven acabo las siguientes actividades: 1. Realizar y verificar en su totalidad el inventario de bienes inmuebles. 2. Comprobar la ubicación de cada uno de los bienes. 3. Verificar los documentos que acrediten la propiedad. 4. Relacionar los movimientos de bienes inmuebles, ya sea por altas, bajas u otros, por ejemplo: compraventa, donación, expropiación, herencia, traspasos, comodatos, entre otros. 5. Que se encuentren debidamente codificados y clasificados, señalando sus características, medidas, colindancias, uso y destino; de preferencia acompañarlo con un plano maestro. b) Inventario de bienes muebles. Para su actualización será necesario confrontar el inventario existente con los registros y la verificación física de los bienes, además se sugiere se prevean las siguientes actividades: 1. Contratos, comodatos o escrituras, si es que hubo afectación de los bienes muebles. 2. Solicitar los documentos comprobatorios que acrediten la propiedad. 13
3. Verificar que se encuentren debidamente clasificados y codificados de acuerdo al catálogo de bienes. 4. Comprobar el registro en las correspondientes tarjetas de resguardo. c) Inventario de almacén. Comprende aquellos bienes que, por ser de escaso valor individual y de consumo inmediato, no son sujetos en ocasiones a inventariar (por ejemplo: artículos de papelería, aseo, etc.); pero que dada la cuantía que pueden representar, es necesario se lleve un adecuado control, siendo necesario se informe sobre los mismos. d) Tarjetas de resguardos. Constituye el documento en el que se asientan los bienes que están adscritos a cada empleado del Organismo Público Descentralizado. Tal documento es de carácter individual, y su control está a cargo de la oficina que administra el patrimonio. e) Relación de expedientes sobre los bienes. La oficina encargada de administrar el patrimonio del Organismo, debe ir formando un expediente de todos y cada uno de los bienes inmuebles, así como de aquellos bienes muebles que se consideran significativos (vehículos, equipo especial, equipo de cómputo, etc.). El orden que deben guardar los expedientes puede ser de acuerdo a la codificación con que se encuentren registrados. La codificación podrá estar a su vez en función de la naturaleza del bien, en su uso o servicio que se le da, el área a la cual se encuentra adscrito y la fecha en que se adquirió, etc. Además, sobre el equipo de cómputo se debe hacer una descripción detallada de sus características (Hardware) como por ejemplo: marca, modelo, número de serie, capacidad de su disco duro, etc., así como de los programas de computo que utilizan (Software); independientemente de la información que se haya generado durante el periodo de la administración. f) Inventario de material bibliográfico. Este inventario comprende todos aquellos textos que conforman el acervo cultural, educativo, jurídico, etcétera; de las áreas del organismo, tales como leyes, compendios, enciclopedias, libros, publicaciones, entre otros, que por su valor y contenido son sujetos a detallarse. 3.1.2. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE BIENES PATRIMONIALES 1. El encargado de la Comisión de Entrega solicita al responsable de patrimonio que elabore un informe minucioso sobre los bienes patrimoniales. 2. El responsable directo de patrimonio recibe, verifica bienes físicos y actualiza documentos que consisten en: Inventario de bienes inmuebles; Inventario de bienes muebles; Relación de tarjetas de resguardo; Relación de expedientes sobre los bienes debidamente codificados y enumerados; Inventario de material bibliográfico entre otros. 14
3. Elabora el informe atendiendo a la necesidad de control y conforme con las disposiciones legales establecidas dirigido al Presidente del Organismo entrante, con copia para el custodio de los bienes o encargado del patrimonio en su caso, y turna al encargado de la comisión de entrega. 4. El encargado de la comisión de entrega recibe, revisa, analiza el informe y los anexos. 5. Cuando está incorrecto marca error, lo regresa al punto dos, para aclaración, complementación, y corrección. 6. Cuando esta correcto lo entrega al custodio o encargado del patrimonio. 7. El custodio de los bienes lo recibe y junto con el encargado de la comisión de entrega realizan una revisión física y documental. 8. Cuando esta incorrecto se aclara, corrige, complementa y sigue tramite. 9. Cuando esta correcto, se levanta un acta parcial, firmando de conformidad las autoridades salientes y entrantes dando el plazo establecido en el artículo 17 de la Ley de Gobierno y la Administración Municipal. 3.1.3. CONCLUSIÓN La entrega de bienes patrimoniales la realiza la comisión de entrega en coordinación con el respectivo responsable del patrimonio, auxiliados por el personal que se designe para el caso. Se entrega a través de un informe general que deberá acompañarse de los siguientes anexos: 1. Inventario de bienes inmuebles. 2. Inventario de bienes muebles. 3. Relación de tarjetas de resguardo. 4. Relación de expedientes sobre los bienes. 5. Inventario de material bibliográfico. La entrega se efectúa en las oficinas del DIF Municipal. La verificación física debe llevarse a cabo en todas y cada una de las áreas del Sistema DIF Municipal, así como en los almacenes, depósitos o lugares en donde se encuentran los bienes. El informe así como los anexos se entregan el primer día de gestión de las nuevas autoridades. El proceso de verificación física de este tipo de bienes puede durar varios días. Recibe el empleado designado por el Presidente del Organismo entrante, conjuntamente con el nuevo responsable del patrimonio. Las acciones que se realizan consisten en: revisar y analizar tanto el informe general sobre los bienes como sus anexos correspondientes. Además de verificar físicamente los bienes. 15
Los documentos que se generan pueden ser: Actas parciales por la recepción y revisión del informe sobre los bienes y sus respectivos anexos. Acta General, después de recibir, revisar y confrontar física y documentalmente los bienes del Organismo Público Descentralizado. La certifican el responsable principal saliente y entrante, el responsable del departamento de patrimonio y quienes en su caso participen como testigos. 3.2. FONDOS Y VALORES Para este procedimiento hay que ajustarse a lo estipulado por las leyes, reglamentos y requerimientos contables y técnicos, que son la base de la presentación e interpretación de la información que genera dicho acto. 3.2.1. ARQUEO DE FONDOS Y VALORES El arqueo comprende la verificación física de existencias como son, efectivo, fondos fijos, bancos, gastos a comprobar, deudores diversos, prestamos al personal, anticipos a proveedores, garantías, retenciones a terceros, documentos por cobrar y existencias diversas. El efectivo en caja se compone de los billetes, monedas, cheques y documentos que amparen valores, por lo que, para la realización del arqueo correspondiente a estas existencias, implica la elaboración de una cédula de contabilidad del efectivo en caja o un arqueo de fondo fijo de caja. Los fondos fijos, se componen de dinero en efectivo y documentos o valores que lo amparen, que son asignados a dependencias del Sistema DIF Municipal para poder sufragar gastos inmediatos menores, refiriéndose a caja chica, por lo que además los documentos y pagarés que formen parte de los fondos fijos se relacionarán y verificarán físicamente. El arqueo de fondos fijos debe indicar la cantidad asignada originalmente, comprobándose su situación actual, entre otros con: estados de cuentas bancarias, comprobantes de pagos, cheques en circulación, efectivo, depósitos no abonados por el banco, y efectivo pendiente de comprobación. El arqueo de fondos a bancos consiste en la verificación de documentos que amparan fondos, valores e inversiones propiedad del Organismo, dicha documentación es la que se refiere propiamente a cuentas de cheques, títulos, acciones, valores, inversiones y otros documentos bancarios. Las cuentas de cheques que se hayan manejado por el Sistema DIF Municipal en funciones, tendrán que ser canceladas a la fecha de entrega, o en su caso, (si los bancos lo prevén) pudiera bastar con cancelar las firmas de los funcionarios o empleados autorizados para manejarlas y efectuar el nuevo registro de firmas autorizadas. Al elaborar el arqueo de los documentos bancarios, éste deberá contener todos aquellos datos que permitan identificar y precisar el número total de cheques existentes, las cuentas que se manejan, el banco a que corresponde, etc.; además, se deberán anexar los reportes o 16
estados de cuentas que envía el banco con periodicidad mensual, y que deberán presentarse con la conciliación bancaria. Por otro lado la relación de deudores constituye el listado de personas físicas o jurídicas que le adeudan a el Organismo, con motivo de la realización de actos jurídicos que dan lugar a una relación entre el mismo y dichas personas, la cual origina documentos por cobrar a favor del DIF Municipal. El listado deberá elaborarse en forma detallada con respecto a los datos e información necesaria relativa a los deudores, efectuándolo en forma ordenada y clasificada, lo que permitiría identificar claramente a los deudores, además deberá mencionar cuando menos los siguientes datos: Nombre del deudor. Fecha del adeudo. Concepto o motivo del adeudo. Domicilio del deudor. Importe total del adeudo. Saldo neto del adeudo a la fecha del cambio administrativo. Forma de pago. Nombre y domicilio del aval (en su caso). Observaciones. Cuando el adeudo haya requerido de autorización especial, con respecto a plazos, o cualquier otra condición de pago, deberá anexarse a la relación, copia de cualquier documento que se considere necesario para una mayor transparencia del acto jurídico administrativo. La relación de acreedores constituye el listado de personas físicas o jurídicas a quienes el DIF municipal les adeuda, dicho listado deberá contener todos los pendientes de pago; además señalar con precisión lo siguiente: Nombre del acreedor. Domicilio del acreedor. Descripción del bien adquirido. Fecha de adquisición. Importe total de la deuda. Saldo neto de la deuda a la fecha en que se realiza el cambio. Destino del bien. Dependencia a que fue asignado. Forma de pago. Observaciones. Otras existencias, se refieren a todos aquellos documentos a favor y a cargo del Sistema DIF Municipal, como son: Documentos por cobrar. Fondos pendientes de depósito. Efectivo correspondiente a sueldos no cobrados, aunque sí contabilizados. Efectivo por retenciones legales pendientes de remitir (I.S.R., I.V.A., etc.). Cualquier otro efectivo o valores. 17
3.2.2. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME DEL ARQUEO DE FONDOS Y VALORES 1. El responsable de realizar el arqueo de fondos y valores efectúa en forma eficiente las funciones y actividades que ello implica, además se adecua a las características antes señaladas, que consisten en: Verificación física de: Efectivo en caja. Fondos fijos. Fondos especiales. Bancos. Relaciones de acreedores. Relaciones de deudores. Documentos por cobrar. Documentos por pagar. 2. Posteriormente revisa y analiza los documentos comprobatorios jurídicos contables y turna al Encargado de la Hacienda Pública Municipal saliente. 3. El Encargado de la Hacienda Pública Municipal saliente recibe y confronta el registro contable con existencias físicas. 4. Cuando está incorrecto aclara dudas con el responsable de realizar el arqueo de fondos y valores, corrige inconsistencias detectadas y sigue trámite. 5. Cuando este correcto formula actas parciales, y cédulas auxiliares por cada uno de los conceptos que comprende el arqueo. 6. Enseguida elabora una cédula contable que ampara las existencias de fondos y valores y un acta final del arqueo, donde hará constar los hechos más relevantes, reflejados en el mismo. 7. Aprueba y recaba firmas del Presidente saliente y entrante, del Director y del Encargado de la Hacienda Pública Municipal entrante para entregarle las cédulas auxiliares, actas parciales, acta final del arqueo, cédula contable y fondos y valores; los cuales, a partir de ese momento, quedan bajo su responsabilidad. 3.2.3. CONCLUSIÓN La entrega de fondos y valores la efectúa el encargado de la comisión de entrega en coordinación con el Encargado de la Hacienda Pública Municipal saliente y auxiliares o responsables directos del manejo de éstos, correspondientes a las áreas de ingresos, egresos, contabilidad, entre otros. 18
Se entrega a través de un arqueo general que contempla lo relativo a: - Efectivo en caja. - Fondos fijos. - Fondos especiales. - Bancos. - Deudores. - Acreedores. - Otras existencias. La entrega se efectúa a través del arqueo que se práctica en las oficinas y en aquellas áreas que manejan fondos y valores. Se entrega en el primer día de gestión de las nuevas autoridades. Recibe el nuevo Encargado de la Hacienda Pública Municipal y los auxiliares que él designe. Las acciones que se realizan consisten en: - Verificación física de fondos y valores. - Revisión y análisis comprobatorio de documental jurídico contable. - Confronta de documentos y registros contables con las existencias físicas. - Formulación de actas parciales y de cédulas auxiliares de contabilidad. - Formulación del acta final del arqueo, así como de la cédula de contabilidad correspondiente. - Entrega física de los fondos y documentos al nuevo Encargado de la Hacienda Pública Municipal. Los documentos que se entregan son: - Una cédula general de contabilidad que ampara la existencia de fondos y valores. - Una cédula auxiliar de contabilidad por cada uno de los conceptos que integran el arqueo general (efectivo en caja, bancos, fondos fijos, etc.). - Un acta general o final de arqueo, en donde se hagan constar los hechos más relevantes reflejados, tanto en la cédula general de contabilidad, como en las cédulas auxiliares. - Un acta parcial por cada uno de los conceptos que comprende el arqueo. Por último, las certifican los Presidentes del Sistema DIF Municipal y los Encargados de la Hacienda Pública Municipales respectivos, así como el Director (entrante y saliente). 19
3.3. DOCUMENTOS Otra de las actividades esenciales en la entrega-recepción del DIF Municipal, es sin duda, la de realizar una descripción e informe sobre toda la documentación con que cuenta el Organismo Público Descentralizado. 3.3.1. INFORME DE DOCUMENTOS La entrega de los documentos correspondientes, implica la formulación de un informe que se refiera a las principales características del material en cuestión, y que señale el número de anexos que la integran, mismos que deberán detallar los distintos conceptos de que tratan. Dichos documentos se deben ordenar en expedientes que contengan relaciones, contratos, recibos, autorizaciones, así como todo tipo de material o comprobantes diversos como pueden ser entre otros: 1. Convenios de Coordinación entre el DIF Estatal y el Municipal. 2. Convenios de donación de vehículos o apoyos otorgados por DIF Jalisco u otras dependencias. 3. Acta Constitutiva del Patronato del Sistema DIF Municipal. 4. Actas Constitutivas de Clubes: infantiles, juveniles, adultos y ancianos. 5. Actas de compraventa y/o donaciones de bienes muebles e inmuebles. 6. Libros de actas de sesión de Patronato. 7. Libro de actas de visita de asesoría. 8. Actas de bajas de bienes muebles. 9. Contratos de comodatos de bienes muebles e inmuebles y/o escrituras. 10. Contratos de bienes muebles. 11. Expedientes de proveedores. 12. Documentos relativos al sistema contable ejercido. 13. Manual de organización y procedimientos del Sistema DIF Municipal. 14. Carta de no adeudo de programas alimenticios. 15. Programación de Metas 2007-2009. 16. Padrones nominales de desayunos y PAAD 2007-2009. 17. RFC y recibos deducibles de impuestos. 18. Papelería y sellos oficiales, recibos oficiales, recibos de aportaciones y donaciones, etc. 19. Organigramas, general y de cada área. 20. Archivos activo y semiactivo. 20
21. Expedientes del personal: Nombramiento del Presidente. Nombramiento y expediente del Director. Expediente del Promotor del Centro de Desarrollo y Capacitación. Expediente del Auxiliar de Intendencia del Centro de Desarrollo y Capacitación. Expedientes de los Docentes. Expediente del Programa PREVERP. Expediente del Procurador de la Defensa del Menor y la Familia. Nombramientos del personal en general y documentación del mismo, y 22. Toda aquella documentación que se haya generado durante la administración. a) Relación de recibos oficiales que deberá contener por lo menos: Total de recibos que forman la dotación. Numeración o folios de los recibos, misma que se hará en forma progresiva. Recibos cancelados. Otros recibos. b) Papelería oficial, compuesta por formas que aún es necesario mantener bajo control, para que a la fecha del cambio de administración, se entreguen en forma agrupada de conformidad con el destino que se les da en las diversas acciones o servicios administrativos. c) Sellos oficiales que deberán entregarse acompañados de una relación, en la cual se indique el tipo de sello, su cantidad, su leyenda, y las observaciones que se crean pertinentes. d) Archivos, están conformados por la documentación relativa a: 1. Leyes. 2. Convenios. 3. Actas. 4. Contratos y escrituras. 5. Los informes financieros y demás relativos al sistema contable. 6. Oficios recibidos y enviados. 7. Acuerdos del Patronato. 8. Expedientes de proveedores. 9. Expedientes del presupuesto. 10. Acuerdos del Presidente(a). 11. Programas, proyectos o asuntos en trámite. 12. Otros documentos. 21
e) Los expedientes del personal, deben de contener el número de personal, nombres, puestos, área donde prestan sus servicios, categoría, antigüedad, etc., además deberá contar con la siguiente información: 1. Solicitud de empleo. 2. Fotografías. 3. Constancia de estudios. 4. Acta de nacimiento. 5. Resultados de exámenes que se les hayan practicado. 6. Constancias que certifiquen la fecha de ingreso al trabajo. 7. Oficios de vacaciones, días de descanso, etc. 8. Incapacidades. 9. Actas administrativas. 10. Faltas injustificadas. 11. Licencias con goce de sueldo. 12. De igual forma, será necesario entregar los expedientes de nóminas que comprenda el número de trabajadores activos, dando como resultado una relación de todo el personal. 3.3.2. PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE DOCUMENTOS 1. El encargado de la comisión de entrega solicita al responsable de cada una de las áreas un informe de la documentación existente. 2. El responsable recibe, revisa, confronta físicamente, analiza y actualiza documentación. 3. Enseguida, elabora un informe parcial donde contempla un inventario detallado de los documentos, proyectos, programas, organigramas, asuntos legales, sellos oficiales y toda aquella documentación que se haya generado durante la administración. 4. Así mismo, elabora actas parciales de lo que se entregará mencionando los hechos e incidentes que se hubiesen detectado en la documentación e información que se generó, relacionando los documentos y anexos que se utilizan y los regresa al encargado de la comisión de entrega. 5. El encargado de la comisión de entrega elabora un informe dirigido al Presidente del Sistema DIF Municipal entrante, con copia para el Director, los certifica y recaba firmas de las autoridades salientes que tengan bajo su cargo el manejo y custodia de la documentación. 6. Adjunta el número de anexos correspondientes por concepto de: papelería y sellos oficiales, archivos activos e inactivos, expedientes del personal, documentos, expedientes e informes diversos, expedientes de proveedores, documentos contables, otros; y entrega al encargado de los bienes designado por el Presidente del Sistema DIF Municipal entrante. 22
7. El encargado recibe y en compañía de sus colaboradores, verifican los documentos físicamente en las oficinas del Sistema DIF Municipal o en los lugares donde éstos se encuentren. 8. Acto seguido, autoridades salientes y entrantes firman el acta de entrega-recepción. 9. En caso de detectar inconsistencias deja constancia en el acta de incidencias y anomalías para su aclaración. 3.3.3. CONCLUSIÓN La entrega de documentos la lleva acabo el encargado de la comisión de entrega, auxiliado por el personal que tiene bajo su custodia o a su cargo el documental oficial; así como, por el Director del DIF Municipal. Se transmite a través de un informe que contemple un inventario detallado relativo a los documentos, proyectos, programas, organigramas, asuntos legales, sellos oficiales, así como toda aquella documentación que se haya generado durante el período de la administración. La entrega se efectúa en las oficinas del Sistema DIF Municipal, así como en aquellos lugares donde se encuentre dicha documentación. Se entrega el primer día de gestión a las nuevas autoridades. Reciben el Director y el encargado designado por el Presidente del Organismo Público Descentralizado entrante, así como las personas que se designen. Las acciones que se realizan consisten en: - La elaboración de un informe sobre la documentación que se entrega. - La elaboración de informes o relaciones específicas por cada uno de los conceptos que integran el informe general. - La verificación y revisión de la documentación. - La elaboración de un acta general de lo que se entrega, así como de los hechos, incidentes o anomalías que se hubiesen detectado en la documentación e información que se recibe. Los documentos que se generan son: - Un informe sobre los documentos acompañado de los anexos correspondientes. - Una relación o informe específico por cada uno de los conceptos que integran ese informe general (papelería oficial, sellos oficiales, archivos activos, archivos inactivos, entre otros). - Este proceso lo certifican los Presidentes del Sistema DIF Municipal saliente y entrante, así como el Director y los empleados que tengan bajo su cargo el manejo y custodia de la documentación. 23
4. MODELOS DE ACTAS CAPÍTULO CUARTO En este apartado se ejemplifica un modelo de acta el cual consiste en el Acta de Entrega- Recepción de la Administración del DIF Municipal. Este documento se origina del acto por medio del cual la administración del Organismo Público Descentralizado Municipal saliente hace entrega al nuevo, mediante comisiones formadas para tal efecto, de los bienes, derechos y obligaciones que integran el patrimonio del DIF Municipal. En la entrega de la administración del DIF Municipal, cada uno de los responsables de las áreas del mismo debe proporcionar al nuevo titular: Lista del personal asignado. Inventario de los bienes a su cargo. Programas o proyectos en proceso de realización. Relación de asuntos en trámite, dinero, títulos, archivos, libros, documentos que conciernan a la institución. Todo aquello que por cualquier concepto corresponda al patrimonio del organismo público descentralizado. Los documentos firmados por los nuevos titulares a manera de recibos, sólo acreditan la recepción material de los bienes entregados, sin que esto los exima de las responsabilidades que pudieren proceder. 24
4.1. ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN CORRESPONDIENTE A LA ADMINISTRACIÓN DEL DIF MUNICIPAL 2009 2012 En el Municipio de, Jalisco, siendo las horas, con minutos, del día de de 2009 dos mil nueve, los que suscriben, C. acompañado de los CC., Ex-Director (Administrador o Encargado) y Ex Funcionario Encargado de la Hacienda Pública Municipal (a), así como la C. Ex-Presidenta del Sistema DIF Municipal respectivamente reunidos en las oficinas del Sistema DIF Municipal, sita en la calle número así como los C.C. y quienes son los testigos de asistencia, y se identificaron con con el objeto que tenga verificativo la Entrega y Recepción formal del Sistema DIF Municipal, en la Administración Pública Municipal, para tal efecto el C. entrega al C. nombrado (a) por el C. Presidente Municipal de la Administración 2010-2012 mediante oficio número de fecha, la documentación en que se detalla el Estado de la Dependencia y Patrimonio, con los anexos correspondientes a: Inventario de Bienes Patrimoniales, Fondos y Valores, Relación de Documentos en Archivo, Relación de existencias en Almacén, Asuntos en Tramite y Plantilla de Personal. Acto seguido, la C. Presidenta entrante, declara tener a la vista la documentación anteriormente descrita, así en cumplimiento del artículo 61 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco, solicita que las comisiones respectivas verifiquen físicamente lo asentado en la documentación entregada y den cuenta en Sesión del Patronato, de las observaciones respectivas; y que para su resguardo y una vez que se dé cumplimiento a la misma, deja bajo la responsabilidad de los CC., hasta en tanto se verifique la actualización del inventario de los bienes del Sistema DIF Municipal, a su vez, por parte de las autoridades salientes, se nombra a los CC. para que de igual forma, en conjunto o indistintamente procedan a la revisión de los documentos que se entregan. Habiendo estado de acuerdo con el procedimiento propuesto, así como con la presencia de los documentos antes descritos, y delegando la verificación física de dichos documentos en los funcionarios mencionados.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Acto seguido la C. Presidenta entrante declara tener a la vista la documentación anteriormente descrita y manifiesta que recibe la misma con las reservas de que no implica liberación alguna de las responsabilidades que pudieran llegarse a determinar con posterioridad por las autoridades competentes y hasta en tanto no se practique el inventario de los bienes del Sistema DIF Municipal. No habiendo más asunto que hacer constar se da por terminado el acto de entrega y recepción del Sistema DIF Municipal, siendo las horas, con minutos del día antes citado, firmando de conformidad, previa lectura de la misma, los miembros del Sistema DIF Municipal entrante y saliente que participan en el mismo.-------------------------------------------- ENTREGA: RECIBE: DIRECTOR (A) SISTEMA DIF MUNICIPAL PERIODO 2007 2009 DIRECTOR (A) SISTEMA DIF MUNICIPAL PERIODO 2010-2012 TESTIGOS DE ASISTENCIA PRESIDENTA SISTEMA DIF MUNICIPAL PERIODO 2007-2009 PRESIDENTE MUNICIPAL PERIODO 2007-2009 PRESIDENTA SISTEMA DIF MUNICIPAL PERIODO 2010-2012 REPRESENTANTE SISTEMA DIF JALISCO 25
5. ANEXOS 5.1. ÍNDICE DE ANEXOS Pág. 1. RELACIÓN DE EXISTENCIA EN ALMACÉN 27 2. RELACIÓN DE EXISTENCIA EN ALMACÉN 28 3. INVENTARIO GENERAL DE BIENES MUEBLES EN RESGUARDO 29 3.1. Instructivo de llenado del Inventario General de Bienes Muebles 30 4. RELACIÓN DE EQUIPO DE TRANSPORTE 31 5. RELACIÓN DE ARCHIVO EN RESGUARDO 32 5.1. Instructivo de llenado del formato de Relación de Archivo en Resguardo 33 6. GENERALIDADES 34 7. RELACIÓN DE ASUNTOS EN TRÁMITE 35 8. RELACIÓN DE EFECTIVO Y VALORES 36 8.1. Instructivo de llenado del formato Relación de Efectivo y Valores 37 9. ESTADO DE INGRESOS 38 10. ARQUEO DE FONDO FIJO DE CAJA 39 11. CONCILIACIÓN BANCARIA 40 12. REPORTE DEL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS O SUBSIDIOS AUTORIZADOS 41 13. ESTADO DE EGRESOS 42 14. PLANTILLA DE PERSONAL 43 15. RELACIÓN DE LIBROS Y MANUALES 44 16. DIRECTORIO DE EX FUNCIONARIOS 45 26