RPM INTERNATIONAL INC. Y SUS FILIALES Y EMPRESAS OPERATIVAS NOTIFICACIÓN DE PRIVACIDAD DE PUERTO SEGURO EN VIGOR DESDE EL: 28 de julio de 2011 Esta Notificación establece los principios que RPM International Inc. y sus empresas operativas, filiales, divisiones o grupos ubicados en Estados Unidos (en lo sucesivo, RPM ) siguen en relación con la transferencia de información personal de empleados (datos de recursos humanos) a Estados Unidos desde ubicaciones de los estados miembros del Espacio Económico Europeo ( EEE ). RPM cumple con el marco del Acuerdo sobre Puerto Seguro entre EE. UU. y la Unión Europea, así como el de EE. UU. y Suiza, establecidos por el Departamento de Comercio de EE. UU. en relación con la recopilación, utilización y conservación de datos personales de los países miembros de la Unión Europea y Suiza. RPM ha certificado que se adhiere a los Principios de Privacidad de Puerto Seguro sobre notificación, opción, transferencia, seguridad, integridad de los datos, acceso y aplicación. Para conocer más detalles sobre el programa de Puerto Seguro y ver la certificación de RPM, visite la página http://www.export.gov/safeharbor/. Según se emplea en la Notificación: Información personal de empleados significa datos relacionados con un empleado identificado o identificable de RPM que se mantienen en un registro electrónico o en un sistema de archivo relevante. La definición cubre información que, cuando esté asociada con un empleado, se puede utilizar para identificarle (por ejemplo: dirección, número de teléfono, sexo, fecha de nacimiento, registros de nóminas, registros de telefonía y telecomunicaciones, evaluaciones de rendimiento). Se excluye la información anónima utilizada con finalidades estadísticas, históricas, científicas o de otro tipo. Información confidencial de empleados es información personal de empleados constituida por registros médicos del empleado o que identifique orígenes raciales o étnicos, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos o vida sexual. Agente significa cualquier tercera parte que utilice información personal de empleados proporcionada por RPM para realizar tareas en nombre o bajo las instrucciones de RPM. ÁMBITO DE APLICACIÓN Esta Notificación es de aplicación a todas las transmisiones de información personal de empleados de RPM en cualquier formato (incluidos electrónico, en papel u oral) a Estados Unidos desde ubicaciones dentro del EEE, tanto mediante líneas de telecomunicaciones, líneas informáticas como copias impresas; tanto aquellas proporcionadas por empleados, generadas por RPM y sus empresas operativas, como aquellas proporcionadas de otra forma por agentes o terceras partes. {00667695.DOC;1 }COI-1400422v1
RECOPILACIÓN, UTILIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL DE EMPLEADOS RPM recopila, utiliza y conserva información personal de empleados únicamente si dicha información es necesaria y apropiada para finalidades legales y comerciales legítimas. Cuando RPM recopile información personal de empleados directamente de personas en el EEE, procurará informarles a los empleados de las finalidades para las que recopila y utiliza la información personal sobre ellos, de los tipos de terceras partes que no sean agentes a los que RPM revelará esa información, y de las opciones y medios que RPM ofrece para limitar su utilización y divulgación. RPM tratará de proporcionar la Notificación en un lenguaje claro y explícito cuando por primera vez se solicite a las personas que proporcionen dicha información a RPM, o tan pronto como sea factible con posterioridad y, en cualquier caso, antes de que RPM utilice la información para una finalidad distinta de aquella para la que originalmente se recopiló. Cuando RPM reciba información personal de empleados de sus filiales, afiliadas, agentes y otras entidades en el EEE, utilizará dicha información de acuerdo con las notificaciones proporcionadas por dichas entidades y las opciones seleccionadas por las personas con las que dicha información esté relacionada. La información personal de empleados individuales la utilizan y comparten las divisiones, filiales y afiliadas de RPM, agentes (p. ej., servicios informáticos y otros servicios profesionales y no profesionales, administradores y patrocinadores de planes de beneficios, etc.), agencias y organizaciones gubernamentales pertinentes, así como terceras partes según lo permitan o exijan la legislación, reglamentaciones o mandatos judiciales. Los usos pueden incluir: notificaciones y comunicaciones de empleados y la dirección; mantenimiento de biografías, currículum vitae e información similar sobre empleados y ejecutivos; contactos de emergencia; demografía y número global de personas en la empresa; avance y desarrollo profesional; planificación de plantillas; planificación de sucesiones; remuneración y beneficios; establecimiento y administración de planes de beneficios y prestaciones para empleados; retribuciones y reconocimientos; seguro de responsabilidad de directores y ejecutivos; establecimiento de cuentas bancarias subsidiarias; planificación y prestación de servicios sanitarios, incluidos los controles de drogas, procesos de indemnización de los trabajadores o programas similares de salud y seguridad; seguridad personal, incluidos los controles de acceso y seguridad para sistemas informáticos y de otro tipo; información y análisis estadísticos; transacciones relacionadas con el personal; información legal y reglamentaria y otros requisitos, incluidos el entorno de trabajo, información de salud y seguridad y administración; {00667695.DOC;1 }COI-1400422v1-2 -
reembolso de gastos y viajes, incluidos los gastos de administración de viaje y/o tarjeta de crédito; formación; reubicación; información fiscal y retenciones; administración de nóminas, incluidas deducciones, contribuciones, etc.; relaciones industriales, incluidos los procesos conciliatorios; OPCIONES visados, licencias y otras autorizaciones de derecho de trabajo; controles de importación y exportación; investigaciones internas y externas, incluidas las revisiones de prácticas comerciales; internet, intranet, correo electrónico y otros tipos de monitorización electrónica; aplicación de la ley y otras investigaciones gubernamentales; planificación comercial, incluidos los procesos de fusión, adquisición y venta de activos; y registro/presentación de información sobre directores y ejecutivos a diversas agencias gubernamentales. RPM trata de ofrecer a las personas la oportunidad de elegir (exclusión voluntaria) si su información personal de empleados se puede (a) divulgar a una tercera parte que no sea agente o (b) utilizar para una finalidad distinta de aquella para la que se haya recopilado originalmente o se haya autorizado con posterioridad. RPM podrá informar de vez en cuando a los empleados de ofertas disponibles de terceras partes determinadas que no sean agentes; no obstante, RPM trata de garantizar que la información personal de empleados no se transfiera a dichas partes sin el consentimiento del empleado. Para la información personal confidencial, RPM trata de dar a las personas la oportunidad de consentir explícita y afirmativamente (inclusión voluntaria) antes de (a) divulgar la información a una tercera parte que no sea un agente, o (b) utilizar la información para una finalidad distinta de aquella para la que se haya recopilado originalmente o se haya autorizado con posterioridad. A las personas que opten por la inclusión voluntaria se les notificará del proceso a seguir para ejercitar esta opción. INTEGRIDAD DE LOS DATOS RPM utilizará la información personal de empleados únicamente en formas que sean compatibles con las finalidades para las que se haya recopilado originalmente o se haya autorizado con posterioridad. RPM tomará los pasos razonables para que la información personal sea relevante para el uso deseado, precisa, completa y actualizada. TRANSFERENCIAS A AGENTES RPM trata de obtener garantías de sus agentes de que protegerán la información personal de empleados de forma sistemática con esta Notificación. Cuando RPM tenga conocimiento de que un agente está utilizando o divulgando información personal de empleados de una forma {00667695.DOC;1 }COI-1400422v1-3 -
contraria a esta Notificación, RPM procurará tomar los pasos razonables para impedir o detener la utilización o divulgación. ACCESO Y CORRECCIÓN Si se solicita, RPM concederá a las personas acceso razonable a su información personal de empleados. Así mismo, RPM tomará medidas razonables para permitir que las personas corrijan, enmienden o eliminen información que se demuestre que sea imprecisa o incompleta. SEGURIDAD RPM hará todo lo posible por garantizar la seguridad e integridad de la información personal de empleados tanto si es proporcionada por los empleados como si es generada por RPM y sus empresas operativas, o proporcionada de otra forma por agentes o terceras partes. RPM tomará precauciones razonables para proteger la información personal que posea de su pérdida, uso indebido y acceso no autorizado, divulgación, alteración o destrucción. La información personal de empleados se pone a disposición dentro de RPM únicamente a aquellas personas que posean una necesidad de conocimiento desde un punto de vista comercial. CUMPLIMIENTO RPM trata de tener revisiones de garantías a través de auditorías o sondeos periódicos de directores de recursos humanos y otras personas que gestionen información personal de empleados. Esto se efectúa para verificar la adherencia a esta Notificación y para respaldar las certificaciones anuales de cumplimiento del Puente Seguro ante el Departamento de Comercio de EE. UU. Cualquier empleado que infrinja esta notificación estará sujeto a acciones disciplinarias que pueden llegar hasta el despido. INFORMACIÓN DE CONTACTO Y RESOLUCIÓN DE DISPUTAS Cualquier duda o preocupación en relación con esta Notificación y su aplicación se deberán dirigir al director jurídico de RPM en la dirección que se ofrece más adelante. RPM investigará e intentará resolver las dudas, reclamaciones y disputas de acuerdo con los principios que esta Notificación contiene. Para las reclamaciones que RPM no pueda resolver, RPM cooperará con las autoridades de protección de datos europeas para resolver las disputas. RPM cumplirá las acciones específicas que las autoridades de protección de datos soliciten cuando sea necesario para cumplir los Principios de Puente Seguro. Las dudas o comentarios en relación con esta notificación se podrán enviar a Edward W. Moore, director jurídico de RPM, por correo ordinario o correo electrónico a: RPM International Inc. Attn: Edward W. Moore, General Counsel 2628 Pearl Road, P.O. Box 777 Medina, Ohio 44258, EE. UU. emoore@rpminc.com {00667695.DOC;1 }COI-1400422v1-4 -
ENMIENDAS DE ESTA NOTIFICACIÓN Está Notificación se podrá enmendar de vez en cuando según sea necesario para ajustarse a los Principios de Puente Seguro. Se proporcionará la notificación pública apropiada en relación con dichas enmiendas. {00667695.DOC;1 }COI-1400422v1-5 -